Analisis Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal Atas siklus Produksi (Studi Kasus Pada PT. Yazaki Technology Indonesia).”
Nama NPM Jurusan Pembimbing
: Diesca Titanayu Indriyana : 2A213009 : Akuntansi : Dr. Imam Subaweh, SE., MM., Ak., CA
Latar Belakang Latar Belakang
Sistem informasi siklus produksi, salah satu bentuk dari sistem informasi akuntansi, yang dapat memberikan informasi yang berkualitas tinggi bagi manajemen perusahaan untuk membantu pengambilan keputusan. Salah satu informasi yang dihasilkan sistem tersebut adalah informasi biaya, seperti biaya operasional, biaya untuk menghitung harga pokok produksi, dan biaya – biaya lainnya yang dikeluarkan suatu perusahaan terkait usahanya. Dalam penelitiannya Sajady, Dastgir dan Hashemnejad (2008) menyatakan bahwa manfaat dari sistem informasi akuntansi dapat dievaluasi dari dampak yang ditimbulkan terhadap perbaikan proses pengambilan keputusan, kualitas informasi, evaluasi kerja, pengendalian internal, dan kelancaran transaksi perusahaan.
Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian
Rumusan Masalah
1. Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer dan pengendalian internal atas siklus produksi pada PT. Yazaki Technology Indonesia. 2. Sistem informasi akuntansi tersebut apakah sudah memadai dalam meningkatkan kinerja bagian produksi dan membantu dalam pengambilan keputusan.
Tujuan Penelitian
1. Mengungkapkan sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal yang diterapkan oleh PT. Yazaki Technology Indonesia pada siklus produksi. 2. Mengevaluasi sistem informasi akuntansi dan pelaksanaan pengendalian internal perusahaan. 3. Merekomendasikan sistem informasi dan aktivitas pengendalian internal atas kelemahan sistem informasi yang terjadi di perusahaan.
Metode Penelitian Metode Penelitian
Objek Penelitian
Data yang Digunakan
Analisis Data
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif, yaitu analisis deskriptif. Analisis tersebut digunakan untuk memberikan deskripsi secara rinci mengenai efektivitas suatu sistem pada siklus produksi dengan cara menemukan fakta-fakta dan membandingkannya dengan teori serta peraturan dan kebijkan yang berlaku. Objek penelitian dalam penulisan ini adalah perusahaan manufaktur PT. Yazaki Technology Indonesia yang di fokuskan pada siklus produksi. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan dua jenis data yaitu data primer dan data sekunder. Data tersebut di peroleh dari PT. Yazaki Technology Indonesia yang antara lain terdiri dari data mengenai aktivitas, prosedur dan beberapa dokumen pendukung yang relevan dengan penelitian ini. Dalam melakukan analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal atas siklus produksi PT. Yazaki Technology Indonesia, penulis melakukan beberapa tahap penelitian yang terbagi dalam analisis siklus produksi dan analisis pengendalian internal.
HASIL PENELITIAN (Alur Produksi Secara Umum)
Pemotongan
Granding
Milling
DELIVERY ORDER
Painting
Welding
HASIL PENELITIAN (DFD Level 0- Siklus Produksi )
PEMBAHASAN (DFD Level 0 – Perencanaan Produksi
PEMBAHASAN (DFD Level 1- Perencanaan Produksi)
PEMBAHASAN (Flowchart Perencanaan Produksi)
PEMBAHASAN (DFD Level 0 - Operasi Produksi)
PEMBAHASAN (DFD Level 1- Operasi produksi)
PEMBAHASAN (Flowchart Operasi Produksi)
PEMBAHASAN (DFD level 1 – Akuntansi Biaya)
PEMBAHASAN (Flowchart Akuntansi Biaya)
Analisis Pengendalian Internal dan Tujuan Siklus Produksi
di PT.Yazaki Tecnology Indonesia
Dalam bagian ini penulis akan melakukan analisis terhadap pengendalian internal dalam siklus produksi PT. Yazaki Technology Indonesia terkait
aktivitas dan prosedur pengendalian internal berdasarkan COSO Framework. Penulis juga melakukan analisis terhadap pencapaian PT. Yazaki
Technology Indonesia dalam memenuhi tujuan pengendalian internal pada siklus produksi.
Aktivitas Pengendalian Peninjauan kembali oleh Manajemen Puncak---Pihak manajemen tingkat atas PT. Yazaki Technology Indonesia selalu melakukan peninjauan kembali (review) terhadap kinerja aktual dan membandingkannya dengan anggaran, perkiraan (forecast), kinerja sebelumnya dan kompetitor. Aktivitas Manajemen---Manajemen perusahaan menjalankan fungsinya untuk melakukan pemeriksaan terhadap laporan kinerja atau laporan produksi. Proses Informasi---Perusahaan telah melakukan beberapa fungsi pengendalian untuk memeriksa keakuratan, kelengkapan, dan keabsahan setiap transaksi yang terjadi. Proses informasi tersebut tertuang dalam dokumen SPO, Prosedur Proses (PP), Prosedur Tetap, dan standar form untuk transaksi. Pengendalian Aset---Perusahaan telah melakukan aktivitas pengendalian untuk perlindungan aset perusahaan, yaitu dengan penjagaan satpam dan pembatasan untuk menakses aset. Secara periodik, perusahaan juga melakukan perhitungan aset dan membandingkannya dengan hasil pencatatan. Namun, penulis menemukan adanya Gudang Bahan Baku yang penjagaannya kurang memadai karena dapat diakses secara bebas dan tidak terdapat petugas gudang. Pemisah Tugas dan Tanggung Jawab---Peraturan dan kebijakan yang dibuat perusahaan telah mengatur adanya pemisah tugas dan tanggung jawab. Namun, penulis menemukan adanya penggabungan tugas dalam fungsi pengawasan gudang dan pihak yang mengotorisasi transaksi gudang.
Prosedur Pengendalian Menurut COSO Framework Prosedur Pengendalian Menurut COSO Framework Otorisasi yang tepat terhadap setiap transaksi dan aktivitas oleh pihak yang berwenang
v
Pemisah tugas antar fungsi yang saling berkaitan
x
Perubahan pengendalian manajemen
v
Mendisain dan menggunakan dokumen-dokumen atau record yang bernomor acak
v
Penjgaan dan pengamanan terhadap aset, record, dan data entitas
x
Pemeriksaan dan pengecekan secara independen terhadap kinerja
v
KESIMPULAN •
PT. Yazaki Technology Indonesia telah menggunakan sistem informasi akuntansi berbasis komputer untuk mendukung proses produksinya. Sistem tersebut telah terintegrasi kesemua bagian produksi dan gudang distribusi. Secara keseluruhan, sistem informasi akuntansi yang dimiliki PT. Yazaky technology Indonesia sudah memadai dalam meningkatkan kinerja bagian produksi dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Pengendalian internal yang dimiliki perusahaan sangat baik. Namun, pada praktiknya masih terdapat beberapa kekurangan karena tidak dilaksanakannya beberapa aktivitas pengendalian internal.
•
Sistem informasi siklus produksi siklus produksi PT. Yazaki Technology Indonesia menggunakan transfer slip sebagai dokumen utama. Transfer slip adalah kartu proses dari setiap produksi barang yang memuat kode dan data-data kunci terkait dari seluruh proses produksi. Kode dan data tersebut akan dimasukan kedalam sistem informasi. Transfer slip dapat merekam pergerakan dan riwayat persediaan, mulai dari persediaan bahan bakusampai menjadi produk akhir.
•
Selain dokumen yang menunjukan pergerakan dan riwayat persediaan, dokumen transfer slip yang diinput kedalam sistem juga memudahkan direktur dan manager produksi untuk menganalisis kinerja proses produksi termasuk personel yang bekerja didalamnya. Transfer slip membantu manager produksi untuk mengetahui kinerja masing-masing pengawas dan operator selama proses produksi, pengaruh jam kerja dan hari libur manager terhadap produktivitas produksi dan lain-lain.
•
Bagi PPIC, transfer slip membantu tugas dalam efisiensi penggunaan dan pengendalian kehilangan persediaan dan mengetahui ketepatan waktu pengiriman.
SARAN •
Perusahaan perlu membentuk tim independen yang sewaktu waktu melakukan pemeriksaan atau perhitungan fisik persediaan. Anggota tim dipilih dari departemen yang tidak terlibat dalam proses produksi. Hal tersebut dilakukan sebagai salah satu bentuk pengendalian internal terhadap perlindungan aset perusahaan.
•
Perlu adanya komunikasi dua arah terkait serah terima barang-barang baik dalam proses maupun barang jadi. Pihak penerima harus memeriksa kembali kesesuaian atas barang yang diterima, memverifikasi dan menandatangani dokumen transfer. Hal tersebut dilakukan agar tidak terjadi kehilangan persediaan.
•
Perlu adanya pemisah tugas dan tanggung jawab antara pihak yang mengotorisasi pengeluaran barang dengan pihak yang bertanggung jawab atas gudang. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, PPIC selain mengotorisasi pengeluaran barang juga bertanggung jawab atas penjagaan gudang dan pengeluaran barang.
•
Perlu adanya pemisah tugas antara pihak yang membuat permintaan pembelian dengan pihak yang menerima persediaan dari pemasok. Hal tersebut untuk mencegah terjadinya permintaan pembelian fiktif. Perusahaan selain membuat permintaan pembelian PPIC juga dapat meneria persediaan tersebut dari pemasok.
•
Hasil temuan penulis terhadap kelemahan dan kekurangan sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal di PT. Yazaki Technology Indonesia telah penulis komunikasikan dengan pihak terkait selama penulis melakukan studi lapangan di perusahaan. Pihak manajemen pun langsung melakukan tindakan perbaikan atas temuan yang penulis lakukan.
