Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif
XVIII.A.a06 DKI / SOP / 2014
SEKRETARIS, Disahkan oleh PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA BAGIAN SEKRETARIAT
Judul SOP
H. M. AYUB, SE Pembina NIP. 19630814 199403 1 007 PEMBUATAN KARPEG, KARIS, KARSU, TASPEN, ASKES
Dasar Hukum 1. UU no. 43 Tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian 2. PP no. 45 tetntang Perubahan atas PP No. 10 tahun 1983 tentang iain 3. SE Kepala BKN No. 08/SE/1983 tanggal 26 Maret 1983 tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan, PenggunaanKartu istri / Kartu Suami PNS 4. Kep. Kepala BKN No. 0666/KEP/1974 tentang Kartu Pegawai negeri Sipil 5. PP No. 49 tahun 1991 tentang Keanggotaan ASKES 6. PP No. 25 Thn 1981 tentang Asuransi Sosial PNS
Kualifikasi pelaksana Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan Pengelolaan Pembuatan kartu pegwai, kartu taspen, kartu istri, dan kartu suami Memahami Tugas dan Fungsi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Sumatera
Keterkaitan SOP Pengelolaan Naskah Dinas
Peralatan/perlengkapan Komputer dan peralatan pendukung Surat Permohonan Cuti ATK Buku Ekspedisi Surat Keluar
Peringatan Jika Pembuatan KARPEG, KARIS, KARSU, Kartu TASPEN dan ASKES tidak kerjakan maka SOP karpeg, karsu, karsi dan taspen dan askes tidak dapat terlaksana.
Pencatatan dan pendataan Buku Agenda Surat Masuk/Keluar Disimpan dalam data elektronik dan manual
NOMOR : XVIII.A.a06.1 / DKI / SOP / 2014 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBUATAN KARPEG No
Kegiatan
Sekretaris
Pelaksana Kasubag Staf umum
Mutu Baku Kadis
Persyaratan/ Kelengkapan
Waktu
Output
1
Memerintahkan kasubbag. Umum untuk mendata PNS yang belum mempunyai Kartu Pegawai (KARPEG) dan menyiapkan usul penerbitan Karpeg
Surat masuk
10 menit
Disposisi
2
Menugaskan staf untuk mendata PNS yang belum memiliki KARPEG, Membuat konsep surat usul penerbitan KARPEG dan menugaskan staf untuk menyiapkan berkas dan mengetik konsep
Disposisi
1 jam
Disposisi Konsep usul penerbitan KARPEG
Memberitahukan kepada PNS ybs untuk melengkapi berkas usul penerbitan KARPEG. Memeriksa kelengkapan berkas yang diserahkan oleh PNS ybs dan mengetik konsep usul pembuatan KARPEG dan melaporkan kepada atasan
Konsep usul penerbitan KARPEG Berkas rangkap 4: - F.copy SK CPNS - F.CopY SK PNS - F.Copy STPPL - Foto uk. 2x3 : 2 (dua) lbr
Memeriksa kelengkapan berkas, mengkoreksi ketikan konsep, memaraf konsep dan menyampaikan keatasan
Surat usul penerbitan KARPEG Dokumen/berkas
15 menit
Surat usul penerbitan KARPEG Dokumen/berkas
Surat usul penerbitan KARPEG Dokumen/berkas
10 menit
Surat usul penerbitan KARPEG Dokumen/berkas
Surat usul penerbitan KARPEG Dokumen/berkas Buku kontrol Surat usul penerbitan KARPEG
10 menit
Surat usul penerbitan KARPEG Dokumen/berkas
15 menit
Surat usul penerbitan KARPEG
3
4
Konsep usul penerbitan KARPEG
Tidak
5
Mengkoreksi dan memaraf konsep surat usul pembuatan KARPEG ya
6
Mencatat surat usul pembuatan KARPEG ke buku kontrol dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditandatangani
ya
Tidak
7
Memeriksa dan menandatangani surat usul pembuatan KARPEG
2 hari
KETERANGAN
Surat usul penerbitan KARPEG Dokumen/berkas
USUL PENERBITAN KARPEG DIBERIKAN APABILA SUDAH PNS 100 %
Dokumen/berkas 8
Menomori surat, menggandakan surat, mengarsipkan surat dan mengirimkan ke BKN
ya
Surat usul penerbitan KARPEG Buku Agenda surat keluar Buku ekspedisi File Arsip surat keluar
Dokumen/berkas 1 hari
Surat usul penerbitan KARPEG
NOMOR : XVIII.A.a06.2 / DKI / SOP / 2014 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBUATAN KARIS / KARSU No
Kegiatan
Sekretaris
Pelaksana Kasubag Staf umum
Mutu Baku Kadis
Persyaratan/ Kelengkapan
Waktu
Output
1
Memerintahkan kasubbag. Umum untuk mendata PNS yang belum mempunyai Kartu Istri/Suami (KARIS/KARSU) dan menyaipkan usul penerbitan KARIS/KARSU PNS ybs
Surat masuk
10 menit
Disposisi
2
Menugaskan staf untuk mendata PNS yang belum memiliki KARIS/KARSU, Membuat konsep surat usul pembuatan KARIS/KARSU dan menugaskan staf untuk menyiapkan berkas dan mengetik konsep
Disposisi Konsep usul penerbitan KARPEG
2 jam
Disposisi Konsep usul penerbitan KARPEG
3
Mendata PNS yang belum memiliki KARIS/KARSU, Memberitahukan kepada PNS ybs untuk melengkapi berkas usul penerbitan KARIS/KARSU Memeriksa kelengkapan berkas yang diserahkan oleh PNS ybs dan mengetik konsep usul pembuatan KARPEG dan melaporkan kepada atasan
Konsep usul penerbitan KARIS/KARSU 3 hari Berkas rangkap 4: - F.copy SK CPNS - F.CopY SK PNS - F.Copy SK Pangkat terakhir - F.Copy DP3 Terakhir - F.Copy akte kawin/catatan sipil - F.Copy Kartu Keluarga - F.copy keterangan kematian/cerai bagi PNS yang duda/cerai - Foto uk. 3x4 : 2 (dua) lbr
Surat usul penerbitan KARIS/KARSU Dokumen/berkas
Memeriksa kelengkapan berkas, mengkoreksi ketikan konsep, memaraf konsep dan menyampaikan keatasan
Surat usul penerbitan KARIS/KARSU Dokumen/berkas
15 menit
Surat usul penerbitan KARIS/KARSU Dokumen/berkas
Surat usul penerbitan KARIS/KARSU Dokumen/berkas
10 menit
Surat usul penerbitan KARIS/KARSU Dokumen/berkas
Surat usul penerbitan KARIS/KARSU
10 menit
Surat usul penerbitan KARIS/KARSU
4
Tidak
5
Mengkoreksi dan memaraf konsep surat usul pembuatan KARIS/KARSU Ya
6
Mencatat surat usul pembuatan KARIS/KARSU ke buku kontrol dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditandatangani
KETERANGAN
USUL PENERBITAN KARIS/KARSU DIBERIKAN APABILA SUDAH PNS 100 %
Tidak
7
Memeriksa dan menandatangani surat usul pembuatan KARIS/KARSU
8
Menomori surat, menggandakan surat, mengarsipkan surat dan mengirimkan ke BKD
ya
Dokumen/berkas Buku kontrol Surat usul penerbitan KARIS/KARSU Dokumen/berkas Surat usul penerbitan KARIS/KARSU Buku Agenda surat keluar Buku ekspedisi File Arsip surat keluar
Dokumen/berkas 15 menit
Surat usul penerbitan KARIS/KARSU Dokumen/berkas
1 hari
Surat usul penerbitan KARIS/KARSU
NOMOR : XVIII.A.a06.3 / DKI / SOP / 2014 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBUATAN KARTU TASPEN No
Kegiatan
Sekretaris
Pelaksana Kasubag Staf umum
Mutu Baku Kadis
Persyaratan/ Kelengkapan
Waktu
Output
1
Memerintahkan kasubbag. Umum untuk mendata PNS yang belum mempunyai TASPEN PNS dan menyiapkan usul penerbitan TASPEN PNS ybs
Surat masuk
10 menit
Disposisi
2
Menugaskan staf untuk mendata PNS yang belum memiliki TASPEN PNS, Membuat konsep surat usul pembuatan TASPEN PNS dan menugaskan staf untuk menyiapkan berkas dan mengetik konsep
Disposisi
1 jam
Disposisi
3
Mendata PNS yg belum memiliki TASPEN, Memberitahukan kepada PNS ybs untuk melengkapi berkas usul penerbitan TASPEN PNS, Memeriksa kelengkapan berkas yang diserahkan oleh PNS ybs dan mengetik konsep usul pembuatan KARPEG dan melaporkan kepada atasan
Konsep usul penerbitan TASPEN PNS 3 hari Berkas rangkap 4: - F.copy SK CPNS - F.CopY SK PNS - F.Copy SK Pangkat terakhir - F.Copy KARPEG - F.Copy KP4 - F.Copy Surat Tugas
Surat usul penerbitan TASPEN PNS Dokumen/berkas
4
Memeriksa kelengkapan berkas, mengkoreksi ketikan konsep, memaraf konsep dan menyampaikan keatasan
Surat usul penerbitan TASPEN PNS Dokumen/berkas
30 menit
Surat usul penerbitan TASPEN PNS Dokumen/berkas
Surat usul penerbitan TASPEN PNS Dokumen/berkas
10 menit
Surat usul penerbitan TASPEN PNS Dokumen/berkas
Surat usul penerbitan TASPEN PNS Dokumen/berkas
10 menit
Surat usul penerbitan TASPEN PNS Dokumen/berkas
Tidak
5
Mengkoreksi dan memaraf konsep surat usul pembuatan TASPEN PNS
6
Mencatat surat usul pembuatan TASPEN PNS ke buku kontrol dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditandatangani
ya
KETERANGAN
Buku kontrol
7
Memeriksa dan menandatangani surat usul pembuatan TASPEN PNS
Surat usul penerbitan TASPEN PNS Dokumen/berkas
15 menit
Surat usul penerbitan TASPEN PNS Dokumen/berkas
8
Menomori surat, menggandakan surat, mengarsipkan surat dan mengirimkan ke PT. TASPEN
Surat usul penerbitan TASPEN PNS Buku Agenda surat keluar Buku ekspedisi File Arsip surat keluar
1 hari
Surat usul penerbitan TASPEN PNS
NOMOR : XVIII.A.a06.4 / DKI / SOP / 2014 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBUATAN ASKES No
Kegiatan
Sekretaris
Pelaksana Kasubag Staf umum
Mutu Baku Kadis
Persyaratan/ Kelengkapan
Waktu
Output
1
Memerintahkan kasubbag. Umum untuk mendata PNS yang belum mempunyai ASKES dan menyiapkan usul penerbitan TASPEN PNS ybs
Surat masuk
10 menit
Disposisi
2
Menugaskan staf untuk mendata PNS yang belum memiliki ASKES, Membuat konsep surat usul pembuatan ASKES dan menugaskan staf untuk menyiapkan berkas dan mengetik konsep
Disposisi Konsep usul penerbitan ASKES
1 jam
Disposisi Konsep usul penerbitan ASKES
7
Memberitahukan kepada PNS ybs untuk melengkapi berkas usul penerbitan ASKES Memeriksa kelengkapan berkas yang diserahkan oleh PNS ybs dan mengetik konsep usul pembuatan KARPEG dan melaporkan kepada atasan
Konsep usul penerbitan ASKES 3 hari Berkas rangkap 3 : - F.Copy SK terakhir - F.Copy daftar gaji - F.Copy akte kawin/catatan sipil - F.Copy Kartu Keluarga - F.Copy akte lahir anak - F.Copy Kartu Keluarga ;- Formulir isian ASKES - Foto masing-masing uk. 2x3 : 2 (dua) lbr
Surat usul penerbitan KARIS/KARSU Dokumen/berkas
Memeriksa kelengkapan berkas, mengkoreksi ketikan konsep, memaraf konsep dan menyampaikan keatasan
Surat usul penerbitan ASKES Dokumen/berkas
15 menit
Surat usul penerbitan ASKES Dokumen/berkas
Surat usul penerbitan ASKES Dokumen/berkas
10 menit
Surat usul penerbitan ASKES Dokumen/berkas
Surat usul penerbitan ASKES Dokumen/berkas Buku kontrol
10 menit
Surat usul penerbitan ASKES Dokumen/berkas
8
Tidak
9
Mengkoreksi dan memaraf konsep surat usul pembuatan ASKES
10
Mencatat surat usul pembuatan KARIS/KARSU ke buku kontrol dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditandatangani
ya
KETERANGAN
USUL PENERBITAN KARIS/KARSU DIBERIKAN APABILA SUDAH PNS 100 %
11
Memeriksa dan menandatangani surat usul pembuatan ASKES
12
Menomori surat, menggandakan surat, mengarsipkan surat dan mengirimkan ke BKD
Tidak
ya
Surat usul penerbitan ASKES Dokumen/berkas
15 menit
Surat usul penerbitan ASKES Dokumen/berkas
Surat usul penerbitan ASKES Buku Agenda surat keluar Buku ekspedisi File Arsip surat keluar
1 hari
Surat usul penerbitan ASKES
