UNDIKSHA PRESS
Dewasa ini tidak ada pekerjaan akuntansi tanpa menggunakan komputer. Berbagai perangkat aplikasi komputer akuntansi telah berkembang dan digunakan diberbagai entitas. Kemampuan mengkombinasikan ilmu akuntansi dan komputer menjadi mutlak dan syarat minimal yang harus dikuasai oleh para akuntan. Buku ini menyajikan bagaimana cara kerja aplikasi komputer akuntansi. Buku ini juga dilengkapi dengan berbagai kasus akuntansi baik untuk perusahaan jasa, dagang dan manufaktur. Dengan mempelajari buku ini diharapkan pembaca dapat memahami aplikasi komputer akuntansi, sehingga memudahkan mereka untuk dapat cepat beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang mengiringi pekerjaan profesional akuntansi
Gede Adi Yuniarta adalah dosen akuntansi di Universitas Pendidikan Ganesha. Sampai dengan saat ini sangat konsen dengan perkembangan teknologi yang menyertai perkembangan akuntansi. Untuk meningkatkan kemampuan profesional bidang akuntansi selain aktif mengikuti pendidikan dan pelatihan juga aktif sebagai akuntan senior di Kantor Akuntan Publik dan sebagai konsultan akuntansi di beberapa perusahaan di Bali.
KATA PENGANTAR Dewasa ini tidak ada pekerjaan akuntansi tanpa menggunakan
komputer.
Berbagai
perangkat
aplikasi
komputer akuntansi telah berkembang dan digunakan diberbagai entitas. Kemampuan mengkombinasikan ilmu akuntansi dan komputer menjadi mutlak dan syarat minimal yang harus dikuasai oleh para akuntan. Buku ini merupakan penyempurnaan dari buku Komputer Akuntansi Terpadu yang telah diterbitkan penulis di tahun 2009. Penyempurnaan dititik beratkan pada penambahan konten media pembelajaran sebagai sarana untuk memudahkan pemahaman cara kerja dari aplikasi computer akuntansi. Buku ini menyajikan bagaimana cara kerja aplikasi komputer akuntansi. Buku ini juga dilengkapi dengan berbagai kasus akuntansi baik untuk perusahaan jasa, dagang dan manufaktur. Buku ini terdiri dari 6 Bab, yang meliputi : (1) Akuntansi Manual dan Komputer Akuntansi, (2) MYOB Accounting, (3) Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Jasa, (4) Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Dagang, (5) Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Manufaktur, dan (6) Kasus
Komprehensif
yang
mengetengahkan
masalah
akuntansi komprehensif yang dilengkapi dengan bukti-bukti |Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu
i
transaksi. Dengan mempelajari buku ini diharapkan pembaca dapat memahami aplikasi komputer akuntansi, sehingga memudahkan mereka untuk dapat cepat beradaptasi dengan perkembangan
teknologi
yang
mengiringi
pekerjaan
profesional akuntansi. Penulis menyadari bahwa buku ajar ini jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran sangat diperlukan demi kesempurnaan buku ini. Semoga buku ini dapat memberikan manfaat bagi para pengguna.
Singaraja, Juni 2013
Penulis.
|Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu
ii
DAFTAR ISI Kata Pengantar…………………………………. i Daftar Isi ……………………………………… iii Bab I Akuntansi Manual dan Komputer Akuntansi ……………………………… 1 1.1 Siklus Akuntansi Manual ……………..... 2 1.2 Akuntansi Berbasis Komputer ………… 6 1.3 Program Akuntansi Terpadu …………….7 1.4 Siklus Akuntansi Komputer ……………. 15 Bab II
MYOB Accounting …………………. 18
2.1 Pendahuluan …………………………… 20 2.2 Sekilas mengenai MYOB Accounting….. 22 2.3 Konfigurasi Sistem …………………...... 35 2.4 Memulai Program MYOB Accounting …. 36 2.5 Mengaktifkan File Data Akuntansi………. 39 2.6 Membuat Data Akuntansi Baru ………
41
2.7 General Ledger ………………………
50
2.8 Kartu Pelanggan, Pemasok dan Karyawan 60 2.9 Bekerja dengan Cashbook ( Chequebook ). 68 2.10 Persediaan ( Inventory ) ………………. 77 2.11 Pembelian ( Purchases ) ……………….. 88 2.12 Penjualan ( Sales ) ……………............... 98
|Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu
iii
Bab III Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Jasa……………............. 112 3.1 Pendahuluan …………………………….113 3.2 Latihan ………………………………….114 Bab IV Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Dagang …………….……132 4.1 Pendahuluan …………………………….133 4.2 Latihan ……………………………….….138 Bab V Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Manufaktur..……….… …163 5.1 Pendahuluan …………………………….164 5.2 Latihan …………………………………168 Bab VI Kasus Komprehensif ………………..175 Kasus Pada UD Nararta ………………175 Daftar pustaka …………………………………201
|Aplikasi Komputer Akuntansi terpadu
iv
BAB I Akuntansi Manual dan Komputer Akuntansi Standar Kompetensi : 1. Memahami Konsep dasar siklus akuntansi komputer, serta membedakannya dengan siklus akuntansi manual. Indikator Pencapaian : Setelah proses belajar mengajar pada bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1. Memahami siklus akuntansi manual. 2. Memahami konsep dasar akuntansi berbasis komputer. 3. Memahami konsep dasar Program Akuntansi Terpadu. 4. Memahami siklus akuntansi komputer.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
1
BAB I AKUNTANSI MANUAL DAN KOMPUTER AKUNTANSI 1.1
Siklus Akuntansi Manual Untuk sekedar mengingatkan ada baiknya perlu
kita bahas sedikit mengenai dasar- dasar akuntansi terutama siklus akuntansi secara manual kemudian akan kita bandingkan dengan tahapan yang dilakukan bila menggunakan komputer akuntansi terpadu. Siklus atau daur akuntansi adalah proses yang dilakukan dalam penyusunan laporan keuangan. Siklus Akuntansi tersebut terdiri dari kegiatan–kegiatan sebagai berikut : a. Tahap Transaksi : 1. Pembuatan
atau
penerimaan
bukti
transaksi. 2. Menganalisa transaksi b. Tahap Pencatatan :
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
2
1. Pencatatan dalam Jurnal umum (buku harian) c. Tahap penggolongan : 1.
Pemindah bukuan (posting) ke Buku Besar.
d. Tahap Pengikhtisaran : 1. Pembuatan Neraca Saldo. (trial balance) 2. Pembuatan Neraca Lajur dan Jurnal Penyesuaian (adjusment) 3. Penyusunan Laporan Keuangan 4. Pembuatan
Jurnal
Penutup
(closing
entries) 5. Pembuatan Neraca Saldo Penutup (post closing trial balance) 6. Pembuatan
Jurnal
Balik
(reversing
entries) e. Tahap Pelaporan : 1. Pelaporan Laporan Keuangan Siklus tersebut dapat mengalami penambahan jika ada jurnal pembalik (Reversing Journal). Jurnal pembalik tersebut diletakkan antara urutan sembilan dan satu. Gambaran siklus akuntansi tersebut masih sederhana, sebab untuk pencatatan transaksi hanya dilakukan pada jurnal umum. Biasanya siklus ini hanya dipakai untuk Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
3
perusahaan kecil, dimana lalu lintas transaksi tidak terlalu sering. Sedangkan untuk perusahaan yang lebih besar, atau perusahaan yang lalu lintas transaksinya lebih padat akan memerlukan beberapa jurnal khusus (Special Journals). Jurnal khusus ini bias saja berbeda untuk setiap perusahaan, tergantung transaksi apa yang sering terjadi. Namun umumnya jurnal khusus terdiri dari : 1. Jurnal Khusus Penjualan ( Sales Journal ) Umumnya digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Komponen masukannya terdiri dari kode pelanggan, nama pelanggan, nomor invoice / faktur, piutang dagang ( debet ) dan penjualan (kredit ). 2. Jurnal khusus Penerimaan kas ( Cash Receipts Journal ) Umumnya
digunakan
untuk
mencatat
penerimaan kas dan penjualan secara tunai. Komponen
masukannya
terdiri
atas
kode
pelanggan, nama pelanggan, Saldo kas (debet ), saldo penjualan ( kredit ), saldo potongan penjualan ( debet ) dan saldo piutang dagang. 3. Jurnal Khusus Pembelian ( Purchases Journal ) Umumnya digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
kredit.
Komponen
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
masukannya 4
terdiri atas kode pemasok, nama pemasok, termin pembayaran, pembelian ( debet ) dan hutang dagang ( kredit ). 4. Jurnal Khusus Pengeluaran Kas ( Cash Payments Journal ) Umumnya digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran hutang dagang serta pembayaran biaya lainnya yang berkaitan dengan pembelian secara kredit. Komponen masukannya terdiri atas kode pemasok, nama pemasok, nomor cek, hutang dagang (debet ), biaya angkut pembelian ( debet ), potongan pembelian ( kredit ) dan kas di bank ( kredit ). Dengan adanya penambahan jurnal khusus tersebut, maka buku besasr pun harus mengalami penambahan untuk informasi khusus berkaitan dengan informasi pada jurnal khusus tersebut. Buku besar tambahan ini disebut buku besar pembantu ( Subsidiary Ledgers ). Jika jurnal khususnya seperti tersebut diatas, maka buku besar pembantu terdiri atas : 1. Buku besar pembantu piutang dagang ( Accounts Receivable subsidiary ledger ) Berisi akumulasi perhitungan piutang dagang per pelanggan (costumer ).
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
5
2. Buku besar pembantu hutang dagang ( Accounts payable subsidiary ledger ). Berisi akumulasi perhitungan hutang dagang per pemasok ( vendor ). Dengan penambahan jurnal khusus dan buku besar pembantu tersebut, maka bagan siklus akuntansi mengalami perubahan namun pada dasarnya tetap sama. 1.2 Akuntansi Berbasis Komputer Revolusi dalam informasi dan komunikasi telah mendorong kemajuan dalam teknologi, produk
dan
masyarakat
proses
serta
terbentuknya
informasi. Dunia usaha
dituntut
untuk tampil adaptif terhadap perubahan yang terjadi dengan perbaikan strategi dan operasi perusahaan
agar
dapat
bertahan
dalam
kompetisi dunia usaha yang semakin ketat. Salah satu unsur strategis organisasi bisnis adalah olah data akuntansi secara cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan bisnis. Penggunaan
alat
bantu
komputer
(computerized) sebagai pendukung dalam bidang akuntansi sudah merupakan kebutuhan mutlak. Dunia usaha tidak hanya membutuhkan tenaga Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
6
terampil
dalam
memahami
konsep
dasar
akuntansi secara manual tapi juga penguasaan dengan
alat
bantu
komputer
yang
semakin
canggih dan mudah dioperasikan merupakan iklim yang kondusif bagi dunia bisnis yang dinamis. 1.3 Program Akuntansi Terpadu Komputer bukan saja merupakan alat mengetik tetapi sudah dimanfaatkan lebih dari itu,baik itu berupa program maupun aplikasinya. Akuntansi juga dapat memanfaatkan kemajuan teknologi komputer. Jadi akuntansi
dalam
komputer
itu
tidak
hanya
memanfaatkan komputer untuk mengetik saja tetapi lebih dari itu sehingga kita sebut dengan akuntansi berbasis komputer. Dengan bantuan komputer kita dapat menyelesaikan kasus –kasus akuntansi dengan mudah asal kita tahu tahu caranya. Bantuan yang diberikan oleh komputer kepada kita berupa program akuntansi terpadu. Program Akuntansi Terpadu merupakan program komputer dimana
kita
hanya
menginput
data
awal
perusahaan ( Nama perusahaan ,alamat,telp,ijin dll ) juga beberapa jurnal, bahkan hanya dengan mengisi formulir seperti faktur kita sudah dapat Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
7
menghasilkan
laporan
keuangan.
Jadi
proses
akuntansi yang lain itu sudah diselesaikan secara otomatis. Program
komputer
akuntansi
terpadu
(integrated software) adalah sebuah program yang dibuat untuk olah data akuntansi secara padu. Program ini biasanya terdiri dari modul: General Ledger, Kas/Bank, Pembelian, Penjualan. Persediaan dan fasilitas untuk mencatat data pelanggan maupun pemasok. Modul tersebut bekerja
secara
terpadu
(integrated)
dengan
tingkat koordinasi yang sangat tinggi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian akan berpengaruh terhadap modul yang lain. Pemakai
cukup
men-set
data
awal
perusahaan, mencatat transaksi (hanya sebagian kecil
yang
dijurnal
seperti
pada
akuntansi
manual), tanpa harus melakukan proses posting (seperti akuntansi manual) untuk mendapatkan laporan keuangan. Laporan keuangan diproses secara otomatis oleh komputer yang dicetak setiap saat diperlukan dengan kecermatan yang tinggi dalam waktu yang relatif singkat. Jika dibandingkan dengan sistem akuntansi manual,
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
8
akuntansi
berbasis
komputer
mempunyai
beberapa keunggulan diantaranya: 1. Kecepatan proses. Sistem komputer dapat menghasilkan informasi keuangan relatif cepat bila dibanding dengan manual kerena komputer dapat melaksanakan beberapa pekerjaan
secara
bersamaan
dengan
kecepatan yang tinggi. 2. Volume output yang dihasilkan dari proses pengerjaan
yang
cepat
menyebabkan
volume transaksi yang dikerjakan menjadi lebih
banyak,
sehingga
volume
hasil
semakin meningkat. 3. Pencegahan kekeliruan, tingkat ketelitian dan kepatuhan komputer jauh lebih tinggi dari manusia, pemakaian komputer dapat mengurangi banyak kekeliruan. 4. Posting
dilakukan
secara
otomatis
dilakukan setiap saat selesai mencatat transaksi (real time) sehingga mengurangi pekerjaan
pembukuan
dengan
tingkat
ketelitian yang tinggi. 5. Penyusunan laporan keuangan diproses secara otomatis dan dapat dicetak setiap waktu
sehingga
memudahkan
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
pemakai 9
laporan
keuangan
dalam
pengambilan
keputusan yang sifatnya mendadak. 6. Pencetakan
dokumen
dapat
dilakukan
berulang kali dalam waktu relatif singkat dengan ketelitian yang sangat tinggi dan terinci
sehingga
sangat
memudahkan
penggunan informasi akuntansi. Pertanyaannya adalah dimana kita ( suatu perusahaan ) mendapatkan program akuntansi terpadu itu : 1. Dengan membuat program sendiri ( dengan harapan SDM perusahaan mencukupi ) a. dengan bahasa pemrograman ( Data Base, Foxpro dll ) b. dengan membuat program aplikasi seperti memanfaatkan program Excel pertanyaan yang mungkin timbul mampukah SDM perusahaan bersangkutan menghasilkan program yang dapat dijamin kualitas dengan tingkat kekomplekan akuntansi yang sangat tinggi. Apabila SDM perusahaan mampu maka cara ini memiliki kelebihan antara lain program dibuat sesuai dengan kebutuhan dan
biaya
pembuatan
program
dapat
dihemat. Sedangkan kelemahannya adalah Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
10
program yang dibuat tidak menjalani uji coba yang cukup. 2. Memesan program ke pihak luar perusahaan yang
profesional
mengkhususkan
diri
membuat program komputer. Biasanya tenaga intern perusahaan sebagai sumber informasi bagi programmer untuk membuat
program
kerjasama
antara
sehingga
diperlukan
perusahaan
dan
programer. Kelebihan dari cara ini adalah program yang dihasilkan lebih dapat diandalkan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan kelemahannya
biaya
yang
dikeluarkan
biasanya lebih mahal dan apabila ada perubahan kebutuhan harus mengeluarkan biaya tambahan. 3. Menyewa jasa dan program dari konsultan (akuntansi ) Perusahaan
dapat
menyewa
seorang
konsultan professional yang memang ahli dibidang akuntansi dan komputer sehingga program yang dihasilkan dapat diandalkan, sedangkan
kelemahannya
dalam
jangka
panjang perusahaan akan selalu tergantung Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
11
dengan pihak konsultan sehingga akan meningkatkan
operational
costing
perusahaan. 4. Membeli
program
Perusahaan
dapat
akuntansi
standar.
membeli
program
akuntansi standar (dengan memanfaatkan software
Akuntansi
yang
sudah
jadi)
program yang dihasilkan biasanya dibuat oleh
tenaga
yang
professional,
telah
menjalani uji coba yang cukup dan selalu mengalami
perkembangan
dan
penyempurnaan. Kelebihan dari progranm ini biasanya biaya untuk mendapatkannya relatif lebih murah dan mudah untuk dijalankan.
Beberapa
akuntansi
standar
contoh seperti
program DacEasy
Accounting, Accpacc, Platinum, Mikrosoft Money, Quiken, Peactree, SAP, MYOB Accounting dll. Mengapa dalam mata kuliah ini dipilih untuk mempelajari Software Akuntansi yang sudah jadi : 1. Program terintegrasi dan inovatif. Hampir setiap program akuntansi standar dibuat terintegrasi hal ini dapat dilihat dari Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
12
modul yang dimilikinya. Selain itu program tersebut
juga
inovatif
karena
selalu
mengalami penyempurnaan. 2. Karena di dalam program bersangkutan sangat lengkap dan kompleks sehingga mahasiswa akan belajar banyak tentang Akuntansi. 3. Karena dibuat oleh pihak yang sudah dijamin kemampuannya ( Profesional ). 4. Karena sangat banyak dimanfaatkan oleh dunia usaha ( perusahaan ). 5. Berbasis system operasi windows / linux . system
operasi
yang
saat
ini
banyak
digunakan adalah berbasis windows. Jika meemukan software akuntansi yang masih berbasis DOS sebaiknya dipertimbangkan secara
lebih
mendalam
untuk
menggunakannya. 6. Mudah diperoleh dengan harga terjangkau. 7. mudah digunakan dan diimplementasikan. Salah satu tujuan menggunakan komputer untuk olah data akuntansi adalah mudah digunakan dan yang lebih penting tidak menciptakan ketergantungan kepada pihak lain. Software akuntansi yang ada biasanya Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
13
mudah untuk dioperasikan hal ini dapat dilihat dari tampilan modulnya. 8. Pembuatan
laporan
keuangan
secara
otomatis, lengkap dan akurat. 9. kemampuan menampilkan laporan keuangan cepat, mudah dan komparatif. Salah satu tujuan penggunaan alat Bantu komputer
adalah
menampilkan
laporan
keuangan secara cepat dan mudah khususnya jika diperlukan secara mendadak. 10. Sistem keamanan data memadai. Faktor keamanan data akuntansi merupakan salah satu hal penting bagi perusahaan. Keamanan data akuntansi tersebut dijamin oleh software akuntansi dengan adanya fasilitas password. 11. Dengan mempelajari Software Akuntansi yang sudah ada diharapkan mahasiswa nantinya : a.
Menguasai
Software
bersangkutan sehingga dapat diaplikasikan
ditempat
bekerja. b.
Karena
Software
tersebut
sangat lengkap ( Kompleks) Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
14
sehingga
dengan
menguasainya
diharapkan
secara tidak langsung akan menguasai
Software
Akuntansi
yang
lain.
(maksudnya bila sudah terjun kedunia
kerja
walaupun
ditempat kerja menggunakan Software Akuntansi lain tetapi secara
prinsip
program
tersebut pasti sama sehingga tidak
terlalu
beradaptasi, yang
lama
untuk
apalagi
kalau
digunakan
program
buatan sendiri / lokal pasti akan
lebih
menguasainya
mudah karena
program lokal biasanya tidak lengkap / kompleks karena dibuat
sesuai
dengan
kebutuhan ). 1.4
Siklus Akuntansi Komputer Penggunaan komputer dalam berbagai bidang
selalu memiliki manfaat kemudahan dan kecermatan Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
15
begitu pula penmanfaatan komputer dalam akuntansi. Siklus akuntansi yang sudah dibahas di awal buku ini merupakan tahapan yang dilakukan dalam menyusun laporan keuangan secara manual. Dalam siklus tersebut banyak tahapan manual yang harus dilalui dari adanya transaksi sampai menjadi laporan keuangan. Apabila kita menggunakan komputer akuntansi maka banyak tahapan tersebut yang tidak kita kerjakan karena banyak tahapan yang sudah dikerjakan secara otomatis oleh komputer. Dalam operasional komputer akuntansi terpadu pemakai cukup men-set data awal perusahaan, mencatat transaksi hanya sebagian kecil yang dijurnal seperti pada akuntansi manual dalam artian ada transaksi yang memang harus dijurnal namun ada transaksi yang tidak perlu dijurnal hanya dengan menyelesaikan bukti transaksi maka transaksi tersebut sudah dijurnal secara otomatis , selain itu
proses posting (seperti
akuntansi manual) untuk mendapatkan laporan keuangan
tidak
perlu
keuangan
diproses
dilakukan.
secara
Laporan
otomatis
oleh
komputer yang dicetak setiap saat diperlukan dengan kecermatan yang tinggi dalam wak tu yang relatif singkat. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
16
Kisi – kisi Asesmen Kompetensi Indikator Strategi Asesmen Pencapaian Metode Bentuk No. Asesmen Tagihan Soal Menguasai 1. Memahami Tes Tulis Uraian 1 substansi
siklus
bidang
akuntansi
ilmu atau
manual.
keahlian di bidang komputer akuntansi
2. Memahami Tes Tulis
Uraian
2
Uraian
3,4,5
Uraian
6,7
konsep dasar akuntansi berbasis komputer. 3. Memahami Tes Tulis konsep dasar Program Akuntansi Terpadu. 4. Memahami Tes Tulis siklus akuntansi komputer
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
17
BAB II MYOB Accounting Standar Kompetensi : 1. Menguasai Substansi bidang studi atau keahlian dibidang komputer akuntansi 2. Mampu mengaitkan dan mengaplikasikan bidang studi dan materi kurikulum bidang studi yang berlaku sesuai dengan konteks atau lingkungan 3. Mengembangkan konsep ilmu dan teknologi Indikator Pencapaian : Setelah proses belajar mengajar
pada Bab ini
mahasiswa diharapkan dapat : 1. Memahami tentang MYOB Accounting secara umum. 2. Mengetahui
Konfigurasi
sistem
MYOB
Accounting. 3. Dapat memulai program MYOB Accounting. 4. Dapat mengaktifkan file data akuntansi. 5. Dapat membuat file data akuntansi baru. 6. Memahami dan bekerja dengan modul General Ledger. 7. Memahami dan dapat bekerja dengan modul kartu pelanggan, pemasok dan karyawan. 8. Memahami dan bekerja dengan modul Cashbook. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
18
9. Memahami dan bekerja dengan modul Persediaan ( Inventory ). 10. Memahami dan bekerja dengan modul pembelian ( Purchases). 11. Memahami dan bekerja dengan modul penjualan (Sales ). 12. Menguasai keterkaitan program akuntansi terpadu dengan siklus akuntansi manual 13. Mampu mengembangkan dan mengaitkan konsep dalam komputer akuntansi terpadu dengan kasus akuntansi 14. Mampu
menggunakan
dan
memanfaatkan
program komputer akuntansi terpadu untuk menyelesaikan kasus akuntansi
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
19
BAB II MYOB ACCOUNTING 2.1. Pendahuluan Seperti yang telah kita bahas pada bab I, komputer
akuntansi
Terpadu
merupakan
suatu
program akuntansi standar yang banyak memberikan keuntungan kepada kita didalam olah data akuntansi karena sangat banyak tahapan kerja akuntansi dalam siklus akuntansi manual yang tidak perlu kita kerjakan bila kita menggunakan komputer akuntansi terpadu. Pertanyaaannya sekarang adalah dari sekian banyak program komputer akuntansi terpadu yang ada mana yang kita pilih untuk kita gunakan mengingat sangat banyak software akuntansi yang beredar dipasaran seperti : DacEasy Accounting, Accpacc, Platinum, Mikrosoft Money, Quiken, Peactree, SAP, MYOB Accounting dll. Pada prinsipnya setiap program akuntansi yang ada pasti memiliki persamaan prinsip mengenai akuntansi karena dalam program tersebut sudah pasti menggunakan prinsip – prinsip akuntansi yang berlaku umum baik dalam hal perlakuan akuntansi maupun penyajian laporannya sehingga dapat dipastikan setiap program yang ada pasti memiliki persamaan prinsip mengenai akuntansi dan walaupun ada perbedaan sudah pasti perbedaan tersebut tidak terletak pada konsep dan prinsip akuntansinya melainkan Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
20
hanya
perbedaan
format
penyajian
sehingga
bukan
merupakan suatu perbedaan yang signifikan. Dalam mata kuliah ini kita akan menggunakan program MYOB Accounting dalam menyelesaikan kasus – kasus akuntansi. Mengapa dalam mata kuliah ini kita membahas
MYOB
Accounting : 1. Karena semua manfaat dan keunggulan komputer akuntansi terpadu yang sudah kita bahas dalam Bab I sudah dimiliki oleh program MYOB Accounting. 2. Saat
ini
software
ini
sedang
banyak
dimanfaatkan oleh perusahaan. 3. Karena dalam program ini sangat lengkap tidak saja berisi aplikasi akuntansi secara umum namun sudah berisi perhitungan – perhitungan keuangan lain seperti pajak (PPN), multicurrency. 4. Karena direkumendasikan untuk hampir semua jenis usaha ( 105 jenis usaha). 5.
Karena dalam program ini dapat
dihasilkan
sekitar 140 jenis laporan keuangan. 6. karena juga dilengkapi dengan berbagai laporan analisa terhadap posisi keuangan perusahaan. 7. Karena
program
ini
terus
mengalami
perkembangan dengan adanya Versi – versi baru
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
21
Catatan : Perlu untuk diingatkan bahwa tujuan utama dari
mata
kuliah
ini
tidak
hanya
untuk
menguasai MYOB Accounting saja tetapi lebih ditekankan
supaya
mahasiswa
dapat
memahami karakteristik program komputer akuntansi dengan
terpadu
secara
umum
MYOB
memahami
sehingga
Accounting
diharapkan mahasiswa dapat dengan mudah beradaptasi
untuk
menyelesaikan
kasus
akuntansi bila dihadapkan dengan program komputer akuntansi lainnya seperti: DacEasy Accounting, Accpacc, Platinum, Mikrosoft Money, Quiken, Peactree, SAP, dll.
2.2 Sekilas Mengenai MYOB Accounting MYOB accounting merupakan program komputer akuntansi terpadu standar dengan berbasis Windows dari MYOB Limited. Produk yang dikeluarkan oleh MYOB Limited antara lain adalah MYOB Accounting (Plus), MYOB Premier Accounting, MYOB Asset Manager dan MYOB Retail Manager. Software tersebut cocok diterapkan untuk kondisi bisnis di Indonesia untuk Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
22
skala kecil dan menengah. Berbagai keunggulan antara lain: penggunan relatif mudah dan dapat dikuasai dalam waktu singkat, menampung transaksi hingga miliaran rupiah, serta dapat digunakan pada berbagai jenis perusahaan (lebih dari 105 jenis perusahaan). Ilustrasi program aplikasi komputer akuntansi ini dapat dicermati sebagai berikut : Tampilan awal program dengan contoh kasus “UD Narartha”. Dapat digunakan untuk memahami system akuntansi untuk perusahaan dagang dengan menunjukkan keterkaitan antar departemen dengan fungsinya masingmasing termasuk sistem akuntansinya yang terdiri atas Accounts, Banking, Sales, Time Billing, Purchases, Payroll, Inventory dan Card File.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
23
Tampilan Accounts List, dimanfaatkan untuk menjelaskan dan memahami system akuntansi terkait dengan bagan perkiraan termasuk didalamnya system pengkodean rekening dan sistematika pengelompokan perkiraan yang sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan yang teridiri atas : Assets, Liability, Equity, Income, Costof sales, Expense, Other Income dan Other Expense.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
24
Tampilan media Historical Sale ini digunakan untuk memahami alur dari mekanisme pengisian saldo awal buku bantu. Dalam proses pengisian saldo awal pengguna diharapkan akan memperoleh gambaran keterkaitan antara data based dari kartu bantu seperti data customer, kartu bantu hutang atau piutang, buku besar dan juga keterkaitannya ke neraca saldo dan laporan keuangan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
25
Tampilan media ini digunakan untuk pemahaman akan fungsi invoice untuk penjualan. Dalam proses penjualan ini pemahaman
yang diperoleh adalah keterkaitan transaksi
penjualan terhadap data persediaan, data piutang dagang, termin
penjualan,
perjanjian
bisnis
termasuk
juga
keterkaitannya terhadap perpajakan (PPN) dan pendapatan lain-lain
perusahaan
seperti
penerimaan
dari
ongkos
angkutan. Manfaat sejenis juga dapat dilihat dalam invoice pembelian.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
26
Tampilan media ini menunjukkan bagaimana transaksi keuangan yang sudah kita proses sehingga menjadi jurnal. Jurnal ini sudah dikelompokkan ke dalam beberapa jurnal khusus seperti: General, Disbursements, Receipts, Sales, Purchases dan Inventory. Media ini juga dapat dimanfaatkan untuk pemahaman lebih lanjut siklus akuntansi dari jurnal yang diposting ke buku besar sampai akhirnya menjadi laporan keuangan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
27
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
28
Tampilan media items list ini dimanfaatkan untuk memberikan pemahaman keterkaitan antara data persediaan atau kartu persediaan dengan rekening di buku besar. Dalam proses penyiapan data persediaan ini pengguna akan berpikir kritis untuk mensetting data persedian sehingga akan terkait dengan proses penjurnalan sehingga data yang ada di persediaan akan sama dengan data yang muncul dilaporan keuangan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
29
Tampilan media ini dimanfaatkan untuk menjelaskan proses pengisian saldo awal persediaan. Dalam pengisian saldo awal ini akan diketahui keterkaitannya terhadap bagan perkiraan menyangkut kuantitas dan unit costnya.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
30
Dalam tampilan media cards list akan dapat dimanfaatkan sebagai media pemahaman buku Bantu hutang dagang dan piutang dagang. Dalam card list ini kita dapat membuat data based custumer, supplier, employee dan personal termasuk juga keterkaitannya ke buku besar hutang dagang dan buku besar piutang dagang.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
31
Media card Information ini merupakan salah satu contoh data based customer yang dapat dikaitkan ke buku besar piutang dagang yang menunjukkan jumlah piutang dagang dari custumer.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
32
Media Item Information ini selain dapat dimanfaatkan untuk data based persdiaan juga akan dapat menumbuhkan berpikir kritis pengguna karena dalam media ini diharapkan kemampuan untuk mensetting bagan perkiraan yang terkait dengan pembelian, penjualan dan penyimpanan persediaan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
33
Media ini menunjukkan Laporan keuangan yang dihasilkan dari siklus akuntansi. Media ini juga dapat dimanfaatkan untuk menumbuhkan kemampuan berpikir kritis dalam menganalisa laporan keuangan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
34
Selain media yang sudah ditampilkan tadi masih banyak lagi yang dapat dimanfaatkan sebagai media pembelajaran namun karena keterbatasan maka contoh diatas sudah dapat kiranya mewakili media pembelajaran tersebut. 2.3 Konfigurasi Sistem Untuk mengoprasikan MYOB Premier disebut
MYOB)
secara
optimal,
(selanjutnya minimal
membutuhkan konfigurasi system sebagai berikut:
Komputer PC dengan prosesor Pentium (atau ekuivalen) dengan kecepatan 200 MHZ atau lebih, minimal RAM 32 MB, harddisk dengan kapasitas besar, dan CD ROM drive.
Sistem
operasi
berbasis
Windows
95/98/2000/ME, Windows NT, Mac OS atau Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
35
yang terbaru (baca buku MYOB priority Kit & Registration yang disertakan pada saat membeli Program)
Monitor warna VGA resolusi minimum 640x480 pixels, mouse, printer (optional) modem (optinal), dan peralatan backup.
2.4 Memulai Program MYOB Setelah
proses
penginstalan
program
MYOB
dilaksanakan, selanjutnya anda dapat mengoprasikan dengan cara:
Klik shortcut MYOB Premier pada layar komputer atau
Plih
tombol
start-Programs
pilih
MYOB
Premier v3 – MYOB Premier. Jendela
start-up
MYOB
ditampilkan
seperti
gambar berikut.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
36
Selanjutnya anda memilih salah satu tombol berikut ini:
Open
your MYOB data file
Create
a new MYOB data file
Pilihan
ini
digunakan
untuk
mengaktifkan salah satu data akuntansi yang ada. MYOB
Accounting
merekomendasi dapat digunakan pada 105 jenis usaha, seandainya perusahaan akan men set-up data akuntansi
sesuai
dengan
kebutuhan atau membuat data baru, klik pilihan ini. Setiap jenis usaha yang dipilih secara Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
37
otomatis
sudah
menyertakan
daftar atau bagan akun (chart of account) yang
dalam
dapat
bahasa
dirubah
inggris kedalam
bahasa lain, termasuk bahasa Indonesia.
Explorer
The sample company
Pilihan
ini
digunakan
mengaktifkan
contoh
akuntansi
Clearwater
International. mejelajah secara
data
Anda
cacatan
dapat akuntansi
lengkap
terrmasuk
pencatatan transaksi dan laporan keuangan dalam mengklik bagian yang diinginkan.
What’s New In this version
Klik
tombol
ini
anda
mendapatkan penjelasan dari
berbagai
tambahan
program
perbedaannya
akan
fasilitas
ini
dan
dengan
versi
sebelumnya. Exit MYOB Premier
Klik tombol ini jika anda akan mengakhiri program MYOB.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
38
2.5 Mengaktifkan File data Akuntansi Proses untuk mengaktifkan file dan data akuntansi dilakukan dengan langkah: 1. Klik tombol Open your MYOB data file, apabila mengaktifkan data bersamaan dengan mengaktifkan program MYOB. Atau, melalui menu File-Open jika anda telah mengakifkan file lain. Jendela Open diaktifkan.
2.
Tentukan posisi drive dan folder penempatan data akuntansi, selanjutnya klik nama file yang akan diaktifkan daftar file yang terdapat pada field File Name.
3.
Klik tombol OK. Jendela Sign-On ditampilkan
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
39
4.
Isi identitas pengguna pada field User ID, default nilai berasal dari identitas yang ditentukan wa ktu memasang sistem operasi. Isikan juga password ke field Password dilanjutkan klik tombol OK. Jika pengguna pertama kali menggunakan MYOB, akan ditampilkan jendela Welcome!. Periksa identitas tersebut, jika salah klik Cancel dan perbaiki kembali. Jika isian sudah benar klik tobol OK. Prompt verifikasi data ditampilkan.
5.
Klik tombol No jika anda akan mengabaikan atau Yes untuk memverifikasi data. Jika pilihan anda No. MYOB akan segera menampilkan jendela (default) Command Centre General Ledger. Jika jawaban anda Yes, jendela konfirmasi untuk verifikasi data ditampilkan.
6.
Klik tombol Cancel jika dibatalkan atau tombol OK dengan memverifikasi data. Jika pilihan anda OK,
MYOB
segera
memverifikasi
data,
klik
tombol OK selesai proses. MYOB akan segera menampilkan jendela (default) Command Centre General Ledger seperti tampilan dalam gambar berikut ini.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
40
2.6
Membuat Data Akuntansi Baru
Pembuatan data akuntansi baru disini maksudnya adalah
memperisapkan
data
awal
perusahaan.
Kegiatan ini merupakan kegiatan awal yang dilakukan apabila suatu perusahaan baru mulai menggunakan MYOB Accounting. Kegiatan ini hanya dilakukan sekali
yaitu
menggunakan
pada
saat
program,
awal
perusahaan
setelah
itu
kita
mulai hanya
memasukkan transaksi saja. Data awal perusahaan terdiri dari : 1. Nama perusahaan 2. Alamat perusahaan termasuk no. telp. Fax dll 3. Data ijin usaha dan NPWP ( Nomor Pokok Wajib Pajak ) 4. Data kebijakan akuntansi dalam hal periode akuntansi,
awal
bulan
dan
akhir
bulan
pembukuan. 5. Pembuatan daftar akun ( perkiraan) lengkap dengan kode perkiraan 6. Tempat menyimpan data akuntansi ( folder yang digunakan ) Prosedur untuk membuat file data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut: 1. Aktifkan program MYOB dan klik tombol Create a New MYOB data File dari jendela Start-Up. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
41
Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Welcome ditampilkan. Jendela ini menunjukkan langkah pertama dari sebelas langkah untuk membuat fike baru. Jendela ini juga dapat ditampilkan melalui menu FileNew, ketika Anda sedang bekerja dengan data lain. Posisi bagian bawah jendela sejumlah tombol dengan fungsi sebagai berikut: ? Help
Tombol
ini
berfungsi
untuk
mengaktifkan
fasilitas bantuan.
Cancel
Tombol
ini
berfungsi
untuk
membatalkan proses pembuatan file data akuntansi
dan kembali ke
jendela Star-Up. < Back
Tombol ini berfungsi untuk kembali ke langkah sebelumnya jika Anda akan
menyunting
informasi
yang
telah diisikan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
42
Next >
Tombol
ini
berfungsi
umntuk
melanjutkan proses pembuatan file data ke langkah selanjutnya.
Finish
Tombol
ini
berfguingsi
untuk
mengakhiri proses pembuatan file data baru, selanjutnya data tersebut diaktifkan. 2. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses pembuatan
file
data
ke
langkah
berikutnya.
Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your
Company’s
Name
and
Address ditampilkan. Anda diminta mengisikan informasi pada
field -
field berikut ini:
Company
Name:
diisi
dengan
nama
perusahaan.
Address: diisi dengan alamat perusahaan.
Company Reg. Number : diisi dengan nomor izin atau tanda daftar perusahaan.
Informasi dalam jendela tersebut dapat ditunda dan diisikan pada saat data file diaktifkan. Jika anda Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
43
mengisikan informasi ini, gunakan mouse untuk berpindah field. Informasi yang telah diisikan akan ditampilkan dalam cetakan laporan dan berbagai formulir. 3. Klik tombol Next untuk melajutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your Company’s Registration Numbers ditampilkan. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang dimiliki oleh perusahaan dapat disisikan pada field GST Reg. Number. 4. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your Company’s Financial Year ditampilkan. Tentukan tahun fiskal dan bulan dasar pencatatan transaksi. Misal jika anda memulai pencata tan akuntansi pada tahun 2002 dan satu periode akuntansi diawali pada bulan Januari dan berakhir bulan Desember tahun yang sama, maka pada field:
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
44
Current Financial Year: diisi dengan tahun fiskal, dalam kasus ini 2002.
Last Mont of
financial Year: diisi dengan
bulan terakhir pada satu periode akuntansi, dalam kasus ini Desember, Klik drop-down untuk memilih bulan tersebut. 5. Klik tombol Next untuk melanjtkan proses ke langkah berikutnya, jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Your MYOB Premi er Conversion Month ditampilkan. Tentukan
awal
periode
akuntansi
field
Conversion Month: jika satu periode akuntansi siklusnya satu tahun (12 bulan), yang diawali dari Januari dan berakhir bulan Desember, maka pada field ini diisikan Januari. Klik dro p-down pada field tersebut untuk memilih bulan awal periode akuntansi. 6. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Choose a Chart of Account For Your Company ditampilkan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
45
Tentukan jumlah dalam satu periode
akuntansi
dengan mengklik salah satu pilihan Twelve atau Thirteen. Anda dapat memilih
periode dalam
satu periopde akuntansi yang biasanya satu tahun dengan pilihan 12 atau 13. Satu periode yang lazim diterapkan dalam dunia bisnis adalah satu tahun yang dapat dibagi dalam periode bulanan. MYOB menganggap satu periode akuntansi tersebut adalah satu tahun sehingga pencatatan
transaksi
selama
periode
tersebut
dibagi dalam 12. Periode ke-13 merupakan periode yang disiapkan untuk menampung penyesuaian pembukuan pada akhir periode akuntansi. Jika Anda
memilih
akuntansi
periode
(tahun)
dalam
adalah
13,
satu
periode
transaksi
pada
periode ke-13 ditandai dengan asteris (*) sebelum tanggal pencatatan. 7. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Review Your Entries ditampilkan. Informasi
yang
telah
diisikan
pada
langkah
keempat (Step 4 of 12) sampai dengan langkah Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
46
keenam (Step 6 of 12) ditampilkan dalam jendela ini. Anda diminta untuk meninjau kembali atau memeriksa
isian
tersebut.
Jika
anda
akan
memperbaiki informasi tersebut, isikan field yang ada atau klik drop-down dan pilih data yang benar. 8. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses langkah berikutnya. jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Choose a Chart of Acvcount For Your Company ditampilkan. MYOB memberikan kesempatan kepada Anda untuk memilih template daftar/bagan akun untuk perusahaan anda. Untuk melihat bagan akun terpilih, klik Zoom yang terdapat di sebelah kiri. MYOB Accounting menyediakan sekitar 105 jenis usaha yang sudah lengkap dengan daftar akun ( perkiraan ) namun apabila ingin membuat sendiri daftar akun yang diinginkan maka dapat juga memilih “ build Your own” pada jenis usaha, maksud dari “build your own” disini adalah kita dapat membuat sendiri bagan perkiraan sesuai dengan kebutuhan. 9. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses langkah berikutnya . Jendela The MYOB Premier Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
47
New Data File Assistant/ Enter Your User ID ditampilkan. Isikan identitas pengguna pada filed User ID, isian fiels ini berguna untuk mengetahui identitas pemakai
yang
mengubah
isian
file
data
perusahaan. 10. Klik tombol Next untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/Select File Access and Protokol ditampilkan. 11. Klik tombol Next >
untuk melanjutkan proses
ke langkah berikutnya. Jendela
The MYOB
Premier New Data File Assitant/Name Your New MYOB Premier Data File ditampilkan. Anda dimintai untuk memberi nama file data baru dan lokasi tempat penyimpanan file. Klik tombol Next
>,
selanjutnya
kotak
dialog
New
ditampilkan. Jika Anda telah mengisi nama perusahaan (Step 2 of 12), nama tersebut ditetapkan sebagai default nama file. Anda dapat mengubah atau menentuka n Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
48
nama
lain
dengan
ketentuan
tidak
boleh
menggunakan nama yang sama.
Field Drives : tentukan posisi drive untuk penempatan file data.
Filed Folder : tentukan nama folder tempat file data akan disimpan.
Field File Name : tentukan nama file data yang akan disimpan.
Setelah kotak dialog itu diisi, klik tombol OK. Tunggu
sejenak,
pembuatan
MYOB
daftar/bagan
akan
akun
memproses
sesuai
dengan
template yang telah Anda pilih. 12. Klik tombol Next > untuk melanjutkan proses ke langkah berikutnya. Jendela The MYOB Premier New Data File Assistant/That’s It! You’re Done ditampilkan. Informasi dalam jendela tersebut menunjukkan bahwa proses pembuatan file data baru telah selesai. Anda dapat mengakhiri proses ini dengan mengklik tombol Finish.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
49
2.7 General Ledger Fasilitas yang
terdapat dalam Command Centre
General Ledger digunakan untuk mengubah atau mencatat data awal perusahaan berupa nomor dan nama
akun
beserta
saldonya,
mengaitkan
akun,
mencatat transaksi, proses jurnal, dan sebagainya. Fasilitas
Jobs
List
dalam
General
Ledger
memungkinkan perusahaan memisahkan laporan Laba Rugi untuk masing-masing bagian/devisi atau proyek, jika perusahaan menghendaki masing -masing bagian tersebut sebagai “profit centres”. Jendela Command Centre General Ledger dapat diaktifkan melal ui tiga cara:
Klik
tombol
General
Ledger
pada
jendela
command centre, atau.
Klik tombol Ctrl + 1, atau
Melalui menu Command Centre pilihan General Ledger-Command Centre.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
50
Chart Of Account
Chart
of
Account.
Tombol
ini
berfungsi
untuk
membuka
jendela
Account
List.
Melalui
jendela
tersebut
Anda
menyunting, anggaran
dapat
membuat,
menghapus,
akun,
melihat
mengisi catatan
historis akun dan mengaitkan akun.
General Journal Entry
General Journal Entry. Tombol ini berfungsi
untuk
membuka
jendela
General Jurnal Entry. Digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat melalui menu lainnya. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
51
Transaction Jurnal
Transaction Journal. Tombol ini berfungsi
untuk
membuka
Transaction
jendela
Journal/General
Ledger. Anda dapat melihat transaksi yang dicatat melalui General Ledger maupun
semua
menu
(tab
All).
Tombol ini terdapat pada setiap menu dalam MYOB. Job List. Tombol ini berfungsi untuk Job List
membuka jendela Job List. Anda dapat mengisi
menetapkan,
menyunting,
anggaran
maupun
menganalisis aktivitas Jobs.
Pembuatan Daftar Akun ( Perkiraan ) Daftar Akun / Perkiraan ( chart of account ) ditampilkan dalam bahasa Inggris seperti terlihat dalam gambar berikut :
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
52
Melalui pilihan chart of account kita bisa mengganti nomor, nama, mengisi saldo dan anggaran akun, mengaitkan dan menghapus akun. Akun / perkiraan dikelompokkan menjadi : Assets ( aktiva ), Liability ( hutang ), Equity ( modal ), Income ( pendapatan ), Cost of Sales
( harga pokok ),
Expense ( beban ), Other Income ( pendapatan lain – lain ), Other Expense ( beban lain – lain ). Hal yang penting untuk di ingat adalah bahwa dalam MYOB
Accounting
pencatatan
nomor
akun
di
klasifikasikan sebagai berikut : 1.
Assets ( aktiva ) diawali nomor 1
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
53
2. Liability ( hutang/kewajiban ) diawali nomor 2 3. Equity ( modal ) diawali nomor 3 4. Income ( pendapatan ) diawali nomor 4 5. Cost of sales (harga pokok) diawali nomor 5 6. Expense ( biaya ) diawali nomor 6 7. Other Income diawali nomor 7 8. Other Expense (biaya lain – lain) diawali nomor 8 Nomor akun maksimal dapat dituliskan dalam lima dijit angka, misalnya 1-xxxx, 2-xxxx dan mempunyai struktur sampai dengan empat tingkatan atau level. Disamping itu akun juga dibagi dalam dua tipe yaitu Header dan Detail. Tipe Header merupakan induk akun atau akun yang masih memiliki sub level dibawahnya. Tipe Detail merupakan akun yang tidak memiliki sub level dibawahnya. Tipe Detail dibagi lagi menjadi : 1. Detail untuk akun biasa ( tidak berhubungan dengan urusan bank ) 2. Detail Cheque merupakan kelompok akun yang memiliki saldo di bank dan untuk setiap transaksi selalu memanfaatkan kertas berharga bank dalam bentuk cek, dsb.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
54
3. Detail Credit Card merupakan kelompok akun yang memiliki saldo dibank dan untuk setiap transaksi selalu memanfaatkan kartu kredit. Pembuatan atau penggantian akun dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Aktifkan jendela command center General Ledger. 2. Klik
tombol
Chart
of
Accounts,
jendela
Accounts List ditampilkan.
3. Klik
ikon
New
jendela
edit
Accounts
ditampilkan
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
55
4. Tentukan tipe akun dengan mengklik tombol pilihan : Header Account atau Detail Account. 5. Tentukan klasifikasi akun yang akan dibuat apakah : Assets, Liability ataupun yang lainnya. 6. Masukkan nomor akun pada field Account Numbers 7. Masukkan nama akun pada field Account Name 8. Klik tombol Ok jika proses pencatatan sudah selesai dan data yang dibuat sudah benar.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
56
9. Klik tombol New bila ingin membuat lagi akun baru. General Journal Entry Setelah Anda selesai menyiapkan pengaturan dalam Command Centre General Ledger, selanjutnya Anda dapat menggunakannya untuk mencatat t ransaksi, menggunakan fasilitas jobs maupun melihat jurnal transaksi. Jendela
General Journal Entry
yang
terdapat dalam Command Centre digunakan untuk mencatat
transaksi
yang
tidak
dicatat
melalui
Command Centre : Cashbook (versi Asia) atau Chequebook (versi Australia/Amerika), Sales, Time Billing, dan Purchases. Contoh transaksi yang dicatat melalui menu General Journal Entry. 1. Transfer uang : antar bank, bank ke kas, kas ke bank, pengisian dana kas kecil. 2. Piutang selain piutang dagang karena penjualan barang/jasa kegiatan utama perusahaan. 3. Pembelian aktiva tetap, secara tunai maupun kredit. 4. Hutang, selain hutang dagang karena pembelian barang sebagai kegiatan utama perusahaan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
57
5. Pencatatan modal, prive, deviden dan yang terkait dengan modal. 6. Pendapatan selain kegiatan utama perusahaan, misal pendapatan bunga bank, sewa ruang. 7. Pembayaran biaya produksi, administrasi dan umum termasuk pembayaran pajak. 8. Biaya lain-lain seperti bunga bank, pajak atas bunga bank, denda dan lain-lain. Contoh :tanggal 5 Januari 2009, Perusahaan menarik uang tunai dari Bank BCA-IDR ke akun Kas Ditangan sebesar Rp. 2.500.000,- Prosedur untuk mencatat transaksi tersebut dilakukan dengan cara : 1. Aktifkan Command Centre General Ledger dan klik tombol General Journal Entry, jendela General Journal Entry ditampilkan :
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
58
2. Nomor jurnal (default) ditampilkan dalam field General Journal #: Jika anda akan mengubah nomor ini, awali dengan kode
GJ (General
Journal/Jurnal Umum), nomor jurnal maksimal ditulis dalam delapan karakter. 3. Periksa tanggal transaksi pada field Date : apakah tanggal transaksi sudah sesuai, jika tidak sesuai ketik tanggal yang diinginkan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
59
4. Isikan keterangan yang menjelaskan transaksi pada field Memo : 5. Isi nomor akun untuk transaksi yang di debet (selanjutnya untuk posisi kredit) pada kolom Acc#
dengan
cara
mengisi
nomor
rekening
dengan cara menekan tombol Tab. Jendela Select from List ditampilkan, pilih atau sorot nomor akun yang dimaksud dilanjutkan dengan menekan Enter atau klik tombol Use Account. Untuk mempercepat pencarian nomor akun misalkan akun dalam klasifikasi Kewajiban ketik angka 2 kotak Look for, selanjutnya akan menampilkan daftar akun yang dimulai dari klasifikasi akun Kewajiban. Jika Anda tidak menemukan akun dalam daftar tersebut, Anda dapat menambahkan akun baru dengan mengetik tombol New. 6. Isi nilai transaksi kolom Debit (selanjutnya pada kolom Credit) 7. Klik tombol Record jika semua informasi untuk mencatat transaksi sudah benar. 2.8 Kartu Pelanggan, Pemasok dan Karyawan Fasilitas Command Centre Card File berfungsi untuk mencatat
berbagai
kartu
yang
berkaitan dengan
aktivitas perusahaan. Selama perusahaan menjalankan aktivitasnya selalu berhubungan dengan pelanggan, Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
60
pemasok maupun karyawan perusahaan itu sendiri. Setiap pelanggan dan pemasok memiliki informasi tentang nama, alamat lengkap (nomor telepon, fax), kontak personal, termin dan sebagainya. Hal yang hampir sama juga dimiliki oleh karyawan perusahaan. Informasi
tersebut
dicatat
dan
disimpan
dalam
berkas/file kartu atau card file.
Cards
Cards. Tombol ini berfungsi untuk membuka View Card File. Melalui jendela
tersebut
Anda
dapat
menampilkan perusahaan atau orang yang
berhubungan
dengan
bisnis
perusahaan. Dari jendela ini, dibuka Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
61
jendela Card File Entry yang dapat digunakan
untuk
mencatat
atau
menyunting catatan berkas/file kartu.
Contact Log
Contact Log. Tombol ini berfungsi untuk
membuka
jendela
View
Contact Log. Melalui jendela ini Anda
dapat
menampilkan
daftar
ringkasan seluruh kontak yang dibuat untuk
pihak
yang
terkait
dengan
perusahaan. Melalui jendela ini dapat dibuka jendela Contact Log Entry yang dapat mengakses informasi lebih detil tentang kontak personal yang telah dibuat. Identifiers. Identifiers
Tombol ini berfungsi
untuk membuka jendela Identifiers. Melalui
jendela
ini
Anda
dapat
memasukkan atau mengisi keterangan untuk pengidentifikasian kartu yang digunakan dalam MYOB. Identifikasi dapat berupa huruf atau teks yang digunakan
untuk
mengelompokkan
orang atau perusahaan yang terdapat dalam berkas/file kartu. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
62
Mailing Labels
Mailing
Labels.
berfungsi
untuk
Forms
Tombol
membuka
ini
jendela
Selection-Personalized
Labels. Melalui jendela ini Anda dapat
menetapkan
mailing
dan
mencetak
label
untuk
perorangan/individu perusahaan
yang
maupun terdapat
dalam
berkas/file kartu.
Personalized Leters
Personalized Leters. berfungsi
untuk
Forms
Tombol
membuka
ini
jendela
Selection-Personalized
Labels. Melalui jendela ini Anda dapat membuat berkas mail marge yang berisi informasi untuk individu maupun kartu.
perusahaan File
ini
pada
digunakan
berkas untuk
pembuatan surat-surat misal berupa tagihan yang dibuat untuk mereka. Mencetak Berkas/File Kartu File atau berkas kartu pelanggan digunakan dalam transaksi penjualan (sales), kartu pelanggan digunakan dalam transaksi pembelian (purchases). Data individu terkait dengan transaksi penjualan maupun penggajian (payroll). Penerapan penggunaan kartu dapat dilihat Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
63
pada pembahasan bersangkutan pada Field -field : Customer, Sales Person, atau Vendor. Mencatat sebuah berkas atau file kartu dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1.
Aktifkan Comand Centre Card File dan klik tombol
Cards,
jendela
View
Card
Card
File
File
ditampilkan.
2.
Klik
ikon
New,
jendela
Entry
ditampilkan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
64
3.
Klik drop-down pada fiel Card Type : dan tentukan tipe kartu yang bersangkutan. Sebelu m melakukan transaksi pembelian dan penjualan, sebaiknya Anda telah mencatat kartu pelanggan, pemasok dan karyawan.
4.
Jika Anda memilih tipe kartu Costomer maupun Vendor maka akan ditampilkan field :
A/R Balance : field ini menampilkan total piutang
pelanggan
perusahaan
kepada
pelanggan. Jika saldo awal belum diisikan maka akan menunjukkan nilai nol, selanjutnya Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
65
angka ini akan berubah secara otomatis dari transaksi penjualan (sales). Klik tanda panah zoom untuk menampilkan jendela Analyze Receivables pelanggan bersangkutan.
A/P Balance : field ini menampilkan total hutang
perusahaan
kepada
pemasok
bersangkutan. Jika saldo awal belum diisikan maka akan menunjukkan nilai nol, selanjutnya angka ini akan berubah secara otomatis dari transaksi pembelian (purchases). Klik tanda panah
zoom
untuk
menampilkan
jendela
Analysis Payables pemasok bersangkutan. 5.
Field Currency : diisi dengan cara memilih dengan mata uang untuk pelanggan, pemasok atau individu bersangkutan. Pilih mata uang ini dicatat melalui menu Setup-Currency List.
6.
Tentukan pilihan dengan mengklik salah satu kotak pilihan :
Company,
jika
kartu
tersebut
untuk
sebuah perusahaan.
Individual, jika kartu tersebut untuk perorangan atau individu.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
66
Selanjutnya catat nama bersangkutan pada field Company Name : atau Last Name : dan First Name : 7.
Tandai kotak periksa Mark Card as Inactive : jika Anda ingin menonaktifkan kartu ini. Jika Anda menandainya maka kartu bersangkutan tidak ditampilkan dalam jendela Select from List, tapi tidak mengganggu transaksi yang terkait dengan kartu ini.
8.
Field Address, diisi dengan alamat berupa jalan atau kompleks, field City, diisi dengan alamat kota, field (jika perlu) State, diisi dengan negara dan field ZIP : diisi dengan kode pos. jika alamat untuk penagihan dan pengiriman bara ng berbeda, isikan juga field Ship to : City : State : dan ZIP yang terdapat di bawahnya.
9.
Isikan nomer telepon dan no fax pada field Phone #1: Phone #2: dan Fax #:
10. Fild Identifiers, diisi dengan karakter atau teks untuk mengelompokkan kartu. Misalkan, u ntuk pemasok yang memasok item persediaan berupa komputer dikelompokkan dalam Identifiers P, kependekan dari Pelanggan Setia dan sebagainya. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
67
Klik panah zoom untuk memasukkan keterangan pengidentifikasi. 11. Field Salutation : diisi dengan panggilan sesuai isian dalam field Contact Name : misal Ibu, Ny., Bapak, Sdr, dan sebagainya. 12. Field Contact Name : diisi dengan nama kontak personal sesuai dengan yang tercantum dalam kartu bersangkutan. 13. Field Notes : diisi dengan keterangan singkat untuk mengingatkan Anda dengan kartu ini. 14. Klik ikon Terms untuk mengubah nilai default termin pembayaran (pemasok atau pelanggan) – dibahas lebih lanjut dalam Termin Pembayaran. 15. Klik tombol OK untuk mencatat kartu baru. 2.9
Bekerja dengan Cashbook ( Chequebook )
Command Centre Cashbook merupakan istilah yang dipakai untuk MYOB versi Asia yang secara harafiah dapat diartikan Buku Kas. Sepengetahuan penulis MYOB versi Australia, Amerika, Kanada maupun Slandia Baru menggunakan istilah Buku Cek atau Chequebook. Untuk pembahasan selanjutnya penulis Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
68
akan
menggunakan
istilah
Cashbook
maupun
Chequebook pada prinsipnya sama. Fasilitas dalam Cashbook digunakan untuk pencatatan transaksi yang dilakukan dengan menggunakan akun Cek (akun tipe Detail Cheque maupun Detail Credit Card) sehingga menyebabkan perubahan saldo pada akun tersebut. Transaksi tersebut meliputi pengeluaran kas, cek, deposito,
pencetak
cek,
pembayaran
elektronik,
rekonsiliasi catatan perusahaan dengan catatan bank, jurnal transaksi dan cash flow.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
69
Write Cheques
Write
Cheques.
berfungsi
untuk
Tombol membuka
ini Write
Cheques. Anda dapat menuliskan cek dari akun Cek (tipe Detail Cheque atau
Detail
Credit
Card)
baik
temporer maupun berulang.
Make a Deposit
Make
a
berfungsi
Deposit. untuk
Tombol
membuka
ini
jendela
Make a Deposit. Melalui jendela ini Anda dapat mencatat setoran ke akun Cek baik temporer maupun berulang
Print Checques
Print
Checques.
berfungsi
untuk
Tombol
membuka
ini
jendela
Form Selection. Melalui jendela ini Anda dapat mencetak cek yang dibuat melalui jendela Write Cheques, Settle Return & Credit maupun Vendor Payments. format tampilan
Anda
dapat
mengatur
ukuran,
spasi
maupun
font
untuk
disesuaikan
dengan cek yang digunakan.
Reconcile Accounts
Reconcile Accounts. berfungsi
untuk
Tombol ini
membuka
jendela
Reconcile Accounts. Melalui jendela Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
70
ini Anda dapat merekonsiliasi saldo akun bank berdasarkan data catatan perusahaan dengan catatan bank.
Transaction Journal
Transaction Journal. Tombol ini berfungsi
untuk
membuka
jendela
Transaction Journal/Disbursement.
Melalui
jendela ini Anda dapat membuat yang berisi informasi jurnal pengeluaran kas. Menulis Cek Fasilitas Write Cheque digunakan untuk menulis cek yang dikeluarkan oleh perusahaan, slip pengeluaran atau penggunaan kartu kredit sehubungan dengan transaksi yang terjadi. Transaksi ini menyebabkan saldo
akun
Cek
berubah.
Jika
pengeluaran
mengunakan akun bank, maka dalam catatan MYOB saldo bank bersangkutan akan berkurang walaupun sangat
mungkin
cek
tersebut
belum
dicairkan
sehingga belum berpengaruh dalam catatan bank. Transaksi semacam ini dapat menjadi penyebab ketidakcocokan saldo menurut catatan perusahaan dengan catatan bank sehingga diperlukan konsolidasi pada saat tertentu. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
71
Prosedur untuk atau menulis cek adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan Command Centre Cashbook selanjutnya klik tombol Write Cheque. Jendela Write Cheque ditampilkan.
2. Klik
drop-down
dan
pilih
akun
Cek
untuk
pengeluaran pada field Account: Saldo akun yang bersangkutan ditampilkan dalam field Balance. Panah di sebelah kanan berfungsi untuk mengaktifkan jendela Inquiry Register jika Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
72
Anda ingin menelusur saldo akun tersebut. Tandai kotak periksa Handwritten jika Cek akan dicetak (MYOB memperlakukan sebagai cek yang sudah dicetak). 3. Klik drop-down dan pilih salah satu pilihan pada field Card : jika telah dibuatkan kartu melalui Command Centre Card File, Anda dapat memilih pihak yang menerima pembayaran. Pilihan pada field
ini
bersifat
opsional,
Anda
dapat
mengosongkannya. 4. Field isian Payee: secara otomatis terisi alamat pihak yang menerima pembayaran jika pada field Card telah terisi. Apabila pada field Card kosong, bagian ini dapat Anda isi pihak yang dibayar. 5. Isi keterangan singkat (walaupun maksimal 225 karakter) untuk cek yang bersangkutan pada field Memo. 6. Field
Cheque
No:
diisi
nomor
cek
yang
dikeluarkan atau slip pengeluara n. 7. Field Date: diisi tanggal transaksi pengeluaran dengan akun cek. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
73
8. Field Amount: diisi dengan nilai transaksi yang menggunakan akun Cek bersangkutan. Jika transaksi menggunakan mata uang asing, klik tombol kode mata uang, setelah jendela Write Cheque ditampilkan, selanjutnya tentukan kursnya. Misal, Sulistyo (seorang karyawan) meminjam uang dari Bank BCA – USD sebesar US $ 500,00 dengan kurs US $ 1,00 = Rp. 9.000,00. 9. Nilai transaksi pada field Amount selanjutnya dialokasikan ke akun bersangkutan (pendebitan) dalam
kolom
Allocation
Account.
Gunakan
tombol Tab untuk memilih akun. 10. Masukkan nilai pengalokasian akun ke dalam kolom Amount. 11. Isi nomor job (jika ada) pada kolom Job dan kode pajak (jika ada) pada kolom Tax. 12. Periksa kembali isian tersebut, jika sudah benar klik tombol Record untuk mencatat transaksi.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
74
Setoran Fasilitas Make a Deposit digunakan untuk mencatat transaksi yang menyebabkan penambahan saldo akun tipe Detail Cheque atau mengurangi saldo akun Detail atau Detail Cheque lain. Dengan kata lain, fasilitas ini untuk menampung setoran yang merupakan kebalikan dari pengeluaran akun Cek. Contoh : tanggal 25 Januari
2002
Dedi
Junaedi
(karyawan)
telah
mengembalikan pinjaman kepada perusahaan sebesar Rp. 5.000.000,00 dengan cara menyetor atau tra nsfer ke akun Bank Danamon – IDR Pencatatan transaksi ini menggunakan Make a Deposit. Prosedur untuk mencatat setoran adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan
Command
Centre
Cashbook
selanjutnya klik tombol Make a Deposit. Jendela Make a Deposit ditampilkan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
75
2. Pilih akun yang menampung penerimaan setoran dengan cara mengklik drop-down field Account yang terdapat di sebelah kiri atas. Field Balance menunjukkan saldo akun bersangkutan. 3. Masukkan nomor identifikasi ID#: 4. Tanggal
transaksi
dicatat
dalam
field
Date: 5. Isikan nilai transaksi pada field Amount: 6. Klik drop-down field Payee: (opsional), jika pihak yang membayar tercatat dalam Card File.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
76
7. Catat keterangan singkat transaksi pada field Memo. 8. Masukkan akun yang dikredit pada kolom Allocation
sebagai
alokasi
nilai
yang
diisikan pada field Amount. 9. Isi nomor job (jika ada) pada kolom Job dan kode pajak (jika ada) pada kolom Tax. 10. Klik
tombol
Record
untuk
mencatat
transaksi.
2.10 Persediaan (Inventory) Fasilitas yang
terdapat dalam Command Centre
Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan item (barang dan jasa) yang diperdagangkan. Item adalah istilah yang digunakan MYOB untuk menjelaskan barang atau jasa yang diperjual belikan. Sebagian fasilitas fungsinya hampir sama
dengan
akuntansi
kartu
secara
persediaan
manual.
pada
pencatatan
Manajemen
persediaan
dalam MYOB berfungsi untuk meminimalkan jumlah dan menjaga ketersediaan barang. Setiap
saat
atau
berkala
perusahaan
dapat
mengevaluasi pergerakan item-item untuk mengambil keputusan kapan harus dibeli, dengan jumlah berapa dan
item
apa
yang
pergerakannya
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
lambat
dan 77
sebagainya. Kelengkapan fasilitas Command Centre Inventory ditunjukkan melalui gambar berikut ini.
Items List
Item List. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Item List. Melalui jendela tersebutAnda dapat membuat (menambahkan) item dan melihat rincian masing-masing item.
Set Item Prices
Set
Item
Prices.
Tombol
ini
berfungsi untuk membuka jendela Set Item Prices. Melalui jendela tersebut Anda dapat mengisi saldo (kuantitas)
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
78
awal item persediaan. Fasilitas lain dari
jendela
ini
digunakan
untuk
mencatat penyesuaian yang terkait dengan persediaan.
Inventory Adjustments
Inventory Adjustments. Tombol ini berfungsi
untuk
Inventory
membuka
Adjustments.
jendela Melalui
jendela tersebut anda dapat mengisi saldo
(kuantitas)
awal
item
persediaan. Fasilitas lain dari jendela ini
digunakan
penyesuaian
untuk
yang
mencatat
terkait
dengan
persediaan.
Inventory Transfers
Infentory berfungsi
Transfers. untuk
Tombol
membuka
ini
jendela
Infentory Transfers. Melalui jendela tersebut
Anda
dapat
menggabung
item baru berdasarkan beberapa jenis item.
Auto-Build Inventory
Auto-Build Inventory. Tombol ini berfungsi
untuk
Auto-Build
membuka
Inventory.
jendela Melalui
jendela ini Anda dapat menambah Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
79
item yang digabung dari berbagai jenis item.
Count Inventory
Count
Inventory.
berfungsi
untuk
Tombol
membuka
ini
jendela
Count Inventory. Melalui jendela tersebut
Anda
dapat
mencetak
formulir untuk menghitung jumlah fisik item persediaan dan mencatat hasil perhitungan tersebut. Fungsi lain adalah untuk mencatat saldo (kuantitas) awal item persediaan.
Custom List
Custom List. Tombol ini berfungsi untuk
membuka
jendela
Custom
List. Melalui jendela tersebut Anda dapat mengisi field-field yang telah dikostumasi yang ditambah sebagai informasi item persediaan
Transaction Jurnal
Transaction berfungsi
Jurnal.
untuk
Transaction
Tombol
membuka
Jurnal
ini
jendela
(Inventory).
Melalui jendela tersebut Anda dapat melihat jurnal dari transaksi persedian yang telah dicatat. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
80
Mencatat Item Persediaan 1.
Aktifkan Command Centre Inventory dan klik tombol
Item
List.
Jendela
Item
List
ditampilkan.
2.
Klik
ikon
New.
Jendela
Item
Information/Item Profile ditampilkan:
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
81
3.
Selanjutnya pada field :
Item Number : isi nomor item (dalam kasus ini bisa angka atau huruf atau gabungan keduanya singkat, maksimum 30 karakter).
Name : isi nama item sesuai dengan nomor item yang diisikan pada fiels di atasnya, maksimal 30 karakter, contoh kasus KURSI 208 A.
Klik ikon Copy From,
jika Anda akan
menyalin informasi dari item yang sudah ada. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
82
Tentukan apakah anda membeli, menjual dan menyimpan
item
persediaan
dan
mengaitkan
dengan akun terkait dengan cara menandai kotak periksa.
I Buy This Item, tandai kotak ini jika Anda membeli item ini dan mencatatnya dalam order pembelian. Field Expense Account for Tracking Cost : diisi dengan akun Harga Pokok Penjualan item bersangkutan.
I Sell This Item, tandai kotak ini jika nda akan menjual item ini dan mencatatnya dalam faktur penjualan. Field Income Account for Tracking
Sales
:
diisi
dengan
akun
Pendapatan item yang bersangkutan.
I Inventory This Item, tandai kotak ini jika item akan disimpan sebagai persediaan. Field Asset Account for Item Inventory : diisi dengan
akun
Persedian
kelompok
item
jendela
Item
bersangkutan. 4.
Klik
tab
Item
Information/Item
Details, Detail
ditampilkan. Anda
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
83
dapat mengisi informasi suatu item secara rinci misal tentang warna barang, tempat penyimpanan, lokasi
gudang,
pemasok
alternatif/cadangan
bahkan disertai dengan gambar dan penjelasan item tersebut.
Jendela bagian tengah (posisi sebelah kiri) ditandai dengan Double Click in this are to link to picture file. Tempatkan gambar item yang dijual belikan (jika ada) dengan cara : 1.
Klik
ganda
pada
bagian
ini
untuk
menempatkan gambar item bersangkutan. Jendela Picture Information ditampilkan. 2.
Klik
tombol
Link,
jendela
Open
ditampilkan. Pilih gambar item tersebut pada folder tempat penyimpanan gambar. 3.
Klik
tombol
OK,
jendela
Picture
Information ditampilkan kembali. 4.
Klik tombol OK untuk menempatkan gambar.
Field Discription : diisi dengan keterangan untuk menjelaskan item bersangkutan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
84
Tandai kotak periksa Use Item Description on Invoice
jika
isi
keterangan
pada
field
Description digunakan dalam faktur.
Field Coustem List #1 : Custom List #2, Custom List #3 dan Custom Field #1: Custom Field #2: Custom Field #3: diisi dengan penjelasan item yang bersangkutan, misal Custom List #1: untuk warna, Custom List #1: untuk warna, Custom List #2 :untuk tempat penyimpanan dan Custom List #3: untuk lokasi gudang. Custom List #1 : untuk pemasok cadangan dan sebagainya. Field-field tersebut dapat diganti dalam bahasa Indonesia sehingga lebih informatif, misal Custom List #1: diganti menjadi Warna: Custom List #2 : diganti menjadi Tempat: dan seterusnya.
5.
Klik tab Buying Detail (untuk item yang dibeli) jendela
Item
Information/Buying
Detail
ditampilkan. Field Buying Unit of Measure : diisi dengan satuan item (unit, buah, lusin, kodi, kotak, sak, dan sebagainya) bersangkutan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
85
Field Number of Items per Buying Unit : masukkan jumlah satuan pembelian item, jika satuan pembelian buah, masukkan 1 atau jika satuan pembelian kodi, masukkan 20 pada field ini. Field Tax Code when Bought : diisi dengan kode
pajak
pembelian
(jika
ada)
item
bersangkutan. Selanjutnya isi informasi untuk To Do List, isian ini bersifat opsional: Field Minimum Level for Restocking Alert : diisi dengan tingkat persediaan minimum item. Jika telah mencapai tingkat ini, peringatan pemesanan kembali ditampilkan pada To Do List. Field Primary Vendor for Reorders : diisi dengan pemasok utama item ini. MYOB otomatis menyiapkan sebuah order pembelian item kepada pemasok bersangkutan jika Anda mengaktifkan peringatan pemesanan kembali dalam To Do List.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
86
Field Vendor Item Bumber : isi nomor item pemasok, nomor ini akan ditampilkan jika order pembelian dicetak. Field Default Reorder Quantity : diisi dengan kuantitas untuk pemesanan kembali item. 6.
Klik tab Selling Details (untuk item yang dijual). Jendela
Item
Information/Selling
Details
ditampilkan.
Field Base Selling Price : diisi dengan harga jual per satuan item.
Field Selling Unit of Measure : diisi dengan satuan unit item yang dijual. Misal : unit, buah, lusin, kodi, kotak, sak, dan sebagainya.
Field Number of Items per Selling Unit : diisi
dengan
jumlah
item
dalam
satuan
penjualan adalah kodi, masukkan 20 pada field ini.
Field Tax Code when Sold : diisi dengan kode pajak penjualan item.
Pilih dasar perhitungan pajak penjualan (Pajak Pertambahan Nilai PPN) item tersebut pada field Calculate Sales Tax on : Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
87
Actual Selling Price, jika pajak penjualan dihitung berdasarkan harga jual item.
Last Cost, jika pajak penjualan dihitung berdasarkan harga beli terakhir.
Average Cost, jika pajak penjualan dihitung berdasarkan harga beli rata-rata item.
Base Selling Price, jika pajak penjualan dihitung
berdasarkan
harga
jual
yang
ditetapkan pada waktu mencatat item-lihat penjelasan isian field Base Selling Price. 2.11 Pembelian (Purchases) Fasilitas Sales digunakan untuk mencatat transaksi pemasaran item barang (order pembelian), pembelian item berupa barang/jasa baik tunai maupun kredit, retur pembelian dan pembayaran yang berhubungan dengan
pembelian
barang/jasa
kepada
pemasok
(vendor). Pengertian barang dalam pembahasan di sini adalah barang yang diperjual belikan atau sebagai bahan dasar untuk pembuatan barang lain yang dijual. Pada dasarnya pembahasan tentang pembelian hampir sama dengan bahasan Penjualan. Transaksi pembelian barang dagangan dicatat/diolah melalui Command Centre Purchases dengan penjelasan fungsi tombol berikut ini. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
88
Purchases
Purchases.
Tombol
ini
berfungsi
untuk membuka jendela Purchases. Anda dapat menggunakannya untuk mencatat
transaksi
(termasuk
retur)
pembelian item
berupa
barang/jasa. Vendor Payment
Vendor
Payment.
berfungsi
untuk
Vendor
Payment.
Tombol
membuka
ini
jendela
Anda
dapat
menggunakannya
untuk
mencatat
pembayaran
terkait
langsung
yang
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
89
dengan pembelian barang atau jasa kepada pemasok.
Settle Returns & Debits
Settle Returns & Debits. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Select from List yang menampilkan pembelian debit. Anda dapat memilih faktur
tersebut
dan
menggunakan
jendela Settle Returns & Debits, selanjutnya
Anda
dapat
mengaplikasikan nilainya pembelian yang belum terbayar atau menerima uang/dana (refund) dari pemasok. Print Purchases
Print
Purchases.
berfungsi Form
untuk
Tombol
membuka
Selection/Prin
ini
jendela
Purchases.
Melalui jendela tersebut Anda dapat mencetak order pembelian baik yang sudah tersedia atau membuat sesuai dengan
format
yang
diinginkan
Ship
Methods.
(kustomasi). Comments & Ship Methods
Comments
&
Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela Comments & Ship Methods. Melalui jendela tersebut Anda dapat
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
90
memberikan
komentar,
salam,
peringatan atau memo dan metode pengiriman disertakan
barang dalam
yang
order
dapat
pembelian
maupun faktur penjualan. Transaction Journal
Transaction Journal. Tombol ini berfungsi
untuk
Transaction
membuka
jendela
Journal/Purchases.
Melalui jendela tersebut Anda dapat melihat
jurnal
dari
transaksi
pembelian dan melihat asal transaksi tersebut. Formulir Pembelian Formulir Order Pembelian merupakan media yang digunakan untuk mencatat pembelian item berupa barang atau jasa baik secara tunai (cash) maupun kredit (credit). MYOB menyediakan empat tipe formulir order pembelian yaitu : Service Formulir
Order
Pembelian
tipe
Service
digunakan untuk mencatat transaksi pembelian item jasa. Tipe ini cocok untuk pembe lian jasa yang disertai dengan keterangan yang cukup panjang. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
91
Item Formulir tipe ini digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian
item
berupa
barang
dagangan, melalui formulir ini dapat dilacak penerimaan barang yang berpengaruh terhadap nilai persediaan atau data fisik barang. Profesional Tipe Profesional digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian
jasa.
Tampilan
tipe
formulir ini berbeda dengan tipe Service, dalam tipe ini memungkinkan mencantumkan beberapa jenis jasa dengan disertai berbagai tanggal.
Miscellaneous Tipe Miscellaneous digunakan untuk mencatat pembelian lain-lain yang tidak memerlukan order pembelian dicetak. Tipe
order
pembelian
tersebut
dapat
dipilih/ditentukan dengan cara mengkelik ikon Type pada
jendela
Purchases
–
(Service,
Item,
Professional atau Miscellaneous). Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
92
Mencatat Pembelian 1.
Aktifkan tombol
Command
Centre
Purchases
klik
Purchases.
Jendela
Purchases/Item
ditampilkan. Jika tipe yang ditampilkan selain Item, klik ikon Tipe, sebuah kotak dialog berisi pilihan tipe ditampilkan selanjutnya klik tombol pilihan Item. 2.
Tentukan isian field atau kolom sebagai berikut :
Klik drop-down pada field Vendor : dan pilih nama pelanggan dalam jendela Select from
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
93
Lis. Gunakan tombol Use Vendor untuk menampilkan dalam field tersebut.
Field Ship to : secara otomatis berisi alamat perusahaan
(pembeli)
sesuai
yang
telah
ditentukan dalam nama dan alamat perusahaan atau
diisikan
pada
jendela
Company
Information. Termin pembayaran ditampilkan dalam field Terms (diisi dari Card File). Jika termin ini akan diubah, klik panah zoom pada field tersebut, selanjutnya ubah termin diakhiri dengan klik tombol OK. Kotak periksa Handwritten : dapat Anda tandai jika order pembelian ini tidak akan dicetak, atau dibiarkan kosong tanpa tanda jika akan dicetak. Field Purchase : diisi atau secara otomatis terisi nomor order pembelian. Field Date : periksa tanggal teransaksi, jika tidak sesuai, ketik secara manual tanggal transaksi tersebut. Field
Vendor
Inv:
diisi
dengan
nomor
referensi faktur penjualan dari pemasok.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
94
Klik ikon kode (mata uang) negara jika Anda membeli item ke pemasok dengan mata uang asing. Jendela Exchange Rate ditampilkan, isi kurs dengan transaksi pada field Transaction Exchange Rate: akhiri dengan klik tombol OK. Jendela
Purchases/Item
ditampilkan
kembali. Kolom Received diisi dengan jumlah barang yang
dipesan
atau
dibutuhkan
oleh
perusahaan. Kolom
Backorder,
diisi
jika
perusahaan
mempunyai pesanan tertunggu. Kolom
Item
nomor/kode
Number, barang
yang
diisi
dengan
dipesan/dibeli
dengan cara menempatkan penunjuk mouse, dilanjutkan
menekan
Enter
dan
diakhiri
memilih kode barang yang bersangkutan pada jendela Select from List. Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan kode/nomor pada kolom. Kolom Price, secara otomatis terisi harga beli barang (isian inventory), angka ini dapat diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
95
Kolom Disc. %, diisi dengan prosentase potongan pembelian. Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual (dikurangi potongan). Kolom Job, diisi dengan nomor job (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi dengan kode pajak yang diisikan pada item tersebut – baca Bab 8 – Persediaan (Inventory). Field isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok (jika ada), komentar ini dibuat melalui Command Centre Sales atau Purchases – Comments & Ship Methods. Field isian Ship Via : diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada), keterangan ini dibuat
dengan
Sales/Purchases
Command –
Comments
Centre &
Ship
Methods.
Field isian Promised Date : diisi dengan kesanggupan membayar.
Field isian Journal Memo : secara otomatis berisi
keterangan
jurnal
transaksi
yang
bersangkutan. Field isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada). Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
96
Field Tax : Secara otomatis terisi angka sesuai dengan perkalian tarif pajak dalam kolom Tax dengan nilai jual barang bersangkutan. Fiel Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari : nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak. Field Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayar perusahaan kepada pemasok. Jika merupakan order pembelian field ini diisi dengan uang muka yang dibayarkan dengan kepada pemasok. Field Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah
yang
dibayar
perusahaan
(Paid
Today). Jika transaksi di atas merupakan pembelian, angka ini akan menambah saldo akun
Hutang
merupakan
Dagang/Usaha. transaksi
order
Tetapi
jika
pemesanan
pembelian tidak terpengaruh terhadap saldo akunt Hutang Dagang/Usaha. 3.
Klik ikon Record, proses pencatatan transaksi order pembelian selesai.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
97
2.12 Penjualan (Sales) fasilitas Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan item (barang atau jasa) baik tunai maupun kredit,
retur
penjualan
dan
penerimaan
yang
berhubungan dengan penjualan item tersebut. Pada dasarnya proses data dengan menu sales hampir sama dengan mengisi faktur penjualan dalam praktek akuntansi
secara
manual,
untuk
lebi h
jelasnya
perhatikan tampilan Command Centre Sales dan penjelasan fungsi tombol berikut ini.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
98
Sales
Sales. Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela
jendela
Sales.
Melalui
tersebut
Anda
dapat
menggunakannya
untuk
mencatat
transaksi penjualan (termasuk retur) barang atau jasa. Customer Payments.
Customer Payments. Tombol ini berfungsi
untuk
membuka
jendela
Select from List yang menampilkan faktur
kredit.
memilih
Anda
faktur
dapat
tersebut
dapat dengan
menggunakan jendela Settle Return & Credit, selanjutnya anda dapat mengaplikasikan ke faktur lain yang belum terbayar atau mengembalikan uang/dana
(refund)
kepada
pelanggan. Print Invoice
Print Invoice. Tombol ini berfungsi untuk
membuka
Selection/Print
jendela Invoice.
Form Melalui
jendela tersebut Anda dapat mencetak faktur, delivery order, packing list maupun
mengkustomasi
formulir
untuk surat jalan. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
99
Print Statements
Print
Statements.
berfungsi
untuk
Tombol
membuka
ini
jendela
Form Selection/Print Statements. Melalui jendela tersebut Anda dapat mencetak
faktur
penjualan
yang
belum terbayar dan rekening koran pelanggan yang
dapat dikustomasi
sesuai dengan keperluan. Commands & Ship Methods
Commands
&
Ship
Methods.
Tombol ini berfungsi untuk membuka jendela
Commands
&
Ship
Methods. Melalui jendela tersebut Anda dapat memberikan komentar, salam, peringatan atau memo dan metode pengiriman barang yang dapat disertakan
dalam
faktur
penjualan
maupun order pembelian. Transaction Journal
Transaction Journal. Tombol ini berfungsi
untuk
Transaction
membuka
Journal/Sales.
jendela Anda
dapat melihat jurnal dari transaksi penjualan dan melihat asal transaksi tersebut. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
100
Faktur Penjualan dan Tipe Faktur Faktur penjualan merupakan formulir untuk mencatat penjualan item berupa barang atau jasa baik secara tunai (cash) maupun kredit (credit). MYOB menyediakan empat atau lima tipe faktur penjualan (bergantung pada program yang Anda gunakan), yaitu : Service Invoice Tipe faktur – Service digunakan untuk mencatat transaksi penjualan Item Jasa. Tipe faktur ini cocok untuk menjual Jasa dengan keterangan yang cukup panjang. Item Invoice Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan item barang dagangan, melalui faktur ini dapat dilacak pengeluaran barang yang berpengaruh terhadap nilai persediaan ataupun data fisik barang. Professional Invoice Professional Invoice digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa. Tampilan tipe faktur ini berbeda dengan tipe Service, dalam tipe ini memungkinkan mencantumkan beberapa jenis jasa dengan disertai berbagai tanggal. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
101
Time Billing Digunakan untuk mencatat transasksi penjualan jasa kepada pelanggan yang termasuk dalam Activity List dari Command Centre Time Billing. Miscellaneous Sale Miscellaneous Sale digunakan untuk mencatat pendapatan
yang
tidak
termasuk
dalam
pendapatan lain-lain dan bukan merupakan kegiatan utama perusahaan. Tipe faktur tersebut dapat dipilih/ditentukan dengan cara mengkelik ikon Type pada jendela Sale – (Service, Item, Professional, Time Billing atau Miscellaneous). Prosedur pencatatan transaksi penjualan item berupa barang dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Aktifkan Command Centre Sales klik tombol Sales. Jendela Sales/Item ditampilkan. Jika tipe faktur selain Item, klik ikon Type, sebuah kotak dialog berisi pilihan tipe ditampilkan selanjutnya klik tombol pilihan Item.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
102
2. Tentukan isian field atau kolom sebagai berikut : Klik drop-down pada field Customer : dan pilih nama pelanggan dalam jendela Select from List. Gunakan tombol Use Customer untuk menampilkan dalam field tersebut. Field Ship to : secara otomatis terisi alamat pembeli sesuai yang telah ditentukan dalam nama
dan
alamat
perusahaan
pengiriman
barang sesuai dengan isian pada Customer Card yang bersangkutan. Termin pembayaran ditampilkan dalam field Terms (diisi dari Card File). Jika termin ini Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
103
akan diubah, klik panah zoom pada field tersebut, selanjutnya ubah termin diakhiri dengan klik tombol OK. Kotak periksa Handwritten : dapat Anda tandai jika faktur ini tidak akan dicetak, atau dibiarkan
kosong
tanpa
tanda
jika
akan
dicetak. Field Purchase : diisi atau secara otomatis terisi nomor faktur. Field Date : periksa tanggal teransaksi, jika tidak sesuai, ketik secara manual tanggal transaksi tersebut. Field Customer PO : diisi dengan nomor referensi (purchase order) pemesanan barang dari pelanggan (jika ada). Klik ikon kode (mata uang) suatu negara jika mata uang yang digunakan pelanggan adalah mata uang asing dan tentukan kurs dengan mata uang lokal. Kolom Ship diisi dengan jumlah barang yang dipesan atau dibutuhkan oleh pembeli. Kolom
Backorder,
secara
otomatis
terisi
angka (selisih) jika jumlah fisik persediaan barang kurang dari yang dibutuhkan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
104
Kolom
Item
Number,
diisi
dengan
nomor/kode barang yang dijual dengan cara menempatkan penunjuk mouse, dilanjutkan menekan Enter dan diakhiri memilih kode barang yang bersangkutan pada jendela Select from List. Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan kode/nomor pada kolom Item Number. Kolom Price, secara otomatis terisi harga jual barang (isian inventory), angka ini dapat diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan. Kolom Disc. %, diisi dengan prosentase potongan penjualan (jika ada) Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual (dikurangi potongan). Kolom Job, diisi dengan nomor job (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi dengan kode pajak (akan dijelaskan lebih lanjut). Field isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pelanggan (jika ada), komentar ini dibuat melalui Command Centre Sales - Comments & Ship Methods. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
105
Field isian Ship Via : diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada), keterangan ini dibuat dengan Command Centre Sales – Comments & Ship Methods. Field isian Promised Date : diisi dengan kesanggupan
membayar
jika
merupakan
penjualan kredit (jika ada). Field isian Journal Memo : secara otomatis berisi
keterangan
jurnal
transaksi
yang
bersangkutan. Field isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada). Field Tax : Secara otomatis terisi angka sesuai dengan perkalian tarif pajak dalam kolom Tax dengan nilai jual item bersangkutan. Fiel Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari : nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak. Field Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayar pembeli atau diterima penjual dari
konsumen.
Jika
merupakan
order
penjualan (dalam kasus ini), field ini diisi dengan uang muka yang diterima perusahaan dari pelanggan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
106
Field Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar pelanggan (Paid Today). Jika transaksi di atas merupakan penjualan (dalam kasus ini), angka ini akan menambah saldo akun Piutang Dagang/Usaha. Tetapi jika merupakan transaksi order penjualan tidak berpengaruh terhadap saldo akunt Piutang Dagang/Usaha. 3. Klik ikon Record, proses pencatatan transaksi order pembelian selesai. Penerapan istilah tunai/kredit tersebut dalam membuat faktur dengan asumsi tidak ada uang muka atau kelebihan bayar dari pelanggan dijelaskan berikut ini :
Jika nilai transaksi yang terdapat dalam field Total Amount : dalam jendela Sales lebih besar dari jumlah isian dalam field Paid Today : (jumlah dibayar pelanggan) maka merupakan penjualan kredit. Jumlah piutang (bagi pihak perusahaan
atau
hutang
bagi
pelanggan)
terdapat dalam field Balance Due : yang merupakan jumlah dari isian field :Total Amount – Paid Today. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
107
Jika nilai transaksi yang terdapat dalam field Total Amount : sama dengan isian dalam field Balance Due: sehingga isian field Balance Due:
sama
dengan
nol
maka
merupakan
penjualan tunai. Diasumsikan
terdapat
uang
muka
atau
kelebihan bayar, jika uang muka sama dengan isian
dalam
merupakan
field
balance
transaksi
Due
penjualan
:
maka tunai.
Sedangkan jika jumlah uang muka lebih kecil dari isian dalam field Balance Due maka merupakan transaksi penjualan kredit.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
108
Kisi – kisi Asesmen Kompetens i 1.Menguasai
Indikator Pencapaian
Strategi Asesmen Metode Bentuk No. Asesmen Tagihan Soal 1. Memahami Tes Tulis Uraian 1,2,3
substansi
tentang
bidang
MYOB
ilmu atau Accounting keahlian
secara umum
di bidang komputer akuntansi
2. Mengetahui Tes Tulis
Uraian
4
Praktikum
Hasil penerapan program komputer
Soal Kasus 1
Praktikum
Hasil penerapan program komputer Hasil penerapan program komputer Hasil penerapan program komputer
Soal Kasus 1
konfigurasi system MYOB accounting. 3. Dapat memulai program MYOB Accounting 4. Dapat mengaktifkan file data akuntansi 5. Dapat membuat fil data akuntansi baru 6. Memahami dan dapat bekerja dengan modul general ledger
Praktikum
Praktikum
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
Soal Kasus 1 Soal Kasus 1
109
7. Memahami dan dapat bekerja dengan modul kartu pelanggan, pemasok dan karyawan 8. Memahami dan bekerja dengan modul cashbook 9. Memahami dan dapat bekerja dengan modul Inventory 10. Memahami dan dapat bekerja dengan modul Purchases 11. Memahami dan dapat bekerja dengan modul sales
Praktikum
Hasil penerapan program komputer
Soal Kasus 1
Praktikum
Hasil penerapan program komputer Hasil penerapan program komputer
Soal Kasus 1
Praktikum
Hasil penerapan program komputer
Soal Kasus 1
Praktikum
Hasil penerapan program komputer
Soal Kasus 1
Praktikum
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
Soal Kasus 1
110
2.
3.
Mampu mengaitka n dan mengaplik asikan bidang studi dan materi kurikulum bidang studi yang berlaku sesuai dengan konteks atau lingkunga n Mengemba ng kan konsep ilmu dan teknologi
12. Menguasai Praktikum keterkaitan program akuntansi terpadu dengan siklus akuntansi manual
Hasil penerapan program komputer
Soal Kasus 1 dan 2
13. Mampu Praktikum mengembang kan dan mengaitkan konsep dalam komputer akuntansi terpadu dengan kasus akuntansi 14. Mampu Praktikum menggunakan dan memanfaatka n komputer akuntansi terpadu untuk menyelesikan kasus akuntansi
Hasil penerapan program komputer
Soal Kasus 1 dan 2
Hasil penerapan program komputer
Soal Kasus 1 dan 2
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
111
BAB III Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Jasa Standar Kompetensi : Memahami konsep dasar dan dapat menyelesaikan kasus – kasus akuntansi untuk perusahaan jasa dengan menggunakan program komputer akuntansi terpadu. Indikator Pencapaian : Setelah selesai proses belajar mengajar pada sub - sub pokok bahasan mahasiswa diharapkan dapat : 1. Memahami sistem komputer akuntansi terpadu untuk perusahaan jasa. 2. Menyiapkan data – data awal yang diperlukan untuk menyelesaikan kasus akuntansi untuk perusahaan jasa. 3. Memasukan data – data awal perusahaan kedalam program komputer akuntansi terpadu sebagai tahap persiapan penggunaan program. 4. menyelesaikan transaksi keuangan
yang terjadi
selama periode akuntansi. 5. Menampilkan laporan keuangan perusahaan setiap saat diperlukan. 6. Melakukan proses tutup buku pada akhir tahun periode akuntansi. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
112
BAB III KOMPUTER AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN JASA 3.1 Pendahuluan Secara umum perusahaan jasa merupakan perusahaan yang kegiatan utamanya adalah bergerak di bidang jasa (produk utamanya berupa jasa ). Secara manual dalam siklus akuntansi biasanya tidak menggunakan jurnal Khusus namun bila ada transaksi jenis tertentu yang memiliki intensitas tinggi maka dapat dibuatkan jurnal khusus.
Bila dalam proses
akuntansinya menggunakan komputer akuntansi terpadu (MYOB Accounting ) maka modul yang digunakan hanya General Ledger saja dalam artian semua transaksi di input kedalam modul General Ledger ( jurnal umum ). Modul lainnya dapat digunakan bila perusahaan tersebut memiliki kebijakan menggunakan jurnal khusus. Yang perlu disiapkan bila perusahaan akan menggunakan MYOB Accounting adalah : 1. Informasi tentang profil perusahaan misalnya : nama, alamat, No. ijin , NPWP dll.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
113
2. Kebijakan akuntansi mengenai periode akuntansi, awal periode, akhir periode akuntansi. 3. Folder khusus untuk menyimpan data akuntansi ( untuk kemudahan dan kerapian penyimpanan data ) 4. Daftar perkiraan ( bagan Akun ) lengkap dengan nomor akun. Setelah semua hal diatas
di input kedalam MYOB maka
program siap digunakan untuk mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi secara historis. Sedangkan proses akuntansi lainnya sampai menjadi laporan keuangan sudah diselesaikan secara otomatis oleh program. 3.2 Latihan
Kasus I Dalam kasus I ini akan kita coba untuk menyelesaikan kasus akuntansi dari perusahaan baru mulai berdiri sudah menggunakan komputer akuntansi terpadu sehingga tidak ada saldo awal untuk masing – masing perkiraan, kemudian diikuti dengan transaksi – transaksi keuangan yang terjadi setiap bulan, kemudian diikuti dengan transaksi pada akhir periode akuntansi termasuk proses tutup buku dan terakhir adalah melanjutkan transaksi untuk periode akuntansi baru ( awal tahun ).
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
114
Ketut Widia pada awal bulan November 2009 mendirikan biro perjalanan wisata dengan nama “ Tour And Travel Sakura “ dari survei awal maka tempat usaha yang dipilih adalah berlokasi di Nusa Dua. Sedangkan untuk menangani akuntansi maka berdasarkan atas berbagai pertimbangan diputuskan untuk menggunakan komputer akuntansi terpadu untuk menangani akuntansinya. Berikut ini data awal yang dimiliki perusahaan : 1. Nama perusahaan : Tour And Travel Sakura 2. Berdiri tanggal 1 Oktober 2009 3. Alamat Jl. Pratama No. 43 Nusa Dua Bali 4. No. Ijin Usaha 11 123 487 556 5. No. NPWP 1.092.265.2.778 6. Periode akuntansi 12 bulan dengan awal periode akuntansi bulan Januari akhir periode akuntansi bulan Desember. Untuk penyusutan aktiva tetap diambil kebijakan sebagai berikut : 1. Untuk gedung umur ekonomis ditaksir sekitar 10 tahun, penyusutan menggunakan metode garis lurus. 2. Untuk kendaraan umur ekonomis ditaksir sekitar 7 tahun, penyusutan menggunakan metode garis lurus.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
115
Berikut ini daftar perkiraan yang digunakan perusahaan. Rekening Riil
1.0000 Aktiva 1.1000
2.0000 Kewajiban Aktiva Lancar
2.1000 Kewajiban Lancar
1.1100
Kas ditangan
2.1100
1.1200
Rekening di BCA
2.1200 Hutang Gaji
1.1300
Rekening di BNI
2.1300 Hutang Bunga
1.1400
Piutang Usaha
2.1400 Hutang biaya lainnya
1.1500
Asuransi
2.1500 Hutang di BRI
dibayar
dimuka 1.1510
2.2000 Kewajiban Jk. Panjang
Asuransi
dimuka
Asuransi
dimuka
kendaraan 1.1520
3.0000 Modal 3.1000
Perlengkapan Kantor
1.2000 Aktiva Tetap 1.2100
2.2100 Hutang di Mandiri 2.2200 Hutang di Danamon
Gedung 1.1600
Hutang Usaha
Peralatan Kantor
1.2200 Akum. Peny. Peralatan Ktr
Modal
Ketut
Widia 3.2000 3.3000
Laba ditahan Laba(rugi)
tahun
berjalan
1.2300 Kendaraan 1.2400 Akum. Peny. Kendaraan 1.2500 Gedung 1.2600 Akum. Peny. Gedung 1.2700 Tanah
Catatan : dalam membuat bagan perkiraan 1. Historical balancing Account tidak boleh digunakan untuk perkiraan lain. 2. Current Earnings harus diterjemahkan menjadi laba (rugi) tahun berjalan 3. Rentained Earnings harus diterjemahkan menjadi laba ditahan
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
116
Rekening Nominal 6.0000 Biaya 6.1000 Biaya Adm. Dan Umum
4.0000 Pendapatan 4.1000 Pendapatan jasa
6.1100 Biaya gaji pegawai Adm. 6. 1200 Biaya perlengkapan 6.1300 Biaya listrik
8.0000 Pendapatan lain – lain 8.1000 Pendapatan bunga
6.1400 Biaya telepon
8.1100 Pend. Bunga di BCA
6.1500 Biaya Air
8.1200 Pend. Bunga di BNI
6.1600 Biaya asuransi gedung
8.2000 Pendapatan lainnya
6.1700 Biaya penyusutan Adm. 6.1710 B. Peny. Peralatan Ktr. 6.1720 B. Peny. Gedung 6.2000 Biaya Operasional 6.2100 Biaya gaji Pramuwisata 6.2200 Biaya gaji Sopir 6.2300 Biaya Promosi 6.2400 Biaya asuransi kendaraan 6.2500 Biaya bonus karyawan 6.2600 Biaya operasional kend. 6.2700 Biaya Penyusutan Op. 6.2710 B. Peny. Kendaraan 9.0000 Biaya Lain – lain 9.1000 Biaya bunga 9.1100 Biaya bunga di BRI 9.1200 Biaya bunga di Mandiri 9.1300 Biaya bunga di Danamon 9.2000 Biaya lainnya
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
117
Berikut ini transaksi yang terjadi selama bulan November 2009 :
Tgl. 3
Ketut Widia menyetorkan modal tunai 200 juta
Tgl. 5
Dibeli Tanah dan bangunan berlokasi dijalan Pratama 43 Nusa dua dengan harga tanah 100 juta dan gedung 50 juta semua dibayar tunai
Tgl. 6
Pengurusan ijin usaha selesai dilakukan dengan total nilai 1.000.000 biaya ini dibebankan sebagai biaya untuk bulan ini.
Tgl. 7
Dibayar asuransi untuk gedung untuk jangka waktu 2 tahun senilai 2.400.000 dibayar tunai.
Tgl. 10
Kredit di bank Mandiri cair senilai 65.000.000 untuk jangka waktu 5 tahun dengan bunga tetap 10 %
Tgl. 11
Dibeli kendaraan L-300 sebanyak 5 unit dengan harga per unit 25.000.000 dibayar tunai 75.000.000 sisanya akan dibayar bulan depan.
Tgl. 12
Diangkat 4 orang tenaga administrasi dengan gaji masing - masing 750.000 perbulan dan 5 orang sopir dengan gaji 650.000 per bulan.
Tgl. 12
Dibeli perlengkapan kantor senilai 2.000.000 dibayar tunai
Tgl. 12
Dibeli Peralatan kantor senilai 15.000.000 dibayar tunai
Tgl. 14
Perusahaan mulai beroperasi pada saat pembukaan dikeluarkan biaya 2.000.000
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
118
Tgl. 14
Dibayar asuransi untuk semua kendaraan secara tunai 2.400.000 dengan jangka waktu asuransi 2 tahun
Tgl. 15
Pinjaman di BRI cair senilai 10.000.000 jangka waktu 1 tahun dengan bunga tetap 10 %
Tgl. 16
Pendapatan jasa untuk hari ini 1.500.000 diterima tunai
Tgl. 17
Dibuka rekening di BCA 2.000.000, dan rekening di BNI 3.000.000
Tgl. 18
Pendapatan jasa untuk hari ini sebesar 2.000.000, diterima tunai 1.500.000 sisanya masih kredit
Tgl. 20
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 1.000.000 dibayar tunai.
Tgl. 22
Pendapatan jasa hari ini 5.000.000 diterima tunai
Tgl. 25
Piutang Pendapatan jasa yang terjadi tanggal 18 Nov. diterima tunai
Tgl. 28
Dibeli perlengkapan kantor senilai 300.000
Tgl. 29
Pendapatan jasa hari ini sebesar 2.000.000 diterima tunai 500.000 sisanya masih kredit
Tgl. 30
Kredit di Danamon cair 70.000.000 jangka waktu 5 tahun dengan bunga tetap 12 %
Tgl. 30
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 1.500.000 dibayar tunai.
Tgl. 30
Perlengkapan yang sisa senilai 1.300.000
Tgl. 30
Biaya listrik, air, telepon : 200.000, 60.000, 300.000 belum dibayar
Tgl. 30
Pendapatan bunga di BCA dan BNI masing – masing
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
119
20.000 dan 30.000
Berikut ini transaksi yang terjadi selama bulan Desember 2009 :
Tgl. 1
Gaji karyawan dibayar
Tgl. 1
Pendapatan hari ini 1.500.000 diterima tunai
Tgl. 2
Sisa pendapatan yang belum diterima tanggal 29 November diterima tunai
Tgl. 5
Pendapatan sampai hari ini 8.000.000 diterima tunai
Tgl. 6
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 1.500.000 dibayar tunai.
Tgl. 8
Pendapatan sampai hari ini 6.000.000 diterima secara tunai 2.500.000, sisanya diterima melalui rekening di BCA
Tgl. 9
Dibeli perlengkapan kantor 1.000.000 secara kredit
Tgl. 10
Kredit di Mandiri dibayar lengkap dengan bunganya
Tgl. 11
Hutang dari pembelian kendaraan dibayar tunai
Tgl. 12
Biaya listrik, air dan telepon untuk bulan November dibayar
Tgl. 13
Pendapatan sampai hari ini 7.000.000 diterima tunai 4.000.000 sisanya kredit
Tgl. 14
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 1.000.000 dibayar tunai.
Tgl. 15
Kredit di BRI dibayar lengkap dengan bunganya
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
120
Tgl. 20
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 600.000 dibayar tunai.
Tgl. 21
Pendapatan sampai hari ini 10.000.000 diterima tunai 8.000.000 sisanya kredit
Tgl. 23
Sisa pendapatan yang terjadi tanggal 13 Desember diterima tunai
Tgl. 24
Pendapatan hari ini 2.000.000 diterima tunai
Tgl. 25
Hutang dari pembelian perlengkapan Kantor tanggal 9 Desember dibayar
Tgl. 26
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 1.500.000 dibayar tunai.
Tgl. 28
Pendapatan sampai hari ini 6.000.000 diterima tunai
Tgl. 30
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 900.000 dibayar tunai.
Tgl. 30
Kredit
di
Danamon
dibayar
lengkap
dengan
bunganya Tgl. 31
Perlengkapan sisa 500.000
Tgl. 31
Biaya listrik, air, telepon : 250.000, 70.000, 400.000 belum dibayar
Tgl. 31
Pendapatan bunga di BCA dan BNI masing – masing 35.000 dan 30.000
Catatan : Ingat untuk melakukan perintah proses tutup buku. Tutup buku akan dilakukan secara otomatis setelah ada perintah oleh pengguna / pemakai. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
121
Untuk transaksi bulan Januari 2010, sudah dapat dilakukan dengan cara yang sama dengan bulan sebelumnya. Berikut ini transaksi yang terjadi selama bulan Januari 2010 :
Tgl. 1
Gaji karyawan dibayar
Tgl. 1
Pendapatan hari ini 1.000.000 diterima tunai
Tgl. 3
Sisa pendapatan yang belum diterima tanggal 21 Desember diterima tunai
Tgl. 5
Pendapatan sampai hari ini 9.000.000 diterima tunai
Tgl. 6
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 1.500.000 dibayar tunai.
Tgl. 9
Pendapatan sampai hari ini 6.000.000 diterima secara tunai 2.500.000, sisanya diterima melalui rekening di BNI
Tgl. 10
Dibeli perlengkapan kantor 1.500.000 secara kredit
Tgl. 10
Kredit
di Mandiri dibayar lengkap dengan
bunganya Tgl. 12
Biaya listrik, air dan telepon untuk bulan Desember dibayar
Tgl. 13
Pendapatan sampai hari ini 6.000.000 diterima tunai 4.000.000 sisanya kredit
Tgl. 14
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 1.000.000 dibayar tunai.
Tgl. 15
Kredit di BRI dibayar lengkap dengan bunganya
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
122
Tgl. 20
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 500.000 dibayar tunai.
Tgl. 21
Pendapatan sampai hari ini 12.000.000 diterima tunai 8.000.000 sisanya kredit
Tgl. 22
Sisa pendapatan yang terjadi tanggal 13 Januari diterima tunai
Tgl. 24
Pendapatan hari ini 2.000.000 diterima tunai
Tgl. 24
Hutang dari pembelian perlengkapan Kantor tanggal 10 Januari dibayar
Tgl. 27
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 1.700.000 dibayar tunai.
Tgl. 28
Pendapatan sampai hari ini 6.000.000 diterima tunai
Tgl. 30
Biaya operasional kendaraan sampai hari ini sebesar 900.000 dibayar tunai.
Tgl. 30
Kredit di Danamon dibayar lengkap dengan bunganya
Tgl. 31
Perlengkapan sisa 700.000
Tgl. 31
Biaya listrik, air, telepon : 200.000, 60.000, 300.000 belum dibayar
Tgl. 31
Pendapatan bunga di BCA dan BNI masing – masing 35.000 dan 40.000
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
123
Kasus II Dalam kasus II kita akan menyelesaikan kasus akuntansi dimana perusahaan tersebut sudah lama berdiri namun dalam sistem akuntansinya masih secara manual sehingga pada saat pertama menggunakan program akuntansi terpadu sudah ada saldo pada masing – masing perkiraan ( akun ). PT.
Sempurna
merupakan
perusahaan
keluarga
yang
berbentuk perseroan terbatas tertutup. Badan usaha ini bergerak dibidang servise kendaraan bermotor. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1992, karena usahanya berkembang pesat maka supaya lebih praktis maka sejak tanggal 1 januari 2009 diputuskan
untuk
mengganti
sistem
akuntansi
yang
sebelumnya ditangani secara manual diganti menggunakan program komputer akuntansi terpadu. Berikut ini data yang dimiliki perusahaan per 31 Desember 2008 : 1. Nama perusahaan : PT. Sempurna 2. Berdiri tanggal 1 Oktober 1992 3. Alamat Jl. Ahmad Yani 1010 X Singaraja Bali 4. No. Ijin Usaha 11 123 487 547 5. No. NPWP 1.092.265.2.472 6. Periode akuntansi 12 bulan dengan awal periode akuntansi bulan Januari akhir periode akuntansi bulan Desember. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
124
PT. Sempurna Neraca Per 31 Desember 2008 Kode
Perkiraan
Debet
Kredit
1.0000 1.1000 1.1100 1.1200 1.1300 1.1400 1.1500 1.1600 1.2000 1.2100 1.2200 1.2300 1.2400 1.2500 1.2600 1.2700
Aktiva Aktiva Lancar Kas ditangan Rekening di BCA Piutang usaha Perlengkapan kantor Perlengkapan bengkel Asuransi dibayar dimuka Aktiva Tetap Peralatan Kantor Akumulasi Peny. Peralatan Kantor Peralatan bengkel Akumulasi Peny. Peralatan bengkel Gedung Akumulasi Peny. Gedung Tanah
2.0000 2.1000 2.1100 2.1200 2.1300 2.1400 2.2000 2.2100
Kewajiban Kewajiban Lancar Hutang Usaha Hutang Gaji Hutang Bunga Hutang Biaya lainnya Kewajiban Jangka Panjang Hutang di Bank Danamon
40.000.000
3.0000 3.1000 3.2000 3.3000 3.4000
Modal Modal Tuan A Modal Tuan B Laba ditahan Laba ( rugi ) tahun berjalan
70.000.000 70.000.000 29.000.000 0
TOTAL
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
23.000.000 45.000.000 4.000.000 3.000.000 12.000.000 4.800.000 9.000.000 ( 4.000.000) 20.000.000 (16.000.000) 60.000.000 (35.000.000) 90.000.000
1.900.000 4.000.000 400.000 500.000
215.800.000
215.800.000
125
Rekening Nominal
6.0000 Biaya
4.0000 Pendapatan
6.1000 Biaya Adm. Dan Umum
4.1000 Pendapatan jasa
6.1100 Biaya gaji pegawai Adm. 6. 1200 Biaya perlengkapan Ktr. 6.1300 Biaya listrik
8.0000 Pendapatan lain – lain 8.1000 Pendapatan bunga
6.1400 Biaya telepon
8.1100 Pend. Bunga di BCA
6.1500 Biaya Air
8.2000 Pendapatan lainnya
6.1700 Biaya penyusutan Adm. 6.1710 B. Peny. Peralatan Ktr. 6.2000 Biaya Operasional 6.2100 Biaya gaji montir 6.2200B.perlengkapan bengkel 6.2300 Biaya asuransi 6.2700 Biaya Penyusutan Op. 6.2710
B.Peny.
Peralatan
bengkel 6.2720 B. Peny. Gedung 9.0000 Biaya Lain – lain 9.1000 Biaya bunga 9.1100 Biaya bunga di Danamon 9.2000 Biaya lainnya
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
126
Transaksi yang terjadi selama bulan Januari 2009 : Tgl. 1
Gaji pegawai sebesar 4.000.000 untuk bulan Desember dibayar.
Tgl. 3
Pendapatan jasa sampai dengan hari ini senilai 3.000.000 diterima tunai.
Tgl. 4
Perlengkapan bengkel yang digunakan sampai dengan hari ini senilai 500.000.
Tgl. 5
Kredit di Danamon 4.000.000 dan bunganya untuk bulan Desember 2008 senilai 400.000 dibayar.
Tgl. 8
Pendapatan sampai dengan hari ini 6.000.000 diterima tunai
Tgl.10
Perlengkapan bengkel yang digunakan sampai dengan hari ini senilai 1.500.000.
Tgl. 12
Biaya listrik, air dan telepon untuk bulan Desember sebesar 500.000 dibayar, biaya ini sebelumnya dibebankan pada hutang biaya lainnya.
Tgl. 13
Dibeli perlengkapan bengkel berupa oli, baut dll. senilai 1.000.000 secara kredit
Tgl. 15
Dikirim uang ke BCA 5.000.000 untuk ditabung.
Tgl. 18
Pendapatan sampai dengan hari ini 8.000.000 diterima tunai
Tgl. 20
Perlengkapan bengkel yang digunakan sampai dengan hari ini senilai 1.800.000.
Tgl. 22
Hutang dari pembelian perlengkapan bengkel yang terjadi tanggal 13 Januari dibayar tunai.
Tgl. 24
Pendapatan sampai dengan hari ini 4.000.000
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
127
diterima tunai Tgl. 26
Perlengkapan bengkel yang digunakan sampai dengan hari ini senilai 800.000.
Tgl. 31
Gaji pegawai untuk bulan ini sebesar 4.500.000 dengan rincian 1.500.000 untuk tenaga bagian administrasi dan 3.000.000 untuk tenaga montir (semua akan dibayar tanggal 1 Februari ).
Tgl. 31
Pendapatan sampai dengan hari ini 2.000.000 diterima tunai.
Tgl. 31
Perlengkapan kantor yang sisa 2.300.000
Tgl. 31
Perincian penyusutan aktiva tetap untuk bulan Januari 2009 sbb : Peralatan kantor 500.000 Peralatan bengkel 1.000.000 Gedung 2.000.000
Tgl. 31
Biaya listrik, air dan telepon untuk bulan ini berturut – turut 180.000, 120.000 dan 400.000 dibayar bulan depan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
128
Kasus III Dalam kasus ini mahasiswa diharapkan dapat menyelesaikan suatu kasus akuntansi dimana mahasiswa diharapkan sebagai tenaga accounting yang sudah profesional. Tugas mahasiswa adalah menyelesaikan sendiri kasus akuntansi yang diberikan dari menyiapkan data / bagan perkiraan ( akun ) lengkap dengan kode perkiraan kemudian menyelesaikan transaksi keuangan yang terjadi selama periode akuntansi. Poliklinik “ Sanjiwani “ merupakan lembaga kesehatan yang baru didirikan oleh Tuan Agus. Untuk menangani masalah akuntansinya saudara diangkat sebagai tenaga accounting. Berikut ini data – data yang dimiliki perusahaan : 1. Nama perusahaan : Poliklinik Sanjiwani 2. Berdiri tanggal 1 Mei 2009 3. Alamat Jl. Ahmad Yani 1 X Singaraja Bali 4. No. Ijin Usaha 11 123 484 741 5. No. NPWP 1.092.265.2.549 6. Periode akuntansi 12 bulan dengan awal periode akuntansi bulan Januari akhir periode akuntansi bulan Desember.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
129
Tansaksi yang terjadi selama bulan Mei 2009 : Tgl. 1
Disetor uang tunai 200 juta dan bangunan untuk tempat usaha senilai 150 juta.
Tgl. 2
Dibeli perlengkapan kantor berupa alat – alat tulis senilai 1 juta secara tunai.
Tgl. 3
Dibeli peralatan kantor senilai 10 juta secara tunai.
Tgl. 3
Di beli perlengkapan kesehatan senilai 5 juta secara tunai.
Tgl. 8
Di beli peralatan kesehatan senilai 100 juta, dibayar tunai 75 juta sisanya kredit.
Tgl.20
Poliklinik mulai beroperasi
dengan tenaga lima
orang dokter, lima juru rawat dan dua orang tenaga administrasi. Tgl. 20
Pendapatan hari ini 500.000 diterima tunai.
Tgl. 21
Dibeli kendaraan untuk ambulance senilai 40 juta secara tunai.
Tgl. 22
Pendapatan hari ini 1.500.000 diterima tunai.
Tgl. 23
Pendapatan hari ini 3.000.000 diterima tunai.
Tgl. 24
Dibeli perlengkapan kesehatan 2 juta secara tunai
Tgl. 24
Pendapatan hari ini 2.500.000 diterima tunai.
Tgl. 25
Pendapatan hari ini 2.800.000 diterima tunai.
Tgl. 26
Pendapatan hari ini 2.100.000 diterima tunai.
Tgl. 27
Pendapatan hari ini 3.500.000 diterima tunai.
Tgl. 28
Dibeli perlengkapan kantor 1.000.000 secara tunai.
Tgl. 28
Pendapatan hari ini 1.500.000 diterima tunai.
Tgl. 29
Pendapatan hari ini 2.000.000 diterima tunai.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
130
Tgl. 30
Pendapatan hari ini 3.500.000 diterima tunai.
Tgl. 31
Pendapatan hari ini 2.000.000 diterima tunai.
Tgl. 31
Perlengkapan kantor yang sisa senilai 1.200.000
Tgl. 31
Perlengkapan kesehatan yang digunakan senilai 4 juta
Tgl. 31
Gaji untuk dokter masing – masing 1.500.000, tenaga juru rawat masing – masing 500.000, tenaga administrasi masing – masing 500.000 dan sopir ambulance 350.000 semuanya akan dibayar tanggal 1 juni.
Tgl. 31
Semua
aktiva
tetap
ditaksir
memiliki
umur
ekonomis 10 tahun dan penyusutan menggunakan metode garis lurus. Tgl. 31
Biaya listrik, air dan telepon untuk bulan ini masing – masing senilai 250.000, 150.000 dan 400.000 dibayar bulan depan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
131
BAB IV Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Dagang Standar Kompetensi
Dapat
memahami
konsep
dasar
dan
dapat
menyelesaikan kasus – kasus akuntansi untuk perusahaan dagang dengan menggunakan program komputer akuntansi terpadu. Indikator Pencapaian
Setelah selesai proses belajar mengajar pada sub - sub pokok bahasan mahasiswa diharapkan dapat : 1. Memahami sistem komputer akuntansi terpadu untuk perusahaan Dagang. 2. Menyiapkan data – data awal yang diperlukan untuk menyelesaikan kasus akuntansi untuk perusahaan dagang. 3. Memasukan data – data awal perusahaan kedalam program komputer akuntansi terpadu sebagai tahap persiapan penggunaan program. 4. menyelesaikan transaksi keuangan
yang terjadi
selama periode akuntansi. 5. Menampilkan laporan keuangan perusahaan setiap saat diperlukan. 6. Melakukan proses tutup buku pada akhir tahun periode akuntansi. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
132
BAB IV Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Dagang 4.1
Pendahuluan Untuk sekedar mengingatkan kembali, perusahaan dagang pada intinya merupakan perusahaan yang usaha utamanya adalah membeli barang dan barang tersebut tidak mengalami proses lebih lanjut untuk kemudian dijual lagi. Dari segi akuntansi perusahaan dagang memiliki perbedaan dengan perusahaan jasa. Perbedaan tersebut terutama karena pada perusahaan dagang ada perkiraan ( akun ) persediaan barang dagang sedangkan pada perusahaan jasa tidak ada persediaan barang dagangan. Khusus mengenai persediaan barang dagangan juga ada perlakuan khusus karena arus masuk dan keluar barang dagangan merupakan kegiatan pokok perusahaan sehingga merupakan kegiatan yang biasanya paling sering terjadi. Hal – hal yang berhubungan langsung dengan persediaan barang dagangan diantaranya : 1. Hutang dagang, hutang dagang terjadi akibat adanya pembelian secara kredit.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
133
2. Piutang dagang, piutang dagang timbul karena adanya penjualan secara kredit. 3. Data vendor ( pemasok ) merupakan data – data dari seorang atau perusahaan yang menyediakan barang dagangan kepada perusahaan kita, data pemasok sangat penting terutama bila berhubungan dengan pembelian kredit ( data kreditur ). 4. Data konsumen ( pembeli ) merupakan data – data dari seorang atau perusahaan yang membeli barang kepada kita, data komsumen
penting
terutama
bila
berhubungan dengan penjualan kredit ( data debitur ). Dalam perusahaan dagang karena intensitas transaksi yang tinggi terutama menyangkut persediaan barang dagangan tadi maka biasanya dalam perusahaan dagang mengunakan jurnal khusus dan selain itu untuk persediaan barang dagangan juga dikenal dua metode akuntansi terhadap persediaan barang dagangan. Metode tersebut meliputi metode
persediaan
periodik
dan
metode
persediaan
perpektual. Apabila perusahaan metode periodik maka rekening persediaan tidak didebet bila ada pembelian dan tidak dikredit bila terjadi penjualan. Dalam metode ini, pembelian dicatat dengan mendebet rekening pembelian dan rekening dikredit bisa kas jika pembelian tunai dan hutang Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
134
dagang jika secara kredit. Sedangkan jika terjadi penjualan maka yang dikredit adalah rekening penjualan dan rekening yang didebet adalah kas jika tunai dan piutang dagang bila secara kredit. Untuk metode periodik jumlah pisik persediaan barang dagangan tidak dapat kita ketahui setiap waktu jumlah pisik persediaan ini baru kita ketahui bila dilakukan perhitungan pisik terhadap persediaan. Perhitungan pisik ini biasanya dilakukan pada akhir periode akuntansi. Untuk metode perpektual jumlah pisik persediaan barang dagangan dapat diketahui kapan saja. Dalam program komputer akuntansi terpadu baik metode persediaan periodik maupun metode persediaan perpektual dapat kita gunakan. Bila perusahaan menggunakan metode periodik maka modul yang digunakan hanya modul general ledger saja, jadi bila ada transaksi keuangan apapun selalu dimasukkan ke modul general ledger. Sedangkan bila perusahaan menggunakan motode perpektual maka program komputer akuntansi terpadu sudah sangat lengkap menyediakan sarana – sarana penunjang berupa modul – modul khusus untuk mencatat setiap data maupun transaksi
yang ada, dan
perlakuan akuntansi terhadap transaksi yang terjadi sudah diolah dengan otomatis dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Modul khusus yang disediakan diantaranya :
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
135
1. Card File untuk mencatat setiap data yang diperlukan terutama
berhubungan
dengan
kartu-kartu
diantaranya : a. Kartu persediaan, dalam modul ini setiap data mengenai persediaan dapat dicatat dengan lengkap dan saldo persediaan akan diolah secara otomatis sesuai dengan transaksi yang terjadi. b. Kartu Vendor, dalam kartu ini akan disimpan semua data lengkap mengenai vendor ( pemasok ) dan juga saldo hutang dagang akan diolah secara otomatis sesuai dengan transaksi yang terjadi. c. Kartu costumer, dalam kartu ini semua data lengkap mengenai konsumen ( pembeli ) dan juga saldo piutang dagang akan diolah secara otomatis sesuai dengan transaksi yang terjadi. 2. Purchases, untuk memcatat setiap pembelian barang dagangan. Apabila ada pembelian barang dagangan maka tidak perlu dibuatkan jurnal cukup dengan menulis pada format faktur pembelian maka dari jurnal umum, data persediaan, jumlah hutang dagang (bila secara kredit) sampai menjadi laporan keuangan sudah diolah secara otomatis. 3. Sales, untuk memcatat setiap penjualan barang dagangan. Apabila ada penjualan barang dagangan maka tidak perlu dibuatkan jurnal cukup dengan Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
136
menulis pada format faktur penjualan maka dari jurnal umum, data persediaan, jumlah piutang dagang (bila secara kredit) sampai menjadi laporan keuangan sudah diolah secara otomatis. Yang perlu disiapkan bila perusahaan akan menggunakan MYOB Accounting adalah : 1. Informasi tentang profil perusahaan misalnya : nama, alamat, No. ijin , NPWP dll. 2. Kebijakan akuntansi mengenai periode akuntansi, awal periode, akhir periode akuntansi dan kebijakan lainnya (termasuk bila ada kebijakan penggunaan rekening bank bila berhubungan dengan penerimaan kas dari pembayaran piutang maupun pengeluaran kas bila terjadi pembayaran hutang). 3. Folder khusus untuk menyimpan data akuntansi ( untuk kemudahan dan kerapian penyimpanan data ) 4. Daftar perkiraan ( bagan Akun ) lengkap dengan nomor akun. 5. Daftar persediaan barang dagangan termasuk profil barang tersebut. 6. Daftar vendor ( supplier ) lengkap dengan profilnya berupa nama, alamat dll. 7. Daftar costumer ( pembeli ) lengkap dengan profilnya berupa nama, alamat dan lain-lain.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
137
Setelah semua hal diatas
di input kedalam MYOB maka
program siap digunakan untuk mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi secara historis. Sedangkan proses akuntansi lainnya sampai menjadi laporan keuangan sudah diselesaikan secara otomatis oleh program. 4.2
Latihan
Kasus I Dalam kasus ini kita akan coba menyelesaikan suatu kasus akuntansi untuk perusahaan dagang. Perusahaan ini dari baru mulai berdiri sudah menggunakan komputer akuntansi terpadu sehingga tidak ada saldo awal untuk setiap rekening termasuk saldo persediaan juga masih kosong. PT. “ WIDYA UTAMA” merupakan wholesaler buku dan alat – alat tulis, perusahaan ini baru didirikan oleh empat orang sahabat
dan
sejak
mulai
berdiri
sudah
diputuskan
menggunakan program akuntansi terpadu untuk menangani akuntansinya, berikut ini data – data yang dimiliki perusahaan: 1. Berdiri tanggal 1 Desember 2009 2. Alamat jalan Surapati No. 799 Singaraja Telp. ( 0362 ) 41757 3. Ijin usaha No. 11 123 484 900 4. NPWP No. 1.092.265.2.850 5. Badan usaha berbentuk Perseroan Terbatas tertutup dengan pemilikan modal sebagai berikut : Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
138
a) Widya persentase pemilikan 40 % b) Gita persentase pemilikan 30 % c) Wawan persentase pemilikan 15 % d) Surya persentase pemilikan 15 % 6. Periode akuntansi dimulai tanggal 1 Januari diakhiri tanggal 31 Desember. 7. kebijakan mengenai pembelian dan penjualan adalah setiap transaksi yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan bila melibatkan kas selalu melalui rekening di BCA. 8. Gaji untuk karyawan selalu dibayar setiap bulan yaitu pada setiap tanggal 1 bulan berikutnya. 9. untuk penyusutan aktiva tetap dugunakan kebijakan sebagai berikut : a) untuk Peralatan kantor umur ekonomis ditetapkan 5 tahun dengan metode garis lurus. b) untuk
kendaraan
umur
ekonomis
ditetapkan 5 tahun dengan metode garis lurus. c) untuk gedung umur ekonomis ditetapkan 10 tahun dengan metode garis lurus. Data lainnya meliputi :
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
139
Rekening Riil / Neraca AKTIVA
KEWAJIBAN DAN MODAL
1.0000 Aktiva
2.0000 Kewajiban
1.1000 Aktiva Lancar
2.1000 Kewajiban Jk. Pendek
1.1100 Kas di tangan
2.1100 Hutang dagang
1.1200 Rekening di BRI
2.1200 Hutang Gaji
1.1300 Rekening di BCA
2.1300 Hutang lainnya
1.1400 Piutang dagang
2.2000 Kewajiban Jk. Panjang
1.1500 Persediaan
2.2100 Hutang di Bank Mandiri
1.1510 Buku
2.2200 Hutang di bank Danamon
1.1520 Majalah 1.1530 Alat – alat Tulis 1.1600 Perlengkapan kantor 1.2000 Aktiva Tetap
3.0000 Modal 3.1000 Modal Widya 3.2000 Modal Gita
1.2100 Peralatan Kantor
3.3000 Modal Wawan
1.2200 Akum. Peny. Peral. Ktr
3.4000 Modal Surya
1.2300 Kendaraan
3.5000 Laba ditahan
1.2400
Akum.
Peny.
3.6000 Laba tahun berjalan
Kendaraan 1.2500 Gedung 1.2600 Akum. Peny. Gedung 1.2700 Tanah
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
140
Rekening Nominal 5.0000 Harga Pokok
4.0000 Penjualan
5.1000 Harga Pokok Buku
4.1000 Penjualan Buku
5.2000 Harga Pokok Majalah
4.2000 Penjualan Majalah
5.3000 Harga Pokok Alat Tulis
4.3000 Penjualan Alat Tulis
6.0000 Biaya 6.1000 Biaya Adm. Dan Umum
8.0000 Pendapatan lain – lain
6.1100 Biaya gaji pegawai Adm. 6.1200 Biaya Perlengkapan Ktr. 6.1300 B. Penyusutan Adm.
8.1000 Pendapatan bunga 8.1200 Pend. Bunga di BRI 8.1300 Pend. Bunga di BCA
6.1310 B. Peny. Peralatan Ktr.
8.2000 Pendapatan lainnya
6.2000 Biaya Operasional 6.2100 B. gaji karyawan toko 6.2200 Biaya gaji sopir 6.2300 Biaya Promosi 6.2400 Biaya Listrik 6.2500 Biaya Air 6.2600 Biaya Telepon 6.2700 B. Penyusutan Op. 6.2710 B. Peny. Kendaraan 6.2720 B. Peny. Gedung 9.0000 Biaya Lain – lain 9.1000 Biaya Bunga 9.1200 B. bunga di Mandiri 9.1300
B.
bunga
di
Danamon 9.2000 Biaya lainnya.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
141
Data Vendor / Suppliers Kode Nama V-001 PT. Gramedia V-002 PT. Intan
Alamat Jl. Kria 5 Jakarta Jl. Pemuda 105 Jakarta Jl. Diponegoro 1 Bandung Jl. Surapati 23 Surabaya Jl. Merpati 44 Bandung
V-003 PT. Ganeca V-004 PT. Utama V-005 PT. Mitra
Telp. (021) 447546 (021) 714910 (0341) 888958 (031) 243259 (0341) 254368
Data Kostumers Kode Nama K-001 Toko Guna Agung K-002 Toko Indrajaya K-003 Hardys K-004 Toko Merta K-005 Toko Alfa K-006 Toko Hero
Alamat Jl. Soetomo 1 Singaraja Jl. Diponegoro 100 Sgr. Jl. Ngurah Rai 107 Sgr. Jl. Soetomo 221 Denpasar Jl. Diponegoro 34 Dps. Jl. Teuku Umar 5 Dps.
Telp. (0362) 23444 (0362) 41235 (0326) 58796 (0361) 774578 (0361) 548723 (0361) 258769
Data Pegawai Kode Nama P-001 Dewi P-002 Rahman P-003 Arif
Alamat Jl. Bekisar 34 Singaraja Jl. Komodo 21 Singaraja Jl. Soetomo 76 Singaraja
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
Telp. 21546 58796
Bagian Adm. Umum Karyawan Toko Karyawan Toko 142
Data Persediaan Kode
B-001
Nama Brg.
Buku
Vendor Utama PT. Gramedia
Harga Harga Pers Beli Jual ediaa n Awal 20.000 22.000 -
Akuntansi B-002
Buku
Teori PT. Gramedia
15.000
17.000
-
Ekonomi B-003
Buku Geografi
PT. Intan
20.000
21.500
-
B-004
Buku Biologi
PT. Intan
25.000
28.000
-
B-005
Buku Agama
PT. Ganeca
15.000
18.000
-
B-006
Buku Fisika
PT. Ganeca
35.000
39.000
-
M-
Majalah
olah PT. Gramedia
15.000
17.000
-
001
raga
M-
Majalah
PT. Gramedia
15.000
16.500
-
002
Otomotif
M-
Majalah Nova
PT. Intan
5.000
6.000
-
Majalah Citra
PT. Intan
6.000
7.000
-
M-
Majalah
PT. Ganeca
20.000
24.000
-
005
Komputer
T-001
Pencil
PT. Utama
400
500
-
T-002
Pulpen
PT. Utama
700
1000
-
T-003
Penggaris
PT. Mitra
300
500
-
T-004
Spidol
PT. Mitra
700
1000
-
T-005
Correction pen
PT. Mitra
2000
2.500
-
003 M004
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
143
Transaksi yang terjadi selama bulan Desember 2009 : Tgl. 1
Penyetoran modal tunai oleh pemilik dengan total modal 400.000.000
Tgl. 1
Pembelian tanah lengkap dengan gedung berlokasi di Jl. Surapati No. 799 Singaraja dengan nilai 100.000.000 untuk tanah dan 50.000.000 untuk gedung semua dibayar tunai.
Tgl. 5
Dibeli perlengkapan kantor senilai 1.000.000
Tgl. 10
Dibeli peralatan kantor senilai 15.000.000 dibayar tunai 10.000.000 sisanya masih kredit.
Tgl. 10
Di buka tabungan di BCA sebesar 100.000.000
Tgl. 10
Kredit di Bank Mandiri cair senilai 50.000.000 dengan jangka waktu 5 tahun dengan bunga tetap 10 %.
Tgl. 14
Di kirim uang 60.000.000 ke BCA untuk ditabung.
Tgl. 15
Di
beli
kendaraan
untuk
operasional
senilai
40.000.000 secara tunai. Tgl. 15
Kredit di Bank Danamon sebesar 30.000.000 dengan jangka waktu 4 tahun bunga tetap 12 %.
Tgl. 15
Di buka rekening BRI sebesar 35 juta
Tgl. 15
Di beli Buku Akuntansi dari PT. Gramedia sebanyak 50 exp. Secara tunai.
Tgl. 16
Dibeli buku akuntansi dari PT. Gramedia sebanyak 100 exp. Secara kredit.
Tgl. 16
Dibeli Buku Biologi dari PT. Intan sebanyak 100
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
144
Tgl. 17
Exp. Secara kredit. Dibeli Buku Geografi dari PT. Intan sebanyak 50
Tgl. 17
Exp. Secara tunai. Dibeli Buku Agama dan buku Fisika dari PT. Ganeca masing – masing 80 Exp. Secara tunai. Dibeli majalah komputer dari PT. Ganeca sebanyak
Tgl. 18
50 exp. Dibayar tunai 200.000 sisanya tunai.
Tgl. 18
Dibeli pencil dan pulpen dari PT. Utama masing masing sebanyak 300 buah dan 200 buah dibayar
Tgl. 19
tunai 150.000 sisanya kredit.
Tgl. 19
Dijual buku akuntansi 60 exp. Kepada toko Guna Agung secara tunai. Dijual buku biologi sebanyak 100 exp. Kepada toko
Tgl. 20
Indrajaya secara tunai.
Tgl. 20
Dijual buku Geografi sebanyak 50 exp. Kepada Hardys secara kredit.
Tgl. 20
Dijual Buku Agama kepada Toko Guna Agung sebanyak 80 exp. Secara kredit.
Tgl. 21
Dijual buku Akuntansi kepada Toko Merta sebanyak
Tgl. 22
90 exp. Diterima tunai 1.500.000 sisanya kredit. Dijual buku Fisika kepada toko Alfa sebanyak 80
Tgl. 23
exp. Diterima tunai 1.000.000 sisanya kredit. Dijual majalah komputer 50 exp. dan pencil 200
Tgl. 24
buah kepada toko Hero, diterima tunai 1.000.000 sisanya kredit.
Tgl. 25
Dijual pencil 100 buah dan pulpen 200 buah kepada
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
145
toko Indrajaya secara kredit. Tgl. 25
Toko Guna Agung melunasi semua hutangnya.
Tgl. 26
Hardys melunasi semua hutangya.
Tgl. 26
Toko Merta melunasi semua hutangnya.
Tgl. 27
Toko Alfa melunasi semua hutangnya.
Tgl. 28
Toko Hero melunasi semua hutangnya.
Tgl. 29
Toko Indrajaya melunasi semua hutangnya.
Tgl. 30
Dibayar semua hutang pada PT. Gramedia.
Tgl. 31
Dibayar semua hutang pada PT.Intan.
Tgl. 31
Dibayar semua hutang pada PT. Ganeca.
Tgl. 31
Dibayar semua hutang pada PT.Utama.
Tgl. 31
Perlengkapan yang sisa 500.000. Biaya listrik, air dan telepon untuk bulan ini masing – masing 100.000, 80.000 dan 400.000 dibayar bulan depan. Biaya gaji karyawan untuk bulan ini untuk bagian administrasi 600.000 untuk bagian toko masing – masing 500.000 dan untuk sopir 450.000 dibayar tanggal satu Januari 2003.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
146
Transaksi yang terjadi selama bulan Januari 2010 : Tgl. 1
Di beli Buku Akuntansi dari PT. Gramedia sebanyak 60 exp. Secara tunai.
Tgl. 2
Dibeli Penggaris dari PT. Mitra sebanyak 500 buah secara kredit.
Tgl. 3
Dibeli buku akuntansi dari PT. Gramedia sebanyak 110 exp. Secara kredit.
Tgl. 4
Dibeli Buku Biologi dari PT. Intan sebanyak 90 Exp. Secara kredit.
Tgl. 5
Dijual buku akuntansi 100 exp. Kepada toko Guna Agung secara tunai.
Tgl. 6
Dibeli Buku Geografi dari PT. Intan sebanyak 150 Exp. Secara tunai.
Tgl. 7
Dibayar semua hutang pada PT. Gramedia.
Tgl. 8
Dijual buku biologi sebanyak 80 exp. Kepada toko Indrajaya secara tunai.
Tgl. 9
Dijual buku Geografi sebanyak 90 exp. Kepada Hardys secara kredit.
Tgl.10
Dibeli Buku Agama dan buku Fisika dari PT. Ganeca masing – masing 100 Exp. Secara tunai.
Tgl. 10
Kredit di bank Mandiri bulan ini dibayar lengkap dengan bunganya.
Tgl. 11
Hardys melunasi semua hutangnya.
Tgl. 12
Dijual buku Fisika kepada toko Alfa sebanyak 90 exp. Diterima tunai 1.000.000 sisanya kredit.
Tgl. 13
Dibeli majalah komputer dari PT. Ganeca sebanyak
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
147
150 exp. Dibayar tunai 500.000 sisanya tunai. Tgl. 15
Kredit di bank Danamon bulan ini dibayar lengkap dengan bunganya.
Tgl. 16
Dibayar semua hutang pada PT. Ganeca.
Tgl. 18
Dibeli pencil dan pulpen dari PT. Utama masing masing sebanyak 350 buah dan 400 buah dibayar tunai 150.000 sisanya kredit.
Tgl. 20
Dijual majalah komputer 120 exp. dan pencil 200 buah kepada toko Hero, diterima tunai 1.000.000 sisanya kredit.
Tgl. 21
Dibayar semua hutang pada PT.Intan.
Tgl. 22
Dijual Buku Agama kepada Toko Guna Agung sebanyak 80 exp. Secara kredit.
Tgl. 23
Toko Hero melunasi semua hutangnya.
Tgl. 24
Dijual buku Akuntansi kepada Toko Merta sebanyak 40 exp. Diterima tunai 500.000 sisanya kredit.
Tgl. 25
Toko Guna Agung melunasi semua hutangnya.
Tgl. 27
Dijual pencil 50 buah dan pulpen 200 buah kepada toko Indrajaya secara kredit.
Tgl. 28
Toko Merta melunasi semua hutangnya.
Tgl. 29
Toko Indrajaya melunasi semua hutangnya.
Tgl. 30
Dibayar semua hutang pada PT.Utama.
Tgl. 31
Biaya listrik, air dan telepon untuk bulan ini masing – masing 100.000, 80.000 dan 400.000 dibayar bulan depan.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
148
Tgl. 31
Biaya gaji karyawan untuk bulan ini untuk bagian administrasi 900.000 untuk bagian toko masing – masing 800.000 dan untuk sopir 650.000 dibayar
Tgl. 31
tanggal satu Februari 2003. Perlengkapan sisa 100.000.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
149
Kasus II Untuk kasus II kita akan menyelesaikan kasus akuntansi untuk suatu perusahaan dagang yang sudah lama berdiri namun sebelumnya masih menggunakan sistem akuntansi secara manual, kemudian setelah itu baru mulai menggunakan sistem komputer akuntansi terpadu. Sehingga untuk tahap awal persiapan menggunakan sistem harus dicermati data – data awal perusahaan terutama untuk perkiraan yang sudah ada saldonya dan khusus mengenai data persediaan, hutang dagang dan piutang dagang memerlukan perlakuan khusus sebelum kita mulai dengan transaksi - transaksi baru. “Toko Cemerlang” adalah toko elektronik yang sudah berdiri sejak tahun 1989, selama ini untuk masalah akuntansinya masih menggunakan sistem manual. Sejak tanggal 1 Januari 2009 diputuskan untuk menggunakan sistem komputer akuntansi terpadu untuk menyelesaikan akuntansinya. Berikut ini data – data yang dimiliki perusahaan : 1. Berdiri tanggal 20 Desember 1989 2. Alamat jalan Diponegoro Singaraja Telp. ( 0362 ) 65987 3. Ijin usaha No. 11 123 772 417 4. NPWP No. 1.092.233.5.100
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
150
5. Periode akuntansi dimulai tanggal 1 Januari diakhiri tanggal 31 Desember. 6. kebijakan mengenai pembelian dan penjualan adalah setiap transaksi yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan bila melibatkan kas selalu melalui rekening kas ditangan. 7. Gaji untuk karyawan selalu dibayar setiap bulan yaitu pada setiap tanggal 1 bulan berikutnya.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
151
Data lainnya meliputi :
Toko Cemerlang Neraca 31 Desember 2008 AKTIVA
KEWAJIBAN DAN MODAL
1.0000 Aktiva 1.1000 Aktiva Lancar
2.0000 Kewajiban 239.300.000
75.000.000
2.1000 Kewajiban Jk. Pendek
1.1100 Kas di tangan
40.000.000
2.1100 Hutang dagang
1.1200 Rekening di BCA
65.000.000
2.1200 Hutang Gaji
0
2.1300 Hutang lainnya
0
1.1300 Piutang dagang 1.1400 Persediaan 1.1410 Televisi
15.000.000 118.000.000 40.000.000
1.1420 Kulkas
48.000.000
1.1430 VCD Player
30.000.000
1.1500 Perlengkapan ktr. 1.2000 Aktiva Tetap 1.2100 Peralatan Kantor
40.000.000
2.2000 Kewajiban Jk. Panjang 2.2100 Hutang di B.Mandiri 35.000.000 3.0000 Modal
259.800.000
1.300.000
3.1000 Modal Made
200.000.000
95.500.000
3.2000 Laba ditahan
59.800.000
4.000.000
3.3000 Laba tahun berjalan
0
1.2200 Akum.Peny.Peral. Ktr (3.500.000) 1.2300 Kendaraan
30.000.000
1.2400Akum.Peny.Kend.
(20.000.000)
1.2500 Gedung
80.000.000
1.2600 Akum.Peny.Gedung ( 50.000.000) 1.2700 Tanah Total Aktiva
55.000.000 334.800.000
Total Kewajiban dan Modal 334.800.000
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
152
Rekening Nominal 5.0000 Harga Pokok
4.0000 Penjualan
5.1000 Harga Pokok Televisi
4.1000 Penjualan Televisi
5.2000 Harga Pokok Kulkas
4.2000 Penjualan Kulkas
5.3000 Harga Pokok VCD Player
4.3000 Penjualan VCD Player
6.0000 Biaya 6.1000 Biaya Adm. Dan Umum 6.1100 Biaya gaji pegawai Adm. 6.1200 Biaya Perlengkapan Ktr. 6.1300 B. Penyusutan Adm.
8.0000 Pendapatan lain – lain 8.1000 Pendapatan bunga 8.1200 Pend. Bunga di BCA 8.2000 Pendapatan lainnya
6.1310 B. Peny. Peralatan Ktr. 6.2000 Biaya Operasional 6.2100 B. gaji karyawan toko 6.2200 Biaya gaji sopir 6.2300 Biaya Promosi 6.2400 Biaya Listrik 6.2500 Biaya Air 6.2600 Biaya Telepon 6.2700 B. Penyusutan Op. 6.2710 B. Peny. Kendaraan 6.2720 B. Peny. Gedung 9.0000 Biaya Lain – lain 9.1000 Biaya Bunga 9.1200 B. bunga di Mandiri 9.2000 Biaya lainnya.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
153
Data Vendor / Suppliers Kode
Nama
Alamat
Telp.
V-01
PT. Sony Intr. PT. Nasional PT. Intel
Jl. Kria 5 Jakarta Jl. Pemuda 105 Jakarta Jl. Diponegoro 1
(021) 447546
Saldo Hutang Dagang 10.000.000
(021) 714910
12.000.000
(0341)888958
18.000.000
Alamat
Telp.
Jl. Soetomo 1 Singaraja Jl. Diponegoro 100 Sgr. Jl. Ngurah Rai 107 Sgr. Jl. Soetomo 221 Denpasar Jl. Diponegoro 34 Dps. Jl. Teuku Umar 5 Dps. Jl. Komodo Sgr.
(0362) 23444
Saldo Piutang Dagang 2.000.000
V-02 V-03
Bandung
Data Kostumers Kode
Nama
K-01
Arman
K-02
Tina
K-03
Wanda
K-04
Agus
K-05
Darma
K-06
Wendy
K- 07
Maman
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
(0362) 41235
1.500.0000
(0326) 58796
1.000.000
(0361) 774578
1.800.000
(0361) 548723
3.000.0000
(0361) 258769
2.500.000
(0361) 64672
3.200.000
154
Data Pegawai Kode Nama P-001 Tini P-002 Ari P-003 Wirya P-004 Ahmad
Alamat Jl. Erlangga 34 Singaraja Jl. Komodo 21 Singaraja Jl. Soetomo 76 Singaraja Jl. P. Sumatra 3 Singaraja
Telp. 15462 38791 -
Bagian Adm. Umum Karyawan Toko Karyawan Toko Sopir
Data Persediaan Kode B-001 B-002
Nama Brg. Televisi Kulkas
Vendor Utama
Harga Beli
PT. Sony
1.000.00
Harga Perse Jual diaan Awal 40
Intr.
0
PT.
800.000
60
500.000
60
Nasional B-003
VCD
PT. Intel
Player
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
155
Berikut ini sebagian transaksi yang terjadi selama bulan Januari 2009 :
Tgl. 1
Hutang kepada PT. Sony Intr. Dibayar
Tgl. 2
Dijual satu unit televisi kepada Ketut Wirta seharga 1.200.000 secara tunai
Tgl. 2
Dijual satu unit televisi seharga 1.150.000 dan satu unit kulkas seharga 950.000 kepada Sujana dibayar tunai 1.000.000 sisanya kredit.
Tgl. 3
Arman Membayar hutangnya.
Tgl. 4
Dijual lima unit VCD kepada Toko Surya @ 550.000 secara kredit.
Tgl. 5
Hutang kepada PT. Nasional dibayar tunai.
Tgl. 5
Wanda membayar hutangnya.
Tgl. 6
Ditarik uang dari rekening di BCA senilai 10.000.000
Tgl. 7
Dibeli televisi dari PT. Sony Intr. Sebanyak 10 unit, dibayar tunai 6.000.000 sisanya kredit.
Tgl. 8
Dijual satu unit kulkas kepada Suta seharga 1.000.000 secara tunai.
Tgl. 8
Wendy membayar hutangnya.
Tgl. 8
Dijual satu unit VCD seharga 7.000.000 secara tunai.
Tgl. 9
Dibeli lima unit Kulkas dari PT. Nasional secara tunai.
Tgl. 9
Dijual satu unit televisi kepada Indra seharga
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
156
1.000.000 secara kredit. Tgl. 9
Dibeli perlengkapan kantor senilai 500.000
Tgl. 10
Dibeli sepuluh unit Radio kaset @ 600.000 dari PT. Nasional secara kredit.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
157
Kasus III Dalam kasus ini akan diselesaikan kasus akuntansi untuk perusahaan dagang mengenai termin, retur baik retur penjualan dan pembelian dan juga mengenai pajak ( PPN ). “Toko Sempurna” adalah toko furniture rumah tangga yang sudah berdiri sejak tanggal 1 Agustus 2009, sejak mulai berdiri diputuskan untuk menggunakan sistem komputer akuntansi terpadu untuk menyelesaikan akuntansinya. Berikut ini data – data yang dimiliki perusahaan : 1. Berdiri tanggal 1 Agustus 2009 2. Alamat jalan Diponegoro Singaraja Telp. ( 0362 ) 98722 3. Ijin usaha No. 11 123 772 144 4. NPWP No. 1.092.233.2.211 5. Periode akuntansi dimulai tanggal 1 Januari diakhiri tanggal 31 Desember. 6. kebijakan mengenai pembelian dan penjualan adalah setiap transaksi yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan bila melibatkan kas selalu melalui rekening kas ditangan. 7. Gaji untuk karyawan selalu dibayar setiap bulan yaitu pada setiap tanggal 1 bulan berikutnya. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
158
Data lainnya meliputi : Rekening Riil / Neraca AKTIVA 1.0000 Aktiva 1.1000 Aktiva Lancar
KEWAJIBAN DAN MODAL 2.0000 Kewajiban 2.1000 Kewajiban Jk. Pendek
1.1100 Kas di tangan
2.1100 Hutang dagang
1.1200 Rekening di BCA
2.1200 Hutang Gaji
1.1300 Piutang dagang 1.1400 Persediaan 1.1410 Tempat Tidur
2.1300 Hutang lainnya 2.2000 Kewajiban Jk. Panjang 2.2100 Hutang di B.Mandiri
1.1420 Almari 1.1500 Perlengkapan ktr. 1.2000 Aktiva Tetap
3.0000 Modal 3.1000 Modal Putu
1.2100 Peralatan Kantor
3.2000 Laba ditahan
1.2200 Akum. Peny. Peral. Ktr
3.3000 Laba tahun berjalan
1.2300 Kendaraan 1.2400Akum.Peny. Kendaraan 1.2500 Gedung 1.2600 Akum. Peny. Gedung 1.2700 Tanah
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
159
Rekening Nominal 5.0000 Harga Pokok 5.1000 Harga Pokok
4.0000 Penjualan Tempat
Tidur
4.1000 Penjualan Tempat Tidur 4.2000 Penjualan Almari
5.2000 Harga Pokok Almari 6.0000 Biaya 6.1000 Biaya Adm. Dan Umum 6.1100 Biaya gaji pegawai Adm. 6.1200 Biaya Perlengkapan Ktr.
8.0000 Pendapatan lain – lain 8.1000 Pendapatan bunga 8.1200 Pend. Bunga di BCA 8.2000 Pendapatan lainnya
6.1300 B. Penyusutan Adm. 6.1310 B. Peny. Peralatan Ktr. 6.2000 Biaya Operasional 6.2100 B. gaji karyawan toko 6.2200 Biaya gaji sopir 6.2300 Biaya Promosi 6.2400 Biaya Listrik 6.2500 Biaya Air 6.2600 Biaya Telepon 6.2700 B. Penyusutan Op. 6.2710 B. Peny. Kendaraan 6.2720 B. Peny. Gedung 9.0000 Biaya Lain – lain 9.1000 Biaya Bunga 9.1200 B. bunga di Mandiri 9.2000 Biaya lainnya.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
160
Data Vendor / Suppliers Kode
Nama
V-01
PT. Swadesi PT. Olimpic
V-02
Alamat
Telp.
Jl. Merdeka 5 (021) Jakarta 546111 Jl. Mandau 100 (021) Jakarta 910411
Termin Pembelian 2/10,n/30 2/10,n/30
Data Kostumers Kode
Nama
Alamat
Telp.
K-01
Toko Warna Toko Mulia Toko Makmur
Jl. Soetomo 1 Singaraja Jl. Diponegoro 100 Sgr. Jl. Ngurah Rai 107 Sgr.
(0362) 44234 (0362) 35587 (0326) 96412
K-02 K-03
Termin Penjualan 1/10,n/20 1/10,n/20 1/10,n/20
Data Persediaan Kode
Nama Brg.
B-001
Tempat
PT.
Tidur
Swadesi
Almari
PT.
B-002
Vendor Utama
Harga Beli
Harg a Jual
-
-
Perse diaan Awal -
-
-
-
Olimpic
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
161
Sebagian Transaksi yang terjadi Selama bulan Agustus 2009 : Tgl. 1
Disetor modal tunai 100.000.000
Tgl. 1
Dibeli tempat tidur dari PT. Swadesi sebanyak 10 unit dengan harga @ 1.100.000 termasuk PPN dibayar tunai.
Tgl. 2
Dibeli Almari dari PT. Olimpic sebanyak 5 unit dengan harga 550.000 termasuk PPN dibayar tunai 2.000.000 sisanya kredit.
Tgl.10
Dibayar semua hutang pada PT. Swadesi.
Tgl. 11
Dikembalikan dua unit almari yang dibeli tanggal 2 karena rusak.
Tgl. 12
Dijual satu unit Tempat tidur seharga 1.650.000 termasuk PPN secara tunai.
Tgl. 13
Dijual satu unit tempat tidur kepada toko warna seharga 1.540.000 secara kredit.
Tgl. 16
Toko warna membayar hutangnya.
Tgl. 17
Toko Mulia membeli 2 unit almari seharga 770.000 termasuk PPN secara kredit.
Tgl. 20
Toko Mulia mengembalikan satu unit almari yang dibeli tgl. 17 karena rusak.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
162
BAB V Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Manufaktur Standar Kompetensi
Memahami konsep dasar dan dapat menyelesaikan kasus – kasus akuntansi untuk perusahaan manufaktur terutama untuk usaha perakitan barang dengan menggunakan program komputer akuntansi terpadu. Indikator Pencapaian
Setelah selesai proses belajar mengajar pada sub - sub pokok bahasan mahasiswa diharapkan dapat : 1. Memahami sistem komputer akuntansi terpadu untuk perusahaan manufaktur. 2. Menyiapkan data – data awal yang diperlukan untuk menyelesaikan kasus akuntansi untuk perusahaan manufaktur. 3. Memasukan data – data awal perusahaan kedalam program komputer akuntansi terpadu sebagai tahap persiapan penggunaan program. 4. menyelesaikan transaksi keuangan
yang terjadi
selama periode akuntansi. 5. Menampilkan laporan keuangan perusahaan setiap saat diperlukan. 6. Melakukan proses tutup buku pada akhir tahun periode akuntansi. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
163
BAB V
Komputer Akuntansi Untuk Perusahaan Manufaktur 5.1
Pendahuluan Perusahaan
manufaktur
adalah
perusahaan
yang
kegiatannya mengolah bahan baku menjadi barang jadi kemudian menjual barang jadi tersebut. Dibandingkan dengan perusahaan
jasa
dan
perusahaan
dagang
perusahaan
manufaktur memiliki permasalahan akuntansi yang paling kompleks. Ada beberapa masalah khusus yang ada pada akuntansi perusahaan manufaktur dan tidak ada pada perusahaan
jenis
lainnya.
Permasalahan
khusus
itu
diantaranya : 1. Persediaan Berbeda dengan perusahaan dagang, persediaan dalam perusahaan manufaktur terdiri dari tiga macam, yaitu : 1. Persediaan bahan baku ( Raw material inventory ) 2. Persediaan dalam proses ( work in prosess ) 3. Persediaan barang jadi ( finished goods inventory ) Persediaan bahan baku melaporkan harga pokok bahan
baku
pertanggal
neraca.
Bahan
baku
merupakan barang – barang yang digunakan dalam proses produksi yang diolah menjadi barang jadi. Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
164
Persediaan dalam proses merupakan biaya bahan baku dan biaya – biaya pabrik lainnya yang telah terjadi untuk memproses barang yang belum selesai. Persediaan barang jadi terdiri dari total biaya pabrik untuk barang barang yang telah selesai diproduksi tetapi belum dijual. 2. Biaya pabrik ( manufacturing cost ) Biaya pabrik merupakan biaya – biaya yang terjadi dalam pabrik selama satu periode. Pada dasarnya biaya pabrik dapat dikelompokkan menjadi : a) Biaya bahan baku, yaitu biaya untuk bahan – bahan yang dapat dengan mudah dan langsung diidentifikasikan dengan barang jadi, contoh : kayu untuk perusahaan mebel dll. b) Biaya buruh langsung, merupakan biaya untuk buruh yang menangani secara langsung proses
produksi
dan
langsung
dapat
diidentifikasi dengan barang jadi, contoh : tukang kayu dalam perusahaan mebel. c) Biaya pabrikase adalah biaya – biaya selain kedua biaya diatas. Biaya ini tidak dapat diidentifikasikan secara langsung dengan barang jadi tetapi terjadi didalam pabrik. Contoh : biaya bahan penolong, biaya tenaga kerja tidak langsung, biaya penyusutan Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
165
gedung pabrik dan mesin pabrik, biaya listrik untuk gedung pabrik, dll. 3. Biaya produksi Biaya produksi adalah biaya yang dibebankan dalam proses produksi selama suatu periode. Biaya ini terdiri dari persediaan dalam proses awal ditambah biaya pabrik. 4. Harga pokok produksi. Biaya barang yang telah diselesaikan selama suatu periode akuntansi. Harga pokok produksi terdiri dari biaya biaya pabrik ditambah persediaan dalam proses awal periode dikurangi persediaan dalam proses akhir periode. Dalam komputer akuntansi terpadu ( MYOB Accounting ) khusus untuk perusahaan manufaktur disediakan fasilitas khusus untuk menangani masalah persediaan fasilitas tersebut adalah Inventory Transfer. Dalam Inventory Transfer setiap kegiatan yang berhubungan dengan persediaan dari pembelian bahan baku, proses produksi kemudian menjadi barang jadi sudah diolah secara otomatis. Data – data yang perlu disiapkan sebelum menggunakan komputer akuntansi terpadu sama dengan data yang diperlukan dalam perusahaan dagang hanya saja perlu Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
166
dilengkapi data persediaan bahan baku, barang jadi termasuk juga bagan perkiraan harus dilengkapi dengan biaya pabrik dan sebagainya. Data – data tersebut diantaranya : 1. Informasi tentang profil perusahaan misalnya : nama, alamat, No. ijin , NPWP dll. 2. Kebijakan akuntansi mengenai periode akuntansi, awal periode, akhir periode akuntansi dan kebijakan lainnya (termasuk bila ada kebijakan penggunaan rekening bank bila berhubungan dengan penerimaan kas dari pembayaran piutang maupun pengeluaran kas bila terjadi pembayaran hutang). 3. Folder khusus untuk menyimpan data akuntansi (untuk kemudahan dan kerapian penyimpanan data ) 4. Daftar perkiraan ( bagan Akun ) lengkap dengan nomor akun termasuk perkiraan biaya yang perlu dilengkapi dengan biaya pabrik. 5. Daftar persediaan barang dagangan termasuk profil barang tersebut termasuk data barang jadi. 6. Daftar vendor ( supplier ) lengkap dengan profilnya berupa nama, alamat dll. 7. Daftar costumer ( pembeli ) lengkap dengan profilnya berupa nama, alamat dll.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
167
5.2
Latihan.
Kasus I “ Media Komputindo “ merupakan perusahaan perakitan komputer, kemudian menjual hasil rakitannya baik kepada konsumen langsung maupun kepada pedagang komputer lain. Berikut ini data – data yang dimiliki perusahaan : 1.
Berdiri tanggal 1 Januari 2009
2. Alamat jalan Gajah Mada 1000x
Singaraja Telp.
(0362) 22332 3. Ijin usaha No. 11 123 772 666 4. NPWP No. 1.092.233.2.321 5. Periode akuntansi dimulai tanggal 1 Januari diakhiri tanggal 31 Desember. 6. kebijakan mengenai pembelian dan penjualan adalah setiap transaksi yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan bila melibatkan kas selalu melalui rekening kas ditangan. 7. Gaji untuk karyawan selalu dibayar setiap bulan yaitu pada setiap tanggal 1 bulan berikutnya.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
168
Data lainnya meliputi : Rekening Riil / Neraca AKTIVA 1.0000 Aktiva 1.1000 Aktiva Lancar
KEWAJIBAN DAN MODAL 2.0000 Kewajiban 2.1000 Kewajiban Jk. Pendek
1.1100 Kas di tangan
2.1100 Hutang dagang
1.1200 Rekening di BCA
2.1200 Hutang Gaji
1.1300 Piutang dagang
2.1300 Hutang lainnya
1.1400 Persediaan 1.1410 Persediaan Brg. Jadi
2.2000 Kewajiban Jk. Panjang 2.2100 Hutang di B.Mandiri
1.1420 Pers. Dlm Proses 1.1430 Pers. Brg. Jadi 1.1500 Perlengkapan ktr. 1.2000 Aktiva Tetap 1.2100 Peralatan Kantor
3.0000 Modal 3.1000 Modal Wirna 3.2000 Laba ditahan 3.3000 Laba tahun berjalan
1.2200 Akum. Peny. Peral. Ktr 1.2300 Kendaraan 1.2400Akum.Peny. Kendaraan 1.2500 Gedung 1.2600 Akum. Peny. Gedung 1.2700 Tanah
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
169
Rekening Nominal 5.0000 Harga Pokok 5.1000 Harga Pokok Komputer
4.0000 Penjualan 4.1000 Penjualan Komputer
5.2000 Biaya Pabrik 5.2100 B. Gaji Tk. Langsung 5.2200 B. Bahan Penolong 5.2300 B. Pabrik Lainnya 6.0000 Biaya
8.0000 Pendapatan lain – lain 8.1000 Pendapatan bunga 8.1200 Pend. Bunga di BCA 8.2000 Pendapatan lainnya
6.1000 Biaya Adm. Dan Umum 6.1100 Biaya gaji pegawai Adm. 6.1200 Biaya Perlengkapan Ktr. 6.1300 B. Penyusutan Adm. 6.1310 B. Pen. Peralatan Ktr. 6.2000 Biaya Operasional 6.2100 B. gaji karyawan toko 6.2200 Biaya gaji sopir 6.2300 Biaya Promosi 6.2400 Biaya Listrik 6.2500 Biaya Air 6.2600 Biaya Telepon 6.2700 B. Penyusutan Op. 6.2710 B. Peny. Kendaraan 6.2720 B. Peny. Gedung 9.0000 Biaya Lain – lain 9.1000 Biaya Bunga 9.1200 B. bunga di Mandiri 9.2000 Biaya lainnya.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
170
Data Vendor / Suppliers Kode V-01 V-02
Nama Alamat PT. Perdana Jl. Sudirman 5 Jakarta PT. Multi Jl. A. Yani 100 Jakarta
Telp. (021) 546111 (021) 910411
Data Kostumers Kode K-01 K-02 K-03
Nama Toko Dewata Komputer Toko Komputer Media Toko Modern
Alamat Jl. Soetomo Singaraja
7
Telp. (0362) 44234
Jl. Pahlawan 100x Sgr.
(0362) 35587
Jl. Ngurah Rai 10x Sgr.
(0326) 96412
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
171
Data Persediaan Kode B-01
Nama Brg. Komputer
Kwanti tas
Harga Beli
Harga Jual
1 Unit
3.000.000
-
Perse diaan Awal -
Jadi B-02
Monitor
1 Unit
520.000
-
-
B-03
Hard disk
1 Unit
500.000
-
-
B-04
Casing
1 Unit
250.000
-
-
B-05
Motherboard
1 Unit
800.000
-
-
+ Processor B-06
CD R/W
1 Unit
520.000
-
-
B-07
Floppy Disk
1 Unit
150.000
-
-
B-08
Keyboard
1 Unit
120.000
-
-
B-09
Speaker
1 Unit
80.000
-
-
B-10
Mouse
1 Unit
60.000
-
-
Berikut ini sebagian transaksi yang terjadi selama bulan Januari 2009 :
Tgl. 1
Disetor modal tunai 200.000.000
Tgl. 2
Di beli secara tunai gedung senilai 70.000.000, dengan umur ekonomis 10 tahun penyusutan garis lurus.
Tgl. 3
Dibeli peralatan kantor senilai 10.000.000 secara
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
172
tunai, umur ekonomis 5 tahun metode penyusutan Tgl. 4
garis lurus.
Tgl. 5
Dibeli perlengkapan kantor senilai 2.000.000 secara tunai. Dibeli monitor, Hard Disk, Chassing, Motherboard
Tgl. 6
dan CD R/W masing – masing 10 unit dari PT. Perdana dibayar tunai 10.000.000 sisanya masih kredit.
Tgl.10
Dibeli floppy disk, keyboard, speaker dan mouse masing – masing 15 unit dari PT. Multi dibayar
Tgl. 10
tunai 5.000.000 sisanya kredit. Dibayar semua hutang pada PT. Perdana. Dibayar semua hutang pada PT. Multi. Lima unit komputer selesai dirakit.
Tgl. 12
Dibeli monitor, Hard Disk, Chassing, Motherboard dan CD R/W masing – masing 5 unit dari PT. Perdana dibayar tunai 5.000.000 sisanya masih
Tgl. 12
kredit.
Tgl. 13
Empat unit komputer selesai dirakit.
Tgl. 14
Dijual dua unit komputer @ 3.500.000 kepada toko
Tgl. 15
Dewata Komputer secara tunai. Dijual empat unit komputer @ 3.600.000 kepada toko Komputer Media secara kredit. Empat unit komputer selesai dirakit.
Tgl. 15
Dijual tiga unit komputer @ 3.550.000 kepada toko
Tgl. 16
Modern secara kredit.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
173
Tgl. 18
Dijual secara tunai satu unit komputer @ 3.700.000 kepada Tuan Wawan.
Tgl. 20
Toko Komputer Media melunasi hutangnya.
Tgl. 22
Dibayar semua hutang pada PT. Perdana.
Tgl. 24
Dibeli monitor, Hard Disk, Chassing, Motherboard dan CD R/W masing – masing 5 unit dari PT. Perdana dibayar tunai 6.000.000 sisanya masih kredit.
Tgl. 25
Dibeli floppy disk, keyboard, speaker dan mouse masing – masing 5 unit dari PT. Multi dibayar tunai 1.000.000 sisanya kredit.
Tgl. 25
Enam unit komputer selesai dirakit.
Tgl. 28
Dijual lima unit komputer @ 3.600.000 kepada toko Komputer Media secara kredit.
Tgl. 31
Biaya listrik untuk bulan ini 200.000 belum dibayar.
Tgl. 31
Biaya air untuk bulan ini 60.000 belum dibayar.
Tgl. 31
Biaya telepon untuk bulan ini 150.000 belum dibayar.
Tgl. 31
Biaya gaji tenaga kerja langsung untuk bulan ini 700.000 belum dibayar.
Tgl. 31
Biaya gaji pegawai administrasi untuk bulan ini 600.000 belum dibayar.
Tgl. 31
Biaya gaji pegawai toko untuk bulan ini 500.000 belum dibayar.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
174
BAB VI
KASUS KOMPREHENSIF PADA ”UD NARARTHA” A. Identitas Perusahaan UD Narartha merupakan perusahaan yang usaha utamanya adalah jual beli peralatan elektronik. Usaha ini sudah berdiri sejak tahun 2000. berikut ini data yang dimiliki perusahaan : 1. Berdiri tanggal 25 November 2000. 2. Alamat jalan Pratama No. 113, Nusa Dua, Bali 3. NPWP 1.092.233.5.100 4. No. Telepon (0361) 701062 5. No. Faksimili (0361) 701063 Dalam operasional sehari-hari perusahaan dikelola oleh Kadek Narartha sebagai pimpinan perusahaan dibantu oleh tujuh orang pegawai. Para pegawai terdiri atas satu orang tenaga administrasi/accounting, dua orang penjaga toko, dua orang sopir dan dua orang teknisi.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
175
B. Kebijakan akuntansi 1. Umum
Sistem berpasangan, dengan dasar akrual basis
Periode akuntansi dua belas bulan di mulai 1 Januari diakhiri tanggal 31 Desember
Setiap bulan disusun Neraca Saldo
Menggunakan jurnal umum dan jurnal khusus
Mata uang menggunakan Rupiah (single currency)
2. Kebijakan penjualan dan pembelian
Setiap
pembelian
dan
penjualan
akan
memperhitungkan PPN (10%). Harga beli maupun harga jual belum termasuk PPN
Beban transport pembelian ditanggung perusahaan dan beban transport penjualan ditanggung pembeli
Denda keterlambatan pembayaran dikenakan sebesar 1% dari total penjualan bagi konsumen yang terlambat membayar hutangnya.
3. Kebijakan penerimaan dan pengeluaran kas
Setiap pengeluaran kas diatas Rp. 1.000.000 selalu menggunakan cek.
Pengeluaran kas dibawah Rp. 1.000.000 dibayar dengan dana kas kecil dan system pencatatannya menggunakan system dana tidak tetap (system fluktuasi)
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
176
Setiap penerimaan kas akan segera disetor ke bank pada hari yang sama
4. Kebijakan penilaian persediaan barang dagangan
System perfektual dengan metode FIFO
Setiap persediaan harus ada kartu persediaannya
5. Kebijakan penyusutan aktiva tetap
Penyusutan diperhitungkan setiap akhir bulan
Penyusutan diperhitungkan dengan metode garis lurus dengan umur ekonomis sebagai berikut : 1. Peralatan Toko umur ekonomis 5 tahun 2. Kendaraan umur ekonomis 8 tahun
6. Kebijakan Penggajian
Jumlah pegawai sebanyak 8 orang dengan perincian : 1. satu
orang
pimpinan
dengan
gaji
Rp.
2.000.000 2. satu orang tenaga Administrasi / accounting dengan gaji Rp. 900.000 3. dua orang penjaga toko dengan gaji @ Rp. 600.000 4. dua orang sopir dengan gaji @ Rp. 750.000 5. dua orang teknisi dengan gaji @ Rp. 850.000
Pembayaran gaji dilakukan pada tanggal 1 bulan berikutnya.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
177
C. Bagan Perkiraan No.
Nama akun
Keterangan
Akun Current Assets 1.1100
Petty Cash
Kas di tangan
1.1200
Cash In Bank
Kas di Bank
1.1300
Trade Debtors
Piutang Dagang
1.1400
Allowance
1.1500
for Cadangan
Doubtful Debt
piutang
Inventory
Persediaan
Kerugian barang
dagangan 1.1600
Store Supplies
Perlengkapan toko
1.1700
Prepaid Insurance
Uang muka asuransi
1.1800
Prepaid Rent
Uang muka sewa gedung toko
Fixed Assets 1.2100
Equipment at cost
Peralatan toko
1.2200
Equipment Accum. Akumulasi Dep.
Peralatan
1.2300
Vehicles at cost
Kendaraan
1.2400
Vehicles
Accum. Akumulasi
Dep.
Peny.
Peny.
Kendaraan
Current Liabilities 2.1100
Bank Card
Hutang di bank jangka pendek
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
178
2.1200
Trade Creditors
2.1300
Income
Hutang dagang Tax Hutang
Pajak
Payable
Penghasilan
2.1400
PPN Payable
Hutang PPN
2.1410
PPN Outcome
PPN keluaran
2.1420
PPN Income
PPN Masukan
2.1500
Payroll liabilities
Utang Gaji
Long term Liabilities 2.2100
BCA Loan
Hutang di BCA
Equity 3.1000
Narartha, Capital
Modal
disetor
tuan
Narartha 3.2000
Narartha, Drawing
Penarikan pribadi (prive)
3.3000
Rentained Earnings Laba/rugi yang tahun lalu yang tidak diambil pemilik/laba ditahan
3.4000
Current
Year Laba/rugi untuk tahun
Earnings
berjalan
Income 4.1000
Sales
Penjualan
4.2000
Sales Return
Retur penjualan
4.3000
Sales discounts
Potongan penjualan
Cost of sales 5.1000
Cost of sales
Harga pokok penjualan
5.2000
Purchase
Diskon/potongan
Discounts
pembelian
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
179
5.3000
Freight paid
Biaya
transportasi
pembelian Expenses 6.1100
Store
Supplies Biaya perlengkapan toko
Expenses 6.1200
Telephone
Biaya telepon
Expenses 6.1300
Electricity
Biaya listrik
Expenses 6.1400
Rent Expenses
Biaya sewa gedung toko
6.1500
Insurance expenses
Biaya asuransi
6.1600
Depreciation
Biaya
expenses
peralatan toko
penyusutan
(Equipment) 6.1700
Depreciation
Biaya
penyusutan
expenses (Vehicles) kendaraan 6.1800
Bad
and
debts Biaya
kerugian
Expenses
penghapusan piutang
6.1900
Wages and saleries
Biaya gaji
6.2000
Income
Tax Biaya Pajak Penghasilan
Expense 6.3000
Defected Infentory
Kerugian
akibat
kerusakan persediaan Other Income 8.1000
Interest Revenue
Pendapatan bunga
8.2000
Late Fees Collected Denda
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
keterlambatan 180
pembayaran piutang 8.3000
Freight collected
Pendapatan
transport
penjualan Other Expenses 9.1000
Interest Expenses
9.2000
Bank
Biaya Bunga
Service Biaya Adm. Bank
Charge 9.3000
Late Fees Paid
Biaya
denda
keterlambatan pelunasan hutang 9.4000
Other Expense
Biaya lain-lain
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
181
UD NARARTHA NERACA SALDO / TRIAL BALANCE, PER 30 NOVEMBER 2006
Kode 11100 11200 11300 11400 11510 11600 11700 11800 12100 12200 12300 12400 21100 21200 21410 21420 21500 22100 31000 32000 33000 41000 42000 43000 51000 52000 53000
Nama Perkiraan Petty Cash Cash In Bank Trade Debtors Allowance for Doubtful Debt Inventory Store Supplies Prepaid Insurance Prepaid Rent Equipment at cost Equipment Accum. Dep. Vehicles at cost Vehicles Accum. Dep. Bank Card Trade Creditors PPN Outcome PPN Income Payroll liabilities BCA Loan Narartha, Capital Narartha, Drawing Rentained Earnings Sales Sales Return Sales discounts Cost of sales Purchase Discounts Freight paid
Debet Rp1.000.000 Rp62.300.000 Rp130.900.000
Kredit
Rp5.500.000 Rp125.600.000 Rp900.000 Rp600.000 Rp850.000 Rp15.000.000 Rp9.250.000 Rp135.000.000 Rp49.687.500 Rp6.700.000 Rp47.190.000 Rp31.060.000 Rp25.560.000 Rp7.300.000 Rp30.000.000 Rp125.000.000 Rp9.340.000 Rp145.000.000 Rp315.000.000 Rp3.500.000 Rp3.750.000 Rp147.000.000 Rp6.500.000 Rp3.500.000
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
182
61100 Store Supplies Expenses 61200 Telephone Expenses 61300 Electricity Expenses 61400 Rent Expenses 61500 Insurance expenses 61600 Depreciation expenses (Equipment) 61700 Depreciation expenses (Vehicles) 61800 Bad and debts Expenses 61900 Wages and saleries 81000 Interest Revenue 82000 Late Fees Collected 83000 Freight collected 91000 Interest Expenses 92000 Bank Service Charge 94000 Late Fees Paid Total
Rp1.750.000 Rp1.750.000 Rp3.850.000 Rp9.350.000 Rp3.300.000 Rp2.750.000 Rp15.468.750 Rp5.500.000 Rp80.300.000 Rp5.750.000 Rp6.281.250 Rp7.600.000 Rp8.250.000 Rp750.000 Rp0 Rp797.818.750 Rp797.818.750
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
183
E. DAFTAR CUSTOMER DAN VENDOR DAFTAR CUSTOMER DAN PIUTANG DAGANG No. A001
Nama Customer Internationa l elektronik
A002
Metro
A003
Pratama Elektronik
A004
Kontra Jaya Elektronik
Alamat
Telp.
Tgl
Penjualan
(0361) 52805 1
No. Fak. FK/8 7
Jl. Gatot Subroto No. 453 Denpasa r Jl. Uluwatu no. 14 Jimbaran Kuta Bali Jl. Tukad Melangit No.40 Denpasa r Bali Jl. Diponeg oro No. 253 Denpasa r Bali Total
35.000.000
PPN Outcome 3.500.000
Ter min 2/10 , N/3 0
15 Okt. 06
(0361) 70674 2
FK/9 5
14 Okt. 06
20.000.000
2.000.000
2/10 , N/3 0
(0361) 24274 0
FK/1 13
12 Nov. 06
45.000.000
4.500.000
2/10 , N/3 0
(0361) 45738 5
FK/1 20
17 Nov. 06
19.000.000
1.900.000
2/10 , N/3 0
119.000.000
11.900.000
DAFTAR SUPLIER DAN HUTANG DAGANG No. 1
Nama Suplier PT. Olimpus Persada
2
PT. Mas Karya
3
PT. Elektronik Konsider
Alamat
Telp.
Jl. Gatot Subroto No. 41 Jakarta Jl. Tugu Mas no. 43 Jakarta Jl. Batavia No.207 Jakarta Total
(021) 40344 87 (021) 33249 60 (021) 81529 74
No. Fak. MK970
Tgl
K8/ 95
27 Nov. 06 28 Nov. 06
EK413
25 Nov. 06
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
Pembelia n 20.000.000
PPN income 2.000.000
Term in 2/10, N/30
10.000.000
1.000.000
2/10, N/30
12.900.000
1.290.000
2/10, N/30
42.900.000
4.290.000
184
F. DATA PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN No.
Kode
Nama
Kuantitas
Harga/Unit
Barang 1 T001
Television
35
1.600.000
2 R002
Refrigerator
23
1.900.000
3 D003
DVD Player
37
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
700.000
185
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
186
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
187
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
188
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
189
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
190
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
191
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
192
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
193
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
194
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
195
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
196
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
197
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
198
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
199
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
200
DAFTAR PUSTAKA Adi Yuniarta, Komputer Akuntansi Terpadu, Singaraja, Penerbit Undiksha. 2009 Albertus Ong, Menggunakan MYOB Premier 8 dan MYOB Accounting 14, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2004 Albertus Ong, Menguasai MYOB Accounting 10 dan Time Billing, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2001. AL. Haryono Jusup, Dasar – dasar Akuntansi, Jilid 1, Bagian Penerbitan STIE YKPN, Yogyakarta, 2001. AL. Haryono Jusup, Dasar – dasar Akuntansi, Jilid 2, Bagian Penerbitan STIE YKPN, Yogyakarta, 2001. Johar Arifin, M.Y.O.B Accounting Plus 9.x dan V.10, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000. Johar Arifin, Trik Akuntansi dengan Dac Easy Accounting & MYOB Accounting, Elex Media Komputindo, Jakarta 2000 Johar Arifin, Mengupas tuntas MYOB Accounting Multi Currency, Elex Media Komputindo, Jakarta 2001. Rahyuda, Nurcaya, Pengantar Aplikasi Komputer, Fakultas Ekonomi Universitas Udayana, Denpasar 1999. Soemarso S.R, Akuntansi Suatu Pengantar , Buku satu, Rineka Cipta, Jakarta, 1999. Soemarso S.R, Akuntansi Suatu Pengantar , Buku dua, Rineka Cipta, Jakarta, 1999.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
201
Zaki Baridwan, Intermediate Accounting, BPFE Yogyakarta, Yogyakarta, 1990. Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Bagian Penerbitan STIE YKPN, Yogyakarta, 1997.
Aplikasi Komputer Akuntansi Terpadu
202