4.1
User Interface 4.7.1
User Interface Login
Gambar 4.33 User Interface Login
Ketika user yang ingin menggunakan sistem untuk keperluan proses bisnis perusahaa,maka yang akan muncul pertama kali adalah form Login. Tampilan login dapat dilihat pada gambar 4.33. Terlebih dahulu user harus memasukkan kode karyawan dan kata sandi, setelah itu dapat memilih tombol “Login”. Apabila kode karyawan atau kata sandi yang dimasukkan salah maka akan muncul pesan “Kode Karyawan atau Kata Sandi yang Anda Masukkan Salah!”. Pesan tersebut akan muncul dibawah tombol “Login”. Kemudian user bisa memilih tombol “Oke” untuk mengulang melakukan login. Jika kode karyawan dan kata sandi yang dimasukkan benar, maka user dapat masuk ke sistem.
4.7.2
User Interface Home
Gambar 4.34 User Interface Home
Gambar 4.35 User Interface Menu
Setelah user berhasil melakukan login maka tampilan awal Home yang muncul yaitu form menu Master, Transaksi, Pembayaran, Penyerahan Unit, dan Laporan seperti gambar 4.34. Jika user ingin keluar dari sistem dapat memilih “Log Out”, setelah itu akan kembali ke form Login.
Pada gambar 4.35 ditampilkan masing-masing submenu yang terdapat dalam lima menu utama. Setiap user yang masuk ke dalam sistem tidak dapat mengakses seluruh submenu yang ada karena hak akses setiap user berbeda-beda, tergantung pada user tersebut merupakan bagian apa. Pembatasan hak akses ini dilakukan untuk meningkatkan
pengendalian
internal
bagi
perusahan,
berupa
pemisahan fungsi atau tugas. Apabila user yang melakukan login merupakan bagian marketing, maka user tersebut hanya dapat mengakses submenu yang berhubungan dengan penjualan saja, yaitu: submenu master “Pelanggan”, submenu master “Unit”, submenu transaksi “SKUP”, submenu laporan “Laporan Penjualan Unit”. Jika
user
yang
melakukan
login
merupakan
bagian
accounting, maka user tersebut hanya dapat mengakses submenu yang berhubungan dengan pembuatan dokumen pada submenu laporan “Laporan Jurnal” saja. Jika user yang melakukan login merupakan bagian finance, maka user tersebut hanya dapat mengakses submenu yang berhubungan dengan keuangan dan pembuatan laporan, seperti pada submenu transaksi “Faktur Uang Muka”, submenu transaksi “Skema Pembayaran”, submenu transaksi “Pembatalan Unit”, submenu pembayaran “Pembayaran Unit”, submenu transaksi “Reminder” dan submenu laporan “Laporan Angsuran Pelanggan”. Jika user yang melakukan login merupakan bagian Legal, maka user tersebut hanya dapat mengakses submenu pembayaran “PPJB”. Pada bagian administrasi hanya dapat mengakses submenu “Penyerahan Unit”. Sedangkan pada bagian HRD&GA manager hanya dapat mengakses submenu master “Karyawan”.
4.7.3
User Interface Master Karyawan
Gambar 4.36 User Interface Mendata Karyawan
Menu master karyawan hanya dapat diakses oleh HRD & GA Manager. Fungsi dari Master Karyawan ini adalah untuk mendata karyawan baru dan mengubah data karyawan yang pernah di-input sebelumnya, serta memberikan fungsi hak akses karyawan ke dalam sistem. Form Tambah Karyawan terdapat data pribadi karyawan. Bagian HRD&GA Manager memasukkan Kode Karyawan, Nama Karyawan, Jabatan, Kata Sandi, Alamat, Nomor Ponsel dan Email. Kemudian menekan tombol “Save” untuk menyimpan data karyawan yang dimasukkan dan data karyawan tersebut akan muncul pada form Master Karyawan. Tombol “Back” bisa dipilih jika user tidak jadi memasukkan data karyawan.
4.7.4
User Interface Mendata Pelanggan
Gambar 4.37 User Interface Master Pelanggan
Form Master Pelanggan dibuat oleh bagian Marketing untuk mengetahui identitas Pelanggan yang telah membeli unit rumah, seperti pada gambar 4.37 bagian Marketing dapat mencari data pelanggan dengan memilih atribut kategori Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, dan Nomor Ponsel, kemudian memasukkan kata kunci yang ingin dicari dan tekan tombol “Search”. Sistem akan mencari data tersebut dan akan menampilkan tabel Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, NPWP dan Nomor Ponsel. Terdapat tombol “Add” untuk menambah data pelanggan dan tombol “Delete” untuk menghapus data pelanggan. Untuk menghapus data pelanggan, bagian Marketing harus memilih salah salah satu list pada tabel lalu tekan tombol “Delete”. Untuk menambah data pelanggan dpat menekan tombol “Add” dan akan muncul form seperti Gambar 4.38.
Gambar 4.38 User Interface Tambah Pelanggan
Pada form Tambah Pelanggan terdapat data pribadi pelanggan yang akan diisi oleh bagian Marketing dengan memasukkan data Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, NPWP, Nomor KTP, Alamat KTP, Alamat Surat, Kode Pos, Nomor Rumah, Nomor Ponsel, Nomor Fax, dan Email. Setelah semua data dimasukkan, kemudian tekan tombol “Save”. Tombol “Back” dipilih jika user tidak ingin memasukkan data pelanggan dan akan kembali pada tampilan form Master Pelanggan. Untuk melihat data pelanggan maka user bisa memilih salah satu list pada tabel Pelanggan setelah itu akan menampilkan form View Pelanggan. Apabila ada data pelanggan yang berubah maka tekan tombol “Edit” dan memasukkan kembali data pelanggan yang ingin diubah, setelah data tersebut selesai diubah makan dapat memilih tombol “Save” untuk menyimpan data yang
tersebut. Tetapi jika user hanya ingin melihat data pelanggan maka dapat menekan tombol “Back” untuk kembali pada form Master Pelanggan.
Gambar 4.39 User Interface View Pelanggan
4.7.5
User Interface Master Unit
Gambar 4.40 User Interface Master Unit
Form Master Unit dibuat oleh bagian Marketing untuk mengetahui unit rumah yang dijual oleh perusahaan. User yang ingin menambah data unit dapat menekan tombol “Add” dan jika ingin menghapus data pelanggan dapat memilih list pada table data mana yang ingin dihapus lalu tekan tombol ”Delete”. Seperti pada gambar 4.40. Bagian Marketing dapat mencari data unit dengan memilih atribut kategori Kode Unit, Kavling, Luas Tanah , kemudian memasukkan kata kunci yang ingin dicari dan tekan tombol “Seacrh”. Sistem akan mencari data tersebut dan akan menampilkan tabel Kode Unit, Lokasi, Kavling, Luas Tanah, Jenis Unit, dan Harga Unit. Terdapat tombol “Add” untuk menambah data unit, tombol “Print” untuk mencetak dokumen, dan tombol “Delete” untuk menghapus data unit. Untuk menghapus data unit, bagian Marketing harus memilih salah salah satu list pada tabel lalu tekan tombol “Delete”. Untuk menambah data unit dapat menekan tombol “Add” dan akan muncul form seperti gambar 4.41.
Gambar 4.41 User Interface Tambah Unit
Pada form Tambah Unit terdapat data unit yang akan diisi oleh bagian Marketing dengan memasukkan data Kode Unit, Lokasi, Kavling, Luas Tanah, Luas Bangunan, Jenis Unit, Harga Unit, Lama Pembangunan, Spesifikasi Banguan, Status untuk mengetahui ketersediaan unit, dan Layout Design. Data Denah yang ada form Tambah Unit dapat mengunggah gambar denah unit dan juga bisa menggabungkan gambar dalam satu dokumen file. Setelah semua data dimasukkan, kemudian tekan tombol “Save” untuk menyimpan data unit tersebut. Tombol “Back” dipilih jika user tidak ingin memasukkan data unit dan akan kembali pada tampilan form Master Unit.
4.7.6
User Interface Transaksi Faktur Uang Muka
Gambar 4.42 User Interface Transaksi Faktur Uang Muka
Form Faktur Uang Muka dibuat oleh bagian Finance sebagai tanda bahwa pelanggan telah membayar uang muka atau angsuran pertama sebesar 30%. User yang ingin membuat Faktur Uang Muka dapat memilih menu Transaksi Faktur Uang Muka, maka sistem akan menampilkan form Faktu Uang Muka. Apabila bagian Finance yang ingin mencari data Faktur Uang Muka yang diinginkan dapat memilih atribut kategori sesuai dengan tabel Faktur Uang Muka yaitu Nomor Faktur Uang Muka, Tanggal Faktur Uang Muka, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, dan Biaya Uang Muka, kemudian memasukkan kata kunci yang ingin dicari dengan memilih tombol “Search”. Sistem akan mencari kata kunci yang telah dimasukkan oleh pengguna, lalu akan menampilkan tabel Nomor Faktur Uang Muka, Tanggal Faktur Uang Muka, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, dan Biaya Uang Muka. Terdapat tombol “Add” untuk menambah data faktur uang muka. User dapat memilih button ‘Print” untuk mencetak faktur uang muka yang dipilih. Jika bagian finance ingin melihat data faktur uang muka pelanggan maka dapat memilih tombol “View”. Jika bagian
finance ingin mengubah data faktur uang muka pelaggan dapat memilih tombol “Edit”, tampilan yang keluar setelah user memilih tombol “Edit” akan sama dengan tampilan jika memilih tombol “View”. Tombol “Delete” berfungsi untuk menghapus data faktur uang muka yang dipilih.
Gambar 4.43 User Interface Tambah Faktur Uang Muka
Pada form Faktur Uang Muka terdapat data pribadi pelanggan yang akan diisi oleh bagian Marketing dengan memasukkan data Nomor Faktur Uang Muka, Tanggal Faktur Uang Muka, Kode Pelanggan, dengan tombol “Pelanggan” sebagai pop up yang akan menampilkan window seperti gambar berikut:
Gambar 4.44 User Interface Pop Up Pelanggan pada Transaksi Faktur Uang Muka
Ketika pop up Pelanggan ditampilkan maka user akan akan memasukkan Kode Pelanggan dan memilih tombol “Search” kemudian akan tampil tabel Kode Pelanggan dan Nama Pelanggan berdasarkan Master Pelanggan. Setelah user mendapatkan data Pelanggan yang dicari, kemudian memilih tombol “Save”. Data Pelanggan yang dicari akan muncul secara otomatis pada form Tambah Faktur Uang Muka dan data Nama Pelanggan akan tergenerate.
Bagian
Finance
memilih
tombol
“Unit”
untuk
memasukkan data Kode Unit sebagai pop up yang akan menampilkan window seperti berikut:
Gambar 4.45 User Interface Pop Up Unit pada Transaksi Faktur Uang Muka
Ketika pop up Unit ditampilkan maka user akan akan memasukkan Kode Unit dan memilih tombol “Search” kemudian akan tampil tabel Kode Unit, Lokasi, Kavling, dan Jenis Unit berdasarkan Master Unit. Setelah user mendapatkan data Unit yang
dicari, kemudian memilih tombol “Save”. Data Unit yang dicari akan muncul secara otomatis pada form Tambah Faktur Uang Muka dan data Kavling dan Jenis Unit akan tergenerate. Setelah memasukkan data-data yang dibutuhkan bagian Finance dapat memilih tombol “Save” dan secara otomatis data Faktur Uang Muka akan bertambah ke dalam database kemudian akan tampil pada form Faktur Uang Muka. Tetapi jika bagian Finance tidak ingin menambah data Faktur Uang Muka bisa memilih tombol “Cancel” untuk kembali pada tampilan Faktur Uang Muka.
4.7.7
User Interface Transaksi Surat Konfirmasi Unit Pesanan (SKUP)
Gambar 4.46 User Interface Transaksi Surat Konfirmasi Unit Pesanan (SKUP)
Form Surat Konfirmasi Unit Pesanan dibuat oleh bagian Marketing untuk mengetahui Surat Konfrimasi Unit Pesanan (SKUP) yang telah diterima oleh pelanggan karena telah membayar uang muka dan telah menerima
Faktur Uang Muka. User yang ingin
mendata dan mengubah data Surat Konfirmasi Unit Pesanan harus memilih Menu Transaksi Surat Konfirmasi Unit Pesanan, maka akan
menampilkan form Surat Konfirmasi Unit Pesanan (SKUP). Apabila bagian Marketing ingin mencari data Surat Konfirmasi Unit Pesanan yang diinginkan dapat memilih
atribut kategori Nomor SKUP,
Tanggal SKUP, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, dan Jenis Pembayaran. Kemudian memasukkan kata kunci yang ingin dicari dengan memilih tombol “Search”. Sistem akan mencari kata kunci yang telah dimasukkan oleh pengguna, lalu akan menampilkan tabel Nomor SKUP, Tanggal SKUP, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Harga Jual dan Jenis Pembayaran. Terdapat tombol “Add” untuk menambah data surat konfirmasi unit pesanan.
Tombol “Delete”
untuk menghapus data yang dipilih. Jika bagian marketing ingin mencetak SKUP dapat memilih button “Print”. Untuk melihat data SKUP yang dipilih dengan button “View” dan untuk mengubah data SKUP dapat memilih button “Edit”. Tampilan yang keluar setelah tombol “Edit”dipilih akan sama dengan tampilan jika memilih tombol “Add”. Untuk menambah data dapat menekan tombol “Add” dan akan muncul form Tambah SKUP.
Gambar 4.47 User Interface Tranaksi Surat Konfirmasi Unit Pesanan (SKUP)
Pada form Tambah Surat Konfirmasi Unit Pesanan (SKUP) bagian Marketing mengisi data dengan memasukkan data Nomor SKUP, Tanggal SKUP, Nomor Faktur Uang Muka dengan menekan tombol FakturUangMuka sebagai pop up yang akan menampilkan window seperti gambar berikut:
Gambar 4.48 User Interface Pop Up Faktur Uang Muka pada Surat Konfirmasi Unit Pesanan (SKUP)
Ketika pop up Faktur Uang Muka ditampilkan maka user akan akan memasukkan Nama Pelanggan dan memilih tombol “Search” kemudian akan tampil tabel Nama Pelanggan, Kode Pelanggan, Nomor Faktur Uang Muka, dan Tangal Faktur Uang Muka berdasarkan form Master Pelanggan dan form Faktur Uang Muka sesuai dengan yang dicari oleh user. Kemudian user memilih salah satu list dari tabel yang muncul sesuai dengan yang dicari oleh user, dan memilih tombol “Save”. Bagian marketing memasukkan data Kode Unit dengan memilih tombol “Unit” sebagai pop up yang akan menampilkan window berikut:
Gambar 4.49 User Interface PopUp Unit pada Surat Konfrimasi Unit Pesanan (SKUP)
Ketika pop up Unit ditampilkan maka user akan akan memasukkan Kode Unit dan memilih tombol “Search” kemudian akan tampil tabel Lokasi, Kavling, Jenis Unit dan Kode Unit
berdasarkan Master Unit. Setelah user mendapatkan data Unit yang dicari, kemudian memilih tombol “Save”. Data Unit yang dicari akan muncul secara otomatis pada form Tambah SKUP. Setelah data diamsukkan bagian marketing dapat memilih tombol “Simpan” dan secara otomatis data Surat Konfrimasi Unit Pesanan telah bertambah ke dalam database, kemudian akan tampil pada form Surat Konfirmasi Unit Pesanan. Jika bagian marketing tidak ingin menambahkan data Surat Konfrimasi Unit Pesanan bisa memilih tombol “Cancel” untuk kembali ke form Transaksi Surat Konfirmasi Unit Pesanan.
4.7.8
User Interface Transaksi Skema Pembayaran
Gambar 4.50 User Interface Transaksi Skema Pembayaran
Form
transaksi
Skema
Pembayaran
digunakan
untuk
mengetahui Pelanggan yang sudah menerima atau belum menerima Skema Pembayaran, yang dibuat oleh bagian Finance. Jika bagian Finance ingin mencari data Skema Pemabayaran yang diinginkan dapat memilih atribut kategori sesuai dengan tabel yang ada pada Skema Pemabayaran yaitu Nomor Skema Pembayaran, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Lokasi, Kavling, dan Status. Kemudain memasukkan kata kunci yang ingin dicari dan memilih tombol “Search”. Pada form Transaksi Skema Pembayaran terdapat tombol “Create New” untuk membuat Skema Pembayaran yang baru, dan tombol “Delete” untuk menghapus data dengan memilih salah satu list pada tabel yang ada di pada Skema Pembayaran.
Gambar 4.51 User Interface Transaksi Tambah Skema Pembayaran
Pada form Tambah Skema Pemabayaran bagian Finance dapat mengisi data dengan memasukkan data Nomor Skema Pembayaran, Nomor SKUP, dengam memilih tombol SKUP sebagai pop up yang akan menampilkan window sebagai berkut:
Gambar 4.52 User Interface Pop Up SKUP pada Transaksi Skema Pembayaran
Di dalam pop up SKUP user akan memasukkan Nama Pelanggan yang ingin dicari lalu memilih tombol “Search” maka akan menampilkan tabel yang berisi Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Nomor SKUP, dan Tanggal SKUP yang berdasarkan form Master Pelanggan dan Surat Konfirmasi Unit Pesanan sesuai yang dicari oleh user. Setelah user memilih data yang dibutuhkan lalu tekan tombol “Save”, lalu Nomor SKUP yang dicari akan muncul secara otomasi pada form Tambah Skema Pembayaran. Bagian Finance memilih salah satu jenis pembayaran yang dipilih oleh pelangan dalam melakukan pembayaran angsuran yaitu Kas Keras, Kas Bertahap, dan KPR. Kemudian bagian Finance memasukkan
data
Kode
Pelanggan
dengan
memilih
tombol
“Pelanggan” sebagai pop up yang akan menampilkan window sebagai berikut:
Gambar 4.53 User Interface Pop Up Pelanggan pada Transaksi Skema Pembayaran
Ketika pop up Pelanggan muncul pengguna akan memasukkan Nama Pelanggan yang ingin dicari, kemudian memilih tombol “Search” maka akan tampil tabel Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Lokasi, Kavling, Luas Tanah, Luas Bangunan, dan Jenis Unit berdasarkan form master Pelanggan dan Unit sesuai yang dicari atau dibutuhkan oleh pengguna, kemudian memilih tombol “Save” dan data pelanggan dan unit yang dicari akan muncul secara otomati atau pada form Tambah Skema Pembayaran. Nama Pelanggan, Kode Unit,
lokasi, Kavling, Luas Tanah, Luas Bangunan, dna Jenis Unit akan tergenerate. Kemudian bagian Finance memilih data Status Pembayaran Sudah Bayar atau belum Bayar, sesuai dengan Skema Pembayaran yang akan dibuat dan diterima oleh Pelanggan. Data angsuran dapat diisi oleh user sesuai jumlah angsuran yang diterima atau yang sudah dibayarkan Pelanggan.untuk memasukkan data angsuran dapat dilakukan memilih tombol “Add”. Maka secara otomatis tabel angsuran akan tergenerate. User dapat memilih tombol “Edit” untuk mengubah data pada tabel, kemudia untuk menyimpan data yang diubah dengan memilih tombol “Save”. Total biaya angsuran merupakan total biaya angsuran yang dibayar oelh Pelanggan. Jumlah Angsuran dikalikan dengn Biaya Angsuran kemudian ditambah dengan Biaya Uang Muka dan hasilnya di kurangi Total Biaya Angsuran sama dengan Sisa Angsuran Pelanggan. Setelah semua data yang diperlukan dimasukkan maka user
dapat memillih tombol
“Save” untuk menyimpan data Skema Pembayaran atau memilih tombol “Cancel” untuk kembali ke form Transaksi Skema Pembayaran. Jika user telaah selesai menambahkan atau mengubah datanya maka bisa memilih tombol “Print” untuk mencetak Skema Pembayaran.
4.7.9
User Interface Transaksi Pembatalan Unit
Gambar 4.54 User Interface Transaksi Pembatalan Unit
Form Transaksi Pembatalan Unit dibuat oleh bagian Finance dan digunakan unuk mendata serta mengetahui Pelanggan yang melakukkan pembatalan pembelian unit rumah, karena pelangggan tersebut tidak dapat membayar angsuran. Jika pengguna ingin mencari data Pembatalan Unit yang diinginkan dapat memilih tombol “Search” dengan terlebih dahulu memilih atribut kategori sesuai dengan tabel Pembatalan Unit berdasarkan kata kunci yang diinginkan. Jika bagian Financei ingin melihat data Pembatalan Unit dapat memilih tombol “View”. Untuk menghapus data Pembatalan Unit yang dipilih dengan button “Delete” dan untuk mengubah data Pembatalan Unit dapat memilih button “Edit”. Tampilan yang keluar setelah tombol “Edit”dipilih akan sama dengan tampilan jika memilih tombol “Add”. Untuk menambah data dapat menekan tombol “Add” dan akan muncul form Tambah Pembatalan Unit.
Gambar 4.55 User Interface Tambah Pembatalan Unit
Pada form Tambaha Pembatalan Unit terdapat yang dapat diisi oleh bagian Finance dengan memasukkan data Nomor Pembatalan Unit, Tanggal Pembatalan Unit, Nomor SKUP sebagai pop up yang akan ditampilkan seperti berikut:
Gambar 4.56 User Interface Pop Up SKUP pada Tambah Pembatalan Unit Di dalam pop up SKUP user akan memasukkan Nama Pelanggan yang ingin dicari lalu memilih tombol “Search” maka akan menampilkan tabel yang berisi Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Nomor SKUP, dan Tanggal SKUP yang berdasarkan form Master Pelanggan dan Surat Konfirmasi Unit Pesanan sesuai yang dicari oleh user. Setelah user memilih data yang dibutuhkan lalu tekan tombol “Save”, lalu Nomor SKUP yang dicari akan muncul secara otomasi pada form Tambah Pembatalan Unit. Ketika pop up Pelanggan muncul pengguna akan memasukkan Nama Pelanggan yang ingin dicari, kemudian memilih tombol “Search” maka akan tampil tabel Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Lokasi, Kavling, Lua Tanah, Luas Bangunan, dan Jenis Unit. berdasarkan form master Pelanggan dan Unit sesuai yang dicari atau dibutuhkan oleh pengguna, kemudian memilih tombol “Save” dan data pelanggan dan unit yang dicari akan muncul secara otomati atau pada form Tambah Skema Pembayaran. Nama Pelanggan, Kode Unit, lokasi, Kavling, dan Luas Tanah akan tergenerate.
Gambar 4. 57 User Interface Pop Up Pelanggan pada Tambah Pemabatalan Unit
Selanjutnya bagian Finanace akan memasukkan data Jumlah yang Dikembalikan jika ada uang muka yang harus dikembalikan ke pelanggan , berupa persentase dan nominal. Serta, dalam kolom keterangan di isi sesuai dengan alasan Pembatalan Unit dari Pelanggan. Setelah data dimasukkan user dapat memilih tombol “Save” dan secara otomatis data akan tampil pada form Transaksi Pembatalan Unit. Tetapi jika user tiak akan menambah data Pembatalan Unit bisa memilih tombol “Cancel”.
4.7.10
User Interface Reminder Angsuran Pelanggan
Gambar 4.58 User Interface Reminder Angsuran Pelanggan
Setiap hari Bagian Finance akan selalu mengecek form Reminder Angsuran Pelanggan yang berisi data pelanggan yang telah mendekati tanggal jatuh tempo. Pada form Reminder Angsuran Pelanggan bagian Finance dapat mengetahui piutanng-piutnag pelanggan yang akan jatuh tempo dalam n hari, kemudian sistem akan menampilkan Nomor Skema Pembayaran, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Tanggal Skema Pembayaran, Tanggal Jatuh Tempo, Biaya Angsuran, Total Piutang, dan Status Tagihan. Apabila user ingin memprosesnya sekarang maka dapat memilih button Process Now, yang terlebih dahulu mengklik
atau memilih row atau nama pelanggan yang ingin diproses.dan apabila user tidak ingin langsung memprosesnya maka dapat memilih button Process Later. Yang kemudian dikomunikasikan kepada bagian Administrasi untuk memberitahu atau mengirim Surat Peringatan kepada Pelanggan.
4.7.11
User Interface Pembayaran Unit
Gambar 4.59 User Interface Pembayaran Unit
Bangian Finance akan menginput form Pembayaran Unit dari setiap pelanggan. Form Pembayaran Unit digunakan untuk mendata serta mengetahui jenis pembayaran unit dari setiap pelangggan, pembayaran unit yang dibayarakan pelanggan , dan pembayaran denda jika ada. Jika user ingin mencari data Pembayaran Unit yang diinginka dapat memasukkan kata kunci pad tabel Pembayaran Unit lalu memilih tombol “Search”.
Kemudian sistem akan mencari
keyoword yang dimasukkan, lalu menampilkan tabel Nomor Pembayaran Unit, Tanggal Pembayar, Nomor Skema Pembayaran, Jenis Pembayaran Bank, Kode Pelanggan, Nama pelanggan, Kode Unit, Biaya Tambahan, Pembayaran Denda, Total Pembayaran, Biaya Angsuran dan Tanggal Jatuh Tempo. Pada kolom pengaturan user dapat memilih tombol pengaturan sesuai dengan fungsinya. Jika pengguna ingin melihat data Pembayaran Unit yang dipilihnya maka
dapat memilih tombol “View”. Jika pengguna ingin menghapus data Pembayaran Unit yang dipilih maka dapat memilih tombol “Delete”. Apabila pengguna ingin mengubah data Pembayaran Unit maka dapat memilih tombol “Edit”. Tampilan pada tombol “Edit” sama dengan tampilan jika bagian Finance memilih tombol “Add” yang berfungsi untuk menambah data Pembayaran Unit.
Gambar 4. 60 User Interface Tambah Pembayaran Unit
Form Tambaha Pembayaran Unit terdapat data Pembayaran Unit yang daat diisi oleh bagian Finance dengan memasukkan Nomor Pembayaran Unit, Tanggal Pemabayaran Unit, Nomor Skema Pembayaran dengan tombol SkemaPembayaran sebagai pop up yang akan menampilkan window sebagai berikut:
Gambar 4.61 User Interface Pop Up Skema Pembayaran pada Pembayaran Unit
Ketika pop up
skema pembayaran muncul user akan
memasukkan Nama pelangggan yang ingin dicari lalu tekan tombol “Search” maka akan tampil tabel Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Nomor Skema Pembayaran, dna Tanggal Skema Pembayaran berdasarkan form Skema Pembayaran yang sesuai dengan pencarian user. Jika user sudah menemukan pencariannya dpat memilih salah satu list pada tabel dan pilih tombol “Save”. Kemudian Nomor Skema Pembayaran akan muncul secara otomatis pada form Tambah Pembayaran Unit. Selanjutnya user akan memasukkan data Kode pelanggan dengan memilih tombol “Pelanggan” sebagai pop up yang menampilkan window sebagai berikut:
Gambar 4.62 User Interface Pop Up Pelanggan pada Tambah Pembayaran Unit
Ketika
pop
up
Pelanggan
muncul
pengguna
akan
memasukkan Nama Pelanggan yang ingin dicari, kemudian memilih tombol “Search” maka akan tampil tabel Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Lokasi, Kavling, Lua Tanah, Luas Bangunan, dan Jenis Unit. berdasarkan form master Pelanggan dan Unit sesuai yang dicari atau dibutuhkan oleh pengguna, kemudian memilih tombol “Save” dan data pelanggan dan unit yang dicari akan muncul secara otomati atau pada form Tambah Skema Pembayaran. Nama Pelanggan, Kode Unit, Lokasi, Kavling, Luas Tanah dan Jenis Unit akan tergenerate. Selanjutnya bagian Finance akan memasukkan Harga Jual (Termasuk PPn) sesuai dengan unit yang dibeli oleh Pelanggan. Besar nya harga unit rumah yang dibeli oleh pelanggan berdasarkan besarnya luas tanah dari unit tersebut. Sesuai dengan catatan Pembayaran Denda akan muncul jika Pelanggan telah melewati batas Tanggal Jatuh tempo pembayaran. Biaya tambahan akan mucul jika pelanggan terdapat biaya tambahan dari harga unit yang ada karena pelanggan ingin mengubah desain interior rumah tersebut atau biaya lainnya tergantung dari kasus yang diterima. Total pembayaran akan tergenerate dari hasil Harga Jual + Biaya Tambahan (jika ada) + pembayaran Denda (jika ada). Pada form Pembayaran Unit terdapat tab yang terdiri dari tiga piihan yaitu Kas Keras, Kas Bertahap dan KPR. User bisa memilih tab tersebut sesuai dengan jenis pembayaran yang dipilih oleh pelanggan sebagai cara pembayaran unit rumah. Iuser idapat mengisi Angsuran, Tanggal jatuh tempo, dan Biaya Angsuran, jika user ingin menghapus tabel Kas Keras dpat memilih tombol “Delete” dan menyimpan data dengan memilih yombol “Save”. Setelah dta dimasukkan bagian Finance dapat memilih tombol “Save” untuk menyimpan data Pembayaran
Unit
yang
dimasukkan,
secara
otomatis
data
Pembayaran Unit telah bertambah ke database kemudian akan tampil pada form Pembayaran Unit. Tetapi jika user tidak akan menambah data Pembayaran Unit maka bisa memilih tombol “Cancel” untuk kembali ke form Pembayaran Unit.
4.7.12
User Interface PPJB ( Perjanjian Pengikatan Jual Beli)
Gambar 4.63 User Interface PPJB
Form Pembayaran PPJB dibuat oleh bagian Legal dan digunakan untuk mengetahui pelanggan yang telah melakukan pembayaran angsuran sampai 30% dari biaya angsuran atau harga jual unit baik itu menggunaka jenis pembayaran Kas Keras, Kas Bertahap, maupun KPR. Jika bagian Legal ingin mencari data PPJB yang diinginkannya dapat memilih atribut kategori sesuai dengan tabel PPJB tersebut, kemudian memasukkan kata unci yang ingin dicari dan tekan tombol “Search”. Sistem akan mencari kata kunti yang dimasukkan lalu akan menampilkan tabel Nomor PPJB, Tanggal PPJB, Nomor Ksema Pembayaran, Nama Pelanggan, Jumlah Angsuran, Total Biaya Angsuran, dna Status PPJB sesuai dengan yang dicari oleh user. Form PPJB dibuat berdasarkan status pelanggan yang sudah terima atau belum terima PPJB. Jika status pelanggan belum terima dan sudah membayar angsuran sampai 30% maka user bisa memilih tombol “Create New”. Tombol “Delete” dipilih jika user ingin menghapus data PPJB dengan memilih salah satu list pada tabel.
Gambar 4.64 User Interface Buat Baru PPJB
Form Buat Baru PPJB terdapat data PPJB yang dapat diisi oleh bagian Legal dengan memasukkan Nomor PPJB, Tanggal PPJB, Kode Pelanggan dengan tombol “Pelanggan” sebagai pop up.
Gambar 4.65 User Interface Pop Up Pelanggan pada Buat Baru PPJB
Ketika pop up Pelanggan muncul pengguna akan memasukkan Nama Pelanggan yang ingin dicari, kemudian memilih tombol “Search” maka akan tampil tabel Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Nomor Skema Pembayaran dan Jumalah Angsuran Pelanggan berdasarkan form master Pelanggan dan Unit sesuai yang dicari atau dibutuhkan oleh pengguna, kemudian memilih tombol “Save” dan data pelanggan yang dicari akan muncul secara otomatis pada form Buat Baru PPJB. Nama pelanggan, Nomor Skema Pembayaran Jumlah Angsuran Pelanggan dan Nomor KTP akan tergenerate. Selanjutnya
bagian
Legal
akan
memasukkan
data
Provinsi,
Kotamadya, Alamat, RT/RW, Kelurahan, Kecamatan, berdasarkan data diri pelanggan dan user akan mendata status PPJB dengan membuat dua kategori yaitu sudah terima dan belum terima. Setelah data dimasukkan lalu bagian Legal dapat memilih tombol “Save” untuk menyimpan data PPJB yang dimasukkan, atau dapat memilh tombol “Cancel” untuk kembali pada form PPJB. Bagian Legal dapat mencetak PPJB dengan memilih tombol “Print” dengan kondisi bahwa adanya data yang telah tersisi dan tersimpan.
4.7.13
User Interface Penyerahan Unit
Gambar 4.66 User Interface Penyerahan Unit
Bangian Administrasi akan menginput form Penyerahan Unit dari setiap pelanggan. Form Penyerahan Unit digunakan untuk mendata serta mengetahui Pelanggan yang telah menerima unit berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan. Penyerahan Unit terjadi apabila Pelanggan telah melunasi pembayaran unit rumah 100%. Jika user ingin mencari data Penyerahan Unit yang diinginka dapat memasukkan kata kunci sesuai dengan tabel Penyerahan Unit lalu memilih tombol “Search”. keyoword Penyerahan
yang Unit,
dimasukkan, Tanggal
Kemudian sistem akan mencari lalu
menampilkan
Penyerahan
Unit,
tabel
Nomor
Kode Skema
Pembayaran, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Kode Unit, Lokasi, Kavling, Jenis pembayaran dan Status Penyerahan Unit sesuai dengan pencarian. Pada kolom pengaturan user
dapat memilih tombol
pengaturan sesuai dengan fungsinya. Jika pengguna ingin melihat data Penyerahan Unit yang dipilihnya maka dapat memilih tombol “View”. Jika pengguna ingin menghapus data Penyerahan Unit yang dipilih maka dapat memilih tombol “Delete”. Apabila pengguna ingin
mengubah data Penyerahan Unit maka dapat memilih tombol “Edit”. Tampilan pada tombol “Edit” sama dengan tampilan jika bagian Administrasi memilih tombol “Add” yang berfungsi untuk menambah data Penyerahan Unit.
Gambar 4.67 User Interface Penyerahan Unit
Form Penyerahan Unit terdapat data Penyerahan Unit yang dapat diisin oelh bagian Administrasi dengan memsaukkan data Kode Penyerahan Unit, tanggal penyerahan Unit, Kode Pelanggan dengan memilih tombol “Pelanggan” sebagai pop up.
Gambar 4.68 User Interface Pop Up Pelanggan pada Penyerahan Unit
Ketika pop up muncul pengguna akan memasukkan Nama Pelanggan yang ingin dicari lalu memilih tombol “Search” kemudian akan tampil tabel yang berisi Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Lokasi, Kavling, Luas Tanah, Luas Bangunan, Jenis Unit, dna Nomor Skema Pembayaran berdasarkan form master Pelanggan, Unit dan Skema Pembayaran sesuai data yang dicari oleh pengguna. Jika telah menemukan pencariannya maka dapat mamilih tombol “Save”, lalu Kode Pelanggan yang dicari akan mucul secara otomatis pada form Penyerahan Unit dan Nama Pelanggan, Kode Unit, Lokasi, Kavling, Luas Tanah, Jenis Unit dan Nomor Skema Pembayaran akan tergenerate. Kemudian pengguna memilih data jenis pembayaran berdasarkan pembayaran yang dipilih oleh pelanggan, dengan tiga ketegori yaitu Kas Keras, Kas Bertahap, dan KPR.
Pas form
Penyerahan Unit terdapat tabel dengan Data Angsuran, Tanggal Skema Pembayaran, Biaya Angsuran, Jumlah Angsuran Pelanggan, Biaya Uang Muka, Total Biaya Angsuran, Sisa Angsuran. Tombol “Edit” dapat digunakan untuk mengubah data tabel tersebut, dan tombol “Save” untuk menyimpan data tabel yang telah diubah. Setelah itu penggguna dapat mengisi status penyerahan unit dengan pilihan Sudah Terima dan Belum Terima. Setelah data dimasukkan lalu bagian Administrasi dapat memilih tombol “Save” untuk menyimpan data Penyerahan Unit yang dimasukkan, atau dapat memilh tombol “Cancel” untuk kembali pada form Penyerahan Unit.
1.7.13 User Interface Laporan Penjualan
Gambar 4.69 User Interface Laporan
Form menu Laporan digunakan oleh bagian Marketing untuk mencetak Laporan Penjualan Unit, bagian Accounting Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Jurnal, bagian Finance untuk mencetak Laporan Angsuran Pelanggan. User dapat memilih Jenis Laporan sesuai dengan fungsi bagian nya masing-masing.
Gambar 4.70 User Interface Laporan Penjualan Unit
Laporan Penjualan Unit hanya dapat diakses oleh bagian Marketing, laporan ini digunakan untuk mengetahui aktivitas penjualan pada periode tertentu sehingga dapat membantu membuat rencana strategis untuk penjualan selanjutnya. Setelah pengguna memilih kriteria Laporan Penjualan Unit dan memilih periode waktu yang diinginkan kemudian memilih tombol “View” maka akan menampilkan form Laporan Penjualan Unit seperti gambar 4.70. Jika pengguna ingin mencetak Laporan Penjualan Unit dapat memilih tombol “Print”.
Gambar 4.71 User Interface Laporan Angsuran Pelanggan
Setelah bagian Finance memilih kriteria Laporan Angsuran Pelanggan dan memilih periode waktu yang diinginkan kemudian meilih tombol “View” pada form Laporan seperti gambar 4.69 maka sistem akan menampilkan Laporan Angsuran Pelanggan seperti pada gambar 4.71.
Laporan Angsuran Pelanggan berguna untuk
mengetahui jumlah setiap angsuran yang telah dibayarkan oleh pelanggan. Dari laporan ini dapat menentukan jumlah angsuran yang telah diterima oleh perusahaan sebagai penerimaan kas.
Gambar 4.72 User Interface Laporan Penerimaan Kas
Setelah
bagian
Accounting
memilih
kriteria
Laporan
Penerimaan Kas dan memilih periode waktu yang diinginkan kemudian meilih tombol “View” pada form Laporan seperti gambar 4.69 maka sistem akan menampilkan Laporan Penerimaan Kas seperti pada gambar 4.72. Laporan Penerimaan Kas berguna untuk mengetahui total penerimaan kas dari penjualan unit rumah.
Gambar 4.73 User Interface Laporan Jurnal
Form Laporan Jurnal digunakan untuk membuat laporan terkait dengan transaksi akuntansi yang timbul selama kegiatan proses penjualan yang berlansung setiap bulannya. COA (Chart Of Account) dapat menentukan periodde awal dan periode akhir dari Laporan Jurnal. Sistem akan menampilkan data jurnal berdasarkan periode yang dipilih. Laporan jurnal merupakan laporan yang terjadi selama proses penjualan berlangsung dan sistem akan menampilkan data jurnal dari waktu ke waktu sesuai dengan periode waktu yang dipilih oleh pengguna. Pada perusahaan hasil pendapatan yang didapat dari penjualan unit rumah kepada pelanggan diukur secara moneter dengan metode periodik, dengan beebrapa akun yang terkait sesuia dengan transaksi yang terjadi. Berikut ini bebrapa jurnal pembayaran unit dengan jenis pembayaran Kas Keras atau tunai, pencatatan jurnalnya:
Kas
xxxxxx
Penjualan Unit
xxxxx
Penjualan unit dengan jenis pembayaran kredit Kas Bertahap dan KPR dengan metode periodik perusahaan akan mendebit perkiraan piutang usaha angsuran dan mengkredit penjualan angsuran, dengan jurnal: Piutang Usaha
xxxxxx
Penjualan Angsuran xxxxxx Untuk transaksi peneerimaan pelunasan piutang angsuran jetika perusahaan melakukan penagihan angsuran, pelanggan tidak diberikan potongan harga kembali karena potongan harga sudah diberikan saat awal kesepakatan jual beli, jadi setiap angsuran harus dibayar full, dengan jurnal: Kas
xxxxxx Piutang Usaha Angsuran
xxxxxx
Perusahaan memberikan potongan harga kepada pelanggan pada awal peroses penjualan unit dan potongan harga yang diberikan bervariasi sesai dengan kesepakatan dan jenis pembayaran. Adanya potongan yang diberikan bagi pelanggan dengan jenis pembayaran kas keras atau tunai, dengan jurnal: Kas
xxxxxx
Potongan Penjualan Unit
xxxxxx
Penjualan Unit
xxxxxx
Ketika perusahan menerima penerimaan kas dari pembayaran angsuran pelanggan dalam periode diskon dengan potongan harga yang telah diberikan, dengan jurnal: Kas
xxxxxx
Potongan Penjualan Unit
xxxxxx
Piutang Usaha
xxxxxx
Ketika perusahaan melakukan pembatalan unit rumah yang dikarenakan pelanggan yang tidak melakukan pembayaran angsuran dan tidak dapat tertagih lagi, maka akan dicatat dengan menggunakan metode penghapusan langsung (direct write-off method) dan metode penyisishan, dengan jurnal: Beban Piutang Tak Tertagih
xxxxxx
Piutang Usaha Beban Piutang Tak Tertagih
xxxxxx xxxxxx
Penyisihan untuk Piutang Tak Tertagih
xxxxxx
Ketika perusahaan melakukan pembatalan unit dengan mengembalikan uang muka ke pelanggan, dengan jurnal: Pendapatan Diterima Dimuka (Uang Muka) xxxxxx Kas
xxxxxx
4.2
Desain System Output 1)
Master Unit
Gambar 4.74 Cetak Data Unit
Cetak Data Unit merupakan daftar unit rumah yang dijual, dibuat oleh bagian Marketing yang akan diberikan kepada Pelanggan dan bagian Marketing dan Sales untuk mengetahui daftar harga dan unit yang tersedia, untuk mengetahui status unit yang dijual sehingga memudahkan dalam proses pemasaran unit rumah kepada pelanggan
2)
Faktur Uang Muka
Gambar 4.75 Cetak Faktur Uang Muka
Faktur Uang Muka dibuat oleh bagian Finance yang dibuat sebanyak tiga rangkap, yaitu untuk: a. Pelanggan yang digunakan sebagai bukti pembayaran. b. Bagian Finance sebagai arsip untuk membuat laporan angsuran. c. Bagian Marketing sebagai arsip untuk membuat laporan penjualan.
3)
Surat Konfirmasi Unit Pesanan (SKUP)
Gambar 4.76 Cetak Surat Konfirmasi Unit Pesanan (SKUP)
Surat Konfirmasi Unit Pesanan (SKUP) dibuat oleh bagian Marketing yang dibuat sebanayak tiga rangkap, yaitu untuk: a. Pelanggan sebagai bukti pemesanan unit rumah b. Finance untuk di arsipkan c. Marketing sebagai arsip penjualan untuk membuat laporan penjualan unit
4)
Skema Pembayaran
Gambar 4.77 Output Skema Pembayaran
Skema Pembayaran dibuat oleh bagian Marketing yang dibuat tiga rangkap, yaitu untuk: a. Pelanggan sebagai bukti angsuran b. Finance sebagai arsip untuk membuat laporan angsuran pelanggan c. Marketing sebagai arsip untuk memngingatkan pelanggan untuk membayar angsuran d. Accounting sebagai arsip untuk membuat laporan jurnal
5)
PPJB (Perjanjian Pengikat Jual Beli)
Gambar 4.78 Output PPJB
PPJB (Perjanjian Pengikatan Jual Beli) dibuat oleh bagian Legal sebagai peerjanjian pengikatan adanaya jual beli antara pihak developer dengan pelanggan. Surat ini diberikan untuk pelanggan sebagai tanda bukti adanya pembayaran angsuran hingga 30%.
6)
Laporan Penerimaan Kas
Gambar 4.79 Rancangan Output Laporan Penerimaan Kas
Laporan penerimaan kas dibuat oleh bagian Accounting dibuat untuk mengetahui total penerimaan kas dari pelanggan atas penjualan unit rumah berdasarkan periode tertentu. Laporan penerimaan kas ini diberikan untuk bagian Manager dan Director, laporan ini berguna dalam pengambilan keputusan dan untuk meningkatkan strategi penjualan.
