1.1.
Wanneer mag uw controleur onverwachts langskomen?
VI
MAG UW CONTROLEUR EIGENLIJK WEL ONVERWACHTS LANGSKOMEN?
Noch inzake de directe belastingen, noch inzake de btw bestaat er een bepaling die de controleambtenaren verplicht om hun bezoek vooraf aan te kondigen. Nochtans wordt een onverwachtse controle vanuit efficiëntieoverwegingen niet aangemoedigd door de interne richtlijnen van de fiscus zelf. Volgens de administratieve richtlijnen is een niet-aangekondigde controle enkel opportuun om de volgende zaken na te kijken: a. de inschrijvingen in het dagontvangstenboek; b. wanneer er aanwijzingen zijn dat de belastingplichtige fraudeert en bij een onverwachtse controle de mogelijkheid bestaat om hem te ‘verrassen’. Dit is bv. het geval bij handelingen zonder factuur. De beslissing of een niet-aangekondigde controle aangewezen is, is de verant woordelijkheid van het diensthoofd. Ook inzake de btw wordt er aangenomen dat er enkel buiten de normale werkuren gecontroleerd kan worden in de mate waarin er ernstige vermoedens bestaan dat er buiten de normale uren niet-aangegeven activiteiten verricht worden. Niettegenstaande er dus in principe geen rem staat op onverwachtse controles, zijn er toch een aantal beperkingen waarmee uw controleur rekening moet houden.
1.2.
MAG UW CONTROLEUR ENKEL TIJDENS DE WERKUREN LANGSKOMEN?
Een belastingcontrole ‘ter plaatse’ (in de beroepslokalen) mag enkel uitgevoerd worden tijdens de uren waarop er een werkzaamheid uitgeoefend wordt. Dit hoeft niet noodzakelijk tijdens de normale werkuren of openingsuren te zijn. Het volstaat ook dat de eigenlijke activiteit niet uitgeoefend wordt, maar dat men bv. aan de boekhouding werkt (Comm. IB 319/8). Zolang u dus bezig bent, mag de controleur binnen.
© Praktische Gids 2015 - Belasting- en btw-controle,
117
Welke spelregels gelden er voor de controleur bij een ‘onverwachtse’ controle bij u ter plaatse?
1.
De fiscus heeft alleen toegang tot particuliere woningen of bewoonde lokalen
VI
tussen 5 uur ’s ochtends en 9 uur ’s avonds en met een machtiging van een rechter van de politierechtbank (art. 319, lid 2 WIB 92).
Welke spelregels gelden er voor de controleur bij een ‘onverwachtse’ controle bij u ter plaatse?
1.3.
MAG UW CONTROLEUR OOK TIJDENS HET WEEKEND LANGSKOMEN?
Bepaalde argwanende controleurs doen zelfs tijdens het weekend vaststellingen. Op zich is dit geen probleem, op voorwaarde dat uw zaak open is. De controleur mag niet verwachten dat u bv. terugkeert van uw weekend of vakantie aan zee om uw zaak te openen. De controles kunnen toevallig zijn, bv. wanneer de controleur gezellig een dagje gaat winkelen met zijn vrouw. Hij geeft zijn ogen dan goed de kost en hij noteert alles wat hem nuttig lijkt voor een latere taxatie. De controles kunnen echter evengoed doelgericht zijn. De controleur kan er dus speciaal op uit trekken tijdens het weekend om echte controles te doen, bv. met het oog op een later, grondig onderzoek. Heeft u bv. een eenmanszaak en ziet hij uw wagen (waarop reclame staat) ergens aan zee, dan kan hij dat aangrijpen om de omvang van het beroepsmatige gebruik van die wagen te betwisten. Hij zal zijn vaststellingen overigens ook doorgeven aan zijn collega’s (de belasting controleur geeft het bv. door aan zijn collega van de Btw en omgekeerd).
1.4.
MAG UW CONTROLEUR IETS DOEN ALS HIJ ‘TOEVALLIG’ (BV. ALS PARTICULIERE KLANT) LANGSKOMT?
De controleur mag in het weekend in principe alles doen wat hij ook tijdens zijn ‘normale’ werkuren mag doen, dus ook een inzage van uw boekhouding vragen, de aflevering van ontvangstbewijzen nagaan (zoals btw-bonnetjes in de horeca sector), kijken of u wel een factuur uitreikt aan professionele klanten die zich proberen voor te doen als particulieren, de inventaris controleren, enz. De waarde van vaststellingen in het weekend is net dezelfde als die van vast stellingen tijdens de week. De opsporingsdiensten hebben zelfs de specifieke opdracht om vaststellingen te doen in het weekend en ’s avonds. Zo talrijk zijn die echter niet en ze richten zich in de eerste plaats op opvallende evenementen (bv. beurzen, happenings, …). Krijgt u ze toch over de vloer, dan kan dat vervelend zijn, maar het hoeft niet per se een probleem te zijn.
118
© Praktische Gids 2015 - Belasting- en btw-controle,
1.5.
WAT IS DE WAARDE VAN DE VASTSTELLINGEN DIE UW CONTROLEUR TIJDENS EEN TOEVALLIGE PASSAGE DOET?
VI
De waarde van die vaststellingen is beperkt tot het moment waarop ze gedaan
Voorbeeld Heeft de controleur bv. gezien dat op een bepaalde zaterdag 200 klanten uw zaak bezocht hebben, dan zal hij er maar al te graag van uitgaan dat elke zaterdag zo’n voltreffer is. Dat mag hij echter niet doen!
De controleur mag er alleen van uitgaan dat die talrijke klanten enkel op die bepaalde zaterdag langsgeweest zijn en dus niet dat het elke zaterdag zo is. Die zaterdag kan bv. uw opendeurdag geweest zijn of net in de koopjesperiode vallen. Die dag is m.a.w. zeker niet representatief voor een volledig jaar. Boven dien bewijst het bezoek van klanten niet dat die klanten ook echt iets gekocht hebben. Er zijn er altijd die enkel eens komen kijken zonder dat zij hun portefeuille opendoen…
© Praktische Gids 2015 - Belasting- en btw-controle,
119
Welke spelregels gelden er voor de controleur bij een ‘onverwachtse’ controle bij u ter plaatse?
zijn.
2.
Wat mag uw controleur concreet doen wanneer hij langskomt?
2.1.
MAG UW CONTROLEUR OOK ZONDER UW TOESTEMMING BINNENKOMEN?
Welke spelregels gelden er voor de controleur bij een ‘onverwachtse’ controle bij u ter plaatse?
VI
Wanneer uw zaak toegankelijk is voor het publiek, mogen controleurs – net zoals elke andere bezoeker – gewoon rondkijken zonder zich kenbaar te maken. Vraagt de controleur echter bv. inzage in uw boekhouding of toegang tot uw magazijn, dan is het logisch dat hij zijn aanstellingsbewijs toont. Een controle zonder aanstellingsbewijs is immers ongeldig (rb. Luik, 29.10.2003).
2.2.
MOET UW CONTROLEUR ZICH LEGITIMEREN?
De wet verplicht de ambtenaren dat zij voorzien zijn van hun aanstellingsbewijs (art. 319, lid 1 WIB 92).
Wanneer een controleur zijn identiteit en functie bekendgemaakt heeft en u hem de toegang gegeven heeft tot uw beroepslokalen, kunt u later de regelmatigheid van het bezoek van die ambtenaar niet meer aanvechten. Dit werd duidelijk gemaakt door het Hof van Cassatie (Cass., 17.02.2005). Wanneer u de controleur toegang verleend heeft tot uw beroepslokalen, maar zijn aanstellingsbewijs niet expliciet gevraagd heeft, dan heeft u in feite ingestemd met de plaatsbezichtiging. In dat geval kunt u het feit dat die ambtenaar zijn aanstellingsbewijs niet uit eigen beweging voorgelegd heeft, niet inroepen als reden om de plaatsbezichtiging onregelmatig te laten bevinden. Ook dit werd gevonnist door het hoogste rechtscollege (Cass., 12.09.2008). Het aanstellingsbewijs moet dus niet ‘spontaan’ getoond worden. De wet eist enkel dat de ambtenaar voorzien moet zijn van zijn aanstellingsbewijs. De controleur moet zijn bewijs dus gewoon op zak hebben. U mag niet aan uw controleur vragen om een kopie te mogen nemen van het aanstellingsbewijs. Wilt u weten met wie u te maken heeft, dan kunt u dus maar beter goed kijken naar het aanstellingsbewijs en de naam onthouden van de controleur en die achteraf zo snel mogelijk noteren. Bij extreem wangedrag van uw belastingcontroleur kunt u dan later een klacht indienen bij de gewestelijk directeur.
120
© Praktische Gids 2015 - Belasting- en btw-controle,
2.3.
MAG UW CONTROLEUR UW BOEKEN INKIJKEN?
Ja. Dat kunt u uiteraard niet weigeren. De wetgeving inzake de btw verplicht u om uw boeken, facturen en stukken te
VI
bewaren en om die op ieder verzoek van de controleur ter inzage voor te leggen,
Inzake de belastingen heeft de wetgeving de controleur het recht gegeven om ter plaatse een inzage te doen van uw boekhouding (art. 315 WIB 92). U moet immers alle boeken en stukken bijhouden die noodzakelijk zijn om uw belastbare inkomsten te bepalen en dat tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk. U moet uw boeken en stukken bewaren in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk andere bedrijfslokaal of privélokaal waarin of waarnaar ze gehouden, opgesteld of toegezonden worden (art. 315, lid 3 WIB 92).
2.4.
MAG UW CONTROLEUR OOK DOCUMENTEN INKIJKEN DIE NIET ECHT TOT UW BOEK HOUDING BEHOREN, MAAR BV. TOEVALLIG RONDSLINGEREN IN BV. UW ATELIER, WINKEL, KANTOOR, … ?
Ja! Tegenwoordig mag zowel de btw-controleur als de belastingcontroleur alle documenten inkijken die hij in uw onderneming aantreft, d.w.z. die hij vindt zonder dat hij daarvoor actieve handelingen (zoals het opentrekken van kasten) moet stellen. Deze documenten kan de controleur zelf onderzoeken, zonder dat u daartoe voorafgaandelijk uw toestemming gegeven heeft. De plicht tot voorlegging is niet enkel beperkt tot de wettelijk verplicht bij te houden boekhoudkundige stukken. Het geldt ook voor alle andere stukken die een licht werpen op de organisatie van uw onderneming en op de manier waarop u uw boekhouding voert, zoals prijsoffertes, bestel- en leveringsbonnen, vervoer documenten, werkfiches, afsprakenboeken, telefoonrekeningen, huurcontracten, arbeidsovereenkomsten, agenda’s, … Let dus op met wat u in uw atelier of bureau laat rondslingeren!
Vroeger Vroeger was dat recht tot onderzoek zonder het te vragen enkel voorbehouden aan de btw-controleur. De btw-controleur mocht nl. iets meer onderzoeken dan zijn collega van de Belastingen.
© Praktische Gids 2015 - Belasting- en btw-controle,
121
Welke spelregels gelden er voor de controleur bij een ‘onverwachtse’ controle bij u ter plaatse?
weliswaar zonder verplaatsing (art. 61, §1, lid 2 W.Btw).