GROUP A: From Habibi: employee Dari sisi pegawai, saya tidak setuju akan adanya peraturan baru yang managemen buat, dan administrator lakukan terhadap kebijakan manajemen tersebut. Ditakutkan Dengan kebijakan yang baru akan membuat sebuah masalah baru yang bisa berakibat fatal terhadap perusahaan. Karyawan akan merasa tak nyaman dalam peraturan baru, merasa tertekan dan terbatasi oleh peraturan, akibatnya tentu pada produktifitas kerja yang menurun. Tentu hal ini tidak diinginkan oleh pihak manajemen. Walau demikian tentu kami (para karyawan) sangat mengerti akan keadaan perusahaan, kami juga tidak ingin perusahaan jadi bangkrut hanya karena penggunaan internet dan tentu akan membuat kami menganggur. Kami sadar bahwa perlu ada pengorbanan agar perusahaan bisa tetap jalan. Untuk itu saya mengajukan solusi bagi manajemen dan bagi administrator yaitu: 1. Perlu adanya penyelidikan yang mendalam mengenai penyebab sebenarnya terhadap permasalahan. From Fabianto (Sysadmin): Maka itu saya pikir perlu dibuat semacam program pemantau pemakaian jaringan internet. Tentu saja tidak setiap orang dimonitor, tetapi hanya secara garis besarnya saja menurut bagian kerjanya. Jadi dengan begitu kita bisa tahu bagian apa yang paling banyak menggunakan jaringan internet.
2. Untuk sementara diberlakukan sistem quota penggunaan internet bagi karyawan. Hal ini untuk mencegah pengeluaran yang berlebihan. Tapi dengan syarat, karyawan dapat melihat keadaan quota yang dimiliki setiap saat, agar karyawan juga dapat benar-benar menggunakan sesuai kepentingan. Sementara disini dimaksudkan untuk masa penyelidikan penyebab permasalahan. From Fabianto: Saya tidak setuju dengan pemberlakuan sistem quota yang sementara. Menurut saya malah seharusnya sistem quota itu dibuat permanen sesuai dengan keperluan bagian kerja. Sistem quota ini dapat mencegah pemakaian internet melebihi batas. Cara bekerja sistem quota adalah membatasi bandwith pada setiap komputer sesuai dengan bagian kerjanya. Bagaimana cara mengetahui sebesar apa bandwith yang diperlukan? Caranya adalah dengan wawancara dan survei karyawan untuk mengetahui keperluan karyawan pada jaringan internet.
3. Admnistrator dapat memasang pemantau aktifitas pekerja hanya kepada pekerja yang dicurigai melakukan penyalahgunaan fasilitas, tanpa diketahui oleh si pekerja. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui jika memang karena penggunaan internet oleh pegawai, siapa saja orang yang melakukan pelanggaran tersebut, dan untuk apa saja. From Fabianto: Hal ini tidak etis dan sulit dilakukan sehingga saya tidak setuju. Bagaimana cara menentukan "tersangka" atau orang yang dicurigai? Bisa-bisa setiap orang saling menuding. Perlu diingat juga bahwa dalam sebuah perusahaan sangat mungkin ada persaingan antar karyawan. Pemantauan ini dapat berbahaya karena dapat digunakan untuk saling menjatuhkan antar karyawan dengan cara menuding saingannya sebagai "tersangka".
4. Penyaringan email pegawai merupakan hal yang tidak etis dilakukan, karena hal tersebut merupakan pelanggaran terhadap privasi. Saya menolak kebijakan ini! From Fabianto: Saya juga tidak setuju dengan pengawasan email. Selain tidak etis, hal tersebut juga sulit dilakukan. Administrator perlu membatasi mailbox setiap karyawan, mungkin juga menurut bagian kerja. Administrator juga perlu mengawasi adanya serangan bom e-mail maupun virus dan worm yang masuk maupun yang dikirim. Administrator juga perlu membuat sistem e-mail dapat memeriksa setiap attachment yang masuk bervirus atau tidak. Jika attachment itu bervirus maka e-mail itu perlu di-blok dan penerima maupun pengirim mendapat pemberitahuan tentang virus itu. Saran lain adalah penggunaan ADSL dan perusahaan kita telah memakainya. Penggunaan ADSL mengakibatkan banyaknya data yang dapat diterima (bisa sampai 6 Mbps) walaupun data yang keluar tetap tidak sebanyak yang dapat diterima. Tetapi kekurangan itu tidak menjadi masalah karena pihak karyawan telah menyatakan bahwa mereka menggunakan internet untuk mendapatkan informasi yang berarti lebih banyak data yang diterima atau masuk daripada data yang keluar. Untuk tarif penggunaan ADSL saya tidak tahu, mungkin ada yang bisa
menjelaskan seperti apa.
GROUP E: From Fariz: Our group, Group E if I'm not mistaken, would like to propose a solution which consists of restricting internet access at certain times of the day. The restiction is not only when we are given access but also how long we are able to access the Internet. So during the given times of the day, employees are allowed to access the internet without any monitoring activites. We strongly feel that monitoring our internet activities, be that with or without our consent as employees, is a grave violation of privacy and a breach ethics. Likewise monitoring the emails which use the company account is also a grave breach of ethics. It is not right for anyone be that administrators or management to read other people's emails without their permission. A way to solve the problem of email would be to limit email quota, per say a 2.0 MB limit or such. So the majority of time and quota would not be spent on what management say is 'useless' email. The use of quota for internet access may also prove to be a good solution. But a problem occues on how the dtermine the quota for different employees with different jobs and responsibilities. It would be unfair to say that an analyst may acces the internet 24 hours in a week while a secretary can only access it for 6 hours. There has to a standard agreed upon by both employees and management on a mechanism to determine quota size if such a solution were to be taken. GROUP D: manajemen From Budiono: kami dari pihak manajemen ingin menyampaikan pendapat kami. kami berpendapat bahwa perlu dilakukan tindakan-tindakan konkrit untuk menyelesaikan perusahaan ini. Setelah mempertimbangkan hal-hal yang perlu ditimbang, kami memutuskan untuk mengambil kebijakan-kebijakan sebagai berikut: 1. Kami sepakat untuk memberlakukan kuota. Definisi kuota yang kami maksud adalah kuota bandwidth. Misalkan kita memiliki bandwidth sebesar 512, maka bandwidth ini akan dibagi sesuai dengan kebutuhan pegawai. misalkan sekretaris mendapat bandwith sebesar 20 mb, lalu staf IT mendapat bandwith 100 mb, dst. kebijakan quota ini berlangsung selamanya
From Fariz: I would just like to mention that the process of determining the bandwidth for different users should involve the employees also. There has to be a mechanism whish is agreaable by the employees. By your statement, I see that all the secretaries will share a bandwidth of 20 mb and the whole of the IT staff will share 100mb. Well I state again that how the quota is determined, how it is divided amonst the individual employees for each department should also be taken into consideration. It is unfair for a 100mb quota for one department to be dominated by only 3 people. Such situations must also be taken into account. Response from Anissa: Mekanisme pembagian bandwith ini dapat diperoleh dari hasil monitoring penggunaan internet oleh para employee pada beberapa bulan pertama. Dari hasil monitoring tersebut dapat diketahui bidang/bagian apa saja yang paling banyak membutuhkan akses internet. Selain itu, jumlah karyawan pada suatu bidang juga akan menjadi bahan pertimbangan dalam menentukan besar kuota.
2. Kami akan memberlakuakn monitoring terhadap situs-situs yang diakses oleh pegawai. Apabila pegawai lebih banyak mengakses situs-situs yang tidak berkaitan dengan perusahaaan maka ada kemungkinan situs tersebut akan di banded. From Fariz: There has to be a definition for 'acceptable' and 'unacceptable' sites. The scope of the many kinds of internet sites are so broad that to determine such would require careful monitoring. It is the how we group sites into 'acceptable' or 'unacceptable' which I find will be quite difficult. Response from Anissa: Dalam menentukan situs-situs apa saja yang harus di banned, juga dapat dilihat dari hasil monitoring secara berkala. Jika dilihat dari hasil monitoring akses ke suatu situs melebihi batas kewajaran dan berdasarkan penelitian tidak menambah produktivitas kerja, maka situs tersebut dapat banned. Jadi, ada evaluasi tiap bulannya. Namun jika ada keluhan dan masukan dari karyawan dengan alasan yang logis, maka akan dipertimbangkan lebih lanjut.
3. Untuk saat ini kami tidak akan mengganggu privasi pegawai dengan memfilter e mail dari pegawai.
4. pegawai yang melanggar kode etik, guidline perusahaan, menyalahgunakan fasilitas kantor akan diberikan peringatan kemudian apabila kesalahan berlanjut akan dikenakan sanksi. From Fariz: I agree. But also you should reward the one's who do follow the guidelines, follows company policy, and use their quota (if planned) efficiently and effectively , i.e. they don't access certain internet sites for the majority of working hours. You should reward those who not only follow the policy but also exceed the expectations of the given policy. Response from Anissa: Kami setuju untuk memberikan reward bagi karyawan yang menggunakan internet dengan efektif dan efisien, melaksanakan kode etik perusahaan, dan juga menunjukkan prestasi yang baik.
terima kasih atas perhatiaannya. Semoga kita menyadari bahwa peraturan ini dibuat demi kepentingan kita bersama.
GROUP B: consultant From Ricky: Kami(Group B) mau memberi komentar selaku pihak CS-Student/Advisor terhadap komentar pihak Manajemen, employee dan CSA : 1.Kami setuju untuk dilakukan penyelidikan untuk mengetahui pihak yang merugikan perusahaan,hal ini sangat dibutuhkan untuk perusahaan saat ini.Cara yang kami usulkan adalah pemantauan terhadap bandwith yang digunakan, jumlah waktu yang dipakai,dan mungkin website yang mereka kunjungi.Hal ini diperlukan untuk mengetahui apakah karyawa tersebut benar-benar menggunakan fasilitas perusahaan untuk kepentingan perusahaan itu sendiri(setuju dengan usul pihak manajemen). 2.Jika ingin tetap menggunakan sistem yang saat ini menggunakan dial up,maka penerapan quota untuk setiap bagian dari perusahaan sangat tepat untuk membatasi akses dan penggunaan yang berlebihan. 3.Untuk pemantauan terhadap pekerja yang dicurigai,kami kira ini usul yang tidak relevan.Karena pihak yang dicurigai tidak bisa ditentukan.Bagaimana cara kita menentukan yang dicurigai?? Jika ingin melakukan pemantauan,HARUS dilakukan terhadap semua karyawan agar fair dan tidak menimbulkan suasana tidak nyaman di perusahaan akibat saling tuduh antar karyawan. 4.Pemeriksaan email tehadap karyawan menurut kami adalah hal yang tidak pantas karena melanggar code of ethics mengenai pelanggaran privacy seseorang.Solusi yang kami tawarkan untuk masalah ini yaitu perusahaan membuat sebuah mail-server seperti webmail di fasilkom ini,sehingga untuk mengakses email,tidak menggunakan fasilitas internet. 5.untuk usul dari pihak karyawan yang mengusulkan untuk penggunaan jam-jam tertentu saja untuk mengakses internet,hal ini menurut kami kurang relevan, mengingat perusahaan ini adalah perusahaan finansial yang membutuhkan informasi secara cepat. Jika dilakukan pembatasan pemakaian hanya pada jam tertentu saja,maka perusahaan bisa jadi tidak mendapatkan informasi pada saat yang seharusnya, yang dapat berakibat peluang bisnis dan keuntungan HILANG.Dari segi teknis, untuk jam tersebut, akses internet akan menjadi lambat, karena diakses oleh seluruh karyawan perusahaan. 6.Untuk usul dari CSA yang mengajukan penggunaan ADSL,kami rasa ini adalah pemecah solusi yang sangat baik.Dengan ADSL,penggunaan internet selama apapun tidak akan meningkatkan biaya. Hal ini dikarenakan cost yang dikeluarkan untuk teknologi ini tetap untuk setiap bulannya.Namun, pemantauan masih perlu dilakukan untuk mengamati kinerja karyawan,karena dengan akses yang tidak terbatas,mereka mungkin saja menggunakan internet diluar kepentingan kerja.Untuk hal ini dituntut profesionalisme dari setiap pegawai (sesuai code of ethics) dalam pekerjaannya. 7.Untuk usul peneguran dan sanksi yang dikenakan terhadap pelaku penyalahgunaan, kami sangat setuju, karena akan membuat pegawai lebih profesional, bahkan bukan untuk kasus ini saja,tetapi untuk setiap pelaku pelanggaran.
From Irfan – additional note: Kami (Group B) mau memberikan prioritas solusi yang menururt kami sebaiknya diambil perusahaan : 1. Perusahaan menggunakan ADSL untuk koneksi internet.
2. Jika perusahaan tidak berniat menggunakan ADSL maka perusahaan sebaiknya: a. Melakukan pemantauan terhadap seluruh karyawannya dalam penggunaan internet. b. Membuat sebuah mail-server sehingga karyawan tidak memerlukan akses internet untuk membaca e-mail. c. Mem-banned situs yang dianggap tidak relevan dengan pekerjaan(contoh: situs pornografi, situs games, dsb). d. Menerapkan sistem quota untuk setiap karyawan menurut bagiannya masing-masing. e. Memberikan teguran kepada karyawan yang dianggap menyalahgunakan penggunaan akses internet. Jika setelah mendapat teguran karyawan tersebut tetap menyalahgunakan penggunaan akses internet maka perusahaan dapat memberikan sanksi dan bila perlu pemecatan kepada karyawan tersebut.
GROUP E: Generally we agree on most of all the proposed solutions below (points from additional notes by Irfan above) . But we still have some points to add regarding the use of ADSL as internet connection (point 1): 1. ADSL can be adopted by the company if the cost allocation is still within the company budget. From Ricky (Group B): For point 1,the budget for using ADSL is about Rp 5.500.000-7.000.000,includes the instalation fee, for 512 K bandwith.So,the company can reduce its costabout Rp 13 - 14.5 million. So we think ADSL is more cheaper,and better to solve this company.As Mr Didit said in the class,UI used 4 MB bandwith for about 2000 users. So,for 50 employees,we think 512 K is good enough.You can see the cost on the internet. For point 2,We agree with your group.(We had mentioned it before,Look at our group opinion before,at point 6) :) ============== 2. System Monitoring is still necessary to assure that the employees do not misuse the company facilities, and also to keep up the efficiency and professionality of the employees. 3. Point 2c and 2e are also good to be applied.
GROUP C: Pendapat kelompok C : 1. Perlunya pemantauan pemakaian jaringan internet sehingga perusahaan dapat mengetahui dengan tepat seberapa besar pemakaian jaringan internet per bagian kerja. Untuk itu administrator sistem dapat mengimplementasikan program semacam ini dan melaporkan hasilnya kepada pihak manajemen perusahaan. 2. Pemberlakuan sistem quota penggunaan internet sesuai dengan bagian kerja dengan asumsi bahwa biaya ADSL dibebankan berdasarkan besarnya data yang masuk. Sistem quota ini dapat mencegah pemakaian internet melebihi batas. Cara bekerja sistem quota adalah membatasi bandwith pada setiap komputer sesuai dengan bagian kerjanya. Bagaimana cara mengetahui sebesar apa bandwith yang diperlukan? Caranya adalah dengan wawancara dan survei karyawan untuk mengetahui keperluan karyawan pada jaringan internet. 3. Setiap manajer harus mengevaluasi karyawan atau bawahannya sehingga kinerja karyawan dapat meningkat sehingga penggunaan internet meningkatkan bukan menurunkan kinerja karyawan. Mengenai bagaimana cara manajer mengevaluasi karyawannya diserahkan kepada pihak manajemen perusahaan. 4. Setiap karyawan wajib mematuhi aturan perusahaan dan melakukan tugasnya dengan baik secara profesional sehingga penggunaan internet meningkatkan bukan menurunkan kinerja karyawan. 5. Tidak perlu pengawasan atau penyaringan e-mail. Hal ini tidak etis dan sulit dilakukan. Apalagi jika penyaringan ini hanya diberlakukan kepada "tersangka". Bagaimana cara menentukan "tersangka" atau orang yang dicurigai? Bisa-bisa setiap orang saling menuding. Perlu diingat juga bahwa dalam sebuah perusahaan sangat mungkin ada persaingan antar karyawan. Pengawasan ini dapat berbahaya karena dapat digunakan untuk saling menjatuhkan antar karyawan dengan cara menuding saingannya sebagai "tersangka". 6. Administrator perlu membatasi mailbox setiap karyawan, mungkin juga menurut bagian kerja. Administrator juga
perlu mengawasi adanya serangan bom e-mail maupun virus dan worm yang masuk maupun yang dikirim. Administrator juga perlu membuat sistem e-mail dapat memeriksa setiap attachment yang masuk bervirus atau tidak. Jika attachment itu bervirus maka e-mail itu perlu di-blok dan penerima maupun pengirim mendapat pemberitahuan tentang virus itu.
================================================== Sekilas info mengenai ADSL : ADSL merupakan singkatan dari Asymmetric Digital Subcriber Line. Pada mulanya ADSL dipakai oleh perusahaan telepon untuk bersaing dengan TV kabel dengan menawarkan layanan TV dan telepon pada jaringan telepon. Arti dari asimetrik pada ADSL adalah perusahaan penyedia layanan dapat mengirim data yang besar atau banyak kepada pelanggan tetapi pelanggan tidak dapat mengirim data sebesar itu. Sekarang ADSL dapat mengirim data sampai 6 Mbps kepada pelanggan. Dengan bandwith data sebesar itu maka ADSL dapat digunakan untuk mengakses video atau data multimedia lain yang pada umumnya berukuran besar. Untuk keterangan lebih lanjut mengenai sejarah dan teknologi ADSL silakan lihat rujukan dibawah : http://www.esatclear.ie/~aodhoh/adsl/report.html http://www.dslforum.org/aboutdsl/adsl_tutorial.html http://www.dslforum.org/aboutdsl/adsl_app_notes.pdf -Fabianto
