SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP014/BYR GARIS PANDUAN PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN SEMAKAN/TINDAKAN 1.0
Semakan Dokumen 1.1
Tentukan jenis pembayaran dan rujuk kepada senarai semakan seperti di LAMPIRAN I :a)
Senarai Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Kepada Pembekal (Tanpa Pesanan Belian) (SOK/KEW/SS008/BYR)
b)
Senarai Semak Tuntutan Bayaran Balik (SOK/KEW/SS009/BYR)
1.2
Pastikan dokumen sokongan adalah lengkap
1.3
Jenis Tuntutan a)
b)
Tuntutan Pembekal (i)
Nota Hantaran (DO) atau apa-apa dokumen akuan penerimaan bekalan/perkhidmatan hendaklah ditandatangani, dicop nama pegawai penerima serta dilengkapi tarikh penerimaan
(ii)
Invois dilengkapi dengan cop PENGESAHAN TERIMAAN DAN PERAKUAN BAYARAN
(iii)
Borang Rekod Prestasi Syarikat (SOK/KEW/BR004/BUY) bagi pembayaran tiket penerbangan perjalanan udara/bekalan/perkhidmatan/kerja melalui Sistem Penilaian Prestasi Syarikat dan Agen Pelancongan
Tuntutan/Arahan Bayaran Daripada PTJ (i)
Surat arahan bayaran atau Borang Arahan Pengeluaran Invois/Pelarasan Antara PTJ (SOK/KEW/BR045/AKN) telah ditandatangani oleh KPTJ yang memberikan perkhidmatan atau wakilnya yang telah diberi kuasa pengesahan dari yang memohon perkhidmatan; atau
(ii)
Surat dari pemohon perkhidmatan atau lain-lain dokumen sokongan (jika ada)
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU: 02 TARIKH KUATKUASA : 18/07/2014
1 drp. 5
c)
Tuntutan Staf Sambilan (i)
d)
e)
Tuntutan Pelajar (i)
Surat arahan bayaran daripada penaja. Rujuk Garis Panduan Pengagihan Bayaran Daripada Penaja dan Pelajar (OPR/BEN/GP010/BYR) atau
(ii)
Borang Tuntutan Perjalanan (SOK/KEW/BR048/BYR)
3.0
dan
Pelbagai
Untuk
Pelajar
Tuntutan Elaun/Biasiswa Pegawai Cuti Belajar (i)
2.0
Bagi tuntutan staf sambilan, semua dokumen tuntutan telah dilengkapkan. Rujuk para 1.1 b)
Surat arahan bayaran daripada Pejabat Pendaftar. Rujuk Garis Panduan Pembayaran Elaun Biasiswa Pegawai (SOK/KEW/GP015/BYR)
Pemulangan Dokumen Tidak Lengkap 2.1
Semak dokumen berdasarkan senarai semakan seperti di para 1.3
2.2
Sekiranya dokumen yang diterima tidak lengkap, hubungi pembekal/PTJ/staf sambilan/pelajar atau kembalikan dokumen tuntutan menggunakan Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR) untuk tindakan pembetulan
2.3
Failkan salinan Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR) mengikut PTJ dan tarikh
Tentukan Kaedah Pembayaran 3.1
Pembayaran Melalui Cek/EFT a)
Daftarkan invois ke dalam Sistem SAGA berdasarkan Manual Pendaftaran Invois Pembekal Tanpa Pesanan Belian Melalui Modul Accounts Payable di Sistem SAGA
b)
Dokumen tuntutan yang telah didaftarkan ke dalam Sistem SAGA hendaklah diserahkan kepada Penolong Akauntan/ Pembantu Tadbir Kewangan Zon/Seksyen untuk semakan dan tindakan kemaskini
c)
Bagi tatacara kemaskini invois, rujuk Manual Pendaftaran Invois Pembekal Tanpa Pesanan Belian Melalui Modul Accounts Payable di Sistem SAGA
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU: 02 TARIKH KUATKUASA : 18/07/2014
2 drp. 5
3.2
d)
Cetak Invoice Entry yang telah dikemaskini
e)
Rujuk Manual Pembetulan/ Pembatalan Invois Pembekal Melalui AP Adjustment di Sistem SAGA, sekiranya pembatalan Invoice Entry perlu dilakukan
f)
Bagi proses tambahan (Debit Note)/ pengurangan (Credit Note/ denda) kepada Invoice Entry yang telah di kemaskini, rujuk Manual Pembetulan/ Pembatalan Invois Pembekal Melalui AP Adjustment di Sistem SAGA
g)
Invois yang telah dikemaskini hendaklah dibuat baucar berpandukan Manual Penyediaan Baucar Melalui Modul Accounts Payable di Sistem SAGA
h)
Bagi penyediaan baucar melalui Modul Cash Book, rujuk Manual Penyediaan Baucar melalui Modul Cash Book di Sistem SAGA
i)
Cetak Payment Entry (Merah) dan baucar pada status Ready. Setiap Payment Entry tidak boleh melebihi lima (5) baucar.
Pembayaran Melalui Jernal a)
Sediakan dan cetakan LTJ yang berstatus “ready” transaksi jernal berpandukan Arahan Kerja Penyediaan Jernal(OPR/BEN/AK024/AKN) dalam dua (2) salinan :(i)
Salinan asal – dihantar kepada Seksyen Perakaunan Kewangan; dan
(ii)
Salinan kedua – dihantar kepada: 1) PTJ yang memberikan perkhidmatan; atau 2) Seksyen Kewangan Staf bagi bayaran melalui gaji beserta Daftar Format Daftar Arahan Bayaran Honorarium /Saguhati SOK/KEW/DF038/BYR
b)
Semakan Dan Pengesahan LTJ (i)
Semak LTJ dan pastikan perkara berikut : Kod pusat kos yang hendak didebit atau dikredit; dan Amaun debit dan kredit sama dengan amaun jumlah jernal
(ii)
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU: 02 TARIKH KUATKUASA : 18/07/2014
LTJ yang telah dicetak hendaklah dicop dengan perkataan berikut : -
3 drp. 5
TRANSAKSI JERNAL/AP /CA/CB/AR /CREDIT NOTE/ ADJUSTMENT ----------------------DISAHKAN
-------------------DILULUSKAN
-Sah dan luluskan LTJ yang lengkap -Jika terdapat status ralat atau tidak lulus pada LTJ, kembali ke langkah 3 3.3
Pembayaran Melalui Bank Deraf/Pindahan Bank a)
b)
Lengkapkan Borang Permohonan Bank Deraf/ Pindahan Bank (i)
Lengkapkan borang permohonan bank deraf/pindahan bank yang diperolehi daripada Seksyen Perakaunan Kewangan
(ii)
Anggarkan jumlah pertukaran matawang asing kepada Ringgit Malaysia (RM). Rujuk laman Web Bank Negara Malaysia atau laman web yang berkaitan untuk kadar pertukaran yang terkini
(iii)
Lengkapkan Borang Permohonan Bayaran Melalui Bank Deraf/ Pindahan Bank (SOK/KEW/BR037/BYR)
Kemaskini Fail Daftar Bank Deraf/Pindahan Bank Pastikan Fail Daftar Bank Deraf Zon/Seksyen Kewangan dilengkapkan dengan butir–butir berikut :-
c)
(i)
Nombor siri borang permohonan Bank Deraf;
(ii)
Nama penerima;
(iii)
Nama staf yang memproses bayaran; dan
(iv)
Ruang catatan untuk status permohonan/ bank deraf/pindahan bank yang dibatalkan.
Kelulusan Borang Permohonan (i)
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU: 02 TARIKH KUATKUASA : 18/07/2014
Lampirkan borang permohonan bank deraf/pindahan bank, dokumen-dokumen sokongan dengan Borang Permohonan Bayaran Melalui Bank Deraf/Pindahan Bank (SOK/KEW/BR037/BYR) untuk diluluskan oleh pegawai yang telah diberi kuasa
4 drp. 5
(ii)
d)
e)
4.0
Sekiranya permohonan didapati tidak lengkap, kembali ke langkah 2 untuk semakan semula
Rekod dan Hantar Borang Permohonan Bank Deraf/ Pindahan Bank Ke Bank dengan maklumat berikut: (i)
Tarikh penghantaran ke bank;
(ii) (iii)
Nombor siri borang permohonan bank deraf/pindahan bank; Nama penerima bank deraf/pindahan bank; dan
(iv)
Akuan terima/tandatangan pegawai bank yang menerima borang permohonan.
Terima Bank Deraf/ Pindahan Bank (i)
Terima bank deraf/ pindahan bank dengan salinan borang permohonan yang telah dilengkapkan oleh pihak bank
(ii)
Kumpulkan surat permohonan yang diterima di langkah 3.3 serta salinan borang permohonan yang telah dilengkapkan oleh pihak bank
(iii)
Daftarkan invois ke dalam sistem SAGA berpandukan Manual Pendaftaran Invois Pembekal Tanpa Pesanan Belian Melalui Modul Accounts Payable di Sistem SAGA
Batching 4.1
Kumpul baucar dan Invoice Entry mengikut Payment Entry. Pastikan setiap baucar lengkap mengikut Payment Entry yang telah disahkan dan diluluskan
4.2
Rekod dalam buku daftar batching baucar/ jernal perkara-perkara berikut (a)
(i)
Nombor Payment Entry;
(ii)
Jumlah Payment Entry;
(iii) Bilangan Baucar; (iv) Tarikh Batching; dan (v)
(b)
Ruang untuk tandatangan penerimaan oleh Seksyen Perakaunan Kewangan.
Salinan asal bersama dokumen sokongan hendaklah dihantar kepada Seksyen Perakaunan Kewangan
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU: 02 TARIKH KUATKUASA : 18/07/2014
5 drp. 5
