MZDY A PERSONALISTIKA 5-1

MZDY A PERSONALISTIKA

5-1

OBSAH

ÚVOD ..................................................................................................................................................................... 3 OBECNÉ A ÚČETNÍ NASTAVENÍ MEZD ...................................................................................................... 3 PARAMETRY MEZD .......................................................................................................................................... 5 SEZNAM POJIŠŤOVEN ..................................................................................................................................... 6 PERSONALISTIKA – ZAMĚSTNANCI ........................................................................................................... 7 TISK/ZOBRAZENÍ - SEZNAM ZAMĚSTNANCŮ ......................................................................................................... 8 SESTAVY – PŘEHLEDY – STATISTIKY – PERSONÁLNÍ STATISTIKY ........................................................................ 9 Sestavy .................................................................................................................................................................... 9 Statistiky .................................................................................................................................................................. 9 Přehledy ................................................................................................................................................................... 9 Personální statistiky ............................................................................................................................................... 10 OSOBNÍ A RODINNÉ ÚDAJE ................................................................................................................................. 10 NASTAVENÍ POJISTNÉHO .................................................................................................................................... 11 ÚDAJE K PP........................................................................................................................................................ 12 PRACOVNÍ ZAŘAZENÍ ......................................................................................................................................... 12 MZDOVÉ ÚDAJE ................................................................................................................................................. 13 DAŇOVÉ ÚDAJE.................................................................................................................................................. 14 DOVOLENÁ ........................................................................................................................................................ 15 SESTAVY ............................................................................................................................................................ 15 MZDOVÉ POLOŽKY ........................................................................................................................................ 17 TVORBA NOVÝCH MZDOVÝCH POLOŽEK ............................................................................................................ 17 POPIS MZDOVÝCH POLOŽEK ............................................................................................................................... 17 DOPORUČENÝ ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ MEZD .................................................................................... 18 ZPRACOVÁNÍ MEZD (ZAÚČTOVÁNÍ MEZD) ........................................................................................... 22 VYPOČÍTAT MZDY .............................................................................................................................................. 23 ZAÚČTOVAT MZDY ............................................................................................................................................ 24 SESTAVY A PŘÍKAZY ..................................................................................................................................... 25 ZAMYKÁNÍ PERIOD ....................................................................................................................................... 28 LIKVIDACE NEMOCENSKÝCH DÁVEK .................................................................................................... 28 ROČNÍ/POLOLETNÍ ODMĚNY – ROZPOČET DO PRŮMĚRŮ PRO NÁHRADY.............................................................. 30 POSTUP PRO EXEKUCE........................................................................................................................................ 30 POSTUP PRO NASTAVENÍ PENZIJNÍHO FONDU(PF)/ŽIVOTNÍ POJIŠŤOVNY(ŽP) ..................................................... 32 POSTUP PRO ROČNÍ VYÚČTOVÁNÍ DANĚ ............................................................................................................. 33 POSTUP PRO HROMADNÝ TISK MZDOVÝCH LISTŮ A POTVRZENÍ PŘÍJMŮ ............................................................. 33 POSTUP PRO NASTAVENÍ ZAMĚSTNANCŮ PŘI PŘECHODU Z JINÉHO MZDOVÉHO SOFTWARE ................................ 33 PRŮMĚRY PRO NÁHRADY ................................................................................................................................... 33 PRŮMĚRY PRO NEMOC - POTVRZENÍ K ŽÁDOSTI O NEMOCENSKÉ PŘI DOČASNÉ PRAC. NESCHOPNOSTI: .............. 33 POSTUP PRO NASTAVENÍ NEPRAVIDELNÉ PRACOVNÍ DOBY ................................................................................ 34 PŘIHLAŠOVÁNÍ/ODHLAŠOVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ NA ZP A OSSZ ......................................................................... 36 Postup práce v obrazovce hlášení ......................................................................................................................... 36 POSTUP PRÁCE PŘI EXPORTU VYBRANÝCH ÚDAJŮ ZE MZDOVÝCH LISTŮ (ZPRACOVANÝCH MEZD) ..................... 36 PŘENOSY ZAÚČTOVÁNÍ MEZD ............................................................................................................................ 37 SLEDOVÁNÍ NÁHRADNÍHO VOLNA, STRAVENEK APOD. ...................................................................................... 37 NOVÉ MOŽNOSTI PŘI TVORBĚ PŘEHLEDŮ A GRAFŮ............................................................................................. 38 ZPRACOVÁNÍ PRACOVNÍ SMLOUVY POMOCÍ PROPOJENÍ S APLIKACÍ MS WORD ................................................. 38 Příklady práce v personalistice při nástupu a odchodu zaměstnance..................................................................... 41

5-2


Přihlášení na OSSZ ............................................................................................................................................... 42 Potvrzení o zaměstnání (zápočtový list): ............................................................................................................... 44 Potvrzení pro úřad práce:....................................................................................................................................... 44 Tiskové sestavy po zpracování poslední mzdy ...................................................................................................... 45 ELEKTRONICKÉ PROPOJENÍ SE ČSSZ ..................................................................................................... 48


5-3

ÚVOD Program PREMIER - modul mzdy a personalistika je určen k vedení mzdové a personální agendy zaměstnavatelů. Umožňuje nejen moderní způsob výpočtu mezd, ale také propojení s účetnictvím a využití přímého bankovnictví. Prostřednictvím programu můžete realizovat také přímou komunikaci se správami sociálního zabezpečení a zdravotními pojišťovnami. Program je neustále modernizován - nejenom pružně reaguje na veškeré legislativní změny, ale jeho modernizace spočívá i v usnadňování rutinních činností uživatelů, čímž nabízí stále modernější způsoby práce. Správné využití všech možností, které program poskytuje, záleží ve velké míře nejenom na možnostech programu, ale také na preciznosti při pořizování údajů v oblasti mezd a personalistiky.

O B E C N É A Ú Č E T N Í N A S T AV E N Í M E Z D Základní nastavení pro mzdy se nachází ve „Správci-Předvolby Globální-Mzdy“. Program zde nabízí možnost zvolit typ organizace: Mzdy do 25 zaměstnanců (do 25 zaměstnanců) Mzdy nad 25 zaměstnanců Toto nastavení v současné době již pozbylo smysl, jelikož u organizací se již nerozlišuje, zda zaměstnávají do 25 zaměstnanců nebo více. Proto i organizace zaměstnávající 100 zaměstnanců může mít označeno „Pro malé organizace“ bez vlivu na správnost výpočtu mezd a odvodů pojistného. Pokud jste se však jako organizace zaměstnávající do 26 zaměstnanců rozhodli využít možnosti platit zvýšené pojistné na sociální zabezpečení a nadále si odečítat polovinu vyplacených náhrad při dočasné pracovní neschopnosti, musíte si upravit nastavení pojistného takto: Mzdy – Nastavení/Pojišťovny – Daňová soustava (zvolit příslušný rok) – Změnit – tlačítko /…/ na řádku sociální pojištění – zde si upravíte výši nemocenského pojistného na 3,3 % a označíte háčkem možnost „odečítat polovinu náhrad“. Program umožňuje účtovat zákonné pojištění odpovědnosti organizace za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání měsíčně nebo čtvrtletně - nastavení ve Správci - a účtovanou částku rozdělí v účtovaném období poměrně dle středisek (dle vym. základu pro soc. poj.). V případě, že program vyhodnotí zpracovávaný kvartál jako první, navrhne k odvodu dvojnásobek kvartální částky (odvod za první kvartál + záloha na další). Pokud pro provedení výpočtu v posledním měsíci čtvrtletí zjistí, že nesplňujete min. zálohu, pak částku v posledním měsíci automaticky navýší. Do příkazů k úhradě jde celková částka poslední měsíc ve čtvrtletí. Pokud uživateli nevyhovuje způsob odesílání zákonného pojištění za zaměstnance společně s odvody za poslední měsíc čtvrtletí a rozhodne se dodržovat splatnost pojistného tak, jak to umožňuje zákon, při zpracování příkazů k úhradě za poslední měsíc čtvrtletí musí příkaz k úhradě "odvody institucím" upravit ručně v sekci dodavatelé - příkazy, kde se upraví splatnost příslušného řádku s pojistným.

Způsob proplácení svátků v pracovní dny u zaměstnanců s měsíční mzdou V případě, že uživatel používá pro odměňování zaměstnanců měsíční mzdu, zvolí zde způsob, jakým řeší problematiku svátků. a) Svátky jsou propláceny poměrnou částí mzdy – běžná praxe do roku 2007 a dle některých výkladů i po něm. (výklad ZP 2007 - JUDr. Marie Salačová) - Způsob započítávání hodin svátků (v prac. dny) u zaměstnance s měsíční mzdou: u volby možnosti a) budou hodiny svátků, které připadnou na obvykle pracovní dny, za které se zaměstnanci měsíční mzda nekrátí, započtené jako odpracované pro stanovení průměru pro pracovně-právní účely b) Svátky jsou propláceny průměrem pro náhrady – podobně jako u zaměstnanců s hodinovou mzdou (výklad ZP 2007 - JUDr. Bořivoj Šubrt), tj. způsob, kdy se za svátky, které připadnou na obvykle pracovní den, měsíční mzda poměrně zkrátí a svátek bude proplacen formou náhrady mzdy za svátek, zde se hodiny takto proplaceného svátku do odpracovaných hodin započítávat nebudou. V „Předvolbách globálních – Mzdy“ - přibyla dvě nová nastavení, která doporučujeme zkontrolovat a pečlivě se rozhodnout o způsobu jejich nastavení: 1) Způsob výpočtu pravděpodobného průměru: stanoví, v jakém pořadí bude zvolen způsob výpočtu prům. výdělku při nedosažení 21 odpracovaných dní v předchozím čtvrtletí. Platí pouze v případě, že v personalistice - mzdové údaje - není vyplněn pravděpodobně průměr pro náhrady uživatelem (pole prav. náh.). Pokud je tento údaj uživatelem vyplněn, je přednostně používán pro veškeré výpočty - bližší informace najdete v sekci Mzdové údaje.

5-4


Jedná se o chráněnou dílnu – toto nastavení Vám zajistí, že při další aktualizaci daňové soustavy (nový rok) se vyplní částka snížení VZ pro ZP u výpočtu mzdy. V prvním roce musíte tuto částku vyplnit v nastavení daňové soustavy do kolonky „Limity pro plátce p. - stát“. Implicitní seřazení seznamu zaměstnanců - umožňuje uživateli nastavit si řazení zaměstnanců tak, jak byl doposud zvyklý, tj. abecedně nebo podle vnitřního čísla - osobního čísla zaměstnanců. Každý uživatel si zadá požadované třídění zaměstnanců pomocí Správce – Předvolby uživatelské – mzdy. Zvolené třídění pak lze v průběhu práce s programem dočasně měnit třemi způsoby: 1. Použitím šipek nad jednotlivými sloupci, které umožní nejen dočasně změnit seřazení, ale také filtrování pouze některých uživatelem vybraných údajů

Kliknutím na šipku nad sloupcem Typ PP si otevřete tabulku pro výběr hodnoty, kterou chcete filtrovat, např. pouze hlavní pracovní poměry. a dále je seřadit např. vzestupně

2. Použitím kliknutí přímo do názvu sloupce - data ve sloupci se seřadí vzestupně nebo sestupně. 3. Použitím ikonky k pokročilému řazení zobrazené na pravém okraji pracovní plochy. Po opuštění obrazovky se takto dočasně zvolené třídění automaticky zruší.

2 Třídění podle data vstupu do zaměstnání 3 Pokročilé řazení - řazení podle 3 vlastních kritérií - zde podle středisek a dále podle příjmení a jména zaměstnance.


5-5

Tlačítko Předkontace slouží k nastavení základních pravidel pro účtování a rozúčtování mezd. Doporučené nastavení viz. obr.

Funkce individuálních analytických identifikátorů umožňuje kombinovat individuální účtování nastavené v kartě zaměstnance (např. u společníka účet 366,522) s úč. předpisem na mzdové položce a globálním nastavením. Výsledný předpis umožňuje automatizované rozúčtování mezd na zakázky ,střediska, doplňkové analýzy v členění dle jednotlivých složek mzdy. Při zaškrtnutí volby Účtovaný VS=placený VS budou při zaúčtování mezd doplněny vnitřní variabilní symboly u každého zápisu shodné s var. symboly na příkazu k úhradě. Toto nastavení zajistí automatické párování plateb (úhrad) mezd a jejich předpisů. V „pomocníkovi pro homebanking“ pak nastavíte u položek mezd, plateb soc. a zdr. pojištění, daní atd. volbu Vnitřní VS: Přebírat VS z výpisu. V nastavení účtů v účtové osnově na něž bude takto účtováno (336, 342, 333 atd.) si nastavíte : Ruční párování – sledovat dle vnitřního VS. Pokud chcete takto sledovat také účet 331 – doporučujeme v Mzdy – Nastavení/pojišťovny – parametry mezd – výplaty na účet/var. symbol – nastavte jednu z možností 2 – 4. Tlačítko ISPV použijí organizace, které byly zařazeny do sledování ISPV, aby si zde nastavily základní údaje o zaměstnavateli. Způsoby nastavení ostatních údajů týkajících se jednotlivých zaměstnanců budou popsány níže pod odkazem ISPV.

P AR A M E T R Y M E Z D Toto nastavení se nachází ve Mzdách – Nastavení/Pojišťovny – Parametry mezd. -sazba zákonného pojištění; -den určený pro výplaty V oddíle „Parametry pro platební styk“ je nutné vyplnit variabilní a konstantní symboly, čísla účtů a směrové kódy bank. Správné nastavení : Účel Záloha na daň ze záv. činnosti Srážková daň Sociální pojištění Zákonné pojištění Zdravotní pojištění

Variabilní symbol RČ(FO), IČ(PO) RČ(FO), IČ(PO) VS přidělený OSSZ IČ RČ(FO), IČ(PO)

Konstantní symbol 1148 1148 7618 3558 0558

5-6


U převodu mezd na účty Vám program umožňuje nastavit společný variabilní symbol pro všechny zaměstnance a to v hodnotách: MMYYYY – měsíc + rok YYYYMM – rok + měsíc YYMM+os. číslo Nezadáno – bude použit variabilní symbol zadaný v personalistice (pokud není ani zde, tak se použije osobní číslo zaměstnance).

SEZNAM POJIŠŤOVEN Zde je třeba navolit všechny zdravotní pojišťovny, penzijní fondy a životní pojišťovny zaměstnanců, se kterými bude zaměstnavatel pracovat. Pro další práce se systémem je rovněž důležité navolení zkratky pojišťovny (např. 111 - všeobecná zdravotní pojišťovna), analytického identifikátoru (v případě, že chceme účtovat odvody na jednotlivé pojišťovny na jiný analytický účet) a upřesnění, zda se jedná o zdravotní pojišťovnu, penzijní fond či životní pojišťovnu. Místo zkratky lze zadat i číselné označení pojišťovny, záleží pouze na zvyku mzdové účetní.

U penzijních fondů a životních pojišťoven je třeba vyplnit čísla účtů včetně možnosti nabídky variabilních a specifických symbolů. V případě, že odvody za penzijní fondy chcete odesílat hromadně za všechny zaměstnance, je třeba zaškrtnout volbu „Použít hromadnou platbu“, a pokud chceme využívat elektronického výpisu pro PF, musíme v dolní části obrazovky nastavit formát výstupního souboru. Nachází se v příkazu k úhradě.


5-7

P E R S O N AL I S T I K A – Z A M Ě S T N A N C I Modul Zaměstnanci nabízí veškeré personální a mzdové nastavení, a údaje konkrétního zaměstnance. Kromě toho modul umožňuje tisk veškerých osobních formulářů zaměstnanců (pracovní smlouvu, mzdový list, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list), ad. viz. „Zaměstnanci-Sestavy“), dále tisky pro přihlášení a odhlášení ke zdravotnímu a sociálnímu pojištění, pro uživatele, kteří podávají příslušná hlášení elektronicky, taktéž přípravu potřebných souborů. Prostřednictvím programu můžete tisknout statistické výkazy a seznamy zaměstnanců, kdy při využití filtrů můžete volit seznamy zaměstnanců podle nejrůznějších kritérií (podle zdravotních pojišťoven, přehledů dovolené, pouze vybraných zaměstnanců apod ad.). Program Premier umožňuje dvě varianty zobrazení Personalistiky: 1. Pouze PP - která nabízí pohled na seznam zaměstnanců v zadaném období (pokud má v zadaném období zaměstnanec více souběžných nebo postupně za sebou jdoucích pracovních poměrů, budou jednotlivé pracovní poměry zobrazeny na samostatných řádcích)..

Kliknutím na ikonu Karta + PP se Vám objeví druhý typ zobrazení Personalistiky

2. Karta + PP – v seznamu v levé části jsou všichni zaměstnanci (pouze 1x) a v pravé části jsou zobrazeny PP zaměstnance na němž stojíte v levé části obrazovky.

Tip: pokud otevřete nastavení personální karty ve chvíli kdy stojíte kursorem v levém seznamu můžete pomocí volby předcházející/následující listovat kmenovými údaji Historie údajů Pokud u jakéhokoliv PP změníte některý z kmenových údajů, bude tento změněn pro všechny PP daného zaměstnance. Personální údaje, které mají vliv na výpočet mzdy byly „vybaveny“ historií – tzn. že uživatel má kdykoliv přehled o vývoji

5-8


hodnot konkrétního personálního údaje. Toto má také podstatný vliv na jakékoliv zpětné propočty mezd - program při propočtu pracuje s personalistikou platnou pro propočítávané období. Za tlačítko „historie údaje“ byl doplněn údaj o platnosti pro zobrazené období, tzn. že uživatel „vidí“ jaká je platnost hodnoty daného údaje: např. . Zde je patrné, že zaměstnanec podepsal prohlášení pro období 5/2011 – 7/2011. Po rozkliknutí historie je vidět celý vývoj hodnoty údaje :

V případě, že bychom si nechali personalistiku zobrazit pro období 8/2011, tak by daný údaj vypadal takto: . U potvrzení a vyúčtování daní se program nedotazuje na jiné PP zaměstnance, ale automaticky do těchto výstupů zahrnuje všechny PP daného zaměstnance. Také uložené výstupy potvrzení a vyúčtování se nyní vztahují ke kmenové kartě a ne k PP zaměstnance. Změny Zde se evidují změny provedené v základních personálních údajích, tzn. kdo, kdy a jakou změnu provedl. Jedná se pouze o změny údajů, které nemají vlastní historii. Školení/zdravotní prohlídky/kursy Umožňuje k vybranému (po zaškrtnutí volby „zobrazit všechny zaměstnance“ ke všem) zaměstnanci zapisovat termíny školení, prohlídek, kursů atd. Program umožňuje tvorbu číselníku školení s nastavením periodicity a tvorbu přehledů. Zároveň Vám nabízí následující termín školení. Také umožňuje rozdělit jednotlivé kódy školení do skupin, např:

Vhodným nastavením kódů Vám umožní přehledné výstupy a plánování v oblasti zdravotních prohlídek, školení a referenčních kursů. V rámci jednoho kódu doporučujeme kombinovat jen zdrav. rizika/kursy se stejnou periodicitou konání např. kód 2HP znamená Prohlídku na hluk a prach co 2 roky, kód 1V pak Vibrace co 1 rok. Ke každému školení lze nyní používat číselník typů školení a kategorií školení, které poté můžete využít při přehledech, filtrech, řazeních a sumacích. Např:

Tisk/zobrazení - seznam zaměstnanců V horní části obrazovky modulu „Zaměstnanci“ se nachází volby pro práci se seznamem zaměstnanců, tj. pro výběr zaměstnanců k zobrazení v seznamu. Implicitně se zobrazují aktivní zaměstnanci.


5-9

Výběr zobrazených zaměstnanců v personalistice:

Tento výběr umožňuje filtrovat seznam zaměstnanců. Volba „Zobrazené období“ filtruje zaměstnance ve stavu k poslednímu dni daného období Podle potřeby lze zde zvolit požadované zobrazení zaměstnanců - pouze za určité zadané období, ke konkrétnímu dni, všech zaměstnanců (včetně těch s ukončenými pracovními poměry).

Sestavy – Přehledy – Statistiky – Personální statistiky

V těchto rozbalovacích menu se nachází množství sestav a přehledů, a to: Sestavy 1. Zaměstnanci podle abecedy 2. Podle druhu mezd 3. Podle ZP 4. Čerpání dovolené 5. Evidence dovolené 6. Zaměstnanci s účtem Statistiky 1. Statistika pro výpočet pov. podílu osob se změněnou pracovní schopností 2. Po měsících - souhrnná 3. Po kategoriích 4. Po typech PP 5. Za období 6. Pro nemoc a úraz 7. Slevy DPPO a ZP Pomocí těchto sestav snadno vyplníte požadované statistické výkazy či hlášení. Přehledy 1. Hlášení ZP (nabízí návrhy hlášení změn zdravotním pojišťovnám za dané období) 2. Hlášení OSSZ (nabízí návrhy hlášení změn OSSZ - nástupy, odchody, změny - za dané období) 3. Složky mezd 4. ELDP - zde můžete připravovat k odeslání EL zaměstnanců za dané období 5. Přehled dětí 6. Výpis RZD 7. Mateřská a rodičovská dovolená 8. Platový výměr 9. Přehled důchodů

5-10


10. Nezdanitelné částky – slevy 11. Hromadné tisky – pro tisk Mzdových listů 12. Zaměstnání malého rozsahu Personální statistiky 1. Dle vzdělání 2. Dle věku 3. Dle doby trvání PP 4. Dle fluktuace 5. Narozeniny 6. Statistiky nemocnosti

Osobní a rodinné údaje V této obrazovce probíhá nastavení základních a osobních údajů zaměstnance. Zadání adresy zaměstnance – volba „změnit adresu“ přidáním nové položky zadat adresu a potvrdit volbu „nastavit jako platnou“. U zaměstnance můžete mít zadanou adresu trvalého bydliště a zároveň i korespondenční adresu.

Nezapomenout u adresy nastavit platnou

Zde si můžete dopředu nastavit den vzniku nároku na starobní důchod (pomocný Vám bude odkaz na Kalkulačku pro stanovení důchodového věku u zaměstnance). Správné vyplnění tohoto údaje Vám zaručí následné správné vyplnění evidenčního listu důchodového pojištění i v případě, že si zaměstnanec nepožádá o starobní důchod při dovršení věku a dále pokračuje v pracovním poměru. Důchody K jednomu zaměstnanci můžete zadat neomezený počet různých typů důchodů. Tyto jsou definovány daty platnosti a mohou se vzájemně překrývat. Na toto navazuje nový přehled :

Zde jsou zobrazeni zaměstnanci s důchody a u každého typu důchodu jsou vyznačeny jeho možné mzdové dopady. Důchody lze sledovat z různých hledisek a kontrolovat nastavení hodnot majících vliv na mzdu z příslušného hlediska. Např. zaškrtnutím nároku na slevu na dani či dodržování minimálního VZ pro ZP (osoba za kterou platí pojistné i stát).


5-11

Nastavení pro ISPV – důležité nastavení pro firmy, které mají povinnost poskytovat údaje ISPV (informační systém o průměrném výdělku), nebo pro firmy, které chtějí využít možnosti tvorby statistik a grafů. Pokud budou údaje vyplněny, lze pak z Premiera exportovat výstup do programu ISPV (možno stáhnout na www.trexima.cz) a v něm různé statistiky vyhodnocovat. Export souboru se nachází v „Přehledy ke mzdám – přehledy – ISPV“. Nastavení pro exekuce – zde musíte nastavit potřebné údaje pro stanovení nezabavitelné částky u zaměstnance, který má exekuci. V případě, že tyto nenastavíte, nebude se exekuce automaticky počítat. Údaje týkající se konkrétních případů exekučních srážek ze mzdy se zadávají v záložce Mzdové údaje. Údaje ze ZL – nemoci – zde můžete zadat nemoci ze zápočtového listu od předchozího zaměstnavatele. Jednak se při případném propuštění opíší na ZL a také slouží pro sledování podpůrčí doby

Nastavení pojistného

Těchto 5 podřádků má propojení se správným postupem u neplaceného volna.

Kliknutím na zkratku ZP se otevře okno – „Seznam hlášení“, zde je možno pořizovat/editovat/mazat podání k danému zaměstnanci. Jednotlivá hlášení si program eviduje v časovém sledu. V případě, že zde hlášení nevyplníte při nástupu/výstupu zaměstnance, lze toto provést hromadně při měsíčním hlášení na ZP – „Zaměstnanci – přehledy – Hlášení ZP“ – viz. samostatná kapitola. Číslo pojištěnce ZP se pojí se zaměstnancem, který nemá přidělené od ZP rodné číslo a dle pokynů VZP musí na první přihlášení figurovat. Nerezident vyslaný do ČR – daň se počítá dle právních předpisů státu trvalého bydliště. U zaměstnance v daňových údajích zaškrtnete volbu „ vyslaný zaměstnanec´´. Program v tomto případě nebude u takového zaměstnance počítat daň a tuto je nutné zadat pomocí mzdové položky s doporučeným kódem 953 přímo do výkazu práce pro daný měsíc. Souvislost s neplaceným volnem

Automaticky počítat zdr. poj. z min. mzdy u zaměstnanců, kteří nedosahují (a ani nebudou) min. mzdy a zvolili si tohoto zaměstnavatele (nemají více PP) k odvodům na ZP (vy jste tím pověřeným zaměstnavatelem, který je povinen odvádět z minima). Rozdíl hradí zaměstnavatel - při zpracování mezd počítá ZP k tíži zaměstnance. V případě zaškrtnutí výše uvedené volby se zaměstnanci ve mzdě srazí pouze 4,5% z min. mzdy a dopočet do min. mzdy hradí zaměstnavatel (9,0% z částky do min. mzdy – pozor – v tomto případě jde o nedaňové náklady).

5-12


V případě, že se nebude srážet zaměstnanci ZP z neplac. volna, zaškrtněte „Nepodepsal smlouvu o úhradě ZP za NV“. (pozor, v tomto případě je nutno vyjmout částku odvedenou za zaměstnavatele z daňových nákladů).

Údaje k PP

Zakázka – jedná se o nastavení „stálé“ nebo nejčastější zakázky u daného zaměstnance. Ta je pak automaticky navrhována při zpracovávání časových přehledů. Syntetiky a analytiky pro nákladové a závazkové účty – u standardních zaměstnanců doporučujeme nic nevyplňovat, např. u jednatelů či členů statutárních orgánů lze nastavit 366 (nahradí 331). Středisko – viz. Zakázka Výplatní místo – v rámci jednoho střediska může být několik míst pro výplatu mezd hotově.

Pracovní zařazení Zde se definují všechny parametry určující a charakterizující pracovní poměr zaměstnance. Týdenní úvazek a pracovní doba se vyplňuje přes tlačítko – Výměr.

Toto políčko zaškrtáváme v případě HPP spojeným s neplacenou funkcí SJK


5-13

Zaměstnání malého rozsahu – zde vyplňte sjednaný příjem plynoucí z platového výměru. Tento pak slouží k posouzení, zda se jedná o „zaměstnání malého rozsahu“. Pokud měníte typ pracovního úvazku, tak je pod Individuálním kalendářem nově kolonka pro přepočet koeficientu dovolené (viz. oddíl „dovolená“). Roční nárok na dovolenou - při zadání nároku na dovolenou se vždy zadává celý roční nárok, tzn. 20 dní, pokud není kolektivní smlouvou stanoven vyšší či v případě nepravidelné pracovní doby. V případě nástupu zaměstnance v průběhu roku si program sám stanoví skutečný krácený nárok na dovolenou. Volba "Nejde o plynulý přechod od předchozího zaměstnavatele" - pokud zaměstnanec nastoupí v průběhu měsíce a volba bude zaškrtnuta, nemá za tento měsíc nárok na 1/12 dovolené. Pokud volba nebude zaškrtnuta a nástup bude cca do 15 dne v měsíci, pak má nárok na 1/12 za tento měsíc. Typ PP – výběr z alternativ – umožní filtrovat zaměstnance podle typu pracovního poměru. Pro nastavení společníka se použije typ PP "SJK" a pro člena dozorčí rady či jiných orgánů společnosti se použije typ "SSO" . Pokud máte zaměstnance na HPP a zároveň je jednatelem společnosti, ale bez nároku na odměny z této funkce, tak vedle typu PP zatrhnete ještě čtvereček společník, člen dozorčí rady – Zajistíte si tak správné vyplnění ELDP. Jiná správa OSSZ – používá se pouze ve dvou případech: 1. Firma má více provozoven zapsaných do OR a tyto jsou v jiných okresech a mají tedy odlišné správy OSSZ. 2. Firma zaměstnává cizince, který se prokázal formulářem E101, tzn., že firma je povinná odvádět SP do jiného členského státu EU dle předpisů příslušného státu. V obou případech je nutné nastavit v „Parametrech mezd číselník těchto jiných správ SP.

Mzdové údaje Mzdový výměr se zadává přes tlačítko Výměr – a to vždy přes F3 – Nová. V personalistice - mzdové údaje - údaj "Prav. náhr." si můžete doplnit pravděpodobný průměr pro náhrady, který program použije v případě, že v předchozím kvartálu bylo méně než 21 odpracovaných dní. I v tomto případě je nová ikona pro historii změn.

Toto nastavení použijete i při nástupu zaměstnance. Program používá uvedenou nastavenou hodnotu vždy, pokud je ve čtvrtletí odpracováno méně než 21 dnů, proto je vhodné vždy po skončení každého čtvrtletí ověřit, zda u zaměstnanců, u kterých je na další čtvrtletí použit pravděpodobný průměr, je tato hodnota nastavena správně - týká se to případů, kdy si tyto hodnoty nastavuje sám uživatel tj. nevypočítávají se automaticky z nastavení (např. ze základní mzdy), protože to uživateli nevyhovuje, nebo má ve vnitřním předpisu popř. kolektivní smlouvě stanoven odlišný způsob určení pravděpodobného výdělku. Zde se pořizují: Trvalé individuální složky – tlačítko „Nová“ – vyplníte kód mzdové položky a částku. Pozor pokud se jedná o mzdovou položku ve které se částka nezadává přímo, ale počítá se, pak zde zadáváte „Sazbu“. Zaškrtávací pole „Doplnit při zahájení“ nechá se zatrhnuto. Při zahájení měsíce bude tato položka automaticky doplněna do výkazu práce za daný měsíc. Individuální položky – v případě, že potřebujeme nastavit jinou sazbu u mzdové položky pro tohoto konkrétního zaměstnance odlišně od ostatních, tak tuto položku se sazbou zde vyplníme, ale zaškrtávací pole „Doplnit při zahájení“ necháme

5-14


nezatrhnuto. Tato položka se automaticky nedoplní při zahájení měsíce, ale jakmile ji ručně použiji ve výkazu práce – položka použije sazbu nastavenou v personalistice.

Daňové údaje Základní nastavení pro uplatnění nezdanitelných částek. U daňového zvýhodnění/slev na vyživované děti nestačí pouze políčko zaškrtnout, ale musí být vyplněno rovněž datum vzniku nároku na toto daňové zvýhodnění a rodné číslo dítěte. U více dětí musí být zadán nárok vzniku pro každé dítě zvlášť. Pokud dítě dosáhne 18 let, mělo by být vyplněno také datum do (škola vždy potvrzuje studium do určitého data). V případě, že toto nebude vyplněno bude na tuto situaci program upozorňovat každý měsíc při zpracování mezd v hromadném hlášení. Částka slevy/bonusu bude přiznána. U nastavení slev/nezdanitelných částek je nutno vždy vyplnit datum od. Jediná položka kde toto není nutné je základní sleva/nezd. částka (u ní stačí zaškrtnout). Daňové nastavení u zaměstnance je nastavením Kmenových údajů, tj. platí pro všechny současně trvající pracovní poměry tohoto zaměstnance. Systém zdaňování – Program nyní automaticky zdaňuje všechny PP daného zaměstnance v měsíci na jeden PP, tak aby výpočet výsledné daně byl v souladu se zákonem o daních z příjmů. Automaticky budou ze společného zdaňování vyloučeny tyto PP : jednatelé, komanditisté, společníci, členové družstev, členové statutárních orgánů, a to v případě, že nebudou mít podepsané prohlášení k dani. Dále bude automaticky vyloučen člen statutárních orgánů - nerezident u něhož bude vždy použita srážková daň. V případě, že uživatel požaduje samostatné zdanění některého PP, použije volbu „zdaňovat individuálně“ v nastavení pojistného v kartě konkrétního PP zaměstnance. Tato volba vyloučí tento PP ze společného zdaňování ostatních PP a vyloučí také použití slev a odpočtů u tohoto PP. Z kmenového nastavení bude respektováno pouze to, zda podepsal (nepodepsal) prohlášení daně. Toto volbu lze např. použít u příspěvkových organizací , kdy zaměstnanec pracuje na více projektech (má více PP) a je žádoucí pro každý z nich vést kompletní mzdový list a výplatní pásku. Vyúčtování a potvrzení daně - Program se již nedotazuje na jiné PP zaměstnance, ale automaticky do těchto výstupů zahrnuje všechny PP daného zaměstnance. Také uložené výstupy potvrzení a vyúčtování se nyní vztahují ke kmenové kartě a ne k PP zaměstnance.

Možnost tisku prohlášení

daňového


5-15

Pokud má člen představenstva současně i pracovní poměr u téhož plátce, u kterého má podepsáno Prohlášení, stanoví plátce základ daně z veškerých zdanitelných příjmů. To znamená, že v měsíci, kdy jsou vypláceny tantiémy nebo obdobné odměny, tvoří základ daně součet zdanitelného příjmu z pracovního poměru i odměny člena statutárního orgánu. Stanoví se jeden základ daně, který se zdaní měsíční sazbou 15%. Pokud ale člen představenstva u téhož plátce nemá uzavřen pracovní poměr a nemá podepsáno ani Prohlášení, plátce zdaní odměnu za práci v představenstvu vždy zálohou na daň a to i z nízkých odměn. V tomto případě nelze použít srážkovou daň, kromě členů, kteří jsou daňovými nerezidenty – pouze u nich se z těchto odměn sráží konečná srážková daň sazbou 15%. I v těchto případech – zvláště u „podepsal daňové prohlášení“ jsme Vám přidali ikonu na historii. Podepsal prohlášení – má vliv na způsob výpočtu daně u zaměstnance dle zákona o daních z příjmů. Evidence PPM a Rodičovské dovolené - důležité pro správné vyplnění ELDP, zahájení měsíce a statistické výkazy obsahující stavy zaměstnanců. Pokud u rodičovské dovolené zaměstnanec na stejný PP pracuje (s nižším úvazkem) je nutno trvání této rodičovské rozdělit do příslušných intervalů a zaškrtnout volbu „Pracuje během rodičovské“.

Dovolená Zde se eviduje dovolená a její vývoj v jednotlivých měsících. Záznam měsíce se vytvoří, resp. přepočte, vždy při zpracování mezd. Program automaticky vypočítá všechny hodnoty včetně krácení za pracovní neschopnost.

Do 60 odpracovaných dnů v roce je zaměstnanec v režimu tzv. nároku za odpracované dny. V tomto režimu má nárok na 1/12 ročního nároku za každých 21 odpracovaných dnů (za odprac. den se považují i dny čerpané dovolené atd. dle předpisu). Hodnota „zákonného nároku“ je na pásce ve výši celého ročního nároku (20 dní) a hodnota skutečného nároku zohledňuje odpracované dny. Po 60 odpracovaných dnech v roce zaměstnanec přechází do tzv. režimu ročního nároku a vzniká mu roční nárok (20 dnů). Ten zaměstnanec „vidí“ na pásce. Skutečný nárok zohledňuje dále odpracované měsíce a slouží jako informace pro management/zaměstnance o skutečném stavu dovolené (může být i záporný) k danému měsíci. Pokud je PP ukončen, pak je v takovém případě nutné srazit (pořídit mínusem) počet přečerpaných dnů dovolené kódem 501 – proplacená dovolená a kódem 557 - navýšení vym. základu na ZP - (vrác. dovolená). Tip: Pokud chceme upravit zůstatek dovolené z minulého roku, tak existují 2 možnosti: Po zpracování měsíce zde upravíme zůstatek z min. roku, ale pak již nesmíme tento měsíc znovu přepočítat. Doplníme zde 12-tý měsíc předchozího roku (v lednu program hledá zůstatek z min. roku v prosinci roku předchozího) a v něm si hodnoty upravíme tak, aby skutečný zůstatek dovolené byl takový, jaký potřebujete převést. Úpravu doporučujeme provést pomocí pole Korekce v roce. V případě krácení dovolené za neomluvenou absenci se použije kód 502. Tuto mzdovou položku je vhodné přiřadit si jako podřazenou mzdovou položku ke mzdové položce 551 - neomluvená absence - tak si zajistíte připomenutí o krácení dovolené za neomluvenou absenci přímo při jejím zadávání. Při editaci jednotlivých zpracovaných měsíců dovolené Vám program umožní měnit tato pole: čerpání v měsíci – po zpracování měsíce se údaj opět přepíše údajem z výkazu práce ZMR – zůstatek dovolené z min. roku. Automaticky se přebírá ze skutečného zůstatku dovolené ve 12 měsíci předchozího roku. V průběhu roku pak ze ZMR předchozího měsíce. Korekce v roce – tímto údajem můžete ovlivnit roční nárok na dovolenou nebo jeho poměrnou část. Krácení ruční – umožňuje při ručním vstupu krátit dovolenou o zadaný počet dní Pozor!!!! – Pokud máte zaměstnance na dobu určitou a vyplníte ihned při nástupu ukončení PP, program automaticky při zpracování mzdy přepočítává nárok na dovolenou. V případě změny pracovního úvazku během roku je možno použít pole „koeficient pro přepočet dovolené“ které se nachází v platovém výměru (u dohod je to v pracovní smlouvě). Např. u zaměstnance s úvazkem 5 dní/40 hod. dojde v 7/2014 ke změně úvazku na 3 dny/24hod. V mzdovém výměru platném od 7/2014 použijete koeficient 3/5 tzn. 0,6 kterým bude od 7/2014 automaticky propočten nejen 20 denní roční nárok, ale i dosavadní čerpání dovolené za 1-6/2014. Tato změna se projeví v položce dovolené za 7/2014 po zpracování mzdy. Pokud je předpoklad, že tento úvazek bude trvat i v roce 2015, tak doporučujeme zadat do ročního nároku na dovolenou v pracovním zařazení místo 20 dnů jen 12 dnů a to s platností od 1/2015 a to proto, že koeficient pro automatický přepočet platí pouze v roce platnosti platového výměru (běžný rok). Identická situace může nastat při změně úvazku z 3/24 na 5/40. Zde se předpokládá, že v ročním nároku na dovolenou máte zadáno 12 dnů (20/5*3). U této změny bude naopak koeficient přepočtu dovolené 5/3=1,67. Opět doporučujeme zapsat do ročního nároku nyní hodnotu 20 dnů a to s platností od 1/2015 (v roce 2015 již neplatí koeficient ale běžný roční nárok).

5-16


Sestavy V této nabídce se nachází veškeré personální sestavy týkající se zaměstnance. Roční vyúčtování lze ukládat do historie a poté načítat. Za zvolený rok může být uloženo pouze jedno roční vyúčtování. Pokud je v daném roce roční vyúčtování uloženo a pokud program zjistí, že se podstatně neliší od nově sestaveného, načte automaticky roční vyúčtování uložená v daném roce. Pokud zjistí podstatné rozdíly, dotáže se, zda má sestavit nové nebo načíst uložené. Součástí ročního vyúčtování je také Potvrzení o příjmech (volí se až v tisku) a Potvrzení o uplatňovaných dětech.


5-17

MZDOVÉ POLOŽKY Mzdové položky jsou jednotlivé složky mezd, jež tvoří mzdu jednotlivého zaměstnance. Tyto položky obsahují v rámci nastavení celou řadu kritérií, které zohledňují charakter této položky, způsob výpočtu v rámci legislativy, její sazbu v rámci konkrétní mzdy, umístění ve mzdových formulářích a mnoho dalších. Obzvláště je nutná opatrnost při zadávání umístění dané mzdové položky v časovém přehledu, neboť tato volba má vliv na pozdější výpočty průměrů apod. Proto do odpracovaných hodin dáme pouze takovou složku mzdy, která má přímou vazbu na skutečně odpracované hodiny. Stejná situace je i u dovolené, svátků a neschopnosti. Příplatky a položky bez umístění nemají vliv na ostatní výpočty. Stejnou pozornost je nutné věnovat umístění položky ve mzdové kartě. Toto umístění má zásadní vliv na výpočet mzdy. Další důležitou věcí je nastavení vyloučených dob a omluvených absencí.

Tvorba nových mzdových položek Pro vytváření vlastních mzdových položek existují 3 varianty postupu: 1. V seznamu mzdových položek si najít podobnou položku a tlačítkem pro kopii vytvořit novou, ve které upravíte kód a sazbu. 2. Zvolíte „Nová“ a pak vpravo nahoře tlačítko „Vybrat“. Dostanete se do seznamu předvolených mzdových položek, kde si vyberete Vámi požadovanou funkčnost. Položka se celá, kromě kódu, přednastaví. 3. Založením ze vzorů. Nezapomeňte na začátku nového roku zkopírovat mzdové položky z minulého roku!!

Popis mzdových položek V případě pořizování nové mzdové položky doporučujeme použít tlačítko KOPIE. Kód - zkratka pro danou operaci, kterou použijeme při vyplňování časového přehledu. Popis - slovní popis operace. Podřazená mzdová položka - funkce, která umožňuje kombinovat dvě operace do jednoho kódu. Pokud je políčko vyplněno kódem, pak se při zápisu základního kódu v časovém přehledu automaticky zapíše také kód vyplněný v tomto políčku (zápisem jednoho kódu získáme okamžitě zápis dvou položek - např. s kódem 201, což je sám o sobě 25% příplatek za přesčas, se automaticky zapíše také kód 102, protože tyto přesčasové hodiny musí být samozřejmě odpracovány a zaplaceny). Sazba - určuje výši z daného základu. POZOR na kódy 600, 601, 602, 603, 610, jejichž % sazby jsou již nastaveny v Daňové soustavě. Umístění v kartě - umožňuje výběr políčka ve mzdové kartě a posléze na výplatní pásce; toto nastavení má zásadní vliv také na to, zda se z dané položky bude odvádět sociální, zdravotní pojištění, daň nebo zda tato položka vstoupí až do čistých mezd. Mzdová karta - zahrnovat do - zaškrtnutím daných políček určujeme podobné nastavení jako u předchozího bodu. Obě tato nastavení spolu musí korespondovat. Přehled pro OSSZ – přehled o pojistném odváděném za zaměstnance a zaměstnavatele. Nákladový účet - pokud je zadán a v globálním nastavení mezd je povoleno „detailní zaúčtování“, má vliv na zaúčtování částky mzdy dané příslušným kódem.

5-18


Umístění v časovém přehledu - zde se definují dny, které se při použití daného kódu vyplní v časovém přehledu v zadaném období. Barva - uživatel si může vybrat pro daný kód barvu, která pomáhá zpřehlednit v časovém přehledu jednotlivé kódy a dny, kdy byly použity. Priorita – uživatel do ní nemůže zasáhnout, je dána charakterem výpočtu dané mzdové položky. Pokud je >1, pak to znamená, že daná položka se počítá až v druhém (či vyšším) kroku. Např. pokud položka počítá % ze základu pro soc. pojištění - musí výpočet mzdy proběhnout vícekrát (poprvé se teprve zjistí základ pro soc. a následně se do druhého počítání může zahrnout zmiňovaná položka). Rozúčtovávat – lze nastavit pouze u mzdových položek umístěných v časovém přehledu do příplatků nebo bez umístění. Tento způsob rozúčtování se dále musí povolit ve Správci – Předvolby Globální - Mzdy – Předkontace. Způsobí, že takto nastavená mzdová položka se do účetnictví rozúčtuje poměrově podle odpracované doby na jednotlivých zakázkách a střediscích za daný měsíc zpracování. Další omezení - existuje možnost omezit příslušnou vypočtenou částku, a to zdola či shora. Ignorovat anal. nast. v person. – pokud je pole zaškrtnuto a pokud používáte analytické rozlišení v personalistice, nebude u této mzdové položky nahrazena zde zadaná analytika analytikou příslušného zaměstnance z personalistiky. Do prům. pro náhrady/Do prům. pro nemoc – zaškrtávací pole mají velký význam při výpočtu průměrů. Tyto se počítají a ukládají u každé zpracované mzdy, tzn.,že pokud pole zaškrtnete až po zpracování, nedojde již ke správnému propočtu průměrů. V takovém případě je nutné zpětně propočítat všechny mzdy, při kterých bylo pole nesprávně zatrženo. Pokud je u mzdové položky uloženo používání obrazovky pro „Rozpočet částka“ a u „Sazby“ je zvolen parametr „Rozpočtovaná částka*sazba“ pak lze do sazby vkládat určitou hodnotu, která určuje výši částky z celkové rozpočtené částky. Např. Pokud má zaměstnanec mzdu určenou procentem z dosaženého obratu, zadá se do sazby výše procenta a do kolonky „Rozpočet.“ celkový obrat zaměstnance. Program pak spočítá částku mzdy pro příslušného zaměstnance. Pak je tato kolonka přístupná a u mzdové položky přibudou v nabídce způsobů výpočtu částky 2 možnosti v závislosti na zadané rozpočtované částce. Informaci o kompletním zpracování výkazů práce u všech zaměstnanců je možné vysledovat z prvotního seznamu zaměstnanců (ihned po vnoření do výkazu práce) ve sloupci „Zadáno“ v dolní části „Celkově zadáno“. Pokud je 100%, vše je vyplněno.

DOPORUČENÝ

ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ MEZD

1. Ve výkazech práce zadáme jednotlivým zaměstnancům dovolené a absence - nepřítomnost v práci (neplacené volno, náhrada za nemoc, nemoc, OČR, neomluvená absence, lékař – ostatní náhrady). Svátky nezadáváme - program pracuje se svátky v kalendáři tak, že připadne-li na obvykle pracovní den - po zahájení měsíce automaticky vyplatí náhradu, nebo nezkrátí měsíční mzdu, pokud na tento den není ve výkazu práce zadaná pracovní neschopnost z důvodu nemoci nebo OČR. Pokud zpracováváte mzdy na zakázky, pak v nastavení „zahájení“ zvolte volbu – bez odpr. doby. Další informace ohledně zápisu mzdových položek najdete na konci této kapitoly. 2. Ve výkazech práce provedeme „Zahájení měsíce“. Jedná se o operaci, při níž program doplní odpracovanou dobu dle fondu PD mezi jednotlivé neschopnosti a dále doplní „trvalé individuální složky“ mzdy zadané ve mzdových údajích daného zaměstnance (včetně zadaných exekučních srážek). Pokud byly před zahájením měsíce ve výkazech práce zadány jiné položky mzdy než uvedené v bodě 1., dojde k jejich smazání. 3. Editujeme jednotlivé zaměstnance ve výkazech práce a upravujeme mzdu dle požadavků – přidáváme nebo měníme položky, zadáváme přesčasy, stravenky, prémie atd. 4. Ve zpracování mezd provedeme výpočet u všech zaměstnanců (mzdu můžeme zpracovávat i pro jednotlivé zaměstnance přímo ve výkazu práce daného zaměstnance. 5. Před tiskem výstupů (OSSZ, ZP, výplaty) provedeme ve zpracování mezd zaúčtování mezd, a to proto, že při zaúčtování se provádí další kontrola na konzistenci výkazů práce a zpracovaných mezd. 6. Uzamčení měsíce. 7. Tisk výstupních sestav. ad. 1. Vyplnění veškeré absence ve výkazu práce Rady:


5-19

Nejrychleji zadáte např. dovolenou od 8. do 18.11. - postup: F3 → 08 (ENTER) → 18 (ENTER) → 500 (ENTER) → F2 Při zadávání jednotlivých nových položek nemusíte nutně procházet všechna pole - stačí vyplnit pouze ta, která jsou nutná a přímo uložit pomocí F2. U pozic od: a do: stačí vyplnit pouze den a potvrdit ENTER nebo přejít do dalšího pole pomocí myši. Pokud zadáváte překážku v práci kratší než směna, pak zadáte datum od - do a v pozici Pr.dnů ručně zapíšete 0,5 a potvrdíte ENTER - propočte se položka jen za polovinu směny a po zahájení měsíce se v tomto dni doplní automaticky pouze zbytek směny jako odpracovaný.

ad. 2. Zahájení – doplnění fondu pracovní doby

Ve výkazech práce jsou možné 2 režimy pořizování dat : Doporučený - Standardní

Režim mzdová karta

5-20


Tyto režimy (jejichž výběr si zvolíte v Předvolbách Globálních – Mzdy) se liší pouze zobrazenými skutečnostmi a uživatel si může sám vybrat, který z nich mu více vyhovuje pro konkrétní etapu práce. Do obou režimů se dostanete dvojitým klikem na řádek zaměstnance. V obou režimech je také možnost přepočtu mzdy u konkrétního zaměstnance – klávesou F11 rekapitulace mezd. Hromadné pořizování Tato volba ve výkazu práce slouží pro pořízení složek mezd, které uživatel pořizuje či mění hromadně – např. odměny, stravenky, roční vyúčtování daně. V tomto režimu lze pořizovat mzdové položky, které se zadávají přímo částkou (mají nastaveno „Kč za měsíc nezávisle na fondu prac. doby“) nebo položky, které se počítají sazbou ze zadaných hodin (mají nastaveno „Kč/hodinu“). V prvním případě vyplňujete pole „sazba“, v druhém pole „hodiny“. Aby se Vám načetli zaměstnanci, zadáte nahoře kód požadované mzdové položky. Po vyplnění u všech zaměstnanců, kterým chcete mzdovou položku zadat, zvolíte vlevo dole „vypočítat“ a „uložit“. Opustíte „Hromadné pořizování“ a ve výkazech u jednotlivých zaměstnanců budou položky uloženy. Opravy na dani, slevě na dani a daňovém bonusu – pokud ve výkazu práce použijete kódy 950, 951,952 budete při uložení položky dotázáni na období ke kterému se tato změna vztahuje. Tyto údaje pak budou použity při sestavení Přílohy č. 3 a Přilohy č.4 k daňovému přiznání k dani ze závislé činnosti a funkčních požitků (doposud bylo nutné ruční vyplnění).

Pořizování základní mzdy sumačně – nový způsob, pokud účetní jednotka používá více středisek/zakázek/doplňkových analýz. V nastavení – mzdové položky – kód 101, 102, 103 můžete zkusit nastavit typ obrazovky pro pořizování mzdy sumačně – viz. obr.

Ve výkazu práce se poté zadá u nové položky období (od-do) a po zadání příslušného kódu lze vypočtenou částku (hodiny) dále dělit na střediska, zakázky atd. Metodu rozkontování mzdy lze nastavit. (pamatuje si poslední uloženou a to absolutně – tzn. ne u každého zápisu zvlášť): 1. Přidávat rozdíl – mzda je dána sumačními údaji v horní části obrazovky a uživatel provádí změny v dolní detailní části. Mění hodiny (mzdu) a program automaticky přidává další řádky tak, aby součet tvořil sumační údaje. 2. Sčítat po přidání – mzda je tvořena součtem detailních řádků – tzn. že uživatel zadává hodnoty do nového řádku sám.


5-21

Další příklady k zadávání mzdových položek: Měsíční prémie zadáváte až po zahájení měsíce - do pozic od: a do: zadáte buď od 01. do 01. nebo od 30. do 30. - zadané datum nemá pro výpočet význam.

Zadáváte zaměstnanci směnu, kterou odpracoval ve svátek - používáte zvláštní mzdovou položku mzda ve svátek 110, ke které máte již v nastavení mzdových položek přiřazenou podřazenou položku 202 (příplatek za práci ve svátek ve výši 100% PHV) Rychlé zadání: F3 → 28 (ENTER) → 28 (ENTER) → 110 (ENTER) → F2 → program Vám automaticky nabídne zadání položky 202 potvrdíte F2. Dodatečně pak ale musíte smazat náhradu mzdy za svátek, která v tom případě zaměstnanci nenáleží. Vyberete danou položku a zvolíte na dolní liště Smazat.

5-22


OPRAVY: Pokud zjistíte, že máte v zadání mzdové položky chybu a zadání ještě jste ji neuložili - použijete Esc nebo Storno - položka se neuloží (pokud jste takto zrušili položku, ke které jsou přiřazené i další položky, program se Vás zeptá, zda zrušit i tyto položky. Pokud zjistíte, že máte chybu u položek, které jste již potvrdili, smažte chybně zadané položky tak, že kurzorem označíte ve výkazu práce řádek s chybnou položkou a na spodní liště potvrdíte tlačítko: Smazat. Pokud je k mazané mzdové položce přiřazena i další podřazená mzdová položka, program se Vás zeptá, zda zrušit i tyto položky. Pokud opravujete mzdové položky u mzdy, která již byla propočtena, nezapomeňte tuto mzdu opět propočítat. Pokud jste chybně zadali některou z absencí, můžete postupovat dvojím způsobem: 1. Za smazanou dovolenou např. za 11.11. zapíšete od 11.11. do 11.11. správnou položku např. smluvní mzdu (nebo např. jinou překážku - 511 ostatní náhrady), pak již můžete nechat mzdu propočítat. 2. Pokud jste chybně zapsali více absencí, které jste smazali a ponechali pouze ty, které do výkazu skutečně patří, vrátíte se zpět do seznamu výkazů práce a buď opravíte odpracovanou dobu ručně, nebo zvolíte zahájení měsíce pouze u tohoto vybraného zaměstnance - doplní se odpracovaná doba, ale zároveň se smažou všechny dodatečně zapsané mzdové položky, které nejsou absencí - např. prémie - ty pak musíte opět doplnit.

Dvojklikem na požadovaného zaměstnance ho označíte * , potvrdíte OK nebo F2 a zadáte ZAHAJIT - proběhne zahájení měsíce pouze u tohoto jednoho zaměstnance.

ZPRACOVÁNÍ MEZD (ZAÚČTOVÁNÍ MEZD) V tomto modulu probíhá zpracování mezd s možností následného automatizovaného zaúčtování do deníku. Pro úspěšné zpracování mezd je potřeba nejdříve zvolit nabídku „Vypočítat“. Ve zpracování mezd se nyní při volbě "vypočítat všechny zaměstnance" zobrazí na konci výpočtu přehled hlášení se jmény konkrétních zaměstnanců (hlášení o nedosažení min. mzdy, mínusové výplatě, dotaz na výpočet ZP z minimální mzdy, atd.). Tento přehled se zobrazí pouze v případě, že bude obsahovat alespoň jedno hlášení. Zaměstnance, u nichž budete chtít např. dopočítat ZP z minimální mzdy (pokud toto nemá daný zaměstnanec přednastaveno v kartě) musíte potom zvolit ještě jednou "vypočítat pouze u vybraného".


5-23

V případě, že dochází v okamžiku výpočtu mzdy k dotazu "dopočítat ZP z minimální mzdy" a Vy zvolíte ANO, pak program vypočte na kartě zaměstnance 4,5% ze skutečného vym. základu ZP a dále 13,5% z rozdílu mezi min. vym. základem a skut. vym. základem. Tato částka je zaměstnanci sražena přímo na mzdové kartě.

Vypočítat mzdy Pro funkci vypočítat je možné volit ze tří variant: -U všech zaměstnanců (doporučujeme tuto variantu) -Pouze u dosud nezpracovaných (zpracování zaměstnanců, kteří nemají ještě zpracované mzdy) -Pouze u vybraného zaměstnance (výběr jednotlivých zaměstnanců pro zpracování) V nabídce seznamu zaměstnanců pro zpracování jsou k dispozici některé kontrolní sestavy. Sestava průměrů – po zadání kvartálu a roku je zobrazena sestava průměrů platných pro zadaný měsíc, kterou si můžete vytisknout, nebo z důvodu kontroly průměrů s ní dále pracovat.

Zde můžete provést kontrolu průměrů - otevře se Vám tabulka s průměry jednotlivých zaměstnanců

Otevře se Vám tabulka s průměrnými výdělky zaměstnanců. Pro rychlou kontrolu si můžete seřadit zaměstnance podle odpracované doby kliknutím přímo do názvu sloupce "Odpracované hodiny".

Zde uvidíte, kteří zaměstnanci ve čtvrtletí nedosáhli alespoň 21 odpracovaných dnů - u těch pak zkontrolujete, zda je použitý hodinový pravděpodobný průměr správný (tj. zda odpovídá způsobu, jakým tento průměr zaměstnavatel určuje). Pokud zjistíte rozdíly, opravíte si průměr v nastavení mzdových údajů zaměstnance použitím tlačítka Historie za údajem PV - nastavíte si zde, měsíc, rok a požadovanou hodnotu průměrného hodinového výdělku. Program bude od zadaného měsíce daného čtvrtletí používat Vámi nastavenou hodnotu. Tento údaj se Vám bude zobrazovat i v záhlaví mzdové karty tohoto zaměstnance přímo při zadávání mzdových položek.

5-24


Kontrola dovolených – sestava obsahuje zaměstnance s „přečerpanou dovolenou“, tzn. jsou navrženi pouze zaměstnanci se záporným „skutečným“ zůstatkem dovolené. „Skutečný“ nárok na dovolenou vzniká po 21 (1/12) resp. 42 (2/12) či 60 (poměrný nárok do konce roku) odpracovaných dnech.

Zaúčtovat mzdy Touto volbou se nabídne ke kontrole návrh na zaúčtování mezd. Tento návrh je samozřejmě rozdělen podle jednotlivých analytických účtů (účetního předpisu) a respektuje rozdělení na jednotlivá střediska a zakázky, případně další doplňkovou analýzu, např. činnosti. Pro konečné zaúčtování je nutné operaci potvrdit volbou „Zaúčtovat“. V případě provádění změn a nového výpočtu mezd je možné provést zaúčtování opětovně, bez obavy z duplicitního zaúčtování položek do deníku. Mzdy jsou do deníku a hlavní knihy zaúčtovány pod dokladovou řadou nastavenou ve „Správci – Předvolby Globální -MzdyPředkontace. Doporučujeme zaúčtovat mzdy ještě před odesláním sestav a tiskem výplat, protože systém zjistí rozdíl mezi návrhem k zaúčtování (výkaz práce) a mzdovými kartami (výplaty), oznámí tyto rozdíly a nabídne pokračování či ukončení akce. Tzn. že zde existuje kontrolní mechanismus, který by jste vynechali v případě pozdního zaúčtování (po odeslání mezd). Dále je nutné nastavit způsob zpracování a účtování mezd. Do tvorby předkontací se berou všechny účty nastavené ve Správci – Předvolby Globální - Mzdy – Předkontace. Výsledná předkontace je u tohoto způsobu tvořena vždy jedním účtem z globálních nastavení a druhým účtem z příslušné použité mzdové položky. Do takto vytvořených předkontací ještě mohou zasahovat analytické či syntetické předkontace nastavené u konkrétního zaměstnance nebo z předkontací dle kategorií, a to způsobem popsaným níže (pouze u nestandardního účtování daného zaměstnance). V jednotlivých evidencích je třeba nastavit požadovanou analytiku nákladových, ale i rozvahových účtů.

Umístění analytik Správce – Předvolby Globální - Mzdy - Předkontace Mzdy - Seznam pojišťoven – určeno pro jednotlivé pojišťovny Mzdy - Zaměstnanci – Nastavení

Tisk K dispozici je tisk sumáře obratů (levá ikona tiskárny) a dále vnitřní účetní doklad, který určuje zaúčtování do deníku (pravá ikona tiskárny).


5-25

S E S T A V Y A P Ř Í K AZ Y Zde se nachází základní výstupy potřebné po zpracování mezd. V úvodu je důležité zvolit příslušný měsíc pro každou sestavu (nabídne se poslední neuzamčený měsíc - pokud chcete vidět sestavu za některý z již uzamčených měsíců - přepište si tento údaj). Tento modul nabízí sestavy:

1. Zúčtovací listina mezd Soupis mezd všech v daném měsíci zpracovaných zaměstnanců v základním členění. Součástí „Zúčtovací listiny“ je také přehled výpočtu Zákonného pojištění za zaměstnance. Tento přehled se objeví po stisku tlačítka „>“ které se nachází vpravo od částky. Částky na zákonné pojištění za zaměstnance se automaticky objeví na zúčtovací listině vždy v 3,6,9,12 měsíci. Pokud součet vyplacených daňových bonusů a vrácených bonusů z RZD přesáhne sraženou zálohu na daň, bude při sestavení příkazu k úhradě odvodů institucím nabídnuta tvorba „Žádosti o poukázání chybějící částky vyplácené plátcem daně poplatníkům na měsíčních daňových bonusech". Pokud uživatel nezvolí vytvoření žádosti, eviduje program částku přeplatku na bonusech jako nárok, který je možno odečíst ze záloh na daň v dalších měsících podobně jako částku RZD. Stav zúčtování s FU lze zobrazit i upravovat v přehledu po stisku tlačítka „>“. Tento přehled obsahuje 3 sloupce. V prvním je zúčtování RZD (postupné umořování částky přeplatku daně), v druhém jsou zobrazeny nároky na odečet v dalších měsících z titulu měsíčního daňového bonusu a ve třetím se nachází částky žádostí o vrácení daň. bonusu. Posloupnost uplatňování jednotlivých nároků odečtu ze záloh na dani je následující: odečet nároku z RZD, odečet nároku z měsíčních daň. bonusů.

2. Přehled pro OSSZ Obsahuje základní formulář „Likvidace nemocenských“.

Sestavu likvidovaných a vyplacených náhrad mzdy při dočasné pracovní neschopnosti si taktéž můžete vytisknout.

5-26


3. Přehled pro zdravotní pojišťovny Nabízí souhrnný přehled pro ZP a podrobné přehledy pro účetní jednotku.

Dvojím kliknutím na požadovanou pojišťovnu otevřete příslušný přehled, který si můžete vytisknout - a to v podobě, kterou si zvolíte, příp. dodatečně zkontrolovat.

4. Listina záloh Zde jsou navrženy zálohy na mzdu a to buď již zadané ve výkazech práce, nebo jen v personalistice. Zálohy jsou navrhovány bez ohledu na zpracovanou mzdu, jelikož v době jejich výplaty tato ještě není zpracována.

5. Výplatní listina Seřazené podle výplatních míst (v rámci jednoho dle abecedy) nebo podle středisek (rovněž podle abecedy). Pokud účetní jednotka nepoužívá výplatní místa, získá touto volbou výplatní pásky seřazené dle abecedy.


5-27

6. Výplatní sáčky/pásky

V Ukázce před tiskem si zkontrolujete, jaký formát výplatního sáčku - výplatní pásky program nabízí. Jiné formy výplatních sáčků - pásek si můžete prohlédnout zde: Další možnosti zvolíte zde: Vyberete si formát výplatního sáčku - pásky, který Vám vyhovuje a tento si uložíte – „Uložit nastavení“.

6. Příkaz k úhradě - Odvody institucím Navrhne příkaz k úhradě. Pro jeho další úpravu je možno jej místo tisku exportovat do modulu Dodavatelé - Příkazy k úhradě a zde jej dále upravovat.

7. Příkaz k úhradě - výplaty na os. konta Ta část zaměstnanců, kteří mají v osobních údajích nastavenu výplatu na účet.

8. Osobní srážky ze mzdy Příkaz k úhradě, jenž obsahuje srážky ze mzdy, k nimž je v mzdových údajích zaměstnance nalezen účet. Srážky k nimž není nalezen účet jsou navrženy automaticky jako druhá sestava s názvem Srážky – Hotově. Jsou zde obsaženy také exekuce, ale jen ty, které mají zadán údaj „nabytí právní moci“. Exekuce bez nabytí právní moci jsou programem sráženy, ale nejsou nabízeny k odvodu (zůstávají na účtu zaměstnavatele). Kumulovaná částka exekuce je navržena k odvodu v měsíci nabytí právní moci.

5-28


Z AM Y K Á N Í P E R I O D Doporučujeme vždy po zaúčtování uzamknout danou mzdovou periodu kvůli zamezení náhodných nechtěných změn. Zamykání zpracovaných period má vliv na návrh měsíce ve výkazech práce a zpracování mezd. Při uzamykání měsíce program provádí kontrolu – zda výkazy práce souhlasí na zpracované mzdy. V případě, že program zjistí rozdíly je aktivováno hlášení o zjištěných rozdílech. Pokud takové rozdíly existují, nedoporučujeme měsíc uzavírat, je nutno provést propočet mezd. Uzamčenou periodu lze kdykoliv znovu odemknout, podobně jako ostatní moduly ve „Správci“.

L I K V I D A C E N E M O C E N S K Ý C H D ÁV E K Program automaticky sestavuje přehled pro Správu sociálního zabezpečení, avšak mohou nastat situace, kdy navržený přehled neodpovídá skutečnosti. Zejména pokud zaměstnanec neodevzdá do zpracování mezd Rozhodnutí o vzniku dočasné pracovní neschopnosti (nemocenský lístek) nebo Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti (lístek na peníze). V tomto případě je mzdová účetní povinna tuto náhradu za nemoc neproplatit a peníze vyplatit až po doložení těchto dokladů v příští výplatě. V tomto případě je postup následující: Ještě před uzavřením mezd vyhledat příslušnou náhradu v časovém přehledu a opravit částku navrženou a proplácenou programem na 0,- Kč. V likvidaci nebude zatrženo políčko „Likvidovat“. Nechat příslušnému zaměstnanci přepočítat mzdu (pokud již byla vypočtena).

Po rozkliknutí tiskárny si můžete vytisknout/odeslat přílohu k Žádosti o nemocenské dávky nebo likvidaci PN


5-29

Při pokračování nemoci po 21 dnech DNP, OČR nebo Peněžité pomoci v mateřské nezapomeňte vytisknout přílohu k žádosti, která se nachází v dalších informacích o pracovní neschopnosti. Údaje v navržené příloze k žádosti o dávku si vždy pečlivě zkontrolujte. Nezapomeňte zapsat při zadávání číslo Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti, aby bylo natištěno v záhlaví přílohy k žádosti o dávku.

SLEDOVÁNÍ MEZD

V tiskových sestavách „Nákladů na zakázky“ a Nákladů na střediska přibyla kolonka Ostatní náklady, ve které se objeví jiné náklady na zaměstnance – např. ošatné, cestovné, atd. V obou těchto sestavách se načítají pouze „náklady“ a to v závislosti na účtu nastaveném v nastavení použité mzdové položky. Tzn., že pokud ve výkazu práce je použita mzdová položka, u níž není nastaven účet nákladů (třída 5 v podv. účet.), pak tato položka nebude zahrnuta do přehledu nákladů. V Rekapitulaci mezd najde uživatel celkovou rekapitulaci mezd a dále pak rekapitulaci mezd podle kódu z výkazu práce a podle mzdové karty. V případě, že jsou prováděny změny ve výkazech práce a po nich nebyl proveden propočet (zpracování) mezd, tak nemusí v rekapitulaci souhlasit součty jednotlivých položek. Toto se projeví jako chyba při zaúčtování nebo pokusu o zamčení měsíce. V Rekapitulaci daní najde uživatel rekapitulaci daní, a to podle jména či podle data. V Rekapitulaci srážek/dávek najde uživatel rekapitulaci srážek, rekapitulaci mezd podle kódů mzdových položek a rekapitulaci mezd podle umístění v kartě. V Universálních přehledech uživatel najde komplexní návrhář sestav s možností výběru jednotlivých zaměstnanců, výběru členění sestavy, výběru sumarizace a dalších kategorií, jejichž vzájemnou kombinací lze vytvořit jakoukoliv sestavu. Archiv mzdových položek - zde najde uživatel přehled všech mzdových položek nezávisle na zvoleném období. Z nich pak může vybírat pomocí filtru umístěného nad jednotlivými sloupci případně použitím pokročilého řazení. Takto lze provádět rychlé kontroly zadaných a zpracovaných mzdových položek.

5-30


S P E C I ÁL N I A K C E

Roční/pololetní odměny – rozpočet do průměrů pro náhrady Pro tyto operace jsou definovány položky Roční/pololetní odměny. Tyto složky použijeme s celou částkou odměny v měsíci, kdy je zúčtován 13. či 14. plat, přičemž odpovídající částka bude automaticky rozpočítána v tomto a v následujících obdobích do průměru pro náhrady. Poměrnou výši odměny zahrnutou do průměru pro dané čtvrtletí si můžete ověřit na sestavě průměrů, a to v kolonce rozpočítaná částka. Sestavu průměrů naleznete ve Zpracování mezd.

Postup pro exekuce Program umí automaticky vypočítat ve mzdě 1/3 exekuce i 2/3 exekuce včetně výživného a kombinace těchto obou typů exekucí u zaměstnance. Při výpočtu exekucí program postupuje následovně: Stanovená druhá třetina postižitelné mzdy + přesah je použita na běžné výživné. Pokud to nestačí k uspokojení více exekucí běžného výživného, pak je mezi ně částka rozpočtena v poměru částek běžného výživného (pole „sazba“ ). Pokud jsou zcela uspokojeny pohledávky běžného výživného je zbytek použit k uspokojení dlužného výživného. Opět pokud je více pohledávek dlužného výživného, tak se mezi ně částka rozpočítá dle částek běžného výživného k němuž dlužné výživné patří (pole „sazba2“). Pokud po uspokojení běžného a dlužného výživného zůstává z druhé třetiny a přesahu nějaká nerozdělená částka, tak se tato použije na uspokojení 2/3 přednostních exekucí a to podle jejich pořadí v rámci přednostních exekucí. Zbytek přesahu + první třetina postižitelné mzdy se pak použije k uspokojení všech exekucí a to podle pořadí. To je dáno datem doručení prvnímu plátci. Pokud má více exekucí stejné pořadí (stejný datum doručení 1 plátci), tak jsou uspokojeny poměrově – dle částek k úhradě celkem (pole „celkem srazit“). Pro správný výpočet exekucí je potřeba nastavit následující hodnoty: U zaměstnance - F6 nastavení - osobní a rod. údaje - nastavení pro exekuce – zde musíte nastavit potřebné údaje pro stanovení nezabavitelné částky u zaměstnance, který má exekuci. V případě, že tyto nenastavíte, nebo jste druhý plátce a soud stanovil 0 nezabavitelnou částku na povinného, bude se při výpočtu exekuce objevovat upozornění na to, že není stanovena nezabavitelná částka. Pokud bude stanovena jiná výše nezabavitelné částky na povinného než základní nebo 0, ponechte pole zaškrtnuté a v mzdových údajích zaměstnance pořiďte položku : 960 - Stanovení nezabavitelné částky povinného pro exekuci na .... Kč 961 - Stanovení nezabavitelné částky povinného pro exekuci na .... % zákonného nároku Pomocí těchto mzdových položek lze aktivně zasahovat do výše základní nezabavitelné částky na povinného (nenulové kladné hodnoty). Zde zadaný počet vyživovaných dětí se při měsíčním výpočtu porovná s počtem dětí v daňových údajích zaměstnance, které jsou zde nastaveny jako vyživované. Zde lze nastavit jako vyživované i dítě, na které se neuplatňuje sleva na dani či bonus. V případě zjištěných rozdílů bude zobrazeno upozornění :

.


5-31

U zaměstnance - F6 nastavení - mzdové údaje – přidat mzdovou položku exekuce a do částky vyplnit např. 0,- (jedná se o max. srážku – program si sám po přepočtu mzdy doplní ve výkazu práce částku kterou lze srazit, pokud do částky doplníte hodnotu např. u výživného, program s touto hodnotou pracuje jako s maximem pro danou exekuci ). Pokud použijete doporučený kód 707 – výživné, pak pokud vyplníte pole „sazba“ bude program pracovat s touto exekucí jako s „běžným výživným“, pokud ponecháte v poli „sazba“ 0, pak bude program tuto položku považovat za „dlužné výživné“ a odkryje pole „sazba 2“ do něhož zadejte částku původního běžného výživného k němuž dlužné výživné patří.

Pole „došlo na firmu“ má pouze evidenční význam. V poli „došlo 1 plátci“ musíte zadat datumy jednotlivých exekucí, tak jak byly doručeny prvnímu plátci mzdy (na jejich základě program sestavuje pořadí exekucí v jednotlivých měsících, výjimkou je pouze výživné, které má absolutní přednost). Do pole „Nabytí právní moci“ doplňte datum a otevře se Vám pole na zadání měsíce a roku (v něm program odvede dosud neodvedenou, ale sraženou částku exekuce), v případě, že tak neučiníte, bude program exekuci ze mzdy srážet, ale nebude ji odvádět v příkazu k úhradě! Příklad: Pokud Vám instituce, která srážku nařídila, zašle uvědomění o nabytí právní moci exekučního příkazu (soudního rozhodnutí apod.) k exekuci, na kterou jste již provedli srážky, ale doposud jste je neodeslali, zvolte: nastavení, záložku: mzdové údaje, vyberte příslušnou exekuci, zvolte: změnit. Zapište si do pole Nabytí právní moci příslušné datum. Dále můžete postupovat dvojím způsobem (podle toho, jak jste zvyklí): 1. Pokud chcete odeslat veškeré sražené částky okamžitě, zapište do pole „Odv. od“ mm/rr měsíc a rok mezd, které už máte zpracovány a příkaz k úhradě této jedné položky si zpracujte ručně nebo vygenerujte postupem Sestavy/Příkazy – (zvolte poslední zpracovaný měsíc), Příkaz k úhradě, odvody institucím, Export do modulu Příkazy Dodavatelé, kde se do příkazu přepnete a volbou Změnit smažete všechny nepotřebné (již odeslané) řádky. 2. Pokud Vám vyhovuje způsob, že se všechny dříve sražené částky odešlou teprve společně s další zpracovanou mzdou, zapište si do pole „Odv. od“ mm/rr další měsíc, za který budete zpracovávat mzdy, pak se v příkazu k úhradě objeví součet běžné a všech dříve sražených částek. V případě exekuce výživného, kdy je částka shora omezená např. 500,- Kč, vyplníte částku a program srazí max. 500 a zbytek použije k úhradě ostatních exekucí. V případě, že máte ve firmě více druhů exekucí, je třeba pro každý z nich nastavit samostatnou mzdovou položku. V programu rozlišujeme 6 základních druhů: a) 1/3 exekuce – nepřednostní (702) b) 2/3 exekuce – přednostní (706) c) 2/3 exekuce – přednostní – výživné (běžné i dlužné) (707) d) 2/3 exekuce - insolvenční návrh (709) – má absolutní přednost přede všemi doposud zadanými srážkami – tento kód použijte výhradně na žádost exekutora o zaslání celé částky mzdy s uplatněním nezabavitelné částky. e) insolvenční návrh (708) – má absolutní přednost přede všemi doposud zadanými srážkami – tento kód použijte výhradně na žádost exekutora o zaslání celé částky mzdy bez uplatnění nezabavitelné částky. Jedná se o případ, kdy jste dalším zaměstnavatelem daného zaměstnance a nezabavitelnou částku již uplatňuje první zaměstnavatel. V opačném případě (máte uplatňovat nezab. částku) se jedná o běžnou 2/3 exekuci (706 nebo 709), kdy ostatní exekuce pozastavíte zadáním období „Do“ v jejich nastavení. f) exekuce přikázáním pohledávky (710) - insolvenčnímu správci se odvádí celá část mzdy k výplatě bez uplatnění nezabavitelné částky a to včetně příjmů z DPP a daňového bunusu. Na příjem zde není pohlíženo jako na mzdu a proto se tato

5-32


exekuce neřídí stejnými pravidly pro výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy (OSŘ). Daňový bonus nelze dle rozhodnutí Vrchního soudu v Olomouci č.j. 3 VSOL 852/2011 ze dne 11.5.2012 započítávat do čisté mzdy povinného pro účely srážek ze mzdy povinného. Avšak s ohledem na rozhodnutí Vrchního soudu v Praze ze dne 18.3.2013 č.j. 1 VSPH 241/2013 jej lze postihnout jako jinou peněžitou pohledávku ve smyslu ust. § 312 a násl. občanského soudního řádu ve spojení s ust. § 52 exekučního řádu. Vzhledem ke skutečnosti, že na provedení exekuce přikázáním jiné peněžité pohledávky se nevztahují ustanovení o nezabavitelné částce, srazí se daňový bonus na základě exekučního příkazu k provedení exekuce přikázáním jiné peněžité pohledávky celý. Na exekuční příkaz přikázáním pohledávky se nevztahuje pořadí, které mají pohledávky při srážkách ze mzdy. Exekuce bude tedy provedena podle exekučního příkazu na daňový bonus. Daňový bonus je zapotřebí odlišit od přeplatku na dani z ročního zúčtování záloh, který je považován za jiný příjem povinného (viz rozhodnutí Vrchního soudu v Olomouci ze dne 30.4.2014 č.j. 1 VSOL 393/2013). Pro ovlivnění výše nezabavitelné částky u zaměstnance je možno použít kódy: a) 960 - Stanovení nezabavitelné částky povinného pro exekuci (v Kč) b) 961 - Stanovení nezabavitelné částky povinného pro exekuci na % zákonného nároku c) 962 - Stanovení odůvodněných existenčních potřeb zaměstnance u insolvence Zápisem těchto kódů v nastavení zaměstnance – mzdové údaje a následném použití ve výkazu práce je možno ovlivnit výši nezabavitelné částky u zaměstnance. U kódu 960 se do sazby zadává přímo výše nezab. částky a u výpočtu exekuce je použita nižší ze zadané částky a částky vypočtené dle nastavení v základních údajích zaměstnance- nastavení pro exekuce. U kódu 961 se do sazby zadává % výše – např. 25.5% a touto sazbou je upravena částka vypočtená dle nastavení v základních údajích zaměstnance- nastavení pro exekuce. Kód 962 se použije v případě, že insolvenční správce přímo určí částku čisté mzdy, která má být zaměstnanci ponechána, zbytek čisté mzdy je odveden na insolvenci. Doporučení: Při zadávání každé exekuce si upravte pole Číslo exekuce tak, že si zde dopište č.j. exekuce např. 1/3 – 103 EX 12255/2011 (při větším množství exekucí u jednoho zaměstnance tak budete mít již při zpracování mzdy přehledně zobrazeno, na který exekuční příkaz se srážky provádějí, přehledná bude i sestava Rekapitulace srážek ze mzdy). Po vyplnění všech údajů zvolte „uložit“ a dále zvolte u stejné exekuce „změnit“ – nyní se Vám otevře možnost k vyplnění pole Nařízení vydal – zde si vyplníte název a adresu instituce, která srážky ze mzdy nařídila. Takto doplněné údaje se Vám pak budou správně zobrazovat na potvrzení o zaměstnání, které budete vystavovat zaměstnanci při skončení zaměstnání. Pokud je exekuční příkaz vystaven na konkrétní částku, označte si háčkem údaj Hlídat sraženou částku – v tom případě bude program provádět příslušné srážky (např. celou 1/3 u jediné exekuce) a v měsíci, kdy již nebude potřeba srazit celou třetinu, srazí již pouze nesražený zůstatek. Údaje o prováděných srážkách si můžete vytisknout jako přílohu ke mzdovému listu takto: Sestavy – Mzdový list – Srážky v roce. Při propočtu mzdy ve výkazu práce (ve standardním režimu) se otevře mzdová karta a v její dolní části se nachází tlačítko „Exekuce“. Po jeho stisku je zobrazeno rozdělení sražené částky na jednotlivé exekuce. V případě, že zaměstnanec pobírá důchod, dávky atd., které mají být předmětem exekuce a na něž obdržíte od jiného plátce potvrzení zadejte potvrzenou částku do výkazu práce doporučeným kódem: 570 - základ pro exekuce od jiných plátců (důchody,..). Takto zadaná částka bude připočtena k čisté mzdě zaměstnance použité pro výpočet exekucí.

slouží pro případ výživného pro dřívější příkaz

Postup pro nastavení penzijního fondu(PF)/životní pojišťovny(ŽP) 1. V seznamu pojišťoven si nastavíte penzijní fond resp. životní pojišťovnu. U nastavení fondu/pojišťovny si můžete zvolit – Hromadná platba, tzn., že odvádíte jednou položkou dohromady za všechny zaměstnance pojištěné u daného fondu příspěvek zaměstnance a druhou položkou příspěvek zaměstnance. Toto nastavení je výhodné neboť šetří peníze za poplatky spojené s počtem položek na příkazu k úhradě. Pro fond lze v tomto případě vygenerovat soubor s rozpisem příspěvků jednotlivých


5-33

zaměstnanců (vždy budou 2 – první s příspěvky zaměstnance a druhý s příspěvky zaměstnavatele). Formát souboru si musíte nastavit v nabídce „Formát výstupního souboru“. Soubor se tvoří v příkazech k úhradě – „Výstup pro PF“. 2. U zaměstnance - F6 nastavení - mzdové údaje – přidat mzdovou položku příspěvku zaměstnavatele i zaměstnance (pokud mzdovou položku nenajdete ve standardní sadě založte novou – viz. „Mzdové položky“) Při nastavování mzdových položek pro PF si musíte vybrat, zda se má příspěvek zaměstnavatele počítat procentem z vym. základu nebo pevnou částkou (toto by mělo být specifikováno přímo ve smlouvě s fondem). V nastavení mzdové položky si proto zkontrolujte způsob výpočtu. Pro změnu nastavení použijte tlačítko „Vybrat“ vpravo nahoře.

3. Důležité je použít správné mzdové položky: Pro PF slouží mzdové položky 420 a 421 a pro ŽP slouží položky 430 a 431

Postup pro roční vyúčtování daně Pokud máte v zaměstnancích u všech uloženo roční vyúčtování daně (pro kontrolu existuje sestava v Přehledy ke mzdám – Sestavy – Tisk soupisu ročního vyúčtování daně) a chcete jej proplatit ve mzdách, pak zvolte Výkazy práce - Hromadné pořizování. Zde je volba – kód 801 - a poté v základní obrazovce stiskněte „Návrh RZD“. Zobrazí se zaměstnanci s částkami v sazbě - dále stiskněte „Propočítat“ a „Uložit“ - částky i s kódem se objeví ve výkazech práce u každého zaměstnance. Toto okno dále slouží pro hromadné pořízení např. odměn, prémií, nebo hromadné změny srážek např. za stravenky. Vždy záleží na tom, jak je nastavena konkrétní mzdová položka, kterou chceme měnit.

Postup pro hromadný tisk mzdových listů a potvrzení příjmů V seznamu zaměstnanců – Přehledy – Hromadné tisky – musíte si vybrané zaměstnance označit – viz. sloupec „Označeno“. Hromadně lze označit/odznačit stiskem „*“ na numerické klávesnici.

Postup pro nastavení průměrů při přechodu z jiného mzdového software

Průměry pro náhrady Zadává se ve „mzdových údajích“ zaměstnance – zadáte startovací datum (např. 1.1.2009 pokud začínáte od začátku roku) a po zadání data se objeví kolonka „Náhrady“ do níž vyplníte denní průměr. S tímto průměrem bude program pracovat první čtvrtletí. V následujícím čtvrtletí si již vypočte vlastní průměr. Dále se zde objeví také kolonka „Odp. dny ve startovacím roce“ do níž zapíšete kumulovaný počet odprac. dní z hlediska dovolené v období od začátku roku do měsíce před prvním zpracovávaným v Premieru. Toto číslo má vliv u výpočtu dovolené – aby program „věděl“ v kterém režimu (za odprac. dny/roční nárok) dle ZP má počítat.

Pro nastavení správného zůstatku dovolené u zaměstnance (např. v programu Premier začínáte od 7/2014) je doporučeno ve sledování dovolené přidat položku za 6/2014 v níž zadáte kumulované čerpání za 1-6/2014 (z jiného programu) a dále ZMR dle skutečnosti k 1.1.2014. Tuto operaci proveďte až po zadání položek pro výpočet průměrů pro nemoc dle následující kapitoly. Pokud tak učiníte dříve, tak při přepočtu za 6/2014 budou data dovolené přepočtena a bude nutné je znovu ručně opravit. Po takovém zadání dovolené měsíc uzamkněte.

Průměry pro nemoc - potvrzení k žádosti o nemocenské při dočasné prac. neschopnosti: V programu je potřeba zadat 12 měsíců zpětně ke všem zaměstnancům tyto hodnoty:


5-34

1. 2.

vym. základ pro soc. poj. – ve výkazech práce – hromadné pořizování (viz. manuál) – kódem 301 zadáte vym. základ vyloučené doby – ve výkazech práce – u jednotlivých zaměstnanců kódem vyloučené doby

Každý měsíc zpracujete ve zpracování mezd. Zde také naleznete sestavu průměrů i s výpočtem pro pozdější kontrolu. U zaměstnanců u kterých nemoc začala dříve je třeba zadat 12 měsíců před začátkem nemoci, tak aby při zadávání nemoci (která pokračuje do současnosti) již program počítal se správnými hodnotami.

Postup pro nastavení nepravidelné pracovní doby Existují 2 možnosti: 1. Individuální kalendář – absolutně nepravidelná prac. doba 2. Nepravidelná PD – opakující se pracovní cyklus – „kolotoč směn“ ad. 1) Nastavuje se fond prac. hodin platný pro každý měsíc. Nastavení lze provést a měnit na dvou místech.


5-35

ad. 2) Nastavuje se fond prac. hodin platný pro každý měsíc. Nastavení lze provést a měnit na dvou místech. Nepravidelné pracovní doby - nyní se dá zaměstnancům nastavit pracovní doba, která se definuje jako cyklus po sobě jdoucích pracovních dob (směn). Tyto se nastaví v příslušném číselníku a pak se jednoduše skládají za sebou do cyklů: 1. nastavíte číselník pracovních dob např. ranní – 8h a volno 0h

2. z nich poskládáte číselník prac. cyklů – např. 10-denní cyklus.

3. ke každému dni v pracovním cyklu můžete přiřadit jednu nebo více položek příplatků včetně zadání hodin a sazby. Pokud např. přidáte příplatek za práci ve svátek – tento se přidá při zahájení měsíce automaticky, ale pouze v případě, že ten den bude skutečně svátek (ve mzdové položce příplatku za práci ve svátek je v umístění v časovém přehledu nastaveno „pouze ve svátek“ a toto nastavení je respektováno). Položka „Korekce fondu“ může obsahovat počet hodin, o které se navýší FPD oproti součtu hodin z cyklu. A tento cyklus nakonec přiřadíte zaměstnanci od určitého data a dni v cyklu. ( Např. od 1.1.2011 a je to 5. den v cyklu. ) A tento cyklus nakonec přiřadíte zaměstnanci od určitého data a v určitém dni cyklu. Tím je zajištěno jeho nastavení i v dalších měsících (cyklus se neustále opakuje). Obě nastavení lze provést a měnit na dvou místech. V personalistice nebo přímo ve výkazech práce. Pokud budete potřebovat zaměstnanci/všem zaměstnancům se stejným cyklem upravit FPD – např. zrušit/přesunout plánovanou směnu lze toto upravit přímo v kalendáři konkrétního měsíce a to dvojklikem na příslušnou délku směny v konkrétním dni.

5-36


Přihlašování/odhlašování zaměstnanců na ZP a OSSZ V „Zaměstnanci – Přehledy – Hlášení ZP/Hlášení OSSZ“ naleznete přehled za Vámi zvolené období ve kterém Vám program nabídne v tomto období přijaté/propuštěné zaměstnance i s návrhem příslušné akce (přihlášení/odhlášení) daného zaměstnance. Pokud jste již před sestavením tohoto přehledu uložili u zaměstnance přihlášku/odhlášku, bude mít tento zaměstnanec ve sloupci „Uloženo“ zobrazenu hodnotu „ANO“ (dále viz. „Postup práce v obr. hlášení“). Program si ukládá jednotlivá hlášení k zaměstnancům a podle nich pak např. počítá počet pojištěnců u jedn. ZP v měsíčním přehledu. Hlášení ZP u jednotlivého zaměstnance lze kromě přehledu (hromadná editace všech zaměstnanců za zvolené období) editovat také v „Nastavení – Osobní údaje – klik na zkratku ZP“ – dojde k otevření seznamu hlášení konkrétního zaměstnance, kde je v časovém sledu zobrazen seznam hlášení. Pro editaci hlášení pro OSSZ slouží tlačítka v „Zaměstnanci – Sestavy F8“. Ke konkrétnímu zaměstnanci (jednomu PP) existuje vždy jen jedna přihláška/odhláška.

Postup práce v obrazovce hlášení Ve všech třech přehledech (ELDP,ZP,OSSZ) se po zadání období navrhnou zaměstnanci u kterých byl v daném období pohyb (vstup, výstup, ELDP). Pokud ve sloupci „Uloženo“ v řádku zaměstnance není „ANO“, znamená to, že příslušný záznam ještě není uložen a nemůže být tedy označen k exportu (tisku). Pro jeho uložení je třeba kliknout na šedý čtvereček se šipkou – dojde k otevření záznamu. Tento je nutné zkontrolovat a uložit. Takto uložený záznam již můžete pomocí kliknutí na šipku před sloupcem „Označeno“ označit. POZOR – pokud budete chtít tisknout přihlášku/odhlášku/změnu OSSZ na inkoustové tiskárně, může se stát, že zvolená sestava nepůjde vytisknout. V tomto případě místo „Tisk komplet“ zvolte „Tisk na formulář“. Tento problém je dán nastavením tisknutelné plochy na části inkoustových tiskáren (neumí tisknout až k okraji A4 a sestava je pro ně moc velká).

Postup práce při exportu vybraných údajů ze mzdových listů (zpracovaných mezd) V „Přehledech ke mzdám“ si zvolíte požadované období a dále pokračujete volbou „Universální přehledy“. Zde se dostanete do přehledu jednotlivých měsíců všech v daném období zpracovaných zaměstnanců. Jeden řádek vždy představuje jeden zpracovaný měsíc konkrétního zaměstnance. V tomto přehledu můžete použít uživatelský filtr (poslední tlačítko vpravo od posuvné lišty). Pomocí tohoto filtru si můžete vybrat jakékoliv záznamy (dle zvolených podmínek viz. obr.). Např. pokud chci pouze HPP a u nich hrubou mzdu, základ soc. pojištění, zálohu na daň. Postup je následující : 1. V uživatelském filtru zvolím podmínku a tlačítkem přidat do filtru ji přesunu do spodní části, poté zvolím OK.

výběr filtru zadání podmínky


5-37

2. V tomto přehledu můžeme použít Smart filtr. Dovolujeme si uživatele upozornit, že celková hrubá mzda je tvořena součtem položek: mz_hruba+mz_nosoc+mz_odsofo+mz_odstat+nat_poz Kde jednotlivé položky jsou : mz_nosoc – složky nepodléhající odvodům mz_odsofo – odměny ze soc. fondů mz_odstat – odměny statutárních org. nat_poz – naturální požitky V případě, konkrétní přehled“, ale

že chcete zjistit údaje přímo z výkazů práce (např. částku za mzdovou položku za sled. období) nelze použít „Universální musíte úplně stejně použít „Archiv mzdových položek“.

3. Export export dat.

dat. Tlačítkem Tiskárny (na pravém horním rohu) provedete

Přenosy zaúčtování mezd Pokud máte PC na kterém se zpracovávají mzdy oddělené od ostatních (není součástí sítě) lze zaúčtování mezd vytvořené na tomto PC přenést do hlavních dat. Ve „Zpracování mezd - Zaúčtovat“ naleznete vpravo nahoře tlačítko „Export zaúčtování“ po jehož stisku je na Vámi zvoleném místě vytvořen soubor typu *.exp. Tento soubor přenesete na PC s přístupem k hlavním datům a po stisku tlačítka „Import zaúčtování“ jej vyberete. Zaúčtování se objeví v nabídce a Vy jej můžete pomocí tlačítka „Zaúčtovat“ zaúčtovat do deníku.

Sledování Náhradního volna, stravenek apod. Pokud chcete v organizaci sledovat jakékoliv Saldo (nárok mínus čerpání) u zaměstnance, můžete k tomu využít přehled, který se nachází „Přehledy ke mzdám – Přehledy - Salda“. V horní části přehledu si zvolíte sledované saldo 1- 4 a periodu za kterou se počítá nutnost saldo vyčerpat. Příklad: sledování náhradního volna z hlediska zákona o mzdě Ve mzdových položkách si nastavím dle vzoru 4 nové (pokud již takové v nabídce nejsou) mzdové položky: a) 583 - Nárok na NV (budu zadávat do výkazu práce místo proplacení přesčasů) b) 584 – Čerpání NV/ Proplacený přesčas (při čerpání je použita sazba 0, při proplacení je třeba změnit sazbu na 25%) c) 580 – Mzda za svátek (propl. v běžném měs.)+ nárok na NV d) 582 - Čerpání NV za práci ve svátek (100% náhrady, ke kódu 580) (zák. o mzdě) Tyto položky jsou přednastaveny a slouží ke sledování nároků zaměstnance na NV (náhradní volno) a to za: 1. Přesčas – zaměstnanci není proplacen příplatek, ale je mu umožněno čerpání NV které je neplacené (pokud není vyčerpáno do 3 měsíců, musí být vyplacen příplatek a nárok na NV zaniká) 2. Odpracovaný svátek – zaměstnanci je zaplacena základní mzda, není vyplacen příplatek za svátek, vzniká nárok na NV a toto je proplaceno 100% náhradou Odlišný postup je třeba zvolit z hlediska zákona o platu. Zde zaměstnanci náleží mzda (a tím i posouzení doby za odpracovanou) až v měsíci čerpání NV (položky 585, 586). Obecně tyto položky musí být umístěny do stejného salda, např. SALDO 1. Jedna je označena jako nárok, druhá jako čerpání. Program pak v přehledu vypočte k jednotlivým zaměstnancům saldo za zvolené období a po zadání periody (v tomto případě 3 měsíce) Vám program ukáže saldo po termínu, tzn. kolik hodin přesčasů je potřeba vyčerpat/proplatit.

5-38


Nové možnosti při tvorbě přehledů a grafů V jakékoliv obrazovce, která obsahuje v pravé části standardní sadu tlačítek můžete využít funkcí jako jsou: Filtr a Sumace S těmito funkcemi si snadno vysoučtujete takové údaje jaké potřebujete – viz. ukázka Vývoj hrubých mezd za 1-3/2009 :

Zpracování pracovní smlouvy pomocí propojení s aplikací MS Word Pokud chcete využít Vaši stávající pracovní smlouvu (dodatek pracovní smlouvy, platový /mzdový výměr) zpracovaný ve formátu MS Word/OOD, pak jistě uvítáte možnost přenosu vybraných údajů o zaměstnanci do tohoto dokumentu a jeho následné uložení/úprava/tisk. V tisku pracovní smlouvy/ výměru zvolíte možnost „Vlastní“ (tlačítko je aktivní jen u uloženého dokumentu):

Po jeho stisku zadáte pomocí tlačítka soubor se zdrojovou pracovní smlouvou. Tato smlouva je vytvořena ve Wordu a místo údajů o zaměstnanci obsahuje textové proměnné viz. obr. Taková smlouva/výměr se Vám bude nabízet přímo v programu jako implicitní, nebo si ji můžete zkopírovat z adresáře Premier. Po zkopírování nebo po prvním použití naší základní (zdrojový soubor pak naleznete ve složce volných dokumentů) si ji můžete upravit dle svých představ, pojmenovat, uložit do jiné složky a nastavit si ji do číselníku zdrojů. Seznam proměnných - údajů z personalistiky si můžete prohlédnout pomocí tlačítka „Seznam proměnných“. Dále opět pomocí tlačítka zadáte cílový adresář a pokud chcete výsledný soubor s údaji o zaměstnanci uložit pod jiným názvem, než nabízený („nová_smlouva“), pak jej vypište. Pokud chcete cílový dokument uložit do již existujícího souboru jinde na disku, opět použijte tlačítko za názvem souboru. Tvorbu cílového dokumentu dokončíte stiskem volby „Export“ – otevře se aplikace Ms Word s otevřeným dokumentem.


5-39

Pro možnost hromadného exportu do MS WORD/ OOD použijte přehledu platových výměrů/prac. smluv, který naleznete v zaměstnancích – Přehledy - Přehled plat. vým./prac. smluv. Zde je možnost hromadného tisku - generování souborů, kde název výstupního dokumentu je automaticky tvořen slovy „vymer_“ nebo „smlouva_“ (nebo Vámi zvoleného textu) a dále příjmením a jménem zaměstnance.

Nastavení textového pole v aplikaci Ms Word 2010 Klikněte na kartu Soubor. Klikněte na tlačítko Možnosti.

5-40


Klikněte na položku Přizpůsobit pás karet. Pod položkou Přizpůsobit pás karet klikněte na položku Hlavní karty. V seznamu zaškrtněte políčko Vývojář a potom klikněte na tlačítko OK.

Na kartě Vývojář klikněte ve skupině Ovládací prvky na tlačítko Režim návrhu a potom klikněte na požadované ovládací prvky.

Po přidání textového pole formuláře jej lze rozkliknout a do kolonky „Výchozí text“ zadat pojmenování pole a do kolonky „Záložka“ vložte název dané proměnné. V našem příkladu má hodnotu „misto_n“, což je místo narození (seznam těchto proměnných je v Premieru viz. výše). Takových textových polí může být v dokumentu neomezený počet a Premier je nahradí skutečnými hodnotami daného zaměstnance.


5-41

V Ms Word 2007 můžete tyto textová pole formuláře do dokumentu přidávat pomocí volby v horním menu: Zobrazit – panely nástrojů – Formuláře. Objeví se Vám nabídka: a kliknutím na možnost „ab“ se Vám klikem jej otevřete a vyplníte

v dokumentu objeví prázdné pole. Dvojitým hodnoty viz. výše.

Nastavení textového pole v aplikaci OpenOffice Writer

Tvorba textového pole: vyberete možnost „Jiné ….“

V záložce „proměnné“ zvolte typ: uživatelská pole a zde v dolní části vyplníte údaje Název a Hodnota. Do údaje Název se vyplňuje proměnná ze systému Premier, do hodnoty si zapište své pojmenování pole a stiskněte tlačítko „Vložit“.

PŘÍKLADY PRÁCE V PERSONALISTICE PŘI NÁSTUPU A ODCHODU ZAMĚSTNANCE Nástup do zaměstnání

5-42


Zadáme všechny údaje týkající se zaměstnance do kmenových údajů i údajů týkajících se pracovního poměru. Vyplníme dodatečně i údaje v sekci Sestavy - Pracovní smlouva - zajistíme si tak zobrazení běžící zkušební doby nebo nadcházejícího skončení pracovního poměru na dobu určitou zaměstnance (tyto údaje doporučujeme vyplnit i v případě, že nepoužíváte tisk pracovní smlouvy prostřednictvím programu Premier). Pokud jste zvyklí zakládat si do osobního spisu osobní kartu zaměstnance v tištěné podobě - můžete pro tyto účely použít tisk Přílohy ke mzdovému listu zaměstnance. Pokud zaměstnanec nedoložil při nástupu do zaměstnání některý z potřebných dokladů, můžete si poznámku o této skutečnosti poznamenat přímo k danému zaměstnanci tak, že si ho v seznamu zaměstnanců označíte a stisknutím pravého tlačítka myši otevřete možnost - vložit nalepovací poznámku. Tato poznámka se Vám bude zobrazovat vždy, když budete procházet seznamem zaměstnanců.

tuto poznámku zrušíte, když už nebude aktuální, tak, že do ní vstoupíte kurzorem a poté označíte křížkem - otevřou se Vám možnosti: *skrýt a uchovat v archívu poznámek U zaměstnance můžete vytvořit přihlášku ke zdravotnímu pojištění zvolením možnosti *vymazat Zaměstnanci - Přehledy - Hlášení ZP *označit jako splněné ze kterých si vyberete

Otevře se Vám obrazovka pro možnost tisku - nejlépe zvolte tisk Hlášení - tisk - pdf - kde můžete vytisknout Hromadné oznámení zaměstnavatele přímo na příslušném tiskopise dané pojišťovny.

Pro vlastní evidenci si označte potvrzeno převzetí - při větším pohybu zaměstnanců za dané období pak budete mít dobrý přehled o tom, který ze zaměstnanců již byl za dané období přihlášen - u více zaměstnanců pak budete moci pracovat se seřazením nebo filtry.

Přihlášení na OSSZ Vytvořte si přihlášku na sociální pojištění, kterou si zkontrolujte a uložte. Pokud Vám zaměstnanec nahlásil kromě adresy trvalého bydliště také odlišnou adresu pro korespondenci - doplňte tuto adresu ručně v přihlášce pro OSSZ ještě před jejím uložením (program při tvorbě přihlášky pro OSSZ tuto adresu nenabízí, i když byla v kmenových údajích zadaná). Zaměstnanci - Sestavy - Hlášení OSSZ - Přihláška


5-43

Takto zkontrolovanou a uloženou přihlášku si můžete vytisknout buď do formuláře OSSZ nebo kompletně včetně pozadí k založení v papírové podobě. Pokud chcete přihlášku odeslat elektronicky, pak zvolíte: Zaměstnanci - Hlášení OSSZ - zadáte požadované období

Vybrané zaměstnance označíte a odešlete.

Ukončení zaměstnání Při rozvázání pracovního poměru nejdříve vyplníte údaje do sestavy Zaměstnanci - Sestavy - Rozvázání pracovního poměru. Zde doplníte den ukončení pracovního poměru (tento den se Vám automaticky uloží i v nastavení údajů o pracovním poměru zaměstnance), dále doplníte způsob rozvázání pracovního poměru včetně další bližší specifikace, případně i další skutečnosti /např. důvod, pokud byl uveden/. Tyto údaje pak budou použity při tvorbě potvrzení pro úřad práce. Rozvázání pracovního poměru po doplnění údajů uložte i v případě, že je nebudete používat ve formě tisku pro pracovně-právní účely.

Zde Vám program nabídne způsoby

Zde uvedete doplňující údaje, které program nabídne - ty jsou povinné

5-44


Potvrzení o zaměstnání (zápočtový list): Zaměstnanci - Sestavy - Zápočtový list Zde si nastavíte formu Potvrzení o zaměstnání, která Vám vyhovuje. Pokud nechcete uvádět v potvrzení o zaměstnání dobu trvání dočasných pracovních neschopností a rodné číslo, ponechte políčka před těmito údaji prázdná. Doby dočasných pracovních neschopností pak můžete vytisknout na oddělené sestavě. Údaj, zda byl nebo nebyl pracovní poměr ukončen pro zvlášť hrubé porušení právních předpisů zaměstnancem bude na potvrzení o zaměstnání uváděn pouze u pracovních poměru, které skončí nejpozději dnem 31.12.2011, dále pak tento údaj bude uváděn již pouze v potvrzení pro úřad práce. Příklad pro nastavení způsobu tisku Potvrzení o zaměstnání tak, že bude v podobě jednostránkové, bez uvedení rodného čísla, dočasných pracovních neschopností a výdělku zaměstnance přímo v tomto tiskopise. (V souladu s legislativou). Obsah si zkontrolujte před tiskem v náhledu. Toto nastavení si uložte a bude používáno i u ostatních zaměstnanců.

Pokud chcete potvrzení o dočasných pracovních neschopnostech vytisknout jako samostatnou sestavu, vytvořte si ji takto:

Potvrzení pro úřad práce: Toto potvrzení program nabízí v obsahu odpovídajícím aktuální legislativě, zde je nutno označit


5-45

požadovanou sestavu, zkontrolovat doby pojištění a případně i údaje týkající se odstupného. Údaje o způsobu rozvázání pracovního poměru jsou automaticky přebírány ze sestavy Rozvázání pracovního poměru za předpokladu, že byl řádně vyplněn a uložen. Údaje o výdělku si zkontrolujte.

Tisky odhlášení u zdravotní pojišťovny proveďte obdobným způsobem, jako u přihlašování zaměstnanců. Zaměstnanci - Hlášení ZP - zadejte požadované období - označte si zaměstnance podle druhu zdravotní pojišťovny (můžete případně vyfiltrovat). Odhlášku formou Oznámení o nástupu - skončení zaměstnání pro OSSZ vytvoříte obdobně jako u přihlašování při nástupu buď přímo Zaměstnanci - Sestavy - Hlášení OSSZ - Odhláška (kde si ji uložíte a případně) nebo ji budete ukládat. Zaměstnanci - Hlášení OSSZ - najít a označit příslušné zaměstnance - otevřít odhlášku, uložit a natisknout případně označit k elektronickému exportu.

Tiskové sestavy po zpracování poslední mzdy Po zpracování poslední mzdy zaměstnance, kterému skončil pracovní poměr. Mzdový list Zaměstnanci (vyberete si požadovaného zaměstnance) - Sestavy - Mzdový list - zvolíte příslušný rok

Vytisknete mzdový list Na rubovou stranu mzdového listu vytisknete přílohu ke mzdovému listu. Pokud má tento zaměstnanec prováděné exekuční srážky, můžete si jako další přílohu vytisknout Srážky v roce. Vytiskněte danému zaměstnanci potvrzení o zdanitelných příjmech, pokud o ně požádá.

5-46


Zaměstnanci (vyberete si požadovaného zaměstnance) - Sestavy - Roční zúčtování/potvrzení daně - zvolíte příslušný rok zvolíte "Potvrzení" a zkontrolujete potvrzované údaje. Potvrzení bude vytištěno ve formátu, který je v souladu s aktuální legislativou.

Vytiskněte nebo odešlete ELDP Zaměstnanci (vyberete si požadovaného zaměstnance) - Sestavy - ELDP Při tisku nebo elektronickém odesílání ELDP budete postupovat podle postupu, který jsme popsali výše. V nastavení zaměstnance si označíte tohoto zaměstnance jako neaktivního.

ISPV U každého zaměstnance dále doplníte další údaje ISPV týkající se zařazení a druhu smlouvy - taktéž jsou Vám k dispozici příslušné číselníky.


5-47

další údaje, které musíte mít vyplněny:

Také zde máte k dispozici příslušné číselníky. Ostatní údaje již program přebírá přímo ze zpracování mezd. Po skončení čtvrtletí budete při přípravě souborů k odeslání postupovat následovně. Zvolíte období, za které chcete výkaz odeslat, např. 01-03/2011 Mzdy - Přehledy ke mzdám - ISPV

Vytvoří se soubor mp, který si můžete předběžně zkontrolovat, případné chybějící údaje pak doplnit (ne v tomto přehledu).

5-48


Po potvrzení OK se následně vytvoří i soubor mi. Oba tyto soubory se uloží v adresáři PREMIER\export\...... . Tyto soubory následně můžete odeslat tak, jak jste doposud zvyklí (např. prostřednictvím programu pro odesílání údajů ISPV, kde si odesílané soubory můžete ještě jednou formálně zkontrolovat, nebo jako přílohu elektronické zprávy.

ELEKTRONICKÉ PROPOJE NÍ S ČSSZ Postup: V horním menu „Přehledy“ v zaměstnancích si zvolíte volbu „ELDP“ a zadáte rok za který chcete sestavovat ELDP. V přehledu, který se Vám otevře, můžete sestavovat evidenční listy u jednotlivých zaměstnanců a dále je dle potřeby upravovat a následně uložit. Takto uložené evidenční listy se dají označit a pomocí tlačítka „Export do XML“ i vyexportovat. Bude vytvořen soubor na disku C:\premier\dokument\fa…\eldp.xml.

Nakonec vyberete tlačítko „Načíst“ a najdete soubor C:\premier\dokument\fa…\eldp.xml. Po vytvoření souboru je Vám nabídnuta možnost automatického odeslání souboru pomocí kanálu VREP přímo na ČSSZ (více v kapitole ePodání). U každého zaměstnance můžete mít za jeden kalendářní rok uloženo i více evidenčních listů důchodového pojištění, které si označíte jako první, druhý .... . (např. první jste odesílali k žádosti o důchod, kdy pracovní poměr trval, následně jste zjistili chybu a odesílali jste opravný, poté odesíláte třetí - při skončení pracovního poměru zaměstnance). Zde si označíte pořadí odesílaného ELDP u zaměstnance v daném roce - jde o označení pouze pro Vaší potřebu - v tisku ani exportu se neobjeví. Pokud provádíte opravy již odeslaného EL - nezapomeňte doplnit tento údaj

Pokud ručně zasahujete do jakékoliv pozice na řádku, zkontrolujte si celý obsah řádku i součty

Pokud odesíláte evidenční listy v papírové podobě, doporučujeme používat tento způsob tisku, kdy se přepnete přímo do návrhu tisku formuláře ve formátu .pdf - zde si pak zvolíte, zda chcete vytisknout pouze hodnoty do originálního formuláře ČSSZ, nebo si vytisknete celý formulář včetně pozadí.


5-49

Toto je již ukázka práce s .pdf souborem. Po rozkliknutí možnosti „Vytisknout“ si zvolíte, zda budete tisknout pouze data do originálního formuláře nebo celý dokument včetně barevného pozadí. Zvolíte si zde zároveň i způsob umístění tiskopisu na stránce pro tisk. Tento již hotový doklad si můžete uložit ve svém počítači pro případnou další potřebu. Obdobným způsobem můžete elektronicky odesílat na OSSZ oznámení o nástupu/ukončení zaměstnání nebo oznámení o změně. Oznámení o nástupu si můžete vygenerovat a uložit buď přímo v sestavách pro jednotlivé zaměstnance: Mzdy – Zaměstnanci – Sestavy – Přihláška OSSZ - kde přihlášku – odhlášku můžete zkontrolovat a uložit (případně vytisknout), dále pak budete pokračovat následujícím způsobem (doporučeno): Mzdy – zaměstnanci – Hlášení OSSZ

1

Zde si zvolíte „Hlášení OSSZ“, poté zadáte období, za které chce hlášení odeslat.

2

Po potvrzení vám program nabídne přehled hlášení v daném období podle kódu

Požadované zaměstnance, u kterých si přejete hlášení odeslat, označíte o odeslání

2 Pro zpřehlednění (pokud chcete pracovat pouze např. s nástupy do zaměstnání) můžete hlášení v daném období setřídit podle kódu pomocí šipky nad sloupcem Kód hlášení nebo vyfiltrovat pouze vybrané hodnoty.

1

Označená hlášení pak tlačítkem ExportXML vyexportujete na portál ČSSZ.

3

5-50


MODUL EPODÁNÍ Po vytvoření podání (XML souboru) budete dotázáni na možnost přímého odeslání na rozhraní příslušného úřadu. Vyčkejte, až program dokončí komunikaci (zmizí odpočítávání času). Záznam o odeslání je uložen do Centra ePodání, kde jej můžete dále ověřovat (zjišťovat výsledek podání) pomocí tlačítka „Ověřit stav“. V Centru ePodání existují 3 základní stavy:

1. Nedokončená komunikace – tento stav může mít několik mezistupňů (přijato serverem, přijato serverem – dosud nezpracováno ČSSZ) 2. Podání přijato 3. Podání zamítnuto Při dřívějším ukončení komunikace uživatelem (nedoporučujeme) dojde k zápisu podání na server i do Centra ePodání v programu, ale záznam nebude obsahovat Id číslo zprávy. U takového záznamu je nutno vyčkat na potvrzovací mail z ČSSZ, který obsahuje: 1. Datum příchodu podání - podle něj poznáte to správné podání. 2. Identifikátor podání (ČSSZ) – ten zapíšete do záznamu v Centru ePodání a dále pokračujete standardní cestou (tlačítko „Ověřit stav“). U Portálu ZP je možno podání s předčasně ukončenou/nedokončenou komunikací ověřit přímo pomocí webového rozhraní. U FU neexistuje možnost opravy při nedokončení komunikace – nepředání Id podání. U VZP by k této situaci (podané, ale nepotvrzené podání) nemělo dojít.

KOMUNIKACE S ČSSZ PŘES ROZHRANÍ VREP K odesílání podání přímo z programu Premier potřebujete pouze Váš kvalifikovaný certifikát zaregistrovaný na ČSSZ –více na: http://www.cssz.cz/cz/e-podani/ke-stazeni/#sirf_cert Pokud komunikace havaruje je chyba zapsána do souboru Premier\EpodaniCzConsoledebugLog.txt

KOMUNIKACE S MFCR (FU) PŘES ROZHR ANÍ EPO Aplikace kopíruje princip funkčnosti Podatelny EPO a umožňuje činnost ve dvou modech – odeslání podání a dotaz na výsledek podání. Poté, co je podání odesláno, Podatelna EPO potvrdí jeho přijetí. Potvrzení o přijetí obsahuje jedinečný identifikátor, který byl přijatému podání přidělen. Potvrzení je přijato ve formě souboru .p7s (umístěn v komunikačním adresáři Premier\fa+číslo firmy+\vrep\), který je vhodné uchovat – slouží jako oficiální doklad o odeslání podání. Pokud komunikace havaruje je chyba zapsána do souboru Premier\ EpoConsoledebugLog.txt


5-51

KOMUNIKACE S VZP PŘES ROZHRANÍ B2 B Pro odesílání zpráv na B2B rozhraní VZP je nutno mít k dispozici podpisový certifikát a tento zaregistrovat u VZP. Při registraci je uživateli od VZP rovněž přidělen identifikátor (uid) a tento zadejte do Uživatelských předvoleb k nastavenému certifikátu (el. podpisu). Dále je potřeba mít v počítači řádně nainstalovány certifikáty VZP, dostupné na webu B2B rozhraní : http://www.vzp.cz/e-komunikace/b2b-kanal/b2b-obecne-dotazy Dále je na pc nutno nainstalovat certifikáty VZP a to následující: Kořenový certifikát (VZP CR Root CA) nutné při instalaci zvolit ručně a nainstalovat ho do složky "Důvěryhodné certifikační autority" (měla by být hned druhá od začátku). Kořenový certifikát (VZP CR Portal CA) nainstalujte automaticky zvoleného úložiště. V případě dalších problémů postupujte: http://www.vzp.cz/e-komunikace/portal-vzp/problem-s-prihlasenim-na-portal-vzp Pokud komunikace havaruje je chyba zapsána do souboru Premier\ VZPConsoleDebugLog.txt

K O M U N I K A C E S P O R T Á L E M Z P – O S T AT N Í Z P K R O M Ě V Z P A Z P M V K odesílání podání přímo z programu Premier potřebujete pouze Váš kvalifikovaný certifikát zaregistrovaný na Portálu ZP –více na http://www.portalzp.cz/jak-se-stat-uzivatelem-portalu-zp Tento Váš osobní certifikát musí být nainstalován na pc z něhož má komunikace probíhat (nelze zde použít certifikát ze souboru). Dále je nutno ke komunikaci mít nainstalovánu komponentu Signer viz.: http://www.portalzp.cz/ke-stazeni Pokud komunikace havaruje je chyba zapsána do souboru Premier\portal_zp.log

N AS T AV E N Í E - P O D P I S U ( K V AL I F I K O V A N Ý C E R T I F I K ÁT ) V modulu Správce – Uživatelské předvolby – volby pro síť/tisk/export – elektronický podpis si nastavte platný certifikát (doporučena varianta č .2 – systémové úložiště, kvůli komunikaci s portálemZP):

Více o nastavení Elektronického podpisu na www.premier.cz/support/Elektronický podpis.pdf V případě, že nelze nainstalovat certifikát do systému windows, pak je možné, že byl certifikát vytvořen v jiném OS (XP) – je třeba s certifikáty provést operaci viz. http://www.postsignum.cz/files/navody/oprava.pdf

M Z D Y Z AM Ě S T N A N C Ů S E 1 0 1 , D A Ň O V Ý C H N E R E Z I D E N T Ů Doporučený postup pro zpracování mzdy u zaměstnance s E101 – cizince. Pro takového zaměstnance platí pro SP a ZP právní předpisy země, kde má trvalé bydliště. V programu lze takového zaměstnance nastavit následujícím způsobem: Ve mzdových položkách je třeba založit 5 nových mzdových položek – a to doporučené kódy 941 – 945. Poté můžete pomocí kódu 945 pořizovat hrubou mzdu, pomocí 941 – 944 pak jednotlivé částky SP a ZP. Pokud se ZP a SP zaměstnance počítá % sazbou ze stejného VZ jako v ČR, tak lze použít položky 946 – 949 s nastavenou sazbou (lze i individuálně pro každého zaměstnance). U mzdových položek 941 a 942 (zdravotní a soc. pojištění za zaměstnavatele) se nastavují 2 částky. První částka se týká nákladů zaměstnavatele a je účtována a zohledňována v přehledu nákladů na zakázky/střediska/zaměstnance. Druhá částka slouží k navýšení základu daně dle českých právních předpisů – získání superhrubé mzdy (např. pokud zaměstnanec již dosáhl v cizině, kde je pojištěn, max. vym. Základu, tak první částka mže být nulová, druhá však musí být odpovídající pojištění jež by odvedl bez ohledu na omezení vym. základu).

5-52


V nastavení pojišťoven přidáte novou ZP a na ní zaškrtnete, že se jedná o zahraniční ZP. V případě, že nechcete ZP odvádět převodním příkazem zaškrtněte volbu „neodvádět, pouze účtovat“, v opačném případě nastavte, číslo bank. účtu …. Podobná je situace u SP. V daňových údajích zaměstnance nastavte „doložil E101“ a pokud chcete sociální pojištění u takového zaměstnance odvádět převodním příkazem tak v „Parametrech mezd – Více správ OSSZ“ přidáte novou správu, číslo bank. účtu …. a tuto následně přiřadit zaměstnanci s E101 v „Nastavení pojistného“ viz. obr. vpravo dole.

Výpočet daně: 1. Rezident vyslaný do zahraničí – dtto zaměstnanec 2. Nerezident vyslaný do ČR – daň se počítá dle právních předpisů státu trvalého bydliště. U zaměstnance v daňových údajích zaškrtnete volbu „vyslaný zaměstnanec“. Program v tomto případě nebude u takového zaměstnance počítat daň a tuto je nutné zadat pomocí mzdové položky s doporučeným kódem 953 přímo do výkazu práce pro daný měsíc.

SLEDOVÁNÍ HODIN ZDRAVOTNÍCH RIZIK Ve výkazech práce je možno u každého zaměstnance evidovat měsíční sumy hodin v jednotlivých typech rizik.

Tyto hodnoty lze následně sledovat, sumovat dle vybraných kritérií a následně vyhodnocovat v přehledu Rizika, který naleznete v Přehledy ke mzdám – nabídka Přehledy.

MZDY A PERSONALISTIKA 5-1

Recommend Documents