APLIKASI REGISTRASI PENGUSAHA PENGURUSAN JASA KEPABEANAN (PPJK) PETUNJUK TEKNIS Hotmauli Simamora 060107459 DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI
DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................................ 3 PENGANTAR ................................................................................................................................. 4 BAB I ................................................................................................................................................ 5 PENDAHULUAN ............................................................................................................................ 5 BAB II ............................................................................................................................................... 7 TUJUAN PENGEMBANGAN ....................................................................................................... 7 BAB III ........................................................................................................................................... 10 SPESIFIKASI HARDWARE, SOFTWARE, DATABASE, DAN JARINGAN ....................... 10 3.1.
SPESIFIKASI HARDWARE ................................................................................................. 10
3.2.
SPESIFIKASI SOFTWARE ........................................................................................ 12
3.3.
SPESIFIKASI DATABASE ......................................................................................... 13
3.4.
SPESIFIKASI JARINGAN .......................................................................................... 18
BAB IV .......................................................................................................................................... 20 URAIAN PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN TEKNOLOGI INFORMASI ................ 20 4.1.
PENGELOLAAN PENGAJUAN PERMOHONAN REGISTRASI.......................... 23
4.2.
PENGELOLAAN DISTRIBUSI PERMOHONAN REGISTRASI ........................... 26
4.3.
ANALISIS DATA PERMOHONAN REGISTRASI ................................................... 27
BAB V ............................................................................................................................................ 30 PENUTUP ..................................................................................................................................... 30
2
DAFTAR GAMBAR
Nomor
Nama Gambar
Halaman
Gambar 3.1
Relasi Tabel Aplikasi Registrasi PPJK
16
Gambar 3.2
Konfigurasi Jaringan Sistem Registrasi PPJK
19
Gambar 4.1
Diagram Konteks Registrasi PPJK
20
Gambar 4.2
Workflow Diagram Registrasi PPJK
22
Gambar 4.3
Alur Proses Pendaftaran User Registrasi
25
Gambar 4.4
Alur Proses Distribusi Data Registrasi PPJK
26
Gambar 4.5
Alur Proses Distribusi Data Registrasi PPJK
28
3
PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Alloh SWT atas selesainya buku ini yang berjudul “Petunjuk Teknis Aplikasi Registrasi Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK)”. Buku ini berisi tentang uraian pedoman dalam pengelolaan kegiatan registrasi PPJK pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) yang melibatkan Direktorat Teknis Kepabeanan, Direktorat Audit, Direktorat Penindakan dan Penyidikan (P2) sebagai user dari aplikasi ini. Buku ini menjelaskan prosedur penanganan registrasi PPJK hingga petunjuk pengelolaan aplikasi. Buku ini juga memuat tentang penjelasan basis data yang digunakan dan sekilas tentang operasional aplikasi. Penulis berharap petunjuk teknis ini bermanfaat khususnya bagi pegawai sebagai user dari aplikasi ini dan bagi DJBC pada umumnya. Penulis menyadari bahwa buku ini masih belum sempurna.
Saran dan kritik sangat penulis
harapkan dari pembaca buku ini.
Penulis
4
BAB I PENDAHULUAN Sistem Aplikasi Registrasi Pengusaha Pengurus Jasa Kepabeanan (PPJK) melayani seluruh proses registrasi PPJK. Registrasi adalah kegiatan pendaftaran yang dilakukan oleh PPJK ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai untuk mendapatkan nomor identitas berupa Nomor Pokok PPJK dalam rangka akses kepabeanan. Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) adalah badan usaha yang melakukan kegiatan pengurusan pemenuhan kewajiban pabean untuk dan atas kuasa eksportir atau importir. Untuk dapat melakukan pengurusan jasa kepabeanan, PPJK harus memiliki nomor identitas berupa Nomor Pokok PPJK (NPPPJK) dalam rangka akses kepabeanan baik secara manual maupun secara elektronik.
Nomor Pokok PPJK tersebut diperoleh dari Direktur Teknis
Kepabeanan atas nama Direktur Jenderal yang berlaku di seluruh Kantor Pabean di Indonesia dan berlaku sampai dengan adanya pencabutan terhadap NPPPJK tersebut.
Untuk mendapatkan Nomor Pokok PPJK, PPJK harus melakukan
registrasi melalui media elektronik, dalam hal ini melalui situs resmi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) yaitu www.beacukai.go.id.
Pemohon PPJK
mengisi data pada menu registrasi yang ada pada website tersebut. Setelah melakukan registrasi, pejabat Bea dan Cukai akan melakukan penelitian lapangan terhadap syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pemohon PPJK tersebut. Syarat- syarat tersebut adalah: 1. Kejelasan dan kebenaran alamat PPJK (existence); 2. Kejelasan dan kebenaran identitas pengurus dan penanggungjawab PPJK (responsibility); 3. Memunyai ahli kepabeanan (competency); dan 4. Kepastian penyelenggaraan pembukuan (auditable). 5
Proses registrasi PPJK melibatkan proses penghitungan skor. Pejabat Bea dan Cukai melakukan penelitian dan penilaian terhadap pemenuhan persyaratan tersebut.
Hasil registrasi akan digunakan untuk melakukan penilaian dan
pembuatan profil PPJK. Semakin tinggi nilai skor yang diperoleh oleh PPJK, semakin besar kemungkinan permohonan PPJK diterima. Setiap tahapan proses yang terjadi pada sistem registrasi PPJK dapat mempengaruhi nilai yang diperoleh PPJK.
6
BAB II TUJUAN PENGEMBANGAN Tujuan dari pengembangan sistem aplikasi registrasi PPJK adalah sebagai berikut : 1. Memenuhi implementasi peraturan dan tata laksana dari dasar hukum dibawah ini, yaitu : a. Peraturan
Menteri
Keuangan
Republik
Indonesia
Nomor
:
65/PMK.04/2007 Tanggal 20 Juni 2007 tentang Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan b. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor : P-22/BC/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemberian Nomor Pokok Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (NPPPJK) c. SE-14/BC/2007 Tanggal 18 Juli 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penelitian Lapangan dan Pengelolaan Jaminan Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK). 2. Memudahkan para pengguna jasa dalam melakukan kegiatan permohonan dan pendaftaran registrasi PPJK. Dengan aplikasi registrasi yang berbasis web, memudahkan para pemohon PPJK untuk mengajukan permohonan registrasi, dan melakukan registrasi dari mana saja dan kapan saja. 3. Mengorganisasikan
permohonan
PPJK.
Melalui
sistem
yang
baru,
pendistribusian permohonan PPJK yang tidak tepat dan tidak merata dapat dihindari. Permohonan PPJK akan didistribusikan berdasarkan kanwil-kanwil tertentu.
Kanwil bersangkutan hanya dapat mengolah permohonan PPJK
yang telah didistribusikan dari pusat (Sekretariat). 4. Menjaga kerahasiaan dan kevalidan data PPJK.
Data permohonan PPJK
terjamin kevalidannya karena adanya sistem validasi pada saat data 7
dikirimkan melalui jaringan internet.
Selain itu, data PPJK hanya dapat
diketahui oleh pegawai yang ditugaskan untuk memeriksa dan meneliti PPJK yang bersangkutan. 5. Mengawasi aliran informasi registrasi.
Bila ada PPJK yang mengeluhkan
tentang lambatnya respon yang diterima, pegawai dapat dengan mudah mengetahui posisi permohonan PPJK tersebut terhambat.
Untuk mencapai tujuan diatas, sistem aplikasi registrasi PPJK dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas berikut ini : 1. Penunjukkan petugas penelitian lapangan (penlap) Permohonan PPJK didistribusikan oleh Sekretariat ke kanwil-kanwil yang terkait.
Kemudian kanwil bersangkutan dapat melakukan penunjukkan
petugas penlap pemohon PPJK tersebut. 2. Perekaman hasil penlap Setelah penlap selesai dilakukan, petugas atau koordinator penlap melakukan perekaman hasil penlap pada menu perekaman hasil penlap. 3. Perekaman rekomendasi analis Permohonan PPJK yang sudah direkam hasil penlapnya akan dilakukan analisis terhadap data registrasinya.
Selanjutnya analis melakukan
perekaman hasil rekomendasinya pada menu perekaman rekomendasi analis. 4. Perekaman keputusan supervisor Permohonan PPJK yang sudah dilakukan perekaman hasil analisisnya, diteruskan kepada supervisor. Selanjutnya supervisor melakukan perekaman hasil keputusannya pada menu perekaman keputusan supervisor.
8
5. Perekaman sertifikat ahli kepabeanan Sertifikat ahli kepabeanan dapat direkam melalui menu perekaman sertifikat ahli kepabeanan. Perekaman ini dilakukan oleh Sekretariat. 6. Perekaman keputusan P2 Permohonan PPJK yang sudah mendapatkan keputusan dari supervisor selanjutnya dilakukan perekaman keputusan P2. Selanjutnya P2 melakukan perekaman keputusan pada menu perekaman keputusan P2. 7. Browse data sesuai dengan pekerjaan yang terkait Pencarian data dengan kriteria tertentu sangat dibutuhkan oleh pegawai. Dengan fasilitas ini, pegawai sangat terbantu dalam mencari atau mengelompokkan data-data yang dibutuhkan.
9
BAB III SPESIFIKASI HARDWARE, SOFTWARE, DATABASE, DAN JARINGAN Spesifikasi hardware, software dan database dari aplikasi sistem registrasi PPJK dijelaskan berikut ini.
3.1. SPESIFIKASI HARDWARE Sistem registrasi PPJK diimplementasikan dengan sistem client-server. Dengan sistem ini, terdapat satu unit komputer induk (server), dan beberapa komputer client. Spesifikasi hardware yang dibutuhkan dalam implementasi sistem ini adalah sebagai berikut. Server dari sistem registrasi PPJK membutuhkan space yang cukup besar dalam penyimpanan data yang pertumbuhannya cukup besar. Terdapat 2 (dua) buah server untuk aplikasi Sistem Registrasi PPJK, yaitu Web Server dan Server Database. Spesifikasi dari kedua server tersebut adalah sebagai berikut. a. Server Database
Tipe
:
IBM x3850
Processor
:
Delapan (8) Processor 3669 MHz Intel® XEON(TM) 3.76 GHz (2 CPUs) ~ 3.76 GHz
Memory
:
2047 Mbyte
10
Harddisk
:
RAID 5 220 Gbyte (C: 68.2 Gbyte, D: 136 Gbyte)
Network Card
:
100 Mbps
Jumlah
:
1 Unit
b. Web Server Spesifikasi dari web server yang digunakan adalah sebagai berikut :
Processor
:
Intel® XEON(TM) 3.20 GHz (2 CPUs) ~ 3.20 GHz
Memory
:
1 GB DDR II RAM
Harddisk
:
120 Gb
Network Card
:
100 Mbps
Jumlah
:
1 Unit
c. Spesifikasi Client Komputer yang bertindak sebagai client tidak terlalu membutuhkan space yang besar, karena data terpusat di server. Spesifikasi untuk client yang diharapkan adalah sebagai berikut. 11
Processor
:
Intel Pentium 4® 1.8 GHz
Memory
:
256 Mbyte DDR-RAM
Harddisk
:
40 Gbyte
Network
:
100 Mbps
Card
3.2. SPESIFIKASI SOFTWARE
Komputer untuk server dan client pada aplikasi sistem registrasi PPJK ini dapat menggunakan sistem operasi Windows XP. Untuk komputer server perlu di-install software MySQL dan meletakkan mysqldmax-nt (terdapat dalam folder mysql/bin yang telah di-install) pada folder start up. Dengan demikian, sebelum aplikasi pada komputer client digunakan, komputer server harus terlebih dahulu dinyalakan, agar dapat mengakses database pada server tersebut. Untuk komputer server dibutuhkan terinstall software berikut ini : 1. Internet Information Service (IIS) 2. DotNet Framework 2.0 3. Oracle Data Provider 4. MySQL Client For DotNet 5.1.3 Untuk komputer client dibutuhkan terinstall software berikut ini : 1. Windows Installer 3.1 atau Service Pack 2
12
Pada komputer client harus sudah ter-install Windows Installer 3.1 atau Service Pack 2. Pemeriksaan service pack windows dilakukan dengan klik kanan My Computer dan pilih menu properties, bila belum ditemukan clause Service Pack 2 maka lakukan instalasi terlebih dahulu. Catatan: Mengingat instalasi service pack ini memakan waktu yang cukup lama, di rekomendasikan untuk menggunakan memory(RAM) komputer dengan spesifikasi yang lebih tinggi (misalnya 512 MB). 2. DotNet Framework 2.0 Pemeriksaan
terhadap
sudah
ter-install-nya
dilakukan
dengan
membuka Add or Remove Program, bila telah ter-install maka akan ada item Microsoft .Net Framework 2.0. Bila belum ditemukan maka silahkan menginstal framework dari file dotnetfx.exe. 3. Crystal Report For DotNet Crystal Report For DotNet harus sudah ter-install pada komputer client.
3.3. SPESIFIKASI DATABASE Database dari sistem registrasi PPJK ini terpusat yakni hanya diletakkan pada server saja.
Pembangunan sistem dengan database terpusat,
memungkinkan pemakaian aplikasi dengan multi user dengan sistem real time. Untuk
Terdapat dua database yang dipakai pada sistem registrasi ini. server
pusat
digunakan
database
menggunakan Toad Oracle sebagai tool.
server
(PPJK)
yang
Sedangkan untuk database
yang berguna sebagai penyimpanan data ketika data masih di level web (internet) digunakan database FrontEnd yang menggunakan MySQL. Nantinya, data pada database
FrontEnd tersebut akan di-transfer ke
database.
13
3.3.1. PPJK (Database Server) Data-data dalam database tersimpan didalam tabel-tabel. Berikut ini adalah tabel-tabel utama yang digunakan beserta keterangan dari masing-masing field (item). a. TD_PPJK_HDR Tabel ini berguna untuk menyimpan data-data pokok dari data PPJK. b. TD_KEUANGAN Tabel
ini
digunakan
untuk
menyimpan
data-data
yang
menyangkut keuangan PPJK. c. TD_PEMERIKSAAN Tabel ini digunakan untuk menyimpan hasil pemeriksaan terhadap item-item data PPJK. d. TD_KOMPONEN Tabel ini digunakan untuk menyimpan data-data yang berkaitan dengan sistem neraca keuangan PPJK. e. TD_PEMBUKUAN Tabel ini digunakan untuk menyimpan data-data yang berkaitan dengan sistem akuntansi yang dimiliki oleh PPJK. f. TD_PENGURUS Tabel ini menyimpan data-data yang berkaitan dengan data para pengurus PPJK.
14
g. TD_AHLI_PABEAN Tabel ini memuat data-data ahli kepabeanan yang dimiliki oleh PPJK. h. TD_DOK Tabel
ini
menyimpan
data-data
yang
berkaitan
dengan
dokumen-dokumen PPJK. i. TD_BANK Tabel ini memuat data-data bank dan rekening yang dimiliki oleh PPJK. j. TD_CUSTOMER Tabel ini memuat konsumen-konsumen utama yang dilayani oleh PPJK bersangkutan. k. TP_PPJK_HDR Tabel ini memuat data-data yang berkaitan dengan proses yang terjadi pada data PPJK. l. TD_SKOR_HDR Tabel ini memuat daftar skor yang diperoleh PPJK dari berbagai tahapan proses registrasi PPJK. Hubungan antar tabel- tabel tersebut dapat dilihat pada Entity Relationship Diagram (ERD) pada gambar 3.1.
15
TR_USER_PPJK NPWP NAMA ALAMAT NM_CP AL_CP TELP_CP PASSWORD SESSIONID EMAIL WK_REKAM
TR_PARAMETER_GRUP KD_GRUP_PAR NM_GRUP_PAR KETERANGAN NIP_UPDATE WK_UPDATE NIP_REKAM WK_REKAM
TD_KEUANGAN TGL_LAP_KEU AKTIVA_LCR AKTIVA_TTP AKTIVA_LAIN UTANG_JPDK UTANG_JPJG UTANG_LAIN PENDAPATAN LABA MODAL_SETOR TOTAL_MODAL STATUS_WP NO_PKP TGL_PKP JML_AUDIT KD_DOK$
FK_T R_PARAM_REF_405_T R_PARAM
TR_PARAMETER_DETAIL KD_PAR NAMA_PAR KETERANGAN NIP_UPDATE WK_UPDATE NIP_REKAM WK_REKAM
TD_RESPON SERI_BANK CATATAN KD_PENGIRIM WK_REKAM
TD_PEMERIKSAAN SERI_PENLAP COL_ID SESUAI SEHARUSNYA CATATAN NIP_REKAM WK_REKAM NIP_UPDATE WK_UPDATE KD_PEMERIKSA KD_DOK$
Ref_520
TR_COL_ID COL_ID NAMA FL_VALIDASI FL_NILAI KETERANGAN
Ref_549
Ref_529
TR_SKOR GRUP COL_ID SERI_BANK URAIAN AWAL AKHIR NILAI FL_BERLAKU WK_REKAM TR_SETTING_APL KD_SET NAMA_SET NILAI KETERANGAN WK_REKAM
TD_SKOR_DTL SEQ_PPJK TD_SKOR_HDR GRUP KD_SKOR COL_ID FK_T D_SKOR__REF_258_T D_SKOR_ NIL_SKOR NILAI WK_REKAM NIP_REKAM NPWP WK_REKAM
TD_PPJK_HDR SEQ_PPJK SERI_UPDATE NPWP_PPJK NM_PPJK Ref_540 AL_PPJK TD_BANK KD_POS SERI_BANK TELP NM_BANK T BL_PPJ K_HDR_T BL_BANK_FK1 FAX NO_REK KEL JNS_REK$ FK_T D_AHLI__REF_245_TD_PPJ K_ KEC KD_VALUTA$ KAB KD_DOK$ KD_PROP$ ID_KUASA_TU$ ID_BU$ TD_CUSTOMER T BL_PPJ K_HDR_T BL_LAIN_FK1 ID_KEDUDUKAN$ SERI_CUSTOMER NPWP_KP NM_MC AL_KP NPWP_MC T BL_PPJ K_HDR_T BL_PENGURUS_FK1 KD_POS_KP KD_DOK$ MAIN_CUST# STAT_ISO# NO_SERTIFIKAT TGL_SERTIFIKAT TP_PPJK_HDR LEMBAGA KD_STATUS$ FK_T P_PPJ K__REF_242_T D_PPJK_ KD_DOK$ NPWP WK_REKAM T BL_PPJ K_HDR_PEMBUKUAN_FK1 NAMA T BL_PPJ K_HDR_T BL_KOMPONEN_FK1 ALAMAT KANWIL_PENLAP FL_PENLAP# FL_PENLAP_ULANG# FK_T P_PPJ K__REF_239_T D_PPJK_ NIP_ANALIS TD_KOMPONEN NIP_SUPERVISOR JURNAL_UMUM# T BL_PPJ K_HDR_T BL_DOK_FK1 NIP_P2 BUKU_BESAR# KEP_ANALIS BUKU_BANTU# KEP_SUPERVISOR REKON_BANK# CAT_ANALIS JUR_SESUAI# TP_PPJK_DTL CAT_SUPERVISOR NERACA_SLD# NIP_REKAM CAT_P2 FK_T P_PPJ K__REF_265_T P_PPJK_ LAP_KEU# WK_REKAM SKOR_AKHIR LAP_LABA# NIP_UPDATE NO_AGENDA_TERIMA LAP_ARUS_KAS# TD_DOK WK_UPDATE TGL_AGENDA_TERIMA LAP_EKUITAS# KD_DOK$ NO_AGENDA_TOLAK NERACA# NO_DOK TGL_AGENDA_TOLAK CAT_LAPKEU# TGL_DOK WK_REKAM PINJAMAN# SK NIP_UPDATE SETORAN_PEMILIK# TGL_SK NIP_REKAM SAHAM# NM_NOTARIS WK_UPDATE LAINNYA KOTA KD_DOK$
NIP_UPDATE WK_UPDATE
TD_AHLI_PABEAN SEQ_ID NO_SERTIFIKAT TGL_SERTIFIKAT NM_LEMBAGA NAMA ALAMAT JABATAN KD_DOK$
TD_PENGURUS KD_PJ SERI_PJ NPWP_PJ JABATAN NM_PJ AL_PJ KD_POS_PJ KD_WN NO_SERTIFIKAT TGL_SERTIFIKAT KD_DOK$ TD_PEMBUKUAN STATUS_SA$ STATUS_ASA$ STATUS_COA# PERIODE_LAPKEU$ UNIT_AUDIT# KUALIFIKASI$ NO_REG THN_REG AUDIT_AKUNTAN# NM_KAP OPINI_1 OPINI_2 AUDIT_DJBC$ STRUK_ORG$ STATUS_MILIK$ KD_DOK$
Gambar 3.1 : Relasi Tabel Aplikasi Registrasi PPJK
16
3.3.2. FrontEnd (Database Web) Tabel-tabel utama yang digunakan dalam database FrontEnd ini adalah sebagai berikut : 1. Dtdaftar Tabel ini memuat informasi pendaftaran user untuk registrasi PPJK. 2. Dtforma Tabel ini memuat informasi yang dibutuhkan pada saat pengisian form a. 3. Dtformb Tabel ini memuat informasi yang dibutuhkan pada saat pengisian form b. 4. Dtformc Tabel ini memuat informasi yang dibutuhkan pada saat pengisian form c. 5. Dtformd Tabel ini memuat informasi yang dibutuhkan pada saat pengisian form d. 6. Dtforme Tabel ini memuat informasi yang dibutuhkan pada saat pengisian form e.
17
7. Dtrespon Tabel ini memuat informasi respon yang diperoleh oleh user registrasi PPJK.
Respon tersebut adalah “dalam proses”,
“diterima”, “ditolak”, dan “blokir”. 8. Dtsurat Tabel ini memuat informasi nomor tanda terima telah melakukan registrasi, baik registrasi pertama ataupun registrasi ulang. 9. Dttolak Tabel ini memuat informasi yang berkaitan dengan penolakan registrasi PPJK. 10. Rfuser Tabel ini memuat informasi user dan password bagi yang melakukan registrasi.
3.4. SPESIFIKASI JARINGAN
Untuk implementasi Sistem Registrasi PPJK dapat melalui Local Area Network (LAN) dan Virtual Private Network (VPN).
Karakteristik dari
koneksi tersebut adalah sebagai berikut. 1. LAN Server deployment yang digunakan untuk koneksi LAN menggunakan IP address 192.168.207.25. Untuk mengecek koneksi, pegawai dapat melakukan ping ke IP address tersebut, setelah sebelumnya memastikan koneksi network LAN telah di‐Enable.
18
2. VPN Server Deployment yang digunakan untuk koneksi VPN menggunakan IP 192.168.206.25 . Sebelum melakukan ping pastikan koneksi VPN telah tersambung melalui dial up.
Gambar 3.2 : Konfigurasi Jaringan Sistem Registrasi PPJK
Basis data dari sistem registrasi PPJK terdapat pada server tersendiri dengan spesifikasi seperti penjelasan sebelumnya. PPJK menggunakan jaringan server web public
untuk mengakses
www.beacukai.go.id dan melakukan registrasi user PPJK (Gambar 3.1). Selanjutnya, data diteruskan ke server web service lalu diteruskan ke server database.
Pegawai DJBC yang akan mengakses data tersebut
dapat mengakses melalui jaringan Wide Area Network (WAN), dimulai dari server database, diteruskan ke server web service, lalu ke server web intranet, sehingga dapat diakses oleh pegawai.
19
BAB IV URAIAN PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN TEKNOLOGI INFORMASI
Diagram konteks dari sistem registrasi PPJK. Sistem registrasi PPJK melibatkan 4 entitas eksternal yaitu PPJK, Kantor Wilayah (Kanwil), Direktorat Teknis, dan Direktorat P2 (Gambar 4.1).
Gambar 4.1 : Diagram Konteks Registrasi PPJK
Alur dari registrasi PPJK dimulai dari PPJK mengajukan permohonan dengan memberikan data-data PPJK yang diperlukan untuk proses registrasi. Data-data 20
ini meliputi data umum perusahaan, data penanggung jawab dan pengurus, data keuangan dan perpajakan, data penyelenggaraan pembukuan, dan data lainnya. Setelah itu pemohon PPJK memperoleh status registrasi, yaitu “registrasi dalam proses”.
Selanjutnya, data PPJK tersebut didistribusikan ke Kanwil terdekat
dengan PPJK tersebut. Kanwil yang mendapatkan data PPJK akan menunjuk pegawainya untuk melakukan penelitian lapangan (penlap). Bila penlap selesai dilakukan, pegawai penlap akan memberikan laporan hasil penlap ke pusat untuk diproses. Setelah itu, data PPJK dan hasil penlap didistribusikan ke Direktorat Teknis (Dit. Teknis) untuk dilakukan analisis lebih lanjut. Setelah Dit. Teknis memberikan hasil analisis, data PPJK tersebut didistribusikan kembali ke Direktorat Pencegahan dan Penyidikan (Dit.P2). Dit. P2 memiliki kewenangan untuk mengubah skor yang diperoleh oleh pemohon PPJK. Hasil akhir dari P2 ini dapat dijadikan sebagai bahan untuk update profile PPJK.
21
Gambar 4.2 : Workflow Diagram Registrasi PPJK
Aplikasi Registrasi PPJK dimulai dari pemohon PPJK melakukan pendaftaran user registrasi untuk memperoleh user id (NPWP) dan password.
Setelah
memperoleh user id dan password, pemohon dapat mulai melakukan pengisian data-data pada formulir. Setelah itu, data-data tersebut divalidasi oleh sistem. Bila belum valid, maka sistem akan memberitahukan pada pemohon untuk memperbaiki data yang dianggap belum valid.
Bila valid, maka data-data 22
tersebut akan diberikan nilai awal oleh sistem. Selanjutnya, sistem melakukan pengecekan apakah pemohon PPJK tersebut sudah pernah dilakukan penlap atau belum. Bila sudah, maka dilakukan analisis terhadap data permohonan dan data hasil penlap.
Bila belum, maka kanwil akan menunjuk pegawai yang
bertugas untuk melakukan penlap sesuai dengan data yang didistribusikan oleh sekretariat terhadap kanwil-kanwil. Setelah penlap selesai dilaksanakan, maka koordinator penlap pada kanwil yang bersangkutan harus melakukan perekaman hasil penlap tersebut.
Kemudian, analis melakukan analisis terhadap data
tersebut, dan memberikan rekomendasi hasil analisis pada supervisor yang akan melakukan pemeriksaan berikutnya.
Data permohonan PPJK yang telah
diperiksa oleh analis akan diteruskan kepada supervisor. Selanjutnya supervisor melakukan review terhadap data permohonan tersebut.
Bila supervisor
menyetujui, maka sistem akan membuat nota penerimaan yang, sebaliknya bila supervisor menolak, maka sistem akan membuat nota penolakan. Permohonan PPJK yang memperoleh nota penerimaan akan diteruskan kepada bagian Penindakan dan Penyidikan (P2).
Bagian P2 memunyai kewenangan untuk
menurunkan atau menaikkan skor penilaian terhadap PPJK tersebut. Setelah itu data-data PPJK didistribusikan ke kantor-kantor.
4.1. PENGELOLAAN REGISTRASI
PENGAJUAN
PERMOHONAN
Untuk mendapatkan Nomor Pokok Pengurusan Pengusaha Jasa Kepabeanan (NPPPJK), PPJK wajib melakukan registrasi melalui media elektronik kepada Direktur Jenderal atau pejabat yang ditunjuk. Pengajuan permohonan registrasi dilakukan pemohon PPJK dengan mendaftar melalui situs www.beacukai.go.id. Alur dari pengajuan registrasi PPJK diawali dengan pendaftaran user untuk melakukan registrasi (Gambar 4.1). Untuk melakukan registrasi, user harus mengisi formulir pendaftaran registrasi. Selanjutnya sistem akan melakukan pengecekan kelengkapan pengisian data. Data-data 23
yang harus terisi yaitu NPWP Perusahaan, Nama Perusahaan, Alamat Perusahaan, Contact Person, Alamat, Email, dan Nomor Telepon. Bila tidak lengkap atau salah, maka sistem akan mengirimkan error message. Sebaliknya, bila pengisian benar dan lengkap, sistem akan mengirimkan data user tersebut untuk disimpan ke dalam database. Selanjutnya, sistem akan men-generate data untuk login user berupa nama user (user_name) dan password (user_password). Selanjutnya login user akan dikirimkan kepada user melalui mail server sesuai data email yang didaftarkan oleh user.
Selain itu, login user juga akan
langsung ditampilkan ke user, bila proses generate respon selesai sebelum user menutup window pendaftaran.
24
Gambar 4.3 : Alur Proses Pendaftaran User Registrasi
Setelah mendapatkan login user dari sistem, pemohon PPJK dapat mengajukan data-data yang dibutuhkan dalam registrasi PPJK. Selanjutnya, data-data tersebut disimpan dalam database FrontEnd yang berbasis MySQL. Selanjutnya data-data tersebut akan diproses lebih lanjut oleh sistem. 25
4.2. PENGELOLAAN REGISTRASI
DISTRIBUSI
PERMOHONAN
Data- data yang tersimpan di dalam database FrontEnd yang berbasis MySQL akan melalui proses validasi data isian.
Bila data tersebut
valid, maka data tersebut diduplikasi ke dalam database server aplikasi Registrasi PPJK. Setelah itu, data tersebut akan masuk ke bagian sekretariat registrasi PPJK.
Data yang telah masuk ke bagian
sekretariat selanjutnya didistribusikan kepada kanwil yang sesuai.
Gambar 4.4 : Alur Proses Distribusi Data Registrasi PPJK
26
Setelah data didistribusikan ke Kanwil yang sesuai, selanjutnya Koordinator
Penelitian
Lapangan
(Penlap)
pada
Kanwil
yang
bersangkutan melakukan penunjukkan petugas Penlap per data registrasi PPJK.
Setelah diterbitkan surat tugas, petugas penlap
melakukan penelitian lapangan dan mencetak formulir pelaksanaan penlap.
Setelah penlap selesai dilaksanakan, koordinator penlap
melakukan perekaman hasil penelitian lapangan pada aplikasi. Setelah itu, data registrasi PPJK akan berubah status menjadi “Data Registrasi sudah Penlap”.
4.3. ANALISIS DATA PERMOHONAN REGISTRASI Data registrasi sudah penlap akan di baca pada aplikasi pada bagian menu Analis. Data ini akan di-load sebagai “Data Registrasi Belum Analisis”.
Setelah dilakukan perekaman kesimpulan hasil seluruh
penlap, data permohonan PPJK diteruskan dan didistribusikan secara merata kepada bagian analis. Selanjutnya analis melakukan analisis dan penelitian terhadap data-data tersebut.
Setelah itu, analis
melakukan perekaman rekomendasi analis pada layar perekaman rekomendasi analis. Analis dapat melakukan perekaman rekomendasi berdasarkan 5 (lima) kelompok, yaitu : eksistensi, responsibility, competency, auditability, dan catatan lainnya. menentukan hasil rekomendasi.
Selanjutnya analis
Ada dua jenis rekomendasi yang
dapat diberikan oleh analis, yaitu : 1. Memenuhi syarat 2. Tidak memenuhi syarat Setelah analis selesai melakukan perekaman rekomendasi analis, selanjutnya data tersebut akan diteruskan kepada supervisor, untuk diberi keputusan. Ada 2 (dua) jenis keputusan dari supervisor yaitu : 1. Setuju/ Penerimaan Registrasi PPJK 2. Tidak Setuju/ Penolakan Registrasi PPJK 27
Pemohon Registrasi
Analis
Supervisor
Data registrasi belum analisis
P2
Data selesai analisis/ Data belum diputus
Pemeriksaan Hasil Penlap Pemeriksaan Hasil Analisis
Perekaman Rekomendasi Analis
Perekaman Keputusan Supervisor Data Registrasi Diterima
Nilai Awal Registrasi
Nilai Registrasi
Perekaman Alasan Diterima/ Ditolak Perekaman Skor Akhir Registrasi PPJK
Diterima? Tidak
Penolakan
Pengiriman Respon Penolakan
Ya Data Registrasi Diterima
Distribusi Data PPJK
Penerimaan (NPPPJK) Selesai
Gambar 4.5 : Alur Proses Distribusi Data Registrasi PPJK
Setelah selesai dilakukan perekaman keputusan supervisor, maka pemohon PPJK akan menerima nota penerimaan bila keputusan supervisor adalah “Setuju” dan nota penolakan bila keputusan supervisor adalah “Tidak Setuju”.
Kemudian data yang telah diberi 28
keputusan oleh supervisor diteruskan kepada bagian P2. Selanjutnya P2 memberi nilai skor akhir terhadap skor yang diperoleh setelah mendapat keputusan dari supervisor (Gambar 4.9).
P2 memiliki
kewenangan untuk menaikkan atau menurunkan skor dan wajib mengisi catatan alasan keputusan pengubahan skor dari P2. Keputusan P2 merupakan tahap akhir dari registrasi PPJK. Setelah data-data
mendapat
keputusan
dari
P2,
data-
data
tersebut
didistribusikan ke kantor-kantor pelayanan dan pengawasan.
29
BAB V PENUTUP Petunjuk teknis ini dibuat dengan harapan dapat membantu penggunaan aplikasi secara benar dan membantu petugas teknis menyelesaikan masalah yang dihadapi pegawai dalam melakukan tugas-tugasnya berkenaan dengan registrasi Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK). Agar petunjuk teknis ini bisa dipakai sejalan dengan ketentuan yang berlaku, diharapkan pemahaman petunjuk teknis ini didasari pemahaman sistem dan prosedur yang berlaku. Penjelasan mengenai proses pembuatan dokumen dan pemrosesannya di sini hanya dipaparkan sekilas. Penekanan tulisan ini adalah pada pemahaman teknis aplikasi. Untuk melihat selengkapnya silakan buka petunjuk operasional aplikasi Aplikasi Registrasi PPJK. Disamping itu penguasaan petugas teknis terhadap software dovelopment yang digunakan maupun pemahaman database dan cara manipulasi data juga diperlukan agar tidak terjadi kesalahan dalam menangani masalah yang terjadi. Semoga bermanfaat.
30
