Amyyon Care De ontwikkelingen in de zorgsector volgen elkaar in rap tempo op. Functiegerichte bekostiging, ZZP’s, DBC’s, marktwerking, vraaggestuurde zorg, etc. Zorgorganisaties zitten soms klem tussen de noodzaak van kostenreductie enerzijds en de wens van kwaliteits-verbetering anderzijds. Uw organisatie moet steeds meer doen met minder middelen en u krijgt te maken met een stijgende zorgvraag tegen een dalend personeelsaanbod.
De vraag is op dit moment: hoe zorgt u ervoor dat uw organisatie klaar is voor de toekomst? Amyyon heeft dé oplossing voor uw organisatie om de zorg vorm te geven in een moderne en doelgerichte bedrijfsvoering. Simpel, met behulp van het door ons ontwikkelde HealthcareProcesManagement (HPM). Deze methode gaat aanzienlijk verder dan het vastleggen van cliëntgegevens om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen. HealthcareProcesManagement helpt u grip te krijgen op de gang van zaken binnen uw organisatie. Zo helpt HealthcareProcesManagement u bijvoorbeeld bij de uitvoering van uw HKZ certificering, het keurmerk dat voor uw organisatie de kwaliteit van de geleverde zorg bewijst én waarborgt. We zullen u onze methode dan ook uitleggen aan de hand van onderstaand schema.
Mind- & software De realisatie van HPM is mogelijk door het primaire proces op de juiste manier met software te ondersteunen. Amyyon Care is het softwareplatform voor Healthcare Process Management. Deze biedt uw medewerkers de mogelijkheid met minder stress en papieren rompslomp en vooral met meer plezier hun werk kunnen doen. Tegelijkertijd zijn uw medewerkers in staat om de geleverde zorg op een sluitende maar eenvoudige manier te registreren.
Primaire proces en alle zorggerelateerde processen; van zorgvraag via zorgplanning tot aan registratie, facturatie en verantwoording. Het is daarmee mogelijk om met één softwaresysteem te kunnen voldoen aan de eisen vanuit de AWBZ, WMO en andere opdrachtgevers. De werkwijze rondom de AZR berichtgeving, ZZP’s en DBC’s is daarmee geïntegreerd binnen de huidige werkwijze en de huidige financieringsstructuur van de zorgorganisatie. Dienstverlening wordt transparant en meetbaar voor alle partijen; de cliënt neemt de centrale positie in. Binnen zorgorganisaties ondersteunt Amyyon Care het primaire proces onder meer met de mogelijkheid om een zorgcontract en zorgplan op te stellen; gegevens aan te leveren voor vraaggestuurd roosteren; de geleverde zorg te registreren en af te rekenen met het zorgkantoor (prestatiegerichte bekostiging) en de zorg te monitoren. Amyyon Care speelt op basis van zijn kostprijsformule en overige informatie een cruciale rol in het zorginkooptraject en levert daarnaast een schat aan managementinformatie op. Door het gebruik van het Functiecodeboek© en ondersteuning van alle zorgprocessen is Amyyon Care dé applicatie waarmee u voorbereid bent op de toekomst!
Amyyon Care: webbased Dit wil zeggen dat een PC, PDA of mobiel en een internetverbinding voldoende is. Enkele voordelen: •
geen extra investering in extra hardware
•
weinig beheer capaciteit
•
altijd beschikbaar waar internet beschikbaar is
Autorisatie en Beveiliging Omdat Amyyon Care volledig via het web draait, is er natuurlijk vergaande beveiliging toegepast. Amyyon Care is bancair beveiligd, dat wil zeggen dat de systematiek van inloggen lijkt op de manier van Nederlands telebankieren. Door autorisatie via inloggen wordt onderscheid gemaakt tussen het kunnen toevoegen, lezen en wijzigen van gegevens. Zo kan een verpleegkundige het zorgplan bijwerken en de administratie de indicatie wijzigen. Geheel afhankelijk van de situatie binnen uw eigen organisatie.
Amyyon visie; “Succesvol software implementeren = Gedrag + Systeem” Wij zijn van mening dat om succesvol te implementeren alleen een systeem niet voldoende is. Het gedrag van de medewerkers en het management binnen een organisatie is minstens zo belangrijk. Onze mindware, zeg maar. De projectmedewerkers van Amyyon hebben niet alleen kennis van zaken als het gaat om de implementatie van software, maar ook van de wet- en regelgeving, AO/IC en wat er speelt in de Zorg. Jarenlange ervaring in de Zorg sector; advisering en beleidsontwikkeling in de zorg, zoals implementatieprojecten bij zorgverzekeraars.
De Basis van HPM: Functiecodeboek© Om HPM mogelijk te maken in uw organisatie hebben we de zorg gedefinieerd in het door ons ontwikkelde Functiecodeboek©. De gedachte achter het Functiecodeboek© is dat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de zorgvraag en het zorgaanbod. Hiervoor is het nodig dat alle partijen dezelfde taal spreken. Het Functiecodeboek© verzorgt deze ‘eenheid van taal’. Het Functiecodeboek© is beschikbaar in elektronisch cliëntendossier ontstaat.
Functiecodeboek©
In het Functiecodeboek©
het
zorgplan
waardoor
een
compleet
worden de verschillende zorggebieden Wonen, Welzijn en Zorg
geïntegreerd vertaald naar activiteiten waaruit de zorg is opgebouwd. Dit zorgt ervoor dat de zorg direct herkenbaar is voor zowel de cliënt als de zorgaanbieder, maar ook voor de zorgverzekeraar en het zorgkantoor. Amyyon Care wordt geleverd met een compleet ingericht Functiecodeboek© met productdefinities met
verschillende productdefinities. En natuurlijk kunt u deze aanpassen aan de binnen uw eigen
normtijden
organisatie geldende de normtijden, kostprijzen en de verschillende medewerkerniveaus. De
medewerkerniveaus.
signaleringsfunctie houdt in de gaten of de cliënt wel de juiste zorg krijgt conform de functiecode, indicatie of het juiste ZZP. Ook worden in het Functiecodeboek© de protocollen die gelden bij de verschillende zorghandelingen overzichtelijk vastgelegd. Op die manier zijn uw medewerkers altijd op de hoogte van de geldende
Protocollen
protocollen! En als u werkt met landelijke of eigen arrangementen? Ook die worden overzichtelijk vastgelegd.
ZZP’s en DBC’s
Amyyon Care ondersteunt het werken met ZZP’s en DBC’s en overige budgetvormen. Hierdoor wordt het mogelijk op basis van daadwerkelijk geleverde zorg binnen enkele minuten de ZZP of DBC voor een cliënt vast te stellen. Het gebruik van Amyyon Care levert voor uw instelling direct voordelen op. Zo kunt u op basis van de werkelijk geleverde zorg direct het echte ZZP en/ of DBC aflezen.
U kunt uw cliënten echt centraal stellen en heldere afspraken met ze maken. Vraaggestuurd roosteren en de kostprijs van zorg bepalen wordt hiermee kinderlijk eenvoudig. Uw organisatie is, met behulp van HPM en het Functiecodeboek©, in staat om zorg te leveren onafhankelijk van de Benchmarking
financieringsvorm. Benchmarking is daarmee geen probleem meer. U kunt verschillende locaties, afdelingen maar ook organisaties met elkaar vergelijken zodat uiteindelijk de kwaliteit van zorg verbeterd kan worden!
Amyyon Care: het primaire proces De basis van HPM, het Functiecodeboek© is geïntegreerd in Amyyon Care, de softwareoplossing die alle primaire processen in uw zorginstelling ondersteund.
Een sluitende verantwoording en facturatie van de geleverde zorg en dienstverlening is een eerste Kaderregeling AO/IC
vereiste voor goed ondernemerschap. De verplichte kader-regeling AO/IC, voor iedere organisatie die AWBZ diensten levert, is volledig geïntegreerd in Amyyon Care. Zo bewaakt de software onder andere of de juiste personen de juiste taken uitvoeren.
Binnen Amyyon Care is de gehele gegevensuitwisseling tussen de Indicatie/ AZR berichtgeving
zorgkantoren en AWBZ-instellingen via AZR-definities geïntegreerd. De berichten worden ingelezen in Amyyon Care en alle beschikbare gegevens worden automatisch op de juiste plaats gezet. Als indicaties
Zorgzwaartebeheer
aflopen of als er niet-geïndiceerde zorg wordt verleend, krijgt u een signalering. Maar ook bij een dreigende overschrijding of uitputting van
Indicatie-signalering en beheer
de beschikbare zorgzwaarte. Met de diverse rapportages is een actief Zorgzwaartebeheer mogelijk. Dit kan aanleiding geven tot herziening van de zorgafspraken dan wel een herindicatie. Bij invoering van een verlenging of herindicatie wordt eventueel verleende zorg zonder indicatie gecorrigeerd tot geleverde en geïndiceerde zorg.
Uiteindelijk is er voor een zorginstelling maar één vraag, die ertoe doet. Dat is de vraag van de klant. HPM en Amyyon Care maken dat mogelijk. Heldere afspraken tijdens de intake, een transparant Intake, zorgregistratie en zorgplan
zorgcontract en een duidelijk zorgplan. AWBZ- zorg, particuliere zorg en service, WMO of een combinatie daarvan, het mag geen verschil maken. Na de registratie van de cliënt en de bijbehorende indicatie vindt de intake plaats waarbij de reële
zorgplan
zorgbehoefte wordt vastgesteld. De bevindingen tijdens de intake en
ActiZ heeft het programma van eisen gepresenteerd voor het ECD van de toekomst. Voor zorginstellingen heeft ActiZ een score-instrument ontwikkeld met behulp waarvan een instelling in staat is te beoordelen in hoeverre een applicatie voldoet aan het programma van eisen van ActiZ. Hierdoor is bekend geworden dat Amyyon Care volledig aan het programma van eisen van ActiZ voldoet. voldoet
de gemaakte zorgafspraken worden vastgelegd in het zorgplan. elektronisch cliëntendossier
Amyyon Care van Amyyon beschikt over een volledig zorgplan. Samen met de zorgafspraken en de zorginhoudelijke registratie en vastlegging van cliëntgebonden gegevens ontstaat een volledig elektronisch cliëntdossier. Het zorgplan wordt ondersteund met behulp van flexibele formulieren. Uw
flexibele formulieren
eigen zorgplanmethodiek kan in deze formulieren worden meegenomen.
Communicatie in en over het zorgproces Door het gebruik van het zorgplan en het Functiecodeboek© zijn de verschillende agenda’s eenvoudig op te stellen. Iedere cliënt heeft zijn eigen agenda, waarop die van de afdeling en de organisatie naadloos aansluit. Fysiotherapeut, verpleeghuisarts en ergotherapeut kunnen gemakkelijk afspraken vastleggen met de cliënt.
Met behulp van Amyyon Care wordt per cliënt de werkelijk geleverde zorg en de daaraan bestede tijd Registreren geplande,
geregistreerd. Zorgregistratie kan direct tijdens de dienst plaatsvinden dan wel uitgesteld,
ongeplande en
aansluitend aan de dienst. Eenvoudig en tijdbesparend omdat er niet alleen per cliënt geregistreerd
onverwachte zorg
hoeft te worden, maar ook per cluster van soortgelijke activiteiten. Daarnaast wordt ook de ongeplande en onverwachte zorg geregistreerd. Deze registratie is de basis voor de periodieke verantwoording en facturatie van de geleverde diensten. Monitoren van het zorgproces is hierbij van groot belang. Zo worden bijvoorbeeld de productietellingen bijgehouden die als invoer dienen bij het verantwoordingsproces. Met Amyyon Care is communiceren geen probleem. Alle papieren ad-hoc registraties met bijbehorende administraties en zoektijden komen te vervallen. Cliëntoverdracht kan digitaal plaatsvinden, objectiever en sneller.
(Para)medici en organisaties waar u mee samenwerkt kunnen ook registreren of het dossier inzien. Vanzelfsprekend bieden de uitgebreide autorisatie-instellingen voldoende beveiliging. Van iedere Cliëntoverdracht Ketenintegratie
cliënt wordt exact bepaald wie welke informatie mag zien. Door deze ketenintegratie kunnen ook ouders of familieleden volstrekt veilig meekijken. Op die manier krijgen ze alle toegestane informatie en kunnen eventueel met de verzorgenden van gedachten te wisselen.
Vraaggestuurd roosteren is de toekomst; simpelweg omdat het de efficiëntste vorm van personele Vraaggestuurd roosteren
inzet oplevert. En dat is belangrijk met de huidige ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Daarom ondersteunt Amyyon Care het vraaggestuurd roosteren op basis van de indicatie en wensen en behoeften van de klant. Zodat er altijd voldoende personeel aanwezig is om aan de vraag te kunnen voldoen. Om vraaggestuurd te roosteren heeft u de gegevens vanuit Amyyon Care nodig. Welke zorg moet er geleverd worden, wanneer moet die zorg geleverd worden, welke personele kwaliteitsniveaus zijn daarvoor nodig en hoeveel tijd vraagt dit? Vraaggestuurd werken is geen op zichzelf staande activiteit. Het is een belangrijk onderdeel van cliëntgericht werken waarbij de cliënt binnen een organisatie centraal gesteld wordt. "Shift bezettingsniveaus" zijn input is voor een dienstroosterprogramma. Met behulp van de capaciteitsplanning uit Amyyon Care voorkomt u overen onderbezetting en bespaart daarmee aanzienlijk op uw personeelskosten en verbetert u de zorgkwaliteit.
Verantwoording
Volledige en tijdige facturatie aan cliënten en verantwoording aan o.a. het zorgkantoor, Vecozo en
zorgkantoor en CAK
CAK zijn met behulp van Amyyon Care een vanzelfsprekendheid vanwege de sluitende zorgregistratie in Amyyon Care. Zorgregistratie is de basis voor een goed inzicht in kwaliteit en kosten van geleverde zorg, beide belangrijke prestatiecriteria die het Zorgkantoor zwaar laat wegen bij het toekennen van contracten voor het leveren van zorg. De verantwoording van de awbz-zorg vindt plaats conform de
daarvoor
voorschriften.
particulier
diensten
en
aangeboden
Voor leveringen aan
worden bestaande
geldende te
verrekenen ‘factuurregels’ facturatie-
/boekhoudprogramma’s. De huidige verantwoording aan het zorgkantoor in de vorm van de ligdagenadministratie is eveneens geïntegreerd in Amyyon Care beschikbaar.
“Amyyon Care is vooral bij de overdracht ideaal”, aldus één van de verzorgenden, die met Amyyon Care werkt. “Ik zie in een oogopslag wat er aan de hand is en wat er moet gebeuren. Dat is toch het belangrijkste om te weten. Bijzonderheden zoals een verjaardag, extra medicatie of een bezoekje aan de kapper zie ik direct. Als ik vroeger (voor Amyyon Care) een paar dagen geen dienst had of een paar weken met vakantie geweest was, duurde het eigenlijk veel te lang voordat ik weer bij was. Er ging nogal wat kostbare tijd verloren. Nu overzie ik met twee muisklikken diezelfde periode en is mijn informatie altijd up-to-date. Omdat alles goed is vastgelegd, kan er bijna niets meer mis gaan. Ook de directe beschikbaarheid van protocollen als deze toegepast moeten worden en het vermelden van cliëntgebonden bijzonderheden in de overzichten van te leveren zorg helpen daar goed bij. Ook zijn we alle lijstjes, die op het prikbord hingen nu kwijt, omdat de gegevens in Amyyon Care te vinden zijn. Dat geeft veel rust op de afdeling en er blijft daardoor meer tijd over voor de bewoners. Mijn werk is er een stuk plezieriger op geworden. Daar komt nog eens bij, dat Amyyon Care snel en gemakkelijk is te leren. Ze mogen me op het werk veel afnemen, maar Amyyon Care blijft”.
Amyyon Care: De ondersteunende processen De basis van HPM is gelegd; het primaire proces is duidelijk. HPM bestaat echter uit meerdere proceslagen in uw organisatie. Zo zijn de ondersteunende processen van groot belang om HPM optimaal te benutten. Amyyon Care zorgt ervoor dat er met alle systemen wordt gecommuniceerd. Amyyon Care is een “open” applicatie die eenvoudig gegevens uitwisselt. Amyyon ontwikkelt en implementeert zelf diverse software systemen voor deze ondersteunende processen.
CRM Als zorginstelling moet u commerciëler en daarmee klantgerichter gaan werken. En dat is mooi, want zo zet u de wensen van uw (toekomstige) cliënt centraal. HPM begint dan eigenlijk ook met het hebben van een CRM strategie. "Amyyon Zorg" ondersteunt iedere CRM strategie. Naast relatiegegevens, afspraken en documenten legt u ook de “zachte” informatie zoals interesses vast. Op deze manier ontstaat er een compleet beeld van uw (potentiële) cliënt en relatie, vastgelegd in het elektronische relatiedossier, waardoor klantgericht werken eenvoudig wordt. De veranderingen in de markt zorgen ervoor dat u uw toegevoegde waarde als organisatie moet communiceren. Diverse selecties kunnen gebruikt worden om zo gericht mogelijk (mailing, nieuwsbrief, bezoek) te communiceren.
Food management; ondersteuning van alle voedingsprocessen Amyyon heeft een uitstekend Food Management systeem in huis waarmee u de inkoop, bereiding en logistiek van uw keuken perfect ondersteunt. Met XL Food bent u in staat ieder voedingsconcept te voeren, zoals een restaurant, Meals on Wheels of tafeltje dekje. De gegevens uit het zorgcontract en zorgplan zijn beschikbaar in het Food Management systeem zodat bijvoorbeeld de aan- en afwezigheidregistratie en de diëten van de cliënten automatisch worden meegenomen. Het gebruik van ons Food Management systeem, XL Food, levert u besparingen in tijd en geld op waardoor u hiervan meer kan besteden aan uw cliënt. En dát verbetert de ambiance rond het eten en vergroot de tevredenheid van uw cliënt!
Amyyon Care: Planning & Control Om Healtcare Process Management optimaal toe te passen heeft u informatie nodig. Door de modernisering van de zorgsector is er behoefte aan stuurinformatie uit alle primaire en ondersteunende processen van uw organisatie. U heeft direct en integraal inzicht nodig in de relaties tussen uw productie, planning, rooster, financiële, personele en overige prestaties.
Een moderne organisatie wordt geacht zoveel mogelijk kostenbewust en efficiënt te opereren. Bijvoorbeeld door de inzet van ICT, maar ook door kostenbesparingen, herontwerp van processen en Good Governance
slimmer werken. Door de overheid wordt dan ook de nadruk gelegd op de kwaliteit van de Zorg, het zogenaamde Good Governance. Om de vraag te beantwoorden of de kwaliteit van uw diensten en producten voldoende is en of deze producten op en kostenefficiënte wijze tot stand komen, heeft u informatie nodig.
In Amyyon Care zijn diverse productiegegevens beschikbaar in verschillende rapportages. Amyyon Care in combinatie met Business Intelligence levert u deze informatie. Productiegevens
We bieden een pregedefinieerde set met rapportages. Vanuit het dagelijkse productieproces worden op diverse plaatsen in de organisatie kengetallen en productiecijfers verzameld om een inzicht te krijgen in
Business Intelligence
de gang van zaken. Deze gegevens hoeven niet alleen uit Amyyon Care te komen, alle softwaresystemen binnen uw organisatie kunnen als bron dienen. Doel hiervan is om de productieprocessen maar ook de managementprocessen zo optimaal mogelijk te laten functioneren. De bedrijfsvoering is sterk gefocust op de cliënt. Door de permanente beschikbaarheid van informatie worden afwijkingen van de doelstellingen en fouten sneller geconstateerd en gecorrigeerd. Op deze wijze kan de totale beschikbaarheid van mensen en (financiële) middelen optimaal aangewend worden en zal het bedrijfsresultaat toenemen.
Met deze stuurinformatie kunt u uw beleid & strategie gaan bijsturen of herbepalen zodat we uiteindelijk weer terecht komen bij het Functiecodeboek©. Hier moeten we ons zelf de vraag stellen of er naar aanleiding van beleids- en strategiewijzigingen de componenten van het Functiecodeboek© moeten worden aangepast. Door op deze interactieve manier Healthcare Process Management toe te passen is uw organisatie klaar voor een gezonde toekomst!
