ANALISIS DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB DI SMA SANTO THOMAS YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Reza Rusmana 09.11.3391
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ii
Analysis and Manufacture of Web-based Academic Information System at St. Thomas High School Yogyakarta Analisis dan Pembuatan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web di SMA Santo Thomas Yogyakarta Reza Rusmana Rum Muhamad Andri Kr Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
St. Thomas High School Yogyakarta is located on Jln. Timoho Balirejo Utara, Mujamuju, Yogyakarta, which has been established since 1946. For the past 68 years, this school had not been fully utilize information technology systems on managing internal data such as student, teacher, and report card data. The process of collecting, processing, being stored and retrieval of data was done manually using paper as the archives, and some worksheets (Excel) was stored separately. These conditions lead to several problems such as throughput and response time required for completion of the reports exceed the targeted time, there was also still errors on typing the reports and the need for bigger storage space to accommodate the archives. One of the purposes of the making of this web-based academic information system is to solve the problem that occurred at St. Thomas High School Yogyakarta on managing their internal data as described previously. The stage / process of collecting information about the needs of the new system is traditionally performed by interviews and observations of the old / existing system. PIECES framework is used for symptom categorization and problem recognition. To build the system, HTML, PHP, Javascript and MySQL are used as the programming language. The system can be also accessed online by using the internet. Academic information system was tested using white box testing, black box testing and throughput & response time comparisons between the old system and the new system. From the test results it can be concluded that the system is capable of storing student, teacher and report card data in an integrated database, it is also able to reduce the response time of each completion reports (students, teachers and report cards) and increases throughput on each of the periods that had been targeted and able to provide validation on each form filling data input to minimize the occurrence of errors in the reports.
Keywords: Academic Information System, Web, Internet, PIECES framework
iii
1.
Pendahuluan SMA Santho Thomas Yogyakarta merupakan salah satu sekolah swasta yang
telah berdiri cukup lama sejak tahun 1946. Sekolah ini beralamat di Jl. Timoho Balirejo Utara, Mujamuju, kota Yogyakarta. Sekolah yang dipimpin oleh FX. Suryantomo S.pd saat ini, belum memanfaatkan sistem teknologi informasi sepenuhnya di dalam memanajemen data internal sekolah terutama data siswa, data guru dan data nilai rapor. Proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pengambilan data masih dilakukan secara manual. Media yang digunakan pun masih memanfaatkan kertas dalam bentuk arsip-arsip. Hanya ada beberapa data saja yang telah terkomputerisasi dalam bentuk worksheet, itupun masih tersimpan di dalam database yang berbeda-beda/terpisah. Akibatnya, timbul beberapa kendala seperti waktu tunggu (response time) yang dibutuhkan dalam setiap penyelesaian laporan melebihi dari waktu yang ditargetkan sehingga penyajian laporan siswa, laporan guru dan rapor tidak tepat waktu serta masih adanya kesalahan pada penulisan laporan – laporan tersebut. Selain itu, seiring dengan berjalannya waktu selama kurang lebih 68 tahun sejak sekolah ini berdiri, penggunaan kertas sebagai arsip informasi kian bertumbuh. Hal ini tentu sejalan dengan dibutuhkannya ruang yang mampu menampung arsip tersebut. Tidak sampai disitu, terkadang pihak sekolah sering mendapati arsip yang rusak akibat lama tersimpan yang mengakibatkan hilangnya data (terutama data siswa angkatan terdahulu). Pengadaan kertas juga membutuhkan biaya yang tidak sedikit mengingat SMA Santho Thomas merupakan sekolah swasta yang bersumber dari “kantong sendiri” tentu hal ini cukup “menguras”. Berangkat dari masalah diatas, penulis
akan membangun sistem informasi
akademik berbasis website sebagai media yang dapat mempermudah kegiatan manajemen data internal sekolah. Sehingga proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pengambilan data semakin lebih efektif, efisien dan tepat waktu. Untuk itu, penulis membuat laporan penelitian dengan judul “Analisis dan Pembuatan Sistem Informasi Akademik di SMA Santo Thomas Yogyakarta”. 2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Didalam mendefinisikan suatu sistem, ada dua pendekatan yang digunakan
yaitu: 1. Pendekatan yang menekankan pada prosedur
1
Menurut Tata Sutabri (2012) didalam bukunya yaitu Analisis Sistem Informasi, mendefinisikan sistem yang menekankan prosedur sebagai berikut. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 1 2. Pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen
Lebih lanjut Tata Sutabri (2012) berpendapat bahwa “sistem yang menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. 2 2.2
Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environtments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).3 2.3
Klasifikasi Sistem Didalam bukunya, Tata Sutabri (2012) mengklasifikasikan sistem berdasarkan
beberapa dari sudut pandang sebagai berikut. 4 : Sistem abstrak dan sistem fisik; Sistem alamiah dan sistem buatan manusia; Sistem tertutup dan sistem terbuka. 2.4
Definisi Informasi Informasi
adalah
data
yang
telah
diklasifikasikan
atau
diolah
atau
diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan (Tata Sutabri, 2012).5. 2.5
Kualitas Informasi Tata Sutabri (2012) menyimpulkan bahwa kualitas dari suatu informasi
tergantung dari 3 hal yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines) dan relevan (relevance).6 2.6
Definisi Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Tata Sutabri (2012) sebagai berikut. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.7
1
Tata Sutabri, Analisis Sistem Informasi (Yogyakarta: CV.AndiOffset, 2012), hal. 02 Ibid. 3 Ibid., hal. 13-14. 4 Ibid., hal. 15. 5 Ibid., hal. 22. 6 Ibid., hal. 33- 34. 7 Ibid., hal. 38. 2
2
2.7
Sistem Informasi Akademik Sistem informasi akademik adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengolah
data-data akademik guna memenuhi kebutuhan pada suatu institusi pendidikan dengan penerapan teknologi komputer secara terstruktur, sehingga semua prosesnya dapat teratasi dengan cepat.8 2.8
Definisi Arsitektur Sistem Menurut Fathansyah (2012) arsitektur sistem merujuk pada konfigurasi sistem
secara keseluruhan yang akan menjadi ‘tempat hidup’ dari DBMS, basis data dan aplikasi yang memanfaatkannya. Bagaimana wujud dari ‘tempat hidup’ tersebut sudah seharusnya ditetapkan sejak awal sebelum memulai perancangan basis data.9 Beberapa jenis arsitektur yang dapat digunakan antara lain (Fathansyah, 2012) 10:
Sistem Tunggal/Mandiri (Stand-Alone); Sistem Tersentralisasi (Centralized System);
Sitem Client Server. 2.9
Konsep Basis Data Adi Nugroho (2011) mendefinisikan basis data sebagai kumpulan terorganisasi
dari data-data yang berhubungan sedemikian rupa sehingga mudah disimpan, dimanipulasi serta dipanggil oleh pengguna. 11 Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan, pemilahan, pengelompokkan, pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi/jenisnya (Fathansyah, 2012). 12 2.10
Konsep Pemodelan Sistem
2.10.1 Bagan Alir (Flowchart) Flowchart
atau
bagan
alir
adalah
bentuk
penyajian
menggambarkan solusi langkah demi langkah terhadap suatu permasalahan 2.10.1.1
grafis
yang
13.
Jenis Flowchart Flowchart dapat dikelompokkan kedalam dua kategori yaitu System flowchart
dan Program flowchart
14
2.10.2 Data Flow Diagrams (DFD) DFD adalah representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran (output).15. 8
Roki Aditama, Sistem Informasi Akademik Kampus Berbasis Web dengan PHP (Yogyakarta: Lokomedia, 2012), hal. 52. 9 Fathansyah, Basis Data (Bandung: Informatika, 2012), hal. 404. 10 Ibid., hal. 405. 11 Adi Nugroho, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data (Yogyakarta: Andi, 2011), hal. 05. 12 Fathansyah. Op.cit., hal. 04. 13 Abdul Kadir, Pengenalan Algoritma Pendekatan Secara Visual dan Interaktif Menggunakan Raptor (Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET., 2013), hal. 20. 14 Ibid., hal. 21
3
2.10.3 Simbol DFD DFD menggunakan 4 dasar simbol yang mewakili proses (procesess), arus data (data flows), simpanan data (data stores) dan kesatuan eksternal (external entity).16 2.11
Komponen Penyusun Web Berikut adalah beberapa komponen penyusun web yang dirangkum oleh M.
Rudyanto Arief (2011) : Bahasa Pemrograman, Web Editor, Web Browser, Web Server, Database Server, Image Editor17 3.
Analisis Analisis sistem merupakan bagian dari systems development life cycle (SDLC)
yang didalamnya anda menentukan bagaimana fungsi sistem yang sedang berjalan (sistem lama) dan mengkaji apa yang pengguna butuhkan pada sistem yang baru 3.1
Analisis Kelemahan Sistem
3.1.1
Analisis PIECES Penulis
menggunakan
kerangka
PIECES
untuk
kemudahan
18.
dalam
pengkategorian gejala dan pengenalan masalah dari hasil informasi yang telah didapatkan sebelumnya pada fase penentuan kebutuhan (requirement determination) yang dilakukan secara tradisional (wawancara kepala sekolah, pengamatan dokumen / prosedur / pengguna di lokasi). 3.1.1.1 Analisis Kinerja (Performance) Tabel 3.1 Hasil Analisis Kinerja No
Hasil Analisis Throughput Response Time Untuk menyajikan seluruh rapor siswa (± Pembuatan setiap rapor siswa 20 orang), wali kelas membutuhkan
membutuhkan waktu
waktu ± 3 hari 10 jam.
dikali jumlah seluruh siswa yaitu ± 20
1
±
30 menit
orang = 10 jam ditambah lamanya waktu pendistribusian seluruh nilai siswa dari masing-masing guru mata pelajaran selama ± 2 - 3 hari.
2
Untuk menyajikan seluruh laporan siswa,
Pembuatan setiap laporan siswa
pihak sekolah membutuhkan waktu ± 14
membutuhkan waktu ± 15 menit
15
Rosa A.S dan.M Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek (Bandung: Informatika Bandung, 2013), hal. 70 16 Gary B. Shelly dan Harry J.Rosenblatt, Systems Analysis and Design (Boston: Course Technology, Cengange Learning., 2011). hal. 198 17 M. Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL (Yogyakarta : ANDI OFFSET, 2011).hal. 18-21 18 Jeffrey A. Hoffer, Joey F. George and Joseph S. Valacich, Modern Systems Analysis and Design : Sixth Edition (New Jersey: Pearson Education, Inc., 2011), hal. 191.
4
hari 5 jam.
dikali jumlah seluruh siswa yaitu ± 20 orang = 5 jam ditambah lamanya waktu pengumpulan seluruh data pribadi lengkap dari masing-masing siswa selama ± 7 - 14 hari.
Untuk menyajikan seluruh laporan guru,
Pembuatan
pihak sekolah membutuhkan waktu ± 7
membutuhkan waktu ± 10 menit
hari 3 jam.
dikali jumlah seluruh guru yaitu 17
3
setiap
laporan
guru
orang = ± 3 jam ditambah lamanya waktu pengumpulan seluruh data pribadi lengkap dari masing-masing guru selama ± 1 – 7 hari.
3.1.1.2 Analisis Informasi (Infomation) Parameter
Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi Hasil Analisis Informasi pada laporan siswa, laporan guru dan rapor yang
Akurat
diberikan masih terdapat kesalahan sehingga kebutuhan akan informasi yang akurat dan benar tidak terpenuhi.
Tepat Waktu
Penyajian laporan siswa, laporan guru dan rapor menjadi terlambat karena melebihi target waktu yang telah ditentukan. Informasi pada laporan siswa, laporan guru dan rapor siswa
Relevan
tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga informasi yang telah tersaji menjadi sia – sia dan pengguna informasi meminta informasi ulang.
3.1.1.3 Analisis Ekonomi (Economy) Tabel 3.3 Hasil Analisis Ekonomi Parameter
Hasil Analisis
Biaya
Meskipun biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan
dan
penggunaan kertas, penggunaan box file serta alat tulis
Manfaat
terbilang tinggi, tetapi manfaat yang diberikan oleh sistem lama masih lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan.
3.1.1.4 Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian merupakan suatu upaya dalam mengatur dan mengawasi proses bisnis atau sistem suatu organisasi. Analisis pengendalian digunakan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan atau kekurangan pada sistem serta untuk menjamin keamanan pada data dan informasi. Berikut adalah hasil analisis pengendalian terhadap sistem yang berjalan (saat ini) di SMA Santo Thomas Yogyakarta :
5
Parameter
Tabel 3.4 Hasil Analisis Pengendalian Hasil Analisis a. Laporan siswa, laporan guru dan rapor tidak memiliki cadangan (back-up).
Keamanan
b. Penumpukan arsip-arsip informasi dalam kurun waktu yang lama rentan terjadi kerusakan (dimakan rayap, jamuran,
Informasi
rapuh). c.
Informasi rentan diakses oleh pengguna yang tidak berkepentingan (unauthorized user).
3.1.1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Analisis efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan dengan optimal dan meminimalisir pemborosan. Berikut adalah hasil analisis efisiensi terhadap sistem yang berjalan (saat ini) di SMA Santo Thomas Yogyakarta : Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi Parameter
Hasil Analisis Semakin banyaknya kertas yang digunakan sebagai arsip
Ruang
informasi maka semakin besar ruang yang dibutuhkan untuk menampung semua arsip tersebut. Banyaknya jumlah arsip informasi yang rusak karena disimpan
Material
terlalu lama yang mengakibatkan hilangnya informasi yang dibutuhkan sehingga arsip tersebut dibuang dan menjadi tidak berguna.
3.1.1.6 Analisis Pelayanan (Services)
Parameter
Tabel 3.6 Hasil Analisis Pelayanan Hasil Analisis Dalam penyajian laporan siswa, laporan guru dan rapor, proses
Kepuasan Pelayanan
yang dilakukan memakan waktu tunggu yang cukup lama karena dilakukan secara manual. Hal ini membuat peminta layanan maupun petugas pelayanan kurang puas atas kinerja sistem.
6
3.2
Perancangan Sistem
3.2.1
Flowchart Sistem Berikut adalah gambaran flowchart pada sistem yang akan digunakan pada SMA
Santo Thomas Yogyakarta : Data Status Tinggal
Data Status Anak
Data Status dalam Keluarga
Data SMP Asal
Input Data Status Anak
Input Data Status Tinggal
Data SMA Asal
Olah Data Status Tinggal yang Telah Diinput
Olah Data Status Anak yang Telah Diinput
Olah Data SMP Asal yang Telah Diinput
5
Olah Data Status Siswa yang Telah Diinput
Olah Data Status dalam Keluarga yang Telah Diinput
Tabel Status Tinggal
Input Data Selesai Pendidikan Olah Data Saudara yang Telah Diinput
7
Olah Data SMA Asal yang Telah Diinput
6
Tabel Status Anak
Input Dropdown
Olah Data Lulus yang Telah Diinput
9
Olah Data Selesai Pendidikan yang Telah Diinput
8
Tabel SMP Asal
Olah Data Dropdown yang Telah Diinput
44
Tabel Lulus
Tabel Saudara
Tabel SMA Asal
Tabel Status Siswa
Tabel Status dalam Keluarga
Input Data Lulus
Input Data SMA Asal
Input Data Status Siswa
Data Dropdown
Data Selesai Pendidikan
Input Data Saudara
Input Data SMP Asal
Input Data Status dalam Keluarga
Data Lulus
Data Saudara
Data Status Siswa
Tabel Selesai Pendidikan
Tabel Dropdown 28
1
3
26
24
2
4
25
27
Gambar 3.1 Flowchart Sistem Bag. 1 Data Pendidikan
Data Orang Tua
Data Agama
Data Wali
Input Data Agama
10
Data Kegemaran
Input Data Keluar
Input Data Pendidikan
Input Data Orang Tua
Input Data Wali
Olah Data Orang Tua yang Telah Diinput
Olah Data Pendidikan yang Telah Diinput Olah Data Agama yang Telah Diinput
Olah Data Keluar yang Telah Diinput
Olah Data Wali yang Telah Diinput
15
Tabel Agama
Olah Data Kesehatan yang Telah Diinput
16
Tabel Kegemaran
Tabel Wali
17
Tabel Pendidikan Terakhir
Tabel Identitas Sekolah
Tabel Jabatan 35
32
11
Olah Data Identitas Sekolah yang Telah Diinput
Olah Data Jabatan yang Telah Diinput
33
31
29
Input Data Identitas Sekolah Olah Data Pnd Terakhir yang Telah Diinput
Tabel Kesehatan
Tabel Keluar
Data Identitas Sekolah
Input Data Pendidikan Terakhir
Input Data Jabatan
Olah Data Kegemaran yang Telah Diinput
14
Tabel Pendidikan
Tabel Orang Tua
Data Jabatan
Input Data Kesehatan
Input Data Kegemaran
13
12
Data Pendidikan Terakhir
Data Kesehatan
Data Keluar
Proses Preview Data Identitas Sekolah
34
30
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Bag. 2 Data Sekolah Lain
Data Guru PNS
Data Guru Non PNS Input Data Guru PNS
18
Input Data Sekolah Lain Input Data Guru Non PNS
Olah Data Guru PNS yang Telah Diinput 19
20
Tabel Guru PNS
Input Data Sertifikasi
Olah Data Sekolah Lain yang Telah Diinput
21
22
Tabel Sekolah Lain Tabel Guru Non PNS
36
Olah Data Sertifikasi yang Telah Diinput
23
Input Data Status Guru
Olah Data Bank yang Telah Diinput
Tabel Status Kawin
40
Tabel User Tabel Admin
44 43
Gambar 3.3 Flowchart Sistem Bag. 3
7
Olah Data Admin yang Telah Diinput
Tabel Status Guru
42 41
Input Data Admin Olah Data User yang Telah Diinput
Olah Data Status Guru yang Telah Diinput
Tabel Bank
39
Data Admin
Input Data User
Olah Data Status Kawin yang Telah Diinput
Tabel Sertifikasi
Tabel Lanjut Studi
38 37
Input Data Status Kawin Input Data Bank
Olah Data Lanjut Studi yang Telah Diinput
Data User
Data Status Guru
Data Bank
Input Data Lanjut Studi
Olah Data Guru Non PNS yang Telah Diinput
Data Status Kawin
Data Sertifikasi
Data Lanjut Studi
Info Identitas Sekolah
Proses Preview Data Admin
Info Admin
1
Data Siswa
Data Hasil Belajar
Data Kehadiran
Data Kepribadian
Data Keterangan Naik Kelas
Data Menempati
Data Kelas
Data Ambil Kegiatan
Data Beasiswa
Data Jurusan
2
Data Simpan File
Data Mapel
Data Kompetensi
Data Catatan Wali
Data KKM
Data Wali Kelas
Data Jadwal
Data Mengajar
Data Portal
11
Data Guru 42
3
4
Input Data Beasiswa
Input Data Jurusan
Input Data Siswa
11
Input Data Ambil Kegiatan
Input Data Kepribadian
Input Data Keterangan Naik Kelas
Input Data Menempati
Input Data Kelas
Input Data Kehadiran
Input Data Mapel
Input Data Hasil Belajar
Input Data Kompetensi
Input Data Catatan Wali
Input Data Jadwal
Input Data Simpan File
Input Data Wali Kelas 43
Input Data Guru
Input Data Portal
Input Data Mengajar
Input Data KKM
44
44
Olah Data Siswa yang Telah Diinput
Olah Data Jurusan yang Telah Diinput
Olah Data Beasiswa yang Telah Diinput
5
Olah Data Kelas yang Telah Diinput
6
Olah Data Ambil Kegiatan yang Telah Diinput Olah Data Keterangan Naik Kelas yang Telah Diinput
Olah Data Menempati yang Telah Diinput
Olah Data Kehadiran yang Telah Diinput Olah Data Kepribadian yang Telah Diinput
Olah Data Hasil Belajar yang Telah Diinput Olah Data Kompetensi yang Telah Diinput
Olah Data Mapel yang Telah Diinput Olah Data Catatan Wali yang Telah Diinput
Olah Data Simpan File yang Telah Diinput Olah Data KKM yang Telah Diinput
Olah Data Jadwal yang Telah Diinput Olah Data Mengajar yang Telah Diinput
Olah Data Wali Kelas yang Telah Diinput Olah Data Portal yang Telah Diinput
Olah Data Guru yang Telah Diinput 16
7 8
17
9 18 10 19 12 Tabel Siswa
14
Tabel Menempati
Tabel Kelas
Tabel Ambil Kegiatan
Tabel Beasiswa
Tabel Jurusan
13
Tabel Kehadiran
Tabel Keterangan Naik Kelas
Tabel Kepribadian
Tabel Hasil Belajar
Tabel Kompetensi
Tabel Simpan File
Tabel Mapel
Tabel Catatan Wali
Tabel Wali Kelas
Tabel Jadwal
20 Tabel Guru
Tabel Portal
Tabel KKM
Tabel Mengajar
21
15 22 32
33
24 25
Proses Percetakan dan Preview Rapor
Proses Preview Data Jurusan
Proses Percetakan dan Preview Data Siswa
Proses Percetakan dan Preview Data Guru Laporan Jadwal
Laporan Nilai (Rapor)
27
34 35
Info Wali Kelas 36
Daftar Nilai
Info Mapel
Info Jurusan
28
23
Proses Preview data Wali Kelas
Proses Preview Data KKM
Proses Preview Data Kelas
26
Proses Preview Data Simpan File
Proses Preview Data Mapel
Proses Percetakan dan Preview Data Jadwal
37 Laporan Siswa
29 30
Info KKM
Info Nilai Rapor
Info Kelas
Laporan Guru
Info Simpan File
Info Siswa
Info Jadwal
38 39
31
Info Guru
40
41
Gambar 3.4 Flowchart Sistem Bag. 4
3.2.2
Data Flow Diagram (DFD) Berikut adalah gambaran DFD pada sistem yang akan digunakan pada SMA
Santo Thomas Yogyakarta :
info detail pribadi siswa (on screen) info jadwal mapel (on screen) laporan jadwal mapel info detail nilai rapor (on screen)
Siswa
Gambar 3.5 Diagram Konteks
Kepsek
info detail pribadi guru (on screen) info nilai yg telah diupload laporan nilai rapor info nilai rapor (on screen) info jadwal mapel (on screen) laporan jadwal mapel Guru
8
ubah data siswa lihat detail data siswa ubah password siswa lihat info jadwal mapel cetak jadwal mapel lihat detail nilai rapor
0
Sistem Informasi Akademik SMA Santo Thomas Yogyakarta
lihat record nilai ubah nilai rapor siswa lihat detail nilai rapor cetak nilai rapor lihat info jadwal mapel cetak jadwal mapel ubah data guru lihat detail data pribadi guru ubah password / username guru download daftar nilai mengisi nilai langsung (online) upload nilai
laporan data siswa info data siswa (on screen) info nilai rapor (on screen) rapor siswa info guru (on screen) laporan data semua guru info wali kelas (on screen) info jurusan (on screen) info kelas (on screen) info mapel (on screen) info KKM (on screen) info jadwal mapel (on screen) laporan jadwal mapel info admin (on screen)
Admin
daftar siswa baru ubah data siswa lihat data siswa cetak data siswa tambah nilai rapor siswa lihat detail nilai rapor siswa ubah nilai rapor siswa cetak nilai rapor siswa ubah status portal download daftar nilai daftar guru baru ubah data guru lihat detail data guru cetak data guru pilih wali kelas ubah data wali kelas lihat info wali kelas input jurusan ubah data jurusan lihat info jurusan input data kelas ubah data kelas lihat info kelas
laporan semua data guru laporan data pribadi siswa rapor siswa laporan jadwal mapel
kenaikan kelas per kelas kenaikan kelas per siswa beri status lulus per kelas beri status lulus per siswa input data mapel ubah data mapel lihat info mapel input nilai KKM ubah data KKM lihat info KKM input jadwal mapel ubah jadwal mapel lihat info jadwal mapel cetak jadwal mapel input data admin ubah data admin lihat info admin ubah password admin ubah identitas skolah lihat identitas skolah
3.2.2.1 Diagram Konteks
3.2.3
Relasi Antar Tabel
ctt_wali
kehadiran
kompetensi
hasil_belajar
kkm
mapel
mengajar
id * id_menempati ** ctt_wali wali_kelas kepsek semester
id * id_menempati ** kode_hadir jml_hari semester
id * id_menempati ** id_kkm ** ket_kompetensi semester
id * id_menempati ** id_kkm ** kode_nilai nilai semester
id * kode_mapel ** kode_kelas** nilai_kkm_gl nilai_kkm_gp thn_ajaran
id kode_mapel * mapel jenis_mapel
id * nip_nik ** kode_mapel ** jml_jam
menempati ket_naik_kelas
jurusan
id * nis ** kode_kelas ** thn_ajaran status
id * id_menempati ** ket ke_kelas semester
id * jurusan
kesehatan kepribadian
ambil_kegiatan
id * id_menempati ** kelakuan kerajinan kerapian kebersihan semester
id * id_menempati ** jenis_kegiatan ket semester
status_siswa dropdown id * parent_id title url menu_order class level **
nis ** kode_ksht ket_ksht kegemaran
nis ** kode_kgmr ket_kgmr
id * status keluar selesai_pnd
nis ** lanjut_di tgl_bekerja nma_prshn pnghs saudara
nis ** kode_sdr jml_sdr
nis ** tgl alasan lulus
nis ** no_ijazah_tmt thn_tmt
status_tinggal
id * status
kelas
simpan_file
id kode_kelas * kelas id_jurusan **
id * kode_mapel ** kode_kelas** nama_file semester thn_ajaran
siswa
id nis * level ** nma_lkp nma_pgl password tmp_lahir tgl_lahir jk wn bahasa agama ** alamat anak_ke st_anak ** st_dlm_klr ** st_awal st_siswa ** st_tgl ** jarak angkatan foto terima_kls terima_tgl telepon tinggi berat gol_darah
beasiswa
ortu
id * id_menempati ** tahun dari sejumlah
nis ** nma_ayh tmp_lhr_ayh tgl_lhr_ayh agm_ayh ** wn_ayh pnd_ayh ** pkrj_ayh pnghs_ayh almt_ayh tlp_ayh st_hdp_ayh thn_mngl_ayh nma_ibu tmp_lhr_ibu tgl_lhr_ibu agm_ibu ** wn_ibu pnd_ibu ** pkrj_ibu pnghs_ibu almt_ibu tlp_ibu st_hdp_ibu thn_mngl_ibu
sma_asal
nis ** nama alamat alasan_pindah smp_asal nis ** nama alamat tgl_lulus no_ijazah no_skhun lama_belajar
status_anak
id * status status_dlm_keluarga
id * status
wali
nis ** nma_wali tmp_lhr_wali tgl_lhr_wali agm_wali ** wn_wali pnd_wali ** pkrj_wali pnghs_wali almt_wali tlp_wali pendidikan
id * pendidikan agama
id * agama admin
id * level ** username password pangkat
jadwal id id_mengajar * kode_kelas ** hari jam thn_ajaran semester
jabatan nip_nik ** jabatan no_urut tmt_jabatan sampai_dgn no_sk_pngktn pjbt_yg_mngkt
portal
id kode_kelas** thn_ajaran status wali_kelas
id * nip_nik ** kode_kelas ** thn_ajaran guru_pns nip_nik ** nip_lama tmt_cpns tmt_pns gol_trkhir tmt_gol angka_krdt
guru_non_pns
nip_nik ** status tmt_gtt tmt_gty no_sk_inpassing tgl_sk gol tmt_gol angka_krdt user
level * role
pnd_trakhir
nip_nik ** jenjang jur nma_univ thn_lulus status_kawin
id * status guru
id nip_nik * level ** username password nuptk nrg nama jk tmp_lahir tgl_lahir agama ** st_kawin ** alamat hp nma_ibu_kndung instansi_pmbina unit_kerja tmt_guru npwp gaji_pokok foto st_guru ** st_pegawai
sekolah_lain
status_guru
id * status
bank
nip_nik ** nma_bank nma_di_rek no_rek sertifikasi nip_nik ** no_peserta mapel no_sertifikat tgl_sertifikat thn_lulus
identitas_sekolah
id * nma_sklh status almt_sklh klrhn kcmtn kbptn prov kode_pos tlp fax nss nis no_akte_pndrn tgl_akte_pndrn surat_ijin_pndrn tgl_ijin_pndrn thn_berdiri luas_tnah luas_bngn st_tnah st_bngn logo foto nma_sistem_info rmasi email
lanjut_studi
nip_nik ** jenjang univ jur smester
id * nip_nik ** nma_skolah mapel jml_jam
Gambar 3.6 Relasi Tabel 4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan Merupakan tahapan pertama yang dilakukan sebelum memasuki tahapan
implementasi. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk membangun dan menguji coba fungsi sistem berdasarkan kebutuhan bisnis dan rancangan yang telah dibuat sebelumnya. 4.1
Tahap Konstruksi
4.1.1
Instalasi Secara Offline
4.1.1.1 Pembuatan Database dan Tabel Pembuatan database dan tabel dilakukan di localhost dengan menggunakan phpmyadmin di browser yang merupakan paket dari XAMPP. 4.1.2
Instalasi Secara Online
4.1.2.1 Memperoleh Domain dan Server Nama domain yang dipilih oleh penulis adalah www.sma-santothomasyk.sch.id karena mempresentasikan nama SMA Santo Thomas Yogyakarta itu sendiri. Penulis memilih www.rumahweb.com
sebagai jasa penyewaan server (web hosting). Server
yang dipilih adalah IIX/US/SG karena termasuk Profesional Hosting dengan spesifikasi yang mendukung website kategori sekolah. 4.1.2.2 Upload File Sistem dan Database Setelah memperoleh hosting dan nama domain, sistem yang telah dibuat secara offline selanjutnya dipublikasikan ke internet dengan cara meng-upload file-file sistem
9
dan database ke web server. Pembuatan database, user database dan pemberian hak akses dilakukan di cPanel. 4.2
Uji Coba Program
4.2.1
White Box Testing White box testing merupakan metode yang digunakan untuk menguji perangkat
lunak dari segi desain dan kode program apakah mampu menghasilkan fungsi-fungsi, masukan dan keluaran yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan
19.
Salah satu white
box testing yang penulis gunakan adalah pengujian branch coverage. 4.2.1.1 Pengujian Branch Coverage 4.2.1.1.1
Proses_siswa.php (Skenario : tambah siswa baru)
a. Uji Coba : Asumsi data siswa yang telah terdaftar didalam database : Tabel 4.1 Asumsi Data Siswa yang Terdaftar No
NIS
Nama
1
8890
Susilawati
2
9912
Adella Vinata
3
7781
Reza Rusmana
START
1
START
1
Deklarasi nilai $result
2
Deklarasi nilai $result
2
3
3
TRUE $result > 0 ?
Alert
5
TRUE $result > 0 ?
Alert
FALSE
FALSE
$sql = Insert into siswa
$sql = Insert into siswa
4
4
STOP
STOP
6
6
Test Case 1 : 9898
Test Case 2 : 8890
Gambar 4.1 Flowchart Tambah Siswa
19
Rosa A.S dan.M Shalahuddin, Op.Cit., hal. 276.
10
5
b. Hasil : Tabel 4.2 Hasil Pengujian Branch Coverage pada Skenario Tambah Siswa Baru No Keputusan Keterangan Test Case
c.
1
9898
False
Tereksekusi
2
8890
True
Tereksekusi
Kesimpulan :
Setelah dilakukan pengujian pada modul proses_siswa.php (Skenario : tambah siswa baru), ternyata hasil menunjukkan semua cabang tereksekusi minimal satu kali. d. Catatan : Disisi client, nilai nis yang kosong / null tidak diizinkan untuk di kirim / proses di sisi server. 4.2.2
Black Box Testing Black box testing merupakan metode yang digunakan untuk menguji perangkat
lunak dari segi spesifikasi fungsional tanpa menguji desain dan kode program 20. Salah satu jenis black box testing yang digunakan oleh penulis untuk menguji sistem yaitu teknik
20
Equivalence
Ibid., hal. 275.
11
Partitioning.
Berikut adalah hasil uji coba menggunakan metode Equivalence Partitioning : 4.2.2.1 Pengujian Equivalence Partitioning (Modul : tambah_nilai.php) Tabel 4.3 Hasil Pengujian Equivalence Partitioning pada tambah_nilai.php No 1
Nama Input
Kelas yang Valid
Kelas yang Invalid
Status yang
Status
Diharapkan
Sebenarnya
Kesimpulan
kognitif_reguler
[0-9], rentang
[a-z], [A-Z], semua
-1
Ditolak
Ditolak
Validasi
kognitif_mulok
nilai : [10 <= N <=
karakter spesial,
0
Ditolak
Ditolak
sukses
psikomotor_reguler
100], panjang
rentang nilai : [N <
11
Diterima
Diterima
psikomotor_mulok
karakter :
10] dan [N >100],
80
Diterima
Diterima
[2<=N<=3]
panjang karakter :
100
Diterima
Diterima
101
Ditolak
Ditolak
[N<2] dan [N>3] 2
Test Case
jenis_kegiatan
[0-9], [a-z], [A-Z],
semua karakter
Musik
Diterima
Diterima
Validasi
ket_kegiatan
[.], [,], [=], [-], [/],
spesial kecuali [.],
A = Mampu menari
Diterima
Diterima
sukses
ctt_wali
[\], [:], tombol
[,], [=], [-], [/], [\], [:]
B@sket
Ditolak
Ditolak
enter 3
[0-9], rentang
[a-z], [A-Z], semua
-1
Ditolak
Ditolak
Validasi
izin
nilai : [1 <= N <=
karakter spesial,
0
Ditolak
Ditolak
sukses
tanpa_ket
144], panjang
rentang nilai : [N < 1]
8
Diterima
Diterima
karakter :
dan [N >144],
#15
Ditolak
Ditolak
[1<=N<=3]
panjang karakter :
300
Ditolak
Ditolak
15
sakit
[N<1] dan [N>3]
11
Diterima
Diterima
4.2.2.2 Pengujian Response Time dan Throughput A. Perbandingan Sistem Lama dan Sistem Baru Berikut adalah hasil pengujian perbandingan response time dan throughput antara sistem baru dan sistem lama. Tabel 4.4 Hasil Pengujian Response Time dan Throughput Hasil Analisis No
Sistem Baru Throughput Untuk menyajikan seluruh rapor
Response Time Pada sistem baru,
Sistem Lama Throughput Response Time Untuk menyajikan seluruh rapor Pembuatan setiap rapor siswa
siswa (± 20 orang), wali kelas
pembuatan
rapor
siswa (± 20 orang), wali kelas
membutuhkan waktu ± 30 menit
membutuhkan waktu ± 1 hari 3
siswa hanya membutuhkan
membutuhkan waktu ± 3 hari 10
dikali jumlah seluruh siswa yaitu ±
jam
waktu
jam.
20 orang
1
±
setiap
10
menit
dikali
= 10 jam ditambah
jumlah seluruh siswa yaitu ±
lamanya
20 orang = 3 jam. Ditambah
seluruh nilai siswa dari masing-
lamanya
masing
waktu
pendistribusian seluruh nilai siswa
dari
waktu
guru
pendistribusian
mata
pelajaran
selama ± 2 - 3 hari.
masing-masing
guru mata pelajaran selama ± 1 hari. Untuk
menyajikan
seluruh
laporan siswa, pihak sekolah
Pembuatan
setiap
laporan
siswa membutuhkan waktu ±
Untuk menyajikan seluruh laporan
Pembuatan setiap laporan siswa
siswa,
membutuhkan waktu ± 15 menit
pihak
sekolah
16
2
membutuhkan waktu ± 7 hari 2
5 menit dikali jumlah seluruh
membutuhkan waktu ± 14 hari 5
dikali jumlah seluruh siswa yaitu ±
jam.
siswa yaitu ± 20 orang = 2
jam.
20 orang
= 5 jam ditambah
jam ditambah lamanya waktu
lamanya
pengumpulan
seluruh data pribadi lengkap dari
seluruh
data
waktu
pengumpulan
pribadi lengkap dari masing-
masing-masing siswa selama
masing siswa selama
± 7 - 14 hari.
± 1 - 7 hari.
3
Untuk
menyajikan
seluruh
Pembuatan
laporan
guru,
Untuk menyajikan seluruh laporan
Pembuatan setiap laporan guru
sekolah
guru membutuhkan waktu ± 5
guru,
sekolah
membutuhkan waktu ± 10 menit
membutuhkan waktu ± 5 hari 1.5
menit dikali jumlah seluruh
membutuhkan waktu ± 7 hari 3
dikali jumlah seluruh guru yaitu 17
jam
guru yaitu 17 orang = ± 1.5
jam.
orang
pihak
setiap
laporan
pihak
= ± 3 jam ditambah
jam ditambah lamanya waktu
lamanya
pengumpulan
data
seluruh data pribadi lengkap dari
pribadi lengkap dari masing-
masing-masing guru selama ± 1 –
masing guru selama ± 1 - 5
7 hari.
seluruh
waktu
pengumpulan
hari.
17
B. Kesimpulan : Berdasarkan hasil pengujian diatas (perhitungan kasar), dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem baru mampu mengurangi waktu tunggu (response time) dan meningkatkan throughput dibandingkan dengan sistem lama dengan bobot / jumlah laporan yang sama. 4.3 Tahap Implementasi Setelah dilakukan instalasi sistem, uji coba dan mendapat persetujuan pengguna (user), tiba saatnya untuk mengoperasikan sistem dalam lingkungan produksi. Tahap ini meliputi pelatihan user, pembuatan dokumentasi / manual program, konversi data dan konversi sistem. 4.3.1
Pelatihan Personil Pelatihan personil merupakan salah satu tahap krusial yang harus dilakukan.
Pelatihan diberikan oleh penulis kepada personil-personil yang nantinya terlibat langsung dengan sistem. Pelatihan ini dilakukan secara tatap muka dengan cara memberikan penjelasan-penjelasan dan prosedur-prosedur yang dibutuhkan untuk menjalankan dan merawat sistem baru. Personil juga diberikan manual program (user’s manual) agar lebih mudah memahami kerja sistem baru. 4.3.2
Manual Program Untuk mendukung pelatihan personil dan suksesnya sistem, penulis membuat materi
tertulis (hard copy / soft copy) yang menggambarkan sistem secara umum dan khusus yang menyediakan instruksi-instruksi penggunaan program bagi pengguna. Panduan ini berisi tentang penjelasan fitur-fitur sistem serta bagaimana cara penggunaannya yang ditata agar mudah dibaca dan dirujuk. 4.3.2.1 Panduan Admin
Gambar 4.1 Tampilan Interface Admin
15
5.
Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dan hasil pengujian yang telah diuraikan pada BAB IV,
maka dapat ditarik beberapa poin seperti berikut : 1. Sistem mampu menyimpan data siswa, data guru dan data nilai rapor dengan memanfaatkan teknologi komputer dalam database yang terpadu 2. Sistem mampu mengurangi waktu tunggu (response time) dalam setiap penyelesaian laporan (siswa, guru dan rapor) dan meningkatkan throughput pada setiap periode yang telah ditentukan. 3. Sistem mampu memberikan validasi pada setiap pengisian form input data sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan pada laporan. Dengan demikian, dapat
disimpulkan bahwa sistem
informasi ini mampu
menyelesaikan masalah dari sistem lama yang digunakan oleh SMA Santo Thomas Yogyakarta. 6.
Saran Proses pembuatan sistem akademik yang dikerjakan oleh penulis secara mandiri
tentu masih terdapat kekurangan dan kesalahan serta masih belum mampu untuk mengakomodir semua kebutuhan pihak sekolah. Penulis berharap para pembaca sekiranya mau berkontribusi untuk menyempurnakan dan melengkapi kekurangan / kesalahan yang terdapat pada sistem ini serta membantu pihak SMA Santo Thomas untuk memenuhi kebutuhan yang masih belum lengkap. Berikut penjabarannya : Berikut adalah kekurangan dan kesalahan yang masih ada pada sistem : 1. Sistem tidak mampu melakukan proses validasi terhadap data nilai yang diupload dari file excel ke sistem oleh setiap guru mata pelajaran. Contoh : nilai seharusnya berada dalam kisaran (10 < N < 100). Namun, jika nilai dimasukkan diluar rentang nilai maka nilai masih tetap lolos / dapat disimpan. 2. Keamanan pada website masih perlu disempurnakan. 3. Pengolahan data rapor masih belum dilengkapi fasilitas untuk pemberian ranking pada siswa.
16
DAFTAR PUSTAKA
Aditama, Roki. 2012. Sistem Informasi Akademik Kampus Berbasis Web dengan PHP.Yogyakarta: Lokomedia.
Arief, M Rudyanto. 2011.
Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL.
Yogyakarta: CV. Andi Offset.
Fathansyah. 2012. Basis Data.Bandung:Informatika Bandung.
Hoffer, Jeffrey A; Joey F. George dan Joseph S. Valacich. 2011. Modern Systems Analysis and Design, Sixth Edition. New Jersey: Pearson Education, Inc.
Kadir, Abdul. 2013. Pengenalan Algoritma Pendekatan Secara Visual dan Interaktif Menggunakan Raptor. Yogyakarta : CV. ANDI OFFSET
Nugroho, Adi. 2011. Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta: CV. Andi Offset. S, Rosa A., dan M. Shalahuddin. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung.
Shelly, Gary B.,
dan Harry J. Rosenblatt. 2011. Systems Analysis and Design. Boston:
Course Technology Cengage Learning.
Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : CV. ANDI OFFSET.
17
