Vrijwilligersboek
Inhoudsopgave 1 Voorwoord
3
2 Algemene informatie
4
3 Bestuursfuncties
5
3.1 Voorzitter 3.2 Secretaris 3.3 Penningmeester 3.4 Scheidsrechters coördinator 3.5 Sponsoring 3.6 Vrijwilligerscoördinator 3.7 Algemeen bestuurslid
6 7 8 9 10 11 12
4 Functies buiten het bestuur
4.1 Mini coördinator 4.2 Wedstrijdsecretariaat 4.3 Ledenadministrateur 4.4 Communicatie medewerker 4.5 Vertrouwenspersoon
5 Commisssies
14 15 16 17 18
5.1 Kascommissie 5.2 Kledingcommissie 5.3 Jeugdcommissie 5.4 Technische commissie 5.5 Activiteitencommissie
6 Slot
13
19 20 21 22 23 24
25
1 Voorwoord Beste lezer, Het boekje dat voor je ligt bevat informatie omtrent allerlei vrijwilligersactiviteiten die je binnen BVC’73 zou kunnen vervullen. Het boek bevat algemene informatie en daarnaast specifieke informatie over vrijwilligersfuncties binnen BVC’73. Dit boek beschrijft de mogelijkheden van vrijwilligerswerk binnen volleybalvereniging BVC’73. We hebben er voor gekozen om de gegevens van de vrijwilligers die de functies nu vervullen er niet bij te zetten i.v.m. privacy. Mocht je nog inhoudelijke vragen hebben neem dan contact op met de vrijwilligerscoördinator. We hopen dat je veel plezier gaat beleven met het vrijwilligerswerk binnen de vereniging. Het is immers bovenal een enthousiaste en gezellige groep en zonder vrijwilligers kan de vereniging niet bestaan! Bestuur BVC’73
2 Algemene informatie In dit vrijwilligersboek vind je de verschillende functies die je binnen jouw volleybalvereniging kan vervullen. Mocht je interesse hebben in een functie, dan kan je je aanmelden bij de vrijwilligerscoördinator. De vrijwilligerscoördinator is het aanspreekpunt voor de vrijwilligers binnen de vereniging. Mocht je vragen hebben of problemen ondervinden binnen je functie dan kun je altijd contact met de vrijwilligerscoördinator opnemen. De gegevens van de vrijwilligerscoördinator zijn: Linda Klein Geltink Telefoon: 0622851249 E-mail:
[email protected]
3 Bestuursfuncties Aan het hoofd van de vereniging staat het dagelijks bestuur. Zij zorgen voor het reilen en zeilen van de vereniging. Eens in de acht weken hebben zij bestuursvergadering. Hier nemen zij de lopende zaken door en de zaken die specifiek betrekking hebben op jouw bestuursfunctie. De bestuursfuncties zijn: voorzitter, penningmeester, secretaris, scheidsrechter coördinator, sponsoring, vrijwilligerscoördinator en eventueel een algemeen bestuurslid. Hieronder vind je de functie omschrijvingen van deze functies.
3.1 Functie omschrijving Voorzitter Doel: - Geeft leiding aan de vereniging en het bestuur Plaats in vereniging: - Is voorzitter van het bestuur Functie-inhoud: - De voorzitter is bij de algemene ledenvergadering en de bestuursvergadering en leidt deze vergaderingen. - Contact onderhouden met de Technische Commissie - Eindverantwoordelijke binnen de vereniging - Onderhouden van contacten met overige (bestuurs)leden - Onderhouden van externe contacten, zoals gemeente en andere verenigingen - Meedenken over allerhande zaken - Eventueel bijwonen van regiovergaderingen - Naar officiële gelegenheden Tijdsbesteding: - Ongeveer 3 uur per week Geboden wordt: - Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien - Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur Kwalificaties: - Goede communicatieve vaardigheden - Flexibele instelling - Sociaal vaardig - Initiatiefrijk en enthousiast persoon - Doorzettingsvermogen - Besluitvaardigheid Gewenst: - Ervaring op leidinggevend vlak - Sympathie hebben met het beleid en de visie van de vereniging - Doorzettingsvermogen
3.2 Functie omschrijving Secretaris Doel: - Geeft inhoud aan het administratieve takenpakket binnen de vereniging Plaats in vereniging: - Maakt deel uit van het bestuur Functie-inhoud: - Verdelen van ingekomen post - Algemene ledenvergadering (eenmaal per jaar) bijwonen - Bestuursvergaderingen bijwonen (eens in de acht weken) - Ruimte reserveren voor de vergaderingen - Notuleren van bestuursvergadering en algemene ledenvergadering en het opstellen van bijbehorende agenda’s. - Aanvragen van vergunningen - Bestuursleden aanmelden bij de Kamer van Koophandel - Overige administratieve werkzaamheden - Meedenken over allerhande zaken - Eventueel bijwonen van regiovergaderingen - Naar officiële gelegenheden Tijdsbesteding: - Ongeveer 1 uur per week Geboden wordt: - Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien - Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur Kwalificaties: - Netjes en correct werken - Goede communicatieve vaardigheden - Goede beheersing van de Nederlandse taal - Flexibele instelling - Sociaal vaardig Gewenst: - Ervaring op secretarieel vlak - Sympathie hebben met het beleid en de visie van de vereniging
3.3 Functie omschrijving Penningmeester Doel: - Geeft inhoud aan het financiële takenpakket binnen de vereniging Plaats in vereniging: - Maakt deel uit van het bestuur Functie-inhoud: - Financieel overzicht houden(met o.a. jaarrekening, koten/baten, balans, verenigingsvermogen) - Algemene ledenvergadering (eenmaal per jaar) bijwonen - Bestuursvergaderingen bijwonen (eens in de acht weken) - Betalingen uitvoeren en administreren - Sponsorgeld innen (contracten opstellen, factureren, opvolgen) - Subsidies aanvragen - Contributie innen: administreren wie wat betaalt en incassobatches uitvoeren, factureren en opvolgen - Vergoedingen en contracten van trainers opstellen - Meedenken over allerhande zaken - Eventueel bijwonen van regiovergaderingen - Naar officiële gelegenheden Tijdsbesteding: - Ongeveer 3 uur per week Geboden wordt: - Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien - Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur Kwalificaties: - Goede communicatieve vaardigheden - Financieel onderlegd - Flexibele instelling - Sociaal vaardig Gewenst: - Ervaring op financieel vlak - Sympathie hebben met het beleid en de visie van de vereniging
3.4 Functie omschrijving Scheidsrechter coördinator Doel: - Regelt alles omtrent zaken met scheidsrechters binnen de vereniging Plaats in vereniging: - Maakt deel uit van het bestuur Functie-inhoud: - Belangen behartigen van scheidsrechters - Algemene ledenvergadering (eenmaal per jaar) bijwonen - Bestuursvergaderingen bijwonen (eens in de acht weken) - Aanvang seizoen opgave voldoende regioscheidsrechters, cursisten, rapporteurs, voldoende scheidsrechters en codes voor het aantal teams - Voorzien van recente spelregelboekje, mogelijke up-to-date informatie - Verplicht twee maal per seizoen VSK avond in de regio bezoeken - Eén keer per jaar scheidsrechters bijeenkomst voor eigen club organiseren - In september en januari indelen van scheidsrechters en tellers in het wedstrijdschema - Indien wedstrijd wordt verzet dit doorgeven aan scheidsrechter en teller - Meedenken over allerhande zaken - Eventueel bijwonen van regiovergaderingen - Naar officiële gelegenheden Tijdsbesteding: - Erg periode-afhankelijk. Vooral druk in januari en september met indelen (aantal avonden). Verder gemiddeld een uur per week Geboden wordt: - Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien - Voldoende ruimte voor eigen inbreng Kwalificaties: - Goede communicatieve vaardigheden - Flexibele instelling en stressbestendigheid - Sociaal vaardig Gewenst: - Ervaring met de scheidsrechters functie - Sympathie hebben met het beleid en de visie van de vereniging
3.5 Functie omschrijving Sponsoring Doel: - Geeft inhoud aan het sponsorbeleid binnen de vereniging Plaats in vereniging: - Maakt deel uit van het bestuur Functie-inhoud: - Benaderen van potentiële sponsoren - Onderhouden van contacten met huidige sponsoren - Algemene ledenvergadering (eenmaal per jaar) bijwonen - Bestuursvergaderingen bijwonen (eens in de acht weken) - Meedenken over allerhande zaken - Eventueel bijwonen van regiovergaderingen - Naar officiële gelegenheden Tijdsbesteding: - Ongeveer 1 uur per week Geboden wordt: - Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien - Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur Kwalificaties: - Goede communicatieve vaardigheden - Flexibele instelling - Sociaal vaardig Gewenst: - Ervaring op marketing gebied - Netwerk - Sympathie hebben met het beleid en de visie van de vereniging
3.6 Functie omschrijving Vrijwilligerscoördinator Doel: - Is het aanspreekpunt voor vrijwilligers binnen de vereniging Plaats in de vereniging: - Maakt deel uit van het bestuur Functie- inhoud: - Vrijwilligers zoeken voor openstaande functies - Contact met de vrijwilligers onderhouden - Meedenken over allerhande zaken - Eventueel bijwonen van regiovergaderingen - Naar officiële gelegenheden Tijdsbesteding: - Eén uur in de week Geboden wordt: - Voldoende ruimte voor eigen inbreng - Ruimte om je sociale kring binnen de vereniging te vergroten Gewenst: - Sociale vaardigheden - Zoeken naar de kwaliteiten van de leden - Sympathie hebben met het beleid en de visie van de vereniging
3.7 Functie omschrijving Algemeen bestuurslid Doel: - Geeft inhoud aan allerhande taken binnen de vereniging Plaats in vereniging: - Maakt deel uit van het bestuur Functie-inhoud: - Algemene ledenvergadering (eenmaal per jaar) bijwonen - Bestuursvergaderingen bijwonen (eens in de acht weken) - Meedenken over allerhande zaken - Eventueel bijwonen van regiovergaderingen - Naar officiële gelegenheden Tijdsbesteding: - Ongeveer 1 uur per week Geboden wordt: - Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur Kwalificaties: - Goede communicatieve vaardigheden - Flexibele instelling - Initiatiefrijk Gewenst: - Sympathie hebben met het beleid en de visie van de vereniging
4 Functies buiten het bestuur Hieronder worden de functies beschreven die bestaan binnen de vereniging maar waarbij geen deel uit maakt van het bestuur. Naast de bovenstaande bestuurstaken kan je je natuurlijk ook inzetten voor de vereniging door scheidsrechter, trainer/coach, mini coördinator, wedstrijdsecretariaat, ledenadministratie, medewerker communicatie of vertrouwenspersoon te worden. Deze functies zijn hieronder verder uitgelegd. Scheidsrechter Wil je wel wat voor de vereniging doen maar er niet te veel tijd aan kwijt zijn? Wordt dan scheidsrechter! Meld je dan aan als scheidsrechter. Je kunt je aanmelden door een e-mail te sturen naar:
[email protected] Scheidsrechterbeoordelaar Ben je zelf scheidsrechter op hoog niveau en wil je andere scheidsrechters beoordelen en feedback geven zodat ze een code hoger kunnen? Meld je dan aan bij de scheidsrechterscoördinator,
[email protected] Trainer/coach Vind je het leuk om de kwaliteiten in de spelers naar boven te halen? Dan is trainen of coachen iets voor jou. Je kunt je aanmelden bij de technische commissie. Het e-mailadres is:
[email protected]
4.1 Functie omschrijving Mini coördinator Doel: - Er voor zorgen dat alles rondom de mini’s wordt geregeld Plaats in de vereniging: - Maakt geen deel uit van het bestuur Functie inhoud: - Mini’s in teams indelen - Toernooien regelen - Mini trainers zoeken en coördineren - Mini activiteiten organiseren samen met de trainers - Contact met het jeugdbestuur onderhouden Tijdsbesteding: - 2 uur in de week Geboden wordt: - Contact met jonge volleyballers en hun ouders - Een functie waarbij je jezelf kunt ontplooien Kwalificaties: - Goede communicatieve vaardigheden met kinderen en hun ouders - Goed kunnen plannen Gewenst: - Geloof in de jeugd van de vereniging, de jeugd is immers de toekomst
4.2 Functie omschrijving Wedstrijdsecretariaat Doel: - Alle administratieve handelingen rondom de wedstrijden binnen de vereniging afhandelen Plaats in vereniging: - Maakt geen deel uit van het bestuur Functie-inhoud: - Invullen van de wedstrijdformulieren voor de competitie - Inplannen en verzetten van wedstrijden - Opsturen van de ingevulde wedstrijdformulieren naar de Nevobo - Digitaal invullen van de scheidsrechters beoordelingsformulieren Tijdsbesteding: - Ongeveer 1 uur per week Geboden wordt: - Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich goed kan ontplooien - Voldoende ruimte voor eigen inbreng Kwalificaties: - Goede communicatieve vaardigheden - Flexibele instelling - Gedisciplineerde houding Gewenst: - Sympathie hebben met het beleid en de visie van de vereniging
4.3 Functie omschrijving Ledenadministrateur Doel: - Geeft inhoud aan de ledenadministratie binnen de vereniging Plaats in vereniging: - Maakt geen deel uit van het bestuur Functie-inhoud: - Nieuwe leden aanmelden en invoeren (Nevobo en BVC-database) - Afmeldingen verwerken - Gegevens up-to-date houden, commissies voorzien van gegevens Tijdsbesteding: - Ongeveer 1 uur per week Geboden wordt: - Voldoende ruimte voor eigen inbreng Kwalificaties: - Goede communicatieve vaardigheden - Flexibele instelling - Nauwkeurig - Werkt correct en netjes - Integer Gewenst: - Ervaring op secretarieel vlak - Sympathie hebben met het beleid en de visie van de vereniging
4.4 Functie omschrijving Communicatie medewerker Doel: - Verspreiden van het nieuws binnen de vereniging via mail en sociale media Plaats in de vereniging: - Maakt geen deel uit van het bestuur Functie inhoud: - E-mail versturen naar de leden over vergaderingen en andere activiteiten die aangeleverd worden van de activiteitencommissie of de technische commissie - Nieuws verspreiden via social media - Twee keer in het jaar de nieuwsbrief publiceren - De verenigingswebsite bijhouden Tijdsbesteding: - Eén uur in de week Geboden wordt: - Ruimte voor eigen inbreng Gewenst: - Ervaring met social media en communicatie - Beheerst de Nederlandse taal schriftelijk
4.5 Functie omschrijving Vertrouwenspersoon Doel: - Vertrouwelijk en onpartijdig naar leden luisteren en eventuele problemen gezamenlijk oplossen Plaats in de vereniging: - Maakt geen deel uit van het bestuur Functie inhoud: - Open staan voor verhalen van leden - Vertrouwelijk omgaan met de informatie die je krijgt Tijdsbesteding: - Eén uur in de maand Geboden wordt: - Ruimte voor eigen inbreng - Contact met leden die een luisterend oor willen Gewenst: - Ervaring met gespreksvoering - Betrouwbaar persoon
5 Commissies Om activiteiten binnen de vereniging van de grond te krijgen zijn er verschillende commissies in het leven geroepen. Mocht je interesse hebben om deel te nemen in een commissie dan kan je contact opnemen met de vrijwilligerscoördinator en hij/zij stuurt je door naar de desbetreffende contactpersoon. Hieronder worden de kascommissie en de kledingcommissie kort uitgelegd. De andere commissies die hieronder uitgebreid worden uitgelegd zijn de jeugdcommissie, de technische commissie en de activiteitencommissie.
5.1 Kascommissie De kascommissie bestaat uit twee leden uit de vereniging. Dit mogen geen bestuursleden zijn. De kascommissie keurt jaarlijks het financieel overzicht van de penningmeester. Dit kost een uurtje tijd. Je zit twee jaar in de kascommissie, om het jaar treedt er één lid af. Een nieuw lid wordt tijdens de algemene ledenvergadering benoemd.
5.2 Kledingcommissie De persoon in deze commissie bewaart thuis de reserve kleding en zorgt dat hiervan een overzicht is.
5.3 Jeugdcommissie Doel: - Regelt alle zaken m.b.t. de jeugd binnen de vereniging Taken in de commissie voor jeugdbestuur: - Zoeken van trainers/coaches voor de jeugdteams - Indelen van leden in de jeugdteams - Indelen van de teams op trainingsavonden - Vergaderen eens in de zes weken - Vergaderen twee maal per jaar samen met de jeugd activiteitencommissie - Communiceert met het dagelijks bestuur over de voortgang - Penningmeester van de jeugd is ook de penningmeester van het dagelijks bestuur. Taken in de commissie voor de jeugd activiteitencommissie: - Organisatie van het jeugdkamp - Organisatie overige jeugdevenementen - Vergaderen eens in de zes weken - Vergaderen twee maal per jaar samen met jeugdbestuur
5.4 Technische Commissie Doel: - Draagt zorg voor de organisatorische aspecten rondom de teams Taken in de commissie: - Zoeken van trainers/coaches voor de seniorenteams - Eventueel zoeken van nieuwe spelers voor seniorenteams - Indelen van leden in de seniorenteams - Indelen van de teams op trainingsavonden - Over dit alles overleg plegen met de teams - Organiseren van aanvoerders en trainersoverleg twee maal per jaar - Zo’n zes maal per jaar vergaderen Tijdsbesteding: - Dit is verschillend per jaar. Het ene jaar is er weinig te doen indien de meeste trainers en spelers blijven en er geen nieuwe wensen zijn. Andere jaren kan het soms een uur of drie per week in beslag nemen indien er veel transformaties zijn. Er wordt dan vooral gebeld, gemaild en vergaderd. Aantal leden - In deze commissie zitten vier of vijf leden
5.5 Activiteitencommissie Doel: - Organiseert de activiteiten binnen de vereniging Taken in de commissie - Organiseren van het jaarlijks terugkerende paasvolleybal - Organiseren van de jaarlijks terugkerende wc papier actie - Organiseren van andere vernieuwende activiteiten Tijdsbesteding - Dit is verschillend. Voor, tijdens en na een evenement kost het wat meer tijd Aantal leden - In deze commissie zitten vier of vijf leden
6 Slot Enthousiast geworden? En wil jij iets doen voor jouw volleybalvereniging? Vele handen maken licht werk! BVC’73 is een vereniging waar je een leuk potje kan volleyballen en waarbij je na de training of wedstrijd gelegenheid hebt om gezellig na te praten onder het genot van een drankje. Wij willen de goede sfeer graag behouden en we zijn trots dat een dorp als Barchem zo’n grote en vooral leuke vereniging heeft. Zonder vrijwilligers kan een vereniging natuurlijk niet bestaan dus meld je aan als vrijwilliger bij de vrijwilligerscoördinator.
