Z Vyřazení majetku

Z.4.2.4 Vyřazení majetku popis procesu

Řízená kopie č.

Razítko a podpis správce dokumentace:

Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem

1/9

POPIS PROCESU

Dokument

FES_PPR_2010_Z040204/A

Typ dokumentu

popis procesu

Garant dokumentu

Tajemník FES

Vymezení platnosti

Zaměstnanci FES

Datum

20.10.2010

Číslo procesu

Z.4.2.4

Název procesu

Vyřazení majetku

Nadřízený proces

Z.4.2 Evidence majetku

Zadavatel

Děkanka FES

Vlastník procesu

Tajemník FES

Zákazníci

Uživatel majetku FES

Přidaná hodnota

Snížení provozních nákladů na vlastnictví a údržbu nepotřebného majetku

Záměr procesu

Vyřadit majetek FES z evidence majetku bez zbytečného odkladu

Cíle

Název ukazatele

Konkretizace ukazatele

Doba vyřízení požadavku

Kratší než 3 týdny

Středisko: Verze:

A

Stav:

číslo střediska návrh

Vstupy

Požadavek na vyřazení majetku

Výstupy

Schválený návrh na vyřazení majetku

Vykonává

Majetková komise Správce majetku útvaru (zpravidla pracovník / pracovnice sekretariátu) Technik USII

Podílí se

Tajemník FES Děkanka FES

Další zdroje

Technický odbor, oddělení údržby

Legislativa

https://dokumenty.upce.cz/Univerzita/smernice/2002/sm-14-2002.pdf

SW a IS

http://helpdesk.upce.cz/ http://ifis.upce.cz/

Formuláře

Návrh na vyřazení majetku Protokol o fyzické likvidaci (předání majetku na TO) Protokol o předání elektroniky k odborné likvidaci

Z040204_02 Z040204_03

Návrh na vyřazení majetku

označení

Záznamy Obsah: -

schéma procesu ........................................................................................................................................ 3 legenda ..................................................................................................................................................... 5 popis procesu ........................................................................................................................................... 6 seznam záznamů ...................................................................................................................................... 8 seznam změn a revizí řízeného dokumentu ............................................................................................. 9

popis procesu

2/9

Z.4.2.4 Vyřazení majetku FES_PPR_2010_Z040204 verze A

Fakulta ekonomicko-správní Garant dokumentu: Tajemník FES

Stručný přehled procesu

Zpracování návrh na vyřazení

Projednání majetkovou komisí

Fyzická likvidace nebo prodej

XOR

Vyřazení z evidence

Schéma procesu

Záznamy v evidenci majetku

Požadavek na vyřazení


Z.4.2.4.1 Zpracování návrhu na vyřazení majetku

Správce majetku

V

Z.4.2.4.2 Schválení návrhu vedoucím pracovníkem

Vedoucí pracovník

XOR

Schváleno

Záznam v systému HELPDESK

Z.4.2.4.3 Zaznamenání požadavku do systému HELPDESK


Z.4.2.4.4 Projednání majetkovou komisí

Vyřazení majetku zamítnuto

Správce majetku

Majetková komise

XOR

Neschváleno komisí

Schváleno komisí


Z.4.2.4.7 Schválení návrhu děkankou

Děkanka


Z.4.2.4.5 Záznam do systému HELPDESK



Majetková komise

Přepracovaný návrh

Z.4.2.4.6 Přepracování návrhu na vyřazení majetku

Majetková komise

Správce majetku

1

popis procesu

3/9


Fakulta ekonomicko-správní Garant dokumentu: Tajemník FES 1

XOR

Schváleno děkankou

Vyřazení majetku zamítnuto

XOR

Elektronika

Prodej majetku

Ostatní majetek

Technik USII

Správce majetku

Správce majetku

Z.4.2.4.9 Fyzická likvidace technikem USII

Z.4.2.4.11 Fyzická likvidace ostatního majetku

Z.4.2.4.13 Realizace prodeje

Protokol o fyzické likvidaci nebo prodejka





XOR


Z.4.2.4.15 Potvrzení fyzické likvidace nebo prodeje

2 kopie návrhu na vyřazení majetku

Z.4.2.4.16 Vytvoření kopií záznamů

Majetková komise

V Z.4.2.4.17 Předání kopie útvaru

Z.4.2.4.18 Uložení kopie do spisu majetkové komise

V Záznam v systému HELPDESK

Z.4.2.4.19 Předání návrhu ekonomickému odboru

Záznam ve spisové službě (PID)

Z.4.2.4.20 Zaznamenání ukončení vyřazení

Vyřazení majetku ukončeno

popis procesu

4/9



Legenda Událost, stav, kterou proces začíná nebo končí. Vyskytuje se také při větvení procesu, v tom případě určuje stav, který musí nastat (případně podmínku, která musí být splněna) před zahájením příslušné větve. Každý proces událostí začíná a končí.

Událost

Ukončení procesu

Procesní krok

Role

Skupina

Informace

Pracovní činnost (dílčí krok), která se v průběhu procesu vykonává. Většinou je u ní označena procesní role, která má tuto činnost vykonávat. Pokud role není určena, platí, že ve vykonávání činnosti pokračuje stejná role jako u činnosti předcházející. Každá činnost musí mít svůj vstup a výstup a rovněž procesu poskytovat přidanou hodnotu. Osoba, která vykonává danou činnost. Role je popisována tak, aby popis procesu nebyl závislý na označení konkrétních osob. Roli může zabezpečovat jedna nebo více osob (například na každém pracovišti fakulty jiná osoba). Pracovní skupina (řídčeji organizační útvar), který zabezpečuje konkrétní činnost. Pracovní skupina není pevným organizačním útvarem a zpravidla vzniká jmenováním ad-hoc. Informace (záznam) v informačním systému, která v rámci procesu vzniká nebo je důležitá pro jeho průběh. Záznam v listinné podobě, který v rámci procesu vzniká nebo je důležitý pro jeho průběh. Pro záznam je většinou definovaná šablona určující jeho vzhled.

Záznam

Legislativní dokument

Vnitřní (směrnice, vnitřní předpis) nebo vnější legislativní dokument (zákon, vyhláška), který určuje pravidla a stanovuje hranice pro provádění procesu.

XOR

Větvení procesu, kdy se činnosti ubírají buď jedním nebo druhým směrem (případně více směry), ale nikoli oběma směry současně (XOR).

V

Větvení procesu, kdy se činnosti mohou ubírat jedním nebo druhý směrem (případně více směry), případně oběma směry současně (OR).

V

Větvení procesu, kdy se činnosti musí ubírat oběma (případně více) směry současně (AND). Kombinované větvení procesu kdy na vstupu platí jeden typ podmínky a na výstupu jiný. V tomto případě na vstupu AND a na výstupu XOR. Kombinace mohou být různé.

X

Skupina procesů, podprocesů, případně činností, která v přehledu procesu zastupuje složitější model.

Skupina procesů

1

Speciální událost (stav), kterou proces končí.

1

popis procesu

Odkaz vedoucí na další stránku procesního schématu.

5/9



Popis procesu Z.4.2.4.1 Na základě požadavku na vyřazení majetku (impuls uživatele majetku, inventarizační komise, a podobně) vytvoří správce majetku útvaru (obvykle pracovník / pracovnice sekretariátu) návrh na vyřazení majetku. Jednotlivé návrhy jsou útvarem číslovány vzestupnou řadou podle vzoru „ÚTVAR/ROK/ČÍSLO“. V návrhu musí být u každé položky uveden důvod vyřazení majetku. Jako příklad důvodu vyřazení majetku je možné uvést následující: - „nefunkční - neopravitelný“, „vyhořelý zdroj - neopravitelný“, „poškozený - neopravitelný“ (zejména u kancelářské a výpočetní techniky) - „zastaralý“, „neupotřebitelný“, „morální opotřebení“ (zejména u majetku nabízeného k prodeji) - „nefunkční – neopravitelný“, „poškozený - neopravitelný“, „opotřebený“ (např. u nábytku) - „neupotřebitelný – zastaralý“ (např. u software) Návrhy na vyřazení majetku musí být členěny podle druhu majetku (číslice před pomlčkou v inventárním čísle majetku – důvodem je odlišné účetní zpracování) a podle způsobu vyřazení majetku. Každý návrh může obsahovat právě jeden druh majetku a jeden navrhovaný způsob vyřazení. Způsoby vyřazení a) fyzická likvidace majetku technickým odborem b) fyzická likvidace elektroniky technikem USII c) prodej majetku Z.4.2.4.2 Připravený návrh na vyřazení majetku schválí vedoucí útvaru. Z.4.2.4.3 Před odesláním k projednání v komisi pro nakládání s neupotřebitelným majetkem (majetková komise) vloží správce majetku útvaru požadavek na vyřazení do systému HELPDESK. Součástí záznamu v systému HELPDESK je minimálně číslo návrhu a seznam inventárních čísel navrhovaných k vyřazení. Z.4.2.4.4 Majetková komise návrh projedná a zjistí skutečný stav. Z.4.2.4.5 V případě zjištění nedostatků vrátí návrh útvaru k přepracování a s případným komentářem zaznamená vrácení do systému HELPDESK. Komunikaci prostřednictvím systému HELPDESK zajistí za majetkovou komisi její předseda. Z.4.2.4.6 Přepracování návrhu zajistí správce majetku útvaru, který vyřazení majetku požadoval a přepracovaný návrh znovu předloží ke schválení vedoucímu pracovníku. Z.4.2.4.7 V případě, že komise doporučuje návrh na vyřazení majetku ke schválení, předá jej ke schválení děkance fakulty. Z.4.2.4.8 Informace o schválení, případně neschválení návrhu na vyřazení majetku děkankou bude zaznamenána do systému HELPDESK. Fyzickou likvidaci nebo prodej majetku je možné zahájit až po schválení děkankou fakulty. Z.4.2.4.9

popis procesu

6/9



Za fyzickou likvidaci elektroniky (počítače, tiskárny, kalkulačky, telefony, apod.) zodpovídá a zajistí technik USII. Majetek bude protokolárně předán k likvidaci odborně způsobilou firmou. K návrhu na vyřazení bude přiložen originál protokolu o převzetí majetku k likvidaci, protokol bude podepsán technikem USII, alespoň jedním členem majetkové komise a zástupcem odborně způsobilé firmy. Termín předání majetku k likvidaci dohodne technik USII tak, aby se předání majetku mohl osobně zúčastnit alespoň jeden z členů majetkové komise. V případě, že je technik USII současně členem majetkové komise, není přítomnost dalšího člena komise nezbytná. Z.4.2.4.10 O fyzické likvidaci provede technik USII záznam do systému HELPDESK. Z.4.2.4.11 Fyzickou likvidaci ostatního majetku zajistí ve spolupráci s technickým odborem útvar, který vyřazení majetku navrhuje. Termín předání majetku k likvidaci technickým odborem dohodne pracoviště tak, aby se předání majetku mohl osobně zúčastnit alespoň jeden z členů majetkové komise. K návrhu na vyřazení bude přiložen originál protokolu o převzetí majetku k likvidaci. Protokol bude podepsán zástupcem pracoviště, které vyřazení navrhuje, alespoň jedním členem majetkové komise a vedoucím oddělení údržby technického odboru. Z.4.2.4.12 O fyzické likvidaci provede správce majetku útvaru záznam do systému HELPDESK Z.4.2.4.13 V případě, že majetek bude vyřazen formou prodeje majetku, dohodne se zástupce pracoviště na konkrétním postupu s tajemníkem fakulty. K návrhu na vyřazení budou přiloženy kopie dokladů, stvrzujících prodej majetku a jeho převzetí kupujícím. Z.4.2.4.14 O ukončení prodeje majetku provede správce majetku útvaru záznam do systému HELPDESK Z.4.2.4.15 Po provedení fyzické likvidace nebo prodeje majetku budou návrhy na vyřazení včetně výše uvedených příloh předány zpět majetkovou komisi. Majetková komise zkontroluje splnění všech náležitostí. Z.4.2.4.16 Majetková komise zhotoví dvě kopie návrhu na vyřazení majetku. Kopie budou označeny slovem KOPIE. Z.4.2.4.17 Jednu kopii předá útvaru, který vyřazení požadoval; Z.4.2.4.18 Druhá kopie bude uložena do spisu majetkové komise. Z.4.2.4.19 Originál návrhu na vyřazení majetku majetková komise předá s využitím systému spisové služby (tzv. s „PIDem“) na ekonomický odbor, referát evidence majetku. Z.4.2.4.20 Ukončení požadavku na vyřazení majetku zaznamená majetková komise do systému HELPDESK.

popis procesu

7/9



Seznam záznamů

Podoba1

Skartační znak/lhůta2

Garant záznamu

Ekonomický odbor

Listinná/Originál

A/5

Majetková komise

Majetková komise

Listinná/Kopie

S/5

Majetková komise

Název záznamu

Proces

Místo uložení

Návrh na vyřazení majetku – originál

Z.4.2.4


Z.4.2.4

1

2

Listinná/originál Listinná/kopie Elektronická A – archivace S – skartace V – výběr

popis procesu

8/9



Seznam změn a revizí řízeného dokumentu

Verze

Datum

A

21.10.2010

popis procesu

Obsah změny / revize

Jméno a podpis garanta dokumentu

První verze dokumentu

9/9

Z Vyřazení majetku

Recommend Documents