Pd T-10-2005-C
Penyediaan Air Minum Berbasis Masyarakat (PAM BM) 6. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi
1
Ruang lingkup
Pedoman ini meliputi sistem pemantauan dan evaluasi kinerja pada tahap persiapan, perencanaan, pembangunan, pengelolaan dan pengembangan PAM BM. Hasilnya dilaporkan pada perorangan atau institusi yang berkaitan dengan pengadaan/pelayanan air minum berbasis masyarakat.
2
Acuan normatif
Pedoman umum PAM BM, (konsep dalam proses penetapan)
3
Istilah dan definisi
Istilah dan definisi yang digunakan dalam pedomam umum ini, sebagai berikut: 3.1 Badan Musyawarah Air Minum (Bamus AM) nama generik dari lembaga di tingkat masyarakat yang merupakan forum demokrasi dan wadah proses pengambilan keputusan tertinggi yang mencerminkan aspirasi mayarakat pengguna layanan air minum 3.2 evaluasi kegiatan untuk menilai, memperbaiki dan meningkatkan seberapa jauh sebuah proyek atau program kegiatan dapat berjalan secara efektif, efisien dan optimal seperti yang telah dirumuskan bersama. 3.3 pemantauan kegiatan memantau kemajuan sebuah program/proyek kegiatan agar tetap berjalan dalam prosedur yang telah ditetapkan. 3.4 Penyediaan Air Minum Berbasis Masyarakat (PAM BM) penyediaan air minum yang diprakarsai, dipilih,dibangun dan dibiayai oleh masyarakat dan atau dengan bantuan pihak lain, dikelola secara berkelanjutan oleh masyarakat berdasarkan kesepakatan kelompok pengguna air.
BACK
1 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
4
Pemantauan dan evaluasi kinerja PAM BM
Tingkat keberhasilan pelaksanaan penyediaan prasarana air minum berbasis masyarakat ditentukan dengan menggunakan indikator-indikator sebagai berikut: a) masyarakat dapat menikmati air minum yang mudah didapat, harga terjangkau dan kualitas, kuantitas serta kontinuitas terjamin, dari sebelumnya, b) terbentuknya kelompok masyarakat yang mampu mengelola dan mengembangkan prasarana air minum terbangun secara mandiri dan berkelanjutan.
5
Tingkatan pemantauan dan evaluasi
Sistem pemantauan dan evaluasi dimulai dari tingkat paling bawah yaitu masyarakat pengguna, kemudian dilaporkan sampai ke tingkat pusat . 5.1 Tingkat masyarakat Pada tahapan ini masyarakat dapat membangun kemampuan dan kapasitas nya dalam mengambil keputusan. Masyarakat pengguna secara aktif terlibat pada kegiatan pemantauan dan evaluasi mulai dari pengumpulan data, analisis persoalan, pemilihan alternatif pemecahan, perencanaan teknis, pelaksanaan, hingga pengelolaan. Temuan yang diperoleh pada setiap tahap kegiatan digunakan untuk menentukan langkah perbaikan selanjutnya . Peran pihak luar, seperti pemerintah daerah, dalam kegiatan pemantauan dan evaluasi di tingkat masyarakat ini adalah sebagai fasilitator atau pemandu proses. 5.2 Tingkat kelurahan/kecamatan Untuk mendapatkan informasi hasil pemantauan dan evaluasi di tingkat masyarakat pengguna, aparat kelurahan atau kecamatan mengumpulkan dan mengevaluasi kinerja pelaksanaan PAM.BM di tingkat masyarakat. 5.3 Tingkat kabupaten/kota hasil pemantauan dan evaluasi di tingkat kelurahan atau kecamatan aparat pemerintah daerah kabupaten/kota mengumpulkan dan mengevaluasi kinerja pelaksanaan PAM.BM di tingkat kelurahan atau kecamatan. 5.4 Tingkat propinsi Peranan daerah propinsi dalam pemantauan dan evaluasi adalah sebagai wakil pemerintah pusat, dalam mengkoordinasikan dan mendokumentasikan hasil pemantauan dan evaluasi yang dilakukan oleh pemerintah daerah kabupaten dan kota dalam wilayahnya. 5.5 Tingkat pusat Hasil pemantauan dan evaluasi dari a sampai e memberikan masukan dalam penyempurnaan kebijakan pemerintah pusat di bidang air minum. Sebagai gambaran tingkat pelaksanaan pemantauan dan evaluasi dapat di lihat pada Tabel 1 berikut ini :
BACK
2 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
Tabel 1 Tingkatan kegiatan pelaku dalam pemantauan dan evaluasi
No
Tingkat Pemantauan dan Evaluasi
Pelaku Pemantauan dan Evaluasi
Obyek Pemantauan dan Evaluasi
1
Masyarakat
Bamus AM
Badan Pengelola Air Minum
2
Kelurahan/ Kecamatan
3
Kota/ Kabupaten
Tim koordinasi Kelurahan/ Kecamatan Tim Koordinasi Kota/ Kabupaten
4
Propinsi
Tim Koordinasi Propinsi
5
Nasional/ Pusat
Tim Koordinasi Pusat
Bamus AM Bapel AM Bamus AM Bapel AM Tim Koordinasi Kota/ Kabupaten Tim Koordinasi Propinsi
Pemantauan dan Dievaluasi berdasar Sumber Dana dan Pelaksana Pendampingan/ Mandiri dengan Bantuan Kelembagaan, Kelembagaan, Teknis Teknis & & Pembiayaan Pembiayaan Kelembagaan Kelembagaan Teknis & Teknis Pembiayaan Kelembagaan, Teknis
Kelembagaan, Teknis & Pembiayaan
Teknis
Kelembagaan, Teknis & Pembiayaan
Teknis
Kelembagaan, Teknis & Pembiayaan
CATATAN : Mandiri Pendampingan
6 6.1
: Sumber dana pembangunan berasal dari masyarakat : Sumber dana pembangunan berasal dari masyarakat dan pemerintah dan atau pihak ketiga
Sistem informasi dan pelaporan Sistem informasi
Sistem informasi dan pelaporan dikembangkan untuk memudahkan dalam menemu kenali kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan mulai dari tahap persiapan dan perencanaan, pembangunan prasarana serta pengelolaan dan pengembangan. 6.1.1 Tujuan Secara lengkap tujuan pengembangan sistem informasi dan pelaporan adalah: a) memantau penyelenggaraan pelaksanaan PAM BM, b) mengiventarisasi data pelaksanaan PAM BM, c) mengendalikan kinerja pelaksanaan program, d) memberikan informasi kepada pihak lain, baik yang terkait langsung maupun tidak langsung dengan pelaksanaan PAM BM. 6.1.2 Manfaat Manfaat dari pelaksanaan sistem informasi dan pelaporan adalah: a) sebagai bahan evaluasi pelaksanaan kegiatan, b) sebagai bahan masukan untuk pengembangan program, c) sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan. Informasi awal dan pelaporan dikumpulkan oleh tim kerja kecamatan dan secara berjenjang disampaikan kepada tim koordinasi pusat melalui masing-masing tim koordinasi di daerah. BACK
3 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
6.2 Sistem pelaporan Untuk mengoptimalkan sistem informasi dan pelaporan, dapat dikembangkan mekanisme pelaporan secara berjenjang, baik menggunakan perangkat lunak (software) maupun berupa buku laporan. 6.2.1 Prinsip Prinsip pelaporan adalah : a) informasi yang dilaporkan bermanfaat bagi pengguna; b) mengandung hal-hal penting yang perlu ditindak lanjuti; c) dapat disimpan dan dimanfaatkan setiap saat; d) dapat dianalisis dan umpan balik secara berkelanjutan untuk pengambilan keputusan; Sistem pelaporan dilakukan baik pada pemantauan maupun evaluasi. Dalam pelaporan pemantauan dilakukan pengisian sesuai dengan kondisi yang ada, sedangkan dalam pelaporan evaluasi dilakukan solusi penanganannya. Alur berikut ini mengambarkan tahapan monitoring dan evaluasi dari tingkat masyarakat ke tingkat dinas atau instansi terkait di tingkat pusat:
BAMUS-AM
BAPEL-AM
Tim Kerja Kecamatan/ Kelurahan
Dinas/Instansi terkait di tingkat Kabupaten/Kota
Dinas/Instansi terkait di tingkat Provinsi
Dinas/Instansi terkait di tingkat Pusat
CATATAN Garis evaluasi Garis monitoring Garis pelaporan
Gambar 1 Mekanisme monitoring, evaluasi dan pelaporan BACK
4 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
7
Daftar simak pemantauan dan evaluasi
Daftar simak dikembangkan ditiap tahapan kegiatan persiapan, perencanaan, pengelolaan dan pengembangan, serta sesuai dengan pelaku terkait dan aspek kelembagaan, teknis dan pembiayaan. Sebagai gambaran daftar simak ditingkat masyarakat dan pemerintah kabupaten/ kota/provinsi, dan pemerintah pusat antara lain dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2 Daftar simak pada pemantauan dan evaluasi No Tahapan kegiatan A. Kelembagaan A.1 Tahap persiapan
Daftar simak/check list
Identifikasi Lokasi Sosialisasi (Top Down/Bottom Up) • Permintaan masyarakat • Daerah rawan air bersih • Daerah yang tidak terjangkau PDAM • Sosialisasi Kegiatan •
Rembug Warga
• Data Sekunder • Kuesioner permintaan
• • • • • •
•
Pembentukan Kelembagaan
• • • • • •
• • • •
A.2
Identifikasi Kemampuan Masyarakat Identifikasi Sumberdaya Manusia Penyusunan Proposal Pengusulan Proposal
• Proposal, • tanda bukti pengiriman proposal ke kabupaten/ kota • Tanda bukti persetujuan proposal • •
Laporan perencanaan Detail Engineering Design
Tahap pembangunan Pemeriksaan pekerjaan
BACK
• Rumusan kemampuan SDM
Tahap perencanaan Kelompok dibantu oleh Pendamping Kelompok tanpa Pendamping
A.3
•
Jadwal kegiatan Materi sosialisasi Laporan hasil sosialisasi Daftar nama calon konsumen Undangan, daftar hadir, notulensi rembug warga Rumusan kebutuhan, rumusan kondisi fisik, rumusan kemampuan, rencana kerja Draft formatur organisasi Draft AD-ART Program kegiatan Berita Acara penetapan Badan Pengelola Air Minum oleh Bamus AM Tanda bukti pengajuan Badan Hukum Bamus AM ke Notaris Berita Acara penetapan prioritas konsumen oleh Bamus AM Rumusan kemampuan masyarakat
• Laporan Rutin : Harian, Mingguan, Bulanan (Bapel) • Laporan Penyelesaian Masalah Khusus yang tidak dapat dipecahkan di tingkat BAPEL atau Bamus-AM
5 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
Tabel 2 (lanjutan) No A.3
Tahapan kegiatan Tahap pembangunan Pemeriksaan pekerjaan
Penyerahan pekerjaan
A.4
Daftar simak/check list • Laporan Rutin : Harian, Mingguan, Bulanan (Bapel) • Laporan Penyelesaian Masalah Khusus yang tidak dapat dipecahkan di tingkat BAPEL atau Bamus-AM • Berita acara serah terima : o PHO (Provisional Hand Over), dibuat pada saat pekerjaan telah selesai, sebelum masa pemeliharaan o FHO (Final Hand Over), dibuat pada saat selesainya (akhir) kegiatan seluruhnya
Tahap pengelolaan Pelaksanaan operasional
•
Laporan kerja masing-masing bagian dalam Bamus-AM serta keterkaitannya satu dengan lainnya
B. Teknis B.1 Tahap persiapan Persiapan Survei (kuestioner & formulir ) - Sumber Air • Kuantitas • Kualitas • Kontinuitas - Topografi - Hidrogeologi - Jumlah Penduduk - Kebutuhan Air Minum - Pemilihan Sistem Penyediaan Air Minum
B.2
B.4
Laporan persiapan
•
Laporan perencanaan
Tahap perencanaan Perencanaan teknis Sistem Penyediaan Air Minum : • Non Perpipaan • Perpipaan • Penjelasan konsep rencana teknis sistem penyediaan air minum kepada Pelaksana: § Swakelola § Kontraktual § Kombinasi
B.3
•
Tahap pembangunan •
Pengadaan barang
•
Kegiatan konstruksi fisik
• • • •
Daftar kebutuhan barang Daftar pengadaan barang Daftar Penggunaan barang Berita acara selesai pekerjaan
Tahap pengelolaan dan pemeliharaan • Berita acara serah terima antara pelaksana dengan: − Masyarakat/Bapel (jika dana dari masyarakat) melalui Bamus-AM − Pemerintah Daerah (jika dana dari pemerintah)
BACK
6 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
Tabel 2 (lanjutan) No
Tahapan kegiatan • • • • •
•
Daftar simak/check list
Pelaksanakan pengoperasian yang berhubungan dengan kontinuitas. Pelaksanakan perawatan/ pemeliharaan sistem PAM secara berkala Pelatihan pemeliharaan Pelaksanaan system pembayaran (tariff/iuran) air minum sesuai pemakaian Menyusun dan melaporkan kegiatan dan pertanggungjawaban bulanan kepada Bamus AM Pemantauan dampak PAM BM
• Laporan pengelolaan bulanan, triwulan, semester, tahunan • Laporan pemeriksaan dan perawatan
• Laporan pengumpulan iuran bulanan • Laporan bulanan
• Kuesioner kesehatan dan produktivitas masyarakat (dilakukan 2-3 tahun setelah beroperasinya PAM BM)
C. Pembiayaan C.1
8
Persiapan • Mobilisasi dana
• Laporan kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan(dana dari masyarakat dipantau oleh Bamus AM)
Mekanisme pengaduan dan penyelesaian masalah
Pengaduan dan penyelesaian masalah dalam PAM BM ini, apabila memungkinkan dapat diselesaikan di tingkat Bapel . Kemudian apabila memang permasalahan tersebut tidak dapat diselesaikan dapat dilanjutkan ke Bamus AM. Apabila pada tingkatan Bamus AM ternyata permasalahan juga tidak dapat diselesaikan, dapat dimintakan advis ke Tim Koordinasi pada tingkatan di atasnya. Mekanisme pengaduan penyelesaian masalah dapat dilihat pada Gambar 2 dan Gambar 3 serta contohnya pada Tabel 3
Masalah
Bapel AM
tidak
Bamus AM
tidak
Tim Kerja Kelurahan/ Kecamatan
tidak
Dinas/Instansi terkait (Kabupaten/ Kota/Provinsi/ Pusat) secara vertikal
Selesai
Gambar 2 Mekanisme pengaduan dan penyelesaian masalah pada PAM-BM dengan dana masyarakat
BACK
7 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
Masalah
Bapel AM
Donor
Pimpro
Ket. DIP/PO
Tim Kerja Kelurahan/ Kecamatan
Dinas/Instansi terkait (Kabupaten/ Kota/Provinsi/ Pusat) secara vertikal
Bamus
Selesai
Gambar 3 Mekanisme pengaduan dan penyelesaian masalah pada PAM-BM dengan dana pemerintah atau pihak lain Tabel 3 Lingkup
Contoh masalah dan pengaduan serta penyelesaiannya dalam penyelenggaraan PAM BM Tahapan
Kelembagaan
FIsIk
Perencanaan
BACK
Pembangunan
Identifikasi masalah − − − −
Sumber air baku Ketersediaan tanah Kerusakan lingkungan Kualitas prasarana dan sarana − Waktu penyelenggaraan − Kerusakan lingkungan
Proses penyelesaian Mufakat melalui rembug warga Mufakat melalui rembug warga dan konsultasi dengan dinas/instansi terkait bidang air minum apabila diperlukan Penyelesaian khusus oleh badan pengelola dan mufakat melalui rembug warga dan konsultasi dengan dinas/instansi terkait bidang air minum apabila diperlukan
Operasi dan pemeliharaan
− Kualitas, kuantitas dan kontinuitas air minum − Kerusakan system
Perencanaan
− Status anggota − Pemilihan bentuk dan penetapan tujuan lembaga − Intervensi/provokasi pihak lain
Mufakat melalui rembug warga
Pembangunan
− Monev yang tidak berjalan − Pengawasan tidak berjalan − Konflik antar pelaku
Mufakat melalui rembug warga dan konsultasi dengan dinas/instansi terkait bidang air minum apabila diperlukan
8 dari 16
Penanggung jawab Bamus AM dan Tim Pendamping
Bamus AM dan Pelaksana
Bapel AM Bamus AM
Bamus AM dan Fasilitator
Bamus AM dan Pelaksana (dapat berupa kontraktual, swakelola, gabungan)
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
Operasi dan pemeliharaan
− Kinerja organisasi buruk − Kinerja petugas buruk − Monev yang tidak berjalan
Tabel 3
Keuangan
Lingkup
BACK
Tahapan
Penyelesaian khusus oleh badan pengelola dan mufakat melalui rembug warga dan konsultasi dengan dinas/instansi terkait bidang air minum apabila diperlukan
Bapel AM Bamus AM
(Lanjutan)
Identifikasi masalah
Perencanaan
− Kesepakatan besaran dan aturan penetapan − iuran − Kesepakatan prioritas penggunaan dana − Pembengkakan anggaran
Pembangunan
− Ketidak sesuaian penggunaan anggaran − Keterlambatan penyediaan dana
Operasi dan pemeliharaan
− Tunggakan − Penggunaan uang diluar alokasi − Defisit kas − Force major
9 dari 16
Proses penyelesaian
Mufakat melalui rembug warga
Mufakat melalui rembug warga dan konsultasi dengan dinas/instansi terkait bidang air minum apabila diperlukan Penyelesaian khusus oleh badan pengelola dan mufakat melalui rembug warga dan konsultasi dengan dinas/instansi terkait bidang air minum apabila diperlukan
Penanggung jawab
Sekretariat Bamus AM
Sekretariat Bamus AM dan Pelaksana
Bapel AM dan Sekretariat Bamus AM
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
Lampiran A (Informatif)
Pelaporan
A.1 Pelaporan pemakaian air No Unit Bulan Tahun Nomor
Tanggal
1
12-6-2003
Nama Pelanggan Air Zainal Abidin
: …2…………. : …Juni…………. : 2003…………….
Pemakaian air
Tanda tangan
8 M3
A.2 Laporan penerimaan uang No Unit Bulan No
1
BACK
Nama Pelanggan
Zainal Abidin
Tanggal
30-2-2003
10 dari 16
: …2…………. : …Juni………….
Besarnya Pembayaran(Rp)
Tanda tangan
6000.00
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
A.3
Kartu Pelanggan
No. Unit Nama Alamat Tahun Bulan
1
A.4
: : : :
2 Zainal Abidin Jl. Mekar Sari No 31 Sumedang 2003
Tanggal Pembayaran
Pebruari
Jumlah pembayaran
Tanda tangan
Rp. 300.00
Keterangan
Lunas
Daftar nama pelanggan
No. Unit : …2……. No 1
BACK
Nama
Alamat
Zainal Abidin
Jl. Mekar Sari No 31 Sumedang
11 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
A.5
Laporan pemakaian air
(Diukur dengan Meter Air) Bulan : Nopember No 1
A.6
Tanggal awal 2 Nopember 2003
Tanggal Akhir 3 Desember 2003
Pemakaian air
Tanda tangan
96 M3
Laporan penerimaan dan pengeluaran uang Bulan : Desember………..
No 1
A.7
Tanggal 3 Desember 2003
Uraian Pembayar an Pertama
Pemasukan
Pengeluaran
Rp 700.000
Rp. 200.000
Ttd
Keterangan Pembelian pipa PVC dan Acesoris
Laporan kerusakan/ perbaikan No.Unit 2: …………..
No
1
BACK
Nama Alat/ Bagian yg rusak Kran pengatur aliran
Tanggal Kerusakan 20 Nopember 2003
Tanggal Perbaikan 22 Nopember 2003
12 dari 16
Yang memperbaiki
Tandatangan
Teknisi merangkap pengguna
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
A8 Laporan harian pelaksanaan pembangunan Form - ……. Laporan harian pelaksanaan pembangunan PAM - BM : ………………………………………………… Lokasi : ………………………………………………. Tanggal : ……………………………………………………. Kebutuhan No
Jenis pekerjaan
Rencana pekerjaan
Realisasi Pekerjaan
Kepala tukang
Tenaga kerja Pembantu Tukang tukang
Mengetahui
Kebutuhan barang Harga Jumlah Volume satuan harga
Keterangan
Yang melaporkan
( Bamus AM )
( Badan pengelola)
A.9 Laporan mingguan BACK
13 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
Laporan mingguan pekerjaan penyediaan air bersih Lokasi : …………………………………… Kecamatan : …………………………………………………… Kabupaten :. ……………………………………… Propinsi : ………………………………………………..
No
Hari Ke
Kemajuan pekerjaan Jenis pekerjaan
Volume
Biaya
Bobot pekerjaan
Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 Mengetahui
Yang Melaporkan
( Bamus AM )
( Badan pengelola )
BACK
14 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
Lampiran B (Informatif) Daftar nama dan lembaga
1) Pemrakarsa Pusat Penelitian dan Pengembangan Permukiman, Badan Penelitian Pengembangan Kimpraswil, Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah
dan
2) Penyusun Nama Dra. Aryenti Ir. Ida Yudiarti Yunus Dadang Sobana, ST.
BACK
Lembaga Pusat Penelitian dan Pengembangan Permukiman Pusat Penelitian dan Pengembangan Permukiman Pusat Penelitian dan Pengembangan Permukiman
15 dari 16
Daftar RSNI 2006
Pd T-10-2005-C
Bibliografi
Bappenas, Kebijakan Nasional Pembangunan Prasarana dan Sarana Air Bersih dan Penyehatan Lingkungan Berbasis pada Masyarakat, Draft 3, tahun 2000 Bappenas, Kebijakan Nasional Pembangunan Prasarana dan Sarana Air Bersih dan Penyehatan Lingkungan Berbasis Pengelolaan Masyarakat, Draft 3,2002 Depkimprawsil, Kebijakan dan Strategi Nasional Perumahan dan Permukiman, Dit Perumahan Permukiman, 2002 Rancangan Undang-Undang Sumber Daya Air, 2003 Rancangan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, Peningkatan Sistem Penyediaan Air Minum, 2003 Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Direktorat Jendral Tata Perkotaan dan Tata Perdesaan, Panduan Pelaksanaan Program Kompensasi Pengurangan Subsidi BBM untuk Penyediaan Prasarana Air Bersih, Tahun Anggaran 2003,
BACK
16 dari 16
Daftar RSNI 2006
