Adviesrapport. September 2010

Adviesrapport

Onderzoek succesfactoren, knelpunten en ondersteuningsbehoeften van Nederlandse Gemeenten rond MVO-stimulering, verduurzaming van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen

September 2010

Opgesteld voor Lie Chahboun –Van der Laag (Agentschap NL) Ad Bijma (Agentschap NL) Esther Veenendaal (Agentschap NL) Robert Salomons (AgentschapNL) Michiel Hillenius (Agentschap NL)

Opgesteld door: Hilke Bos-Brouwers (Nyenrode Business Universiteit) Annemiek van Ginneke (CSR Academy) Lars Moratis (CSR Academy) Timo Cochius (CSR Academy)

Onderzoek succesfactoren, knelpunten en ondersteuningsbehoeften rondom duurzaamheid bij Nederlandse Gemeenten

Inhoudsopgave Pag. Samenvatting

2

Leeswijzer

7

Inleiding onderzoek 1.1 Context onderzoek 1.2 Doelstelling onderzoek 1.3 Centrale onderzoeksvragen 1.4 Theoretisch kader

8 8 8 9 10

2

Aanpak 2.1 Opstellen enquête 2.2 Verspreiding enquête 2.3 Verwerking en verdieping enquête

19 19 19 19

3

Resultaten enquête 3.1 Karakteristieken respondenten en duurzaamheid bij Nederlandse gemeenten 3.2 Resultaten onderzoeksvraag 1 – knelpunten en succesfactoren 3.3 Resultaten onderzoeksvraag 2 – ondersteuningbehoeften Nederlandse gemeenten

21 21 24 27

4

Verdieping resultaten enquête 4.1 Interviews 4.2 Intervisiebijeenkomst

30 30 33

5

Conclusies en aanbevelingen 5.1 Conclusies onderzoeksvraag 1 – knelpunten en succesfactoren 5.2 Conclusies onderzoeksvraag 2 – ondersteuningbehoeften Nederlandse gemeenten 5.3 Aanvullende conclusies 5.4 Aanbevelingen

35 35 38 40 41

6

Literatuurlijst

46

7

Bijlagen

47

1.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Knelpunten en succesfactoren duurzaam inkopen Geïnterviewde gemeenten om enquête te toetsen Enquête Geïnterviewde gemeenten voor verdieping resultaten enquête Aanwezigen intervisiebijeenkomst Compleet overzicht activiteiten i.h.k.v. MVO-stimulering Volledig overzicht ondersteuningsbehoeften bij MVO-stimulering Volledig overzicht ondersteuningsbehoeften bij verduurzamen bedrijfsvoering Volledig overzicht ondersteuningsbehoeften bij duurzaam inkopen

1

48 50 51 67 68 69 70 71 72


SAMENVATTING Waarom dit onderzoek? De Nederlandse gemeenten hebben in potentie een grote rol te vervullen bij het verduurzamen van de Nederlandse samenleving. Enerzijds door duurzaamheid te faciliteren en te stimuleren bij andere actoren binnen hun gemeente, maar ook door zelf duurzaam te handelen, bijvoorbeeld middels duurzaam inkopen of door de eigen bedrijfsvoering te verduurzamen. De aandacht voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering van Nederlandse gemeenten en MVO-stimulering van het lokale bedrijfsleven door Nederlandse gemeenten is in de huidige programma’s van AgentschapNL beperkt. Zeker als dit vergeleken wordt met duurzaam inkopen, waarbij momenteel juist wel veel aandacht 1 voor is, ook richting de Nederlandse gemeenten. Alvorens nagedacht kan worden over de mogelijkheden van een programma om de aandacht voor deze drie onderdelen bij Nederlandse gemeenten te vergroten en de ondersteuning te verbeteren, is het wenselijk om eerst de huidige situatie bij Nederlandse gemeenten te analyseren en de ondersteuningsbehoeften van Nederlandse gemeenten in kaart te brengen. CSR Academy is gevraagd om in samenwerking met Nyenrode Business Universiteit een onderzoek uit te voeren onder 2 Nederlandse gemeenten met als doel de volgende twee vragen te beantwoorden : 1.

Wat zijn de knelpunten en succesfactoren die de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse gemeenten ervaren als het gaat om MVO-stimulering en de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering?

2.

Welke ondersteuningsbehoeften hebben de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse gemeenten om de (in kaart gebrachte en reeds bekende) knelpunten rond MVO-stimulering, de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering en duurzaam inkopen, op te lossen èn de succesfactoren uit te nutten?

Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek kan Agentschap NL bepalen of en zo ja, in welke mate en op welke manier zij gemeenten (nog beter) kan ondersteunen bij MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen.

Hoe is het onderzoek aangepakt? Middels een enquête, uitgezet onder alle 430 Nederlandse gemeenten, zijn de huidige situatie en de ondersteuningsbehoeften voor MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen in kaart gebracht. De resultaten van de 106 respondenten zijn geanalyseerd. Op basis van deze resultaten zijn er acht verdiepende interviews met verschillende Nederlandse gemeenten gehouden en is een intervisiebijeenkomst georganiseerd waarbij de resultaten met diverse contacten van AgentschapNL zijn besproken. Tijdens deze bijeenkomst is tevens een eerste aanzet gedaan tot aanbevelingen. Op basis van de enquêteresultaten, de verdiepende interviews en de intervisiebijeenkomst zijn in deze rapportage de belangrijkste conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan.

1

Momenteel biedt AgentschapNL ook veel ondersteuning aan gemeenten betreffende het realiseren van hun klimaatambities. Dit is een aanpalend onderwerp, maar dekt verre van volledig het verduurzamen van de bedrijfsvoering van gemeenten noch MVO-stimulering door gemeenten. 2 De obstakels rondom duurzaam inkopen zijn reeds bekend bij AgentschapNL. Om deze reden wordt in de eerste onderzoeksvraag geen aandacht besteed aan duurzaam inkopen. Bij de tweede onderzoeksvraag is duurzaam inkopen wel meegenomen.

2


Onderzoeksvraag 1: Knelpunten en succesfactoren voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering Succesfactoren MVO-stimulering en duurzame bedrijfsvoering Uit het onderzoek kwam naar voren dat er een overlap is tussen de succesfactoren die voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering geïdentificeerd zijn. Deze succesfactoren hebben voornamelijk met het proces van implementatie van beide onderwerpen te maken en luiden als volgt:

Aanwezigheid van politieke en ambtelijke prioriteit zorgt voor legitimering van de inzet van ambtenaren.

Het is van belang dat een medewerker/manager verantwoordelijkheid neemt voor duurzaamheid, het onderwerp intern op de kaart zet en mensen aanspreekt op hun bijdrage.

Externe ondersteuning door AgentschapNL of een externe adviseur dragen bij aan succes. Ambities worden makkelijker gerealiseerd als medewerkers enthousiast en betrokken zijn (gemaakt). Medewerkers informeel betrekken leidt tot een ‘olievlekwerking’ en bredere verankering. Idealiter is er én ‘top-down’ aandacht voor het onderwerp én bestaan er ‘bottom-up’ ideeën en enthousiasme.

Knelpunten MVO-stimulering en duurzame bedrijfsvoering Uiteraard zijn ‘omgekeerde’ succesfactoren te identificeren als knelpunten. Hieronder worden echter enkele knelpunten die gelden voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering separaat besproken, omdat ze expliciet uit het onderzoek naar voren komen.

Het ontbreken van tijd en budget wordt als belangrijk knelpunt ervaren.

Vaak ontbreekt het bij gemeenten aan sturing vanuit management en integraal werken op de werkvloer.

Beperkte politieke prioriteit en intern draagvlak zijn obstakels in het realiseren van initiatieven. Zonder duidelijk kader voor duurzaamheid in den brede, maar ook gericht op MVO-stimulering en een duurzame bedrijfsvoering, vinden initiatieven veelal ad hoc plaats en worden de onderlinge verbanden niet gelegd, wordt er minder efficiënt gewerkt en stranden initiatieven eerder.

Succesfactoren MVO-stimulering Naast gezamenlijke succesfactoren en knelpunten voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering, zijn er ook onderwerpspecifieke succesfactoren en knelpunten geïdentificeerd. Het onderwerp MVO-stimulering is voor de gemeenten een duidelijk afgebakend onderwerp wat veelal nog in de kinderschoenen staat. Enerzijds komt dit voort uit het gebrek aan politieke prioriteit voor dit onderwerp en anderzijds omdat gemeenten dit pas recentelijk onderdeel hebben gemaakt van hun takenpakket – veelal op een vrijwillige basis. Voor MVO-stimulering zijn de volgende succesfactoren te identificeren:

Een goede toegang tot het bedrijfsleven is belangrijk voor het welslagen van MVO-stimulering. Een goede partij om ondernemers aan te spreken op MVO is een collega-ondernemer. Richting het bedrijfsleven is het belangrijk om de vraag “what’s in it for me?” te beantwoorden.

3


Samenwerking en het ingang zetten van verschillende initiatieven zorgt voor diverse impulsen richting ondernemers en vergroot de kansen op succes.

Gemeentefunctionarissen moeten voldoende kennis van MVO en MVO-stimulering hebben. Een MVO-stimuleringsbeleid leidt tot meer intern draagvlak leiderschap, coördinatie en sturing. Het specifiek richten van de activiteiten op een bepaalde branche vergroot de kansen op succes. Inventariseren waar het bedrijfsleven behoefte aan heeft, zorgt voor vraaggestuurde initiatieven. Aansluiting zoeken bij bestaande MVO-initiatieven werkt beter dan (weer) iets nieuws starten.

Knelpunten MVO-stimulering Wederom leidt het ‘omkeren’ van succesfactoren tot knelpunten, maar specifiek zijn in het onderzoek de onderstaande aspecten expliciet als knelpunten bij MVO-stimulering naar voren gekomen:

‘Onbekend maakt onbemind’, dit gaat zeker op wanneer MVO geagendeerd wordt door de gemeente. De diversiteit van het bedrijfsleven binnen het gemeentelijk gebied maakt het voor gemeenten minder inzichtelijk op wie zij zich kan of zou moeten richten. MVO is vrijwillig en bovenwettelijk wat maakt dat sommige bedrijven niet bereid zijn hierin te investeren of aandacht aan te besteden.

Succesfactor en knelpunt duurzame bedrijfsvoering Voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering kwam er uit het onderzoek slechts één specifieke succesfactor en één specifiek knelpunt naar voren:

Succesfactor: gebruik maken van vernieuwingen binnen de organisatie, denk bijvoorbeeld een nieuwbouw, verbouwing of nieuwe managementafspraken, biedt goede mogelijkheden tot verduurzaming.

Knelpunt: bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering ontbreekt regelmatig een plan van aanpak of een procesmatig stappenplan.

Onderzoeksvraag 2: Ondersteuningsbehoeften Nederlandse gemeenten Van de respondenten aan dit onderzoek wil het merendeel ondersteund worden bij MVO-stimulering (73%), het verduurzamen van de bedrijfsvoering (79%) en/of duurzaam inkopen (74%). Waarbij willen gemeenten ondersteund worden? Enerzijds hebben de gemeenten behoefte aan inhoudelijke informatie over bijvoorbeeld de aspecten die een duurzame bedrijfsvoering behelsen of welke methoden er zijn om MVO bij het lokale bedrijfsleven te stimuleren. Anderzijds is er ook een behoefte aan methoden om duurzaamheid intern op de kaart te zetten en te verankeren. Voor de inhoudelijke ondersteuning zijn de Nederlandse gemeenten met name op zoek naar informatie over de verschillende onderwerpen in de vorm van goede voorbeelden, inzicht in recente ontwikkelingen en praktische, directinzetbare toolkits. Voor de interne, procesmatige ondersteuning is er behoefte aan: manieren om medewerkers, management en politiek te enthousiasmeren en te betrekken; 4


instrumenten om prestaties en voortgang te monitoren en evalueren; en een stappenplan voor de implementatie van een duurzame bedrijfsvoering. Met name monitoring en evaluatie vindt momenteel beperkt plaats bij de respondenten. Ten slotte is aanvullend budget zeer gewenst en willen de gemeenten ervaringen en kennis op regionaal niveau uitwisselen. Op welke manier wensen gemeenten ondersteund te worden? De gemeenten wensen zowel individueel als gezamenlijk ondersteund te worden, bij voorkeur in regionaal verband. De behoefte aan een individuele benadering komt voort uit het feit dat ondersteuning maatwerk is en daarmee niet voor iedere gemeente hetzelfde is. De regionale ondersteuning zou er met name op gericht moeten zijn om ervaringen en kennis uit te wisselen. Idealiter gebeurt dit binnen bestaande samenwerkingsverbanden of netwerken. Ook is het mogelijk om het 1-op-1 uitwisselen van kennis en ervaring te faciliteren door inzichtelijk te maken welke gemeente en gemeentemedewerkers zich met welke onderwerpen bezighouden. Daarnaast zijn een website of publicaties met informatie over MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen en de mogelijkheid om vragen te stellen over specifieke onderwerpen geschikte ondersteuningsmethoden. Door wie wensen gemeenten ondersteund te worden? Bij het merendeel van de gemeenten ging de voorkeur ernaar uit om door AgentschapNL ondersteund te worden (53% - 58%). Daarnaast stond men er ook voor open om door een externe adviseur (21%) ondersteund te worden. Dit laatste geldt met name als de organisatie een duidelijke opdracht of vraagstuk in gedachte heeft.

De belangrijkste aanbevelingen De belangrijkste aanbeveling die voortkomt uit dit onderzoek is de volgende: De resultaten van dit onderzoek laten zien dat er een behoefte bestaat onder Nederlandse gemeenten aan een programma dat zich specifiek richt op het ondersteunen van gemeentefunctionarissen bij MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering. Het merendeel van de respondenten geeft aan dat zij een voorkeur hebben dat Agentschap NL een dergelijk programma uitvoert. Ook is er een behoefte aan continuering van de huidige ondersteuning door Agentschap NL van gemeenten bij duurzaam inkopen en deze ondersteuning te verbreden naar ondersteuning bij het monitoren van de duurzaam inkoopprestaties. AgentschapNL wordt aanbevolen om deze wensen bij haar opdrachtgevers kenbaar te maken en waar mogelijk binnen bestaande programma’s hier invulling aan te geven.

Onderstaand zullen aanbevelingen gedaan worden over het hoe en wat van een dergelijk programma. Hierbij is onderscheid gemaakt in aanbevelingen gericht op twee onderdelen: 1. 2.

Inhoudelijke aanbevelingen - waarin willen gemeenten ondersteund worden? Methodische aanbevelingen - hoe willen gemeenten ondersteund worden?

Inhoudelijke aanbevelingen De inhoudelijke aanbevelingen geven aan waar een mogelijk programma van AgentschapNL zich op moet richten. De methoden die gebruikt kunnen worden om gemeenten bij deze inhoudelijke aspecten te ondersteunen, komen in de volgende pargaraaf aan de orde. Inhoudelijk hebben gemeente behoefte aan: 5


• • • • • • • • • •

Voorbeelden/best practices van andere gemeenten Inzicht in recente ontwikkelingen, onderzoeken, convenanten, afspraken en richtlijnen “Lessons learned” van andere gemeenten Contacten met collegagemeenten Monitoringsinstrumenten Inzicht in manieren om collega’s te enthousiasmeren en beïnvloeden Informatie over MVO-stimulering en de mogelijke rollen daarbij voor gemeenten Informatie over (de sociale aspecten van) een duurzame bedrijfsvoering Inzicht in het proces van de implementatie van een duurzame bedrijfsvoering Landelijk, bindende afspraken omtrent MVO-stimulering en duurzame bedrijfsvoering

Methodische aanbevelingen De methodische aanbevelingen gaan over de manieren waarop Nederlandse gemeenten ondersteund willen worden. Het betreft hier de volgende methoden: • • • • • •

Website met informatie, online toolkits en een interactieve community Praktijkboekje met voorbeelden, tips en trucs Bijeenkomsten om ervaringen uit te wisselen Een overzicht van de gemeentefunctionarissen die zich met de verschillende elementen van duurzaamheid bezighouden Opzetten van een loket om specifieke vragen te beantwoorden of door te verwijzen Maak gebruik van bestaande structuren, programma’s en contacten van AgentschapNL, zoals het FLOK-programma dat verbreed kan worden naar ondersteuning bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering en MVO-stimulering, omdat het methodisch gezien goed aansluit bij wensen van gemeenten

Voor alle bovenstaande aanbevelingen geldt zowel voor AgentschapNL als de gemeenten het devies: “niet alleen communiceren, maar ook participeren”. Het streven om zoveel mogelijk samen te doen en elkaar te betrekken is wenselijk. Hierbij kan AgentschapNL een regierol vervullen, maar is het niet per definitie noodzakelijk dat zij alles weet. Wel kan zij een portal zijn en een faciliterende en coördinerende rol op zich nemen. Ten slotte is het van belang te realiseren dat AgentschapNL een uitvoerende organisatie is met Ministeriële opdrachtgevers. Het is in grote mate dan ook de verantwoordelijkheid van deze opdrachtgevers om gevolg te geven aan de aanbevelingen in de onderzoek. Daarbij is het ook belangrijk, zowel voor AgentschapNL als haar opdrachtgevers, te realiseren dat AgentschapNL niet in isolement kan zorgen voor de verduurzaming van alle aspecten van de gemeenten. Er wordt verstandig aan gedaan om ook samen te werken met andere partijen zoals de VNG, het Klimaatverbond, Fairtrade Gemeente, Millennium Gemeente campagne, Vlaamse organisaties, ICLEI – Local Governments for Sustainability of de Kamer van Koophandel.

6


Leeswijzer In onderstaande rapportage wordt in sectie 1 een introductie gegeven op het onderzoek, gevolgd door een gelimiteerd overzicht van de huidige literatuur over MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering. Hierna wordt toegelicht hoe het onderzoek is opgezet en welke onderzoeksmethode is gehanteerd (sectie 2). De resultaten van de enquête zijn in sectie 3 weergegeven, gevolgd door de opbrengst van de interviews en intervisiebijeenkomst die dienden om de resultaten uit de enquête te toetsen en nader te verkennen (sectie 4). Ten slotte worden in sectie 5 de belangrijkste conclusies besproken en aanbevelingen gedaan voor een mogelijk programma gericht op het ondersteunen van Nederlandse gemeenten bij MVOstimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen.

7


1. Inleiding onderzoek 1.1 Context onderzoek Binnen de huidige programma’s van AgentschapNL is momenteel met name aandacht voor duurzaam inkopen door alle type overheidsorganisatie en er is aandacht voor duurzame ontwikkeling bij de Rijksoverheid, Provincies en Waterschappen. De aandacht voor de rol die gemeenten kunnen innemen in het stimuleren van MVO bij het lokale bedrijfsleven en het verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering is, na het aflopen van deze onderdelen in het programma DBO, beperkt. Wel biedt AgentschapNL de Nederlandse gemeenten veel ondersteuning op een aanpalend terrein, namelijk bij het realiseren van hun klimaatambities. Parallel aan dit onderzoek is deze ondersteuning geëvalueerd (zie onderstaande box). In de aanbevelingen van dit onderzoek is rekening gehouden met de conclusies en aanbevelingen van deze evaluatie. Ondersteuning gemeentelijk klimaatbeleid door Agentschap NL Agentschap NL voert al decennia lang een programma uit om gemeenten te ondersteunen bij het opstellen en uitvoeren van hun gemeentelijk energie- en klimaatbeleid. Het huidige programma heet FLOK: facilitering lokaal en regionaal klimaatbeleid. Dit programma wordt uitgevoerd in opdracht van VROM/DGM en vloeit voort uit het KlimaatAkkoord VNG-Rijk. 330 gemeenten in Nederland hebben voor de periode 2008-2012 klimaatbeleid opgesteld en hebben dit vastgesteld in de gemeenteraad. “Bedrijven” is één van de vijf thema’s voor gemeenten om zich op te richten in hun klimaatbeleid. MVO-projecten maken daar deel van uit, maar nog niet zo prominent onder die noemer. Om gemeenten bij hun klimaatbeleid te ondersteunen heeft Agentschap NL een team van ongeveer 12 adviseurs die gemeenten op regionaal niveau begeleiden en voorheen ook 1-op-1 ondersteuning bij gemeenten aan huis. Tevens zijn er themateams van koplopergemeenten, publicaties, websites, voorbeeldprojecten, ondersteuning bij de monitoring, bijeenkomsten en is er een peer-to-peer digitaal netwerk opgezet voor klimaatbeleidscoördinatoren van gemeenten. In mei 2010 heeft bureau K+V deze inzet geëvalueerd met ook voor het voorliggende onderzoek enkele relevante conclusies en aanbevelingen. Ten opzichte van 2004 is er veel vooruitgang geboekt bij gemeenten. De borging in de organisatie is verbeterd: het beleid is vastgesteld, de budgetten zijn verhoogd en er is ook een stevigere link met het economisch beleid. Steeds meer gemeenten hebben ook verdergaande ambities richting klimaatneutraal worden op het eigen gemeentelijke grondgebied. Bedrijven kunnen daarbij als doelgroep niet gemist worden. In het onderzoek wordt tevens de aanbeveling aan het Rijk gedaan om de bijdrage van decentrale overheden aan de Rijksdoelen explicieter te maken. Deze bijdrage is op onderdelen aanzienlijk. Als deze wordt geconcretiseerd met behulp van een gerichte doelenboom kan er een heldere uitvoeringsstrategie en beleidsinzet worden ontwikkeld.

1.2 Doelstelling onderzoek Alvorens nagedacht kan worden over de mogelijkheden van een programma om de aandacht voor en ondersteuning bij MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering van gemeenten te vergroten, is het wenselijk om eerst de huidige situatie en ondersteuningsbehoeften van Nederlandse gemeenten in kaart te brengen. Om deze reden is CSR Academy gevraagd om in samenwerking met Nyenrode Business Universiteit te onderzoeken in welke mate Nederlandse gemeenten ondersteund willen worden als het gaat om MVOstimulering, het verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering en duurzaam inkopen. Daarnaast is onderzocht hoe deze onderwerpen georganiseerd en ingevuld zijn bij gemeenten en ook is er gekeken naar mogelijke knelpunten en succesfactoren betreffende deze onderwerpen. Deze laatste aspecten zijn onderzocht om de aanbevelingen op basis van dit onderzoek aan te laten sluiten bij de praktijksituatie van Nederlandse gemeenten.

8


Op basis van de uitkomsten en de aanbevelingen die uit dit onderzoek komen, kan Agentschap NL bepalen of en zo ja, in welke mate en op welke manier zij gemeenten kan ondersteunen bij MVO-stimulering, de verduurzaming van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen. In onderstaande box zijn de definities van MVO-stimulering, een duurzame bedrijfsvoering en duurzaam inkopen, zoals die in dit onderzoek zijn gehanteerd, gegeven. Toelichting op de term ‘MVO-stimulering’: Het stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) door gemeenten omvat het informeren, stimuleren en faciliteren van activiteiten van het lokale bedrijfsleven, zodat zij een evenwicht tussen financieeleconomische resultaten, sociale belangen en het milieu, oftewel de drie P's: People, Planet en Profit, nastreven. Het kan zijn dat uw gemeente in dit kader activiteiten ontwikkelt die voortkomen uit het klimaatbeleid, de sociale agenda of het ondernemersbeleid van uw gemeente. Toelichting op de term ‘duurzame bedrijfsvoering’: Een duurzame bedrijfsvoering omvat het streven naar evenwicht tussen financieel economische resultaten, sociale belangen en het milieu oftewel de drie P's: People, Planet en Profit. Hierbij gaat het expliciet om nietbeleidsgerelateerde activiteiten, zoals bijvoorbeeld ondergebracht bij de afdelingen Personeel & Organisatie, ICT, facilitaire zaken, etc. Toelichting op de term ‘duurzaam inkopen’: Overheden worden gestimuleerd om milieu- en sociale criteria mee te nemen bij de inkoop van producten, diensten en werken. Doel is dat zij duurzaamheid meenemen als vast onderdeel bij de inkopen en aanbestedingen, zodat in 2010 75% en in 2015 100% van het inkoopvolume van gemeenten duurzaam wordt ingekocht.

1.3 Centrale onderzoeksvragen Om het advies aan AgentschapNL vorm te geven, zijn er twee hoofdvragen leidend geweest in dit onderzoek. 3 Het betreft de volgende twee vragen : 1.

Wat zijn de knelpunten en succesfactoren die de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse gemeenten ervaren als het gaat om MVO-stimulering en de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering?

2.

Welke ondersteuningsbehoeften hebben de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse gemeenten om de (in kaart gebrachte en reeds bekende) knelpunten, rond MVO-stimulering, de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering en duurzaam inkopen, op te lossen èn de succesfactoren uit te nutten?

Er is gekozen om dit onderzoek te richten op de verantwoordelijke functionaris(sen) bij Nederlands gemeenten voor MVO-stimulering, de verduurzaming van de bedrijfsvoering en/of duurzaam inkopen. Verantwoordelijke functionarissen worden binnen dit onderzoek gedefinieerd als die medewerkers binnen gemeenten met bestuurlijke of uitvoeringsverantwoordelijkheid, die zicht hebben op mogelijke knelpunten en succesfactoren, alsmede kunnen verwoorden of en hoe zij ondersteund willen worden.

3

De obstakels rondom duurzaam inkopen zijn reeds bekend bij AgentschapNL en terug te vinden in bijlage 1. Om deze reden wordt in dit onderzoek minder expliciet aandacht besteed aan de knelpunten rondom duurzaam inkopen, anders dan waar het relevant is voor het beantwoorden van de onderzoeksvraag.

9


1.4 Theoretisch kader In Nederland, maar ook daarbuiten, is relatief weinig empirisch onderzoek verricht, dan wel theoretische literatuur beschikbaar als het gaat om het stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen bij bedrijven door lokale overheden of het verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering door lagere overheden. De literatuur die aanwezig is richt zich vooral op de uitvoering van het milieubeleid van lokale overheden en de rol die het bedrijfsleven hierin vervult. Onderstaand wordt een niet-uitputtend theoretisch kader geschetst rondom MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering door lokale overheden. 1.4.1 Theoretisch kader MVO-stimulering Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) wordt door vele definities beschreven en door het bedrijfsleven gezien als bovenwettelijk en is daarmee niet door wetgeving af te dwingen. Bedrijven dienen zich aan wetten te houden en om hier zorg voor te dragen, hebben gemeenten de rol als handhaver (Keijzers & BosBrouwers, 2008). Echter, deze handhavende rol wordt in de regel niet gezien als instrument om MVO bij bedrijven te stimuleren. Dit betekent niet dat gemeenten geen rol hebben in het stimuleren van bedrijven om invulling te geven aan de sociale, maatschappelijke en milieuaspecten van hun activiteiten - ofwel invulling te geven aan MVO. Of dat ambtenaren in een handhavende functie geen rol kunnen hebben in het aanzwengelen van discussie en overdenking m.b.t. MVO-maatregelen door bedrijven. Hiertoe kunnen gemeenten verschillende instrumenten ontwikkelen en inzetten. Beleidsinstrumenten Overheden staan verschillende instrumenten ter beschikking als het MVO-stimulering betreft. Desondanks heeft het huidige onderzoek dat gerelateerd kan worden aan MVO-stimulering niet zozeer betrekking op het onderwerp MVO, maar eerder op het stimuleren van milieuactiviteiten en/of implementatie van duurzame innovaties bij het bedrijfsleven. Een duidelijk onderscheid ten opzichte van het onderliggende onderzoek ligt in het feit dat hier de integratie van sociale en milieucomponenten verder gaat dan voorgaand onderzoek, door de inclusie van aspecten als diversiteit, stageplaatsen, duurzaam inkopen, arbeidsomstandigheden en de maatschappelijke rol van bedrijven. Als het gaat om het inzetten van beleidsinstrumenten die gemeenten ter beschikking staan om milieuactiviteiten te stimuleren, erkennen Beemsterboer e.a. (2001) de volgende elementen die van belang zijn: het instrument zelf, de plaats in het beleidsproces (ontwerp, uitvoering, evaluatie), randvoorwaarden (uitvoeringsorganisatie, financiële middelen) en de instrumentencontext (omgevingsfactoren). Er moet echter onderscheid worden gemaakt tussen instrumenten die innovatieve, duurzame of MVO-activiteiten stimuleren en die gericht zijn op het opschalen van deze vernieuwende technologieën, concepten of processen. Daarbij moet er van worden uitgegaan dat instrumenten die gebaseerd zijn op bestaande technologieën weinig tot geen prikkel tot innovatie geven, maar wel de verspreiding van deze technologieën stimuleren. Sinds de jaren ’80 van de vorige eeuw en in de afgelopen 10 jaar is er een verschuiving te constateren in het overheidsinstrumentarium van regulerende instrumenten naar vrijwillige of financiële, marktgebaseerde instrumenten. De belangrijkste reden hiervoor is het feit dat deze instrumenten effectiever en efficiënter zijn om milieu of duurzaam gedrag van bedrijven te stimuleren. Echter, veel hangt af van de medewerking van bedrijven om beleidsdoelstellingen te behalen. Immers, vanwege het niet-verplichtende karakter kunnen bedrijven zich ook onttrekken van deelname (Bos-Brouwers, 2010). Tevens maakt Mathias (2005) een onderscheid tussen vrijwillige en verplichtende instrumenten die kunnen worden ingezet door overheidsinstellingen bij het streven naar een duurzamere samenleving. Geconstateerd wordt dat de verplichtende instrumenten (bv. statuten, belastingen en vergunningen) resulteren in een hoge mate van betrokkenheid en daarmee effectiviteit en vrijwillige instrumenten (kennisdeling en informele samenwerking) een lage mate van betrokkenheid vanuit het bedrijfsleven. 10


In de regel worden de volgende vier groepen beleidsinstrumenten, die ook in dit onderzoek gebruikt zullen worden, onderscheiden: A. Financiële/Economische instrumenten B.

Communicatieve of dialooggerichte instrumenten

C.

Structurerende instrumenten

D. Juridische instrumenten Bij de omschrijvingen van deze instrumenten worden, waar beschikbaar ook enkele praktische voorbeelden en knelpunten bij de toepassing geschetst. A. Financiële/Economische instrumenten Wanneer gevraagd wordt naar gewenste vormen van ondersteuning door overheden bij het invoeren van milieu en/of sociaalgerichte aspecten in de eigen bedrijfsvoering, zeggen bedrijven hebben vooral behoefte te hebben aan financiële middelen (Former e.a. 2006), bij voorkeur in de vorm van subsidies of belastingmaatregelen (bonus/malus). Dergelijke vrijwillige financiële instrumenten zijn gedragsprikkels met een niet-dwingend karakter. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen positieve en negatieve gedragsprikkels. Van een positieve gedragsprikkel is sprake als het financiële instrument een beloning/bonus betreft, bijvoorbeeld het verstrekken van een subsidie. Het opleggen van een boete kan als negatieve gedragsprikkel worden beschouwd (CSR Academy, 2007). Met de laatste kan echter ook gestuurd worden op het voorkomen van ongewenst (niet-duurzaam) gedrag. Voorbeelden van financiële instrumenten zijn: Heffingen, subsidies, boetes, nazorgheffingen, fiscale maatregelen en verhandelbare emissievergunningen (Beemsterboer e.a. 2001). Voordelen van financiële instrumenten: •

Financiële instrumenten kunnen het gat overbruggen tussen de invoering van de maatregel en de tijd die het in beslag neemt om de maatregel terug te verdienen.

•

Financieringsondersteuning vergroot de gedragsprikkel voor ondernemers om maatregelen te nemen omdat zij zelf minder risico dragen of beperktere negatieve financiële consequenties ondervinden. Dit geldt vooral wanneer de inhoudelijke en administratieve randvoorwaarden opwegen tegen de ondersteuning.

Knelpunten van financiële instrumenten: •

Het aanvragen van subsidie is niet verplicht, maar nadat de subsidie eenmaal verstrekt is, heeft de aanvrager de geen keuzevrijheid meer. De actor is verplicht zijn gedrag in overeenstemming met de subsidie aan te passen (CSR Academy, 2007).

•

Het succesvol aanvragen en implementeren van een fiscale regeling is afhankelijk van de ondernemer die op de hoogte moet zijn van het bestaan van dergelijke regelingen. Hier ligt een belangrijke rol voor (externe) bedrijfsaccountants die ondernemers hierop attent moeten maken. Daarnaast zijn de wolligheid, complexiteit en onduidelijkheid van voorwaarden belangrijke struikelblokken.

•

Verschillende populaire fiscale maatregelen op het gebied van duurzaamheid zijn vaak snel uitgeput of worden niet gecontinueerd. Dit kan ondernemers ervan weerhouden om gebruik te maken van

11


bepaalde regelingen. De onzekerheid van de continuïteit van de maatregel vormt daarmee een belangrijk knelpunt. •

Investeringen in duurzame technologie en processen kunnen vaak risicovol zijn, bijvoorbeeld doordat een terugverdientijd te lang is, en lopen daardoor kans niet genomen te worden. Een oplossing zou kunnen zijn het MKB financieel te compenseren door leningen te verschaffen (Hoevenagel & uit Beijerse, 1999). Een daaropvolgend knelpunt is dat beschikbare financiële regelingen hier vaak inhoudelijk niet voldoende op aansluiten: met name midden- en kleine bedrijven hebben meer behoefte aan implementatiegerichte regelingen, waar de meeste regelingen ontwikkelingsgericht zijn (Keijzers & Bos-Brouwers, 2008).

B. Communicatieve of dialooggerichte instrumenten Bedrijven hebben behoefte aan informatieverschaffing voor hun specifieke branche of sector, maatwerkadvies over hoe invulling te geven aan duurzaam ondernemen binnen het bedrijf en uitwisseling van best practices (Former e.a., 2006). Het gedrag van ondernemers kan met behulp van communicatieve en dialooggerichte instrumenten worden veranderd door middel van overreding of overtuiging. Tevens kunnen communicatieve instrumenten dienen als ondersteuning en om het draagvlak voor andere instrumenten te vergroten of als instrumenten ten behoeve van belangenbehartiging (Keijzers & Bos-Brouwers, 2008). Voorbeelden van communicatieve of dialooggerichte instrumenten zijn: •

Reclame, marketing, public relations, educatie, voorlichting, dialoog, overleg, afspraken, convenanten, publiekprivate samenwerking, informatieoverdracht, kennisontwikkeling, meerjarenafspraken, adviezen (Beemsterboer e.a., 2001).

•

Kenniscentra, fora, platforms, coalities, websites, publicaties, vakbladen, MVO-scans, MVO-toolkit, handreikingen, congressen, conferenties en prijzen (Holt e.a. 2007).

Voordelen van communicatieve en sociale instrumenten: •

Het voorlichten van ondernemers geeft hen inzicht in mogelijkheden, maar verplicht hen nergens toe. Wanneer de inzichten echter inspirerend werken is de interne motivatie van de onderneming leidend en is externe aandacht en sturing minder noodzakelijk.

•

Publiekprivate samenwerking en het afsluiten van convenanten met ondernemingen zet de participerende ondernemers neer als vooruitstrevend en resulteert vaak in media-aandacht. Dit kan een aanzuigende werking hebben voor andere ondernemers om te participeren.

•

Door de toegenomen kennis over MVO, zowel op het gebied van de daadwerkelijke implementatie van initiatieven als het creëren van de juiste randvoorwaarden, zijn ondernemers beter in staat hun bedrijf te verduurzamen.

•

Het geven van advies op maat sluit direct aan bij de kwesties waar de onderneming op dat moment mee te maken heeft. Hierdoor sorteren ze direct effect, omdat ze aansluiten bij de interesses van bedrijven. (Beemsterboer e.a. 2001).

Knelpunten van communicatieve of sociale instrumenten: •

Tijdens een voorlichting voor MKB-ondernemers speelt de boodschapper, naast de boodschap zelf, een belangrijke rol. Het is van belang dat de MKB-ondernemer de boodschapper en de instantie vertrouwt en dat de boodschapper de taal van de ondernemer spreekt. Daarnaast is het effect van 12


een algemene voorlichting minder hoog dan die van bedrijfsspecifieke informatie (Beemsterboer e.a., 2001). •

De implementatie van de kennis van duurzaamheid door de MKB-ondernemer is een vaak gehoorde hindernis. Kennis alleen is niet genoeg; deze moet bruikbaar, relevant en toepasbaar voordat zij omgezet kan worden in handelen (Bos-Brouwers, 2010).

C. Structurerende instrumenten In tegenstelling tot de communicatieve of sociale instrumenten, dragen de structurerende instrumenten niet of slechts indirect bij aan het bewerkstellingen van een gedragsverandering. Deze beleidsinstrumenten zijn primair gericht op het structureren van de uitvoering van beleid. Voorbeelden van structurerende instrumenten: •

Gemeentelijke milieubeleidsplannen, gemeentelijk informatiemanagement en het oprichten van uitvoeringsorganisaties (Beemsterboer e.a. 2001).

Voordelen structurerende instrumenten: •

Door het planmatig werken aan het verduurzamen van het stimuleren van MVO is het duidelijk waar de ondernemer de komende jaren op kan rekenen. Tevens biedt het de medewerkers van de gemeenten een handelingskader waaraan zij hun succes kunnen afmeten.

•

De aanwezigheid van structuur van een milieubeleidsplan biedt gemeenten de mogelijkheid tijdig te sturen wanneer de effectiviteit van verschillende instrumenten niet voldoende is.

•

Een uitvoeringsorganisatie kan al haar tijd besteden aan de specifieke opdracht die zij heeft gekregen. Hierdoor vindt een effectievere en efficiëntere implementatie van beleid plaats. Dit is vooral het geval wanneer dit vergeleken wordt met medewerkers van gemeenten waarvan MVO-stimulering slechts een van hun dagelijkse taken is.

Knelpunten structurerende instrumenten: •

Structurerende instrumenten kunnen in sommige gevallen als log en bureaucratisch ervaren worden. Er wordt in deze gevallen meer op papier gezet dan dat er in de praktijk ook daadwerkelijk bedrijven gestimuleerd worden.

D. Juridische instrumenten Van dit type instrument kan de vraag gesteld worden in hoeverre hier een stimulerende werking vanuit gaat en of zij nog wel als MVO-stimulering gezien kunnen worden, omdat deze instrumenten het karakter van geboden en verboden hebben en MVO per definitie bovenwettelijk is. Zo kunnen overheidsinstellingen bedrijven dwingen tot het nemen van preventiemaatregelen door het onder mandaat stellen van vergunningen (Gombault & Versteege, 1999). In dit onderzoek wordt wetgeving gezien als instrumenten die het minimumniveau waaraan bedrijven moeten voldoen vastleggen. De effectiviteit van dit instrumentarium zit ook in de lange termijn planning van bedrijven, die rekening kunnen houden met het verstrengen van eisen en normen op de lange(re) termijn, en de dreiging van regulering wanneer zelfsturing niet voldoende resultaat oplevert. De lat wordt steeds hoger gelegd en stimuleert vooral bedrijven die niet van zichzelf geneigd zijn tot vernieuwing. Voorbeelden van juridische instrumenten: 13


•

weten regelgeving, vergunningen, ontheffingen, voorschriften, meldingen, normstellingen, kwaliteitseisen, bestuursdwang, dwangsommen, intrekken van vergunningen, onderzoeksverplichtingen, milieueffectrapportages, zonering, saneringsbevelen, peilbesluiten en risicoaansprakelijkheid (Beemsterboer e.a. 2001).

Knelpunten van juridische instrumenten: •

Bij regulerende instrumenten is er sprake van eenrichtingsverkeer: het is eenzijdig en direct. Dit kan contraproductief werken, vooral in situaties waarin de relatie tussen de overheid en de te sturen actoren worden gekenmerkt door een sterk wantrouwen. Harde regels zullen een averechts effect hebben (CSR Academy, 2007).

•

Innovatie kan niet verplicht worden gesteld en dus in het geval van juridische instrumenten ook niet gestimuleerd worden. Het gaat hier veelal om de internalisering van gedrag.

•

In een wet is vaak niet voorgeschreven welke handelingen exact door de ondernemer verricht moeten worden. Daarnaast kunnen belanghebbenden niet altijd uit de wet halen of deze wel of niet op hun van toepassing is. Onder de voorwaarde dat de wetgeving duidelijk is geformuleerd en goed gecontroleerd wordt, zijn geen verboden een effectief instrument om een bepaald gedrag tot stand te laten komen (Beemsterboer e.a. 2001).

•

Vaak zijn weten regelgeving, met name binnen productiegerichte sectoren, juist té voorschrijvend en middelgericht. Hiermee heeft een bedrijf weinig bewegingsvrijheid om haar activiteiten in te richten. Ook ontbreekt hierdoor gedoog- c.q. experimenteerruimte voor nieuwe technologische innovaties, welke niet binnen huidige wettelijke kaders vallen.

•

Regulerende instrumenten kennen de beperking dat ze vaak traag tot stand komen, waardoor ze een sterk reactief karakter kunnen hebben (CSR Academy, 2007).

Uit onderzoek van Bos-Brouwers (2010) blijkt dat MKB-bedrijven subsidies het meest stimulerend vinden, gevolgd door belastingmaatregelen, educatie en informatie, regelgeving, duurzaam inkopen door de overheid, convenanten en overlegplatforms. Elk type beleidsinstrument zou moeten worden geëvalueerd in relatie tot haar efficiëntie, kosten, aanvaarding en controle mechanismen. Een combinatie van instrumenten kan ook worden gebruikt afhankelijk van het gewenste resultaat en de kwaliteiten van degenen die ze gaan implementeren (Bredgaard, 2003). Ten slotte komt uit onderzoek van Bos/Brouwers (2008) naar voren dat het bedrijfsleven duidelijk de voorkeur heeft voor vrijwillige instrumenten, zoals subsidies, belastingmaatregelen en educatie en informatie. Daarnaast wordt er veel verwacht van de invloed van wetgeving op duurzaamheid. Uit dit zelfde onderzoek valt op te maken dat vooral administratieve lasten, inconsistentie van beleid en de ervaren tegenstrijdigheid van weten regelgeving een doorn in het oog zijn van veel MKB-ondernemers. Ten slotte zoeken MKB-ondernemingen vaak samenwerking in vernieuwingsprocessen op, omdat zij intern over te weinig kapitaal, capaciteit of kennis beschikken om eventuele problemen in hun eentje op te lossen. Rol van de gemeente bij het stimuleren van MVO Gemeenten kunnen op uiteenlopende wijzen MVO in het bedrijfsleven stimuleren (CSR Academy, 2007). De laatste jaren is er een beperkt aantal onderzoeken verschenen die ingaan op de rol die publieke organisaties eventueel kunnen invullen met betrekking tot het stimuleren en sturen van MVO-activiteiten. Zo noemt Fox e.a. (2002) de volgende vier elementaire rollen die in relatie met bedrijven door overheden kunnen worden aangenomen: reguleren, faciliteren, samenwerken en machtigen. Bell (2002) voegt hier de rol ‘leader by example’ aan toe wat wil zeggen dat gemeenten zelf duurzaam moeten opereren als ze dit ook van de lokale bedrijven verwachten. Mathias (2005) identificeert negen rollen die de overheid kan innemen bij het 14


stimuleren van MVO activiteiten waarbij acht van de negen te categoriseren zijn in de vier reeds genoemde rollen. Ook Mathias (2005) noemt ‘leader by example’ als een belangrijke rol voor de overheid. Voor dit onderzoek wordt de volgende classificatie van verschillende rollen voor gemeenten bij het stimuleren van duurzaamheid/MVO gehanteerd: 1. Reguleren:

in een regulerende rol beïnvloedt de overheid het gedrag van burgers, maatschappelijke groeperingen en bedrijven door de weten regelgeving uit te vaardigen. Als men niet deze wet en regelgeving niet naleeft, kan de overheid hier sancties aan verbinden (CSR Academy, 2007).

2. Faciliteren:

in een faciliterende rol zoekt de overheid naar ondersteunende instrumenten teneinde het gedrag van burgers en bedrijven in een bepaalde richting te sturen (CSR Academy, 2007). Door onder meer het organiseren van informatieavonden, maatwerk adviesverlening en uitwisseling van ervaringen en best practices tussen partijen bemiddelt en ondersteunt de overheid de bedrijven in haar omgeving (Former e.a. 2006).

3. Samenwerken:

in een samenwerkende rol zoekt de overheid naar partnerschappen met andere actoren opdat MVO-gedrag op een meer indirecte manier te stimuleren. Verschillende vormen van samenwerking zijn hierbij mogelijk zoals het aangaan van publieke en private samenwerkingsverbanden, maar ook het vormgeven van stakeholderdialogen en gedeelde monitoringsactiviteiten die eerder als informeel bestempeld kunnen worden (CSR Academy, 2007). Traditioneel gezien is de samenwerkingsrol van de overheid in Nederland vervat in de vorm van convenanten (vrijwillige afspraken tussen overheden en bedrijven) en publiek-private partnerschappen (Moratis en Van der Veen, 2006).

4. Machtigen:

In een machtigende rol beperkt de overheid haar gedragsbeïnvloeding door het geven van erkenning van bepaalde prestaties en het toezeggen van politieke en publieke steun (CSR Academy, 2007).

5. Leader by example:

in deze rol zet de overheid een voorbeeld door er zelf een duurzame bedrijfsvoering op na te houden. Voorbeelden hiervoor zijn: de manier hoe zij omgaat met haar stakeholders, het creëren van gelijke werkgelegenheidskansen, duurzaam inkopen, beleid voor werknemersvrijwilligerswerk en het creëren van een goede balans tussen werken en leven voor medewerkers (Mathias, 2005).

1.4.2 Duurzame bedrijfsvoering (‘Leader by example’) Op de rol van ‘leader by example’ wordt in dit onderzoek nader ingegaan. Onder ‘leader by example’ kan ook de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering worden verstaan. Hier wordt nader ingegaan op de exacte betekenis van een duurzame bedrijfsvoering. Beleid vs. bedrijfsvoering Het stimuleren van MVO onder ondernemers en het verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering van lagere overheden dragen beide bij aan duurzame ontwikkeling. Er bestaat echter een onderscheid tussen beleid (aansturing van de externe omgeving bijvoorbeeld middels MVO-stimulering) en de eigen bedrijfsvoering

15


(aansturing van de interne omgeving bijvoorbeeld middels energiebesparingsmaatregelen in het gemeentehuis), ofwel tussen duurzaam beleid en duurzame bedrijfsvoering. Hiermee heeft voor overheden duurzaamheid het karakter van zowel doel als middel. Enerzijds is duurzaamheid dus een resultaat van de inspanningen of activiteiten van overheden gericht op het beïnvloeden van de samenleving. Anderzijds is het een voorwaarde die wordt gesteld aan de manier waarop deze activiteiten worden uitgevoerd. Hierdoor, en door de reikwijdte van de thema’s waarop duurzaamheid betrekking heeft, is duurzaamheid in wezen verbonden met alle activiteiten van een overheidsorganisatie, zoals het stimuleren van het bedrijfsleven om duurzamer te opereren, het hanteren van werknemersvrijwilligersbeleid en duurzaam inkopen. Uit eerder onderzoek van CSR Academy (2007) is duidelijk geworden dat het verduurzamen van de bedrijfsvoering door gemeenten niet of weinig gestructureerd verloopt. Het bleek dat de activiteiten die worden ondernomen, veelal een ad hoc karakter hebben – er is geen sprake van een consistent beleid. Het ontbreken van aanvullende literatuur als het gaat om het verduurzamen van de bedrijfsvoering van overheden roept een aantal vragen op: wat behelst een duurzame bedrijfsvoering van de overheid? Welke aspecten of duurzaamheidsthema’s spelen hierin een belangrijke rol? Op deze vragen zal in dit onderzoek nader ingegaan worden. Een duurzame bedrijfsvoering: de praktijk Ondanks dat de huidige literatuur niet voorziet in de nodige kaders rond het verduurzamen van de bedrijfsvoering van overheden, kan gekeken worden naar de huidige praktijk van het verduurzamen van de bedrijfsvoering van nationale en internationale overheden. Zo heeft het kabinet Balkenende V een Kabinetsbrede Aanpak Duurzame Ontwikkeling (KADO) opgesteld om te komen tot (stimulering van) duurzame ontwikkeling. Deze Kabinetsbrede Aanpak Duurzame Ontwikkeling benadrukt: a) een beleidsmatige focus op zes duurzaamheidsthema’s (water/klimaatadaptatie, duurzame energie, biobrandstoffen en ontwikkeling, CO2afvang en opslag, biodiversiteit, voedsel en vlees en duurzaam bouwen en verbouwen), b) de ambitie van de Rijksoverheid om in Nederland bij de koplopers op het gebied van een duurzame bedrijfsvoering te behoren en c) de wens om een actieve rol in het maatschappelijk debat over duurzame ontwikkeling te spelen. Een van de concrete KADO doelstellingen is dat het kabinet een strategie voor het realiseren van een duurzame bedrijfsvoering zal uitwerken en uitvoeren vooral gericht op energiebesparing, werkervaringsplaatsen, diversiteit, duurzaam inkopen en cradle-to-cradle. Als gekeken wordt naar de Monitor Duurzame Bedrijfsvoering Overheden 2006 (Blom et al., 2007) dan zijn de belangrijkste onderwerpen: Duurzaam inkopen, een klimaatneutrale Rijksoverheid, energiebesparing, mobiliteitsmanagement en milieumanagement. Hier gaat het dus met name om de milieuaspecten van een duurzame bedrijfsvoering. Hetzelfde beeld komt naar voren in de ‘Sustainable Development in Government’ rapportage uit het Verenigd Koninkrijk (2007). Hier zijn de onderwerpen die onder de noemer duurzaamheid aandacht krijgen: klimaatverandering & energie, duurzame consumptie en productie, het beschermen van natuurlijke bronnen en duurzaam energie gebruik. Daarnaast wordt in de rapportage van de Sustainable Development Commission (2006) uit het Verenigd Koninkrijk aangegeven met welk soort standaarden wordt gewerkt en bij wat voor soort programma’s de Britse overheidsdepartementen zijn aangesloten. Dit zijn wederom alleen milieumanagementsystemen en milieuprogramma’s. Ten slotte is in de jaren ’90 het ‘ICLEI – Local Governements for Sustainability’ opgericht waar eveneens onderwerpen als Biodiversity, EcoMobility, Climate en Procurement een prominente rol vervullen. Daarnaast blijkt uit eerder onderzoek naar het opstellen van een conceptueel raamwerk voor sustainable supply chain management, dat ook duurzaam inkopen overwegend over milieu gaat (Seuring en Müller, 2008). Ondanks de hierboven geschetste focus op milieu zijn er ook publieke organisaties die de sociale component van duurzaamheid aanhalen wanneer het om een duurzame bedrijfsvoering gaat. Zo adresseert de City of Melbourne haar duurzaamheidsissues (zowel beleids- als bedrijfsmatig) aan de hand van de GRI richtlijnen voor 16


duurzaamheidsverslaglegging (City of Melbourne, 2005-2006). Dit houdt in dat er ook sociale aspecten onder de duurzame bedrijfsvoering vallen. Voor de City of Melbourne zijn deze sociale aspecten gebaseerd op drie pijlers; mensen, continue verbetering en bestuur (governance). De mensen pijler is onderverdeeld in de issues: leren en ontwikkeling, erkenning voor medewerkers, werknemersvrijwilligerswerk, diversiteits- en gelijkheidsbeleid, gezondheid en welzijn en werknemerbetrokkenheid en –tevredenheid. Onder de pijler ´continue verbetering´ vallen issues zoals het managen van klantrelaties, kwaliteit van dienstverlening en erkenning van buitengewone prestaties. Ten slotte is de pijler bestuur onderverdeeld in: voldoen aan weten regelgeving, risicomanagement en het uitvoeren van audits (City of Melbourne, 2005-2006). Dit voorbeeld geeft aan dat door sommige overheden ook erkend wordt dat een duurzame overheidsbedrijfsvoering bestaat uit meer dan milieuaspecten. Dit zelfde geldt voor de Gold Coast City Council (2009) en de Penrith City Council (2009) getuigen hun duurzaamsheidsverslagen. In deze verslagen komen thema’s als ‘Our People’, ‘Peoplemanagement’ of ‘Leadership and governance’ aan bod. Het laatste praktijkvoorbeeld is het duurzaamheidsverslag van het Britse Ministerie van defensie. Naast het milieu aspect van hun duurzaamheidsbeleid, wat de reeds besproken thema’s omvat, wordt er in het rapport ook veel aandacht besteed aan het Ministerie van defensie als werkgever en het Ministerie van defensie in de gemeenschap. Hierbij gaat het om onderwerpen als diversiteitsbeleid, gezondheid, veiligheid, welzijn, de balans tussen werken en leven, betrokkenheid bij de gemeenschap en werknemersvrijwilligerswerk (Ministry of Defence UK, 2005). Hieruit kan geconcludeerd worden dat de duurzame bedrijfsvoering van overheden in de praktijk een diffuus beeld geeft. Dit houdt in dat voor sommige organisaties een duurzame bedrijfsvoering alleen gaat over de milieuaspecten van de organisatie (Planet), terwijl in andere gevallen een duurzame bedrijfsvoering breder wordt gezien en ook ‘People’ onderwerpen daar deel van uitmaken. Vooral in Nederland is de neiging groot alleen te concentreren op de milieuaspecten van een duurzame bedrijfsvoering. Ondanks dat voor overheden geen eenduidig beeld te geven is over de scope van een duurzame bedrijfsvoering, blijkt het in het bedrijfsleven vrijwel altijd te gaan over People, Planet en Profit. Deze 3-P benadering geeft aan dat aandacht voor mens (sociale rechtvaardigheid), milieu (ecologische kwaliteit) en samenleving (maatschappelijk welzijn) hand in hand kunnen gaan met economische toegevoegde waarde voor organisaties. Sterker nog: alleen de organisaties die dat op een systematische wijze doen, zullen in de toekomst succesvol zijn, aldus Elkington (1997), de grondlegger van het 3-P-concept. Daarnaast wordt MVO of duurzaamheid nog vaak gezien als een verbreding van de bestaande sociale of milieuaspecten, terwijl de kracht met name in de integrale benadering zit. Ondanks dat dit erkend wordt door steeds meer partijen is de vertaalslag naar concrete activiteiten nog altijd een uitdaging. Knelpunten bij de implementatie van duurzaamheid in de bedrijfsvoering Vanwege de beperkte literatuur rondom de duurzame bedrijfsvoering van overheden zullen de knelpunten die het bedrijfsleven ervaart bij het implementeren van MVO als richtlijn gebruikt worden. Hieraan ligt de aanname ten grondslag dat deze knelpunten tot op zekere hoogte overeenkomsten vertonen met de knelpunten van het verduurzamen van de bedrijfsvoering door gemeenten. Medio 2009 heeft CSR Academy een onderzoek uitgevoerd onder 221 Nederlandse bedrijven naar onder andere de knelpunten die ervaren worden als het gaat om MVO-implementatie, ofwel het verduurzamen van de organisatie. Hieruit komen de volgende belangrijkste knelpunten naar voren: •

Geen duidelijk plan van aanpak of stappenplan aanwezig

•

Te weinig tijd beschikbaar

•

Te weinig kennis van MVO-implementatieproces 17


•

Te weinig kennis van MVO

•

Moeite met het verkrijgen van draagvlak bij de directie

Uit eerder onderzoek onder 1056 MKB-bedrijven uit vier productiesectoren naar 31 factoren die invloed kunnen hebben op het invoeren van duurzame innovatieprocessen binnen MKB-bedrijven door Bos-Brouwers (2008) blijken de volgende factoren een signicante rol te spelen: het ervaren van duurzaamheid als plicht, voldoende getraind (kundig) personeel, samenwerking met toeleveranciers, klanten, brancheorganisaties en nationale overheidsinstellingen en de formalisatiegraad van het bedrijf. Uit dit zelfde onderzoek komt naar voren dat MKB-bedrijven intern over te weinig kapitaal, capaciteit of kennis beschikken om eventuele problemen in hun eentje op te lossen.

18


2. Aanpak Om de onderzoeksvragen binnen dit onderzoek te beantwoorden, is er voor gekozen om, middels een enquête, een kwantitatief onderzoek uit te voeren. De resultaten van dit onderzoek zijn vervolgens verdiept door acht interviews met diverse gemeenten en een bijeenkomst met gemeenten, provincies, Agentschap NL en het ministerie van Economische Zaken.

2.1. Opstellen enquête Om de huidige situatie omtrent MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering in kaart te brengen is er een verkennende, niet-uitputtende analyse gemaakt van de bestaande (internationale) literatuur omtrent deze onderwerpen. De resultaten van deze analyse zijn gecombineerd met de kennis en ervaring van Agentschap NL, Nyenrode Business Universiteit en CSR Academy om uiteindelijk tot een conceptenquête te 4 komen. Deze vragenlijst is vooraf getoetst bij vier gemeenten middels een interview van ongeveer één uur. 5 Met de verkregen feedback van deze gemeenten is de vragenlijst definitief gemaakt.

2.2. Verspreiding enquête De enquête is met een begeleidende e-mail als beveiligd Worddocument verstuurd naar alle 431 Nederlandse gemeenten. Naast de enquête is ook een aanbevelingsbrief vanuit de VNG bijgevoegd. De respondenten hadden de mogelijkheid de enquête digitaal via de e-mail te retourneren of uit te printen en te versturen naar een antwoordnummer. De e-mailadressen van de juiste functionarissen binnen de gemeenten zijn verzameld middels een e-mail naar de griffiers van alle Nederlandse gemeenten met het verzoek om de contactgegevens van de verantwoordelijke functionarissen voor duurzaamheid (MVO-stimulering, verduurzaming bedrijfsvoering en duurzaam inkopen). Deze gegevens zijn aangevuld met contacten die reeds bekend waren bij AgentschapNL, Nyenrode Business Universiteit en CSR Academy. Voor de 52 gemeenten waarvan de gegevens op dat moment ontbraken, is de enquête verstuurd naar het algemene e-mailadres van de desbetreffende gemeente. Na de eerste verzending van de enquête is nog tweemaal een herinneringsmail uitgestuurd. Beide keren met een tussenperiode van twee weken. Van de 430 benaderde gemeenten hebben uiteindelijke 106 gemeenten de enquête geretourneerd (25%).

2.3. Verwerking en verdieping enquête De antwoorden uit de enquêtes zijn ingevoerd in SPSS en geanalyseerd. Op basis van de resultaten zijn vervolgens acht verdiepende interviews gehouden met gemeenten die in de enquête aangegeven hadden mee 6 te willen werken aan het onderzoek. Het belangrijkste selectiecriterium voor het selecteren van de gemeenten was de grootte van de gemeente. Getracht is gemeenten van verschillende grootte te betrekken bij de verdieping. Hierbij was de beperking dat niet alle respondenten hebben aangegeven mee te willen werken aan een verdiepend interview. Vier van de acht interviews zijn gehouden vooraf aan de intervisiebijeenkomst

4

Zie bijlage 2 voor de geïnterviewde gemeenten om de enquête te toetsen Zie bijlage 3 voor de enquête 6 Zie bijlage 4 voor de geïnterviewde gemeenten om de resultaten te verdiepen 5

19


7

met diverse gemeenten, provincies, Agentschap NL en het ministerie van Economische Zaken. Het doel van deze bijeenkomst was het bespreken en verdiepen van de resultaten en om reeds ideeën uit te wisselen over mogelijke ondersteuning van Nederlandse gemeenten bij duurzaamheid. De resterende vier interviews zijn na deze intervisiebijeenkomst gehouden om met de resultaten van het onderzoek en de intervisiebijeenkomst wederom extra informatie te krijgen en te toetsen bij gemeenten. Tot slot is de rapportage opgesteld aan de hand van de resultaten uit de enquête, de verdiepende interviews en de intervisiebijeenkomst.

7

Zie bijlage 5 voor de aanwezigen bij de intervisiebijeenkomst

20


3. Resultaten enquête De resultaten van de enquête worden in deze sectie opgesplitst in drie onderdelen, te weten: • enkele algemene karakteristieken van de respondenten en de stand van zaken omtrent duurzaamheid binnen hun organisaties • de resultaten gericht op onderzoeksvraag 1 • de resultaten gericht op onderzoeksvraag 2 In deze sectie zullen alleen de resultaten gepresenteerd worden. De resultaten zijn verdiept middels acht verdiepende interviews en een intervisiebijeenkomst (zie sectie 4). Op basis van de interviews, intervisiebijeenkomst en de resultaten resultaten uit deze sectie, zullen in sectie 5 conclusies getrokken worden en aanbevelingen worden gedaan.

3.1.. Karakteristieken respondenten en duurzaamheid bij Nederlandse gemeenten 3.1.1 Grootte gemeente respondenten en duurzaamheidsbeleid Nederland telde in maart aart 2010 in totaal 431 gemeenten. De enquête voor dit onderzoek is uitgestuurd naar al deze gemeenten en is ingevuld en geretourneerd door 106 gemeenten (25%). Niet iedere respondent heeft alle vragen beantwoord. Enerzijds omdat niet alle vragen relevant waren voor de respondent en anderzijds omdat sommige respondenten zelf ervoor gekozen hebben niet alle onderdelen van de enquête in te vullen. In verhouding hebben meer medewerkers van grote gemeenten gereageerd op de enquête, dan van de kleinere gemeenten (zie tabel 1).

Aantal inwoners <10.000 10.000 – 25.000 25.000 – 50.000 50.000 – 100.000 > 100.000

% van de respondenten met … inwoners 4% 31% 32% 21% 12%

% van alle Nederlandse gemeenten met … inwoners 11% 42% 32% 9% 6%

Tabel 1: Verdeling aantal respondenten per inwoneraantal (n=106)

Van de respondenten heeft 62% een duurzaamheidsbeleid, waarbij opvalt dat 92% van de respondenten met meer dan 100.000 inwoners een duurzaamheidsbeleid had, terwijl dit voor slechts 25% van de respondenten met minder dan 10.000 inwoners gold (zie ook onderstaand figuur 1). 92%

100% 80%

68%

40%

62%

59%

50%

60% 25%

20% 0% 0 tot 10.000

10.000 tot 25.000

25.000 tot 50.000

50.000 tot 100.000

100.000 of meer

Figuur 1:: respondenten met duurzaamheidsbeleid in % van het aantal respondenten van vergelijkbare grootte (n=106)

21

Gemiddeld


3.1.2 Stand van zaken MVO-stimulering stimulering Beleid 19 % van de respondenten heeft een MVO-stimuleringsbeleid (n=104) – overwegend de grotere gemeenten. gemeenten Bij 95% van deze respondenten was dit MVO-stimuleringsbeleid MVO onderdeel van het duurzaamheidsbeleid (n=19). De belangrijkste reden voor het opstellen van een MVO-stimuleringsbeleid MVO is de uitbreiding reiding van het milieubeleid (43%). Als gekeken wordt naar de motivaties waarom er géén MVO-stimuleringsbeleid MVO stimuleringsbeleid aanwezig is dan blijkt de beperkte interne capaciteit het grootste struikelblok is (bij 47% van de respondenten), gevolgd door onvoldoende politieke eke prioriteit (32%) en onvoldoende budget (31%). Activiteiten In onderstaand overzicht is weergegeven op welke manieren gemeenten bedrijven stimuleren om met MVO 8 aan de slag te gaan. Hierbij zijn de zes meest voorkomende activiteiten weergegeven. Welke instrumenten zijn onderdeel van het MVO-stimulering(sbeleid) MVO (meerdere antwoorden mogelijk)?? Verstrekken van informatie aan bedrijven Overleg met mogelijke partners over gezamenlijke MVO-projecten MVO Duurzaam inkopen door gemeentelijke organisatie

% van de respondenten 63% 56% 51%

Inventariseren en onderzoeken van behoeften bedrijfsleven Het innemen van een voorbeeldfunctie als gemeente Inzet van financiële instrumenten

39% 38% 38%

Tabel 2.. Activiteiten/instrumenten voor MVO-stimulering MVO uitgevoerd door respondenten (n=71)

Doelgroep Hierbij richten de meeste respondenten (43%) hun activiteiten onder andere op willekeurige bedrijven, gevolgd door bedrijven die interesse hebben getoond of duidelijk maken al invulling te geven aan MVO (39%). Bij ‘netwerken ken van bedrijven’ gaat het om organisaties die meerdere bedrijven vertegenwoordigen, bijvoorbeeld ondernemersverenigingen en of brancheorganisaties. Bedrijven zonder aandacht voor MVO

10%

MVO-volgers

11%

Grote bedrijven (>250 medewerkers)

11%

Kleine bedrijven (<50 medewerkers)

17%

Middelgrote bedrijven (50 tot 250 medewerkers)

18%

MVO-koplopers koplopers onder het lokale bedrijfsleven

23%

Bedrijven uit specifieke branche

23%

Netwerken van bedrijven

29%

In MVO geïnteresseerde bedrijven

39%

Willekeurige individuele bedrijven

43% 0%

Figuur 2. Type bedrijven waar MVO-stimulering stimulering zich op richt (n=83)

8

Zie bijlage 6 voor de complete lijst van activiteiten

22

10%

20%

30%

40%

50%


Verantwoordelijkheid MVO-stimulering stimulering De verantwoordelijkheid voor MVO-stimulering MVO stimulering ligt veelal bij de afdeling Milieu en/of Economische zaken. Voor een deel van de respondenten ligt deze verantwoordelijkheid bij de afdeling inkoop of beleid en strategie. In deze gevallen wordt duurzaam inkoop niet alleen als een onderdeel van een duurzame bedrijfsvoering gezien, maar ook als instrument voor MVO-stimulering. MVO stimulering. Ten slotte is slechts bij 8% van de respondenten de bedrijfscontactfunctionaris verantwoordelijk voor MVO-stimulering. MVO stimulering. Bij 45% van de respondenten resp is deze persoon wel betrokken, maar niet de verantwoordelijke (n=102). Aanvullend kan vastgesteld worden dat 75% van de respondenten de resultaten van MVO-stimulering MVO niet monitort en dat 82% van de respondenten geen zicht heeft op de effectiviteit van MVO-stimulering stimulering.

3.1.3 Stand van zaken duurzame bedrijfsvoering Beleid 50% van de respondenten heeft een beleid voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering (n=101). (n=101) Bij 68% van hen is dit onderdeel van duurzaamheidsbeleid. De belangrijkste redenen hiervoor zijn het willen vervullen van een nationale koploperspositie (85%) en het innemen van een voorbeeldfunctie (82%), (82%), gevolgd door kostenbesparing (66%). Inhoudelijke aspecten duurzame bedrijfsvoering Wanneer gekeken wordt naar de focus van de duurzame bedrijfsvoering,, dan blijkt dat bij de meeste respondenten de nadruk op milieuaspecten ligt. Deze nadruk op milieuaspecten komt nog duidelijker naar voren wanneer er een formeel beleid is geformuleerd voor de duurzame bedrijfsvoering, zo laten de resultaten zien. Terwijl bij respondenten zonder een beleid voor een duurzame bedrijfsvoering de perceptie sterker is dat er aan sociale en milieuaspecten te weinig aandacht wordt besteed. 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

69%

Alle respondenten

51%

50% 30%

Respondenten met beleid voor dze bedrijfsvoering

27% 21% 14%

27%

2% 0% 5%

4%

Respondenten zonder beleid voor dze bedrijfsvoering

Onze gemeente legt Binnen onze Onze gemeente heeft Onze gemeente legt een sterke nadruk op gemeente komen evenredig aandacht een sterke nadruk op milieuaspecten sociale en voor sociale en sociale aspecten milieuaspecten milieuaspecten onvoldoende aan bod

Figuur 3.. Aandacht voor sociale en milieuaspecten van een duurzame duurzam bedrijfsvoering (n=92)

Daarnaast heeft 45% van de respondenten een duurzaam personeelsbeleid. Daar staat tegenover dat 35% van de respondenten niet weet wat dit betekent. 51% van de respondenten besteedt aandacht aan het verduurzamen van het gedrag van medewerkers, medewerkers, waarbij geen duidelijk verband te zien is tussen de aandacht voor het gedrag en het wel of niet hebben van een beleid voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering. bedrijfsvoering 23


Wanneer gekeken wordt naar de meest voorkomende onderwerpen of speerpunten op het gebied van sociale en ecologische duurzaamheid in de bedrijfsvoering, zoals de respondenten ze aangegeven dan betreft het in willekeurige volgorde de onderstaande aspecten. Ecologische speerpunten DBO Papierbesparing Energiebesparing en duurzame energie Waterbesparing Duurzame inkoop Afval Vervoer CO2-reductie/Klimaatneutraal Gedrag medewerkers

Sociale speerpunten DBO Duurzaam inkopen Werknemersvrijwilligerswerk Diversiteit Loopbaanontwikkeling Leerwerk- en stageplaatsen Gezondheid Fair trade Flexibel werken

Tabel 3. Speerpunten duurzame bedrijfsvoering (n=106)

Verantwoordelijkheid verduurzamen bedrijfsvoering Bij het merendeel van de respondenten ligt de verantwoordelijkheid voor een duurzame bedrijfsvoering (deels) bij de afdeling Milieu/Ruimtelijke ordening en/of Facilitaire zaken/ICT. Wanneer er ‘anders’ is ingevuld betrof het met name ‘inkoop’, ‘alle afdelingen’, ‘concernstaf/BMO/advies’ of afdelingen gerelateerd aan deze afdelingen.

3.2. Resultaten onderzoeksvraag 1 – knelpunten en succesfactoren Onderzoeksvraag 1 luidde: Wat zijn de knelpunten en succesfactoren die de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse gemeenten ervaren als het gaat om MVO-stimulering en de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering? In de enquête is er in relatie tot bovenstaande vraag zowel aandacht geweest voor het opstellen van MVOstimuleringsbeleid als de daadwerkelijke activiteiten om MVO te stimuleren bij bedrijven, dan wel de uitvoering van het MVO-stimuleringsbeleid. Daarnaast is er gevraagd naar de ervaringen met het verduurzamen van de bedrijfsvoering. In deze rapportage wordt een onderscheid gemaakt tussen deze drie aspecten van onderzoeksvraag 1.

3.2.1 Opstellen MVO-stimuleringsbeleid (n=18) 94% van de respondenten was het er enigszins tot helemaal mee eens dat er voldoende draagvlak vanuit de politiek was voor MVO-stimulering. Wanneer gekeken wordt naar draagvlak van de ambtelijke top was dit percentage 67% en als het gaat om voldoende kennis van MVO en/of MVO-stimulering 58%. Ten slotte was 55% van de respondenten het er enigszins of geheel mee eens dat er voldoende leiderschap was bij het opstellen van het MVO-stimuleringsbeleid. In onderstaande tabel zijn de meest opvallende antwoorden weergegeven.

24


Antwoorden op stellingen m.b.t. het opstellen van het MVOstimuleringsbeleid Er was voldoende draagvlak voor het MVO- stimuleringsbeleid vanuit de politiek Er was voldoende draagvlak voor het MVO- stimuleringsbeleid vanuit de ambtelijke top Er was voldoende leiderschap Er was voldoende tijd beschikbaar Er was voldoende kennis over MVO en/of MVO-stimulering aanwezig Er waren geen tegengestelde belangen tussen verschillende betrokken afdelingen

Helemaal of enigszins mee oneens 6%

0%

Helemaal of enigszins mee eens 94%

6%

27%

67%

28% 56% 18%

17% 22% 24%

55% 22% 58%

30%

24%

46%

Neutraal

Tabel 4. Enkele stellingen m.b.t. het opstellen van MVO-stimuleringsbeleid (n=18)

56% van de respondenten was het helemaal of enigszins mee oneens dat er binnen de gemeente genoeg tijd beschikbaar was voor het opstellen van het MVO-stimuleringsbeleid. Opvallend is dat respondenten in wiens organisatie budget of tijd is vrijgemaakt voor MVO-stimulering, dan wel die externe ondersteuning hebben gehad geneigd zijn de bovenstaande stellingen positiever te beantwoorden.

3.2.2 Uitvoeren MVO-stimuleringsbeleid/-activiteiten (n=78) 50% van de respondenten is het enigszins of geheel eens is met de stelling dat er voldoende toegang was tot contact met het bedrijfsleven. Ook geeft 62% van de respondenten aan het er enigszins of geheel mee oneens te zijn dat er voldoende tijd of budget voor MVO-stimulering was. In onderstaande tabel zijn de meest opvallende antwoorden weergegeven. Antwoorden op stellingen m.b.t. het uitvoeren van MVOstimuleringsbeleid/-activiteiten Er was voldoende tijd beschikbaar Er was voldoende budget beschikbaar Er was voldoende budget voor de continuering van subsidieverlening Er was voldoende toegang tot of contacten met het bedrijfsleven

Helemaal of enigszins mee oneens 62% 62% 50% 13%

25% 25% 38%

Helemaal of enigszins mee eens 13% 13% 12%

27%

50%

Neutraal

Tabel 5. Enkele stellingen m.b.t. het uitvoeren van MVO-stimuleringsbeleid/-activiteiten (n=78)

Wanneer de antwoorden van de respondenten die wel MVO-stimuleringsbeleid hebben, worden vergeleken met de respondenten waar dat niet het geval was, dan zijn de respondenten die wel een MVOstimuleringsbeleid hadden positiever over: • • • • •

de aanwezigheid van draagvlak vanuit de politiek de aanwezigheid van draagvlak vanuit de ambtelijke top. de aanwezigheid van voldoende leiderschap de aanwezigheid van voldoende coördinatie en sturing de voorbeeldrol die de gemeente op zich neemt

Echter, deze respondenten waren negatiever over: •

de mate waarin tijd beschikbaar was 25


• • • • • •

de mate waarin geld beschikbaar was de aanwezigheid van kennis over MVO en MVO-stimulering de ervaring van medewerkers met MVO en MVO-stimulering de invloed van de bezuinigingen op MVO-stimulering de interesse van het bedrijfsleven de aanwezigheid van budget voor continuering van subsidies

3.2.3 Verduurzamen van de bedrijfsvoering (n=95) 66% van de respondenten geeft aan het er enigszins of geheel mee oneens te zijn dat er voldoende tijd voor DBO was. Dit geldt voor 64% van de respondenten als het de beschikbaarheid van voldoende budget betrof. 59% van de respondenten was het er geheel of enigszins mee oneens dat er een duidelijk plan van aanpak of stappenplan voor de verduurzaming van de bedrijfsvoering bestond. In onderstaande tabel zijn de meest opvallende antwoorden weergegeven. Antwoorden op stellingen m.b.t. het verduurzamen van de bedrijfsvoering Er was een duidelijk plan van aanpak of stappenplan aanwezig voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering Er was voldoende budget beschikbaar Er was voldoende tijd beschikbaar

Helemaal of enigszins mee oneens 59% 64% 64%

23%

Helemaal of enigszins mee eens 18%

18% 21%

18% 13%

Neutraal

Tabel 6. Enkele stellingen m.b.t. het verduurzamen van de bedrijfsvoering (n=95)

Wanneer de antwoorden van de respondenten waar budget is vrijgemaakt voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering, worden vergeleken met respondenten waar dat niet het geval was, dan zijn de respondenten die wel budget hadden positiever over: • • • • • •

de aanwezigheid van voldoende inhoudelijke kennis met betrekking tot MVO/duurzaamheid de aanwezigheid van voldoende procesmatige kennis van en ervaring met het verduurzamen van de bedrijfsvoering de aanwezigheid van een stappenplan of plan van aanpak. Echter dit gold nog steeds slechts voor 33% van hen de aanwezigheid van draagvlak door de gehele organisatie heen, van de politiek tot aan de medewerkers de aanwezigheid van leiderschap, budget, tijd en coördinatie en sturing een voldoende duidelijke motivatie of business case voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering

Wanneer gekeken wordt naar de aanwezigheid van ondersteuning bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering, dan ervaren respondenten die ondersteuning hebben gehad bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering bovenstaande beweringen eveneens positiever. Opvallend is dat gemeenten waarbij budget is vrijgemaakt voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering, waar evenredig aandacht aan milieu en sociale aspecten wordt geschonken of die externe ondersteuning hebben gehad, geneigd zijn deze en andere stellingen positiever te beantwoorden.

26


3.3. Resultaten onderzoeksvraag 2 – ondersteuningbehoeften Nederlandse gemeenten Onderzoeksvraag 2 luidde: Welke ondersteuningsbehoeften hebben de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse gemeenten om de (in kaart gebrachte en reeds bekende) knelpunten, rond MVO-stimulering, de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering en duurzaam inkopen, op te lossen èn de succesfactoren uit te nutten? In deze sectie zullen de resultaten met betrekking tot de ondersteuningsbehoefte bij MVO-stimulering, verduurzaming van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen gepresenteerd worden. In de vorige sectie is duurzaam inkopen niet aan bod gekomen, omdat uit een eerder onderzoek de knelpunten en succesfactoren 9 met betrekking tot duurzaam inkopen reeds bekend zijn bij AgentschapNL.

3.3.1 Ondersteuning bij MVO-stimulering Uit de enquête blijkt 73% van de respondenten behoefte te hebben aan ondersteuning bij MVO-stimulering (n=97). Hierbij is geen onderscheid te maken naar de grootte van de gemeente noch naar het feit of de gemeente reeds een duurzaamheids- of MVO-stimuleringsbeleid heeft. De ondersteuningsbehoefte geldt over de hele linie Hieronder is een overzicht te vinden van de aspecten waarop de respondenten de meeste behoefte hebben aan ondersteuning als het MVO-stimulering betreft. Behoefte ondersteuning bij MVO-stimulering door… Praktische toolkits Goede voorbeelden Inzicht in verschillende manieren MVO-stimulering Inzicht in recente MVO-ontwikkelingen Informatie over MVO-implementatie Informatie over MVO-stimulering

% 69% 62% 59% 52% 51% 51%

Tabel 7. Behoeften respondenten bij ondersteuning MVO-stimulering (n=97)10

Duidelijk wordt dat men met name op zoek is naar praktische manieren en voorbeelden die direct gebruikt of overgenomen kunnen worden in de eigen organisatie. Daarnaast heeft men behoefte aan informatie over de procesmatige kant van het integreren van MVO in een organisatie. Naast de inhoudelijke aspecten is gevraagd in welke vorm de respondenten ondersteund willen worden en door wie. De voorkeur blijkt uit te gaan naar regionale ondersteuning, gezamenlijk met andere gemeenten of binnen bestaande samenwerkingsverbanden of individuele ondersteuning. Voorkeur vorm van ondersteuning Regionale of provinciale ondersteuning

% 78%

Individuele ondersteuning

43%

Nationale ondersteuning

13%

Tabel 8. Voorkeur respondenten voor geografische scope ondersteuning bij MVO-stimulering (n=76)

Wanneer de respondenten aan moeten geven door wie zij bij voorkeur ondersteund worden, dan blijkt de voorkeur uit te gaan naar Agentschap NL. In de interviews is nader ingegaan op de vorm van ondersteuning. 9

Zie bijlage 1 voor de door AgentschapNL geïnventariseerde succesfactoren en knelpunten bij duurzaam inkopen Zie bijlage 7 voor een volledig overzicht van de ondersteuningsbehoeften van de respondenten bij MVO-stimulering

10

27


Voorkeur ondersteuning door…

%

Ondersteuning door AgentschapNL

58%

Ondersteuning door externe adviseur

21%

Ondersteuning door bestaand netwerk

14%

Ondersteuning door andere gemeente

14%

Ondersteuning door Syntens

8%

Tabel 9. Voorkeur voor ondersteuning door verschillende partijen bij MVO-stimulering (n=76)

3.3.2 Ondersteuning bij een duurzame bedrijfsvoering Uit het onderzoek blijkt 79% van de respondenten behoefte te hebben aan ondersteuning bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering (n=101). Hierbij wordt duidelijk dat de kleinste gemeenten (<10.000 inwoners) beduidend minder behoefte hebben aan ondersteuning dan de gemeenten met meer dan 10.000 inwoners. Er is geen onderscheid te maken naar gemeente die wel of niet een duurzaamheidsbeleid of beleid voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering hebben. Onderstaand is een overzicht te vinden van de aspecten waarop de respondenten de meeste behoefte hebben aan ondersteuning op het gebied van het verduurzamen van de bedrijfsvoering. Behoefte ondersteuning bij verduurzamen bedrijfsvoering door … Praktische tools Goede voorbeelden Stappenplan Inzicht in recente ontwikkelingen Monitoringsinstrument Kennis over verduurzamen bedrijfsvoering

% 70% 70% 62% 54% 53% 51%

Tabel 10. Behoeften respondenten bij ondersteuning verduurzamen bedrijfsvoering (n=79)11

Uit bovenstaande tabel is af te leiden dat praktisch toepasbare informatie gewenst is, alsmede meer algemene informatie over het verduurzamen van de bedrijfsvoering aangevuld met een concreet instrument om resultaten te monitoren. Wanneer gekeken wordt naar de voorkeur in termen van de vorm van ondersteuning dan blijkt dat de voorkeur uitgaat naar regionale of individuele ondersteuning bij voorkeur door AgentschapNL. Voorkeur vorm van ondersteuning Regionale of provinciale ondersteuning

% 70%


57%


17%

Tabel 11. Voorkeur respondenten voor geografische scope ondersteuning bij verduurzamen bedrijfsvoering (n=81)

11

Zie bijlage 8 voor een volledig overzicht van de ondersteuningsbehoeften van de respondenten bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering.

28


Voorkeur ondersteuning door…

%


56%

Ondersteuning door extern adviseur

21%


12%


11%


4%

Tabel 12. Voorkeur voor ondersteuning door verschillende partijen bij verduurzamen bedrijfsvoering (n=81)

3.3.3 Ondersteuning bij duurzaam inkopen Uit het onderzoek blijkt dat 74% van de respondenten heeft aangegeven behoefte te hebben aan ondersteuning bij duurzaam inkopen. Hierbij is geen onderscheid te maken naar de grootte van de gemeente noch naar het feit of de gemeente reeds een duurzaamheidsbeleid heeft. Wel heeft 84% van de respondenten die reeds een duurzaam inkoopbeleid hebben, behoefte aan ondersteuning. Los van de dilemma’s die reeds bekend zijn bij Agentschap NL, is onderstaand een overzicht te vinden van de aspecten waarop de respondenten behoefte hebben aan ondersteuning als het duurzaam inkopen betreft. Behoefte ondersteuning bij duurzaam inkopen door… Praktische, direct inzetbare toolkits Monitoringsinstrumenten om voortgang duurzaam inkopen te meten Goede voorbeelden van andere gemeenten Inzicht in meest recente ontwikkelingen Ondersteuning bij controle op de daadwerkelijk gerealiseerde duurzaamheid van de inkopen

% 67% 67% 61% 55% 50%

Tabel 13. Behoeften respondenten bij ondersteuning duurzaam inkopen (n=66)12

De ondersteuningsbehoeften op het gebied van duurzaam inkopen zijn in grote lijnen gelijk aan die voor MVOstimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering. In de twee onderstaande overzichten wordt duidelijk dat respondenten bij voorkeur regionaal of provinciaal ondersteund worden door Agentschap NL. Voorkeur vorm van ondersteuning Regionale of provinciale ondersteuning

% 70%


51%


17%

Tabel 14. Voorkeur respondenten voor geografische scope ondersteuning bij duurzaam inkopen (n=83)

Ook de voorkeur van respondenten voor de geografische scope van de ondersteuning is voor duurzaam inkopen, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en MVO-stimulering gelijk. Voorkeur ondersteuning door…

%


53%

Ondersteuning door extern adviseur

21%


8%


4%


1%

Tabel 15. Voorkeur voor ondersteuning door verschillende partijen bij duurzaam inkopen (n=83)

12

Zie bijlage 9 voor een volledig overzicht van de ondersteuningsbehoeften van de respondenten bij duurzaam inkopen..

29


4. Verdieping resultaten enquête Op basis van de resultaten uit de enquête zijn met 8 gemeenten verdiepende interviews gehouden en is er een 13 bijeenkomst geweest om de resultaten van de enquête te bespreken. Van de 30 gemeenten die via de enquête hebben aangegeven bereid te zijn mee te werken aan het onderzoek, zijn acht gemeenten geselecteerd. Hierbij is voor zover mogelijk rekening gehouden met de grootte en antwoorden van de respondenten. Vier van de acht interviews zijn vooraf aan de intervisiebijeenkomst met de opdrachtgevers van Agentschap NL, enkele gemeenten en anderen geïnteresseerden gehouden. Het doel van deze bijeenkomst was het bespreken van de resultaten en het zoeken naar oplossingen voor het overkomen van knelpunten, alsmede een brainstorm voor een mogelijk programma vanuit Agentschap NL. Na deze bijeenkomst hebben wederom vier interviews plaatsgevonden om de resultaten nog verder uit te diepen.

4.1 Interviews De interviews zijn semigestructureerd opgezet. Op basis van de resultaten van de enquête bleek het noodzakelijk in de interviews met name de verdieping te zoeken op de volgende aspecten. MVO-stimulering • Politieke en ambtelijke prioriteiten voor MVO-stimulering – zijn deze aanwezig en identiek? • Doelgroep van MVO-stimulering – hoe wordt deze bepaald? • Bedrijfscontactfunctionaris – wat is de rol van de bedrijfscontactfunctionaris bij MVO-stimulering? • Knelpunten en succesfactoren – welke knelpunten en succesfactoren ervaart u en (hoe) kunt u geholpen worden bij het oplossen van de knelpunten? • Ondersteuning – hoe en waarbij wilt u ondersteund worden en op wie moet de ondersteuning gericht zijn? Verduurzaming bedrijfsvoering • Primaire focus – ligt de primaire focus op milieuaspecten? Zo ja, waarom? • Sociale speerpunten – adresseert u sociale aspecten? Zo ja, welke? • Knelpunten en succesfactoren – welke knelpunten en succesfactoren ervaart u en (hoe) kunt u geholpen worden bij het oplossen van de knelpunten? • Ondersteuning – hoe en waarbij wilt u ondersteund worden en op wie moet de ondersteuning gericht zijn? Duurzaam inkopen • Communicatie – (hoe) communiceert uw gemeente de duurzaam inkopen doelstellingen intern en extern? • Monitoring – (hoe) monitort u de doelstellingen van duurzaam inkopen? • Ondersteuning – hoe en waarbij wilt u ondersteund worden en op wie moet de ondersteuning gericht zijn?

Onderstaand worden de algemene resultaten van de verdiepende interviews op de verschillende onderwerpen kort toegelicht.

4.1.1 MVO-stimulering Over het algemeen kan er gesteld worden dat, ondanks het feit dat een beperkt aantal gemeenten een beleid heeft voor het stimuleren van MVO onder het lokale bedrijfsleven, er bij iedere gemeente wel initiatieven en activiteiten geïnitieerd worden die onder MVO-stimulering geschaard kunnen worden – vaak als uitbreiding op,

13

Zie bijlage 4 en 5 voor een overzicht van de geïnterviewde gemeenten en de aanwezigen bij de bijeenkomst.

30


dan wel onderdeel van het milieubeleid. Uit de interviews bleek echter dat de meeste initiatieven zich niet per definitie richten op MVO als geheel, maar eerder op deelaspecten van MVO, zoals het aanbieden van een energiescan, afspraken maken over Green Key-certificering, stimulering van groene daken et cetera. Het feit dat de meeste geïnterviewde gemeenten geen beleid hebben voor MVO-stimulering komt voort uit a) de beperkte of het ontbreken van politieke prioriteit voor het onderwerp, b) het feit dat men zich in eerste instantie richt op het verduurzamen van de eigen organisatie, of c) dat het onderwerp nog in de kinderschoenen staat en veelal ongestructureerd en ad hoc plaats vindt, maar wel opgepakt zal of moet gaan worden. Daarnaast geldt voor sommige gemeenten dat hoewel de lokale en landelijke politiek het onderwerp belangrijk vindt, dit niet altijd door de ambtelijke organisatie zo gezien en uitgevoerd wordt. De doelgroep van MVO-stimulering is in sommige gevallen duidelijk benoemd. Dan gaat het met name om een bepaalde branche, een bedrijventerrein, MVO-koplopers of MKB-bedrijven. Wanneer de doelgroep van MVOstimulering zich laat definiëren als ‘willekeurige bedrijven’, blijkt dit vaak voort te komen uit het feit dat dit gebaseerd is op activiteiten die moeilijk op een enkele doelgroep te richten zijn, zoals het organiseren van een congres, het stimuleren van duurzaam bouwen bij nieuwbouw of het aanbieden van een energiescan. ‘MVOachterblijvers’ worden vaak niet als doelgroep van MVO-stimulering gezien, omdat het onbekend is wie in deze groep zitten, maar ook omdat de meeste gemeenten met name een facilitator willen zijn en daardoor niet altijd actief bepaalde groepen benaderen. De bedrijfscontactfunctionaris speelt in de meeste gevallen geen directe rol in het stimuleren van MVO. Wel wordt erkend dat deze persoon ook een rol zou moeten spelen, maar aangezien MVO-stimulering veelal nog in de kinderschoenen staat, wordt deze persoon niet betrokken. De belangrijkste succesfactoren die door de gemeenten herkend worden zijn, in willekeurige volgorde: • De business case van MVO benadrukken • Op specifieke bedrijven of branches richten • Samenwerken met ondernemersverenigingen, Kamer van Koophandel of andere partners • Enthousiasme van medewerkers • Inspelen op en rekening houden met de behoeften van het bedrijfsleven • Aansluiten bij de initiatieven die al lopen • Ondernemers inzetten om andere ondernemers te overtuigen Als gevraagd wordt naar de knelpunten rond MVO-stimulering, dan komen de volgende aspecten naar voren: • Onbekendheid met MVO bij het bedrijfsleven (geitenwollensokkenimago)

• • • •

Beperkt budget en tijd Politieke en ambtelijke onbekendheid en beperkte prioriteit Moeilijk toegang tot het bedrijfsleven, mede ingegeven door de diversiteit van bedrijfsleven (“te gedifferentieerd om alles aan te pakken/iedereen aan te spreken”) Vrijwilligheid van MVO maakt het moeilijk MVO te verplichten en op die manier het bedrijfsleven aan te spreken

Ten slotte is gevraagd naar de ondersteuningsbehoeften van de gemeenten en hieruit bleek dat zij met name voorzien willen worden van inspirerende, makkelijk te ‘kopiëren’ voorbeelden, inzicht in mogelijke manieren van MVO-stimulering (“hoe is dit aan te pakken?”), informatie over subsidies, financiële ondersteuning, politieke agendasetting en methoden om medewerkers, maar ook bedrijven te betrekken en te enthousiasmeren. Daarbij worden de gemeenten idealiter individueel of in bestaande regionale verbanden ondersteund, maar ook zien zij toegevoegde waarde in het uitwisselen van ervaringen met andere gemeenten (1-op-1 en in groepsverband). Daarnaast kan algemene informatievoorziening centraal opgezet worden, zolang maar duidelijk is wie het aanspreekpunt is als men meer wil weten. Voor alle gemeenten gold dat de 31


ondersteuning direct gericht dient te zijn op de medewerkers die verantwoordelijk en betrokken zijn bij MVOstimulering. Zij kunnen het vervolgens binnen de eigen organisatie verspreiden.

4.1.2 Duurzame bedrijfsvoering Een deel van de gemeenten was van mening dat een duurzame bedrijfsvoering primair duurzaam inkopen beslaat, mede vanwege het feit dat onderwerpen als afval, energie en duurzame ICT ten dele ook worden ingekocht. De focus op duurzaam inkopen, maar ook met name energie komen voort uit landelijke afspraken rondom klimaatbeleid en duurzaam inkopen. Daarnaast is niet bij alle gemeenten duidelijk welke sociale aspecten onderdeel zijn van een duurzame bedrijfsvoering. Wanneer gemeenten zich bezighouden met sociale aspecten dan betreft het veelal ‘het nieuwe werken’ en het bewustzijn en handelen van medewerkers rond duurzaamheid vergroten. De belangrijkste succesfactoren die door de gemeenten erkend worden zijn, in willekeurige volgorde: • De aanwezigheid van politieke en ambtelijke prioriteit • Intern netwerken • Focussen op enthousiaste medewerkers • Top-down en bottom-up dienen parallel te verlopen • Verbouwingen bieden kansen om ‘extra’ te verduurzamen Als gevraagd wordt naar de knelpunten rond het verduurzamen van de bedrijfsvoering, dan komen de volgende aspecten naar voren: • Het ontbreken van een overkoepelende visie en beleid • Lage politieke prioriteit • Geringe sturing vanuit management • Beperkt intern draagvlak (“medewerkers moeten zich anders gaan gedragen”) • Beperkte tijd en geld Als gekeken wordt naar de gebieden waarop de gemeenten ondersteund willen worden, dan varieert dat van landelijke afspraken over het verduurzamen van de bedrijfsvoering tot praktische tips en best practices en van het creëren van bewustwording bij medewerkers tot informatie over sturing op duurzaamheid. Daarnaast is er behoefte aan een duidelijk stappenplan over hoe het verduurzamen aan te pakken. De ondersteuning dient primair gericht te zijn op de direct betrokkenen en verantwoordelijken en vindt idealiter individueel plaats, dan wel door ondersteuning van bestaande samenwerkingsverbanden. Ten slotte zou een overzicht van de gemeentefunctionarissen die zich bezighouden met duurzaamheid (een ‘who-is-who’) om informatie en ervaring uit te wisselen, een waardevolle toevoeging zijn. Hiermee wordt een overzicht of database bedoeld waarin gemeentefunctionarissen te vinden zijn die zich met bepaalde aspecten van duurzaamheid binnen de gemeente bezig houden. Met dit inzicht kunnen gemeentefunctionarissen contact met elkaar opnemen om kennis en ervaring uit te wisselen.

4.1.3 Duurzaam inkopen Inhoudelijk gezien zijn de criteria rond duurzaam inkopen, opgesteld en gecommuniceerd door AgentschapNL duidelijk, maar lopen de meningen uit een als men kijkt naar het ambitieniveau van de criteria. Sommige gemeenten vinden de criteria die opgesteld zijn door AgentschapNL niet ambitieus of krachtig genoeg; anderen zijn juist tevreden met de praktische toepasbaarheid van de criteria. Als gekeken wordt naar de doelstelling om 100% duurzaam in te kopen, dan blijken de meeste gemeenten moeite te hebben dit percentage te monitoren. Dit komt enerzijds voort uit het feit dat decentrale inkoop controle moeilijker maakt, maar ook het feit dat het 32


reguliere inkoopproces bij sommige gemeenten nog geoptimaliseerd dient te worden, maakt de integratie van duurzaam inkopen hierin lastig. De communicatie over duurzaam inkopen, zowel intern als extern, verschilt sterk per gemeente. Sommige gemeenten hebben reeds hun leveranciers ingelicht over het feit dat ze in de toekomst met duurzaamheidseisen geconfronteerd gaan worden, terwijl voor sommigen het niet duidelijk is wie de leveranciers zijn. Qua interne communicatie zijn binnen de meeste gemeenten workshops georganiseerd voor de medewerkers die betrokken zijn bij inkopen, zodat zij weten dat duurzaam inkopen belangrijk is, maar ook hoe ze dit moeten doen of waar ze terecht kunnen voor vragen. Kennisdeling met andere gemeenten staat centraal in de ondersteuningsbehoefte van de meeste gemeenten. Daarnaast zouden zij graag ondersteund worden bij het monitoren van hun prestaties en de verankering van duurzaam inkopen in de organisatie. Ten slotte is het wenselijk dat bedrijven door een onafhankelijke partij ingelicht worden over duurzaam inkopen. In vergelijking met MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering, zijn relatief veel gemeenten door een adviseur ondersteund. In de regel is dit goed bevallen en toekomstige ondersteuning kan wat dat betreft zowel vanuit AgentschapNL als een externe adviseur komen.

4.2 Intervisiebijeenkomst De intervisiebijeenkomst had tot doel de resultaten te bespreken, knelpunten en succesfactoren te inventariseren, te zoeken naar oplossingen voor het oplossen van de knelpunten, alsmede een brainstorm voor een mogelijk programma/initiatief vanuit Agentschap NL. Hoofdzakelijk is er gesproken over de succesfactoren en knelpunten van MVO-stimulering van het lokale bedrijfsleven van gemeenten en de duurzame bedrijfsvoering van de gemeente zelf. Daarnaast is er een begin gemaakt met een schets van de behoefte van ondersteuning van gemeenten. Voordat hieronder de belangrijkste succesfactoren en knelpunten voor MVO-stimulering en een duurzame bedrijfsvoering geschetst worden, worden twee discussies uit de bijeenkomst kort aangestipt. In de eerste plaats is er in de ogen van grote gemeenten een verschil tussen grote en kleine gemeenten wat het invullen van de enquête heeft bemoeilijkt, omdat deze zo generiek mogelijk is opgesteld. Er wordt geadviseerd in de toekomst verschillende enquêtes te ontwikkelen voor gemeenten van verschillende grootte. In de tweede plaats is duidelijk aangegeven dat het ambitieniveau van de duurzaam inkoopcriteria weinig ambitieus is. Dit maakt het voor het bedrijfsleven dan ook lastig om zichzelf te onderscheiden op duurzaamheid wanneer een gemeente slechts de minimumcriteria hanteert. De aanwezigen van AgentschapNL hebben aangegeven bekend te zijn met deze mening, maar de insteek van duurzaam inkopen is altijd geweest een minimum drempel op te werpen, niet om de lat zo hoog mogelijk te leggen. Met de deelnemers aan de bijeenkomst zijn de succesfactoren en knelpunten rondom MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering geïnventariseerd. Hierna zijn mogelijkheden voor een ondersteunend programma vanuit AgentschapNL besproken. In het onderstaande overzicht is de opbrengst opgesomd. Geïdentificeerde succesfactoren voor MVO-stimulering • • • • •

Zowel aanbod- als vraaggestuurd aanbieden van MVO-activiteiten Mobiliseren van aanwezige (lokale) MVO-ambassadeurs, bijv. uit ondernemersnetwerken Bedrijven de MVO-ervaringen laten horen vanuit andere bedrijven uit de stad of regio Lokale netwerken ontwikkelen Upgraden van handhavers (niet zozeer tot adviseurs, maar wel informeerders) plus op basis van andere criteria beoordelen van resultaat (niet alleen handhaving) 33


• • • • • •

Vormen van zelfregulering gebruiken om bedrijven te stimuleren Ruimte binnen opdracht van bedrijfscontactfunctionarissen (en anderen die in de gelegenheid zijn MVO onder de aandacht te brengen) creëren Informele contacten binnen de gemeentelijke organisatie inzetten om uiteindelijk het formele traject (beleid) te beïnvloeden Nodig bedrijven uit om mee te doen (bijv. aan een denktank) en vraag iets van hen. Erken dat zij belangrijk zijn voor de gemeente Maak MVO belangrijk voor bedrijven (business case) en breng het dicht bij hen (ook in termen van thematiek) Interne aandacht voor duurzaamheid bevordert externe duurzaamheid

Geïdentificeerde knelpunten MVO-stimulering • • •

Geen opdracht of mandaat vanuit de politiek Geen tijd Geen goede interpretatie van MVO bij bedrijven

Na MVO-stimulering is het verduurzamen van de bedrijfsvoering besproken. Hieruit kwamen onderstaande succesfactoren en knelpunten naar voren. Geïdentificeerde succesfactoren voor bedrijfsvoering • • •

Integrale benadering van duurzaamheid (integraal werken) Door de gehele organisatie initiatieven in gang zetten Intern netwerken mobiliseren: ambassadeurs en collega’s die ontvankelijk zijn voor MVO zoeken

Geïdentificeerde knelpunten voor verduurzaming bedrijfsvoering • •

Niet integraal werken/denken (eigen aan de gemeentelijke organisatie) Niet sluiten van beleidscyclus (niet in staat om te monitoren)

Behoeften aan en suggesties voor ondersteuning • • • •

•

Massa/’meer fte’ creëren door het opzetten van een ambassadeursnetwerk en regionale/intergemeentelijke samenwerking Rol voor provincies in het mogelijk maken van intergemeentelijke samenwerking Creëren van een netwerk van/door en voor gemeenten waarin expertise en ervaring gedeeld kan worden, bijv. over interne veranderprocessen Een overzicht van gemeentefunctionarissen die met duurzaamheid te maken hebben (‘Who-is-who?’) maken zodat gemeenten op diverse relevante thema’s expertise en ervaring kunnen uitwisselen door de juiste personen op te sporen. Ook een overzicht van bestaande netwerken (landelijk en regionaal) kan bijdragen aan het uitwisselen van ervaring en kennis Mogelijkheden onderzoeken op ‘top-down’ initiatieven te starten waardoor druk ontstaat op gemeenten om bezig te gaan met MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering (vgl. duurzaam inkopen)

34


5. Conclusies en aanbevelingen In deze sectie worden, op basis van de onderzoeksresultaten, de interviews en de intervisiebijeenkomst, de belangrijkste conclusies per onderzoeksvraag besproken. De resultaten uit het onderzoek, de interviews en de intervisiebijeenkomst versterken elkaar. Vervolgens worden op basis van de conclusies concrete aanbevelingen gedaan voor een mogelijke opvolging van de onderzoeksresultaten door AgentschapNL.

5.1 Conclusies onderzoeksvraag 1 – knelpunten en succesfactoren Onderzoeksvraag 1 luidde als volgt: Wat zijn de knelpunten en succesfactoren die de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse gemeenten ervaren als het gaat om MVO-stimulering en de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering? De knelpunten en succesfactoren kunnen verdeeld worden in twee categorieën, te weten inhoud en proces. Inhoudelijke knelpunten en succesfactoren hebben te maken met hetgeen waar MVO-stimulering en een duurzame bedrijfsvoering over gaan (bijvoorbeeld intern energiemanagement, werknemersvrijwilligerswerk, maar ook de methoden om het bedrijfsleven te stimuleren). De procesmatige knelpunten en succesfactoren hebben betrekking op het intern borgen en organiseren van duurzaamheid, alsmede het verkrijgen van draagvlak en enthousiasme bij collega’s, managers en politiek. Onderstaand zullen deze twee aspecten apart uitgelicht worden.

5.1.1 Inhoudelijke succesfactoren en knelpunten MVO-stimulering en verduurzamen bedrijfsvoering MVO-stimulering: Het onderwerp MVO-stimulering is voor de gemeenten een duidelijk afgebakend onderwerp wat veelal nog in de kinderschoenen staat. Enerzijds komt dit voort uit het gebrek aan politieke prioriteit voor dit onderwerp en anderzijds omdat gemeenten dit pas recentelijk onderdeel hebben gemaakt van hun takenpakket – veelal op een vrijwillige basis. Voor MVO-stimulering zijn de volgende succesfactoren te identificeren:

Toegang tot het bedrijfsleven: een goede toegang tot het bedrijfsleven is belangrijk voor het welslagen van MVO-stimulering. Daarom worden vaak de bedrijven benaderd die bij de gemeente al bekend zijn en waar goede contacten mee zijn. Deze bedrijven zijn vervolgens het gezicht naar de andere ondernemers in de gemeente met het doel hen ook te betrekken (zie volgende succesfactor).

Gebruik de ondernemer: de beste partij om een ondernemer aan te spreken op MVO, is een andere ondernemer. De gemeente is niet altijd een geloofwaardige of interessante partij voor ondernemers om het gesprek over MVO aan te gaan. Het kan daarom verstandig zijn om ‘de boodschap’ door andere ondernemers te laten vertellen, waarbij zij ook duidelijk maken waarom zij met MVO aan de slag zijn gegaan (zie volgende succesfactor).

Business case MVO: richting het bedrijfsleven is het belangrijk om het commerciële voordeel van MVO uit te dragen en daarmee het bedrijfsleven aan te spreken. Oftewel, voor de ondernemers de vraag: “what’s in it for me?” te beantwoorden.

Samenwerking: veel gemeenten werken samen met andere partijen om MVO onder de aandacht van ondernemers te brengen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ondernemersverenigingen, Kamer van

35


Koophandel of banken. In een dergelijke samenwerking heeft de gemeente regelmatig een faciliterende rol en betrekt de partner het bedrijfsleven erbij.

Kennis van MVO en MVO-stimulering: de gemeentefunctionarissen moeten inhoudelijk goed op de hoogte zijn van MVO en weten op welke manieren zij MVO kunnen stimuleren. Uit de interviews blijkt het belangrijk te zijn om dezelfde taal te spreken als de ondernemers en te weten wat MVO voor hen betekent of kan betekenen.

Aanwezigheid MVO-stimuleringsbeleid: respondenten die een MVO-stimuleringsbeleid hebben, waren in de regel positiever over draagvlak vanuit de politieke en ambtelijke top en over de aanwezigheid van leiderschap, coördinatie en sturing.

Branchegerichte aanpak: uit de interviews en de intervisiebijeenkomst kwam naar voren dat het specifiek richten op een bepaalde branche de kansen op succes vergroot. Immers, hierdoor kan de gemeente zich ‘specialiseren’ in die MVO-issues die in een bepaalde branche spelen en hier op inspelen. Het nadeel van deze aanpak is dat de kans bestaat dat de bedrijven niet willen samenwerken met concurrentiële partijen.

Vanuit behoeften werken: ongericht initiatieven in gang zetten en communiceren over MVO in de hoop bedrijven aan te spreken, is niet altijd succesvol gebleken. Juist het gesprek aangaan met het bedrijfsleven en inventariseren waar zij behoefte aan hebben – hoe zij ondersteund kunnen of willen worden – zorgt voor een goede aansluiting bij de belevingswereld van het bedrijf.

Aansluiting zoeken: als gemeente is het niet altijd noodzakelijk opnieuw het wiel uit te vinden. Daar waar al MVO-initiatieven in gang gezet worden, zowel publiek als privaat, kan een gemeente goed aansluiten en, wanneer dit binnen haar mogelijkheden ligt, aanvullende ondersteuning bieden.

Uiteraard leidt het ‘omkeren’ van succesfactoren tot knelpunten, maar in het onderzoek zijn de onderstaande aspecten expliciet als knelpunten geïdentificeerd:

Onbekendheid bedrijven met MVO: ‘onbekend maakt onbemind’, dit gaat zeker op wanneer MVO geagendeerd wordt door de gemeente. Bedrijven die onbekend zijn met MVO of vinden dat MVO een ‘geitenwollensokkenimago’ heeft, zijn minder snel geneigd dit op te pakken wanneer ze hier door de gemeente op worden gewezen.

Diversiteit van het bedrijfsleven: binnen het gemeentelijk gebied vindt in de regel een grote verscheidenheid aan bedrijfsactiviteiten plaats. Dit maakt het voor gemeenten minder inzichtelijk op wie zij zich kan of zou moeten richten – wie bijvoorbeeld de koplopers of juist achterlopers zijn.

MVO is vrijwillig: het feit dat MVO bovenwettelijk is en daarmee niet af te dwingen, maakt dat sommige bedrijven niet bereid zijn hierin te investeren of aandacht aan te besteden.

Duurzame bedrijfsvoering In het kader van het verduurzamen van de bedrijfsvoering is er slechts één expliciet, inhoudelijk knelpunt naar voren gekomen, te weten het gebrek aan kennis over een duurzame bedrijfsvoering. Het is niet altijd bekend wat een duurzame bedrijfsvoering wel en niet behelst. Daarbij blijkt het met name lastig om de sociale aspecten van een duurzame bedrijfsvoering te duiden. De belangrijkste hindernissen liggen echter in het interne proces om een duurzame bedrijfsvoering te realiseren (zie volgende paragraaf). Ten slotte kwam duidelijk naar voren dat een deels inhoudelijke succesfactor ligt in vernieuwingen binnen de gemeentelijke organisatie. Als dingen anders gaan, dan is dat hét moment om te verduurzamen, denk bijvoorbeeld aan nieuwbouw of verbouwingen. Op deze momenten ligt er een uitgelegen kans om duurzaamheid mee te nemen.

36


5.1.2 Procesmatige succesfactoren en knelpunten MVO-stimulering en verduurzamen bedrijfsvoering Daar waar gemeenten bij MVO-stimulering veelal te maken krijgen met inhoudelijke èn procesmatige knelpunten, geldt voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering dat er met name interne procesmatige uitdagingen en kansen liggen. MVO-stimulering en duurzame bedrijfsvoering Allereerst worden de procesmatige succesfactoren behandeld die zowel gelden voor MVO-stimulering als voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering:

Politieke en ambtelijke prioriteit/draagvlak: de aanwezigheid van mandaat vanuit zowel de politieke als ambtelijke top, zorgt voor legitimiteit om aandacht te besteden aan MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering.

Leiderschap: een succesfactor gerelateerd aan de vorige succesfactor is leiderschap. Het is van belang dat iemand binnen de organisatie duidelijk verantwoordelijkheid neemt voor duurzaamheid, het onderwerp intern op de kaart zet en mensen aanspreekt of aan kan spreken op hun bijdrage.

Externe ondersteuning: in de regel waren de respondenten tevreden over de externe ondersteuning door AgentschapNL en externe adviseurs en heeft het hen op weg geholpen om het onderwerp zelf verder op te pakken.

Enthousiasme van medewerkers: wanneer meerdere medewerkers enthousiast zijn en bereid een bijdrage te leveren aan MVO-stimulering of het verduurzamen van de bedrijfsvoering, worden ambities makkelijker gerealiseerd. Wanneer slechts een enkeling zich inzet, worden er slechts kleine stappen gezet. Als het een breed gedragen onderwerp is, dan komt het op meer plaatsen in de organisatie terug waardoor er meer en sneller ‘meters worden gemaakt’. Ook gaat het hier over volhardendheid. Medewerkers die enthousiast zijn en echt iets voor elkaar willen krijgen, komen in de regel ook daadwerkelijk een stap verder.

Intern netwerken: in het verlengde van de vorige succesfactor blijkt het effectief te zijn om medewerkers op een informele manier bij MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering te betrekken. Op deze manier treedt er als het ware een olievlekwerking op, die zorgt voor een bredere verankering in de organisatie.

Top-down en bottom-up: idealiter zijn MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering voor de politiek een prioritair onderwerp waar medewerkers enthousiast over zijn. Wanneer zowel in de top van de organisatie als bij het middenmanagement en de medewerkers de bereidheid bestaat te investeren, dan is de kans op succes groter. Deze drie lagen binnen de organisatie met elkaar oplijnen, is echter een grote uitdaging.

Wederom zijn ‘omgekeerde’ succesfactoren te identificeren als knelpunten, maar hieronder worden enkele separaat besproken, omdat ze expliciet uit het onderzoek naar voren komen.

Tijd en budget: wanneer een van deze aspecten of beide niet aanwezig zijn, hebben medewerkers een beperkt mandaat om met MVO-stimulering of het verduurzamen van de bedrijfsvoering aan de slag te gaan. Daarnaast rust een initiatief in dit geval in grote mate op vrijwilligheid wat het vervolgens minder toekomstbestendig en effectief maakt.

Politieke en ambtelijke onbekendheid en beperkte prioriteit: medewerkers ervaren onbekendheid met of een beperkte prioriteit voor MVO-stimulering of het verduurzamen van de bedrijfsvoering als een obstakel in het realiseren van initiatieven. Zij zien hun voorstellen en acties niet erkend of 37


goedgekeurd worden, wat vervolgens intern weer afbreuk doet aan MVO-stimulering of het verduurzamen van de bedrijfsvoering en eventuele betrokkenheid van andere medewerkers.

Ontbreken van een overkoepelende visie en beleid: zonder duidelijk kader en richting voor duurzaamheid vinden initiatieven veelal ad hoc plaats en wordt de onderlinge verbanden niet gelegd. Hierdoor wordt minder efficiënt gewerkt en stranden initiatieven eerder.

Sturing vanuit management en integraal werken: MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering zijn voor vele gemeenten onderwerpen die niet bij één afdeling belegd kunnen worden. Integraal werken is dan ook gewenst voor effectieve MVO-stimulering en verduurzaming van de bedrijfsvoering. Dit vraagt echter wel van het management dat zij alle betrokkenen ’afrekent’ op en/of beloont voor hun duurzaamheidsprestaties. Beide vinden echter nog zeer beperkt plaats.

Intern draagvlak: het verduurzamen van de activiteiten van een gemeente kan niet vanuit één of enkele personen komen. Daarom is het van belang om intern draagvlak en enthousiasme bij management en medewerkers te creëren en feitelijk een (beperkte) gedragsverandering in gang te zetten. Dit vergt echter een lange adem en grote (tijds)investering, iets waar niet bij alle gemeenten aandacht, budget of tijd voor is.

Duurzame bedrijfsvoering Alle procesmatige succesfactoren hebben betrekking op zowel MVO-stimulering als het verduurzamen van de bedrijfsvoering. Voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering kwam uit het onderzoek echter nog een apart knelpunt naar voren.

Stappenplan/plan van aanpak: bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering ontbreekt het regelmatig aan een plan van aanpak of een procesmatig stappenplan. Doordat medewerkers niet duidelijk hebben welke aspecten en (tijdsgebonden) activiteiten onder het verduurzamen van de bedrijfsvoering vallen, is het vaak onduidelijk welke kant het initiatief op gaat en kan niemand afgerekend worden op het resultaat.

5.2 Conclusies onderzoeksvraag 2 – ondersteuningsbehoeften Nederlandse gemeenten Onderzoeksvraag 2 luidde als volgt: Welke ondersteuningsbehoeften hebben de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse gemeenten om de (in kaart gebrachte en reeds bekende) knelpunten, rond MVO-stimulering, de verduurzaming van de eigen 14 bedrijfsvoering en duurzaam inkopen, op te lossen èn de succesfactoren uit te nutten? Ten eerste kan geconcludeerd worden dat de deelnemers aan het onderzoek behoefte hebben aan verdere ondersteuning bij MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen. Als nader gekeken wordt naar de ondersteuning dan is deze op te delen in vier deelvragen: 1. Waarbij willen gemeenten ondersteund worden? 2. Wie moeten er binnen de organisatie ondersteund worden? 3. Op welke manier wensen gemeenten ondersteund te worden? 4. Door wie wensen gemeenten ondersteund te worden? De antwoorden op deze vier vragen worden onderstaand beantwoord. 14

De knelpunten en succesfactoren voor duurzaam inkopen zijn reeds door AgentschapNL geïnventariseerd (zie bijlage 1). Daarom waren zij geen onderdeel van onderzoeksvraag 1.

38


5.2.1 Waarbij willen gemeenten ondersteund worden? In antwoord op onderzoeksvraag 1 zijn de knelpunten en succesfactoren voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering onder verdeeld in procesmatige en inhoudelijke aspecten. Dit geldt ook voor de ondersteuningsbehoeften. Enerzijds hebben de gemeenten behoefte aan inhoudelijke informatie over bijvoorbeeld de aspecten die een duurzame bedrijfsvoering behelsen of welke methoden er zijn om MVO bij het lokale bedrijfsleven te stimuleren. Anderzijds is er ook een behoefte aan methoden om duurzaamheid intern op de kaart te zetten en te verankeren. Voor de inhoudelijke ondersteuning zijn de gemeenten met name op zoek naar informatie over de verschillende onderwerpen in de vorm van goede voorbeelden, inzicht in recente ontwikkelingen en praktische, directinzetbare toolkits. Voor de interne, procesmatige ondersteuning er behoefte aan manieren om medewerkers, management en politiek te enthousiasmeren en betrekken, instrumenten om prestaties en voortgang te monitoren en evalueren en een stappenplan voor de implementatie van een duurzame bedrijfsvoering. Momenteel vindt monitoring en evaluatie van MVOstimulering, maar ook het verduurzamen van de bedrijfsvoering of duurzaam inkopen nog niet over de volle breedte plaats. Ten slotte is aanvullend budget zeer gewenst. Naast deze algemene behoeften bestaan er ook ondersteuningsbehoeften specifiek gericht op de drie verschillende onderwerpen die in dit onderzoek centraal stonden. Deze worden onderstaand nader omschreven. MVO-stimulering De gemeenten geven aan op zoek te zijn naar inspirerende, makkelijk te ‘kopiëren’ voorbeelden van MVOstimulering, informatie over subsidies, financiële ondersteuning, politieke agendasetting en methoden om medewerkers, maar ook bedrijven te betrekken en te enthousiasmeren. Ook zien zij toegevoegde waarde in het uitwisselen van ervaringen met andere gemeenten (1-op-1 en in groepsverband). Verduurzaming bedrijfsvoering Bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering variëren de ondersteuningsbehoeften van landelijke afspraken over het verduurzamen van de bedrijfsvoering tot praktische tips en best practices en van het creëren van bewustwording bij medewerkers, management en politiek tot informatie over sturing op het verduurzamen van de bedrijfsvoering. Ten slotte zou een overzicht van gemeentefunctionarissen die zich met het verduurzamen van de bedrijfsvoering bezig houden een waardevolle toevoeging zijn, omdat men dan onderling informatie en ervaring uit kan wisselen. Duurzaam inkopen Leren van en inzicht in de kennis en ervaringen van andere gemeenten staat centraal in de ondersteuningsbehoefte van de meeste gemeenten bij duurzaam inkopen. Daarnaast zouden zij graag ondersteund worden bij het monitoren van hun prestaties en de verankering van duurzaam inkopen in de organisatie.

5.2.2 Wie moeten er binnen de organisatie ondersteund worden? Het antwoord dat op bovenstaade vraag naar voren kwam in de interviews was eenduidig: de verantwoordelijke medewerkers. Het is niet wenselijk dat de organisatie vanuit allerlei kanten benaderd en ondersteund wordt bij MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen. Het

39


wordt als taak van de verantwoordelijke medewerkers gezien om de ondersteuning die aangeboden wordt op de juiste manier en op de juiste plek in de organisatie in te brengen. 5.2.3 Op welke manier wensen gemeenten ondersteund te worden? De gemeenten wensen zowel individueel als gezamenlijk ondersteund te worden, bij voorkeur in regionaal verband. De behoefte aan een individuele benadering komt voort uit het feit dat ondersteuning maatwerk is en daarmee niet voor iedere gemeente hetzelfde is. Echter, ook is aangegeven dat informatie die aangeboden wordt wel generiek kan zijn, maar dat de gemeente die toch individueel zal verkrijgen (bijvoorbeeld via een website) en daarmee van mening is individueel ondersteund te worden. De regionale ondersteuning dient er met name op gericht te zijn om ervaringen en kennis uit te wisselen. Idealiter gebeurt dit binnen bestaande samenwerkingsverbanden of netwerken en in groepsverband. In ieder geval is het wenselijk om onderlinge kennisuitwisseling regionaal of provinciaal plaats te laten vinden, zodat men elkaar later gemakkelijk op kan zoeken. Ook is het mogelijk om het 1-op-1 uitwisselen van kennis en ervaring te faciliteren door inzichtelijk te maken welke gemeente en gemeentemedwerkers zich met welke onderwerpen bezighouden. Daarnaast zijn een website of publicaties met informatie over MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen en de mogelijkheid om vragen te stellen over specifieke onderwerpen, geschikte informatie- en ondersteuningsmethoden.

5.2.4 Door wie wensen gemeenten ondersteund te worden? Bij het merendeel van de gemeenten ging de voorkeur ernaar uit om door AgentschapNL ondersteund te worden (53% - 58%). Daarnaast stond men er ook voor open om door een externe adviseur ondersteund te worden. Uit de interviews bleek dit laatste echter met name het geval was wanneer de organisatie een duidelijke opdracht of vraagstuk ingedachte heeft, zoals het opstellen van een duurzaam inkoopbeleid of het organiseren van een congres over MVO.

5.3 Aanvullende conclusies Bovenstaand zijn de conclusies met betrekking tot de antwoorden op de twee onderzoeksvragen besproken. In aanvulling op deze antwoorden zijn er nog een drie andere, opvallende resultaten uit het onderzoek naar voren gekomen. Koplopersambitie gemeenten Voor een duurzame bedrijfsvoering heeft het overgrote deel van de gemeenten de ambitie om bij de koplopers van Nederland te horen. Deze motivatie kwam voor MVO-stimulering of duurzaam inkopen zeer beperkt voor. Hier staat echter tegenover dat een minder dan de helft van de gemeenten capaciteit heeft vrijgemaakt om invulling te geven aan een duurzame bedrijfsvoering en ongeveer de helft van de gemeenten aandacht besteedt aan het verduurzamen van het gedrag van medewerkers. Het gebrek aan tijd en een beperkte mate van bewustwording onder collega’s kunnen een deel van de ondersteuningsbehoeften verklaren, aangezien de gemeentefunctionarissen (zeer) beperkt tijd hebben de ambities van de politiek waar te maken en ook niet blind er vanuit kunnen gaan dat hun collega’s zich met duurzaamheid bezighouden.

40


Beperkte aansluiting ondersteuningsbehoeften op knelpunten Gedeeltelijk bestaat er een mismatch tussen de knelpunten die gemeenten ervaren en de aangegeven ondersteuningsbehoeften zoals die uit de enquête naar voren zijn gekomen. De ondersteuningsbehoeften richten zich met name op het verkrijgen van informatie omtrent de verschillende onderwerpen, planmatige implementatie en monitoring en het uitwisselen en leren van de ervaringen van andere gemeenten. De ervaren knelpunten liggen voor een deel echter in de sfeer van beperkte politieke of ambtelijke aandacht, het ontbreken van intern enthousiasme en draagvlak en beperkt leiderschap. Voor deze laatste aspecten is het echter moeilijker om directe vormen van ondersteuning te identificeren. De enige ondersteuningsbehoefte die hierbij aansluit is de wens om landelijke afspraken te maken over doelstellingen met betrekking tot MVOstimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering, zoals dit ook voor duurzaam inkopen is gedaan. Sociale duurzaamheid 18% van de gemeenten heeft een duurzaam HR-beleid, terwijl 36% van de gemeenten niet weet wat er verstaan wordt onder een duurzaam HR-beleid. In combinatie met een overmatige focus op milieuaspecten, toont dit aan dat de sociale duurzaamheid bij Nederlandse gemeenten minder gemeengoed lijkt te zijn dan ecologische duurzaamheid.

5.4 Aanbevelingen De belangrijkste aanbeveling die voortkomt uit dit onderzoek is de volgende: De resultaten van dit onderzoek laten zien dat er een behoefte bestaat onder Nederlandse gemeenten aan een programma dat zich specifiek richt op het ondersteunen van gemeentefunctionarissen bij MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering. Het merendeel van de respondenten geeft aan dat zij een voorkeur hebben dat Agentschap NL een dergelijk programma uitvoert. Ook is er een behoefte aan continuering van de huidige ondersteuning door Agentschap NL van gemeenten bij duurzaam inkopen en deze ondersteuning te verbreden naar ondersteuning bij het monitoren van de duurzaam inkoopprestaties. AgentschapNL wordt aanbevolen om deze wensen bij haar opdrachtgevers kenbaar te maken en waar mogelijk binnen bestaande programma’s hier invulling aan te geven.

Onderstaand zullen aanbevelingen gedaan worden over het hoe en wat van een dergelijk programma. Hierbij is onderscheid gemaakt in aanbevelingen gericht op drie onderdelen: 1. 2. 3.

Inhoudelijke aanbevelingen - waarin willen gemeenten ondersteund worden? Methodische aanbevelingen - hoe willen gemeenten ondersteund worden? Randvoorwaarden - waar dient AgentschapNL rekening mee te houden?

5.3.1 Inhoudelijke aanbevelingen De inhoudelijke aanbevelingen gaan over aspecten of onderdelen van MVO-stimulering, duurzame bedrijfsvoering en duurzaam inkopen waarbij Nederlandse gemeenten ondersteund willen worden. AgentschapNL wordt aanbevolen deze inhoudelijke elementen onderdeel te maken van een mogelijke programma gericht op Nederlandse gemeenten. De methoden die hiervoor gebruikt kunnen worden, komen in de volgende pargaraaf aan de orde. Het betreft de volgende inhoudelijke onderdelen: 41


•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Voorbeelden/best practices – het gaat hierbij niet alleen om te laten zien hoe anderen in het verleden bepaalde onderdelen van duurzaamheid hebben opgepakt (wat hebben ze gedaan?), maar vooral om kennis te nemen en te kunnen leren van het proces erachter (hoe is een project tot stand gekomen? Welke processtappen zijn genomen en hoe ziet het projectplan er uit?). Hierbij is het wenselijk dat ook de persoon die het project in gang heeft gezet bekend is, zodat bij vragen contact opgenomen kan worden. Dit voorkomt dan men continu zelf het wiel opnieuw uitvindt. Recente ontwikkelingen – recente ontwikkelingen liggen in het verlengde van voorbeelden, maar hebben ook betrekking op nieuwe weten regelgeving, afgesloten convenanten, nieuw beschikbare subsidies, nieuwe samenwerkingsverbanden, innovaties, de resultaten van nieuwe onderzoeken en nieuwe richtlijnen. Lessons learned – de essentie is hier om knelpunten of obstakels, maar ook succesfactoren te identificeren voor verschillende type activiteiten. Uiteraard is het niet alleen van belang dat deze geïdentificeerd worden, maar ook dat gemeenten ondersteund of geïnformeerd worden in het overkomen van de knelpunten of hoe gebruik te maken van de succesfactoren. Contacten met collegagemeenten – in sommige regionale verbanden wisselen gemeenten ervaringen en kennis uit, maar momenteel lijkt dit nog beperkt te gebeuren. Er is een behoefte aan inzicht in wie zich in omliggende gemeenten met vergelijkbare vraagstukken bezighouden. Enerzijds om kennis en ervaring uit te wisselen, maar anderzijds om de mogelijkheden van samenwerking te verkennen. Monitoringsinstrumenten – zowel voor duurzaam inkopen als voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering geldt dat er een behoefte bestaat om resultaten te monitoren. Voor MVO-stimulering is deze behoefte kleiner, omdat dit nog minder hoog op de agenda staat. Hierbij is het van belang dat de mogelijkheden om resultaten te monitoren duidelijk gemaakt worden. Aangezien de duurzaamheidsprioriteiten per gemeente verschillen, is het ondoenlijk om een uniform monitoringssysteem te ontwikkelen. Wel bestaat er de mogelijkheid om een modulair monitoringsinstrument te ontwikkelen dat vervolgens gemeentespecifiek gemaakt kan worden. Bij deze laatste stap is dan ook ondersteuning nodig. Beïnvloeden van collega’s – wat zijn effectieve methoden om collega’s, maar ook bestuurders te beïnvloeden en hun beslissingen en gedrag te verduurzamen? MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen zijn namelijk niet de enige onderwerpen dat spelen binnen de organisatie en hebben ook lang niet altijd de hoogste prioriteit. Informatie over MVO-stimulering en rollen van gemeenten – MVO-stimulering krijgt momenteel minder aandacht dat het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen. Er bestaat dan ook een behoefte aan inzicht in de manieren waarop gemeenten MVO onder het lokale bedrijfsleven kunnen stimuleren en welke mogelijke rollen de gemeente hierbij op zich kan nemen. Dergelijke informatie biedt gemeenten ook mogelijkheden om hun MVO-stimulering(sbeleid) gestructureerder op te zetten. Informatie over het verduurzamen van de bedrijfsvoering – wat omvat een duurzame bedrijfsvoering en welke sociale aspecten komen hierbij kijken? Deze vraag leeft onder een deel van de gemeenten. Niet altijd is duidelijk waar men zich mee bezig (moet) houd(t)(en) bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering of bestaat er het beeld dat wellicht niet alle aspecten meegenomen zijn. Een kader zou hier duidelijkheid kunnen bieden. Inzicht in het proces van implementatie – los van de vraag waar MVO-stimulering of het verduurzamen van de bedrijfsvoering over gaat, bestaat er de behoefte om het proces erachter inzichtelijk te krijgen. Hoe pak je deze onderwerpen planmatig en gestructureerd aan? Dit heeft uiteraard relatie met de behoefte om te kunnen monitoren en collega’s te beïnvloeden, maar ook met de behoefte om best practices niet alleen inhoudelijk, maar ook procesmatig te begrijpen. Landelijk, bindende afspraken – meerdere malen is aangegeven dat landelijke, bindende afspraken rondom MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering, of deelaspecten hiervan, het 42


verduurzamen van gemeenten aanzienlijk zal versnellen. Hierbij worden de ontwikkelingen op het gebied van duurzaam inkopen als voorbeeld gezien. De laatste inhoudelijke aanbeveling heeft ook duidelijk een methodelogisch aspect in zich. Dit gaat namelijk niet alleen over de vraag waarbij, maar ook hoe Nederlandse gemeenten ondersteund willen worden.

5.3.2 Methodische aanbevelingen De methodische aanbevelingen gaan over de manieren waarop Nederlandse gemeenten ondersteund willen worden. AgentschapNL wordt aanbevolen deze methoden onderdeel te maken van een mogelijk programma gericht op het ondersteunen van Nederlandse gemeenten bij MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen. Het betreft hier de volgende methoden: •

•

•

•

•

Website en online community – AgentschapNL wordt aanbevolen om informatieontsluiting en uitwisseling via het internet mogelijk te maken. Een goede methode is een website, waarbij het ook mogelijk is discussies te starten, vragen te stellen, blogs te plaatsen, te tweeten en nieuwsitems bij te houden. Van belang is dat het dus niet alleen een online portal wordt waar veel ´gezonden´ wordt, maar ook interactie een belangrijk element uitmaakt van een online website of community. Wel dient gerealiseerd te worden dat een online community zichzelf zelden zonder enige vorm van sturing of moderating in stand houdt. Hier ligt duidelijk een rol voor AgentschapNL weggelegd. Praktijkboekje – het betreft hier niet een ‘glossy’ waarin enkel voorbeelden staan. Belangrijker is dat het een soort online en offline handboekje wordt, dat er te pas en te onpas op nageslagen kan worden. Enkele zinvolle onderdelen van een dergelijk praktijkboekje zijn: informatie over het opstarten en doorlopen van een proces van verduurzaming, ‘tips and tricks’ om knelpunten op te lossen en succesfactoren uit te nutten. Een dergelijk boekje gaat nadrukkelijk verder dan enkel voorbeelden delen en knelpunten benoemen. Bijeenkomsten –bijeenkomsten kennen de functie om te netwerken, maar ook om ervaringen en kennis uit te wisselen. Belangrijk is om de inhoud voor de relevante doelgroepen ook door dezelfde doelgroep in te laten vullen. Oftewel, men hoort het liefst van de eigen ‘soort’ wat wel en niet werkt. Dan wordt er immers ook het best aangesloten bij de belevingswereld en niveau van de aanwezigen. Ten slotte is het belangrijk dat duidelijk van te voren het doel en de doelgroep van de bijeenkomsten wordt gedefinieerd en ook als ‘knock-out’ criteria dienen. In het onderzoek hebben de gemeenten aangegeven dat zij graag kennis en ervaring uitwisselen met andere gemeenten uit de regio, maar ook is het van belang rekening te houden met de grootte van de gemeente (bijvoorbeeld de G26gemeenten) of het ontwikkelingsniveau (koploper, peloton of achterblijver). Who-is-who directory/website – een soort van telefoongids of online ‘smoelenboek’ van gemeentefunctionarissen die zich met de verschillende elementen van duurzaamheid bezighouden is een manier om het uitwisselen van kennis en ervaring mogelijk te maken. Hierbij kan ook gedacht worden aan het uitbreiden van het Rijksnetwerk duurzaamheid naar lagere overheden. De trekkers van een dergelijk netwerk zouden vanuit AgentschapNL kunnen komen, maar ook de IPO, VNG of enkele medewerkers van gemeenten zelf kunnen hierin een rol hebben. Vraagbaak – het opzetten van een vraagbaak waar gemeenten met specifieke vragen over duurzaamheid terecht kunnen, zou hen helpen om snel stappen te zetten. Dit hoeft niet per definitie telefonisch te verlopen, ook kan gedacht worden aan e-mail of een combinatie met de website en online community zoals hierboven omschreven. Hierbij is het van belang aansluiting te vinden bij bestaande kanalen en deze te bundelen.

Voor alle bovenstaande aanbevelingen geldt zowel voor AgentschapNL als de gemeenten het devies: “niet alleen communiceren maar ook participeren”. Het streven om zoveel mogelijk samen te doen en elkaar te 43


betrekken is wenselijk. Hierbij kan AgentschapNL een regierol vervullen, maar is het niet per definitie noodzakelijk dat zij alles weet. Wel kan zij een portal zijn en een faciliterende en coördinerende rol op zich nemen. Ten slotte is in onderstaand overzicht samengevat hoe de verschillende inhoudelijke behoeften ingevuld kunnen worden door de verschillende manieren van ondersteuning, zoals die hierboven zijn omschreven. Manieren van ondersteuning

Online community

Praktijkboekje

Regionale bijeenkomsten

X X X

X X X

X X X

X X X X X

X X X X

‘Who-is-who’

Vraagbaak

Inhoudelijke behoeften Voorbeelden / best practices Recente ontwikkelingen Lessons learned Contacten met collega gemeenten Monitoringsinstrumenten Beïnvloeden collega’s Informatie MVO-stimulering en rollen Informatie verduurzaming bedrijfsvoering Proces van implementatie

X X

X X

X

X

X X X X X X X X

Tabel 15. Kruistabel: ‘manieren van ondersteuning’ X ´inhoudelijke ondersteuningsbehoeften’.

5.3.3 Randvoorwaarden Ten slotte worden er nog enkele randvoorwaarden geschetst waar AgentschapNL rekening mee moet houden wanneer zij een programma ontwikkelt. Het betreft de volgende randvoorwaarden: •

•

•

•

•

Het is van belang om de juiste medewerkers in beeld te hebben voor wie de ondersteuning bedoeld is. Niet iedere medewerker van een gemeente heeft behoefte aan ondersteuning bij duurzaamheid. Met name de medewerkers van de volgende of vergelijkbare afdelingen zijn verantwoordelijk voor MVOstimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen: Milieu, Beleid en strategie, Inkoop, Gebouwbeheer, Facilitaire Zaken en specifiek bij MVO-stimulering in sommige gevallen Economische Zaken. Bij het opstellen van projecten is het verstandig om: a) te streven naar cofinanciering van deelnemende partijen om op die manier commitment te creëren, b) projecten voor en door de doelgroep uit te voeren en c) geen individuele trajecten aan te bieden, maar juist uit te gaan van groepsprocessen. Dit laatste punt is financieel gunstiger voor AgentschapNL, maar bevordert ook een blijvende impuls richting de deelnemers, aangezien zij elkaar kunnen blijven ondersteunen. Niet iedere gemeente bevindt zich in dezelfde ontwikkelingsfase. Sommige gemeenten zijn zich aan het oriënteren op bepaalde aspecten van duurzaamheid, terwijl anderen reeds volop aan de slag zijn met duurzaam inkopen. De behoeften van deze gemeenten in termen van ondersteuning kan erg verschillen. Hier dient rekening mee gehouden te worden in het aanbod van informatie, maar ook bij het organiseren van bijeenkomsten. Zelf het goede voorbeeld geven blijft belangrijk. Dit geldt zowel voor Agentschap NL richting gemeenten als voor de gemeenten richting het bedrijfsleven wanneer zij duurzaamheid wil stimuleren. Het helpt erg mee wanneer (het stimuleren van) duurzaamheid formeel een plaats heeft in de bestuursakkoorden van lagere overheden en meerdere wethouders het thema belangrijk vinden (en dus niet alleen binnen de milieuportefeuille). AgentschapNL kan hier rekening mee houden wanneer

44


zij streeft naar cofinanciering, waarbij de aanwezigheid van een formele plaats voor duurzaamheid de kansen vergroot en de afwezigheid juist een risico met zich meebrengt.

•

Maak gebruik van bestaande structuren, programma’s en contacten van AgentschapNL. De huidige activiteiten en de aanpak van het FLOK-programma sluiten goed aan bij de methodische wensen van gemeenten wanneer het de ondersteuning bij MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering betreft. Bovendien is in het FLOK-programma een goede basis gelegd in termen van draagvlak bij gemeenten, contactpersonen, organisatorische structuren en een professionele ondersteuning. Belangrijk is dat AgentschapNL hier een geïntegreerde aanpak hanteert. Dit betekent dat zij kan overwegen om het bestaande FLOK-programma breder te trekken dan alleen het onderwerp klimaat.

Voor alle bovenstaande aanbevelingen geldt zowel voor AgentschapNL als de gemeenten het devies: “niet alleen communiceren, maar ook participeren”. Het streven om zoveel mogelijk samen te doen en elkaar te betrekken is wenselijk. Hierbij kan AgentschapNL een regierol vervullen, maar is het niet per definitie noodzakelijk dat zij alles weet. Wel kan zij een portal zijn en een faciliterende en coördinerende rol op zich nemen. Ten slotte is het van belang te realiseren dat AgentschapNL een uitvoerende organisatie is met Ministeriële opdrachtgevers. Het is in grote mate dan ook de verantwoordelijkheid van deze opdrachtgevers om gevolg te geven aan de aanbevelingen in de onderzoek. Daarbij is het ook belangrijk, zowel voor AgentschapNL als haar opdrachtgevers, te realiseren dat AgentschapNL niet in isolement kan zorgen voor de verduurzaming van alle aspecten van de gemeenten. Er wordt verstandig aan gedaan om ook samen te werken met andere partijen zoals de VNG, het Klimaatverbond, Fairtrade Gemeente, Millennium Gemeente campagne, Vlaamse organisaties, ICLEI – Local Governments for Sustainability of de Kamer van Koophandel.

45


6. Literatuurlijst -

-

-

Beemsterboer P.J., Jaarsma K., van Rijt-Veltman W.V.M. 2001. Hoe ‘groen is het MKB-milieubeleid?, Den Haag: Ministerie van Economische Zaken. Bell D.V.J. 2002. The Role of Government in Advancing Corporate Sustainability. Sustainable Enterprise Academy, York University: Vancouver. Blom, M., Jongebreur-Telgen, H.L. en Karssen, B. 2007. Monitor Duurzame Bedrijfsvoering Overheden 2006. Signifacnt: Barneveld. Bos-Brouwers H. 2008. Quantitative analysis of success and fail factors for sustainable innovations in Dutch SMEs. Gefinancieerd en uitgevoerd door Nyenrode Business Universiteit en de Vrije Universiteit Amsterdam, in samenwerking met Uneto-VNI, Bouwend Nederland, Federatie NRK en Dienstencentrum Grafimedia in 2008-2009. Bos-Brouwers H. 2010. Quantifying the influence of governmental instruments on sustainable innovation processes within SMEs. Environmental Policy and Governance. Nog niet gepubliceerd. Bredgaard T. 2003. Corporate social responsibility between public policy and enterprise policy. Aalburg: Aalburg University. City of Melbourne. 2005-2006. Sustainability Report 05-06. Melbourne: City of Melbourne. CSR Academy. 2007. Kansen voor Voorlopers. Rotterdam. Elkington, J. 1997. Cannibals with forks: the triple bottom line of 21st century business. Oxford: Capstone Publishing. Former H., Van Tilburg, R. en Taat, G.l, 2006. Duurzaam Ondernemen de provincie aan zet? Milieu Magazine. Fox, T., Ward, H., Howard, B. 2002. Public Sector Roles in strengthening corporate social responsibility: a baseline study. Washington: The World Bank. Gold Coast City Council. 2009. Celebrating 50 years – 2008-09 Annual Report. Gold Coast, Australia. Gombault M, Versteege S. 1999. Cleaner production in SMEs through a partnership with (local) authorities: successes from the Netherlands. Journal of Cleaner Production, 7, 249–261 Hoevenagel R., Beijerse, uit, R.P. 1999. Het milieugedrag van MKB-ondernemers verklaard. Zoetermeer: EIM. Holt, ten, H., Broer, W., Uri, M. 2007. Terugblikken en vooruitzien: Voortgangsonderzoek Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (2001-2006). Den Haag: Ministerie van Economische Zaken. Keijzers, G., Bos-Brouwers, H. 2008. De preekstoel voorbij. Assen: Van Gorcum. Ministry of Defence UK, 2005. Ministry of Defence – Sustainable Development Report. London: Ministry of Defence. Moratis, L. en Cochius. T. 2010. ISO 26000 – Handleiding voor MVO. Nederland, Assen: Van Gorcum Uitgevers. Moratis, L., Veen, van der, M. 2006. Basisboek MVO. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Assen: Van Gorcum. Mathias, L. 2005. Corporate social responsibility and social sustainability: a role for local government. Burnaby: Simon Fraser University. Penrith City Council. 2009. Penrith City Council Annual Raport 2008-09 – People, places, possibilities…. Penrith, Australia. Seuring, S., Müller, M. 2008. From a literature review to a conceptual framework for sustainable supply chain management. Journal of Cleaner Production, 16, 1699-1710. Sustainable Development Commission. 2007. Sustainable Development in Government – Annual Report 2007. England, Scotland, Wales, Northern Ireland: Sustainable Development Commission.

46


7.

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Knelpunten en succesfactoren duurzaam inkopen Geïnterviewde gemeenten om enquête te toetsen Enquête Geïnterviewde gemeenten voor verdieping resultaten enquête Aanwezigen intervisiebijeenkomst Compleet overzicht activiteiten i.h.k.v. MVO-stimulering Volledig overzicht ondersteuningsbehoeften bij MVO-stimulering Volledig overzicht ondersteuningsbehoeften bij verduurzamen bedrijfsvoering Volledig overzicht ondersteuningsbehoeften bij duurzaam inkopen

47


Bijlage 1 – Knelpunten en succesfactoren duurzaam inkopen Draagvlak creëren Draagvlak – er mist een bestuurlijke visie op duurzaamheid Duurzaamheid leeft te weinig bij de beslissers Er mist bevlogenheid/ambitie met daaraan gekoppeld urgentie en belegde verantwoordelijkheid Wie is eigenlijk verantwoordelijk? Draagvlak op alle niveaus Positie inkoper niet altijd sterk - macht afdelingen is groot Borging binnen organisatie Geen integratie met duurzaamheidsbeleid in volle breedte Gebrek aan kennis/ bekendheid binnen organisatie Bewustwording van beleidsmedewerkers m.b.t. duurzaamheid in de fasen vooraf aan de inkoop. Gebrek aan kennis en voorbeelden Hoe wordt managementinformtatie (bijv. over % DI) verzameld en gerapporteerd? Desinteresse binnen organisatie Onvoldoende samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen organisatie Gedrag interne klant Geen aanspreekpunt in organisatie Duurzaamheid komt er bij (naast al drukte van de functie) Kosten en baten liggen bij verschillende diensten (interne verrekening) Te weinig mankracht Regeldruk gaat omhoog Missen van borging van duurzaamheid in mensen, middelen en procedures. Centrale/decentrale inkoop Gebrek aan centrale sturing Decentrale inkoop, maar integrale verantwoordelijkheid Hoe krijg je greep/overzicht bij decentrale inkoop Hoe krijg je greep/overzicht bij hele kleine inkopen Leveranciers Leveranciers hebben nu weinig ruimte om aan criteria te voldoen Niet voldoende leveranciers aanwezig Hoe communiceer ik met de markt? Geen bundeling krachten Voordelen te weinig zichtbaar, ook voor politiek (politiek scoren) Kosten Te duur/geen budget voor meerkosten. Afweging TCO, Wie maakt deze? Waarde van duurzaamheid vs meerkosten? hoe ga je hier mee om? Houding “we doen toch al veel” als rem om in actie te komen DI voor totale uitgaven en niet alleen bij “rubrieken” Toepassing criteria Hoe waarborg je kwaliteit? (duurzame producten zijn nog niet altijd doorontwikkeld) Hoe administreer je? 48


Hoe verifieer je? Hoe moet ik nou de criteria toepassen? Wat doen als er geen criteria zijn? Criteria zijn omslachtig/ingewikkeld Criteria zijn niet altijd proportioneel Criteria graag op 1 A4-tje Criteria toepasbaar maken (updates) en houden Hoe kan je andere/verder duurzaamheidsaspecten meenemen in aanbestedingen? hoe zit dat juridisch etc. Voortdurende aanpassing in criteriadocumenten Te veel regels Controle/borging Hoe borg je criteria in alle processen? Controleren en beheren van de eisen in/na uitvoering is lastig Hoe zorg je dat accountant zijn controle op rechtmatigheid goed kan uitvoeren? Aantonen verplichting leveranciers Overig Wie en hoe wordt er gezorgd voor de borging van duurzaam inkopen als VROM stopt? Hoe vergelijk je producten/diensten uit buitenland met elkaar? EMVI toepassen, hoe pas je wensen toe, wanneer in contracten? Er zijn overheidsregels die duurzaamheid juist tegenwerken Hoe stel je monitoring op en hoe bepaal je 0-meting? Gebrek aan mensen en middelen Definitie van duurzaam inkopen (wat neem je wel/niet mee?) Criteria van AgentschapNL zijn niet uitdagend genoeg Ontbreken sociale aspecten (sociaal gaat ook over arbeidsparticipatie, stageplekken etc.) Kost meer tijd om duurzaamheid toe te passen

49


Bijlage 2 – Geïnterviewde gemeenten om enquête te toetsen Gemeente

Naam

Functie

Brielle

Mevr. G. Roskam

Beleidsmedewerker milieu

Leidschendam-Voorburg

Mevr. I. van Fessem

Senior medewerker leefbaarheid

Tilburg

Mevr. M. Korst

MVO-coördinator

Dhr. M. de Voogd

Milieubeleidsmedewerker

Dhr. A. van der Zanden

Senior concern inkoper

Dhr. T. Drijkoningen

Beleidsmedewerker duurzaamheid

Waalwijk

50


Bijlage 3 – Enquête

Introductie op de enquête Agentschap NL (voorheen SenterNovem) doet, in samenwerking met CSR Academy en Nyenrode Business Universiteit en ondersteund door de VNG (zie het PDF-bestand in de bijlage van de begeleidende e-mail) een nationaal onderzoek onder alle Nederlandse gemeenten op basis van een enquête. Doel van dit onderzoek De doelstelling van het onderzoek is het in kaart brengen van de succesfactoren, knelpunten en ondersteuningsbehoeften van Nederlandse gemeenten als het gaat om MVO-stimulering van het lokale bedrijfsleven, verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering en duurzaam inkopen. Waarom mee doen? Met de resultaten van dit onderzoek wil Agentschap NL de behoeften en mogelijkheden inventariseren voor een programma gericht op het ondersteunen van Nederlandse gemeenten op de drie domeinen: MVOstimulering, verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen. Het is nog niet definitief dat een dergelijk programma opgezet gaat worden. Dit hangt mede af van de resultaten van het onderzoek; deze zullen voorgelegd worden aan de opdrachtgevers van Agentschap NL. Daarnaast kunt u aan het eind van de enquête aangeven of u gratis en vrijblijvend een halfjaarabonnement op het MVO-magazine PEPPER (www.pepperonline.nl) wilt ontvangen. Het invullen en retourneren van de enquête Deze enquête bestaat uit de volgende onderdelen: A. MVO-stimulering van het lokale bedrijfsleven B. Duurzame bedrijfsvoering van de eigen organisatie C. Duurzaam inkopen D. Kerngegevens van uw gemeente Het kan zijn dat binnen uw gemeente de verantwoordelijkheid voor de bovenstaande onderdelen bij meerdere personen ligt. Wij zouden het in dat geval zeer op prijs stellen als u de enquête in overleg met de verantwoordelijke collega(‘s) invult. Naar verwachting duurt het invullen van de enquête 20 minuten. U kunt de enquête op twee manieren invullen en retourneren: 1. Digitaal: u kunt uw antwoorden in de relevante grijze tekstvlakken invullen dan wel de relevante grijze hokjes aankruizen (deze grijze vlakken zijn enkel zichtbaar in de digitale WORD-versie van de enquête). De opgeslagen versie van de enquête kunt u per e-mail versturen naar: [email protected] 2. Op papier: u kunt de enquête uitprinten en met potlood of pen de relevante hokjes aankruizen en de relevante antwoorden op de stippellijntjes invullen. Deze geprinte en ingevulde versie kunt u via de post sturen naar het volgende antwoordnummer: CSR Academy (o.v.v. “Onderzoek duurzaamheid Nederlandse gemeenten”) Antwoordnummer 3171 3000 WB Rotterdam Wij verzoeken u de ingevulde enquête vóór 30 april 2010 te retourneren. De enquêtegegevens worden anoniem verwerkt in een publieke rapportage die rond 1 juli zal verschijnen. Indien u belangstelling heeft voor deze resultaten, vergeet dan niet de laatste pagina van deze enquête in te vullen.

In deze vragenlijst zijn de termen duurzaamheid, duurzaam ondernemen, duurzaam besturen en MVO voor elkaar inwisselbaar. In de praktijk worden deze ook door elkaar gebruikt en hebben zij veelal dezelfde betekenis.

51


A. MVO-STIMULERING VAN LOKALE BEDRIJFSLEVEN Toelichting op de term ‘MVO-stimulering’: Het stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) door gemeenten omvat het informeren, stimuleren en faciliteren van activiteiten van het lokale bedrijfsleven, zodat zij een evenwicht tussen financieel-economische resultaten, sociale belangen en het milieu, oftewel de drie P's: People, Planet en Profit, nastreven. Het kan zijn dat uw gemeente in dit kader activiteiten ontwikkelt die voortkomen uit het klimaatbeleid, de sociale agenda of het ondernemersbeleid van uw gemeente. Toelichting op de term ‘duurzaamheidsbeleid’: Een duurzaamheidsbeleid omvat de visie en ambities die een organisatie zichzelf heeft opgelegd ten aanzien van het balanceren van financieel-economische resultaten, sociale belangen en het milieu, oftewel de drie P's: People, Planet en Profit. Deze ambities reiken per definitie verder dan wettelijk is vastgelegd in bijvoorbeeld de Wet Milieubeheer of Sociale regelgeving t.a.v. werknemers en arbeidsomstandigheden. Dit beleid kan gericht zijn op de eigen bedrijfsvoering van een organisatie, maar ook op de aansturing van de externe omgeving. Het duurzaamheidsbeleid is (schriftelijk) vastgelegd en uitgewerkt in een programma dat doelstellingen en activiteiten beschrijft. Deze vragenlijst maakt geen onderscheid tussen de termen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en duurzaamheid. Daar waar slechts onderdelen van MVO of duurzaamheid bedoeld worden, is dit expliciet aangegeven in de vraagstelling.

1. Heeft uw organisatie een expliciet duurzaamheidsbeleid vastgelegd? JA NEE a. Zo ja, heeft uw organisatie een “duurzaamheidsmanager”, dan wel een persoon expliciet verantwoordelijk gesteld voor de uitvoering en/of coördinatie van het duurzaamheidsbeleid? JA NEE 2. Heeft uw gemeente een expliciet beleid voor MVO-stimulering van het lokale bedrijfsleven vastgelegd? JA NEE a. Zo ja, waarom heeft uw gemeente een MVO-stimuleringsbeleid opgesteld? (meerdere antwoorden mogelijk) Het was voor ons college B&W in de afgelopen collegeperiode een politiek speerpunt Het is een uitbreiding op ons milieubeleid Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… b. Zo nee, waarom niet? (meerdere antwoorden mogelijk) Onvoldoende politieke prioriteit Onvoldoende budget Beperkte interne capaciteit Onvoldoende kennis over MVO-stimulering Te weinig (verondersteld) draagvlak bij bedrijven Anders, namelijk: ……………………………………………………………………………………………………………………… INDIEN U BIJ VRAAG 2 ‘NEE’ HEEFT INGEVULD, DAN DIENT U VOOR VRAAG 3 T/M 11, 14 T/M 18 HET WOORD ‘ACTIVITEITEN’ TE LEZEN DAAR WAAR IN DE ENQUETE ‘BELEID’ STAAT. 3. Bij welke afdeling ligt de verantwoordelijkheid voor het MVO-stimuleringsbeleid? (meerdere antwoorden mogelijk) 52


Afdeling Economische Zaken Afdeling Milieu Afdeling Sociale Zaken Anders, namelijk: 4.

Heeft de bedrijfscontactfunctionaris een rol als het gaat om MVO-stimulering? Ja, deze persoon is hoofdverantwoordelijke Ja, maar deze persoon is niet hoofdverantwoordelijke Nee Nee, onze gemeente heeft geen bedrijfscontactfunctionarissen Weet ik niet

5. Hoeveel medewerkers (uitgedrukt in FTE) zijn beschikbaar gesteld binnen uw gemeente voor de totstandkoming en uitvoering van het MVO-stimuleringsbeleid? LET OP: het gaat hier om extra inzet bovenop de reeds aanwezige beschikbare capaciteit - het antwoord kan kleiner dan één zijn FTE

15

6. Is er budget vrijgemaakt binnen de gemeentelijke begroting voor de uitvoering van het MVOstimuleringsbeleid? JA NEE

7. Op welk (type) bedrijven is het MVO-stimuleringsbeleid van uw gemeente gericht? (meerdere antwoorden mogelijk) Willekeurige individuele bedrijven In MVO geïnteresseerde bedrijven Bedrijven uit (een) specifieke branche(s) MVO-koplopers onder het lokale bedrijfsleven MVO-volgers (zij zijn niet de MVO-koplopers, maar ze geven wel invulling aan MVO) Bedrijven die nog geen (expliciete) aandacht besteden aan MVO Netwerken van bedrijven Grote bedrijven (>250 medewerkers) Middelgrote bedrijven (50 tot 250 medewerkers) Kleine bedrijven (<50 medewerkers) Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… 8. Welke instrumenten zijn onderdeel van het MVO-stimuleringsbeleid van uw gemeente? Kruis hierbij ook de bijbehorende activiteiten aan (meerdere antwoorden mogelijk). Inzet van financiële instrumenten, namelijk: Subsidies Leningen / kredietborgstelling Heffingen Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… Inventariseren/onderzoeken van de informatie- en ondersteuningsbehoeften omtrent MVO onder het lokale bedrijfsleven Verstrekken van informatie aan bedrijven omtrent MVO, via: Brief, folder, nieuwsbrief Informatie-/voorlichtingsbijeenkomst over MVO Website met informatie over MVO Praktische toolkit, zoals handboek, nulmeting, checklist etc. 15

FTE staat voor fulltime-equivalent. Het is een rekeneenheid waarmee de omvang van een dienstverband worden uitgedrukt. Eén fte is een volledige werkweek.

53


Training/cursus over MVO-implementatie Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… Overleg met mogelijke partners over gezamenlijke MVO-projecten, bijvoorbeeld met: Ondernemersvereniging Bank Kamer van Koophandel Stichting(en)/maatschappelijke organisatie(s) Syntens Adviesbureau Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… Organiseren van een congres over MVO voor lokale bedrijven Erkennen van prestaties (bijv. middels het toekennen van een MVO/-duurzaamheidsprijs aan bedrijven) Oprichten van een kenniscentrum over MVO voor bedrijven Stimuleren en ondersteunen van de uitwisseling van kennis en ervaring over MVO tussen bedrijven Beschikbaar maken van ‘best practices’ op het gebied van MVO op een website of via andere media Individuele begeleiding/advies door de gemeente bij de implementatie van MVO in een of meerdere bedrijven Faciliteren van individuele begeleiding/advies door een externe partij bij de implementatie van MVO in een of meerdere bedrijven Sluiten van convenanten met (groepen van) bedrijven Monitoren van MVO-prestaties van bedrijven Communiceren van de MVO-activiteiten van de gemeente zelf (voorbeeldfunctie) Geven van positieve of negatieve media-aandacht omtrent een of meerdere bedrijven m.b.t. MVO Oprichten van een aparte uitvoeringsorganisatie voor MVO-stimulering Duurzaam inkopen door de gemeentelijke organisatie (specifiek als onderdeel van het MVOstimuleringsbeleid) Andere activiteiten, namelijk: ……………………………………………………………………………………………………

9. Monitort uw gemeente de resultaten van het MVO-stimuleringsbeleid? JA NEE a. Zo ja, wat zijn de belangrijkste prestatie indicatoren hiervoor?

………………………………………

10. Heeft u inzicht in de effectiviteit van het MVO-stimuleringsbeleid van uw gemeente? JA NEE a. Zo ja, hoe effectief is het (tot nu toe) geweest? Uitermate effectief

effectief

neutraal

nauwelijks effectief geheel niet effectief

11. Zou u een of meerdere van uw initiatieven bestempelen als een mogelijke ‘best practice’ voor MVOstimulering in Nederland (dit hoeft niet per se in vergelijking met initiatieven van andere organisaties of gemeenten te zijn. U kunt ook van mening zijn dat het initiatief van uw gemeente een best practice is, puur en alleen op basis van uw eigen ervaringen)? JA NEE a. Zo ja, kunt u hier een nadere toelichting en/of informatie over geven?

54

………………………………………


VRAAG 12 en 13 HOEFT U NIET TE BEANTWOORDEN ALS UW GEMEENTE GEEN BELEID VOOR MVOSTIMULERING HEEFT. Dus als u bij vraag 2 ‘NEE’ heeft geantwoord, dan kunt u doorgaan naar vraag 14, waar u wederom voor in plaats van ‘beleid’ het woord ‘activiteiten’ dient te lezen. 12. Geef voor onderstaande stellingen aan in welke mate u het er mee eens bent, bekeken vanuit het OPZETTEN/TOT STAND KOMEN van het MVO-stimuleringsbeleid van uw gemeente Stellingen

Helemaal mee oneens

Enigszins mee oneens

Neutraal

Enigszins mee eens

Helemaal mee eens

Helemaal mee oneens


Neutraal

Enigszins mee eens

Helemaal mee eens

Er was voldoende draagvlak voor het MVO- stimuleringsbeleid vanuit de politiek Er was voldoende draagvlak voor het MVO- stimuleringsbeleid vanuit de ambtelijke top Er was voldoende leiderschap Er was voldoende tijd beschikbaar Er was voldoende geld beschikbaar Er was voldoende kennis over MVO en/of MVO-stimulering aanwezig Er was voldoende ervaring van medewerker(s) over MVO en/of MVO-stimulering Er was voldoende samenwerking tussen verschillende betrokken afdelingen Er waren geen tegengestelde belangen tussen verschillende betrokken afdelingen

1.

2.

3. 4. 5. 6. 7.

8.

9.

a.

Indien u nog een toelichting heeft op een van de bovenstaande stellingen, dan kunt u die hier geven: ……………………………………………………………………………………………………………………

13. Heeft u nog andere knelpunten of succesfactoren ervaren tijdens de uitvoering van het MVOstimuleringsbeleid? JA NEE a. Zo ja, welke knelpunten? b.

Zo ja, welke succesfactoren?

………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………

14. Geef voor onderstaande stellingen aan in welke mate u het er mee eens bent, bekeken vanuit de UITVOERING van het MVO-stimuleringsbeleid van uw gemeente. Stellingen

1.

Helemaal mee oneens

Er was voldoende draagvlak voor het MVOstimuleringsbeleid vanuit de politiek 55


Neutraal

Enigszins mee eens

Helemaal mee eens


2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9.

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

21. 22. 23.

Er was voldoende draagvlak voor het MVOstimuleringsbeleid vanuit de ambtelijke top Er was voldoende leiderschap Er was voldoende coördinatie en sturing Er was voldoende tijd beschikbaar Er was voldoende geld beschikbaar Er was voldoende kennis over MVO en/of MVO-stimulering aanwezig Er was voldoende ervaring van medewerker(s) over MVO en/of MVOstimulering (Recente) bezuinigingen hebben de uitvoering van het MVO-stimuleringsbeleid niet in de weg gestaan Er was voldoende samenwerking tussen verschillende betrokken afdelingen Er waren geen tegengestelde belangen tussen verschillende betrokken afdelingen Er was voldoende toegang tot of contacten met het bedrijfsleven Er was voldoende interesse vanuit het bedrijfsleven Er was voldoende tijd beschikbaar vanuit het bedrijfsleven Er was voldoende budget voor de continuering van subsidieverlening MVO spreekt het bedrijfsleven aan Er was voldoende kennis over MVO bij het bedrijfsleven Er was voldoende kennis over MVOimplementatie bij het bedrijfsleven Samenwerking met het bedrijfsleven verliep goed Aansluiting zoeken bij bestaande netwerken droeg positief bij aan het bereiken van de doelgroep Onze aanpak was gebaseerd op vragen en behoeften uit het bedrijfsleven Er was interesse vanuit het bedrijfsleven om convenanten te sluiten De gemeente nam voldoende een voorbeeldrol op zich in haar eigen bedrijfsvoering Helemaal mee oneens

a.


Neutraal

Enigszins mee eens

Helemaal mee eens

Indien u nog een toelichting heeft op een van de bovenstaande stellingen, dan kunt u die hier geven: ………………………………………………………………………………………………………………………………………

15. Heeft u nog andere knelpunten of succesfactoren ervaren tijdens de uitvoering van het MVOstimuleringsbeleid? JA NEE 56


a. Zo ja, welke knelpunten? b.

Zo ja, welke succesfactoren?

………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………

16. Hoe vaak komt MVO bij de volgende contactmomenten met lokale bedrijven expliciet aan de orde (buiten de specifieke activiteiten vanuit het MVO-stimuleringsbeleid)? Stellingen

Nooit

Zelden

Zo nu en dan

Vaak

Altijd

Vergunningverlening Handhaving Bedrijfsvoorlichting (indien van toepassing) Bedrijfscontactfunctionaris (indien van toepassing) Netwerkbijeenkomsten (indien van toepassing) Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… 17. Heeft u ondersteuning gehad bij het opzetten en/of uitvoeren van MVO-stimulering(sbeleid)? JA NEE a. Zo ja, door wie? Syntens Agentschap NL (voormalig SenterNovem) Externe adviseur Andere gemeente Bestaand netwerk, namelijk: …………………………………………………………………………………………… Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… 18. Heeft uw gemeente volgens u (extra) ondersteuning nodig bij het opzetten en/of uitvoeren van MVOstimulering(sbeleid)? JA NEE a. Zo ja, waar heeft uw gemeente behoefte aan (kruis uw behoeften aan, meerdere antwoorden mogelijk)? Informatie over MVO Informatie over MVO-stimulering Informatie over MVO-implementatie in het bedrijfsleven Ondersteuning bij het creëren van bewustwording rond MVO(-stimulering) bij het bestuur Ondersteuning bij het creëren van bewustwording rond MVO(-stimulering) bij collega’s Inzicht in meest recente MVO-ontwikkelingen Online netwerk om ervaringen, knelpunten en ideeën uit te wisselen Uitwisselen van kennis/ ervaring over MVO-stimulering met andere overheden middels intervisiebijeenkomsten Inzicht in verschillende manieren van MVO-stimulering Praktische, direct inzetbare toolkits Goede voorbeelden van andere gemeenten Training over MVO Training over MVO-stimulering Training over MVO-implementatie in het bedrijfsleven Monitoringsinstrumenten om voortgang MVO-prestaties van het bedrijfsleven te meten Monitoringsinstrumenten om effectiviteit van MVO-stimuleringsbeleid te meten Legitimering van MVO-stimulering (bijv. een uitgesproken verzoek van de Rijksoverheid richting onze gemeente) 57


Ondersteuning bij het op de agenda zetten van MVO-stimulering bij de politieke top Ondersteuning bij het op de agenda zetten van MVO-stimulering bij de ambtelijke top Ondersteuning bij interne communicatie over MVO-stimulering Ondersteuning bij externe communicatie over MVO-stimulering Anders, ik heb nog de volgende suggesties …………………………………………………………………………… 19. Hoe zou u bij voorkeur ondersteund worden (meerdere antwoorden mogelijk)? Individueel (alleen uw gemeente) Regionaal/Provinciaal (meerdere gemeenten uit uw regio) Nationaal (gemeenten uit verschillende regio’s) Door Syntens Door Agentschap NL (voormalig SenterNovem) Door een externe adviseur Door een andere gemeente Via een bestaand netwerk, namelijk: ………………………………………………………………………………… Anders, namelijk: ……………………………………………………………………………………………………………………

B. DUURZAME BEDRIJFSVOERING OVERHEDEN (DBO) Toelichting op de term ‘duurzame bedrijfsvoering’: Een duurzame bedrijfsvoering omvat het streven naar evenwicht tussen financieel economische resultaten, sociale belangen en het milieu oftewel de drie P's: People, Planet en Profit. Hierbij gaat het expliciet om niet-beleidsgerelateerde activiteiten, zoals bijvoorbeeld ondergebracht bij de afdelingen Personeel & Organisatie, ICT, facilitaire zaken, etc. Het onderwerp duurzaam inkopen komt verderop in de vragenlijst expliciet aan bod, dus dat valt buiten dit gedeelte, gedeelte B. van de vragenlijst. 20. Heeft uw gemeente een expliciet beleid vastgelegd voor het verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering? JA NEE INDIEN U BIJ VRAAG 20 ‘NEE’ HEEFT INGEVULD, DAN DIENT U VOOR VRAAG 21 T/M 30 HET WOORD ‘ACTIVITEITEN’ TE LEZEN DAAR WAAR IN DE ENQUETE ‘BELEID’ STAAT. 21. Wat is de motivatie voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering van uw gemeente? (meerdere antwoorden mogelijk) Speerpunt van college van Burgemeester & Wethouders en gemeenteraad Speerpunt van ambtelijke top Onze gemeente heeft een voorbeeldfunctie richting burgers en bedrijven Kostenbesparing Wij willen landelijk een koploper zijn Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… 22. De verantwoordelijkheid van het beleid voor duurzame bedrijfsvoering ligt bij (meerdere antwoorden mogelijk): Afdeling Economische Zaken Afdeling Sociale Zaken Afdeling Milieu/Ruimtelijke Ordening Afdeling Facilitaire Zaken/ICT Afdeling Personeel en organisatie 58


Anders, namelijk:

……………………………………………………………………………………………………………………

23. Hoeveel medewerkers (uitgedrukt in FTE) zijn beschikbaar gesteld binnen uw gemeente voor de realisatie van een duurzame bedrijfsvoering? LET OP: het gaat hier om extra inzet bovenop de reeds aanwezige beschikbare capaciteit - het antwoord kan kleiner dan één zijn. 16 FTE 24. Is er budget vrijgemaakt voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering van uw gemeente? JA NEE 25. Wat zijn de speerpunten, dan wel prioritaire thema’s binnen het beleid voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering van uw gemeente als het gaat om milieuaspecten (bijv. energiebesparing, gedragsverandering, afval, papierverbruik, etc.)? ……………………………………………………………… 26. Wat zijn de speerpunten, dan wel prioritaire thema’s binnen het beleid voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering van uw gemeente als het gaat om sociale aspecten (bijv. diversiteit, gezondheid, werknemersvrijwilligerswerk, etc.)? ………………………………………………………………………………… 27. Duurzaamheid gaat over het balanceren van economische, milieu- en sociale aspecten. Krijgen zowel de milieu- als sociale onderwerpen evenredig aandacht in het verduurzamen van de bedrijfsvoering van uw gemeente? Ja, beide aspecten komen evenredig aan bod Nee, er ligt een sterke nadruk op milieuaspecten Nee, er ligt een sterke nadruk op sociale aspecten Beide aspecten komen onvoldoende aan bod 28. Heeft uw gemeente een duurzaam HR-/personeelsbeleid? JA NEE ik weet niet wat een duurzaam HR-/personeelsbeleid inhoudt a. Zo ja, kunt u enkele praktische voorbeelden geven van de invulling van het duurzaam HR-beleid van uw gemeente? …………………………………………………………………………………………………………………… 29. Werken binnen uw gemeente afdelingen meer integraal met elkaar samen doordat er meer aandacht aan duurzaamheid wordt besteed? JA NEE 30. Is er binnen het beleid voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering van uw gemeente specifiek aandacht voor het stimuleren van duurzaam gedrag van medewerkers (NB. dit valt niet per definitie onder een duurzaam HR-/personeelsbeleid)? JA NEE

31. Monitort uw gemeente de voortgang van het verduurzamen van de bedrijfsvoering? JA NEE a. Zo ja, hoe?

……………………………………………………………………………………………………………………

16

FTE staat voor fulltime-equivalent. Het is een rekeneenheid waarmee de omvang van een dienstverband worden uitgedrukt. Eén fte is een volledige werkweek.

59


32. Is uw gemeente een Fair Trade gemeente? JA NEE Ik ben niet bekend met het begrip Fair Trade gemeente a. Zo nee, heeft uw gemeente de ambitie om een Fair Trade gemeente te worden? JA NEE

33. Is uw gemeente een Millenniumgemeente? JA NEE Ik ben niet bekend met het begrip Millenniumgemeente of de Millennium Development Goals a. Zo nee, heeft uw gemeente de ambitie om zich te committeren aan de Millennium Development Goals? JA NEE 34. Speelt ISO 26000 (de nieuwe internationale richtlijn voor MVO) een rol in de verduurzaming van de bedrijfsvoering van uw gemeente? JA NEE a. Zo ja, waarom maakt u gebruik van ISO 26000 (meerdere antwoorden mogelijk)? Omdat verwacht wordt dat het een internationaal erkende richtlijn wordt Omdat het kostenbesparend kan werken Omdat ik ontevreden ben over het huidige management- of kwaliteitssysteem Omdat het een alles omvattend systeem is op het gebied van MVO/duurzaamheid Omdat het structuur geeft aan het verduurzamen van onze bedrijfsvoering Omdat onze omgeving (bedrijven, burgers, Provincie, Rijk) hier belang aanhecht Omdat het de geloofwaardigheid van de verduurzaming van onze bedrijfsvoering vergroot Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… b. Zo nee, bent u dit in de toekomst van plan? JA NEE 35. Geef voor onderstaande stellingen aan in welke mate u het er mee eens bent, bekeken vanuit het de UITVOERING van (het beleid voor) het verduurzamen de bedrijfsvoering van uw gemeente. Stellingen

1. 2.

3.

4.

Helemaal mee oneens


Er was voldoende inhoudelijke kennis van MVO/duurzaamheid Er was voldoende procesmatige kennis van het verduurzamen van de bedrijfsvoering Er was voldoende ervaring met het verduurzamen van de bedrijfsvoering Er was een duidelijk plan van aanpak of stappenplan aanwezig 60

Neutraal

Enigszins mee eens

Helemaal mee eens


5.

6.

7.

8.

9. 10. 11. 12. 13. 14.

15.

Er was voldoende draagvlak voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering bij de politiek Er was voldoende draagvlak voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering bij de ambtelijke top Er was voldoende draagvlak voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering bij het middenmanagement Er was voldoende draagvlak voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering bij medewerkers Er was voldoende leiderschap Er was voldoende coördinatie en sturing Er was voldoende budget beschikbaar Er was voldoende tijd beschikbaar Er was voldoende samenwerking tussen verschillende afdelingen Er waren geen tegengestelde belangen tussen verschillende afdelingen De motivatie/business case voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering was voldoende duidelijk Helemaal mee oneens


Neutraal

Enigszins mee eens

Helemaal mee eens

a. Indien u nog een toelichting heeft op een van de bovenstaande stellingen, dan kunt u die hier geven: …………………………………………………………………………………………………………………… 36. Heeft u nog andere knelpunten of succesfactoren ervaren tijdens het verduurzamen van de bedrijfsvoering? JA NEE a. Zo ja, welke knelpunten? b. Zo ja, welke succesfactoren?

……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………

37. Heeft u ondersteuning gehad bij het opzetten en/of uitvoeren van de verduurzaming van de bedrijfsvoering? JA NEE a. Zo ja, door wie? Syntens Agentschap NL Externe adviseur Andere gemeente Bestaand netwerk, namelijk:

…………………………………………………………………………………………… 61


Anders, namelijk:

……………………………………………………………………………………………………………………

38. Heeft uw gemeente volgens u (extra) ondersteuning nodig bij het opzetten en/of uitvoeren van de verduurzaming van de bedrijfsvoering van uw gemeente? JA NEE a. Zo ja, waar heeft uw gemeente behoefte aan? (meerdere antwoorden mogelijk) Meer kennis over het verduurzamen van de bedrijfsvoering Een duidelijk stappenplan voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering Inzicht in meest recente relevante ontwikkelingen Online netwerk om ervaringen, knelpunten en ideeën uit te wisselen Uitwisselen van kennis/ervaring omtrent het verduurzamen van de bedrijfsvoering met andere overheden middels intervisiebijeenkomsten Goede voorbeelden van andere gemeenten Praktische, direct inzetbare toolkits Training over het verduurzamen van de bedrijfsvoering Monitoringsinstrumenten om voortgang van het verduurzamen van de bedrijfsvoering te meten Ondersteuning bij het opzetten van een monitoringssysteem Ondersteuning bij het op de agenda zetten van een duurzame bedrijfsvoering bij de politieke top (bewustwording) Ondersteuning bij het op de agenda zetten van een duurzame bedrijfsvoering bij de ambtelijke top (bewustwording) Ondersteuning bij het onder de aandacht brengen van een duurzame bedrijfsvoering bij medewerkers (bewustwording) Ondersteuning bij interne communicatie over een duurzame bedrijfsvoering Ondersteuning bij externe communicatie over een duurzame bedrijfsvoering Afspraak waarin de Nederlandse gemeenten afspreken de bedrijfsvoering te verduurzamen en welke ambities hierbij worden gehanteerd Anders, ik heb nog de volgende suggesties ……………………………………………………………………………… 39. Hoe zou u bij voorkeur ondersteund worden (meerdere antwoorden mogelijk)? Individueel (alleen uw gemeente) Regionaal/Provinciaal (meerdere gemeenten uit uw regio) Nationaal (gemeenten uit verschillende regio’s) Syntens Agentschap NL Externe adviseur Andere gemeente Bestaand netwerk, namelijk: …………………………………………………………………………………………… Anders, namelijk: ……………………………………………………………………………………………………………………

C. DUURZAAM INKOPEN Overheden worden gestimuleerd om milieu- en sociale criteria mee te nemen bij de inkoop van producten, diensten en werken. Doel is dat zij duurzaamheid meenemen als vast onderdeel bij de inkopen en aanbestedingen, zodat in 2010 75% en in 2015 100% van het inkoopvolume van gemeenten duurzaam wordt ingekocht. Deze vragenlijst betreft in het bijzonder de organisatorische en communicatieve aspecten van duurzaam inkopen. De andere aspecten komen reeds aan bod in de Monitor Duurzaam Inkopen het Ministerie VROM.

62


40. Heeft uw gemeente een separaat duurzaam inkoopbeleid vastgelegd? JA NEE 41. Heeft uw gemeente een duurzaamheidsparagraaf toegevoegd aan het inkoopbeleid van uw gemeente? JA NEE INDIEN U BIJ VRAAG 40 EN 41 ‘NEE’ HEEFT INGEVULD DAN KUNT U DOORGAAN NAAR VRAAG 51 42. Op welke niveaus binnen uw gemeente zijn de volgende verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden voor duurzaam inkopen vastgelegd? Bestuurlijk niveau

Organisato -risch niveau

Uitvoeringsniveau

Niet van toepassing

Opstellen van duurzaam inkoopbeleid/-paragraaf Toepassen van duurzaamheidcriteria (beslissen in welke aanbesteding welke criteria worden opgenomen) Controleren en monitoren van het toepassen van de criteria Evalueren van toepassing van criteria Rapporteren over toepassing van criteria Communiceren over duurzaam inkopen (intern) Communiceren over duurzaam inkopen (extern) 43. Hoeveel medewerkers (uitgedrukt in FTE) zijn beschikbaar gesteld binnen uw gemeente voor duurzaam inkopen? LET OP: het gaat hier om extra inzet bovenop de reeds aanwezige beschikbare capaciteit - het antwoord kan kleiner dan één zijn FTE

17

44. Is er budget vrijgemaakt voor het opstellen van een duurzaam inkoopbeleid/-paragraaf? JA NEE 45. Is er separaat budget vrijgemaakt om eventuele meerkosten van duurzaam inkopen te dekken? JA NEE 46. Is er een procedure of zijn er voorwaarden opgesteld voor situaties waarin wordt afgeweken van het toepassen van de duurzaamheidscriteria conform de duurzaam inkopen doelstellingen van de VNG? JA NEE a. Zo ja, welke situaties komen in uw gemeente in aanmerking voor het afwijken van deze duurzaam inkopen doelstelling? Substantiële meerkosten in vergelijking met conventioneel aanbod Spoedeisende-/noodsituaties Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… 1717

FTE staat voor fulltime-equivalent. Het is een rekeneenheid waarmee de omvang van een worden uitgedrukt. Eén fte is een volledige werkweek

63

dienstverband


47. Wordt structureel bijgehouden in hoeverre er door uw gemeente wordt afgeweken van haar duurzaam inkopen doelstellingen? JA NEE 48. Worden er door uw gemeente, naast de duurzaamheidscriteria van Agentschap NL (voormalig SenterNovem), aanvullende duurzaamheidscriteria bij de inkopen en aanbestedingen gesteld? JA NEE 49. Is er een communicatieplan specifiek voor Duurzaam Inkopen opgesteld? JA NEE a. Zo ja, op welke doelgroep is dit communicatieplan gericht? (meerdere antwoorden mogelijk) De gemeenteraad Het college van Burgemeester en Wethouders De afdelingshoofden Medewerkers van de inkoopafdeling Alle inkopers Alle medewerkers betrokken bij inkopen De gehele organisatie Onze huidige leveranciers Het lokale bedrijfsleven Andere overheidsorganisaties Anders, namelijk: ……………………………………………………………………………………………………………………

50. Heeft u ondersteuning gehad bij het opzetten en uitvoeren van het duurzaam inkoopbeleid? JA NEE a. Zo ja, door wie? Syntens Agentschap NL Externe adviseur Andere gemeente Bestaand netwerk, namelijk: …………………………………………………………………………………………… Anders, namelijk: …………………………………………………………………………………………………………………… 51. Heeft uw gemeente volgens u (extra) ondersteuning nodig bij het verduurzamen van de inkopen van uw gemeente? JA NEE a. Zo ja, waar heeft uw behoefte aan (kruis uw behoeften aan, meerdere antwoorden mogelijk)? Meer kennis over duurzaamheid Meer kennis over duurzaam inkopen Een duidelijk stappenplan voor het opstellen en uitvoeren van duurzaam inkoopbeleid Inzicht in meest recente ontwikkelingen Online netwerk om ervaringen, knelpunten en ideeën uit te wisselen Uitwisselen van kennis/ervaring over duurzaam inkopen met andere overheden middels intervisiebijeenkomsten Goede voorbeelden van andere gemeenten

64


Praktische, direct inzetbare toolkits Training over duurzaam inkopen Monitoringsinstrumenten om voortgang duurzaam inkopen te meten Ondersteuning bij het op de agenda zetten van duurzaam inkopen bij de politieke top Ondersteuning bij het op de agenda zetten van duurzaam inkopen bij de ambtelijke top Ondersteuning bij onder de aandacht brengen van duurzaam inkopen bij medewerkers Ondersteuning bij interne communicatie over duurzaam inkopen Ondersteuning bij externe communicatie over duurzaam inkopen Ondersteuning bij controle op de daadwerkelijk gerealiseerde duurzaamheid van de inkopen Anders, ik heb nog de volgende suggesties …………………………………………………………………………… 52. Hoe zou u bij voorkeur ondersteund worden (meerdere antwoorden mogelijk?) Individueel (alleen uw gemeente) Regionaal/Provinciaal (meerdere gemeenten uit uw regio) Nationaal (gemeenten uit verschillende regio’s) Syntens Agentschap NL Externe adviseur Andere gemeente Bestaand netwerk, namelijk: …………………………………………………………………………………………… Anders, namelijk: ……………………………………………………………………………………………………………………

D. Kerngegevens van uw gemeente 53. Naam gemeente

………………………………………………….

54. Aantal medewerkers 0 tot 100 100 tot 250 250 tot 500 500 of meer 55. Aantal inwoners 0 tot 10.000 10.000 tot 25.000 25.000 tot 50.000 50.000 tot 100.000 100.000 of meer Indien de enquête door meerdere personen is ingevuld, kunt u dan per respondent aangegeven welke vragen door deze persoon zijn ingevuld? Indien één persoon de enquête heeft ingevuld, dan kunt u alleen de gegevens bij ‘respondent 1’ invullen. Respondent 1: Wat is uw functie? Binnen welke dienst afdeling bent uw werkzaam? Welke vragen zijn door u ingevuld (nr… t/m nr …)?

…………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….

65


Respondent 2: Wat is uw functie? Binnen welke dienst afdeling bent uw werkzaam? Welke vragen zijn door u ingevuld (nr… t/m nr …)?

…………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….


…………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….


…………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….

TOT SLOT Heeft u nog overige op- of aanmerkingen? …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bent u bereid om mee te werken aan de verdieping van de resultaten van het onderzoek middels een interview? JA (vult u dan onderstaand uw contactgegevens in) NEE Ik zou graag een samenvatting van het onderzoek willen ontvangen JA (vult u dan onderstaand uw contactgegevens in) NEE

Contactgegevens Naam: Telefoonnummer: E-mail:

…………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….

Indien u een gratis en vrijblijvend een halfjaarabonnement op het MVO-magazine PEPPER wilt ontvangen, dan kunt u hier uw gegevens invullen: Naam: …………………………………………………. Afdeling (t.a.v.): …………………………………………………. Adres/Postbus: …………………………………………………. Postcode en plaats: ………………………………………………….

Hartelijk dank voor uw medewerking! 66


67


Bijlage 4 – Geïnterviewde gemeenten voor verdieping resultaten Gemeente Almere Alkmaar Amsterdam Capelle aan den Ijssel Gorinchem Velsen Westland Zeist

Naam Dhr. A.G. Verrips Mevr. M. Kurk Dhr. R. Oskamp Mevr. E. Jonkhoff Dhr. P.A.M. Severens Mevr. E. van Wel Mevr. H.L. de Mul Mevr. J. ZuiderwijkGroenewegen Mevr. C. van Lankveld

Functie Projectleider Duurzaamheidslab Trainee MVO Inkoper Senior adviseur duurzame strategie Beleidsadviseur milieu Beleidsmedewerker milieu en duurzaamheid Milieuprojectmedewerker Milieudienst Ijmond Milieu-adviseur Bestuursadviseur duurzaam samenleven

68


Bijlage 5 - Aanwezigen intervisiebijeenkomst Organisatie Gemeente Amsterdam Gemeente Barneveld Gemeente Uden Ministerie van Economische Zaken Provincie Gelderland Provincie Noord-Brabant Provincie Utrecht Provincie Zeeland Agentschap NL Agentschap NL Agentschap NL Nyenrode Business Universiteit CSR Academy CSR Academy

Naam Dhr. E. Zonneveldt Mevr. M. Knol Dhr. J. van Vlijmen Mevr. M. Verreck-Stam Dhr. G. Taat Dhr. H. Meulenbeld Mevr. J. van Bakel Mevr. A. Mol Mevr. L. Chahboun Dhr. T. van Bruggen Dhr. A. Bijma Mevr. H. Bos-Brouwers Dhr. L. Moratis Dhr. T. Cochius

69


Bijlage 6 - Volledig overzicht activiteiten i.h.k.v. MVO-stimulering Welke instrumenten zijn onderdeel van het MVO-stimuleringsbeleid (meerdere antwoorden mogelijk)? Verstrekken van informatie aan bedrijven Overleg met mogelijke partners Duurzaam inkopen door gemeentelijke organisatie Inventariseren en onderzoeken Voorbeeldfunctie van de gemeente Inzet van financiële instrumenten Organiseren van een congres Stimuleren van kennisuitwisseling Erkennen van prestaties Individuele begeleiding door gemeente Begeleiding door externe partij Sluiten van convenanten Beschikbaar maken van best practices Geven van media-aandacht Oprichten van een uitvoeringsorganisatie Oprichten van een kenniscentrum Monitoren van MVO-prestaties Anders, zoals Social Return in aanbestedingsbeleid, deelname NL Doet, advies parkmanagement, energieonderzoek beschikbaar stellen, lokale online MVO-community

70

% van de gemeenten 63% 56% 51% 39% 38% 38% 23% 29% 19% 13% 15% 15% 13% 15% 6% 5% 4%

13%


Bijlage 7 - Volledig overzicht ondersteuningsbehoeften bij MVO-stimulering Behoefte aan ondersteuning bij MVO-stimulering Praktische toolkits Goede voorbeelden Inzicht in verschillende manieren MVO stimulering Inzicht in recente MVO ontwikkelingen Informatie over MVO implementatie Informatie over MVO stimulering Ondersteuning bij bewustwording bestuur Ondersteuning bij bewustwording collega´s Online netwerk Monitoringsinstrumenten om effectiviteit te meten Informatie over MVO Monitoringsinstrumenten om voortgang te meten Uitwisselen kennis en ervaringen Legitimering van MVO stimulering Ondersteuning externe communicatie Training MVO stimulering Ondersteuning bij agendering ambtelijke top Ondersteuning bij agendering politiek Training MVO implementatie Training MVO Ondersteuning interne communicatie Anders, zoals ‘deskundige extra handjes’, subsidie, politieke prioriteit, financiële ondersteuning, inzicht in goede adviesbureaus

71

% 69% 62% 59% 52% 51% 51% 44% 41% 39% 38% 37% 35% 31% 31% 30% 27% 25% 25% 23% 21% 18% 17%


Bijlage 8 - Volledig overzicht ondersteuningsbehoeften bij verduurzamen bedrijfsvoering Behoefte aan ondersteuning bij Behoefte aan praktische tools Behoefte aan goede voorbeelden Behoefte aan stappenplan Behoefte aan inzicht in recente ontwikkelingen Behoefte aan monitoringsinstrument Behoefte aan kennis Behoefte aan kennisuitwisseling Ondersteuning bij ambtelijke bewustwording Behoefte aan ondersteuning bij opzetten monitoringssysteem Ondersteuning bij bewustwording medewerkers Ondersteuning bij interne communicatie Ondersteuning bij politieke bewustwording Behoefte aan afspraken tussen gemeenten Behoefte aan online netwerk Behoefte aan training Ondersteuning bij externe communicatie Anders, zoals FAQs en financiële ondersteuning

72

% 70% 70% 62% 54% 53% 51% 44% 39% 41% 37% 35% 35% 35% 32% 32% 25% 3%


Bijlage 9 - Volledig overzicht ondersteuningsbehoeften bij duurzaam inkopen Behoefte aan ondersteuning bij Praktische, direct inzetbare toolkits Monitoringsinstrumenten om voortgang duurzaam inkopen te meten Goede voorbeelden van andere gemeenten Inzicht in meest recente ontwikkelingen Ondersteuning bij controle op de daadwerkelijk gerealiseerde duurzaamheid van de inkopen Een duidelijk stappenplan voor het opstellen en uitvoeren van duurzaam inkoopbeleid Ondersteuning bij onder de aandacht brengen van duurzaam inkopen bij medewerkers Meer kennis over duurzaam inkopen Uitwisselen van kennis/ervaring over duurzaam inkopen met andere overheden middels intervisiebijeenkomsten Online netwerk om ervaringen, knelpunten en ideeën uit te wisselen Ondersteuning bij het op de agenda zetten van duurzaam inkopen bij de politieke top Ondersteuning bij het op de agenda zetten van duurzaam inkopen bij de ambtelijke top Ondersteuning bij interne communicatie over duurzaam inkopen Meer kennis over duurzaamheid Training over duurzaam inkopen Ondersteuning bij externe communicatie over duurzaam inkopen Anders, “toolkits heel belangrijk”, database per productgroep opstellen, samenwerking gemeenten belangrijk

73

% 67% 67% 61% 55% 50% 42% 39% 39% 33% 30% 30% 30% 30% 27% 24% 21% 5%

Adviesrapport. September 2010

Recommend Documents