APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERPUSTAKAAN DIGITAL Oleh: Abdul Main∗
Abstract: Knowledge management is an integrated approach to manage an intellectual capital, social capital and infrastructure capital of organization to make information and knowledge can be used more easily and more usefully. This article describes the application of knowledge management in a digital library. This application involves how to provide resources and infrastructure for the process of knowledge creation, capture, filter, organization and dissemination to users based on information technology and how to create a conducive environment for knowledge sharing and knowledge collaborating among members in the digital library frame work. Kata Kunci: Knowledge management, penciptaan pengetahuan, pengorganisasian pengetahuan, disseminasi pengetahuan, perpustakaan digital.
Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang sangat pesat dewasa ini bagi dunia kepustakawanan merupakan peluang sekaligus tantangan. Peluangnya adalah terbukanya kesempatan luas untuk meningkatkan dan memperluas jasa layanan informasi, dari yang tadinya berbasis manual ke berbasis elektronik dan multimedia bahkan berbasis web. Tantangannya adalah diperlukan pengembangan kemampuan (capacity building) sumberdaya manusia (SDM) untuk mampu bekerja dalam frame work TIK. Mengingat kehadiran TIK telah melahirkan genre (jenis) perpustakaan baru, yaitu perpustakaan digital. Perpustakaan digital (Inggris: digital library atau electronic library atau virtual library) adalah perpustakaan yang mempunyai koleksi dalam bentuk format digital dan yang bisa diakses dengan komputer. Jenis perpustakaan ini berbeda dengan jenis perpustakaan konvensional yang berupa kumpulan bahan pustaka tercetak, film mikro (microform dan microfiche), ataupun kumpulan kaset audio, video, dll. Isi dari perpustakaan digital berada dalam suatu komputer server yang bisa ditempatkan secara lokal, maupun di lokasi yang jauh, namun dapat diakses dengan cepat dan mudah lewat jaringan komputer. (Ensklopedia Wikipedia). Lahirnya perpustakaan digital telah menggeser secara tajam paradigma perpustakaan dari berbagai aspek. Aspek pengadaan koleksi dari koleksi tercetak, ke keloksi digital. Aspek pengelolaan dari management content melalui kegiatan klasifikasi dan katalogisasi yang menghasilkan sistem katalog, ke manajemen metadata online. Aspek ∗
Abdul Main, S.Ag., SS., M.Hum. adalah Widyaiswara Muda pada Balai Diklat Keagamaan Surabaya.
pelayanan, dari pelayanan sistem terbuka dan tertutup yang dibatasi ruang dan waktu, ke sistem layanan terdistribusi dan tersebar melalui sistem jaringan komputer yang tidak terikat ruang dan waktu. Aspek akses informasi yang tadinya hanya dengan cara membaca, berkembang ke arah download, upload, kolaborasi antara pengarang dan masyarakat pemakai dari jarak jauh secara interaktif, dsb. (Lihat, misalnya pergeseran paradigma menurut Ercegovac, 1997:35-51). Pergeseran paradigma tersebut menuntut kemampuan seorang pustakawan atau pengelola perpustakaan untuk mampu beradaptasi dalam lingkungan kerja yang baru, cara kerja yang baru, sistem pelayanan yang baru, dan tentu saja mind setting yang baru.. Dalam frame work perpustakaan digital, perpustakaan tidak hanya membantu penggunanya dalam hal penyediaan akses ke sumber-sumber informasi, tetapi lebih dari itu perpustakaan harus mengadopsi pendekatan knowledge management, yaitu melihat aktivitas penggunanya sebagai suatu proses pengetahuan yang meliputi: penciptaan, penyebaran, pemanfaatan, dan penciptaan kembali pengetahuan, baik berupa explicit knowledge (pengetahuan yang terrekam dalam berbagai format) maupun tacit knowledge (pengetahuan yang masih tersembunyi di pikiran pemiliknya). Konsekuensinya, menurut Ryske dan Sebastian (2000: 365-388) perpustakaan harus berani merubah visinya sendiri: From cost center to value-added center From offering a services to meeting the needs of costumer From information provider to knowledge partner Aplikasi Knowledge Management pada Perpustakaan Digital Knowledge management adalah kombinasi antara proses dan aplikasi sarana teknologi informasi untuk mengelola, menyimpan, menyediakan serta memfasilitas proses penciptaan dan penyebaran pengetahuan melalui suatu jaringan elektronik. (Galbreath, 2000: 29). Dalam konteks organisasi, “knowledge management adalah aktivitas organisasi untuk memperoleh pengetahuan dari pengalaman dan kebijakan baik organisasional maupun individual melalui alat-alat teknologi, struktur organisasi dan strategi berbasis kognisi (cognitive based strategies) untuk mendapatkan pengetahuan dan menciptakan pengetahuan baru, dengan cara meningkatkan sistem kognisi untuk belajar, memecahkan masalah dan mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi. (Wenig, 1996). Penerapan knowledge management ke dalam perpustakaan atau pusat informasi, pada umumya bertujuan untuk meningkatkan fungsi dan peran perpustakaan atau pusat informasi tersebut menuju “virtual researh center” (pusat penelitian virtual/maya) guna meningkatkan nilai tambah perpustakaan, dari sekedar penyedia dan pelayan informasi menjadi mitra dalam proses penciptaan ilmu pengetahuan. Yang dimaksud pusat penelitian virtual adalah suatu kegiatan penelitian yang dijalankan dan dikoordinasikan melalui frame work teknologi informasi (Internet), di mana perpustakaan (dalam hal ini digital library) berperan memfasilitasi proses tersebut. Beberapa hasil riset menunjukkan, antara lain penelitian Ryske dan Sebastian (2000: 368) yang berjudul: “From library to knowledge center: The Evolution of a Technology Infocenter”; menunjukkan proses evolusi dari perpustakaan ke knowledge center (yang memberikan nilai tambah bagi pengguna Internal dan profesional informasi di Infocenter). Langkah yang diambil adalah mendefinisikan ulang dengan jelas peran Infocenter, dari penyedia informasi menuju partner nilai tambah.
Sedangkan penelitian Nelke (2000: 149), yang berjudul: “Knowledge management in Swedish Corporation: The Value of Information and Information Services”, melaporkan bahwa kebanyakan manajer perpustakaan berusaha untuk mengalihkan perpustakaan korporat menuju “knowledge management center” dengan penekanan pada penggunaan Intranet perusahaan untuk disseminasi informasi kepada customer mereka di seluruh dunia. McCambell, Clare dan Gitters (1999: 172-179) merangkum berbagai hasil penelitian para ahli tentang integrasi knowledge management dengan pusat informasi perusahaanperusahaan terkemuka di dunia, seperti Teltech, Microsoft, Hawlet Packard dan Ernst & Young. Hasil-hasil penelitian tersebut menunjukkan adanya efek positif pada perbaikan kualitas dan peningkatan produktifitas perusahaan-perusahaan bersangkutan. Dalam proses menuju “knowledge management center” tersebut, langkah-langkah strategis yang ditempuh perpustakaan adalah: pertama, memfasilitasi proses penciptaan pengetahuan (knowledge creation); kedua, mengupulkan sumber-sumber pengetahuan untuk pengadaan (knowledge acquisition/capture); ketiga, menyeleksi sumber-sumber pengetahuan pengetahuan (knowledge filtering); keempat, megorganisasikan pengetahuan (knowledge organization); kelima, menyebarkan pengetahuan (knowledge dissemination). Semua kegiatan tersebut dijalankan dalam lingkungan technology based. Penciptaan Pengetahuan Menurut Moran dan Goshal (1996), pengetahuan diciptakan melalui dua cara: penggabungan (kombinasi) dan pertukaran. Masih mungkin ada cara lain selain dua cara tersebut (terutama di tataran individual), namun dua cara ini termasuk mekanisme kunci dalam pembentukan pengetahuan bersama. Sebuah pengetahuan dapat tercipta melalui perubahan dan perkembangan bertahap dari pengetahuan yang sudah ada. Pengetahuan juga bisa terbentuk melalui perubahan yang lebih radikal, dalam bentuk inovasi. Kedua bentuk penciptaan pengetahuan ini melibatkan kegiatan menciptakan kombinasikombinasi baru, baik dengan jalan mengkombinasikan elemen-elemen yang tadinya tidak saling berhubungan, maupun dengan mengembangkan cara baru dalam mengkombinasikan elemen-elemen yang sudah berhubungan. Dalam situasi di mana pengetahuan dimiliki oleh pihak-pihak yang berbeda, maka pertukaran merupakan prasyarat bagi penggabungan pengetahuan. Modal intelektual pada umumnya diciptakan melalui proses penggabungan dari pihak-pihak berbeda, sebab itu modal ini tergantung kepada pertukaran antara pihak yang terlibat, misalnya melalui perpindahan pengetahuan explicit (yang dimiliki secara individual maupun kolektif) di kalangan ilmuwan. Acapkali pengetahuan baru tercipta melalui interaksi sosial dan kerjasama, di mana ada proses pembelajaran, penggunaan artian, dan pemahaman yang saling dipertukarkan sepanjang interaksi sosial. Secara lebih rinci, penciptaan pengetahuan bisa berlangsung melalui empat model yang berbeda: 1. Socialization, yaitu konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge, terjadi ketika seorang individu berbagi tacit knowledge secara langsung dengan orang lain, seperti melalui diskusi, seminar, percakapan dan sebagainya sehingga pengetahuan seseorang menjadi bagian dari pengetahuan orang lain.
2. Externalization, ialah konversi dari tacit knowledge ke explicit knowledge, terjadi ketika tacit knowledge diartikulasikan dalam bentuk karya tulis seperti buku, laporan penelitian, artikel, dll. 3. Combination, yakni konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Hal ini terjadi ketika seorang individu menggabungkan explicit knowledge yang berbeda ke dalam lingkaran explicit knowledge yang baru. 4. Internalization, mencakup konversi dari explicit knowledge ke tacit knowledge, yang terjadi ketika explicit knowledge dimanfaatkan bersama (sharing) melalui organisasi dan jaringan informasi untuk memperluas, mengkerangkakan kembali (reframe) dan mengembangkan tacit knowledgenya. Lihat: Nonaka (1991: 98-99); Kirk (1999); Malhotra (1997); Malhotra (2000). Pengadaan Pengetahuan (Knowledge Capture) Pengadaan pengetahuan atau lazim disebut knowledge capture merupakan langkah mengumpulkan sumber-sumber pengetahuan yang dihasilkan oleh proses penciptaan pengetahuan seperti tersebut di atas. Peran perpustakaan pada tahap ini adalah menciptakan sistem penyimpanan pengetahuan (create knowledge repositories) yang terintegrasi dengan sistem perpustakaan. Sistem penyimpanan pengetahuan ini merupakan “bank data” yang bergfungsi menyimpan secara online sumber-sumber pengetahuan yang bisa di-down load sewaktu-waktu oleh pengguna. Proses knowledge capture memerlukan kemampuan penyimpanan dan kode yang terprogram untuk menyimpan sumber-sumber pengetahuan dalam bentuk terbacakan mesin. (Partridge dan Hussain, 1995:166). Gambar 4: Proses Knowledge Capture
Plan knowledge-base
Organize knowledge
Extract/elicit knowledge
Formulate and represent knowledge
Identify Define Develop partial knowledge dictionaries Plan testing phase
Identify type of knowledge needed Classify knowledge Select knowledge engineer and domain expert Determine knowledge
Select technique of knowledge acquisition Conduct interview Conduct brainstorming Consult sources Document knowledge
Select instruments Use instruments
Analyse results Reprersent knowledge
Implement knowledgebase
Test knowledge-base
Code knowledge-base
Prepare test scenarios Verivy Validate
Sumber: Disederhanakan dari Partridge dan Hussain (1995:187).
Penyaringan Pengetahuan (Knowledge Filtering Penyaringan pengetahuan berarti memilih dan memilah sumber-sumber pengetahuan yang tersedia melalui suatu proses penyaringan (filtering process). Proses penyaringan bertujuan untuk mempertimbangkan mana informasi yang tepat untuk digunakan dan mana yang harus diabaikan. Hal ini untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas sumber-sumber pegetahuan yang disimpan di “bank data”. Selain itu juga untuk menjamin agar sumber-sumber pengetahuan senantiasa up to date sehingga tetap diminati pemakainya. Peran perpustakaan digital dalam penyaringan pengetahuan adalah memilih dan menggunakan pengetahuan yang sangat mendukung pencapaian tujuan perpustakaan. Misalnya, jika perpustakaan ingin meningkatkan efektivitas dari portal internet dan katalog online, maka ia perlu mengetahui data penggunaan, termasuk perilaku pemakai dalam mengakses database, tingkat kegagalan, tingkat ketepatan, dsb. Perpustakaan dapat membuat perbandingan dengan perpustakaan lain, untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya. Perpustakaan juga bisa mengumpulkan pengalamannya untuk dibagi kepada staf dan pemakai untuk meningkatkan penggunaan yang lebih efektif. (Townley, 2001: 48). Pengorganisasian Pengetahuan (Knowledge Organization) Pengorganisasian pengetahuan dalam setting perpustakaan digital, memiliki sarana yang disebut Sistem Organisasi Pengetahuan atau Knowledge Organization Systems (KOSs). Dalam beberapa literatur ilmu komputer dan ilmu informasi, konsep KOSs banyak digunakan, tetapi dengan definisi dan cara yang tidak standar. Menanggapi hal tersebut, workshop yang diselenggarakan oleh National Information Standard Organization (NISO) tentang tesaurus elektronik menekankan pada perlunya memperbaiki terminologi demi terminologi. (NISO, 1999).
Sistem Organisasi Pengetahuan ini digunakan untuk organisasi materi dengan tujuan mengelola koleksi dan sistem temu kembali. Sistem juga bertindak sebagai jembatan antara kebututhan informasi pemakai dengan materi dalam koleksi. Sistem Organisasi Pengetahuan dalam frame work perpustakaan digital tersebut dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu: 1. Daftar istilah (term list), yang menekankan pada daftar istilah bahkan dengan definisinya. Kelompok ini terdiri dari authority files, glossary, kamus dan gazetteer. 2. Klasifikasi dan kategori-kategori (classification and categories), yang menekankan pada pembuatan seperangkat subjek, yang terdiri dari tajuk subjek, bagan klasifikasi, taksonomi, dan bagan kategori. 3. Daftar antar-hubungan (relationship list), yang menekankan pada hubungan antar istilah-istilah dan konsep-konsep yang terdiri atas tesaurus, semantic network, dan ontologis. Sementara untuk representasi pengetahuan dalam lingkungan virtual atau Internet menggunakan standar metadata dari Dublin Core. Metadata adalah data yang mendeskripsikan atribut suatu sumber. Ia bisa juga disebut data bibliografi tetapi boleh jadi mencakup deskripsi lain yang berkaitan dengan isi, istilah dan kondisi sumber untuk digunakan, serta karakteristik akses. (Dempsey, 1997). Dalam beberapa workshop tantang metadata, seperti “The 4th dublin Core Metadata Workshop”, (Camberra, 3-5 Maret 1997); “CNI/OCLC Image Metadata Workshop” (Dublin, 25-24 September 1996); “The Warwick Metadata Workshop: A Framework for the Deployment of Resource Description” (UK, April 1996), disepakati penerapan 15 element metadata atau yang populer disebut Dublin Core Elements, yaitu: Title: nama yang diberikan untuk sumber oleh pengarang atau penerbit. • Author or Creator: orang atau organisasi yang bertanggung jawab atas isi • intelektual dari sumber. Subject and Keywords: topik dari sumber (kata kunci, istilah indeks, • klasifikasi subjek). Description: deskripsi tekstual suatu sumber. • Publisher: penanggung jawab atas pembuatan sumber dalam bentuk • terakhir. Other Contributor: orang atau organisasi yang tidak termasuk pencipta • utama, tetapi mempunyai kontribusi atas sumber. Date: tanggal dibuatnya sumber dalam bentuk terakhir. • Resource type: kategori sumber, seperti image. • Format: representasi data suatu sumber, seperti text/html, JPEG, dll. • Resource Indentifier: tanda atau angka yang mencirikan keunikan identitas • sumber, seperti URI atau URL. Source: informasi tentang sumber darimana diambil. • Language: bahasa dari isi intelektual suatu sumber. • Relation: hubungan sumber dengan sumber lain. • Coverage: karakteristik durasi temporal atau lokasi spatial suatu sumber. •
•
Right management: pernyataan tentang hak manajemen. Lihat: Day (1999); Dempsey (1996); Dempsey dan Heery (1998); Weibel dan Iannella (1997); Weibel dan Miller (1997).
Penyebaran Pengetahuan (Knowledge Dissemination) Penyebaran pengetahuan bisa dilakukan dengan meningkatkan akses (improve knowledge access) dan transfer pengetahuan organisasi, seperti melalui penciptaan jaringan pakar (expert networks) dimana individu dengan keahlian yang diharapkan, terorganisasi secara formal dalam suatu jaringan dan melakukan kontak satu sama lain, menggalang komunitas dengan minat yang sama (creating a community of interset). Misalnya, sebuah jaringan tentang subject specialist, boleh jadi berasal dari bebrapa institusi, di mana mereka berbagi pengalaman dan belajar dari satu sama lain. (Townley, 2001:49). Selain itu, penyebaran pengetahuan yang efektif memerlukan beberapa tindakan strategis. Menurut NIDRR (2000) tindakan strategis tersebut termasuk menata pusat informasi nasional, membuat database, mengembangkan kemitraan dengan pemakai, meningkatkan mutu SDM, menggunakan media elektronik dan telekomunikasi, membidik audience baru, dan mengevaluasi metode disseminasi pengetahuan. Permintaan pemakai untuk akses secara langsung dan cepat terhadap sumber-sumber pengetahuan, dan kapasitas teknologi untuk menyebarkan informasi secara simultan dan murah kepada pemakai melalui media elektronik, seperti WWW, telah merubah strategi penyebaran pengetahuan. (Southwest Educational Development Laboratory, 1996). Hal tersebut dimungkinkan oleh kecanggihan dan keterjangkauan situs Internet sebagai jalan raya informasi global, yang terbuka untuk semua orang dengan sarana komputer, modem, dan telepon. Dari beberapa langkah strategis aplikasi knowledge manegement di perpustakaan tersebut, secara garis besar menurut Brooking (1996) ada empat langkah, yaitu: 1. Identify knowledge (mengidentifikasi pengetahuan, termasuk level dan fungsinya yang sebenarnya). 2. Audit knowledge (mengidentifikasi pengetahuan optimal yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan yang optimal). 3. Document knowledge (mendokumentasikan aset pengetahuan menggunakan sistem dan alat-alat berbasis pengetahuan). 4. Disseminate knowledge (menyebarkan pengetahuan). (Muralidhar, 2000: 223). Sedangkan menurut Bynton (1996) strategi tersebut mencakup: 1. Making knowledge visible (mudah digunakan: menentukan siapa mengetahui apa; klasifikasi keahlian). 2. Building knowledge intensity (penciptaan pengetahuan/khazanah lokal: training, mengembangkan kecakapan; manajemen proses pengetahuan; dan jaringan). 3. Developing a knowledge culture (mendorong motivasi: nilai dan budaya, rewarding, sharing atau bertukar pengetahuan, berbagi pemikiran dan pandangan, percaya satu sama lain).
4. (d) Building a knowledge infrastructure (memungkinkan akses global melalui infrastruktur komunikasi: akses ke sumber-sumber informasi dan pengetahuan, baik dari dalam maupun dari luar organisasi; menggunakan metode dan alat-alat modern).
Tabel 2: Strategi Aplikasi Knowledge Management
• • • •
• • •
•
Making Knowledge Visible Easy Usability: Who knows what Taxonomy of expertise Yellow pages Competence
Building Knowledge Infrastructure Global Access: Common communication infrastructure Access to external/internal Information/knowledge/sources Use of modern methods and tools
• • • •
Building Knowledge Intensity (Local) Creation: Training face to face contact Competence centers Community of practices Management to knowledge processes Networking
• • • •
Developing a Knowledge Culture Motivation Enabler: Values and culture Rewarding Sharing/exchange of knowledge Shared mindsets and vision Trust of each other
•
•
Sumber: Bynton (1996), dan Muralidhar (2000: 224). Langkah-langkah sebagaimana dipaparkan di atas merupakan suatu proses yang saling terkait satu sama lain sehingga menjadi suatu sistem yang utuh dari pendekatan knowledge management dalam pengelolaan perpustakaan digital. Pendekatan baru tersebut menekankan pada pentingnya pemberdayaan aset intelektual suatu organisasi baik explicit maupun tacit. Yang disebut terakhir inilah yang menonjol sebagai ‘barang baru’ di perpustakaan, dan karenanya memerlukan strategi khusus untuk mengelolanya. Faktor-Faktor Pendukung dan Penghambat Knowledge Management Tujuan knowledge management adalah untuk memungkinkan pengetahuan yang tepat tersedia dari penyedia (provider) ke penerima (receiver), kapan saja dan di mana saja. Penyedia dan penerima pengetahuan bisa dari internal atau eksternal organisasi, bisa individual atau kelompok. Untuk mencapai tujaun tersebut, banyak faktor yang turut mendukung maupun yang menghambatnya. 1. Faktor Pendukung Aspek teknologi dalam knowledge management merupakan faktor yang sangat inheren. Bahkan Turillo mengatakan: “knowledge management tidak bisa berjalan tanpa teknologi” (Hildebrand, 1999). Menurut Hildebrand, secara garis besar, dukungan teknologi informasi terhadap knowledge management, ada tiga hal: (a) teknologi informasi mampu mengirimkan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. (b) teknologi informasi dapat menyimpan intelegensi dan pengalaman manusia.
(c) teknologi informasi dapat mendistribusikan intelegensi manusia. Sedangkan menurut Sahasrabudhe (2000: 270-274) peran teknologi sangat signifikan baik dalam mendukung manajemen explicit knowledge maupun tacit knowledge. (a) Mendukung Manajemen Explicit Knowledge Manajemen pengetahuan eksplisit umumnya mencakup kegiatan penciptaan atau pengadaan, kodifikasi dan pengorganisasian, penerbitan dan penyebaran, penelusuran dan akses, penggunaan atau penerapan pengetahuan. Sedang manfaat yang diharapkan adalah untuk menjawab masalah, pengambilan keputusan, pendukung unjuk kerja, pengarahan dan analisis dalam mendukung aktivitas sehari-hari. Dukungan teknologi informasi dalam hal ini ialah: (1) Untuk kodifikasi dan organisasi explicit knowledge. Didasarkan atas karakteristik format dalam bentuk apa pengetahuan dikodifikasikan. Alat yang lebih lazim digunakan adalah Relational Database Management System (RDBMS) untuk pengetahuan yang dapat dikodifikasi sebagai sebuah aset yang memiliki entitas terpisah. Alat lain adalah sistem manajemen dokumen untuk pengetahuan yang tersimpan dalam format dokumen. (2) Untuk akses explicit knowledge. Dengan luasnya pengetahuan yang tersedia serta peningkatannya yang berlangsung terus, penyedia menghadapi tantangan bagaimana membuat pengetahuan tersedia untuk orang lain yang secara konstan memanfaatkan alat teknologi informasi untuk penelusuran dan akses pengetahuan. Alat-alat tersebut termasuk internet, intranet, search engine, dan workflow. (3) Untuk menggunakan atau menerapkan pengetahuan. Ketersediaan data atau informasi sangat besar, maka pekerjaan untuk menemukan pengetahuan yang berguna darinya adalah sebuah tugas monumental. Performance suppost systems, decicion support systems, dan sarana analisis online, adalah alat-alat manajemen untuk menerapkan pengetahuan yang terakses. Alat-alat lain yang juga tersedia lebih luas, seperti data-mining dan data-warehousing, yang memungkinkan pengambilan informasi dari sejumlah besar data. (b) Mendukung manajemen tacit knowledge Dengan menggunakan sarana teknologi informasi memungkinkan pemakai bisa bekerja secara efektif. Pilihan alat-alat teknologi akan tergantung pada karakteristik jaringan yang diharapkan. Pertemuan face-to-face bisa menjadi sarana efektif untuk sharing pengetahuan, tetapi diperlukan kedua pihak untuk berada dalam satu tempat pada waktu yang sama. Lain halnya dengan pembicaraan melalui telepon, untuk tujuan yang sama, pemakai tidak harus berada pada tempat yang sama. Komuniaksi menggunakan paper-mail juga digunakan secara meluas, utamanya antara dua pihak di tempat yang terpisah, meski pun memakan waktu berhari-hari. Penggunaan fax meningkat dengan cepat sebagai komunikasi via kertas. Teknologi informasi menyediakan alat-alat tersebut untuk mendukung pemakai yang, boleh jadi terpisah oleh ruang dan waktu.
Studi kasus di Microsoft yang dilakukan oleh Bob Muglia, mencatat faktor teknologi dalam mendukung knowledge management Microsoft mencakup empat kunci: a) Dashboard digital, dibangun dengan Microsoft Office 2000, menggunakan standar pembakuan HTML dan XML. Menjadi tempat yang memungkinkan pengguna melakukan sharing dan mendapatkan informasi bisnis yang penting. b) Exchange web storage system, mengintegrasikan informasi dari berbagai sumber dan memungkinkan knowledge worker untuk mengaksesnya dari interface pengguna yang familiar. Hal ini mengkombinasikan fungsionalitas sistem file, web, dan server kolaborasi, sehingga menghasilkan suatu lokasi tunggal untuk menyimpan dan mengelola informasi. c) Solusi tanpa kabel, memungkinkan para knowledge worker mengakses informasi di setiap tempat pada setiap waktu, melalui peralatan bergerak seperti, telepon, pager, komputer jinjing. d) Interface cerdas, memungkinkan para knowledge worker berinteraksi dengan komputer dengan cara lebih alami. Yang termasuk dalam interface cerdas adalah pemrosesan bahasa alamiah, pengenalan tulisan tangan, dan pengenalan ucapan. Sasaran dari empat inisiatif ini adalah memberikan fondasi yang kuat bagi bangunan knowledge management. Suksesnya knowledge management tergantung pada interaksi para pengguna dengan informasi milik perusahaan (Honeycutt, 2000: xix). 2. Faktor Penghambat Penerapan program knowledge management, selain banyak faktor pendukung seperti disebutkan di atas, juga tidak sedikit faktor yang mengahambatnya. Menurut Honeycutt (2000: 21-31) dalam bukunya yang berjudul “Knowledge management strategies”, melihat hambatan organisasional dalam penerapan knowledge management, terletak pada budaya organisasi, dimana organisasi tidak mendukung terciptanya suasana untuk sharing pengetahuan di antara sesama karyawan. Padahal karyawan merupakan aset yang sangat berharga. Kunci untuk mengatasi masalah tersebut adalah, organisasi harus mendukung karyawan, memberi waktu untuk belajar sebelum mereka melaksanakan tugas baru. Memberikan imbalan pada perilaku posotif, bukan sebaliknya. Secara rinci, usaha untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut ada empat langkah yang harus diambil: a. Berfokus pada pengguna. Prinsip mengatasi hambatan kultural adalah kolaborasi dengan orang-orang yang akan menggunakan sistem knowledge management di lembaga bersangkutan. Komunikasi dengan pengguna akan menghasilkan umpan-balik, mengetahui kesulitan-kesulitan yang mungkin dialami pengguna dalam menggunkan sistem yang baru. b. Memilih orang yang tepat. Sejak awal sangat penting mendapatkan orang yang tepat dalam perancangan proyek. Karena sistem knowledge management berhubungan dengan begitu banyak sistem lain, secara bisnis maupun secara teknologis, maka penting untuk memilih orang yang tepat untuk mencapai sukses.
c. Membuat prototipe sistem. Dengan memprototipekan sistem, kelemahan dan ketidakkonsistenan bisa ditemukan dan diatasi sebelum sistemnya dibentuk. Menunjukkan prototipe kepada stakeholders bisa meminimalkan kemungkinan konflik dan saling menyalahkan, membuat agenda tim menjadi solid dan mengurangi kesalahan yang mungkin dilakukan oleh anggota stakeholders. d. Mendemonstrasikan kepada pengguna akhir (end-user). Langkah ini membantu end-user siap untuk transformasi kultural yang diperlukan menghadapi teknologi baru yang akan diluncurkan. Selain itu juga memungkinkan pengguna mempersiapkan diri dengan lebih baik menghadapi perubahan yang akan terjadi, membantu mereka merasa terlibat dalam prosesnya.[]
Daftar Pustaka Addleson, Mark. (2000). “Organizing to know and to learn: reflections on organization and knowledge management”, dalam Knowledge management for the information professional. (Asis Monograph Series). ed. by T. Kanti Srikantaiah dan Michael E.D. Koenig. Medford: Information Today. Bawden, David. (1996). “Information policy or knowledge policy?”, dalam Understanding information policy. Proceeding of a workshop (Cumberland Lodge, 22-24 July 1996). London : Bowker Saur. Bennett, Roger dan Gabriel, Helen. (1999). “Organizational factors and knowledge management within large marketing departement: an empirical study”. Journal of Knowledge Management, Vol 3 (3) hal. 212-225. Bucklan, M. “Information as thing”, Journal of the American Society for Information Sciense, Vol. 42, hal. 351-360. Choudhury, G.G. (1999). Introduction to modern information retieval. London : Library Association. Covi, Lisa dan Kling, R. (1996). “Organization dimensions of effective digital library use: closed rational and open natural systems models”, Journal of the American Society for Information Science”, 47 (9):672-689. Day, Michael (1999). “Metadata for images: emerging practice and standards”. http://www.ukoln.ac.uk/ Dempsey, Lorcan. (1996). “The Warwick Metadata Workshop: a frame work for the deployment of resource description”. D-Lib Magazine, July/August 1996. http://www.ukoln.ac.uk/~lisld/ --------, (1997). “Metadata: a UK he perspective (Beyond the beginning: the global library digital)”. http://www.ukoln.ac.uk/ --------, dan Heery, Rachel (1998). “Metadata: a current views of practice and issues”. Journal of Documentation, Vol 54 (2), Maret 1998, hal. 145-172. http://www.ukoln.ac.uk/ Desai, Bipin C. (1997). ”Supporting discovery in virtual libraries”. Journal of the American Society for Information Science, Vol 48 (3), 190-204.
Diao, Ailien (2001). “Knowledge management melalui AtmaJaya Digital Library (suatu pemikiran)”. Makalah tidak diterbitkan. Ercegovac, Zorana. (1997) “The Interpretations of library use in the age of digital libraries: virtualizing the name”, Library and Information Science research, Vol. 19 (1), hal. 35-51. Fahmi, Ismail (2000). “Peluncuran Ganesha Digital Library ITB: pers release”, disampaikan pada Seminar Internasional “Digital Library Network” (Bandung, 2 Oktober 2000). Fowler,R.K. (1998). “The University library as learning organization for innovation: an explanatory study”. College Research Libraries, 59 (3), hal. 220-231. Fisher, B. Aubrey. (1986). Teori-teori komunikasi; penyunting Jalaluddin Rakhmat; penerjemah, Soedjono Trimo. Bandung : Remaja Karya. Frappaolo, Carl dan Toms, Wayne. (1997). “Knowledge management: from terra incognita to terra firma”. http://www.delphigroup.com/articles/1997/11071997 Galbreath, Jeremy. (2000). “Knowledge management technology in education: an overview”. Educational Technology, September-Oktober, hal. 28-33. Hildebrand, Carol. (1999). “Does KM = IT? - Intellectual Capitalism”. Enterprise Magazine. Septembwysiwyg://content.186/ http://www.cio.c...hive/enterprise/091599_ic_content.html Godbout, Alain J. (2000) “Filtering knowledge changing information into knowledge assets”. Honeycutt, Jerry (2000). Knowledge management strategies = strategi manajemen pengetahuan; Penerjemah, Frans Kowa. Jakarta : Elex Media Komputindo. Hunt, Leta (Li) dan Ethington, P.J. (1997) “The Utility of spatial and temporal organization in digital library construction”, The Journal of Academic Librarianship, Vol. 23 (6), Nov, hal. 475-483. Jeffcoat, Graham. “Priorities for digital library research: a view from the British Library research and Innovation Centre”. http://www.ukoln.ac.uk/services/papers/bl/blri078/content/epor~3i.htm Kirk, Jovce. (1999). “Information in organisations: directions or information management. Information Research”, Vol. 4 (3), Feb. [online] http://www.shef.ac.uk/~ is/publications/infres/paper57.html Koenig, M.E.D. dan Srikantaiah, T.K. (2000). “The Evolution of knowledge management”, dalam Knowledge management for the information professional. (Asis Monograph Series). ed. by T. Kanti Srikantaiah dan Michael E.D. Koenig. Medford: Information Today. Malhotra, Yogesh (1997). “Knowledge management in inquiring organization”. http://www.brint.com/km/km.htm ----------- (2000). “From information management to knowledge management: beyond the “Hi-Tech Hidebound” systems”, dalam Knowledge management for the information professional. (Asis Monograph Series). ed. by T. Kanti Srikantaiah dan Michael E.D. Koenig. Medford: Information Today.
McCambell, A.S., Clare, L.M., dan Gitters, S.H. (1999). “Knowledge management: the new challenge for the 21st century”. Journal of Knowledge Management, Vol. 3 (3) hal. 172-179. McLean, Neil (1998). “The Global scholarly information infrastructure: the quest for sustainable solutions (Beyond the beginning: the global digital library)”. http://www.ukoln.ac.uk/services/papers/bl/blri078/content/repor~3i.htm Muralidhar, Sumitra (2000). “Knowledge management: a research scientist’s perspective”, dalam Knowledge management for the information professional. (Asis Monograph Series). ed. by T. Kanti Srikantaiah dan Michael E.D. Koenig. Medford: Information Today Murdick, Robert G., Ross, J.E. dan Claggett, J.R. (1995). Sistem informasi untuk manajemen modern; penerjemah, J. Djamil. Jakarta : Erlangga. Nasseri, Touraj. (1996). “Knowledge leverege : the ultimate advantage”. http://CMyfiles/nasseri.htm Nelke, Margareta (2000). “Knowledge management in Swedish Corporations: the value of information and information services”, dalam Knowledge management for the information professional. (Asis Monograph Series). ed. by T. Kanti Srikantaiah dan Michael E.D. Koenig. Medford: Information Today National Center for the Dissemination of Disability Research. (2000). “NIDRR’s long range plan – knowledge dissemination and utilization”. http://www.ncddr.org/relativeact/kdu/lrp_ov.html Nonaka, I. (1991). “The knowledge-creating company”, Harvard Business Review, (November-December), hal96-104. Outsell. (2000). “Information About Information”. Briefing, Vol. 3 (2) October, hal. 1-21. Partridge, D. dan Hussain, K.M. (1995). Knowledge-based information systems. London : McGraw-Hill Book Company. Payette, Sandra D. dan Rieger, O.Y. (1998). “Supporting scholarly inquiry: incorporating users in the design of the digital library”, Journal of Academic Librarianship, Vol. 24 (2) March, hal. 121-129. Pendit, Putu Laxman dan Waltraut Ritter (2001). “Knowledge management: the new world of information professionalism”. Makalah Kuliah Perdana Program Studi Ilmu Perpustakaan, Program Pascasarjana, Fakultas Sastra Universitas Indonesia (Depok, 18 September 2001). Piliang, Yasraf A. (2000). “Public sphere dan cyber-democracy: media internet sebagai kekuatan alternatif”, Jurnal Demokrasid an HAM, Vol 1 (1), hal. 101-123. Platt, Nina. (2000). “Knowledge management: can it exist in a law office?”, dalam Knowledge management for the information professional. (Asis Monograph Series). ed. by T. Kanti Srikantaiah dan Michael E.D. Koenig. Medford: Information Today. Purbo, Onno W. (2000a). “Pengalaman lapangan membangun knowledge based society”. Makalah seminar internasional Digital Library Network (Bandung, 2 Oktober). --------(2000b). Teknologi warung internet. Jakarta : Elex Media Komputindo. Purbo, O.W. dan Fahmi, I. (2000) “Society audit bagi hasil penelitian ?”. Makalah seminar internasional Digital library network (Bandung, 2 Oktober).
Riggs, D.E. (1997). “Editorial: a commitment to making the library as learning organization”. College Research Libraries, 58 (4), hal. 299-309. Rosenberg, Mary J. (2001). “E-Learning: strategies for delivering knowledge in the digital age”. New York: McGraw-Hill. Ryske, Ellen J. dan Sebastian, T.B. (2000). “From librray to knowledge center: the evolution of technology Infocenter”, dalam Knowledge management for the information professional. (Asis Monograph Series). ed. by T. Kanti Srikantaiah dan Michael E.D. Koenig. Medford: Information Today. Sahasrabudhe, Vikas (2000). “Information technology in support of knowledge management”, dalam Knowledge management for the information professional. (Asis Monograph Series). ed. by T. Kanti Srikantaiah dan Michael E.D. Koenig. Medford: Information Today. Short, Thomas. (2000). “Components of knowledge strategy: keys to successful knowledge management”, dalam Knowledge management for the information professional. (Asis Monograph Series). ed. by T. Kanti Srikantaiah dan Michael E.D. Koenig. Medford: Information Today. Sierhuis, Maarten (1996). “What is knowledge management”, The Knowledge management forum.. http://www.3.cities.com/~bonewman/what-is.htm Srikantaiah, T.K. (2000). “Knowledge management: a faceted overview”, dalam dalam Knowledge management for information professional, ed. by T. Srikantaiah dan Michael D. Koenig. (Asis monograph series). Medford: Information Today. Townley, Charles T. (2001). “Knowledge management and academic libraries”. College Research Libraries, January. Vassallo, Paul (1999). “The Knowledge Continuum – organizing for research and scholarly communication”. Internet Research: Electronic Networking Applications and Policy. Vol. 9 (3), hal. 232-242. Webster, Frank. (1995). Teories of the information society. London : Routledge. Weibel, Stuart dan Miller Eric. (1997). “Image description on the Internet: a summary of the CNI/OCLC image metadata workshop” (Dublin, 24-25 September, 1996). DLib Magazine, Januari 1997. http://www.dlib.org/Hypernews/get/dlib.responses.html --------, dan Iannella, Renato. (1997). “The 4th Dublic Core Metadata Workshop Report DC-4 (Camberra, 3-5 Maret 1997). D-Lib Magazine, Juni 1997. http://www.dlib.org/Hypernews/get/dlib.responses.html Wenig, R.G. (1996). “What is knowledge management”, The Knowledge Management Forum. http://www.3-cities.com/~bonewman/what-is.htm
