Aplikasi Toko Computer

Manual

Aplikasi Toko Computer

Disusun Oleh Team GPSOLUSI

PT.Global Prima Solusi – www.gpsolusi.com Taman Permata Buana, Jl Pulau Laki 3 Blok K4 No.15 Jakarta Barat Phone : 021 5808508 E-Mail : [email protected]

1

DAFTAR ISI BAB I. APLIKASI TOKO

BAB II

A. LANGKAH AWAL………………………………………………….... 4 1. TABEL CUSTOMER / SUPPLIER……………………………... 5 2. TABEL STOCK…………………………………………………... 6 3. TABEL CURRENCY…………………………………………….. 7 4. TABEL BIAYA……………………………………………………. 8 5. TABEL GUDANG………………………………………………… 8 6. TABEL PARAMETER GUDANG………………………………. 9 B. TRANSAKSI………………………….………………………………. 11 1. LANGKAH AWAL TRANSAKSI………………………………… 11 2. MEMULAI TRANSAKSI…………………………………………. 11 3. EDIT INVOICE…………………………………………………… 13 4. LAPORAN TRANSAKSI………………………………………… 13 a. LAPORAN JUAL/BELI / PERIODE………………………… 13 b. LAPORAN JUAL/BELI / PRODUK…………………………. 13 5. CETAK ULANG INVOICE………………………………………. 14 C. STOCK BARANG……………………………………………………. 15 1. PROSES REKALKULASI……………………………………….. 15 2. MUTASI BARANG ANTAR GUDANG…………………………. 16 3. LAPORAN STOCK………………………………………………. 17 4. LAPORAN MUTASI STOCK……………………………………. 18 a. LAPORAN MUTASI BARANG MASUK……………………. 18 b. LAPORAN MUTASI BARANG KELUAR….……………….. 19 5. LAPORAN NILAI STOCK….…………………….……………. 19 D. BIAYA…………………………………………………………………. 20 1. INPUT BIAYA……………………………………………………. 20 E. LAPORAN RUGI / LABA…………………………………………… 21 CARA INSTALASI A. Di-Install di satu Drive (misalkan Drive C untuk folder program dan Folder data) – Source ada di CD

……………………..

23

B. Di-Install di satu Drive dan diletakkan pada

satu folder baru (misalkan folder bernama \apltoko yang ada pada Drive C) – Source ada di CD

……………………..

2

27

BAB III LAMPIRAN A. B. C. D. E. F. G. H.

LAMPIRAN.1 (KARTU STOCK / GUDANG)……………………… LAMPIRAN.2 (LAPORAN RUGI / LABA)…………………………. LAMPIRAN.3 (LAPORAN MUTASI MASUK)…………………….. LAMPIRAN.4 (LAPORAN MUTASI KELUAR)…………………… LAMPIRAN.5 (LAPORAN JUAL/BELI / PERIODE)……………... LAMPIRAN.6 (LAPORAN JUAL/BELI / PRODUK)……………… LAMPIRAN.7 (CETAK INVOICE)…………………………………. LAMPIRAN.8 (LAPORAN NILAI STOK)………………………….

3

39 40 41 42 45 46 48 49

BAB I APLIKASI TOKO A.

LANGKAH AWAL Menu Utama :

Langkah awal dalam aplikasi ini adalah: Mengisi data table (Pilihan A pada Menu Utama) yang diperlukan untuk transaksi, baik itu transaksi masuk maupun keluar. Table-table itu adalah:

4

1.

Table Customer / Supplier (Data Customer / Supplier – Pilihan A pada Menu Tabel) Dengan menekan tombol Shift + F9 didapat tampilan sbb:

Setelah dienter di dapat tampilan sbb:

Masukkan kode Customer / Supplier serta keterangan-keterangan yang sesuai dengan customer tersebut. Untuk kode Customer ini disediakan tempat sebanyak 6 Digit yang terdiri dari 3 huruf dan 3 angka., misalnya untuk customer CASH cukup ditulis CAS001 dengan keterangan CASH. CAS001 adalah di create secara default oleh system

5

2.

Table Stock (Data Stock – Pilihan C pada Menu Tabel) Dengan menekan tombol Shift + f9 pada keyboard didapat tampilan sbb:

Setelah ditemukan pilihan yang dimaksud tekan enter, maka didapat tampilan sbb:

Masukkan kode barang, nama barang yang sesuai dengan kode tersebut, harga beli barang tersebut, harga jualnya serta satuan dan valuta yang diberlakukan dalam membeli atau menjual barang tersebut. Data ini termasuk data yang paling diperlukan dalam proses transaksi Tempat yang disediakan untuk kode barang ini sebanyak 8 Digit.

6

3.

Table Currency (Data Valuta Pembayaran – pilihan B pada Menu Tabel) Dengan menekan tombol Shift + F9 pada keyboard didapat tampilan sbb:

Setelah ditemukan pilihan yang dimaksud tekan enter, maka didapat tampilan sbb:

Isi dari table ini adalah valuta – valuta yang dijadikan alat pembayaran selain uang rupiah. Selain data barang data ini juga sangat diperlukan pada saat transaksi. Tempat yang disediakan untuk kode currency ini sebanyak 3 Digit.

7

4.

Table Biaya (Data Pos-pos Biaya – pilihan D pada Menu Tabel) Dengan menekan tombol Shift + F9 pada keyboard didapat tampilan sbb:

Setelah ditemukan pilihan yang dimaksud tekan enter, maka didapat tampilan sbb:

Isi dari table ini adalah semua pos-pos yang akan digunakan dalam laporan keuangan. Untuk kode biaya disediakan tempat sebanyak 2 Digit 5.

Tabel Gudang (Data Gudang – Pilihan E pada Menu Tabel) Dengan menekan tombol Shift + F9 pada keyboard didapat tampilan sbb:

8

Setelah ditemukan pilihan yang dimaksud tekan enter, maka didapat tampilan sbb:

Isi table ini sesuai dengan gudang -gudang yang ada. Untuk kode gudang juga disediakan tempat sebanyak 2 Digit. 6.

Table Parameter Gudang Dengan menekan tombol Shift + F9 pada keyboard didapat tampilan sbb:

9

Setelah ditemukan pilihan yang dimaksud tekan enter, maka didapat tampilan sbb:

Isi dari table ini menetukan asal gudang untuk keluar masuknya barang.

10

B.

TRANSAKSI (Pilihan B pada Menu Utama)

1.

Langkah awal transaksi. a. Pembelian Dengan mengetikkan B pada (1), b. Penjualan Dengan mengetikkan J pada (1). c. Retur Pembelian Dengan mengetikkan K pada (1). d. Retur Penjualan Dengan mengetikkan R pada (1). Atau untuk lebih jelasnya bisa dilihat dengan menekan tombol Shift + F9 pada keyboard

2.

Memulai transaksi. Setelah user memasukkan data – data dalam table barulah user dapat melakukan transaksi. (1) Input Keterangan Transaksi, Sudah dijelaskan sebelumnya pada langkah awal transaksi diikuti dengan enter maka keterangan transaksi akan muncul diikuti dengan nomor invoice yang sudah tersedia.

11

(3) Input Customer, diharuskan untuk mengisi kode customer. Apabila tidak ingat kode customernya maka data customer bisa user lihat dengan menekan tombol Shift + F9 pada keyboard lanjutkan dengan menekan enter. Maka kursor akan berada pada (4) (4) Input Kode Stock, Masukkan kode stock. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dengan menekan tombol Shift + F9 pada keyboard lanjutkan dengan menekan enter. Maka cursor akan berada pada angka (5). (5) Input Harga, Pada (5) akan muncul harga sesuai dengan yang tercantum di Master Stock. Bila harga yang berlaku tidak sesuai maka harga tersebut bisa diganti dengan harga yang sesuai / berlaku saat itu. Setelah menekan enter pada keyboard maka kursor berpindah ke (6). (6) Input Kode Currency / Valuta, Masukkan kode currency yang digunakan saat itu. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dengan menekan tombol Shift + F9 pada keyboard lanjutkan dengan menekan enter. Maka cursor akan berada pada angka (7). (7) Input Rate / Kurs, Masukkan rate sesuai dengan kode currencynya. prosesnya sama dengan memasukkan harga barang. (8) Input Quantity (jumlah barang), Masukkan jumlah barangnya. Setelah itu subtotal transaksi secara otomatis akan terhitung. Setelah semua barang dimasukkan kursor akan menuju (9) (9) Jumlah total Invoice, Jumlah yang tertera merupakan hasil perhitungan dari subtotal transaksi. (10) Input Diskon Penjualan, Kursor akan berpindah disini apabila transaksi yang terjadi adalah transaksi penjualan. (11) Hasil Akhir Invoice Adalah hasil pengurangan dari (9) dan (10). Setelah semuanya selesai user diharuskan untuk menyimpan data transaksi tersebut dengan mengetikan Y pada perintah Save Data ? dan mencetaknya bila diperlukan dengan megetikkan Y pada perintah Cetak Invoice ?

12

3.

Edit Transaksi (pilihan C pada Menu Utama)

dalam form ini user hanya diharuskan mengetikkan nomor invoice yang akan diedit. Dengan form ini memungkinkan user untuk mengedit data transkasi, baik itu penambahan jumlah barang transkasi ataupun pengurangan barang transaksi. Dengan kata lain form ini sama saja fungsinya dengan form transaksi hanya saja form ini memangil invoice yang sudah pernah dibuat sebelumnya. 4.

Laporan Transaksi Laporan transaksi yang disediakan pada Aplikasi Toko ini berupa: a. Laporan Jual / Beli / Periode (pilihan D pada menu utama) Laporan ini menerangkan transaksi – transaksi yang terjadi selama periode tertentu sesuai dengan jenis transaksi yang akan dilihat. Dan hasilnya akan diurutkan berdasarkan nomor Invoice. b. Laporan Jual / Beli / Produk (pilhan E pada menu utama) Laporan ini sama dengan laporan sebelumya hanya saja hasil yang ditampilkan tidak berdasarkan nomor invoice melainkan berdasarkan Kode Produknya.

13

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh berikut: Laporan Jual / Beli / Periode & Laporan jual / Beli / Produk

Dari contoh di atas dijelaskan mencetak Laporan pembelian dilayar selama periode 01 Januari 2004 – 31 Desember 2004, hasilnya bisa dilihat di Lampiran.5 untuk Lap.jual/ Beli / Periode dan Lampiran.6 untuk Lap.Jual / Beli / Produk. 5.

Cetak Ulang Invoice (plihan O pada Menu Utama) Dalam aplikasi ini juga disediakan menu cetak ulang invoice. Melalui menu ini user dapat mencetak kembali invoice-invoice yang telah dibuat sebelumnya. Hasil cetakkannya dapat dilihat dilayar atau langsung ke printer. Untuk lebih jelasnya perhatikan form berikut:

14

Form diatas berisi mencetak invoice dengan nomor B000015 dengan harga berdasarkan rupiah tercantum di layar; (lampiran.7)

C.

STOK BARANG 1. Proses Rekalkulasi (pilihan H pada Menu Utama) Proses ini merupakan proses perhitungan kembali jumlah stok di seluruh gudang. Proses ini dijalankan apabila Terjadi ketidakcocokan jumlah stock akhir pada masing-masing gudang.

15

2.

Mutasi Barang Antar Gudang (Pilihan I pada Menu Utama),

Keterangan: (1) Input Kode Gudang asal Dengan menekan tombol Shift + F9 User dapat melihat kode gudang yang ada, pilih salah satu yang sesuai lalu tekan enter pada keyboard. Dengan mutasi ini berarti barang yang ada di gudang ini akan keluar sesuai dengan jumlah yang diinput pada (4) (2) Input Kode Gudang tujuan Dengan menekan tombol Shift + F9 User dapat melihat kode gudang yang ada, pilih salah satu yang sesuai lalu tekan enter pada keyboard. Dengan mutasi ini berarti barang yang ada di gudang ini akan masuk sesuai dengan jumlah yang diinput pada (4) (3) Input Kode Stock Dengan menekan tombol Shift + F9 User dapat melihat kode Stock yang ada, pilih salah satu yang sesuai lalu tekan enter pada keyboard. Setelah kode stock yang dimaksud tertera maka keterangan nama stocknya akan muncul sesuai dengan kode stock yang dimaksud (4) Input Jumlah Barang Masukan jumlah barangnya diikuti dengan enter Setelah (1) – (4) selesai diinput tekan enter sekali lagi hingga ada perintah untuk menyimpan data. Isi Y jika ingin disimpan

16

3.

Laporan Stock Bila ingin melihat posisi stock disemua gudang berserta mutasinya adalah dipilihan K Lap.Stok (Tampilan.1). Dengan menekan tombol Shift + F9 user bisa melihat seluruh stock yang ada (Tampilan.2).

a. Tampilan.1

b. Tampilan.2

Jika user ingin melihat kartu stock hanya pada gudang tertentu saja ada dipilihan J. Lap.Kartu Stock / Gudang.

17

Contoh di atas akan menampilkan kartu stok untuk Mother Board ACER digudang 01, hasilnya akan ditampilkan di layar. hasil sbb: (Lampiran.1) 4.

Laporan Mutasi Stock a. Laporan Mutasi Barang Masuk (pilihan L)

Hasil dari proses di atas adalah (Lampiran.3)

18

b. Laporan Mutasi Barang Keluar (pilihan M). Laporan-laporan ini berlaku hanya untuk masing-masing gudang.

Hasil dari Proses di atas adalah; (Lampiran.4) 5.

Laporan Nilai Stock (Pilihan N pada Menu Utama) Laporan ini menghitung harga beli rata-rata setiap kode stock yang kenudian akan dikalikan dengan quantity pembelian dan hasilnya dikalkulasikan sebagai nilai stock. Untuk lebih jelasnya perhatikan rumus berikut

Harga Beli rata-rata =

Tot.Pembelian – Tot.Retur Pembelian Qty Pembelian – Qty Retur Pembelian

Sedangkan nilai stock sendiri di dapat dari rumus:

Nilai Stock = Qty Pembelian x Harga Beli Rata-rata

Nilai stock dihitung sesuai dengan masing-masing stock Untuk Lebih jelasnya perhatikan form berikut ini:

19

Dari Form di atas jika hasilnya dilihat dilayar maka akan tampak sebagai berikut: (Lampiran.8) D.

BIAYA 1.

Input Biaya (pilihan F pada Menu Utama)

Input Biaya & Pengeluaran. (pilihan F pada Menu Utama) Langkah input Biaya adalah sebagai berikut

20

(1) Masukkan nomor slip biaya sebagai bukti Pengeluaran Biaya, (2) Tanggal secara langsung terisi sesuai dengan tanggal system, (3) Masukkan kode gudang yang dimaksud atau untuk gudang apa pengeluaran yang akan dicatat, (4) Masukkan kode biaya yang akan dikeluarkan, (5) Besarnya biaya yang dikeluarkan. Proses penyimpanan langsung berlangsung setelah semua inputan di input dilanjutkan dengan enter. E.

Laporan Rugi / Laba Laporan Rugi Laba / Periode. (Pilihan G pada Menu Utama) Laporan ini menjelaskan pembelian dan penjualan yang terjadi pada periode tertentu hingga perhitungan Harga Pokok Penjualan serta dilakukan perhitungan rugilaba yang disesuaikan dengan biaya- biaya yang dikeluarkan. Perhitungan harga pokok penjualan sendiri didapat berdasarkan rumus berikut: Hpp =

Nominal Pembelian – Nominal Retur Pembelian (qty pembelian – qty retur pembelian) / qty jual

Contoh di atas menerangkan:

21

mencetak laporan rugi / laba di layar selama periode 01 Januari 2004 – 31 Desember 2004 dalam rupiah. Hasil dari proses di atas adalah sbb: (Lampiran.2)

22

BAB II CARA INSTALASI PROGRAM A. Di-Install di satu Drive (misalkan Drive C untuk folder program dan Folder data) – Source ada di CD Contoh: Buka terlebih dahulu Windows Explorer

Bila penempatannya seperti gambar di atas, maka a. Klik Drive C

b. Copykan seluruh isi dari Folder APLToko di Drive CD dan Folder Datatoko di drive CD ke Drive C

23

Untuk membuat shortcutnya pada layar yaitu dengan cara: a. Tutup terlebih dahulu Windows Explorer, b. Kemudian klik kanan mouse disembarang tempat pada layar yang kosong, c. Pilih New kemudian diikuti dengan memilih pilihan shortcut, Apabila langkah b dan langkah c dilakukan tampak di layar seperti gambar berikut:

apabila Shortcut diklik akan muncul kotak seperti gambar berikut:

d. Pada pilihan Folder kilk tombol Browse, kemudian muncul isi dari folder yang sesuai dengan windows Explorer,

24

e. Klik 2x My Computer bila tampilan drive – drive yang ada tidak terlihat, Hasilnya akan tampak seperti berikut:

f. Klik 2x Drive C bila folder - foldernya tidak terlihat , Hasilnya akan tampak seperti berikut:

g. Klik 2x Folder Apltoko, kemudian cari file bernama toko.bat, Hasilnya akan tampak seperti berikut:

25

h. Klik nama file tersebut, kemudian klik tombol OK pada layar Hasilnya akan tampak seperti berikut:

i. Kilk tombol Next kemudian kita diminta untuk memberi nama shortcut yang akan kita tampilkan. (misalkan diberi nama Toko) Hasilnya akan tampak seperti berikut:

j.

Setelah semua langkah di atas dilakukan klik tombol Finish untuk mengakhiri proses. Hasilnya akan tampak seperti berikut:

26

k. Setelah itu dilayar akan muncul satu shortcut baru bernama TOKO. Hasilnya akan tampak seperti berikut:

B. Di-Install di satu Drive dan diletakkan pada satu folder baru (misalkan folder bernama APLTOKO yang ada pada Drive C) – Source ada di CD Contoh: Buka terlebih dahulu Windows Explorer

Bila penempatannya seperti gambar di atas, maka langkah yang harus dilakukan adalah: a. Klik Drive C, 27

b. klik File pada jendela Explorer, kemudian pilih New lalu pilh Folder

c. Pada tampilan Folder-folder pada drive C akan terbentuk satu folder New Folder,

28

d. Folder yang bernama NewFolder ini akan kita ganti namanya dengan APLTOKO, yaitu dengan mengetikan APLTOKO kemudian diikuti dengan Enter

e. Setelah Folder APLTOKO terlihat pada Drive C, maka kilk 2x Folder APLTOKO tersebut, (proses ini membuka isi dari folder APLTOKO di drive C yang masih kosong) f. Setelah itu copykan seluruh isi dari folder APLTOKO dan Folder DataToko di drive CD ke C:\APLTOKO g. Setelah selesai, tutup kembali jendela Windows Explorer.

Untuk membuat shortcutnya pada layar yaitu dengan cara: a. Klik kanan mouse disembarang tempat pada layar yang kosong, b. Pilih New kemudian diikuti dengan memilih pilihan shortcut,

29

Apabila langkah a dan langkah b dilakukan tampak di layar seperti gambar berikut:

apabila Shortcut di klik akan muncul kotak seperti gambar berikut:

c. Pada pilihan Folder kilk tombol browse, kemudian muncul isi dari folder yang sesuai dengan windows Explorer, Setelah browse diklik didapat tampilan sebagai berikut:

d. Klik 2x My Computer bila tampilan drive – drive yang ada tidak terlihat, Hasilnya akan tampak seperti berikut:

30

e. Klik 2x Drive C bila folder - foldernya tidak terlihat , Hasilnya akan tampak seperti berikut:

f. Klik 2x Folder APLTOKO, Hasilnya akan tampak seperti berikut:

g. Klik 2x folder APLTOKO, kemudian cari file bernama toko.bat, Hasilnya akan tampak seperti berikut:

31

h. Klik nama file tersebut (menu.bat), kemudian klik tombol OK pada layar Hasilnya akan tampak seperti berikut:

i. Kilk tombol Next kemudian kita diminta untuk memberi nama shortcut yang akan kita tampilkan. (misalkan diberi nama Toko) Hasilnya akan tampak seperti berikut:

j.

Setelah semua langkah di atas dilakukan klik tombol Finish untuk mengakhiri proses.

k. Setelah itu dilayar akan muncul satu shortcut baru bernama Toko. Hasilnya akan tampak seperti berikut:

32

Perhatian: a. Contoh di atas adalah menggunakan Windows XP, untuk Windows lain sama saja hanya tampilannya saja berbeda. b. Apabila kita ingin mengcopykan isi dari CD dengan menggunakan Windows 98 maka setelah isinya dicopykan ditempat yang baru atribut Read-Only pada nama file ditempat yang baru harus dilepas, caranya sebagai berikut: 1) Buka terlebih dahulu isi dari folder yang baru saja kita copykan (perhatikan gambar di bawah ini: kotak sebelah kiri adalah daftar folder yang ada, perhatikan pula folder yang terarsir/berwarna hitam dan kotak sebelah kanan adalah isi dari folder yang terarsir disebelah kiri)

2) Klik Edit pada jendela Explorer kemudian pilh Select All

33

3) Dengan melakukan hal di atas maka seluruh isi dari folder itu akan terarsir / berwarna hitam.(perhatikan gambar di bawah ini pada kotak sebelah kanan)

4) Dari sana klik kanan pada bagian yang terarsir lalu pilih properties, lalu akan muncul kotak seperti berikut:

lalu akan muncul kotak seperti berikut:

34

5) Klik pada kotak attribute ReadOnly sehingga tanda (v) hilang, lalu tekan OK

c. Untuk Windows 98 Shortcut yang dihasilkan akan membuka aplikasi secara FullScreen, sedangkan untuk Windows lainnya tidak. d. Untuk membuka aplikasi secara FullScreen (layar Penuh) adalah dengan cara: 1) Klik kanan pada shortcut maka akan muncul menu fulldown sebagai berikut: selanjutnya pilih Properties

35

2) Setelah Properties di klik maka akan muncul kotak seperti gambar berikut:

3) Dari kotak ini, klik Option pada layar seperti gambar di atas kemudian akan muncul kotak seperti berikut:

36

4) Klik FullScreen seperti gambar di atas Hasilnya seperti berikut:

5) Klik pula Layout untuk membenarkan posisi layar, setelah melakukan ini maka didapat tampilan sebagai berikut:

6) Ubah angka 300 menjadi 25 lalu klik tombol OK

37

7) Setelah semua selesai, barulah aplikasi ini bisa dilihat secara layar penuh.

38