STMIK GI MDP
Program Studi Sistem Informasi Skripsi Semester Genap Tahun 2011 / 2012
SISTEM INFORMASI PROYEKPERUMAHAN PADA PT. VISION PRIME Margaretha Esther Yuanita
2008240001 2008240093
Abstrak Semakin banyak kegiatan yang berlangsung dalam suatu proyek perumahan menyebabkan timbulnya permasalahan dalam perusahaan, mulai dari keakuratan jadwal proyek sampai dengan penghitungan biaya proyek yang dilakukan. Selain itu, hal – hal yang berhubungan dengan transaksi perusahaan masih menemui hambatan dalam pengelolaannya. Dalam mengembangkan sistem informasi ini penulis menggunakan metode iterasi yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu perencanaan, analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Diharapkan sistem informasi ini dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan permasalahan yang dialami saat ini dan mencapai beberapa tujuan yang diinginkan, yaitu dapat membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan transaksi proyek dengan menggunakan sistem informasi, menyediakan informasi mengenai sejauh mana proyek telah diselesaikan, serta dengan sistem informasi ini diharapkan dapat mempermudah dan mengurangi resiko kesalahan dalam melakukan penghitungan biaya proyek.
Kata kunci : Sistem informasi, proyek, iterasi
PENDAHULUAN
Perkembangan bisnis saat ini terus – menerus berkembang, tidak terkecuali dalam bidang bisnis proyek perumahan. Banyak hal yang mengharuskan pemilik proyek untuk menyusun semua proyeknya secara rapi dan teratur agar perkembangan proyek yang dilakukan dapat dipantau secara rutin dan berkala. Ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh pengembang proyek dalam mengembangkan proyek perumahan, mulai dari pencarian lahan, pembelian material rumah, sampai dengan target penjualan rumah yang telah dibangun. Selain itu, pengembang proyek juga harus menyusun jadwal proyek agar proyek yang dilakukan dapat selesai tepat pada waktu yang telah ditentukan dan biaya yang dikeluarkan tidak melebihi anggaran yang telah disusun sebelumnya. PT. Vision Prime merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang proyek perumahan yang berdiri sejak tahun 2009 di Kota Palembang. Perusahaan ini memulai sebuah proyek dengan melakukan pembelian lahan, pembayaran pajak, dan pembelian seluruh material yang dibutuhkan untuk membangun proyek tersebut. Namun, hampir semua kegiatan yang berjalan pada perusahaan masih menggunakan metode konvensional dimana seluruh data – data yang berhubungan dengan proyek masih dicatat secara manual dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari dan menghitung biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Berdasarkan pemasalahan tersebut, penulis ingin mengembangkan sebuah sistem informasi untuk membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi saat ini, sehingga penulis memutuskan untuk menentukan judul skripsi “Sistem Informasi Proyek Perumahan pada PT. Vision Prime”.
METODOLOGI
Metode yang penulis gunakan dalam mengembangkan sistem adalah metode iterasi yang memiliki beberapa tahap sebagai berikut (Sumber : Mercy Beans, Agustus 2011) : i.
Perencanaan (Systems Planing) Tahap perencanaan sistem merupakan langkah pertama dalam proses pengembangan sistem, yang terdiri dari identifikasi, seleksi, dan perencanaan sistem. a.
Mengidentifikasi kebutuhan user Menyeleksi kebutuhan user dari proses identifikasi dengan melihat kapasitas teknologi dan efisiensi.
b.
Merencanakan kebutuhan sistem Terdiri dari kebutuhan fungsional dan non-fungsional. Kebutuhan fungsional merupakan seluruh kebutuhan sistem untuk usulan sistem informasi, sedangkan kebutuhan non-fungsional dapat diartikan sebagai sistem bisa menjadi tidak digunakan jika tidak dipenuhi, misalnya menggunakan CASE (Computer Aided Software Engineering) tools tertentu, kebutuhan user, dan kebutuhan perangkat lunak lainnya.
ii.
Analisis Sistem (Systems Analysis) Produk akhir dari analisis sistem adalah kebutuhan fungsional. Untuk proyek yang besar, produk ini mengambil bentuk dari laporan kebutuhan sistem, dengan menetapkan kemampuan yang diperlukan untuk kebutuhan informasi pengguna akhir. Perancangan suatu sistem dibutuhkan sebelum penyelesaian tahap perancangan sistem.
iii. Perancangan Sistem (Systems Design) Perancangan sistem menjelaskan sistem apa yang harus memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna, rancangan ini terdiri dari rancangan logika dan fisik yang dapat menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi
persyaratan sistem yang dikembangkan pada tahap analisis sistem, yaitu mengembangkan spesifikasi yang lebih umum tentang bagaimana aktivitas input, pengolah, output, penyimpanan, pengendalian memenuhi persyaratan sistem yang dikembangkan pada tahap analisis sistem. Perancangan yang nantinya akan dihasilkan antara lain : a.
Perancangan form dan laporan (report)
b.
Perancangan antarmuka dan dialog (message)
c.
Perancangan basis data dan file (framework)
d.
Perancangan proses (struktur proses)
iv. Implementasi Sistem (Systems Implementation) Tahap ini harus dilakukan sebelum sistem benar – benar dapat diterapkan dengan melalui testing atau uji kehandalan dari sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN
I.
Profil Perusahaan PT. Vision Prime berdiri pada tahun 2009 dan terletak di Jalan Bangau No. 96A Palembang, Sum-Sel, dengan nomor telepon (0711) 367999. Perusahaan ini telah membangun beberapa proyek pengembangan perumahan, antara lain Perumahan PTC Residence dan Rumah Kantor di daerah Sekip. 1.
Prosedur Sistem yang Berjalan Prosedur terhadap sistem yang berjalan saat ini pada PT. Vision Prime adalah sebagai berikut. 1.1 Prosedur pemesanan barang atau material bangunan. Pemesanan barang atau material bangunan yang dibutuhkan untuk suatu proyek dilakukan oleh operasional lapangan.Operasional lapangan menghubungi bagian purchasing, dimana bagian purchasing mencatat seluruh pesanan barang atau material bangunan di file kertaspemesanan barang.
1.2 Prosedur penerimaan nota transaksi pembelian barang atau material bangunan. Supplier atau toko akan mengirimkan nota tagihan minimal 3 (tiga) minggu setelah tanggal pemesanan barang atau material bangunan kepada bagian administrasi. Bagian administrasi mengecek nota tagihan tersebut, dan kemudian memberikan lembar tanda terima. 1.3 Prosedur pencatatan data transaksi pembelian barang atau material bangunan. Nota tagihan yang diterima kemudian dicatat pada file Microsoft Excel oleh bagian administrasi,dimana pencatatan dilakukan per tanggal penerimaan nota tagihan yang dikirimkan oleh toko. 1.4 Prosedur pembayaran transaksi pembelian barang atau material bangunan. Bila nota tagihan per tanggal penerimaan telah jatuh tempo pembayaran,
maka
bagian
administrasi
membuat
lembar
slip
pengeluaran, dimana slip pengeluaran akan menjelaskan tentang supplier atau toko yang akan menerima pembayaran, jumlah nominal tagihan, cara pembayaran, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. 1.5 Prosedur pencatatan data transaksi yang telah dibayar. Nota tagihan ataupun transaksi pengeluaran yang telah dibayar dengan memberikan Giro kepada supplier atau toko atau personal akan dicatat oleh bagian finance pada buku pengeluaran Giro. 1.6 Prosedur pencatatan data transaksi pembayaran upah tukang. Setiap hari Jum’at, bagian financeakan menghubungi pemborong proyek untuk menanyakan upah tukang yang harus dikeluarkan untuk minggu tersebut.Kemudian bagian financeakan membuka Giro untuk pembayaran upah tukang setiap akhir minggu.Dan uang tunai yang sudah diambil di bank, diberikan kepada bagian kasir.
1.7 Prosedur penghitungan jangka waktu dan perkembangan proyek yang berjalan. Penghitungan jangka waktu proyek dilakukan hanya dengan melihat data transaksi pemesanan barang yang telah dilakukan untuk proyek tersebut, tanpa ada perhitungan dan pencatatan yang jelas tentang jangka waktu dan perkembangan proyek yang sedang dibangun. 1.8 Prosedur penghitungan seluruh biaya per proyek. Penghitungan seluruh biaya per proyek dilakukan dengan menarik data dari beberapa file di Microsoft Excel yang ada. 1.9 Prosedur pemberian laporan keseluruhan proyek. Pemberian laporan keseluruhan proyek dilakukan oleh bagian administrasi kepada general manager dengan memberikan laporan hasil rekap dari bagian administrasi yang dicetak pada lembaran kertas, yang kemudian akan disusun pada file perusahaan. II. Rancangan Sistem Berikut
ini
adalah
model
sistem
yang
penulis
gunakan
dalam
mengembangkan sistem. 1.
Diagram Konteks Berikut ini adalah diagram konteks sistem logis yang diusulkan penulis terhadap sistem proyek perumahan pada PT. Vision Prime.
2.
Diagram Sistem Logis Berikut ini adalah diagram sistem logis yang diusulkan penulis terhadap sistem proyek perumahan pada PT. Vision Prime.
1.0
Login_GeneralManager Pengguna_yang_ditambah
General Manager
Pengguna_yang_diubah Pengguna_yang_dihapus
Record_pengguna_yang_ditambah Record_pengguna_lama Record_pengguna_yang_diubah Record_Pengguna_dihapus Password_lama
Mengelola Pengguna
Login_Administrasi Login_Kasir Login_Finance Password_pengguna_yang_diubah
Proyek_yang_diubah Proyek_ yang_ditambah Proyek_yang_dihapus List_pekerjaan_yang_diubah List_pekerjaan_ yang_ditambah List_pekerjaan_yang_dihapus Perkembangan_Proyek_yang_ditambah Perkembangan_Proyek_yang_diubah Perkembangan_Proyek_yang_dihapus Detail_Perkembangan_Proyek_yang_ditambah Detail_Perkembangan_Proyek_yang_diubah Detail_Perkembangan_Proyek_yang_dihapus
Login
Record_DataProyek_baru Record_DataProyek_lama Perubahan_DataProyek_yang_disimpan Informasi_DataProyek DataProyek_yang_dihapus Record_List_Pekerjaan_baru
2.0
DataProyek
Record_List_Pekerjaan_lama Perubahan_List_Pekerjaan_yang_disimpan List_Pekerjaan_yang_dihapus Informasi_List_Pekerjaan
Mengelola Data Proyek
Pekerjaan
Record_Perkembangan_proyek_baru Record_Pekembangan_Proyek_lama Perubahan_Perkembangan_Proyek_yang_disimpan Perkembangan_Proyek_yang_dihapus Informasi_Perkembangan_Proyek
Perkembangan
Informasi_Detail_Perkembangan Record_Detail_Perkembangan_proyek_baru Record_Detail_Pekembangan_Proyek_lama
Detail Perkembangan
Perubahan_Detail_Perkembangan_Proyek_yang_disimpan Detail_Perkembangan_Proyek_yang_dihapus Informas_Detaili_Perkembangan_Proyek Record_Pemasok_baru Record_Pemasok_lama Perubahan_pemasok_yang_disimpan Informasi_data_pemasok Record_Pemasok_yang_dihapus
Pemasok
Record_Kategori_Pemasok_baru
Administrasi
Pemasok_yang_ditambah Pemasok_yang_diubah Pemasok_yang_dihapus Kategori_Pemasok_yang_ditambah Kategori_Pemasok_yang_diubah Kategori_Pemasok_yang_dihapus Bahan_Bangunan _yang_ditambah Bahan_Bangunan_yang_diubah Bahan_Bangunan_yang_dihapus Pembelian_Bahan_Bangunan_yang_ditambah Pembelian_Bahan_Bangunan_yang_diubah Pembelian_Bahan_Bangunan_yang_dihapus
3.0
Record_Kategori_Pemasok_lama Perubahan_data_kategori_yang_disimpan Kategori_Pemasok_yang_dihapus Informasi_kategori_pemasok
Kategori Pemasok
Record_Bahan_Bangunan_baru
Mengelola Bahan Bangunan
Record_Bahan_Bangunan_lama Perubahan_bahan_bangunan_yang_disimpan
Detail_Pembelian__yang_ditambah
Bahan_Bangunan_yang_dihapus
Detail_Pembelian__yang_diubah Detail_Pembelian__yang_dihapus
Bahan Bangunan Informasi_Bahan Bangunan
4.0
Kasir Biaya_yang_ditambah Biaya_yang_diubah Biaya_yang_dihapus
Kriteria_Laporan_Biaya_Proyek Kriteria_Laporan_Perkembangan_Proyek Kriteria_Laporan_Keseluruhan_ProyekLaporan_Perkembangan_Proyek
Mengelola Biaya
Informasi_Bahan_Bangunan Record_Pembelian_Bahan_baru Record_Pembelian_Bahan_lama Perubahan_Pembelian_Bahan_yang_disimpan Pembalian_Bangunan_yang_dihapus Informasi_Detail_Pembelian_Bahan
Pembelian Bahan
Record_Detail_Pembelian_baru Record_Detail_Pembelian_Bahan_lama Perubahan_Detail_Pembelian_yang_disimpan Detail_Pembelian_yang_dihapus Informasi_Detail_Pembelian Record_Biaya_baru Record_Biaya_lama Biaya_yang_dihapus Perubahan_data_biaya_yang_disimpan Informasi_Biaya Informasi_Pembelian
Detail Pembelian
Biaya
3.0
Laporan_Keseluruhan_Proyek Laporan_Biaya_Proyek Data_Biaya
Mencetak Laporan
DataProyek Data_BahanBangunan Data_Pemasok Data_Perkembangan
Finance
Data_Pembelian
KESIMPULAN DAN SARAN
I.
Kesimpulan Dari hasil analisis yang dilakukan penulis pada PT. Vision Prime, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem yang dibangun ini memiliki kemampuan mengelola data proyek yang sedang ataupun telah dibangun oleh PT Vision Prime, mengelola data perkembangan proyek yang bisa memantau sejauh mana proyek sudah berlangsung, sistem dapat mengelola bahan bangunan serta pembelian bahan bangunan, sistem dapat mengelola biaya proyek yang telah dikeluarkan, serta sistem dapat menghasilkan laporan biaya, laporan perkembangan dan laporan secara keseluruhan dari proyek tersebut. 2. Dengan adanya sistem pengelolaan data proyek berbasis Visual Basic.net pada PT. Vision Prime maka data – data proyek, seperti penggunaan bahan bangunan, biaya, perkembangan proyek, dan lain sebagainya dapat dikelola serta dapat dipantau dengan baik. Sehingga dengan adanya sistem tersebut dapat meningkatkan kinerja perusahaan. II. Saran Saran yang ingin disampaikan penulis yaitu sebagai berikut : 1.
Perlu adanya proses backup data yang dilakukan secara rutin untuk mengantisipasi adanya kehilangan data yang telah disimpan.
2.
Pemeliharaan secara berkala perlu dilakukan terhadap sistem informasi proyek ini untuk menghindari kemungkinan terjadinya kerusakan data pada sistem.
3.
Perlu adanya pelatihan terhadap sumber daya manusia yang akan berinteraksi dengan proyek sehingga sumber daya manusia dapat menggunakan sistem tersebut dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Beans, Mercy 2010, Pengembangan Software (Software Development Life Cycle), http://www.docstoc.com/docs/22073492/Pengembangan-Software-(SoftwareDevelopment-Life-Cycle). Diakses 20 Agustus 2011.
Darmayuda, I. Ketut 2009, Pemrograman Aplikasi Database dengan Micrososft Visual Basic. Net 2008, Informatika, Bandung. Hartono, Jogiyanto 2005, Analisis dan Disain, Andi Offset, Yogyakarta. Heryanto, Imam 2009, Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi, Informatika, Bandung. James A. O’Brien 2005, Pengantar Sistem Informasi, Salemba Empat, Jakarta. Komputer, Wahana 2006, Mengembangkan Aplikasi Database Berbasis SQL Server dan Visual Basic .NET , Salemba, Jakarta. Komputer, Wahana 2008, Pengelolaan Proyek dengan Microsoft Project 2007, Andi Offset, Yogyakarta. Komputer, Wahana 2010, SQL Server 2008 Express, Andi Offset, Yogyakarta. Mc. Leod, Raymond, George P. Schell 2008, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10, Salemba Empat, Jakarta. Ramalho, Jose 2001, SQL Server 7.0, Elex Media Computindo, Jakarta. Sutanta, Edhy 2004, Sistem Basis Data , Graha Ilmu, Yogyakarta. Whitten, Jeffery L., dkk 2006, Model Desain dan Analisis Sistem, Edisi 6, Andi Offset, Yogyakarta.
