RAHASIA KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL
Lampiran III Keputusan Danpusdikajen Nomor Kep / / / 2010 Tanggal 2010
FORMULIR
BAB I PENDAHULUAN Untuk tercapainya suatu pekerjaan administrasi yang berhasil guna 1. Umum. dengan baik, sering digunakan formulir untuk merekam berbagai data dan keterangan. Dengan adanya formulir banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan secara lancar, sehingga dapatlah dihindarkan pengulangan pekerjaan dan kesalahanpun dapat dihindarkan. Untuk tercapainya ini maka perlu juga diatur tentang ketentuan formulir yang digunakan di lingkungan TNI. 2.
Maksud dan Tujuan. a. Maksud. Naskah Departemen ini disusun dengan maksud untuk dijadikan salah satu bahan ajaran pada Diksarcab Ajen. Tujuan. Naskah Departemen ini disusun dengan tujuan agar Pasis b. mengetahui tentang formulir sebagai bekal dalam pelaksanaan tugas.
3.
Ruang Lingkup dan Tata urut. a. Ruang lingkup. Naskah Departemen ini memuat tentang ketentuan umum penyelenggara, organisasi penyelenggara, pelaksanaan kegiatan, pengawasan dan pengendalian. b.
Tata urut.
Disusun dengan tata urut sebagai berikut :
1)
Pendahuluan.
2)
Petunjuk Umum.
3)
Pelaksanaan kegiatan.
4)
Evaluasi.
5)
Penutup.
RAHASIA
2 4.
Pengertian. a. Formulir. Formulir adalah sehelai kertas dengan ukuran tertentu yang terbagi dalam lajur dan kolom, digunakan untuk merekam/mencatat data/keterangan bidang tertentu dan dilengkapi dengan petunjuk pemakaian/pengisiannya. b. Formulir golongan khusus. Formulir golongan khusus adalah formulir yang dibuat oleh para pembina kecabangan/fungsi TNI Angkatan Darat dan telah disahkan oleh Dirajenad atas nama Kasad sehingga dapat digunakan di lingkungan TNI Angkatan darat . c. Penyelenggaraan formulir. Penyelenggaraan formulir adalah proses kegiatan mulai dari perencanaan, pengesahan, pengadaan dan pendistribusian. d. Pengadaan formulir. Pengadaan formulir adalah pembuatan formulir baru atau mengubah formulir yang sudah ada sesuai dengan kebutuhan. e. Formulir golongan khusus yang sifatnya rahasia. Formulir golongan khusus yang sifatnya rahasia adalah formulir yang mempertanyakan yang tidak boleh diketahui oleh yang tidak berhak menghindarkan dari kebocoran informasi.
BAB II PETUNJUK UMUM 5.
Umum. a. Setiap formulir yang akan digunakan di dalam suatu instansi/satuan dalam rangka mendukung penggunaan sebuah sistem/cara penyelesaian suatu pekerjaan perlu diuji dan diteliti serta di sahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Sebelum digunakan, semua formulir baku terlebih dahulu harus disahkan, dengan ketentuan sebagai berikut : c. Salah satu fungsi Ajudan jenderal ialah menyelenggarakan pembinaan administrasi umum yang dalam pelaksanaan diantaranya membina dan mengeshkan formulir golongan khusus yang dibuat oleh para pembina kecabangan/Fungsi TNI Angkatan Darat dengan menerbitkan surat keputusan Kasad. d. Penyelenggaraan formulir golongan khusus yang dilaksanakan oleh para pembina kecabangan/fungsi TNI Angkatan Darat dimulai dari kegiatan perencanaan,pengesahan,pengadaan dan pendistribusian.
3 6.
Sasaran. Terwujudnya normalisasi dan standardisasi penyelenggaraan formulir golongan khusus oleh pembina kecabangan/fungsi TNI Angkatan Darat
7.
Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Kegiatan. a. Fleksibel Bentuk dan susunannya disesuaikan kecabangan/fungsi masing-masing kecabangan.
dengan
keperluan
b Jelas. Guna memperoleh masukan yang dikehendaki, rumusan pertanyaan tidak menimbulkan keragu-raguan, baik yang akan mengisi maupun yang akan mengolahnya. c. Singkat dan padat. Pertanyaannya ringkas, mudah mengerti dan tersedia ruang/kolom yang cukup untuk jawaban/pernyataan. 8.
Penyelenggaraan Kegiatan. a Karena sifat pemakaiannya yang harus tepat, maka pembuatan formulir harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1) Tujuan pembuatan formulir harus mempunyai kegunaan yang jelas. 2) Rumusan pertanyaan guna memperoleh masukan yang dikehendaki haruslah jelas dan tidak menimbulkan keragu-raguan, baik untuk yang akan mengisi maupun untuk yang akan mengolahnya 3) Bentuk dan susunannya hendaklah disesuaikan dengan kebutuhannya (dirancang dalam corak yang sederhana dengan bagian tercetak hendaknya memakai kata-kata/kalimat yang jelas dan tegas). 4) Adanya ruangan/kolom yang cukup untuk membuat jawaban/ pertanyaan. 5) Keterangan-keterangan yang dicantumkan pada formulir diatur dengan susunan logis/praktis sehingga memudahkan pengisian formulir.
b.
6)
Adanya petunjuk pengisian.
7)
Adanya judul nama dan no kode.
Metode penyelenggaraan. 1) Tingkat pusat adalah kegiatan yang diselenggarakan Ditajenad membina dan mengesahkan formulir golongan khusus yang dibuat oleh pembina kecabagan/fungsi TNI Angkatan Darat. 2) Tingkat daerah adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh pembina kecabagan/fungsi dalam mengadakan dan mendistribusikan formulir golongan khusus sesuai fungsi masing-masing kepada satuan pengguna di lingkungan Angkatan Darat
4 c.
Lingkup kegiatan 1) Perencanaan. Dilaksanakan oleh sekretaris pembina kecabagan fungsi dengan mendesain formulir golongan khusus fungsinya diusulkan pengesahan kepada Dirajenad U.P. Kasubditbinminu. 2) Pengesahan. Dilaksanakan oleh Kasubditbin minu Dirajenad menerbitkan Surat Keputusan Kasad yang ditandatangani Dirajenad dan nomor kode formulir golongan khusus. 3) Pengadaan. Dilaksanakan oleh sekretaris pembina Kecabangan/ Fungsi setelah mendapat pengesahan dari Dirajenad. 4) Pendistribusian. Dilaksanakan oleh sekretaris pembina Kecabangan/ Fungsi kepada satuan pengguna sesuai kebutuhan yang diajukan.
d. Cara pemberian nomor kode formulir. Pemberian nomor kode formulir golongan khusus menggunakan sistem gabungan antara huruf dan angka yang terdiri dari : 1) Tiap-tiap fungsi diberikan kode menggunakan huruf besar dimulai dari huruf A, B, C, dan seterusnya dengan rincian sebagai berikut : a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p) q) r) s) t) u) v) w) x) y)
Ajudan Jenderal ..................................................... Pendidikan .............................................................. Pembekalan dan angkutan .................................... Jasmani .................................................................. Kavaleri .................................................................. Artileri ...................................................................... Zeni ......................................................................... Hukum .................................................................... Penerangan ............................................................ Penerbangan .......................................................... Kesehatan .............................................................. Penelitian dan pengembangan ............................... Informasi dan pengolah data ................................... Latihan .................................................................... Pembinaan mental dan sejarah .............................. Polisi Militer ............................................................. Peralatan ................................................................. Perhubungan ........................................................... Infanteri .................................................................... Topografi .................................................................. Intelijen ................................................................... Keuangan ................................................................ Teritorial ................................................................... Psikologi .................................................................. Doktrin ......................................................................
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y
5 2) Pemberian kode penggolongan administrasi menggunakan satu angka, dari angka 1 sampai 5 dengan rincian : a) b) c) d) e)
Catatan ................................................................... Laporan .................................................................. Rencana/Program .................................................. Keputusan/Surat keputusan ................................... Kesekretariatan .......................................................
1 2 3 4 5
3) Pemberian kode pembinaan administrasi menggunakan satu angka dimulai dari angka 0 sampai 4, dengan rincian : a) b) c) d) e)
Administrasi Umum ................................................ Administrasi Personel ............................................ Administrasi Materiil ............................................... Administrasi Keuangan .......................................... Administrasi lainnya yang tidak termasuk diatas ...
0 1 2 3 4
4) Penomoran registrasi menggunakan tiga angka dimulai dari angka 001 sampai 999. 5)
Cara penulisan : a) Kode fungsi, kode administrasi dan kode administrasi ditulis satu kelompok (kelompok pertama). b)
pembinaan
Nomor registrasi menjadi satu kelompok (kelompok kedua)
c)
Antara kelompok pertama dan kedua diberi tanda penghubung (-). d) Nomor kode formulir dicantumkan dibagian kiri bawah halaman pertama formulir. 6)
Contoh-contoh pemberian nomor kode formulir a) Formulir Daftar Pertelaan Arsip yang dibuat oleh Ditajenad diberi nomor kode A12 - 064 dengan penjelasan sebagai berikut : A12 - 064 Menunjukkan nomor registrasi. Tanda hubung. Menunjukkan kode pembinaan administrasi materiil. Menunjukkan kode penggolongan administrasi catatan. Menunjukkan kode fungsi teknis Ajen.
6 b) Formulir penerimaan/ pengeluaran yang dibuat oleh Ditbekangad diberi nomor kode C22 - 076 dengan penjelasan sebagai berikut : C12 - 076 Menunjukkan nomor registrasi. Tanda hubung. Menunjukkan kode pembinaan administrasi materiil. Menunjukkan kode penggolongan administrasi laporan. Menunjukkan kode fungsi teknis pembekalan dan angkutan. c) Formulir keterangan pembelian yang dibuat oleh Ditziad diberi nomor kode G52 - 016 dengan penjelasan sebagai berikut : G52 - 016 Menunjukkan nomor registrasi. Tanda hubung. Menunjukkan kode pembinaan administrasi materiil. Menunjukkan kode penggolongan administrasi Kesekretariatan. Menunjukkan kode fungsi teknis Zeni.
d) Formulir daftar hukuman tentara yang mengajukan permohonan Grasi yang dibuat oleh Ditkumad, diberi nomor kode H11 - 002 dengan penjelasan sebagai berikut : H11 - 002 Menunjukkan nomor registrasi. Tanda hubung. Menunjukkan kode pembinaan administrasi umum. Menunjukkan kode penggolongan administrasi catatan. Menunjukkan kode fungsi teknis Hukum.
7 e) Formulir penyelidikan dan pemberantasan penyakit kelamin yang dibuat oleh Diskesad, diberi nomor kode K11 - 115 dengan penjelasan sebagai berikut : K11 - 115 Menunjukkan nomor registrasi. Tanda hubung. Menunjukkan kode pembinaan administrasi umum. Menunjukkan kode penggolongan administrasi catatan. Menunjukkan kode fungsi teknis Kesehatan. f) Formulir format pengajuan ide yang dibuat oleh Dislitbangad, diberi nomor kode L52 - 018 dengan penjelasan sebagai berikut : L52 - 018 Menunjukkan nomor registrasi. Tanda hubung. Menunjukkan kode pembinaan administrasi materiil. Menunjukkan kode penggolongan administrasi laporan. Menunjukkan kode fungsi teknis pembina penelitian dan pengembangan. g) Formulir tanda pinjam Lektur yang dibuat oleh Puspom, diberi nomor kode P52 - 053 dengan penjelasan sebagai berikut : P52 - 053 Menunjukkan nomor registrasi. Tanda hubung. Menunjukkan kode pembinaan administrasi materiil. Menunjukkan kode penggolongan administrasi laporan. Menunjukkan kode fungsi teknis POM.
8 h) Formulir perintah pengeluaran materiil yang dibuat oleh Ditpalad, diberi nomor kode Q42 - 032 dengan penjelasan sebagai berikut : Q42 - 032 Menunjukkan nomor registrasi. Tanda hubung. Menunjukkan kode pembinaan administrasi materiil. Menunjukkan kode penggolongan administrasi Surat Keputusan. Menunjukkan kode fungsi teknis Peralatan. i) Formulir Daftar Pos Radio yang dibuat oleh Dithubad, diberi nomor kode R14 - 012 dengan penjelasan sebagai berikut : R14 - 012 Menunjukkan nomor registrasi. Tanda hubung. Menunjukkan kode pembinaan administrasi khusus. Menunjukkan kode penggolongan administrasi catatan. Menunjukkan kode fungsi teknis Perhubungan.
j) Formulir Bon Barang masuk yang dibuat oleh Ditopad, diberi nomor kode T52 - 159 dengan penjelasan sebagai berikut : T52 - 159 Menunjukkan nomor registrasi. Tanda hubung. Menunjukkan kode pembinaan administrasi materiil. Menunjukkan kode penggolongan administrasi laporan. Menunjukkan kode fungsi teknis Topografi.
9 7)
Contoh-contoh formulir terlampir
9. Organisasi Penyelenggara. golongan khusus disusun sebagai berikut : a.
Organisasi
penyelenggara
fomulir
Tingkat Pusat. 1)
Direktur Ajudan Jenderal TNI AD, disingkat Dirajenad.
2) Kepala Sub Direktorat Administrasi umum Ditajenad, disingkat Kasubditminu Ditajenad b.
10.
Tingkat Daerah. 1)
Pembina kecabangan/Fungsi TNI Angkatan Darat
2)
Sekretaris Pembina Kecabangan/fungsi TNI Angkatan Darat
Tugas dan Tanggung Jawab. a.
Tingkat Pusat. 1) Dirajenad atas nama Kasad mempunyai tugas dan tanggung jawab membina dan mengesahkan formulir golongan khusus yang diusulkan oleh para pembina kecabagan/fungsi dengan menerbitkan Surat Keputusan Kasad. 2) Kasubditminu Ditajenad sebagai pembantu Dirajenad mempunyai tugas dan tanggung jawab : a)
Menghimpun usul dari pembina kecabangan/fungsi.
b)
Mencatat dan meneliti usul pengesahan.
c) Memberi nomor kode formulir untuk disahkan sesuai dengan bentuk yang diusulkan. d) Menyiapkan dan menyelesaikan Surat Keputusan Kasad untuk ditandatangani Dirajenad. e) Mengirimkan Surat Keputusan Kasad tentang pengesahan formulir golongan khusus kepala pembina kecabangan/fungsi sesuai usulan. b.
Tingkat daerah. 1) Dan/Dir/Ka Pembina kecabagan /fungsi mempunyai tugas dan tanggung jawab membina formulir golongan khusus sesuai kode fungsinya sebagai berikut :
10
a) b) c) d) e) f) g) h) I) j) k) l) m) n) o) p) q) r) s) t) u) v)
Dirajenad Dankodiklat Dirbekangad Danpussenif Danpusenkav Danpussenart Dirziad Dirkumad Kadispenad Kadispenerbad Dirkasad Kadislibangad Kadisinfolahtad Kadisbintalad Danpuspom Dirpalad Dirhubad Dirtopad Danpusintelad Dirkuad Danpuster Kadispsiad
bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk bentuk
A B, N dan Y C D dan S. E F G H I J K L M O P Q R T V W X Z
11. Sekretaris Pembina kecabagan/fungsi. Masing-masing mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Merencanakan formulir golongan khusus untuk satuan pengguna sesuai kebutuhan b.
Mendesain dan melakukan uji coba.
c. Membuat dan menandatangani surat usul pengesahan formulir golongan khusus atas nama pembina kecabangan/fungsi kepada Dirajenad U.P. Kasubditbinminu. d. mengadakan formulir golongan khusus setelah mendapat pengesahan dari Dirajenad. e. Mendistribusikan formulir golongan khusus kepada satuan pengguna sesuai dengan permintaan.
11
12.
Evaluasi. a. Jelaskan pengertian Formulir, Formulir golongan khusus, penyelenggaraan formulir dan pengadaan formulir ! b.
Jelaskan sasaran penyelenggaraan formulir !
c.
Jelaskan prinsip-prinsip penyelenggaraan kegiatan formulir !
d.
Jelaskan penyelenggaraan kegiatan formulir !
e.
Jelaskan cara pemberian nomor kode formulir !
f.
Jelaskan organisasi penyelenggara formulir tingkat Pusat !
g.
Jelaskan organisasi penyelenggara formulir tingkat Daerah !
h.
Jelaskan tugas dan tanggungjawab organisasi formulir tingkat Pusat !
i.
Jelaskan tugas dan tanggungjawab organisasi formulir tingkat Daerah !
BAB III PELAKSANAAN KEGIATAN Sehubungan dengan banyaknya bidang teknis militer, 13. Umum. pengelompokan formulir yang telah disusun sesuai dengan fungsi teknis dan fungsi khusus, pengadaannya perlu dirancang sedemikian rupa secara sederhana, mudah di mengerti dan mampu menampung data dan informasi yang diperlukan. 14. Perencanaan. hal sebagai berikut : a.
Dalam setiap penyelenggaraan formulir perlu diperhatikan hal-
Rencana kegiatan. 1) Tingkat Pusat. Kasubditbinminu Ditajenad menginventarisasi jumlah bentuk-bentuk formulir golongan khusus yang akan diterbitkan Skep pengesahannya. 2) Tingkat Daerah. Dan/Dir/Ka Pembina dilaksanakan oleh sekretaris masing-masing :
Kecabangan/Fungsi
a) Merencanakan kebutuhan formulir golongan khusus sesuai fungsinya berdasarkan usul dari satuan pengguna. b) Merencanakan pengadaan formulir golongan khusus sesuai fungsinya masing-masing.
12
b.
Rencana pendistribusian/pengiriman. 1) Tingkat Pusat. Kasubditbinminu Ditajenad merencanakan pengiriman Skep-skep pengesahan formulir golongan khusus. 2) Tingkat Daerah. Dan/Dir/Ka Pembina Kecabangan/Fungsi dilaksanakan oleh sekretaris masing-masing merencanakan pengiriman formulir golongan khusus kepada satuan pengguna sesuai kebutuhan yang diperlukan.
15.
Persiapan. Kasubditbinminu Ditajenad menyiapkan pemberian a. Tingkat Pusat. nomor kode formulir dan keputusan tentang pengesahan formulir golongan khusus yang diusulkan oleh Pembina Kecabangan/Fungsi TNI AD. b. Tingkat Daerah. Dan/Dir/Ka Pembina Kecabangan/Fungsi dilaksanakan oleh sekretaris masing-masing menyiapkan bentuk-bentuk formulir golongan khusus yang diperlukan oleh satuan pengguna.
16.
Pelaksanaan. a.
Tingkat Pusat. 1) Dirajenad atas nama Kasad menandatangani Keputusan sebagai pengesahan formulir golongan khusus yang diusulkan oleh para Kecabangan/Fungsi. 2)
Kasubditbinminu Ditajenad melaksanakan : a) Menerima, mencatat dan meneliti usul pengesahan golongan khusus dari para Pembina Kecabangan/fungsi TNI AD. b) Memberi nomor kode formulir sesuai bentuk yang di usulkan menyiapkan Surat Keputusan Kasad untuk di tandatangani Dirajenad.
b.
Tingkat Daerah. 1) Dan/Dir/Ka Pembina Kecabangan/Fungsi melaksanakan pada formulir golongan khusus sesuai kode fungsinya dan mengadakan kebutuhan yang diajukan oleh satuan pengguna. 2)
Sekretaris pembina Kecabangan/fungsi. a) Merencanakan, mendesain dan uji coba bentuk-bentuk golongan khusus yang dibutuhkan oleh satuan pengguna. b) Membuat dan menandatangani surat usul pengesahan formulir golongan khusus atas nama pembina Kecabangan/fungsi kepada
13 Dirajenad U.p. Kasubditbinminu, khusus yang sifatnya “Rahasia” tanpa melahirkan fisik formulirnya tetapi cukup melampirkan daftar formulir golongan khusus yang akan disahkan (contoh pada sub lampiran I). c) Mengadakan formulir golongan khusus yang telah mendapat pengesahan dari Dirajenad. d) Mengirimkan/mendistribusikan formulir kepada satuan pengguna sesuai yang diajukan.
golongan
khusus
e) Menerima laporan penggunaan formulir golongan khusus dari satuan pembina. 17. Pengakhiran. Bagi penyelenggara formulir golongan khusus bertanggung jawab atas penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan formulir. a. Penyimpanan. Dalam kegiatan diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
penyimpanan
formulir
harus
1) Praktis. Penyimpanan formulir harus mudah dicapai, dengan maksud agar setiap waktu dibutuhkan dengan cepat dan tepat dapat segera disajikan. 2) Aman. Agar formulir tidak mudah hilang/rusak, maka harus disimpan di tempat yang aman dan bebas dari gangguan, yaitu lemari yang terkunci atau tempat lain yang sesuai. 3) Hemat. Penyimpanan formulir sedapat mungkin harus hemat ruangan, tenaga dan waktu. 4) Konsisten. Harus selalu mengikuti sistem dan prosedur kerja yang sudah ditetapkan dan tidak mudah berubah. b. Pemeliharaan. Pemeliharaan bertujuan agar formulir tidak cepat rusak sehingga dapat memperpanjang usia pakai, untuk itu perlu diketahui penyebabnya, cara pencegahan dan alat/sarana pemeliharaan yang digunakan. 1)
Penyebab kerusakan. a) Kerusakan dari dalam. Kertas yang kurang baik akan menyebabkan formulir cepat rusak, oleh karena itu kertas yang digunakan berkualitas baik. b)
Kerusakan dari luar. (1)
Air dan api.
(2)
Kelembaban udara.
(3)
Serangga perusak dan pemakan kertas.
(4)
Debu, menyebabkan formulir menjadi kotor.
14
(5) Sinar matahari, bisa mengakibatkan kertas berubah warna. 2)
Cara pencegahan. a) Hindarkan gudang tempat penyimpanan formulir dari kebocoran serta hindarkan dari benda-benda yang mudah terbakar, seperti kabel listrik yang rusak dan alat pemadam kebakaran dan larangan merokok di tempat/ruang penyimpanan formulir. b) Hindarkan gudang dari kelembaban udara, dengan mengatur temperatur ruangan, baik dengan kipas angin maupun membuat jendela-jendela yang cukup untuk peredaran udara. c) Gunakan bahan anti serangga dan sejenisnya untuk mencegah timbulnya serangga ditempat penyimpanan formulir dan usahakan secara rutin adakan cheking ruangan dan tempat penyimpanan formulir dibersihkan. d) Hindarkan sinar matahari langsung mengenai formulir yang disimpan.
3)
Sarana pemeliharaan. a)
Gudang/ruangan tempat penyimpanan formulir.
b)
Alat pembersih ruangan dan anti serangga.
c)
Alat pemadam kebakaran.
d)
Alat sirkulasi udara/kipas angin.
e) Lemari atau tempat lain yang sesuai untuk penyimpanan formulir. c. Pemusnahan. Formulir yang sudah dicabut atau rusak dan dinyatakan tidak berlaku lagi harus dimusnahkan agar tidak disalahgunakan. 18.
Tata Cara Pembuatan Formulir. a. Pembuatan Formulir adalah kegiatan formulir baru atau mengubah formulir yang sudah ada sesuai dengan kebutuhan. Dalam pembuatan formulir baru perlu diingat penggunaannya agar dapat mendukung pelaksanaan administrasi secara lebih berhasil dan berdaya guna, dan sebagai alat pengumpul data ataupun penyamapaian informasi bagi badan yang bersangkutan.
15 b. Sehubungan dengan penciptaan formulir tersebut perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Pendataan semua formulir yang sudah ada yang digunakan dalam administrasi. 2) Peninjauan/penelaahan kembali formulir yang terkumpul, untuk mengetahui apakah masih dapat digunakan ataupun perlu disesuaikan dengan kebutuhan tugas. 3) Penilaian dan penentuan tentang perlu tidaknya satu formulir tetap digunakan, diubah dan disederhanakan, ataupun beberapa formulir disatukan. 4)
Pengesahan formulir-formulir yang dinyatakan baku dan sah.
c. Pengubahan, pengesahan dan pencabutan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Semua formulir yang dicabut dan dinyatakan tidak berlaku harus segera dimusnahkan, agar tidak disalahgunakan. Hasil pemusnahan dilaporkan dengan Berita Acara Pemusnahan. Guna menghindarkan kekosongan formulir, sebelum dilakukan pemusnahan, terlebih dahulu harus sudah tersedia formulir penggantinya. 19. Bentuk dan Susunan Formulir. Sesuai dengan ketentuan yang berlaku, perlu adanya pembakuan bentuk dan susunan formulir. Dengan memperhatikan tujuan serta kebutuhan penggunanya, bentuk dan susunan formulir terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut : a.
Kepala.
Bagian ini terdiri dari :
1)
Kepala surat (Kopstuk) di sudut kiri atas.
2)
Tingkat klasifikasi jika perlu.
3)
Jumlah lembar yang dibutuhkan.
4)
Judul formulir.
5)
Nomor registrasi.
6)
Alamat penerima jika perlu.
b. Bagian Inti. Bagian ini merupakan kelompok isian yang memuat pertanyaan/persoalan/hal–hal yang memerlukan jawaban/pertanyaan dari pengisi formulir. Jawaban/pertanyaan tersebut merupakan masukan bagi instansi/badan/lembaga pengirim formulir. Bagian ini pada umumnya berupa kolom.
16 c. Penutup. mencakup:
Bagian ini merupakan bagian akhir suatu formulir yang
1)
Tempat dan tanggal pengisian.
2)
Tajuk tanda tangan.
3) Petunjuk/catatan tentang cara pengisian formulir dan keteranganketerangan lain yang diperlukan. 4)
Nomor kode formulir.
20. Macam-Macam Formulir. Ditinjau dari segi isi, bentuk maupun kegunaannya, dilingkungan TNI terdapat bermacam-macam formulir yang secara keseluruhan dapat digolongkan ke dalam tiga macam golongan. a. Golongan Umum, yaitu formulir yang digunakan di seluruh jajaran TNI, baik yang berasal dari lingkungan TNI sendiri maupun dari luar. Di bawah ini akan dijelaskan contoh-contoh formulir sebagai berikut: 1)
Formulir dari dalam jajaran TNI. a) b) c)
2)
Formulir Daftar Penilaian Perwira (U21-256) Formulir pengurusan Takah. Formulir penilaian Bintara dan Tamtama (HK.3-03).
Formulir dari luar jajaran TNI. a) b)
DUK/DUP dari Bapenas. Formulir-formulir kepegawaian dari BKN.
b. Golongan Khusus, yaitu formulir yang khusus digunakan di lingkungan Mabes TNI/Angkatan dalam rangka pelaksanaan tugas masing-masing. Contoh formulir sebagai berikut: 1)
Formulir keterangan tanggungan keluarga (Bentuk : KU-1)
2)
Formulir daftar isian dosir.
3)
Data calon penerima pensiun (DCPP).
4)
Kartu penunjuk istri (A1-001).
5)
Keputusan hasil pemeriksaan psikologi.
6)
Hasil kesamaptaan jasmani.
c. Golongan terbatas, yaitu formulir yang digunakan secara terbatas oleh suatu instansi/badan/lembaga. Contoh :
Formulir tentang Panitia Pemeriksa Badan Personel TNI.
Mengingat banyaknya formulir yang digunakan di lingkungan TNI, maka perlu memperhatikan masalah pengesahan dan pengamanannya agar tidak disalahgunakan.
17 21.
Penyimpanan. a. Untuk menghindarkan adanya penyalahgunaan, semua formulir yang masih berlaku harus disimpan dengan baik. Penyimpanan formulir yang masih berlaku harus dipisahkan dari formulir yang dinyatakan sudah tidak berlaku lagi. b. Penyimpanan harus dilakukan sedemikian rupa sehingga dengan cepat dapat diketemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Untuk itu ada dua cara penyimpanan, yaitu: 1) Penyimpanan menurut nomor registrasi. Dengan cara ini tiap jenis formulir disimpan di dalam map atau kotak secara berurutan menurut nomor registrasi. 2) Penyimpanan menurut jenis dan fungsinya. Formulir-formulir yang sejenis dan untuk satu macam fungsi disimpan di dalam map/ kotak tersendiri, dipisahkan dari formulir-formulir lain. Dengan cara ini akan segera dapat diketahui apabila terdapat duplikat ataupun ada formulir yang perlu diperbaiki.
22.
Penomoran dan Registrasi. a. Semua formulir yang telah disahkan dan dinyatakan baku harus dicatat dan diberi nomor kode. 1) Pencatatan formulir yang berlaku untuk seluruh TNI dilakukan oleh Setum Mabes TNI. 2) Formulir khusus yang berlaku di lingkungan Angkatan dicatat oleh badan pembina administrasi umum di lingkungan Angkatan masing-masing. b. Tata cara pemberian nomor ditetapkan oleh Setum Mabes TNI dan Angkatan. c. Nomor pencatatan/registrasi formulir dicantumkan di bagian kiri bawah halaman pertama formulir.
23. Daftar Pengecekan. Sesuai dengan ketentuan dalam petunjuk umum, tata cara penciptaan serta bentuk dan susunan formulir, untuk menganalisa suatu formulir perlu persiapan sebagai berikut : a.
Formulir yang dihasilkan akan merupakan: 1)
Formulir baru.
2)
Formulir yang diubah/disempurnakan.
3)
Penyatuan/penyederhanaan beberapa formulir menjadi satu formulir.
18 b.
Nama Instansi/badan/lembaga peminta atau sumber.
c. Jenis dan jumlah masukan/informasi yang akan ditampung dalam satu formulir. d. Penentuan jumlah lembaran, yaitu siapa yang berhak menerima lembar pertama, kedua, dan seterusnya. e.
Penggunaannya bersifat segera khusus atau rutin/biasa.
f. Bentuk dapat berupa berkas, lembaran lepas, dapat disobek, menggunakan karbon langsung atau tidak. g. Penggunaannya untuk sekali pakai, beberapa kali pakai, dapat disobek, di dalam atau di luar kolom. h.
Tujuan penggunaan formulir: 1) 2)
Menghemat tenaga, biaya dan waktu. Memperbaiki metode.
i.
Jangka waktu penyimpanan.
j.
Penggunaan warna kertas dan alat tulis.
24. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan. Dengan memperhatikan ketentuan petunjuk umum, hendaknya diperhatikan pula hal-hal sebagai berikut : a. Bentuk dan susunan formulir cukup sederhana dan tidak menimbulkan kesan rumit. b. Rumusan daftar pertanyaan/isian cukup jelas dan padat sesuai dengan masukan yang diinginkan sehingga tidak menimbulkan keragu-raguan bagi yang mengisinya. c. Pengelompokan daftar pertanyaan/isian dibuat sedemikian rupa sesuai dengan tujuan pembuatan formulir tersebut. d. Adanya petunjuk pengisian yang jelas termasuk alat tulis yang digunakan, lebih-lebih jika formulir tersebut akan diolah lebih lanjut dengan alat lain, misalnya komputer. 25.
Evaluasi. a. Jelaskan pelaksanaan kegiatan formulir baik tingkat Pusat maupun tingkat Daerah ! b.
Jelaskan langkah pengakhiran dalam pelaksanaan kegiatan formulir !
c. Jelaskan yang dimaksud dengan penciptaan formulir !
19 d.
Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam penciptaan suatu formulir ?
e. Jelaskan bentuk dan susunan formulir yang terdiri atas bagian kepala, inti dan penutup ! f.
Jelaskan penggolongan formulir beserta contohnya !
g.
Jelaskan tata cara penyimpanan formulir !
h.
Jelaskan yang dimaksud dengan penomoran dan registrasi !
i.
Jelaskan yang dimaksud dengan daftar pengecekan !
j. Jelaskan penggunaan formulir menurut Prof. C. L. Littel Filed beserta rekanrekannya ! k.
Jelaskan hal yang perlu diperhatikan dalam suatu petunjuk umum formulir !
BAB IV EVALUASI AKHIR PELAJARAN (Bukan Naskah Ujian) 26.
Evaluasi Akhir. a.
Jelaskan pengertian Formulir, Formulir golongan khusus, penyelenggaraan
formulir dan pengadaan formulir ! b.
Jelaskan sasaran penyelenggaraan formulir !
c.
Jelaskan prinsip-prinsip penyelenggaraan kegiatan formulir !
d.
Jelaskan penyelenggaraan kegiatan formulir !
e.
Jelaskan cara pemberian nomor kode formulir !
f.
Jelaskan organisasi penyelenggara formulir tingkat Pusat !
g.
Jelaskan organisasi penyelenggara formulir tingkat Daerah !
h.
Jelaskan tugas dan tanggungjawab organisasi formulir tingkat Pusat !
i.
Jelaskan tugas dan tanggungjawab organisasi formulir tingkat Daerah !
j. Jelaskan pelaksanaan kegiatan formulir baik tingkat Pusat maupun tingkat Daerah ! k.
Jelaskan langkah pengakhiran dalam pelaksanaan kegiatan formulir !
l.
Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam penciptaan suatu formulir ?
RAHASIA 20 n. Jelaskan bentuk dan susunan formulir yang terdiri atas bagian kepala, inti dan penutup ! o.
Jelaskan penggolongan formulir beserta contohnya !
p.
Jelaskan tata cara penyimpanan formulir !
q.
Jelaskan yang dimaksud dengan penomoran dan registrasi !
r.
Jelaskan yang dimaksud dengan daftar pengecekan !
s.
Jelaskan hal yang perlu diperhatikan dalam suatu petunjuk umum formulir !
t. Jelaskan siapa pejabat atau instansi apa yang berwenang mengawasi penyelenggaraan formulir baik tingkat pusat maupun tingkat daerah ! u. Jelaskan siapa pejabat atau instansi apa yang berwenang mengendalikan penyelenggaraan formulir baik tingkat pusat maupun tingkat daerah !
BAB V PENUTUP
27. Penutup. Demikian Naskah Departemen ini disusun sebagai bahan ajaran untuk pedoman bagi Gadik dan Pasis dalam proses belajar mengajar pelajaran Tulisan Dinas pada Diksarcab Ajen.
Komandan Pusat Pendidikan Ajudan Jenderal
Didik Hartanto, S.IP Kolonel Caj NRP 28879
RAHASIA
RAHASIA KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL
Lampiran II Keputusan Danpusdikajen Nomor Kep / / / 2010 Tanggal 2010
PETUNJUK UMUM ( Khusus Untuk Tenaga Pendidik ) 1.
2.
3.
4.
Mata Pelajaran
:
Formulir.
Untuk jenis/macam pendidikan :
Diksarcab Ajen
Jumlah Jam Pelajaran
:
8 Jam pelajaran.
a.
Teori
:
7 Jam pelajaran.
b.
Praktek siang
:
-
c.
Praktek malam
:
-
c.
Ujian Teori
:
1 Jam pelajaran.
Isi Pelajaran : a.
Pendahuluan.
b.
Petunjuk umum.
c.
Pelaksanaan kegiatan.
d.
Penutup.
e.
Evaluasi.
Tujuan pelajaran : a.
Tujuan Kurikuler : Agar Pasis mengetahui tentang formulir.
b.
Tujuan Instruksional : 1)
Pendahuluan (25 Menit). a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui maksud dan tujuan diberikannya pelajaran formulir.
RAHASIA
2 b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat menyampaikan tentang maksud dan tujuan diberikan pelajaran formulir serta menunjukkan antusias/minat dalam menerima pelajaran. 2)
Petunjuk umum ( 1 JP ). a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui tentang sasaran, prinsip-prinsip, penyelenggaraan kegiatan dan organisasi penyelenggaraan. b) Kriteria keberhasilan. Basis dapat menyampaikan tentang sasaran, prinsip-prinsip, penyelenggaraan kegiatan dan organisasi penyelenggaraan dan benar.
3)
Pelaksanaan Kegiatan ( 1 JP ). a) Tujuan instruksional umum. Agar Pasis mengetahui tentang perencanaan, persiapan, pelaksanan, pengakhiran, tata cara pembuatan formulir, bentuk, susunan formulir, macam-macam formulir, penyimpanan, penomoran dan registrasi, daftar pengecekan dan hal-hal yang pelu diperhatikan. b) Kriteria keberhasilan. Pasis dapat menyampaikan tentang perencanaan, persiapan, pelaksanan, pengak-hiran, tata cara pembuatan formulir, bentuk, susunan formulir, macam-macam formulir, penyimpanan, penomoran dan registrasi, daftar pengecekan dan hal-hal yang pelu diperhatikan dengan baik dan benar.
4)
Penutup (20 Menit). a) Tujuan Instruksional umum. Agar Basis mengerti tentang pentingnya pelajaran formulir dalam menunjang pelaksanaan tugas. b) Kriteria Keberhasilan. Basis dapat menjelaskan pelajaran formulir yang telah diberikan.
5)
seluruh
Evaluasi a) Tujuan Instruksional umum. Agar tingkat pemahaman dan kemampuan Basis dapat diukur/diketahui sesuai pelajaran formulir yang telah diberikan. b) Kriteria keberhasilan. Basis dapat menjawab pertanyaan dan melaksanakan praktek formulir dengan baik dan benar.
3 5.
Metode.
6.
a.
Metode utama
:
b.
Metode penunjang :
Ceramah. Tanya jawab.
Alins/Alongins.
7.
a.
LCD.
b.
Laptop.
c.
White board.
d.
Spidol.
e.
Laser Point.
Proses Belajar Mengajar. KEGIATAN
NO. 1 1.
GADIK 2
SERDIK 3
Pendahuluan. - Menjelaskan secara umum tentang - Memperhatikan, mendengarkan dan maksud & tujuan diberikannya pelajaran mencatat hal-hal yang penting. Formulir.
2.
Petunjuk Umum. Memperhatikan, mendengarkan a. Menjelaskan secara rinci tentang a. sasaran, prinsip-prinsip, penyeleng- dan mencatat hal-hal yang penting. garaan kegiatan dan organisasi penyelenggaraan. Menjawab pertanyaan b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. terhadap pelajaran yang diberikan mengajukan pertanyaan dari dengan melemparkan pertanyaan dan kepada Gadik. menjawab pertanyaan ke/dari Basis.
3.
dan dan
Pelaksanaan kegiatan. Mengerjakan praktek formulir a. Menjelaskan secara rinci tentang a. perencanaan, persiapan, pelaksanan, sesuai tugas/arahan dari Gadik. pengakhiran, tata cara pembuatan formulir, bentuk, susunan formulir, macam-macam formulir, penyimpanan, penomoran dan registrasi, daftar pengecekan dan hal-hal yang pelu diperhatikan diperhatikan, pengawasan dan pengendalian formulir.
4 1
2
3
Menjawab pertanyaan b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. terhadap pelajaran yang diberikan mengajukan pertanyaan dari dengan melemparkan pertanyaan dan kepada Gadik. menjawab pertanyaan ke/dari Basis. 4.
dan dan
Penutup. a. Memberikan kesimpulan/rangkuman a. Memperhatikan, mendengarkan & dan penekanan terhadap seluruh materi mencatat hal-hal yang penting. pelajaran yang telah diberikan. b. Melaksanakan pengecekan/evaluasi b. Menjawab peranyaan dan mengterhadap akhir pelajaran yang diberikan ajukan pertanyaan dari dan kepada dengan melemparkan pertanyaan dan Gadik. menjawab partanyaan ke/dari Basis.
5.
Evaluasi. a. Menyusun bahan ujian yang diketahui a. Mengikuti ujian sesuai jadwal dan oleh Kadep terkait dan dalam tempat yang ditentukan. pelaksanaan ujian sebagai pengawas umum. b. Menyerahkan bahan evaluasi /ujian kepada Kasiopsdik dan mengoreksi/ menilai hasil ujian Basis.
b. Menyerahkan hasil ujian kepada Pengawas ujian.
8. Kualifikasi Tenaga Pendidik. Gumil minimal golongan VIII maksimal golongan V yang sudah berkualifikasi Susgadik/Susgumil dan menguasai materi Formulir.
9.
Referensi. a. Peraturan Panglima TNI Nomor Perpang/1/II/2007 tanggal 20 Februari 2007 tentang Petunjuk Administrasi umum TNI b. Surat Keputusan Kasad Nomor Skep/452/VII/1999 tanggal 30 Juli 1999 tentang Buku petunjuk Administrasi tata cara penyelenggaraan formulir golongan khusus di lingkungan TNI AD.
RAHASIA 5
10.
Lain – lain. a.
Naskah Departemen ini disusun untuk kepentingan lembaga pendidikan.
b. Untuk kepentingan Pasis dapat diproduksi Lembaga Pendidikan tanpa Petuntuk Umum dan Evaluasi tiap Bab serta Evaluasi Akhir Belajar.
Komandan Pusat Pendidikan Ajudan Jenderal
Didik Hartanto, S.IP. Kolonel Caj NRP 28879
RAHASIA
DAFTAR ISI HALAMAN BAB I
PENDAHULUAN 1. 2. 3. 4.
BAB II
2 3 3 3 9 9 10 11
Umum...... ..... ............................................................... Perencanaan ................................................................ Persiapan………………………...................................... Pelaksanaan…..………………...................................... Pengakhiran…...………………...................................... Tata Cara Pembuatan Formulir..................................... Bentuk dan Susunan Formulir….................................... Macam-Macam Formulir………..................................... Penyimpanan….………………...................................... Penomoran dan Registrasi…….................................... daftar Pengecekan………..…….................................... Hal-hal yang Perlu Diperhatikan................................... Evaluasi………………………….....................................
11 11 12 12 13 14 15 16 17 17 17 18 18
EVALUASI AKHIR PELAJARAN 26.
BAB V
Umum ........................................................................... Sasaran…………................................ .......................... Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Kegiatan................... Penyelenggaraan Kegiatan…………………................... Organiasi Penyelenggara…… ............... ...................... Tugas dan Tanbggung Jawab ...................................... Sekretaris Pembina Kecabangan.................................. Evaluasi…………….......................................................
PELAKSANAAN KEGIATAN 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.
BAB IV
1 1 1 2
PETUNJUK UMUM 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
BAB III
Umum ............................................................................ Maksud dan Tujuan ....................................................... Ruang Lingkup dan Tata Urut........................................ Pengertian......................................................................
Evaluasi Akhir................................................................
19
PENUTUP 27.
Penutup……..................................................................
20
RAHASIA KODIKLAT TNI ANGKATAN DARAT PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL
NASKAH DEPARTEMEN tentang
FORMULIR untuk
DIKSARCAB AJEN Nomor : DISAHKAN DENGAN KEPUTUSAN DANPUSDIKAJEN KODIKLAT TNI AD NOMOR KEP/ / /2010 TANGGAL 2010
DILARANG MEMPERBANYAK ATAU MENGUTIP TANPA IZIN DANPUSDIKAJEN
RAHASIA
