Algemene informatie. Hosted exchange Auteur: Kris Banken. Datum: 15 september Versie 3.1. Versiebeheer:

Algemene informatie Hosted exchange 2010 Auteur: Kris Banken Datum: 15 september 2014 Versie 3.1 Versiebeheer: Versie 0.1 0.2 2.0 3.0 3.1

Datum 4 juli 2013 4 juli 2013 19 juli 2013 28 november 2013 15 september 2014

Handleiding Colt Exchange 2010

Auteur Jens Heusdens Jens Heusdens Jens Heusdens Kris Banken Kris Banken

Aard van aanpassing Aanmaak van het document Kopiëren tekst “Algemene handleiding Kris Banken” Bewerken document (indeling, wijzigingen) Revisie na laatste upgrade Revisie september 2014

Pagina |1

Inleiding Hosted Exchange 2010

Inhoudsopgave 1

Voorwoord en definities .................................................................................................................................................................................................... 3

1.1

Waarom overschakelen naar Exchange 2010? .................................................................................................................................................................. 4

1.2

De rol van VERA ................................................................................................................................................................................................................. 5

1.2.1

Ondersteuning ................................................................................................................................................................................................................... 5

1.2.2

Facturatie ........................................................................................................................................................................................................................... 5

1.3

Definities en terminologie ................................................................................................................................................................................................. 5

1.3.1

Servicegebruiker ................................................................................................................................................................................................................ 5

1.3.2

Gebruikersnaam................................................................................................................................................................................................................. 5

1.3.3

Wachtwoordvereisten ....................................................................................................................................................................................................... 6

1.3.4

Displaynaam ....................................................................................................................................................................................................................... 6

1.3.5

Limietgrootte ..................................................................................................................................................................................................................... 6

1.3.6

Outlook-toegang ................................................................................................................................................................................................................ 6

1.3.7

OWA ................................................................................................................................................................................................................................... 7

1.3.8

ActiveSync of Windows Mobile Device Center .................................................................................................................................................................. 7

1.3.9

IMAP4................................................................................................................................................................................................................................. 8

1.3.10

POP3................................................................................................................................................................................................................................... 8

1.3.11

Wat is het verschil tussen “verzenden als” en “verzenden namens”? .............................................................................................................................. 8

1.3.12

Microsoft Sharepoint 2010 ................................................................................................................................................................................................ 9

1.3.13

Hosting ............................................................................................................................................................................................................................... 9


Pagina |2


1 Voorwoord en definities VERA schreef in 2010 samen met een werkgroep van besturen een bestek voor een nieuwe mailoplossing op maat van de lokale besturen. De overschakeling naar een nieuw platform bood nieuwe kansen. Daarom heeft VERA ook een grote enquête gehouden onder de lokale besturen. Daarbij werd gepeild naar wat zij verwachtten van een dergelijk platform. VERA ging met de werkgroep van ICT-verantwoordelijken op zoek naar de oplossing die het beste paste bij de vereisten van de lokale besturen. Dat werd de Hosted Mail oplossing van COLT. De migratie naar Hosted Mail is begonnen in mei 2011. AgendaWeb (de oude mailoplossing) werd eind oktober 2011 opgedoekt, nadat 91 besturen overstapten naar de nieuwe Hosted Mail oplossing. VERA blijft op vraag van de besturen de helpdesk voor de hosted mail oplossing verzorgen. De meeste standaardvragen worden beantwoord in de FAQ (http://faq.vera.be). In de aanbesteding geschreven in 2010 was één van de gunningscriteria dat exchange 2010 gratis zou aangeboden worden. Het platform op Exchange 2007 was op voorhand dus van tijdelijke aard, maar het zou voor de besturen al een opstap betekenen naar het nieuwe platform. Een bijkomende reden is ook het feit dat de ondersteuning van Microsoft zelf voor het Exchange 2007 platform eindig is binnen afzienbare tijd. Voor Colt zal het dan meer niet mogelijk zijn om, zonder ondersteuning van Microsoft, de dienstverlening te garanderen.


Pagina |3


1.1 Waarom overschakelen naar Exchange 2010? Exchange 2010 biedt meer voordelen dan zijn voorganger Exchange 2007 en zou voor merkelijk betere prestaties moeten zorgen. De voordelen even kort opgesomd:            

Vlottere bestelprocedure (niet meer via VERA) Bij-bestelling meteen beschikbaar, geen wachttijden meer Verbeterde en aanpasbare anti-spam oplossing Eigen beheer van resources Verbeterde webmail met kalenderondersteuning Grotere mailboxen mogelijk Het verbruik kan via de lokale beheerder opgevolgd worden Het beheer wordt vereenvoudigd in een meer gebruiksvriendelijke beheerportaal Meer functionaliteit aan dezelfde prijs Geen eigen infrastructuur nodig Hoge gegarandeerde beschikbaarheid Privacy-garantie


Pagina |4


1.2 De rol van VERA 1.2.1 Ondersteuning De rol van VERA is deze van ondersteunende aard. VERA zorgt voor de projectbegeleiding bij de overgang, de ondersteuning na implementatie, de bemiddeling tussen Colt en bestuur en de documentatie van het beheer, gebruik en procedures die nodig zijn of gevraagd worden vanuit Colt of de besturen. Bij vragen aan de helpdesk zal er verwezen worden naar de documentatie tenzij deze nog niet beschikbaar is voor de gestelde vraag. Uitvoerende taken worden doorverwezen naar de lokale verantwoordelijke of diens back-up.

1.2.2 Facturatie VERA blijft driemaandelijks factureren maar rekent voortaan een forfaitair bedrag aan (dat u nu al vindt op uw factuur). Dit bedrag wordt voor elk bestuur bepaald op basis van de gemiddelde kost op de facturen die het bestuur in 2013 ontving. Elk jaar in november zal VERA berekenen of de reële kost voor het gebruik van het platform hoger of lager was dan hetgene wat forfaitair werd aangerekend. Vervolgens stelt VERA een creditnota of extra factuur op. Tenslotte wordt het forfaitair bedrag bijgesteld voor de volgende 12 maanden.

1.3 Definities en terminologie In de Exchange 2010-omgeving van Colt worden er enkele vaktermen gebruikt die we verder in de handleiding zullen hanteren. In dit deeltje worden deze begrippen kort uitgelegd.

1.3.1 Servicegebruiker Op het platform van Colt wordt de account losgekoppeld van de licentie voor de mailbox. Je gaat dus enerzijds een gebruiker aanmaken met de specificaties die nodig zijn om de gebruiker te kunnen identificeren en anderzijds ga je de serverruimte toekennen in de vorm van een mailbox. Het eerste gedeelte waarin we specificaties configureren zoals de naam en paswoord, noemen we de “servicegebruiker”.

1.3.2 Gebruikersnaam Deel van de servicegebruiker waarin het e-mail adres in gedefinieerd staat onder de vorm [email protected]. De gebruikersnaam is altijd een email adres dat gebruikt wordt om in te loggen op de hosted exchange-omgeving, maar het e-mail adres is niet altijd de gebruikersnaam. Door het gebruik van aliassen of groepsnamen, kan het zijn dat deze van mekaar verschillen. Om de juiste gebruikersnaam te vinden, moet men gaan kijken in de configuratie van de servicegebruiker.


Pagina |5


1.3.3 Wachtwoordvereisten Het paswoord mag niet gebaseerd zijn op de naam van de persoon zelf of op de naam van het domein. De minimale lengte van wachtwoord is 7 karakters van verschillende types (hoofd- en kleine letters, cijfers, speciale karakters). Indien er maar drie verschillende karaktertypes zijn, is de minimale lengte 8, waarvan minstens een speciaal karakter of 2 hoofdletters. Indien het wachtwoord op een woord is gebaseerd of er minder dan drie verschillende types karakters zijn, is de minimale lengte 10, waarvan minstens een speciaal karakter of 2 hoofdletters. Indien er geen verschillende karaktertypes in een wachtwoord zijn, is de minimale lengte 12. Er moeten in het wachtwoord genoeg verschillende karakters zijn, het aantal hangt van de wachtwoordklasse af (meer voor op een woord gebaseerd wachtwoord of wachtwoord met weinige verschillende karaktertypes). Letters of cijfers mogen niet opeenvolgend zijn zoals bvb. Abcd1234.

1.3.4 Displaynaam Dit is de naam die getoond wordt vanuit de server na het verzenden van een mail. Bvb. Jan Peeters ([email protected]) De displaynaam staat net als de gebruikersnaam geconfigureerd in de servicegebruiker. Hij kan ook alleen in het configuratiescherm van de servicegebruiker aangepast worden.

1.3.5 Limietgrootte De mailboxen worden op 2 verschillende manieren weergegeven. 1. Per MB: hier wordt de grootte van één mailbox in bepaald. Minimumgrootte van een mailbox is 512 MB per licentie en de maximumgrootte is 25 GB. 2. Per eenheid: men moet de licentie los zien van de capaciteit. De capaciteit kan dynamisch aangepast worden per licentie. Per nieuwe licentie wordt er een installatiekost aangerekend ongeacht het volume. Je kan bijvoorbeeld een mailbox gaan instellen zodat de werkelijke grootte van de mailbox minder dan 512 MB is en de overblijvende storage gaan hergebruiken voor een andere mailbox. Er wordt dus gefactureerd per licentie en op volume per domein.

1.3.6 Outlook-toegang Op het nieuwe platform heeft men de mogelijkheid om extra opties in te schakelen, maar ook om bepaalde functies uit te schakelen. Standaard staat er geen enkele functie ingeschakeld. Dus ook de toegang tot outlook voor de mailbox staat gedefinieerd en moet aangeduid worden om gebruik te kunnen maken van outlook. Hiervoor wordt niks extra aangerekend.


Pagina |6


1.3.7 OWA Outlook Web Access (OWA) is de webmail-service van Microsoft Exchange Server 5.0 en hoger. Met OWA kun je gebruikmaken van e-mail, kalenders, contacten, taken, notities en andere toepassingen van een Exchange Server mailbox wanneer je op een locatie bent waar je niet beschikt over Microsoft Outlook, maar wel een internetverbinding hebt. Het belangrijkste verschil met Microsoft Outlook is dat die je ook laat werken met e-mail, kalenders enz. als je geen internetverbinding hebt. Sinds Exchange Server 2000 bestaat OWA uit twee clients: OWA "Premium" bevat veel functies van Microsoft Outlook en heeft een vergelijkbare look and feel, maar werkt alleen met Internet Explorer 5 en hoger (in Exchange Server 2007 alleen met Internet Explorer 6 en hoger). OWA "Light" (voorheen "Basic" genoemd) levert minder functies en is bedoeld voor andere webbrowsers, maar kun je ook gebruiken met een langzame internetverbinding of op een computer met zeer strikte beveiligingsinstellingen voor de browser, bijvoorbeeld wanneer ActiveX-objecten en pop-ups geblokkeerd zijn. OWA "Premium" was de eerste web-applicatie die AJAX gebruikte om gegevens te verversen zonder de webpagina in z'n geheel te verversen, lang voordat hiervoor de term AJAX bedacht werd. Het XML-HttpRequest object waarmee AJAX werkt komt voort uit het XMLHTTP ActiveX-object dat ontwikkeld is door het Outlook Web Access 2000 team, en in Internet Explorer 5.0 werd geïntroduceerd.

1.3.8 ActiveSync of Windows Mobile Device Center ActiveSync is synchronisatiesoftware ontwikkeld door Microsoft. Het laat een mobiel apparaat (pda, pocket-pc of telefoon) synchroniseren met of een desktop pc, of een server met Microsoft Exchange Server of een Kerio MailServer. Met een Exchange Server mogen alleen personal information manager data (PIM-data1: e-mail/kalender/contacten) gesynchroniseerd worden. Taken mogen ook gesynchroniseerd worden met Exchange Server op Windows Mobile 5.0 apparaten. De pc synchronisatie opties laten onder andere PIMdatasynchronisatie toe met Microsoft Outlook, samen met internet "favorieten", bestanden, en taken. Ondersteunde mobiele apparaten zijn pda's of smartphones met Windows Mobile of de Windows CE besturingssystemen, samen met apparaten welke het besturingssysteem van Microsoft niet gebruiken, zoals de Symbian OS'en. ActiveSync draagt ook zorg voor het handmatig overzetten van bestanden naar een mobiel apparaat. Dit met gelimiteerde backup/restore functionaliteit, en de mogelijkheid om mobiele programma's te installeren en verwijderen. Vanaf Windows Vista is ActiveSync vervangen door Windows Mobiel Apparatencentrum (Engels: Windows Mobile Device Center).

1

Personal information management (PIM)


Pagina |7


1.3.9 IMAP4 Internet Message Access Protocol, meestal afgekort tot IMAP, is een protocol voor het synchroniseren van e-mail. Eigenlijk wordt er direct op de mailserver gewerkt. Inmiddels is IMAP aan versie 4 toe. IMAP houdt de e-mails bij op de server in een mappenstructuur. Deze wordt dan gelinkt aan het "Postvak IN" van de ontvanger. IMAP houdt een mappenstructuur bij van alle gebruikers. Daarom is het veel complexer dan POP3. Een e-mailclient, zoals Outlook Express of Thunderbird, kan daardoor ook alleen bijvoorbeeld een header ophalen, of een gedeelte van een bericht. Dat is handig als je bijvoorbeeld mail via een langzame verbinding binnenhaalt of op een pda. Een ander groot voordeel van IMAP is dat de mail op de server blijft staan waardoor het mogelijk is om vanaf elke locatie met een IMAP-programma in te loggen en alle mail te bekijken. Dit is een groot verschil ten opzichte van het POP3-protocol dat de mails steeds weer opnieuw moet ophalen. Een recente uitbreiding van IMAP is het zogenaamde IMAP Idle-commando, waardoor push e-mail mogelijk is (met andere woorden: een nieuwe e-mail wordt meteen zichtbaar op de client, en niet pas nadat de client het besluit op te halen).

1.3.10 POP3 Post Office Protocol (POP) was het meest gebruikte protocol voor het ophalen van e-mail van een mailserver. POP3, de meest recente versie van POP, is een internetstandaard voor het overbrengen van e-mail van een server naar een client (e-mailprogramma van de gebruiker) over een TCP/IP-verbinding (gewoonlijk over poort 110). Bijna alle internetproviders bieden een e-mailaccount aan dat beschikbaar is via POP3. POP3 verschilt sterk van de vroegere versies van POP, namelijk POP (gewoonlijk POP1 genoemd) en POP2. Gewoonlijk wordt met de term "POP" POP3 bedoeld als het over e-mail gaat. POP3 en zijn voorgangers zijn zo gemaakt dat de gebruikers zonder constante internetverbinding (zoals dial-up-internet) hun e-mail kunnen ophalen als ze verbonden zijn met het internet, en vervolgens de berichten kunnen bekijken en bewerken zonder dat het nodig is om met het internet verbonden te blijven. De mails worden lokaal opgeslagen en van de server verwijderd. Aangezien dit protocol wat verouderd is, gelieve dit zo min mogelijk te gebruiken. Te gebruiken op eigen risico; voorzie voldoende back-up-mogelijkheden!

1.3.11 Wat is het verschil tussen “verzenden als” en “verzenden namens”? De gebruiker die een mail verstuurd, gaat geen verschil tussen beide zien, maar wel de ontvanger. Bij “verzenden als” gaat de ontvanger alleen het adres van de mailbox zien die rechten toekent aan andere gebruikers. Bij “verzenden namens” gaat de ontvanger beide adressen te zien krijgen in de vorm van: [email protected] namens [email protected].


Pagina |8


1.3.12 Microsoft Sharepoint 2010 SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt. Een belangrijk concept daarbij zijn de libraries of bibliotheken waarin documenten kunnen worden opgeslagen. De opgeslagen documenten kunnen verrijkt worden met metadata2 die aan een document zijn gekoppeld en bibliotheken kunnen versiebeheer hebben. Niet alleen Officedocumenten kunnen worden opgeslagen in SharePoint, maar in feite ieder digitaal object. Andere functionaliteiten die in SharePoint bestaan voor het uitwisselen van informatie zijn onder andere fora, enquêtes, taken en agenda's. Doel hierbij is dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden. Deze dienst is niet opgenomen in de huidige overeenkomst met Colt, maar kan wel op aanvraag van het bestuur geactiveerd worden aan te onderhandelen voorwaarden met Colt.

1.3.13 Hosting Hosting (of webhosting) wordt gedaan door bedrijven die gespecialiseerd zijn in het opslaan, aanleveren en onderhouden van bestanden voor een of meerdere websites. Bij webhosting is een snelle verbinding met het internet vaak veel belangrijker, dan alleen de ruimte die beschikbaar is om bestanden op te slaan. Dit is dan ook de grootste reden van veel bedrijven voor het uitbesteden van het hosten van een website. Een snelle verbinding voor een website kan namelijk veel kosten met zich meebrengen. Bij het gebruik van Hosting services delen verschillende bedrijven de kosten voor deze snelle verbinding. Sommige bedrijven omschrijven hun diensten als virtual hosting. Hiermee impliceren zij dat hun diensten transparant zijn: elke website krijgt een eigen domeinnaam met daarbij een reeks e-mailadressen. Eigenlijk zijn hosting en virtual hosting synoniemen van elkaar. Er zijn ook hosting bedrijven die u uw eigen virtuele server aanbieden, waardoor het lijkt alsof u over uw eigen server beschikt. Dedicated hosting is het daadwerkelijk verstrekken van een server die volledig gewijd is aan het verkeer naar één specifieke website. Alleen zeer drukke websites vereisen dedicated hosting.

2

Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data. De metadata bij een bepaald document (de gegevens) kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum van schrijven, de uitgever, het aantal pagina's en de taal waarin de gegevens zijn opgesteld. Het expliciet opslaan van metadata bij de data waar het betrekking op heeft, heeft als voordeel dat de data makkelijker gevonden kan worden. Zo kan men in een zoekmachine die gebruikmaakt van metadata bijvoorbeeld direct zoeken naar documenten geschreven door een bepaalde auteur. Met full text-zoeken, dus zonder gebruik te maken van metadata, is dit moeilijker doordat ieder document waarin de naam van de auteur voorkomt gevonden wordt. Dit kunnen er veel meer zijn dan de documenten die daadwerkelijk door de persoon geschreven zijn.


Pagina |9

Algemene informatie. Hosted exchange Auteur: Kris Banken. Datum: 15 september Versie 3.1. Versiebeheer:

Recommend Documents