1. BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT WARD DESIGN adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultan dan bangun. Perusahaan ini didirikan pada 2007 dengan visi menjadi perusahaan jasa konsultan dan bangun terkemuka di Indonesia dan misi mengutamakan kepuasan dan kepercayaan klien pada perusahaan. Perkembangan gaya hidup dan kebutuhan sekunder masyarakat saat ini berdampak positif
bagi perusahaan.
Permintaan klien mengalami
peningkatan dan
pertambahan jumlah klien sebesar 25% per tahun sejak tahun 2010. Seiring dengan pemenuhan permintaan klien, PT.WARD DESIGN memperluas ruang lingkup bisnis sehingga mampu menangani permintaan klien sebagai jasa konsultan bangun, instalasi mekanikal elektrikal, arsitektur, dan furniture design. Oleh sebab itu, perusahaan perlu meningkatkan kemampuan dalam melayani kebutuhan klien, sehingga dapat bertahan dalam persaingan. Sejak berdiri di tahun 2007 hingga saat ini, seluruh transaksi dicatat dan dilampirkan secara manual menggunakan Microsoft Excel 2010 dan Microsoft Word 2010 di antaranya; quotation, Rencana Anggaran Biaya (RAB) proyek, invoice, biaya pekerjaan tambah dan kurang pekerjaan proyek, biaya pengeluaran lapangan, termin pembayaran klien, Berita Acara Serah Terima (BAST) dan kwitansi. Pencatatan seluruh transaksi tersebut menimbulkan adanya redundancy data, data saling tidak terintegrasi, tidak adanya desentralisasi data dan tidak adanya database untuk penyimpanan data secara permanen. Berdasarkan pencatatan transaksi yang dilakukan setiap harinya yaitu sekitar 5-8 data proyek yang diinputkan, sehingga perusahaan memerlukan database yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan tersebut yaitu database untuk perusahaan skala kecil menengah. Perusahaan ini juga tidak pernah melakukan penjurnalan transaksi, pengelompokan transaksi dalam buku besar, serta penyusunan laporan keuangan
1
lengkap yang sesuai dengan PSAK khususnya laporan laba rugi. Semua jenis transaksi yang terjadi hanya direkap, selanjutnya rekap penerimaan serta pengeluaran proyek tersebut diberikan langsung kepada direktur. Pembuatan laporan keuangan dibuat oleh direktur secara manual berdasarkan rekap yang diperoleh dari admin, dimana proses merekap data pengeluaran dan penerimaan diperlukan waktu selama satu hari. Dalam semua transaksi yang terjadi memang selalu ada bukti transaksi, tetapi jika jurnal, buku besar, laporan pengeluaran, laporan penerimaan, dan laporan laba rugi tidak ada, maka manajemen perusahaan akan menemukan kesulitan dalam pengambilan keputusan khususnya dalam hal yang berkaitan dengan strategi peningkatan laba perusahaan. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka perusahaan memerlukan sebuah sistem informasi yang dapat menangani seluruh transaksi kegiatan proyek yang terjadi dalam perusahaan dan mengelola keuangan perusahaan dengan mencatat dan menampilkan seluruh transaksi tersebut ke dalam jurnal, buku besar, dan laporan laba rugi.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, rumusan masalah yang dibahas dalam proyek ini adalah sebagai berikut. 1. Bagaimana mengintegrasikan seluruh transaksi kegiatan proyek yang terjadi di PT.WARD DESIGN melalui sistem informasi terpadu? 2. Bagaimana menghasilkan jurnal, buku besar dan laporan laba rugi di PT.WARD DESIGN secara akurat?
1.3 Tujuan Dari rumusan masalah yang telah dideskripsikan, dapat disimpulkan tujuan dari sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut. 1. Membangun sistem informasi yang dapat mengintegrasikan seluruh transaksi di perusahaan secara terkomputerisasi, yaitu : pembuatan penawaran klien, pembuatan Rencana Anggaran Biaya (RAB) untuk proyek,
2
pengelolaan termin pembayaran klien, pembuatan tambah kurang pekerjaan proyek, pembuatan invoice, pencatatan pengeluaran pekerjaan (proyek dan non proyek), pembuatan Berita Acara Serah Terima (BAST). 2. Membangun sistem informasi yang dapat mengelola keuangan perusahaan meliputi jurnal, buku besar, laporan penerimaan, laporan pengeluaran, dan laporan laba rugi secara akurat.
1.4 Batasan Masalah Batasan masalah untuk sistem informasi yang akan dibangun ini adalah sebagai berikut. 1. Rencana Anggaran Biaya (RAB) dibuat perhitungannya secara manual dan kemudian dimasukkan ke dalam sistem. 2. Nilai yang dimasukkan ke dalam quotation sudah melalui proses negosiasi. 3. Termin pembayaran klien dibagi menjadi empat termin berdasarkan presentase pembayaran yang sudah ditetapkan oleh perusahaan dan kemudian sistem yang akan menghitungnya secara otomatis berdasarkan total nilai RAB yang telah disetujui. 4. Perhitungan pengeluaran dibuat secara manual dan kemudian nilai nominal dari masing-masing pengeluaran dimasukkan ke dalam sistem. 5. Metode pencatatan akuntansi menggunakan accrual basis. 6. Laporan keuangan yang dihasilkan hanya laporan laba rugi. 7. Pada saat pembuatan invoice jika terdapat pekerjaan tambah kurang yang akan menambahkan atau mengurangi nilai invoice tersebut, perhitungan dilakukan secara manual kemudian dimasukkan ke dalam sistem. 8. Sistem informasi dibangun menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL.
3
1.5 Definisi Operasional 1. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sesuatu yang lebih bermanfaat bagi penerimanya, informasi dapat berupa fakta ataupun opini. 3. Sistem Informasi adalah kumpulan beberapa elemen yang saling berinteraksi, berintegrasi dan bekerjasama untuk menyediakan informasi bermanfaat bagi penggunanya. 4. Laporan laba rugi adalah laporan yang merupakan bagian dari laporan keuangan yang memuat informasi mengenai hasil operasi perusahaan, baik itu pendapatan dan pengeluaran selama periode tertentu. 5. Pengelolaan adalah sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu. Pengelolaan proyek sebagai berikut. a. Rencana Anggaran Biaya (RAB) merupakan perencanaan biaya berdasarkan kegiatan estimasi yang dilakukan dengan terlebih dahulu mempelajari gambar rencana dan spesifikasi. Berdasarkan gambar rencana, dapat diketahui kebutuhan material yang nantinya akan digunakan, dan berdasarkan spesifikasinya dapat diketahui kualitasnya. Perhitungan kebutuhan material dilakukan secara teliti dan konsisten kemudian ditentukan harganya. b. Berita Acara Serah Terima (BAST) merupakan dokumen keluaran dari perusahaan PT. WARD DESIGN untuk klien saat pekerjaan telah selesai sepenuhnya. c. Kwitansi merupakan sebuah bukti transaksi berupa slip yang dibuat oleh admin PT. WARD DESIGN ketika terjadi pembayaran dari pihak klien.
4
6. Proyek adalah suatu kegiatan investasi yang menggunakan faktor-faktor produksi untuk menghasilkan barang dan jasa yang diharapkan dapat memperoleh keuntungan dalam suatu periode tertentu. 7. Perusahaan Jasa Konsultan adalah perusahaan yang menyediakan layanan jasa keahlian professional dalam berbagai bidang dalam rangka mencapai sasaran yang diinginkan pengguna jasa. 8.
Jasa Bangun adalah jasa pelayanan dalam pelaksanaan proyek atau pekerjaan membangun gedung, rumah dan bangunan lainnya dan perusahaannya disebut sebagai kontraktor.
9. Web adalah tools yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi. Aplikasi web merupakan halaman dinamis yang mengizinkan interaksi dengan user (user melakukan sesuatu). Interaksi user dengan aplikasi web misalnya user mengklik sebuah tombol dan warna latar belakang web berubah. 10. PT. WARD DESIGN merupakan perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang konsultan dan bangun. Perusahaan yang dijadikan tempat studi kasus pada pembuatan proyek akhir ini.
1.6 Metode Pengerjaan 1.6.1 Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Melakukan pengumpulan data dengan cara wawancara ke perusahaan untuk memperoleh informasi tentang proses bisnis berjalan dan penyajian laporan keuangan. b. Studi Kepustakaan Melakukan studi kepustakaan yang berkaitan dengan objek penelitian yang bersumber pada buku pedoman, literatur yang disusun oleh para ahli, yang ada hubungannya dengan maksud dan tujuan masalah yang diperlukan dalam penulisan dan pembuatan sistem informasi ini.
5
1.6.2 Metode Pengembangan Pengerjaan proyek akhir ini, akan menggunakan tahapan System Deveploment Life Cycle (SDLC). Waterfall ini memiliki pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean, implementasi, dan pemeliharaan. Gambar 6-1 Menurut Sommerville [ HYPERLINK \l "Ian11" 1 ] tentang Model Waterfall yang memiliki 5 tahapan.Tahapan-tahapan yang digunakan dalam pengembangan proyek akhir ini sebagai berikut.
Gambar 1-1 Metode Waterfall
a. Requirements Definition Pada tahap ini dilakukan pendefinisian kebutuhan yang harus dipenuhi sebagai sumber perancangan oleh program yang akan dibuat. Pada tahap ini, yang dilakukan adalah wawancara. Berdasarkan hasil wawancara maka dapat menggambarkan proses bisnis sistem yang sedang berjalan dan sistem usulan menggunakan flowchart. b. System and Software Design Pada tahap ini dilakukan pembuatan arsitektur program setelah proses pendefinisian kebutuhan dilakukan. Pada tahap ini, hasil analisis kebutuhan dituangkan dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), penentuan user interface dan struktur menu, serta detail algoritma prosedural untuk semua fungsionalitas yang akan dibangun pada sistem ini.
6
c. Implementation and Unit Testing Pada tahap ini dilakukan pembuatan kode program berdasarkan desain yang telah dibuat pada tahap sebelumnya untuk kemudian diterjemahkan ke dalam bentuk sistem informasi yang siap digunakan oleh user. Sistem informasi ini dibangun dengan bahasa pemograman berbasis web PHP dan database MySQL. d. Integration and System Testing Pada tahap ini dilakukan pengujian program yang telah dibuat terhadap fungsionalitasnya secara menyeluruh. Pada tahap ini, pengujian dilakukan dengan metode black box. e. Operation and Maintenance Pada tahap ini pengembangan perangkat lunak pada sistem informasi tidak meliputi Operation and Maintenance.
1.7 Jadwal Pengerjaan Dalam pelaksanaan proyek akhir ini dapat terkendali untuk segi waktu pengerjaannya, maka proyek akhir ini dijadwalkan sebagai berikut. Tabel 1-1 Tabel Jadwal Pengerjaan Jadwal Pengerjaan Proyek Akhir No
Tahun 2014
Kegiatan
Februari 1
1
Studi Literatur
2
Pengumpulan Data
3
Perencanaan
4
Analisis Kebutuhan
5
Perancangan
6
Pengkodean
7
Pengujian
8
Dokumentasi
2
3
Maret 4
1
2
3
April 4
1
2
3
Mei 4
1
2
3
Juni 4
1
2
7
3
4
