INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ

ČESKÉ DRÁHY

ČD Sei 605

Předpis Soustavy ekonomických informací

INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ

ČESKÉ DRÁHY

ČD Sei 605

INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ

Schváleno rozhodnutím předsedy představenstva a generálním ředitelem Českých drah, a. s. dne 19.února 2004 č. j.: 264/2003-O3/2

Účinnost od 01.03.2004

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004

OBSAH ZÁZNAM O ZMĚNÁCH ................................................................................... 5 ROZSAH ZNALOSTÍ ........................................................................................ 6 SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK.......................................... 7 ČÁST PRVNÍ....................................................................................................... 8 ZÁKLADNÍ ZÁSADY POJMY A PŘEDMĚT INVENTARIZACE CHARAKTERISTIKA INVENTARIZACE A INVENTUR.................................... 8 KAPITOLA I........................................................................................................................ 8 Úvodní ustanovení.................................................................................................................... 8

KAPITOLA II ...................................................................................................................... 8 Základní pojmy ........................................................................................................................ 8

KAPITOLA III................................................................................................................... 10 Předmět inventarizace ........................................................................................................... 10

ČÁST DRUHÁ................................................................................................... 12 OBECNÉ POVINNOSTI VEDOUCÍCH ZAMĚSTNANCŮ A INVENTARIZAČNÍCH KOMISÍ ........................................................................... 12 KAPITOLA I...................................................................................................................... 12 Základní povinnosti vedoucích zaměstnanců při inventarizaci ......................................... 12

KAPITOLA II .................................................................................................................... 13 Inventarizační komise a jejich ustanovení........................................................................... 13

KAPITOLA III................................................................................................................... 14 Inventarizační písemnosti...................................................................................................... 14

ČÁST TŘETÍ ..................................................................................................... 17 ORGANIZACE A ŘÍZENÍ INVENTARIZAČNÍCH PRACÍ ................................ 17 KAPITOLA I...................................................................................................................... 17 Plánování a organizace provádění inventarizačních prací................................................. 17

KAPITOLA II .................................................................................................................... 17 Práva a povinnosti dílčích inventarizačních komisí............................................................ 17

ČÁST ČTVRTÁ ................................................................................................ 20 PROVÁDĚNÍ INVENTARIZACE NĚKTERÝCH ÚČTOVÝCH TŘÍD .............. 20 KAPITOLA I...................................................................................................................... 20 Inventarizace dlouhodobého nehmotného majetku ............................................................ 20

KAPITOLA II .................................................................................................................... 20 Inventarizace dlouhodobého hmotného majetku ................................................................ 20

KAPITOLA III................................................................................................................... 22 Inventarizace dlouhodobého finančního majetku............................................................... 22

KAPITOLA IV ................................................................................................................... 22 3

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 Inventarizace zásob................................................................................................................ 22

KAPITOLA V..................................................................................................................... 23 Inventarizace peněžních prostředků, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů................ 23

KAPITOLA VI ................................................................................................................... 24 Inventarizace pohledávek a závazků.................................................................................... 24

KAPITOLA VII.................................................................................................................. 25 Inventarizace časového rozlišení a rezerv............................................................................ 25

KAPITOLA VIII ................................................................................................................ 25 Inventarizace podrozvahových účtů a podle operativní evidence ..................................... 25

ČÁST PÁTÁ....................................................................................................... 27 INVETARIZAČNÍ ROZDÍLY A ÚČETNÍ CHYBY.............................................. 27 KAPITOLA I...................................................................................................................... 27 Vyčíslení inventarizačních rozdílů ……………………………………………………….. 27

KAPITOLA II ……………………………………………………………………………28 Vypořádání inventarizačních rozdílů................................................................................... 28

KAPITOLA III................................................................................................................... 28 Účtování inventarizačních rozdílů........................................................................................ 28

ČÁST ŠESTÁ..................................................................................................... 30 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ............................................................................... 30 KAPITOLA I...................................................................................................................... 30 Služební tajemství .................................................................................................................. 30

KAPITOLA II .................................................................................................................... 30 Ověřování inventarizace majetku a závazků....................................................................... 30

KAPITOLA III................................................................................................................... 30 Kontrolní činnost ................................................................................................................... 30

KAPITOLA IV ................................................................................................................... 30 Seznam příloh a některých souvisejících předpisů ............................................................. 30

4


ZÁZNAM O ZMĚNÁCH Předpis

Změna číslo

účinnost od

opravil

1.10.2004

Nakládalová

dne

podpis

č.j. 744/04-01

1.10.2004

Nakládalová v.r.

Držitel tohoto výtisku je odpovědný za včasné a správné provedení schválených změn a provedení záznamu na této stránce.

5


ROZSAH ZNALOSTÍ Organizační složka

Funkce Ředitelé odborů a jejich zástupci

Generální ředitelství a ředitelství odštěpných závodů (TELEMATIKA, VÚŽ, ŽZ, CK)

Zaměstnanci ekonomických útvarů

Ostatní zaměstnanci

Znalost Informativní Úplná

Informativní

Účtující jednotky Vedoucí účtující jednotky (ředitelé, přednostové) a jejich zástupci pro ekonomiku odštěpných závodů, výkonných, a účelových a specializovaných organizačních jednotek

Úplná

Zaměstnanci ekonomických útvarů, zaměstnanci odpovědní za majetek, zásoby, pohledávky a závazky, investiční technici a investiční účetní

Úplná

Zaměstnanci pověření kontrolou inventarizací a členové inventarizačních komisí

Úplná

Organizační útvary ČD

6


SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK AM .......................... Modul AM (dlouhodobý majetek) systému SAP R/3 CK ČD .................... Cestovní kancelář Českých drah ČD .......................... České dráhy, a. s. TELEMATIKA ......... TELEMATIKA o. z. DDLNM................... Drobný dlouhodobý nehmotný majetek DHM ....................... Drobný hmotný majetek DIK ......................... Dílčí inventarizační komise DLHM ..................... Dlouhodobý hmotný majetek DLM........................ Dlouhodobý majetek DLNM ..................... Dlouhodobý nehmotný majetek FM .......................... Finanční majetek FÚ........................... Finanční úřad GŘ O1 .................... Generální ředitelství, odbor finanční GŘ O4 .................... Generální ředitelství, správní odbor GŘ .......................... Generální ředitelství HIK ......................... Hlavní inventarizační komise IK ............................ Inventarizační komise o.z…………………..Odštěpný závod MF ………………… Ministerstvo financí NKÚ ………………. Nejvyšší kontrolní úřad PC .......................... Osobní počítač SAP R/3.................. Informační systém pro vedení účetnictví firmy SAP Sb. ………………... Sbírka (zákonů) Sei .......................... Soustava ekonomických informací SKP ........................ Standardní klasifikace produkce SR .......................... Služební rukověť ÚIK ......................... Ústřední inventarizační komise ÚJ ........................... Účtující jednotka VÚŽ ……………….. Výzkumný ústav železniční o.z. ŽZ …………………. Železniční zdravotnictví o.z.

7


ČÁST PRVNÍ ZÁKLADNÍ ZÁSADY POJMY A PŘEDMĚT INVENTARIZACE CHARAKTERISTIKA INVENTARIZACE A INVENTUR Kapitola I Úvodní ustanovení 1.

Na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 29 a § 30 (dále jen zákona o účetnictví), se tímto předpisem stanovují jednotné zásady pro inventarizaci majetku a závazků v akciové společnosti České dráhy.

2.

Předpis stanovuje základní postupy při provádění inventarizací majetku a závazků, vedených v účetnictví a v operativní evidenci a je závazný pro všechny organizační útvary a složky Českých drah, a. s. (dále jen ČD).

3.

Předpis a opravy k němu vydává generální ředitelství (GŘ) ČD, odbor finanční, kterému se zasílají prostřednictvím útvarů ekonomiky organizačních složek, včetně jednotlivých odborů GŘ, návrhy na jeho doplnění a opravy.

4.

Ekonomický náměstek ČD každoročně vydá Nařízení k provedení inventarizace v ČD. V tomto nařízení vymezuje rozsah inventarizace majetku a závazků a stanovuje harmonogram vlastní inventarizace, způsob provedení a vyhodnocení výsledků. Ekonomický náměstek odpovídá za provedení inventarizace v ČD.

5.

Za provedení inventarizace odpovídají v okruhu své působnosti vedoucí příslušných organizačních stupňů a složek ČD. K provedení inventarizace vydávají ve své působnosti vnitřní pokyny a jmenují inventarizační komise. Jsou to:

6.

a)

ředitelé o.z. (HIK)

b)

vedoucí (ředitelé, vrchní přednostové) účtujících jednotek (IK)

Dnem účinnosti tohoto předpisu se ruší převzatý předpis ČD, s.o., Sei 605 (Sei) Inventarizace majetku a závazků, schválený generálním ředitelem ČD s.o. pod č.j. 56 733/1995-1 ze dne 19.dubna 1995 včetně všech změn a oprav k němu vydaných.

Kapitola II Základní pojmy 7.

Základní pojmy inventarizace jsou uvedeny v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhlášce č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., v Českých účetních standardech pro podnikatele č. 001 – 023 vydaných Ministerstvem financí (MF) a v předpisech řady Sei 600/*.

8.

Inventarizace je soubor činností, směřujících k porovnání inventurou zjištěného skutečného stavu jednotlivých druhů majetku a závazků s jejich účetními hodnotami (stavem) v účetnictví. Zahrnuje rovněž vyčíslení a vypořádání inventarizačních rozdílů. Je prováděna na všech organizačních stupních povinně, ve smyslu zákona o účetnictví § 6 odst. 3 a § 8 odst. 4. Neprovedení inventarizace má za následek neprůkaznost účetnictví a s tím související sankce. Tento soubor prací představuje v širším pojetí přípravu na provedení a zpracování účetních závěrek.

8

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 9.

Inventarizace může být u ČD vyhlášena jako řádná (která se provádí každoročně k rozvahovému dni kalendářního roku, zpravidla k 31.12., tj k řádné účetní závěrce), mimořádná (která se provádí ke dni sestavení mimořádné účetní závěrky podle § 17 odst. 2 a 3 zákona o účetnictví a podle zvláštních právních předpisů, především zákona 328/1991 Sb., o konkurzu a vyrovnání. Inventarizace zahrnuje: a) přípravné a organizační práce b) provedení inventury ke stanovenému datu: -zjištění skutečného stavu majetku z hlediska existence majetku -zjištění, že majetek má nižší hodnotu než je v účetnictví - znehodnocený majetek (morálně, fyzicky) c) vyčíslení rozdílů d) objasnění příčin vzniku rozdílů: -dohledání chyb účetního stavu před inventurou -vyčíslení inventarizačních rozdílů -návrh na vypořádání inventarizačních rozdílů -vyhotovení inventarizačního zápisu e) účetní vypořádání inventarizačních rozdílů f) předání inventarizačních rozdílů k dořešení z hlediska náhrady škody

10. V jiných případech, na vybraném druhu majetku či vybraném místě uložení majetku, může být (podle Nařízení vlády č.108/1994 Sb., kterým se provádí zákoník práce a některé další zákony, ve znění zákona č.461/2000Sb.) vyhlášena (příslušnými vedoucími zaměstnanci viz Část II) zcela mimořádná inventarizace a to: a)

při uzavření dohody o hmotné odpovědnosti se zaměstnancem

b)

při zániku dohody o hmotné odpovědnosti se zaměstnancem

c)

při přeložení a při skončení pracovního poměru zaměstnance, který měl uzavřenu dohodu o hmotné odpovědnosti

d)

po mimořádných událostech (např. živelná pohroma, vloupání, zpronevěra a pod.)

e)

z rozhodnutí představenstva (valné hromady, generálního ředitele a pod.)

11. U některých druhů zásob a u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem ke své funkci je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, lze provádět t.z.v. průběžnou inventarizaci. Tato inventarizace musí být provedena nejméně jedenkrát za účetní období. 12. Inventurou se rozumí zjištění skutečných stavů majetku a závazků uskutečňované vždy k určitému dni. Podle způsobu provedení rozlišujeme inventuru fyzickou a dokladovou. a) fyzická inventura je zjišťování skutečného stavu majetku hmotné povahy přepočítáním, zvážením, změřením nebo náhradním způsobem, za který lze považovat technický výpočet, a to u volně uloženého hromadného materiálu, zejména u uhlí, koksu, písku, kamene a tekutých látek v nádržích a pod. V žádném případě nelze jako náhradní způsob zjišťování skutečného stavu použít odhadu. b) dokladová inventura je zjišťování skutečného stavu majetku a závazků kontrolou existencí a úplností dokladů, tj. porovnání účetního stavu s doklady, týkajícími se těchto skutečností. Uplatňuje se zejména tam, kde jiný způsob inventury nedovoluje povaha předmětu inventarizace, jako např. u pohledávek, závazků, nákladů příštích

9

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 období, výdajů příštích období, výnosů příštích období, příjmů příštích období, dohadných položek, rezerv, ale také materiálu na cestě, zboží na cestě, pronajatého hmotného majetku, materiál ve zpracování u dodavatele, stroje, dopravní prostředky a inventář v opravě u dodavatelů apod. c) inventura fyzická i dokladová se provádí u některých druhů majetku, především u pozemků, kde je dokonce nutné provádět současně jak fyzickou, tak i dokladovou inventuru. Obdobně se postupuje při provádění inventury nedokončeného dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku. 13. Inventarizační písemnosti jsou průkazné účetní záznamy, které ve smyslu § 30 zákona o účetnictví obsahují zákonem požadované údaje. V ČD jsou to: inventurní soupisy, inventarizační zápisy, inventarizační sumáře a prohlášení zaměstnance odpovědného za svěřený majetek. Jejich obsah a forma jsou stanoveny v části druhé v kapitole III. 14. Účtující jednotka je každá účtující jednotka ČD, která účtuje na účtech dle účtového rozvrhu Č D, uvedeného v SR 80 a je uvedena v číselníku účtujících jednotek SR 71. 15. Účtový rozvrh je seznam syntetických účtů a k nim přiřazených účtů analytických používaných u ČD a vyhlášených v SR 80, která je závazná a zpracovaná v souladu s platnou účtovou osnovou, vydanou ministerstvem financí. 16. Inventarizační rozdíly jsou rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným dle zákona o účetnictví. Inventarizační rozdíly vyúčtují účetní jednotky do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. a)

Manko - rozdíl, kdy skutečně zjištěný stav je nižší než stav v účetnictví, popřípadě jde o schodek u peněžních hotovostí a cenin. Mankem nejsou technologické a technické ztráty vznikající např. rozprachem, vyschnutím v rámci technologických úbytků ve výrobním, zásobovacím a odbytovém procesu. Jde o tzv. ztráty v rámci přirozených úbytků zásob (příloha č.10).

b) Přebytek - rozdíl, kdy skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví. c)

Za škodu zjištěnou v rámci inventarizace se považuje fyzické znehodnocení, poškození či zničení majetku, a to z objektivních i subjektivních příčin.

Kapitola III Předmět inventarizace 17. Inventarizaci podléhá podle § 29 a § 30 zákona o účetnictví veškerý majetek a závazky s vlastnickým nebo jiným právem: a) majetek vedený v účetní evidenci b) majetek vedený v operativní evidenci (drobný hmotný majetek) c) majetek vedený v podrozvahové evidenci d) cizí majetek najatý, svěřený do úschovy (vč.leasingu a nájmů) Jako zvláštní skupinu je třeba uvést: e) účty časového rozlišení f) rezervy Předmět inventarizace v členění podle účtových tříd a skupin majetku (příloha č.1) rozepíše vedoucí ÚJ do Protokolu o ustanovení dílčí inventarizační komise (příloha č.4).

10

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 18. Inventarizace majetku a závazků je základním předpokladem průkaznosti a věrohodnosti účetnictví ČD a účtujících jednotek, doložená inventurními soupisy, inventarizačními zápisy a dalšími dokumenty, tj. takovými výstupy, kterými zajišťují svoji povinnost prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. 19. Neméně důležitým předmětem inventarizace majetku a závazků je vyhodnocení ochrany, ošetřování a údržby majetku a závazků účtujících jednotek, odpovědnosti vedoucích zaměstnanců a zaměstnanců s uzavřenou hmotnou odpovědností za stav majetku a hospodaření s ním.

11


ČÁST DRUHÁ OBECNÉ POVINNOSTI VEDOUCÍCH ZAMĚSTNANCŮ A INVENTARIZAČNÍCH KOMISÍ Kapitola I Základní povinnosti vedoucích zaměstnanců při inventarizaci 20. Ředitel odboru finančního GŘ odpovídá ve lhůtách stanovených zákonem 563/1991 Sb., v souladu s Ekonomickými pravidly ČD a Organizačním řádem za organizaci a řízení inventarizace, zejména za: a)

vydání seznamu členů ÚIK, stanovení cílů inventarizace

b)

zpracování ”Nařízení ENGŘ ČD k provedení inventarizace”

c)

upřesnění metodiky a harmonogramu inventarizace pro příslušné účetní období a jeho předložení na jednání ÚIK

d) zabezpečuje přípravu (školení, instruktáž) vedoucích zaměstnanců (předsedů inventarizačních komisí). K tomu vypracovává zápis a pořizuje presenční listinu e)

předložení Souhrnného inventarizačního zápisu generálnímu řediteli ČD

21. Ředitel odštěpného závodu odpovídá za včasné a správné provedení inventarizace v rámci své působnosti, ve smyslu Nařízení ENGŘ ČD k provedení inventarizace, tohoto předpisu a pokynů odboru finančního. K tomu zejména: a)

vydává vlastní pokyny k provedení inventarizace ve kterých písemně stanovuje termíny inventarizačních prací a odpovědnost za jejich provedení ve svém závodě

b)

k tomu ustanovuje příslušnou inventarizační komisi (HIK), upřesňuje metodiku, časový a organizační harmonogram inventarizace

c)

zabezpečuje přípravu (školení, instruktáž) vedoucích zaměstnanců (předsedů inventarizačních komisí) jím řízených účtujících jednotek. K tomu vypracovává zápis a pořizuje presenční listinu

d)

kontroluje provádění inventarizačních prací z hlediska správnosti, úplnosti, kvality a zodpovědnosti příslušných vedoucích zaměstnanců s cílem zabezpečit včasné předání jednotlivých inventurních soupisů a zápisů do účtárny o.z. a odboru finančnímu GŘ, v termínech stanovených jeho pokynem

22. Vedoucí účtující jednotky odpovídá za včasné a správné provedení inventarizace v rámci své působnosti, ve smyslu tohoto předpisu a pokynů odboru finančního. Je povinen zabezpečit nerušený průběh inventarizací především tím, že: a)

vydá pokyny pro provádění inventarizace s ohledem na podmínky účtující jednotky, ve kterých jmenuje inventarizační komise (IK), dílčí inventarizační komise (DIK) a upřesní předmět inventarizace, termíny a způsob provedení

b)

vydá plán inventarizace obsahující harmonogram prací (příprava inventur, jejich provedení, dohledání rozdílů, vyhotovení inventarizačního zápisu, rozhodnutí o vypořádání, zaúčtování)

c)

formou instruktáže zabezpečí proškolení všech členů inventarizačních komisí, ze kterého vyhotoví písemný doklad, který bude obsahovat předmět instruktáže, datum jejího provedení a prezenční listinu s podpisy účastníků instruktáže. Tento zápis je přílohou souhrnného inventarizačního zápisu účtující jednotky. Slouží jako důkazní 12

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 listina, při prověrkách roční účetní závěrky, jako doklad o přípravě inventarizací, případně při řešení zanedbání povinností d)

kontroluje provádění inventarizačních prací z hlediska správnosti, úplnosti, kvality a zodpovědnosti příslušných vedoucích zaměstnanců s cílem zabezpečit včasné předání jednotlivých inventurních soupisů a zápisů do účtárny a odboru finančnímu GŘ, v termínech stanovených jeho pokynem.

23. Vedoucí účtujících jednotek a předsedové IK (HIK) odpovídají za provedení instruktáže všech členů a předsedů DIK, která musí být v každém účetním období provedena nejpozději do 30. září. Instruktáž DIK provádějících čtvrtletní nebo pololetní inventarizace musí být provedena před začátkem inventarizace. Obsahem instruktáže je zejména: a)

organizace inventarizace v účtující jednotce, termíny a způsob provedení

b)

zásady provádění fyzické a dokladové inventarizace

c)

bezpečnost práce při inventarizaci některých druhů majetků

d)

postup provedení technického výpočtu skutečného stavu volně loženého materiálu, normy přirozených úbytků

e)

způsoby posuzování výše ocenění majetku, jeho stav a použitelnost

f)

způsoby vytváření opravných položek u majetku a pohledávek,

g)

neupotřebitelný, popř. přebytečný a nevyužitý majetek, jak s ním má být naloženo, podmínky vyřazení majetku z evidence

h)

sestavení inventurních soupisů (sumářů), inventarizačních zápisů a návrhů na vypořádání inventarizačních rozdílů

i)

informace o pořádku uložení, skladování, údržbě a ochraně majetku.

Kapitola II Inventarizační komise a jejich ustanovení 24. Inventarizační komise (IK) je odborně způsobilá, řádně proškolená a odpovědná skupina zaměstnanců ČD, ustanovená k provádění inventarizačních prací. V rámci vymezené působnosti plánuje, řídí a kontroluje inventarizační práce. V akciové společnosti ČD se ustavují tyto inventarizační komise: a)

Ústřední inventarizační komise (ÚIK) je schvalována generálním ředitelem ČD nejpozději do 31.5. každého roku. Plánuje, řídí a kontroluje inventarizaci zajišťovanou IK účtujících jednotek a odštěpných závodů. Současně je poradním orgánem, který předkládá generálnímu řediteli Českých drah k rozhodnutí a ke schválení výsledky inventarizace s návrhem na vypořádání zjištěných rozdílů, pokud vypořádání nebylo v pravomoci úseků náměstků GŘ, vedoucího účtující jednotky a ředitele odštěpného závodu.

b)

Hlavní inventarizační komise (HIK) je jmenována ředitelem odštěpného závodu (pro TELEMATIKA, VÚŽ, ŽZ a CK) nejpozději do 30.6. každého roku. Je orgánem určeným k plánování, koordinaci, řízení a kontrole inventarizací zajišťovaných IK podřízených účtujících jednotek a současně orgánem poradním, který předkládá řediteli odštěpného závodu k rozhodnutí a ke schválení výsledky inventur s návrhem na vypořádání zjištěných rozdílů, pokud vypořádání nebylo v pravomoci vedoucího účtující jednotky. Ředitelé o.z. oznámí složení HIK odboru finančnímu GŘ nejpozději do 30.6.

13

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 c)

Inventarizační komise účtující jednotky (IK) je jmenována vedoucím účtující jednotky nejpozději do 28.2. každého roku. Je orgánem určeným k řízení, kontrole a vyhodnocení inventarizací prováděných dílčími inventarizačními komisemi v okruhu své působnosti. Zabezpečuje přímou přípravu dílčích inventarizačních komisí, zúčastňuje se provádění inventur ve své účtující jednotce. Vedoucí účtující jednotky oznámí jmenování členů inventarizační komise odboru finančnímu GŘ nejpozději do 28.2.

d)

Dílčí inventarizační komise (DIK) jsou jmenovány vedoucím účtující jednotky formou Protokolů o ustanovení DIK (příloha č. 4) pro čtvrtletní inventarizace nejpozději do 15.3. každého roku, pro ostatní do 31.5. a v počtu, který je nutný pro včasné provedení objemu inventarizačních prací. Jsou výkonným orgánem, který zajišťuje veškeré inventarizační práce v účtující jednotce v rámci vymezené působnosti, souvisejících s fyzickým nebo dokladovým, případně fyzickým a dokladovým zjišťováním skutečného stavu majetku nebo závazků.

25. Ustanovení inventarizačních komisí všech stupňů je písemné, přičemž členové inventarizačních komisí vlastnoručním podpisem potvrzují, že s touto skutečností byli seznámeni, znají své povinnosti, termíny a předmět inventarizace. 26. Vedoucí zaměstnanci příslušného stupně mohou v odůvodněných případech měnit složení inventarizačních komisí v průběhu účetního období. Jejich povinností je však zabezpečit, že všichni noví členové IK budou proškoleni z činnosti související s inventarizací na příslušném stupni. S ohledem na náročnost inventarizačních prací je prvořadým úkolem, především vedoucích účtujících jednotek, stabilizovat personální zajištění inventarizací. 27. V případě, že některý člen IK požádá z vážných důvodů (nemoc, změna pracovního zařazení, podjatost) o zproštění činnosti v IK, může tak učinit jen oprávněný vedoucí zaměstnanec příslušného stupně, který jej do IK jmenoval. 28. Dojde-li k neoprávněnému odvolání člena IK vedoucím zaměstnancem, (např. z důvodu nekompromisnosti při zjištění skutečného stavu majetku nebo závazků) může se (každý člen IK jakéhokoliv stupně DIK, IK, HIK, ÚIK) odvolat k vedoucímu ekonomického útvaru nadřízené organizační složky, který je povinen nejpozději do 30 dnů odvolání prošetřit a závěry projednat s příslušným vedoucím a příslušným zaměstnancem.

Kapitola III Inventarizační písemnosti 29. Inventurní soupis obsahuje skutečně zjištěné stavy majetku a závazků v jednotkách množství i v ocenění v souladu se způsobem vedení tohoto majetku v účetnictví nebo v operativní evidenci a musí být vždy podepsán osobami odpovědnými za provedení inventarizace v účtující jednotce s uvedením data jeho vyhotovení. Inventurní soupis také obsahuje: ·

název a adresu účetní jednotky

·

místo provádění inventury (objekt,dílna, sklad, kancelář)

·

druh inventarizace (řádná, mimořádná)

·

název majetku nebo závazků, jehož stav je ověřován

·

datum a čas zahájení a ukončení inventury

·

jméno a podpis osoby odpovědné za tento majetek

14


a)

·

jména a podpisy osob odpovědných za provedení inventury

·

pořadové číslo inventurního soupisu.

·

prohlášení zaměstnance odpovědného za svěřený majetek

V případě inventury majetku spravovaného hmotně odpovědným zaměstnancem musí být každý list inventurního soupisu, včetně případné rekapitulace, sečten a vždy podepsán členy DIK i hmotně odpovědnou osobou. Podpisový záznam musí být vlastnoruční a odpovídat podpisovému vzoru, který je nedílnou součástí "Oběhu účetních dokladů" účtující jednotky. Pokud je při tisku inventurního soupisu použit tabelační papír (nekonečný), lze tyto podpisy umístit až na poslední stranu. Jednotlivé listy se pak neoddělují a zůstanou spojeny v jeden celek. Jestliže se z nějakého důvodu rozdělí, musí se spojit přelepením a umístěním podpisů na obou spojených listech.

b)

U majetku s odpovědností obecnou pak stačí, aby součet a podpisy byly až na závěrečné straně soupisu za zaměstnance odpovědného za majetek, vždy však musí být prokazatelné, ke kolika a kterým stranám se součet a podpisy vztahují.

c)

V případě použití čtecího kódu lze inventurní soupis nahradit automatizovaným záznamem příslušného výpočetního systému.

Inventurní soupisy jsou základními písemnostmi každé inventarizace bez ohledu na druh prováděné inventury a každá účtující jednotka je musí mít zpracovány vždy ke každému analytickému účtu, na kterém účtuje (je uveden v předvaze účtující jednotky). Je-li k syntetickému účtu více jak jeden analytický účet, pak je nutno vyhotovit sumář inventurních soupisů, prokazující, že zůstatek příslušného syntetického účtu odpovídá skutečnosti. 30. Vzhledem k tomu, že je pro vedení účetnictví majetku a závazků v ČD využíván ekonomický software (SAP R/3, TESCO, VAX), připouští se využití inventurních soupisů, které jsou těmito programy nabízeny. Pro ostatní druhy majetku, které nejsou vedeny v typových projektech, lze použít inventurní soupisy dle vzoru v příloze č. 8. Uchovávají se po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají. 31. Dílčí inventarizační zápis (viz příloha č.5) obsahuje výsledné údaje o provedené inventuře stanoveného předmětu inventarizace. Zpracovává a podepisuje jej každá dílčí inventarizační komise po ukončení inventury. Součástí inventarizačního zápisu jsou inventurní soupisy, členěné podle jednotlivých analytických účtů, které byly předmětem inventury, opisy dokladů souvisejících se zaúčtováním zjištěných rozdílů s uvedením čísla účetního dokladu a zejména soupisy přírůstků a úbytků (pokud přírůstky a úbytky nastaly po provedené inventuře) do dne, ke kterému se inventarizace provádí, zpravidla k 31.12. každého roku. U zásob se přikládají soupisy přírůstků a úbytků od rozhodného dne do 31.12. každého roku (DIK provede kontrolu stavu zásob k rozhodnému dni). 32. Souhrnný inventarizační zápis účtující jednotky (dále jen souhrnný zápis) je v podstatě "sumářem" dílčích inventarizačních zápisů jednotlivých DIK a zpracuje jej každá IK (viz příloha č. 6.). Souhrnný zápis obsahuje výsledné údaje za účtující jednotku, v členění podle dílčích inventarizačních komisí, analytických účtů s uvedením zjištěných rozdílů zůstatků doložených opisy inventarizačních zápisů jednotlivých DIK bez příloh, avšak s údaji o čísle dokladu, datu zaúčtování na účty, na které byly zjištěné rozdíly vyúčtovány. Tento dokument musí být podepsán vždy vedoucím účtující jednotky a vedoucím inventarizační komise příslušné účtující jednotky. Tyto dokumenty tvoří jednu z příloh účetní závěrky účtující jednotky a současně slouží jako podklad pro provádění interního a externího auditu. Souhrnný zápis odesílá vedoucí účtující jednotky odboru finančnímu GŘ, resp. nadřízenému ekonomickému útvaru odštěpného závodu.

15

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 33. Souhrnný inventarizační zápis odštěpného závodu zpracuje každá hlavní inventarizační komise odštěpného závodu obdobně jako účtující jednotka. Souhrnný zápis obsahuje výsledné údaje za o.z., v členění podle analytických účtů s uvedením zjištěných rozdílů zůstatků. Zůstatky budou doloženy opisy inventarizačních zápisů jednotlivých IK bez příloh, avšak s údaji o čísle dokladu, datu zaúčtování na účty, na které byly zjištěné rozdíly vyúčtovány. Souhrnný zápis odešle ředitel odštěpného závodu odboru finančnímu GŘ. 34. Souhrnný inventarizační zápis ČD zpracuje odbor finanční generálního ředitelství a po kontrole a projednání v ÚIK jej předloží ke schválení generálnímu řediteli, a to nejpozději do termínu uvedeného v předpise Sei 600/6 Předpis o účetnictví – roční závěrka. Obsah a forma jednotlivých inventarizačních zápisů mohou být upraveny podle potřeby ÚIK, případně odborem finančním a distribuovány jednotlivým zpracovatelům jako příloha Nařízení náměstka GŘ pro ekonomiku k provedení řádné inventarizace majetku ČD. 35. Inventarizační sumář je přehled majetku a závazků podle účtového rozvrhu a zpracovává jej každá účtující jednotka v programu MS OFFICE – EXCEL. Inventarizační sumář je zasílán odboru finančnímu GŘ jako příloha Souhrnného inventarizačního zápisu. 36. Prohlášení zaměstnance odpovědného za svěřený majetek je písemné prohlášení, že: ·

všechny doklady, týkající se stavu a pohybu jím spravovaného majetku, byly odevzdány k zúčtování před zahájením inventur

·

doklady vztahující se k inventarizovanému majetku do zahájení inventury byly vystaveny a jsou zachyceny v účetnictví nebo na podrozvahových účtech, jestliže je odpovědným i za evidenci inventarizovaného majetku (popř. závazků).

Tento text je předtištěn na formuláři inventurního soupisu vyhotoveném v typovém projektu nebo viz vzor příloha č. 7.

16


ČÁST TŘETÍ ORGANIZACE A ŘÍZENÍ INVENTARIZAČNÍCH PRACÍ Kapitola I Plánování a organizace provádění inventarizačních prací 37. Plánování inventarizací je povinností vedoucích zaměstnanců všech stupňů řízení v závislosti na charakteru inventarizace a způsobu jejího provedení. Vedoucí účtující jednotky vydá plán inventarizace k provedení čtvrtletních a pololetních inventarizací do 15.3. a řádné účetní závěrky nejpozději do 31.července, který obsahuje harmonogram prací (příprava inventur, jejich provedení, dohledání rozdílů, vyhotovení inventarizačního zápisu, rozhodnutí o vypořádání, zaúčtování). Stanoví termíny, ke kterým jsou provedeny inventury jednotlivých rozvahových účtů, na kterých se účtuje o jednotlivých druzích majetku nebo závazků a podrozvahových účtů, na kterých se eviduje majetek. Při stanovení termínů inventarizace vedoucí účtující jednotky přihlédne k možnosti plánovaného zastavení či alespoň snížení výrobní, opravárenské nebo jiné pracovní aktivity pracovišť. Lhůty provádění řádných inventarizací jsou uvedeny v příloze č. 2. ·

Fyzická inventura zásob se plánuje zpravidla na měsíc říjen až prosinec, kdy bude jejich stav na skladě nižší, avšak zajišťující předpokládané výkony.

·

Fyzická inventura volně loženého materiálu a fyzická inventura pozemků se plánuje na měsíc říjen, nejpozději však měsíc listopad.

·

Fyzická inventura hmotného majetku se plánuje (ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., § 30 odst. 4) v měsících září až prosinec, resp. akciová společnost ČD stanovila říjen až prosinec, popřípadě v lednu následujícího účetního období. Přitom se musí prokázat stav hmotného majetku ke dni účetní závěrky údaji fyzické inventury opravenými o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období, popř. za dobu od začátku následujícího účetního období do dne ukončení fyzické inventury v prvním měsíci tohoto účetního období. V návaznosti na § 29, odst. 2 zákona 563/1991 Sb. nelze však provádět tuto inventarizaci průběžně po celý rok, kromě zásob účtovaných podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a dále u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem ke své funkci (železniční vozy) je neustále v pohybu.

Kapitola II Práva a povinnosti dílčích inventarizačních komisí 38. Vedoucí účtující jednotky jmenuje do dílčích inventarizačních komisí zaměstnance, kteří mají provádění inventarizací, resp. provádění inventur, uvedeno v popisu práce (např. zaměstnanci skladů, prodejen, účtáren a pod.) nebo po předchozím souhlasu zaměstnance s prací v inventarizační komisi. Na základě této skutečnosti se práce v inventarizační komisi zapracuje do jeho popisu práce. 39. Počet a složení DIK závisí na objemu, rozmístění, počtu úložišť, druhu a předmětu inventarizovaného majetku a závazků. Vyšší počet DIK při dodržení požadavků na jejich odbornou připravenost inventarizaci urychluje. Přitom je nezbytné dodržovat následující zásady:

17

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 a)

DIK provádějící fyzickou inventuru musí být nejméně dvoučlenná a alespoň jeden člen DIK musí odborně znát inventarizovaný okruh majetků a závazků. Zaměstnanec odpovědný za majetek a závazky může být členem, nikoliv však předsedou DIK, který podepíše inventurní soupisy obsahující skutečné stavy jako osoba odpovědná za provedení inventarizace (viz § 30, odst. 2 zákona 563/1991 Sb).

b)

DIK provádějící dokladovou inventuru může být vytvořena ze zaměstnanců účtárny. Jejím předsedou je vedoucí účetní, resp. vedoucí účtárny. Dokladovou inventuru může provádět přímo příslušný zaměstnanec účtárny, příp. zaměstnanci zajišťující příslušnou účetní agendu jako součást svých pracovních povinností. V tomto případě inventurní soupis dokladů příslušných účtů podepíše vždy vedoucí účetní, resp. vedoucí účtárny, který je též odpovědný za provedení inventarizace. Je-li povinnost těchto zaměstnanců provádět dokladovou inventarizaci zahrnuta do jejich popisů práce při uzavírání pracovní smlouvy, je rovněž nezbytné pro takto ustavené dílčí inventarizační komise vystavovat Protokol o ustavení DIK.

40. Hlavní úkoly DIK lze v jednotlivých obdobích inventarizace, t.j. před inventurou, v průběhu inventury a po ukončení inventury shrnout do postupů a činností těchto hlavních úkonů: a)

b)

před zahájením fyzické (dokladové) inventury DIK: ·

připravit inventarizační písemnosti, zejména inventurní soupisy a ověřit jejich správnost a úplnost

·

dohodnout s odpovědnými zaměstnanci čas zahájení inventury a jejich přítomnost při inventuře ( příp. i za účasti auditora, požádá-li o to)

·

přesvědčit se, zda je uzavřena platná dohoda o hmotné odpovědnosti s příslušnými zaměstnanci

·

vyžádat si od hmotně odpovědných zaměstnanců písemné prohlášení, že žádný fyzický majetek nezatajili a že k počátku inventury všechny příjmové, výdajové, popřípadě jiné doklady, týkající se stavu a pohybu majetku a prostředků, jsou zachyceny v účetnictví nebo v operativní evidenci, nebo byly předány účtárně

·

převzít všechny doklady nepředané k zaúčtování

·

zkontrolovat správnost všech vah a měr

v průběhu prováděné fyzické (dokladové) inventury ·

zkontrolovat a zjistit skutečné stavy předmětu inventarizace, včetně všech rizik, ztrát a znehodnocení, které se inventarizovaného majetku a závazků týkají

·

zachytit zjištěné stavy v inventurních soupisech připravených pro inventarizovaný druh majetku a závazků v potřebném počtu, s vlastnoručními podpisy členů a předsedy DIK a odpovědných zaměstnanců za inventarizovaný majetek

·

zjistit neupotřebitelné, popř. přebytečné a nevyužité druhy majetku (stroje, zařízení, inventáře a zásoby) a navrhnout, jak má být s nimi naloženo

·

zjistit, zda a jak je zajištěna ochrana inventarizovaných druhů majetku a zda není jejich uložení v rozporu s bezpečnostními předpisy a pod.

·

zjistit, zda jsou inventarizované druhy majetku řádně udržovány a opravovány

·

zjistit investice, v nichž již delší dobu nebylo pokračováno a které obsahují riziko zmařených investic. K takovýmto zjištění musí být vždy přiloženo stanovisko a vyjádření odpovědného zaměstnance

18


c)

·

zjistit druhy a objemy nevyužitých, poškozených nebo znehodnocených zásob (materiálu, potravin, zboží), případně uvést zřejmé příčiny jejich nevyužívání, poškození nebo znehodnocení a navrhnout způsob jejich likvidace, příp. opravnou položku

·

zjistit pohledávky delší dobu neuhrazené a navrhnout je k příslušnému řízení včetně vytvoření opravné položky. U zaniklých pohledávek je nutno zjistit důvody jejich zániku ( resp. promlčení)

·

zjistit závazky k odepsání a navrhnout jejich odepsání

·

zjistit případy, ve kterých již bylo rozhodnuto, které nebyly ještě vyúčtovány a na tuto skutečnost upozornit

·

zkontrolovat správnost a úplnost zaúčtování časového rozlišení a jeho správnou hodnotu

při ukončení fyzické (dokladové) inventury ·

sesouhlasit zjištěné fyzické (skutečné) stavy majetku a závazků s jejich stavy v účetnictví nebo operativní evidenci, pokud toto není součástí typových projektů zpracovaných na PC

·

sepsat případné inventarizační rozdíly a vyšetřit příčiny jejich vzniku. Rozdíly zjištěné inventurou rozdělit na: -

opravy účetního stavu z titulu nezaúčtování některých skutečností před datem inventury

-

inventarizační rozdíl (manko, přebytek)

-

manka a přebytky zásob, které lze vzájemně vyrovnávat

·

vypracovat návrh na vypořádání inventarizačních rozdílů a vytvoření opravných položek

·

sepsat inventarizační zápis, který nejpozději do 30 dnů od ukončení fyzické (dokladové) inventury předá předseda DIK předsedovi IK.

41. Uvedený výčet úkolů DIK není vyčerpávající, ale jejich důsledné naplnění je možno považovat za důkaz o správnosti, úplnosti, průkaznosti, srozumitelnosti a přehlednosti zjišťování skutečného stavu majetku a závazků ve smyslu § 8 zákona o účetnictví.

19


ČÁST ČTVRTÁ PROVÁDĚNÍ INVENTARIZACE NĚKTERÝCH ÚČTOVÝCH TŘÍD Kapitola I Inventarizace dlouhodobého nehmotného majetku 42. Dlouhodobý nehmotný majetek se inventarizuje kombinací dokladové a fyzické inventury. U software, u kterých se provádí vždy fyzická inventura, je nutno věnovat zvýšenou pozornost jeho legálnímu nabytí. Inventura se provádí porovnáním evidence s originály instalačních disket. U oprávek se sleduje jejich správná výše zaúčtování podle SR 74.

Kapitola II Inventarizace dlouhodobého hmotného majetku 43. Dlouhodobý hmotný majetek se inventarizuje porovnáním údajů v účetní evidenci podle inventárního čísla, názvu, předpokládané ceny a umístění DLM, se stavem zjištěným fyzickou inventurou k datu inventarizace. 44. Budovy, haly a stavby podléhají inventarizaci od dokončení, tj. bylo-li na ně vydáno kolaudační rozhodnutí. Stavba je definována stavebně právními předpisy a musí být spojena se zemí pevným základem. Při inventuře budov, hal a staveb DIK zejména: ·

kontroluje jejich celkový stav se stavem podle dokumentace a porovnává s účetní hodnotou

·

kontroluje faktury na opravy objektů a posuzuje, zda nedošlo v rámci opravy k modernizaci nebo rekonstrukci objektu a tím k jeho finančnímu zhodnocení

·

zjišťuje, zda popis v sestavě dlouhodobého hmotného majetku odpovídá skutečnosti a zda kód oboru, pod kterým je objekt evidován odpovídá SR 74

·

navrhuje, v případě, že vyúčtované oprávky neodpovídají skutečnému stavu objektu, buď jejich zvýšení (jde-li o trvalý stav) nebo opravnou položku (v případě přechodného stavu), nebyla-li však k tomuto účelu pro objekt vytvořena rezerva

45. Inventarizace pozemků se provádí fyzickou i dokladovou inventurou. Při fyzické inventuře se zjišťuje skutečný stav pozemků v terénu. Dokladovou inventurou se sleduje, zda jsou účetní záznamy účtující jednotky, v jejíž evidenci jsou pozemky začleněny, v souladu s evidencí nemovitostí vedenou na listu vlastnictví a evidenčním listu u místně příslušného orgánu státní správy (okresní pozemkový úřad, katastrální úřad). Inventarizací pozemků se zpravidla ověřuje: ·

název vlastníka pozemku České dráhy (název ČSD jako předcházející subjekt je možno ponechat, pokud nebude rozhodnuto jinak)

·

sídlo a adresu účtující jednotky, která má pozemek v evidenci majetku Českých drah

·

označení katastrálního území, číslo parcely, druh pozemku, výměru v ha a m2, příslušnost k území obce, číslo evidenčního listu, číslo vlastnického listu, příp. číslo listiny omezující vlastnická práva 20

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 ·

stav pozemků, jejich udržování, přeměna v pozemky jiného charakteru (přeměna v cesty, zastavění, skládky, a pod), způsob jejich využívání (zda nejsou využívány jiným subjektem), případně škod vzniklých v důsledku ekologických zátěží nebo živelných událostí

·

zda nejsou rozdíly mezi evidencí pozemků vedenou v účetní jednotce a evidencí nemovitostí vedenou místně příslušným orgánem státní správy. Pokud se rozdíl zjistí, je nutné každý případ podrobně prošetřit a uvést v inventurním soupise s návrhem na jejich odstranění

·

zda jsou pronajaté pozemky nájemcem užívány v rozsahu nájemní smlouvy, k účelům smlouvou sjednaným.

46. Nedokončený dlouhodobý hmotný majetek. Jedná se o inventuru majetku, který se ke dni inventarizace nalézá v zůstatku účtu 042 - Pořízení dlouhodobého hmotného majetku. Tento zůstatek se ověřuje dokladovou inventurou faktur dodavatelů (vykazované náklady) v porovnání se stavem rozpracovanosti fyzickou inventurou, od přípravy a zabezpečení výstavby (výroby) až do jeho převedení do dlouhodobého hmotného majetku. Přitom se sleduje, zda stav rozpracovanosti odpovídá projektu, rozpočtu či profinancovaným částkám, zda na nedokončeném DLHM nebyla provedena rekonstrukce a modernizace na vrub provozních nákladů, nebo zda investice nebyla dočasně nebo trvale zastavena. 47. Stroje, přístroje, zařízení, dopravní prostředky a inventáře se kontrolují fyzickou inventurou. DIK především prověřují, zda jsou jednotlivé předměty řádně označeny inventárními čísly, řádně udržovány a využívány. Podle sestavy se posoudí správnost identifikace inventarizovaného předmětu, např. podle výrobního čísla, výrobce, typu, roku výroby atd. a překontroluje se úplnost příslušenství, patřícího k jednotlivým inventárním předmětům. Dále se zjišťuje: ·

u osobních a nákladních automobilů skutečný stav pohonných látek, skutečný počet ujetých kilometrů dle tachometru, které DIK porovná s údaji evidence a vyšetří případné rozdíly

·

u DLHM, který je po celou dobu inventarizace mimo účtující jednotku a nebylo možno provést fyzickou inventuru, se provádí dokladová inventura

·

u pronajatého DLHM jinému subjektu je nutné, aby pronajimatel společně s nájemcem provedl fyzickou inventuru

48. Železniční nákladní vozy se inventarizují průběžně pomocí výpočetní techniky, která využívá dat z úloh CEVIS a KNVO, 1x ročně. Provádí se podle údajů o pohybu těchto vozů na síti ČD a na síti cizích železničních správ. Inventarizaci železničních nákladních vozů řídí ÚZV Praha ve spolupráci s odborem 21 GŘ a TELEMATIKA Pardubice na základě materiálu "Technologie inventarizace nákladních vozů". 49. Železniční osobní a služební vozy se inventarizují fyzicky v průběhu IV.čtvrtletí každého roku. Vozy, které jsou v průběhu období inventury na síti ČD nebo na síti cizích železničních správ, se zapíší na samostatný inventurní seznam a dohledají se v běžném účetním období (nejdéle do ledna příštího roku) nebo v následujícím účetním období. U vozů osobních a služebních, nedohledaných do jednoho roku od doby inventury, se postupuje stejně jako u vozů nákladních. 50. Železniční hnací vozidla a vozy pro zvláštní účely se vždy inventarizují fyzicky. Způsob a podmínky inventarizace upřesňuje příslušná organizační jednotka ve svých pokynech pro inventarizaci.

21


Kapitola III Inventarizace dlouhodobého finančního majetku 51. Inventarizace dlouhodobého finančního majetku se provádí fyzickou inventurou cenných papírů a směnek, případně výpisu ze Střediska cenných papírů. Na inventurních soupisech uvedou DIK pořizovací ceny a ceny nominální. U směnek uvedou peněžní sumu uvedenou na směnce. Provádí se zejména inventarizace : ·

majetkových podílů (účasti) v jiném podniku, které zakládají podstatný nebo rozhodující vliv a nesou právo na dividendy nebo podíly na zisku

·

cenných papírů majetkové povahy, které ČD drží po dobu delší než 1 rok a z nichž ČD plyne nárok na určitý výnos

·

cenných papírů úvěrového charakteru (nakoupené dluhopisy) s dobou splatnosti přesahující 1 rok, které ČD drží do jejich splatnosti a které přinášejí výnosy v podobě úroků

·

poskytnutých půjček jiným subjektům s dobou splatnosti delší než 1 rok a vklady do jiného podniku

·

dlouhodobých termínových vkladů peněžních prostředků nesoucích výnosový úrok

Kapitola IV Inventarizace zásob 52. Inventarizace zásob se provádí fyzickou inventurou skladovaného materiálu (tj.suroviny, pomocné látky, provozní látky, náhradní díly, obaly, potraviny) a zboží na skladě (tj. movité věci nabyté za účelem prodeje), movitých věci s dobou použitelnosti kratší než 1 rok bez ohledu na pořizovací cenu, drobného hmotného majetku (tj.samostatné movité věci, jejichž ocenění je nižší než 40 000 Kč a doba použitelnosti je delší než 1 rok) a zvířat. Inventarizace pohonných hmot se provádí 1x pololetně, potravin a zboží nejméně 1x ročně. 53. V případě, že se skutečné množství zjišťuje technickým propočtem (příloha č.9), pak se tyto propočty přiloží jako doklad k inventurnímu soupisu. U materiálu a zboží v nepoškozeném a neotevřeném originálním balení lze jejich množství zjišťovat podle údajů na obalech. V těchto případech se fyzická kontrola provádí namátkově. 54. U materiálových zásob odeslaných ke zpracování nebo v úschově u jiných organizací, se provádí dokladová inventura podle dokladů ověřujících jejich předání nebo podle kopií inventurních soupisů od organizací, kde se materiálové zásoby nacházejí. DIK si je od této organizace vyžádá. Obdobně se postupuje u zboží uskladněného u jiné organizace. 55. U materiálu nebo zboží na cestě ověří DIK u každé položky účtu 119 nebo účtu 139 při dokladové inventuře zejména: ·

je-li doložena fakturami a potvrzením skladu, že zásilka nedošla,

·

u každé faktury datum odeslání materiálu,

·

příčiny zpoždění dodávky materiálu nad obvyklou časovou lhůtu přepravy,

·

není-li mezi položkami uvedených účtů vyúčtován materiál již došlý a skladem převzatý nebo zboží již došlé a skladem převzaté.

22

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 56. Inventarizace nedokončené výroby výrobků a polotovarů se (k 31.12. každého roku) provádí fyzicky, po ukončení posledního pracovního (výrobního) dne roku. K provedení těchto inventur platí následující zásady: ·

před zahájením fyzické inventury je nutno vrátit do skladu materiál a nakoupené polotovary, které nemají výrobní určení a do stavu nedokončené výroby se nezahrnují

·

vyřadí se neopravitelné výrobky a odpad. Ocenění nedokončené výroby musí odpovídat vlastním nákladům.

57. Inventarizace movitých věci s dobou použitelnosti kratší než 1 rok bez ohledu na pořizovací cenu a Inventarizace drobného hmotného majetku (tj.samostatných movitých věcí, jejichž ocenění je 40 000 Kč a nižší) se provádí podle operativní evidence. 58. Inventarizace zvířat (u ČD hlídacích, strážních psů) se provádí vždy fyzickou inventurou podle znaků zvířat (pohlaví, barvy a plemene).

Kapitola V Inventarizace peněžních prostředků, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů 59. Inventarizace pokladní hotovosti se provádí fyzicky, minimálně 1x ročně, (v souvislosti se sestavením řádné účetní závěrky), nebo v jiných případech, souvisejících se změnou hmotně odpovědného zaměstnance, nebo s mimořádnou (průběžnou) inventarizací. Členem této DIK nemůže být zaměstnanec, který provádí běžnou kontrolu pokladní knihy. Při inventarizaci DIK: ·

zajistí dopsání nezapsaných dokladů do pokladní knihy a přepočte hotovost

·

zjištěnou skutečnost porovná se stavem v pokladní knize

·

případný inventarizační schodek nebo přebytek vyčíslí v inventurním soupisu podle jednotlivých druhů peněz

60. Zjištěný pokladní schodek nebo přebytek zapíše DIK ihned do pokladní knihy s poznámkou o provedení inventarizace potvrzenou podpisem členů DIK. Za pokladní schodek se považuje i výplata hotovosti, která není doložena pokladním dokladem nebo jejíž příjem není příjemcem potvrzen. (Stav peněz v pokladně nelze nahrazovat stvrzenkami, úpisy, a pod.) Nedoložené hotovosti nalézající se v pokladně se považují za pokladní přebytek. Tam, kde je vedeno více pokladen, provádí se inventura takovým způsobem, aby bylo zabráněno přesunům peněz a dokladů. 61. V pokladnách železničních stanic, prodejnách a obdobných zařízeních se zjišťuje stav pokladní hotovosti včetně tržby běžného dne, kde je ověření správného výsledku inventury závislé na současném ověření stavu zásob zboží, přísně zúčtovatelných tiskopisů a cenin. Inventura pokladní hotovosti se potom provádí současně s inventurou těchto zásob. Inventarizaci v pokladnách železničních stanic, kde se inkasují přepravní tržby, je třeba uvést do souladu s příslušnými předpisy řady Hf, které vydává odbor 01GŘ, a OPT.

62. Peněžní a jiné prostředky v zahraniční měně, t.j. inventura valut, cenin, cenných papírů a účastí v zahraniční měně se provádí fyzicky i dokladově v příslušné měně a v této měně se musí vyčíslit i případné rozdíly. Přepočet na Kč se provede podle účetních pravidel příslušným kursem platným k rozvahovému dni. Kursové rozdíly musí být proúčtovány buď jako finanční výnos nebo finanční náklad. Chybějící cenné papíry se převedou na oddělený analytický účet ”Cenné papíry v umořovacím řízení.”

23

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 63. Inventarizace peněžních prostředků na bankovních účtech se provádí dokladově k rozvahovému nebo jinému stanovenému dni. DIK ověřuje, zda konečný účetní zůstatek příslušného bankovního účtu souhlasí s konečným stavem na bankovním výpisu. Dostačujícím inventurním úkonem (pokud je to možné) je porovnání posledního bankovního výpisu před rozvahovým dnem s prvním výpisem po rozvahovém dni. 64. U peněz na cestě se provádí dokladová inventura podle výpisu z účtů u peněžních ústavů a pokladních dokladů. 65. Inventarizace bankovních úvěrů se provádí dokladově podle výpisu o úvěru vedeného u peněžního ústavu a podle úvěrových smluv. 66. Vklady v zahraniční měně u tuzemských a zahraničních peněžních ústavů i úvěry v zahraniční měně se inventarizují jako účty a úvěry u tuzemských peněžních ústavů jak v cizí měně, tak v přepočtu na Kč. 67. Inventarizace cenin (poštovní známky, dálniční známky, kolky, telefonní karty, stravenky apod.), se provádí fyzicky (minimálně 1x ročně) s cílem ověřit jejich nominální (jmenovitou) hodnotu a počet kusů jednotlivých druhů. Při této inventuře (nebrání-li tomu jiný předpis ČD) DIK sepíše a vyřadí ceniny neplatné nebo znehodnocené. 68. Inventarizace přísně zúčtovatelných tiskopisů (tiskopisy, které mají vyznačenu cenu, za kterou byly dodány k dalšímu prodeji) se provádí fyzickou inventurou, při které se ověřuje počet tiskopisů, jejich pořadová čísla a to podle jednotlivých druhů těchto tiskopisů.

Kapitola VI Inventarizace pohledávek a závazků 69. Inventarizace pohledávek a závazků se provádí dokladovou inventurou minimálně jedenkrát ročně (k rozvahovému dni). Posuzují se přitom změny, které nastaly při vyrovnávání pohledávek a závazků mezi jednotlivými inventarizacemi. Obdobně se postupuje v případě pochybností o závazcích. DIK při tom zejména prověřuje: ·

věcnou správnost a splatnost pohledávek a závazků, a to na podkladě příslušných dokladů, zejména došlých a vydaných faktur. Dále ověřuje, zda nejsou pohledávky a závazky promlčené a které je třeba navrhnout k odpisu

·

zda jsou pohledávky řádně vymáhány a závazky uhrazovány a zda pohledávky nezaplacené ve lhůtě splatnosti jsou doloženy doklady pro jejich vymáhání (upomínky, pokusy o smír, uznání pohledávky). Dále zjišťuje, zda bylo zavedeno soudní vymáhání pohledávek a zda náklady spojené s jejich vymáháním budou úměrné výsledku

·

zda byla učiněna opatření u pohledávek z mank a škod k jejich vymáhání a jak jsou likvidovány pohledávky z titulu reklamací, přeplatků dodavatelům a z refundací,

·

zda mezi závazky dodavatelům za nevyfakturované dodávky (sledované v rámci zůstatku účtu 389) jsou jen závazky za převzaté dodávky a u prací a služeb jen ty, u nichž je množství výkonů převzato a potvrzeno odpovědnými zaměstnanci účtující jednotky

·

zda jsou dodržovány postupy pro vyúčtování poskytnutých záloh, příp. záloh přijatých

·

zda zůstatek na účtu 331 – ”Zaměstnanci”, odpovídá částkám určeným k výplatě.

24

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 70. Výsledek inventarizace pohledávek a závazků zapíše DIK do inventurních soupisů položkově. Za takovýto soupis lze považovat též výstupní informaci z jednotného typového projektu SAP R/3 (musí obsahovat zejména: jméno, resp. název dlužníka nebo věřitele, datum vzniku pohledávky – závazku, číslo příslušného dokladu [faktury], částku v Kč, příp. v cizí měně, a datum poslední upomínky). 71. Případy nedobytných pohledávek (u nichž nebylo dosud zahájeno soudní řízení), sporných a neprůkazných závazků a pod., se zapíší jednotlivě, podle analytických účtů, do samostatné přílohy k inventarizačnímu zápisu o inventarizaci pohledávek nebo závazků s uvedením: ·

adresy dlužníka nebo věřitele, částky pohledávky nebo závazku,

·

z jakého důvodu, kdy a na základě jakého dokladu pohledávka nebo závazek vznikly,

·

návrh na výši opravné položky dle jednotlivých pohledávek, či návrh na jejich vypořádání nebo odepsání.

72. Tvorba opravných položek k pohledávkám a odpisy pohledávek včetně jejich zaúčtování jsou u ČD řešeny Metodickým pokynem č. 46 – ”Opravné položky k pohledávkám a odpis pohledávek”.

Kapitola VII Inventarizace časového rozlišení a rezerv 73. Účty časového rozlišení podléhají dokladové inventuře a při inventarizaci se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. Na účtech časového rozlišení, jejichž zůstatky se převádí do příštího roku, se inventura provede k poslednímu dni běžného roku. Jedná se o: ·

náklady a výnosy příštích období

·

příjmy a výdaje příštích období

·

kurzové rozdíly aktivní (ztrátové) a pasivní (ziskové)

·

dohadné položky aktivní a pasivní

74. Inventarizace účtů rezerv se provádí dokladově. Zjišťuje se jejich výše a oprávněnost, jak je tvorba rezerv a jejich čerpání v souladu se zákonem č. 583/1992 Sb., o rezervách pro zajištění daně s příjmů ve znění pozdějších předpisů a s ustanoveními k účtové osnově a s opatřeními odboru finančního GŘ ČD. Tvorba rezerv je u ČD řešena samostatným předpisem Sei 600/5 ”Časové rozlišení, kurzové rozdíly, rezervy a opravné položky”.

Kapitola VIII Inventarizace podrozvahových účtů a podle operativní evidence 75. Inventarizace majetku na podrozvahových účtech se provádí fyzickou inventurou, připouští-li to jejich povaha a nebrání-li tomu místo, kde se v době provádění inventarizací nachází majetek vedený v podrozvahové evidenci. Pro provádění inventur zásob Civilní ochrany, Hmotných rezerv, Mobilizačních rezerv a Pohotovostních zásob platí zvláštní opatření Správy státních hmotných rezerv ČR a Ministerstva vnitra upřesněné odborem 030 GŘ ČD. 76. Podle operativní evidence se provádí inventury toho majetku, který není veden v účetnictví (např. cizí majetek svěřený do úschovy). Přitom je možné provést

25

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 odsouhlasení skutečného stavu s evidencí bez pořizování inventurních soupisů. Musí však zůstat zachován průkazný a věrohodný doklad o provedení inventury. 77. Inventura DHM nezahrnutého do účetní evidence se provádí fyzicky podle záznamů operativní evidence předepsané u ČD podle typového projektu TESCO, případně VAX. 78. Pracovní oděvy, pracovní obuv a osobní ochranné pomůcky přidělené trvale zaměstnancům k výkonu jejich zaměstnání se inventarizují dokladově. Přitom se zjišťuje, zda evidence o nich je vedena předepsaným způsobem a zda nárok na jejich přidělení trvá. U předmětů a dočasně zapůjčených předmětů je možné nařídit fyzickou inventuru.

26


ČÁST PÁTÁ INVETARIZAČNÍ ROZDÍLY A ÚČETNÍ CHYBY Kapitola I Vyčíslení inventarizačních rozdílů 79. Před konečným vyčíslením inventarizačních rozdílů, mank nebo přebytků, musí DIK důkladně vyšetřit příčiny vzniku těchto rozdílů, protože jejich vypořádání může mít i vážné osobní a pracovní dopady na zaměstnance odpovědné za ekonomiku účtující jednotky. a)

b)

DIK musí podrobně prozkoumat vznik přebytků a posoudit, zda se nejedná o: ·

přebytek, který má vztah k manku zjištěnému předchozí inventarizací,

·

majetek, který je ve správě nebo vlastnictví jiné účtující jednotky ČD,

·

majetek jiných právních subjektů mimo ČD nebo fyzických osob,

·

přebytek vzniklý nesprávným vystavením nebo zaúčtováním účetních dokladů,

·

přebytek majetku, který měl být, avšak není, evidován.

DIK musí podrobně prozkoumat vznik mank a posoudit, zda se nejedná o: ·

rozdíl vzniklý zapůjčením majetku jiné účtující jednotce ČD, případně jinému subjektu mimo ČD, který nebyl zachycen v evidenci,

·

rozdíl vzniklý nesprávným vystavením nebo zaúčtováním účetních dokladů,

·

manko v rámci norem přirozených úbytků. Normy přirozených úbytků jsou uvedeny v příloze č.10,

·

manko, které souvisí se zjištěným přebytkem při předchozí inventarizaci,

80. Podle výsledku navrhne DIK v inventarizačním zápisu způsob vypořádání. Na dohledání inventarizačních rozdílů musí být vedoucím účtující jednotky poskytnuta přiměřená lhůta, která však nesmí bránit tomu, aby inventarizační rozdíly byly vyúčtovány nejpozději ke dni účetní závěrky. 81. Kompenzace mank a přebytků není povolena, s výjimkou mank a přebytků zásob způsobených neúmyslnou záměnou za podmínek vymezených v Českém účetním standardu pro podnikatele č. 007. Manka a přebytky lze vzájemně vyrovnávat jen se souhlasem vedoucího účtující jednotky a pouze tehdy, jedná-li se o manka a přebytky zásob, které vznikly ve stejném inventarizačním období prokazatelně neúmyslnou záměnou jednotlivých druhů, u kterých je tato záměna možná vzhledem k charakteru druhů zásob, například v důsledku různých rozměrů spojovacích materiálů nebo podobného balení zásob. Neúmyslnou záměnu lze připustit pouze u zásob, u kterých byl zjištěn jejich skutečný fyzický stav. Stav, který byl zjištěn technickým propočtem, nelze pro kompenzaci uznat. Účetní odstranění záměny zásob řeší předpis Sei 600/3 ”Předpis o účetnictví – zásoby”. 82. Inventarizací prokazatelně zjištěné chyby v evidenci je nutno opravit na základě

27

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 vyhotoveného účetního dokladu, a to ještě před vyčíslením inventarizačních rozdílů. Rovněž tak je nutno zohlednit i přirozené úbytky zásob v rámci norem ještě před vyčíslením konečného inventurního rozdílu (zaviněného manka). U oprav v inventurních soupisech musí být u: ·

skutečně zjištěných stavů zapsán text "opravil", datum a podpis(y) člena(ů) DIK,

·

součtových údajů zapsán text "opravil", datum a podpis člena DIK, který opravu provedl,

·

účetních údajů zapsán text "opravil", datum a podpis zaměstnance účtárny

Kapitola II Vypořádání inventarizačních rozdílů 83. Vypořádání inventarizačních rozdílů je proces, který umožňuje ”napravit” účetní stav. Skutečný stav majetku a závazků zjištěný inventurou je rozhodující a podle něho se upravuje účetnictví. Nikdy se nesmí opravovat skutečnost podle účetnictví. 84. U všech mank a přebytků se musí zaměstnanci odpovědní za majetek vyjádřit k jejich vzniku. DIK v návrzích na vypořádání inventarizačních rozdílů u zjištěných mank uvádí, zda jsou zaviněná či nezaviněná. U zjištěných mank zásob se uvádí, zda jde o přirozené úbytky v rámci norem stanovených pro ČD nebo nad normu (manko).

Kapitola III Účtování inventarizačních rozdílů 85. Inventarizační rozdíly, které jsou tvořeny manky a přebytky, se účtují do nákladů, popř. výnosů, vždy do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Proto se rozdíly, jejichž výše je v pravomoci vedoucího vlastní účtující jednotky, zaúčtují okamžitě, jakmile jsou potvrzeny vedoucím této účtující jednotky a projednány s odpovědným zaměstnancem. Např. schodek u potravin nebo zboží zjištěný k 31.03. se vyúčtuje do měsíce března a nikoliv až k 31. prosinci. Výjimku tvoří: ·

schodky u pokladní hotovosti a cenin, které se zaúčtují nejprve na vrub účtu 569/* a pak jako pohledávka vůči hmotně odpovědné osobě

·

chybějící cenné papíry, kdy je nutno úbytek uvést do analytického účtu "Cenné papíry v umořovacím řízení" a zahájit umořovací řízení

·

přebytky dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku, které se zachytí na vrub majetku a ve prospěch účtu oprávek

·

přirozené úbytky zásob v rámci norem, které se účtují ve prospěch účtů účtové skupiny 50.

Nejpozději však musí vedoucí účtující jednotky zajistit provedení účetního vypořádání inventurních rozdílů, a to by mělo být skutečně ojedinělé, v termínu účetní závěrky měsíce prosince dle Sei 600/6.

28

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 86. Ostatní inventarizační rozdíly se účtují ve smyslu § 30 zákona č. 563/1991Sb. o účetnictví, podle Českého účetního standardu pro podnikatele č. 007. V podmínkách ČD účtování inventarizačních rozdílů: a)

u zásob řeší předpis Sei 600/3 ”Předpis o účetnictví – zásoby”, část II,

b)

u DLM řeší předpis Sei 600/2 ”Evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku”, část VIII.

c)

tvorbu a používání opravných položek řeší předpis Sei 600/5 ”Časové rozlišení, kurzové rozdíly, rezervy a opravné položky”, část III.

29


ČÁST ŠESTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Kapitola I Služební tajemství 87. Zaměstnanci podílející se na inventarizaci jsou povinni zachovávat mlčenlivost o výsledcích inventarizace a stavu na účtech ve vztahu k ostatním zaměstnancům a jiným osobám nezúčastněným na inventarizaci, s výjimkou orgánů státní správy (FÚ, NKÚ) externího a interního auditu a orgánů činných v trestním řízení.

Kapitola II Ověřování inventarizace majetku a závazků 88. České dráhy jsou povinny zajistit ověření inventarizace (jako součásti účetní závěrky) auditorem (ověřovatelem) a údaje z ní zveřejňovat ve formě Výroční zprávy. Odbor finanční GŘ ČD oznámí všem účtujícím jednotkám jména nebo název firmy, která bude audit provádět. Činnost auditorů a jejich asistentů upravuje zákon č.254/2000 Sb., o auditorech. 89. Účtující jednotka je povinna poskytnout auditorovi veškeré jím požadované doklady a jiné písemnosti, informace a vysvětlení, potřebné k řádnému ověřování inventarizace k účetní závěrce účtující jednotky.

Kapitola III Kontrolní činnost 90. Vedoucí zaměstnanci všech stupňů řízení jsou povinni vytvářet podmínky pro inventarizaci a provádět kontrolu inventarizačních prací v okruhu své působnosti. K tomu mohou pověřit zaměstnance ekonomických složek svých útvarů, předsedy a členy inventarizačních komisí ustavených na své řídící úrovni.

Kapitola IV Seznam příloh a některých souvisejících předpisů Příloha č. 1

Předmět inventarizace majetku a závazků

Příloha č. 2

Lhůty provádění řádných inventarizací

Příloha č. 3

Harmonogram činností při inventarizaci

Příloha č. 4

Protokol o ustanovení dílčí inventarizační komise

Příloha č. 5

Dílčí inventarizační zápis

Příloha č. 6

Souhrnný inventarizační zápis

Příloha č. 7

Prohlášení odpovědného zaměstnance

Příloha č. 8

Inventurní soupis

30

SEI 605 - Účinnost od 1. 3. 2004 Příloha č. 9

Postup při fyzických inventurách některých druhů materiálních zásob a technický propočet

Příloha č. 10

Normy přirozených úbytků zásob

Zákon č.563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů Zákon č.586/1992 Sb., o daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů Zákon č.328/1991 Sb., o konkurzu a vyrovnání Zákon č. 254/2000 Sb., o auditorech a o změně zákona č.165/1998 Sb., ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník ve znění pozdějších předpisů Zákon č.40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů České účetní standardy pro podnikatele č. 001 - 023 Služební rukověť SR 80 Účtový rozvrh ČD Sei 600/1 Předpis o účetnictví, Základní předpis Sei 600/2 Evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku Sei 600/3 Předpis o účetnictví - Zásoby Sei 600/5 Časové rozlišení, kurzové rozdíly, rezervy a opravné položky Sei 600/6 Předpis o účetnictví - Roční závěrka Metodický pokyn č. 46 – ”Opravné položky k pohledávkám a odpis pohledávek” č.j.6139/2001/01/4.

31

České dráhy, a.s.

Příloha č. 1 PŘEDMĚT INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ

Účt. třída

O

1

2

Předmět inventarizace

Termíny inventarizace

Způsoby provádění inventarizace

Předseda DIK

Členové DIK

Inventuru přebírá*)

Skupin Určení z majetku a závazků a v účetnictví

DLOUHODOBÝ MAJETEK Dlouhodobý nehmotný majetek

fyzická

01*

Dlouhodobý nehmotný majetek

Dlouhodobý hmotný majetek i pronajatý, v opravě apod., odpisovaný a neodpisovaný

fyzická

02*

Dlouhodobý hmotný majetek odpisovaný Dlouhodobý hmotný majetek neodpisovaný

Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek a pořizovaný dlouhodobý finanční majetek Poskytnuté zálohy na dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek Dlouhodobý finanční majetek

fyzická

04*

dokladová

05*

fyzická, dokladová dokladová

06* 09*

Opravné položky k dlouhodobému majetku

fyzická

112

Materiál na skladě

dokladová

119 12* 121 124 13* 132 139 19*

Materiál na cestě Zásoby vlastní výroby Nedokončená výroba Zvířata Zboží Zboží ve skladech a v prodejnách Zboží na cestě Opravné položky k zásobám

22* 23* 24* 25* 26*

Účty v bankách Běžné bankovní úvěry Jiné krátkodobé finanční výpomoci Krátkodobý finanční majetek Převody mezi finančními účty

Opravné položky k dlouhodobému majetku ZÁSOBY a) Materiál Suroviny a základní materiál, pomocné látky, provozovací látky, náhradní díly, obaly, materiál na zpracování u dodavatele, oběhové obaly u odběratelů, materiál v příručních skladech apod. Materiál na cestě b) Zásoby vlastní výroby Nedokončená výroba Zvířata c) Zboží Zboží ve skladech a v prodejnách Zboží na cestě d) Opravné položky k zásobám FINANČNÍ ÚČTY účty v bankách, běžné bankovní úvěry, jiné krátkodobé finanční výpomoci, krátkodobý finanční majetek, převody mezi finančními účty, opravné položky ke

03*

fyzická fyzická fyzická dokladová dokladová dokladová

Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek a pořizovaný dlouhodobý finanční majetek Poskytnuté zálohy na dlouhodobý majetek Dlouhodobý finanční majetek

krátkodobému finančnímu majetku

3

Peníze - peněžní prostředky v hotovosti (v Kč i ve valutách) ZÚČTOVACÍ VZTAHY Pohledávky, závazky, zúčtování se zaměstnanci a institucemi, zúčtování daní a dotací, pohledávky ke společníkům a sdružení, závazky ke společníkům a sdružení, jiné pohledávky a závazky, přechodné účty aktiv a pasív, opravná položky k zúčtovacím vztahům

4

7

KAPITÁLOVÉ ÚČTY A DLOUHODOBÉ ZÁVAZKY Základní kapitál a kapitálové fondy, fondy ze zisku a převedené výsledky hospodaření, rezervy, bankovní úvěry, dlouhodobé závazky, odložený daňový závazek a pohledávka ZÁVĚRKOVÉ A PODROZVAHOVÉ ÚČTY Zásoby hmotných rezerv,DLHMmobilizační rezervy a CO,najatý majetek,zásoby mobilizačních rezerv, DLNM-mobilizační rezervy, materiál e skladech CO,směnky k inkasu použité k úhradě do doby jejich splatnosti, půjčky zaměstnancům z FKSP, vydané karty CCS,příspěvky na stabilizační výstavbu, pohledávky za maka a škody,odepsané pohledávky do nákladů daňové a nedaňové, závazky z leasingu, pohledávky předané k právnímu vymáhání, pronájem komplexních celků a tratí, majetek ČD-majetkoprávně nevyřešené vztahy,DLM pořízený z investiční dotace,věcná břemena

29* fyzická

21*

dokladová

31* 32* 33* 34* 36* 37* 38* 39*

Opravné položky ke krátkodobému finančnímu majetku Peníze

Pohledávky (krátkodobé i dlouhodobé) Závazky (krátkodobé) Zúčtování se zaměstnanci a institucemi Zúčtování daní a dotací Závazky ke společníkům, k účastníkům sdružení a ke členům družstva Jiné pohledávky a závazky Přechodné účty aktiv a pasiv Opravná položka k zúčtovacím vztahům a vnitřní zúčtování

dokladová

41* 42* 45* 46* 47* 48*

Základní kapitál a kapitálové fondy Fondy ze zisku a převedené výsl. hosp. Rezervy Dlouhodobé bankovní úvěry Dlouhodobé závazky Odložený daňový závazek a pohledávka

dokladová fyzická

75-76*

Podrozvahové účty

Příloha č. 2 Lhůty provádění řádných inventarizací. Pol.

Druh majetku a závazky

Lhůta

01

Hmotný a dlouhodobý nehmotný majetek železničních nákladních vozů a pozemků)

02

Železniční nákladní vozy

1 x ročně

03

Pozemky

1 x ročně

04

Zboží a potraviny

nejméně 1x ročně

05

Pohonné hmoty

1 x pololetně

06

Ostatní zásoby

1 x ročně

07

Drahé kovy a ceniny vedené na podrozvahových účtech

1 x ročně

08

Pokladní hotovost

1 x ročně

09

Časové rozlišení a rezervy

1 x ročně

10

Pohledávky včetně právních podkladů, zakládajících důvod 1 x ročně k vymáhání pohledávek (např. uzavřené smlouvy o pronájmu)

11

Jiná aktiva

1 x ročně

12

Závazky

1 x ročně

(mimo 1 x ročně

Tabulka neuvádí konkrétní termíny u inventur, které se budou, z rozhodnutí vedoucího účtující jednotky provádět náhle, např. inventura pokladen, skladu s materiálem z drahých kovů, pohonnými hmotami a pod.

Příloha č. 3

Harmonogram činností při inventarizaci Poř.

Či n n o s t

čís. 1. Ustanovení inventarizační komise (IK) účtující jednotky a nahlášení O1 GŘ, případně nadřízenému o.z. bod 24 c) 2. Jmenování dílčích inventarizačních komisí (DIK) k čtvrtletním inventarizacím bod 24 d) 3. Vedoucí ÚJ vydá plán k provedení čtvrtletních a pololetních inventarizací bod 37 4. Ustanovení ústřední inventarizační komise (ÚIK) bod 24 a) 5. Jmenování ostatních DIK účtující jednotky bod 24 d) 6. Ustanovení hlavní inventarizační komise (HIK) odštěpného závodu a nahlášení O1 GŘ bod 24 b) Vedoucí ÚJ vydá plán inventarizací k roční účetní závěrce včetně 7. harmonogramu a zašle O1 GŘ bod 37 8. Upřesnění změn metodiky ÚIK bod 20 c) 9. Instruktáž ÚIK pro IK účtující jednotky bod 20 d) 10. Instruktáž IK pro dílčí inventarizační komise (DIK) účtující jednotky bod 23 11. Provádění inventur dle harmonogramů bod 37 vyjímečně do 12. Inventarizační zápisy - vyhotovení bod 40 c) 13. Projednání inv. zápisu na zasedání IK, rozhodnutí o vypořádání rozdílů, případně postoupení návrhu nadřízenému ekonomickému útvaru (dle "Organizačního opatření k provedení inventarizace majetku") 14. Zpracování souhrnného inventarizačního zápisu za ÚJ po obdržení inventarizačních zápisů a jeho odeslání O1 GŘ dle "Pokynů k inventarizaci k roční účetní závěrce" bod 32 15. Zpracování souhrnného inventarizačního zápisu o.z. a jeho odeslání O1 GŘ dle "Pokynů k inventarizaci k roční účetní závěrce" bod 33 16. Souhrnný inventarizační zápis Českých drah a. s. bod 34

Termín do 28. 2. běžného roku do 15. 3. běžného roku do 15. 3. běžného roku do 31. 5. běžného roku do 31. 5. běžného roku do 30. 6. běžného roku do 31. 7. běžného roku do 15. 8. běžného roku do 15. 9. běžného roku do 30. 9. běžného roku 9. až 12. měsíc běžného roku 10. 1. následujícího do 30 dnů po ukončení inventur do 30 dnů po ukončení inventur

do 30. 4. násl. roku

Příloha č.4 ČESKÉ DRÁHY, a.s. název účtující jednotky

.................................................................................... ....................................................................................

................................................................... Razítko účtující jednotky PROTOKOL ČÍS. ........................ o ustanovení dílčí inventarizační komise V souladu se zákonem č. 563/91 Sb. o účetnictví a Sei 605, ustanovuji dílčí inventarizační komisi ( dále jen DIK ) v tomto složení : Předseda DIK : ....................................................................................... příjmení a jméno Členové DIK : ....................................................................................... ....................................................................................... ....................................................................................... ....................................................................................... ....................................................................................... DIK provede inventarizaci .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... ................................ .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... ................................ ( zapíše se skupina majetku a předmět inventarizace podle přílohy číslo 1 Sei 605 ) u vedoucího skladu čís. ........…, v útvaru ................................................................................................................... podle harmonogramu ke dni : ....................................................200. . Uvedený majetek a závazky jsou zachyceny v účetnictví na účtech ........................................................ ....................................................... ....................................................... Účetní zůstatky majetku a závazků zajistí pověřený vždy pověřený zaměstnanec účtárny.

Organizační pokyny k inventurnímu soupisu pro jednotlivé druhy majetku a závazků : např. Inventurní soupis na odborech HM zpracuje SVT, předá příslušnému VS, který jej podepíše za prohlášením a předá předsedovi DIK. Ten potvrdí ověření všech uzavřených dohod o hmotné odpovědnosti, soupis podepíše a použije pro zahájení inventury. Ustanovení členové DIK : • potvrzují, že byli seznámeni s platnými pokyny k řádnému provedení inventarizace, •

zavazují se, že veškerý zjištěný majetek a závazky, jejich stav a všechny jiné důležité skutečnosti zachytí v soupisech a v inventarizačním zápise. Výsledky inventarizace, včetně inventarizačního zápisu, předá předseda DIK ÚIK s návrhem na řešení rozdílů i na příslušná opatření vedoucímu účetní jednotky,

•

potvrzují, že v útvaru, ve kterém budou provádět inventarizaci, není zaměstnán pracovník s přímou, nebo nepřímou odpovědností za majetek a závazky, který je s nimi v příbuzenském poměru, prohlašují, že jsou si vědomi následků vědomě nesprávného provedení inventarizace.

•

V .................................... ......................................................................

dne

.............................200. přednosta - ředitel ( vedoucí účtující jednotky )

Členové dílčí inventarizační komise : Předseda : ..................................................................... ......................................................................... Příjmení a jméno podpis Členové : ..................................................................... ........................................................................ ..................................................................... ........................................................................ ..................................................................... ........................................................................ ..................................................................... ........................................................................ ..................................................................... ........................................................................

.

Příloha č. 5 DÍLČÍ INVENTARIZAČNÍ ZÁPIS číslo: ......... k rozvahovému dni ………… 200. 1 ). ČESKÉ DRÁHY, a.s. Název inventarizujícího útvaru: ............................................ ............ Název účtující jednotky: ………………………………. …………………………… razítko účtující jednotky

Druh inventarizace: ……………………………… (periodická – řádná, mimořádná) Předmět inventarizace majetku a závazků : ..................................................................................................... (zapsat podle protokolu o ustanovení DIK) ............................................................................................. .............................................................................................. Umístění, útvar : ......................................................................................................... Odpovědný zaměstnanec) 2 :............................................................................................ funkce - příjmení a jméno Inventarizace byla provedena ke dni) 3 ………… 200. ,v období od …………do ………… 200.. Fyzická inventura je vykázána v inventurním soupisu, který má ……… (počet stran) a tvoří přílohu č: ……… Technický výpočet byl proveden u ……………………………………………………………………… a tvoří přílohu číslo: ………

Výsledky inventarizace 1) Celkový stav podle fyzické inventury:

Kč

2) Celkový stav podle účetní evidence k účtu:

Kč

3) Zjištěný celkový rozdíl:

Kč

1

Datum rozvahového dne účetní závěrky (např. 31.12.2003) Zaměstnanec odpovědný za inventarizovaný okruh hospodářských prostředků, v jehož působnosti je inventarizace prováděná. 3 Datum účetně uzavřeného měsíce – inventarizovaný stav majetku ( např. 30.9.2003) 2

Strana 1 (celkem 4)

Zjištěný rozdíl je tvořen (u zásob): 1) Přebytky:

..................................................Kč

2) Mankem v rámci norem přirozených úbytků:..................................................Kč 3) Mankem nad normu přirozených úbytků:

................................................. Kč

4) Rozdíly vzniklými nesprávným vystavením nebo zaúčtováním účetních dokladů:

................................................ Kč

a) příjmového:

................................................ Kč

b) výdajového:

................................................ Kč

Zjištěný rozdíl je tvořen (u DLM): 1) Přebytky:

.................................................Kč

2) Mankem v pořizovacích cenách:

.................................................Kč

3) Mankem v zůstatkových cenách:

.................................................Kč

4) Rozdíly vzniklými nesprávným vystavením nebo zaúčtováním účetních dokladů:

................................................Kč

a) přírůstky:

................................................Kč

b) úbytky:

.............................................. Kč

NÁVRH DIK NA VYPOŘÁDÁNÍ ROZDÍLŮ: (V případě nedostatku místa uveďte v samostatných přílohách)

Neupotřebitelný, popř. přebytečný a nevyužitý majetek: Dlouhodobý majetek (DLHM, DDLHM, DLNM) - přebytečný a nevyužitelný majetek - trvalé snížení hodnoty majetku v důsledku neopravitelné poruchy nebo jeho neupotřebitelnost:

Zásoby - uvést druhy a objemy nevyužitých, poškozených nebo znehodnocených zásob (materiálu, potravin, zboží, nedokončených výrobků) příčiny jejich nevyužívání, důvody jejich poškození nebo znehodnocení a navrhnout jejich likvidaci nebo jejich prodejní cenu sníženou o náklady spojené s prodejem (je nižší než cena použitá pro jejich ocenění v účetnictví, pak se tento majetek uvede položkově s navrženou nižší cenou ocenění: Pohledávky a závazky navržené k odepsání s uvedením důvodu (nedobytné), promlčené apod. a zjištěné případy, ve kterých již bylo rozhodnuto, které však nebyly ještě vyúčtovány apod:

Strana 2 (celkem 4)

V průběhu provádění inventarizace bylo zjištěno : -

zda a jak je zajištěna ochrana inventarizovaného majetku z hlediska jejich ostrahy a zda jejich uložení je v souladu s bezpečnostními předpisy apod.:

-

zda je majetek řádně opravován a udržován:

- investice v nichž se nebude pokračovat:

Dílčí inventarizační komise navrhuje tato opatření: -

tvorbu opravných položek k DLM, k zásobám, k pohledávkám a ke krátkodobému finančnímu majetku:

-

odpis pohledávek a závazků:

-

snížení ocenění v účetnictví u majetku a zásob tak, aby odpovídalo skutečnosti (reprodukční pořizovací ceně nebo ceně, za kterou lze daný majetek prodat):

-

nadbytečné zásoby převést jiným organizačním útvarům ČD apod:

Níže podepsaní členové dílčí inventarizační komise prohlašují, že byli seznámeni s § 29 a § 30 zákona č. 563/91/Sb. o účetnictví a souvisejícími pokyny, směrnicemi a služební rukovětí pro inventarizaci majetku a závazků, že provedli inventarizaci ve stanoveném rozsahu (viz. str. 1 tohoto zápisu) řádně a zodpovědně, že jsou si vědomi všech kárných a trestních následků, stíhajících nedbalé, nebo vědomě nesprávné provedení inventarizace.

Strana 3 (celkem 4)

Předseda dílčí inventarizační komise: ...................................................

............................................

příjmení a jméno

.................................

funkce

podpis

Členové dílčí inventarizační komise : .................................................

...........................................

.................................

....................................................

...........................................

.................................

....................................................

...........................................

.................................


funkce

podpis

Podepsaní zaměstnanci s hmotnou odpovědností) 4 prohlašují, že a) inventarizace byla provedena za jejich osobní účasti, b) žádný majetek (závazek) nezatajili. ....................................................

..............................

.........................................

....................................................

...............................

........................................

....................................................

...............................

........................................


funkce

podpis

Písemná vyjádření zaměstnanců s hmotnou odpovědností za svěřený majetek ke zjištěným rozdílům (bod 4 až 7 „Výsledky inventarizace“) tvoří přílohu č. ……… tohoto zápisu. Zápis je vyhotoven v ……… stejnopisech a byl převzat : a) ekonomickým oddělením - p.(pí.) …………………………….. b) přímo odpovědným zaměstnancem s hmotnou odpovědností p.(pí.) …………………………….. c) předsedou DIK p.(pí.) ………………………… Zápis) 5 byl sepsán v ……………………… dne ………… 200…

.......................................................... odpovědný zaměstnanec) 6

4

Zákon č.65/1965 Sb., zákoník práce, § 176-177 Poznámka ! Archivní doba zápisů včetně příloh je 5 let. 6 Podpis zaměstnance, odpovědného za inventarizovaný okruh hospodářských prostředků, v jehož působnosti je inventarizace prováděná. 5

Strana 4 (celkem 4)

Příloha č. 6 Souhrnný inventarizační zápis za ÚJ České dráhy a.s. Název ÚJ .................................................................číslo dle SR 71................................ Druh inventarizace (periodická - řádná, mimořádná) *) Inventarizace byla provedena v souladu se zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů a služebního předpisu Sei 605. Inventarizace byla provedena ke dni řádné (mimořádné) účetní uzávěrky, tj.: 31.12.2004 Výsledky inventarizace: I.

Fyzická inventura dlouhodobého majetku v užívání i v pořízení byla provedena ke dni.......... v období od ...........- do............dle harmonogramu.

a) Přehled celkového stavu v rozvahové evidenci (účty 012 - 042) Kč: Pořizovací cena

Oprávky

Zůstatková cena

Přírůstky za dobu od ukončení fyz.inv. do konce úč.obd

Úbytky Celkový za dobu od účetní stav ukončení fyz.inv k 31.12.200. do konce úč.obd. v zůstatkové ceně

fyzická inventura účetní evidence k rozhodnému dni rozdíl

Rozdíl mezi účetní evidencí a zjištěnou skutečností je tvořen: a) Přebytky v reprodukční pořizovací ceně ve výši Kč: b) Mankem v zůstatkové ceně ve výši Kč: c) Mankem v pořizovací ceně ve výši Kč: d) Rozdíly vzniklými nesprávným vystavením nebo zaúčtováním účetních dokladů ve výši Kč: přírůstky celkem Kč: úbytky celkem Kč: U manka a přebytků přesné vyčíslení v Kč s uvedením: evidenční číslo ÚJ dle SR 71: druh majetku: název: inventární číslo: pořizovací cena příp. reprodukční cena:

oprávky: zůstatková cena: Zdůvodnění vzniku manka: Projednání a vypořádání manka: Přebytky v reprodukční pořizovací ceně: K dlouhodobému majetku byly vytvořeny opravné položky ve výši Kč..............(s uvedením druhu majetku, způsobu a data zaúčtování včetně čísla účetního dokladu). Veškeré inventarizační rozdíly byly projednány na zasedání IK .................. Zaúčtování inventarizačních rozdílů (manka a přebytky) bylo provedeno do účetního období .... účetními doklady číslo .... a data zaúčtování dokladů.

b) Přehled celkového stavu majetku vedeného v podrozvahové evidenci v Kč: Pořizovací cena

Přírůstky Úbytky Celkový za dobu od za dobu od účetní stav ukončení fyz.inv. ukončení fyz.inv k 31.12.200. do konce úč.obd. do konce úč.obd.


Rozdíl mezi účetní evidencí a zjištěnou skutečností je tvořen: e) Přebytky v reprodukční pořizovací ceně ve výši Kč: f) Mankem v zůstatkové ceně ve výši Kč: g) Mankem v pořizovací ceně ve výši Kč: h) Rozdíly vzniklými nesprávným vystavením nebo zaúčtováním účetních dokladů ve výši Kč: přírůstky celkem Kč: úbytky celkem Kč: U manka a přebytků přesné vyčíslení v Kč s uvedením: evidenční číslo ÚJ dle SR 71: druh majetku: název: inventární číslo: pořizovací cena příp. reprodukční cena: oprávky:

zůstatková cena: Zdůvodnění vzniku manka: Projednání a vypořádání manka: Přebytky v reprodukční pořizovací ceně: K dlouhodobému majetku byly vytvořeny opravné položky ve výši Kč..............(s uvedením druhu majetku, způsobu a data zaúčtování včetně čísla účetního dokladu). Veškeré inventarizační rozdíly byly projednány na zasedání IK .................. Zaúčtování inventarizačních rozdílů (manka a přebytky) bylo provedeno do účetního období .... účetními doklady číslo .... a data zaúčtování dokladů.

II.

Fyzická inventura zásob byla provedena ke dni.......... v období od .............- do............dle harmonogramu.

Přehled celkového stavu v Kč: Cena

Přírůstky za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období

Úbytky za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období

Celkový účetní stav k 31.12.200.


Rozdíl mezi účetní evidencí a zjištěnou skutečností je tvořen: a) Přebytky ve výši Kč: b) Mankem v rámci norem přirozených úbytků ve výši Kč: c) Mankem nad normu přirozených úbytků ve výši Kč: d) Rozdíly vzniklými nesprávným vystavením nebo zaúčtováním účetních dokladů ve výši Kč: příjmy celkem Kč: výdaje celkem Kč: U manka a přebytků přesné vyčíslení v Kč s uvedením evidenčního čísla ÚJ dle SR 71 a druhu zásob. Zdůvodnění vzniku manka: Projednání a vypořádání manka: K zásobám byly vytvořeny opravné položky ve výši Kč..............(s uvedením druhu zásob, způsobu a data zaúčtování včetně čísla účetního dokladu).

Veškeré inventarizační rozdíly byly projednány na zasedání IK.................. Zaúčtování inventarizačních rozdílů (manka a přebytky) bylo provedeno do účetního období .... účetními doklady číslo .... a data zaúčtování dokladů.

III. Inventura majetku evidovaného v operativní evidenci ( např. drobný hmotný majetek v používání, jehož nákup byl evidován v programu TESCO) Přehled celkového stavu v Kč: Cena

Přírůstky za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období

Úbytky za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období

Celkový účetní stav k 31.12.2004

fyzická inventura Operativní evidence k rozhodnému dni rozdíl

Zjištěný rozdíl: manko v Kč: přebytek v Kč: Zaúčtování inventarizačních rozdílů bylo provedeno do účetního období .... účetními doklady číslo .... a data zaúčtování dokladů. IV. Fyzická inventura pokladní hotovosti, cenin a cenných papírů byla provedena ke dni 31.12.2004 a byl (nebyl*) zjištěn rozdíl.... manko v Kč: přebytek v Kč: V.

Dokladová inventura pohledávek a závazků byla provedena ke dni 31. 12. .....(vybrané účty účtové třídy 3**) (Pokud je inventura finančního majetku prováděna k jinému termínu, než 31. 12. , nutno doplnit odstavec přírůstků a úbytků za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období) Pohledávky - podle účetní evidence v Kč: - podle inventury v Kč: - zjištěný rozdíl v Kč: Pohledávky - odsouhlasené písemně dlužníkem koncem kalendářního roku v celkové částce Kč: (účty 311/1001, 311/3001, 316/1200, 316/1300, 316/1400, 316/28*)

- neodsouhlasené dlužníkem v celkové částce Kč: (účty 311/1001, 311/3001, 316/1200, 316/1300, 316/1400, 316/28*) Závazky

- podle účetní evidence v Kč: - podle inventury v Kč : - zjištěný rozdíl:

(na účtující jednotce musí být doloženy u každé položky příslušným dokladem - fakturou, smlouvou apod.). Zaúčtování inventarizačních rozdílů bylo provedeno do účetního období .... účetními doklady číslo .... a data zaúčtování dokladů. VI. Dokladová inventura ostatních účtů (kromě účtů v bodě V. a účtové třídy 9), včetně podrozvahových účtů: byla provedena ke dni.... účet dle SR 80 2** 2** atd. Celkem tř.2 3** 3** atd. Celkem tř.3 4** 4** atd. Celkem tř.4 7** 7** atd. Celkem tř.7

analytika

stav k 31. 12. účetní

stav k 31. 12. dle inventarizace

rozdíl

**** ****

**** ****

**** ****

**** ****

Zaúčtování inventarizačních rozdílů bylo provedeno do účetního období .... účetními doklady číslo .... a data zaúčtování dokladů. VII. Inventura smluv o pronájmu majetku ČD byla provedena ke dni......... Zjištěné nesrovnalosti byly napraveny v účetním období ...... VIII. Zpracování souhrnného inventarizačního zápisu Příslušné podklady pro zpracování souhrnného inventarizačního zápisu (inventarizační soupisy a rozpisy zůstatků účtů u dokladové inventarizace) jsou k dispozici u...........

Veškeré inventarizační rozdíly byly projednány na zasedání IK dne ……….(zápis v příloze). V rámci inventarizačních prací byly prověřeny všechny účty účtové třídy 5, především 511, 518, s konečným výsledkem, že na zmiňovaných účtech jsou vykazovány pouze náklady nemající charakter investic. IX. Závěr - vyhodnocení Níže podepsaní členové IK prohlašují, že byli seznámeni s pokyny a předpisy souvisejícími s inventarizací majetku (Zákon č. 563/1991 Sb. ve znění novel, služební předpis Sei 605) a inventarizaci provedli ve stanoveném rozsahu řádně a odpovědně a jsou si vědomi všech kárných a trestních následků stíhajících nedbalé nebo vědomě nesprávné provedení inventarizace.

Složení členů IK: celé jméno ..................................... ..................................... ..................................... ..................................... Datum vyhotovení jméno a podpis statutárního zástupce ÚJ Razítko ÚJ

*) nehodící se škrtněte

podpis ....................... ....................... ....................... .......................

Příloha č. 7 Účetní jednotka:

Útvar:

Hmotně odpovědný pracovník:

P R O H L Á Š E N Í

Prohlašuji, a) že všechny doklady, týkající se stavu a pohybu majetku jsem odevzdal k zúčtování (popř. vedoucímu DIK), b) že doklady vztahující se k inventarizovanému majetku byly vystaveny do zahájení inventury a předány k zúčtování.

Smlouva o hmotné odpovědnosti byla se mnou sepsána dne: .................................

V ....................................... Dne: ..................................

............................................................... Podpis hmotně odpovědného pracovníka Poznámka: Toto prohlášení se odevzdá vedoucímu dílčí inventarizační komise.

Příloha č. 8 - 05c České dráhy a.s.

INVENTURNÍ SOUPIS CENIN

Odpovědný pracovník:

Číslo účtu:

ke dni: ...........................

Místo vyhotovení:

Druh ceniny Ř. č. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Fyzicky zjištěný stav celkem 21 Účetní stav celkem 22 Rozdíl: schodek přebytek +

Počet ks

druh inventury: fyzická Celkem

Poznámka

Zúčtování rozdílu: MD účet …………………… Dal účet …………………….. Zaúčtoval: …………………………. Dne: ………………. Zdůvodnění rozdílu:

Prohlašuji, že fyzická inventura výše uvedených cenin se konala za mé účasti a že jsem žádné ceniny nezatajil(a) ………………… datum

…………………… Předseda DIK

...............................

………………… Členové DIK

..........................

Příloha č. 9

Postup při fyzických inventurách některých druhů materiálních zásob

1. Zjištění skutečného stavu na podkladě fyzické inventury se provádí počítáním v jednotkách množství, měřením a vážením. V případě, kdy nelze provádět měření nebo vážení, zjišťuje se množství výpočtem na podkladě zjištěných dat. 2. Měření textilovin se provádí na stolech, přičemž se měřené látky nevytahují, tkanice a pásy se měří dřevěnou textilní mírou. 3. Měření tekutin se provádí cejchovanými nádobami nebo čerpadlem s měřidlem. Při zjišťování zásob v podzemních i nadzemních nádržích se použije měřidla příslušného k nádrži a podle výšky hladiny se zjistí jmenovitý obsah. Měřidlo do nádrže se zasouvá kolmo a opatrně, aby nedošlo ke zčeření hladiny. Při kontrole zásob kapalin, zejména pohonných látek ( nafta, benzin, olej ) je třeba se přesvědčit o tom, zda není v nádrži voda nebo jiné usazeniny, které obvykle tvoří spodní část obsahu nádrže. Při vážení je nutno přezkoušet správnost váhy ( usazení, vytárování, citlivost ) a dalších měřidel podle zákona č.505/1990 Sb., o metrologii a s ním souvisejících následných prováděcích předpisech, vzhledem na jejich význam pro ochranu správnosti obchodního styku nebo pro ochranu zdraví, životního prostředí, bezpečnosti práce i jiných veřejných zájmů. *) 4. Zjišťování objemových jednotek se provádí výpočtem. Ropa a výrobky z ní bývají většinou účtovány v hmotnostních jednotkách, t.j. cena za jednu tunu. Z tohoto důvodu je nutno provést přepočet na skutečně vykazovanou spotřebu PHM, která je při vyzbrojování hnacích vozidel při tankovacím procesu vykazována v litrech. Při převodu hmotnosti tekutin (zejména pohonných hmot - nafta, benzin, oleje) na litry se použije specifické hmotnosti tekutiny zjištěné fyzikálně-chemickým rozborem nebo deklarované v účetním dokladu (dodací list, faktura, kupní smlouva).: Použije se vzorec pro převod : v=O.s kdy : v = hmotnost O = objem tekutiny s = plocha

O=v:s

Příloha č. 9

Příklad A : 10 litrů benzinu o specifické hmotnosti 0,750 kg l-1 převést na kg v = O . s = 10 . 0,750 = 7,5 kg Příklad B : 10 kg benzinu o specifické hmotnosti 0,800 převést na litry O = v : s = 10 : 0,800 = 100 : 8 = 12,5 l 5. U hutních materiálů, které vzhledem k jejich hmotnosti nebo délce nelze přímo zvážit, se inventurní stavy určí podle strojnických tabulek nebo příslušných technických norem ( ČSN, oborových a podnikových norem, technických podmínek aj.) pro daný materiál. Příklad : Zjistěte objem řeziva - 10 ks dílky 5 m a 20 ks délky 6 m, šířka je 32 cm a tloušťka 25 cm. Celk. délka prken = 10.5 +20.6 = 170 m Průřez = 0,32 . 0,25 = 0,008 m 2 Objem = průřez . délka = 170 . 0,008 = 1,36 m2 6. Výpočet objemu skládek kamene, písku, štěrku a uhlí, případně dalších sypkých hmot je nutno provádět podle vzorců, které přicházejí v úvahu pro danou konfiguraci ( profil skládky ). Typické tvary skládek a postup při výpočtu jejich objemu jsou uvedeny v příloze č.9 -1. Poznámka : *) Zákon č. 505/1990b. částka 83 o metrologii, vydán bývalým Federálním úřadem pro normalizaci a měření, ( nyní Český normalizační institut, Biskupský dvůr 5, Praha l) a další související platné předpisy publikované ve Věstníku této instituce.

Příloha č. 9- 1

T E CH N I C K É P R O P O Č T Y

Příloha č. 9- 1

Příloha č. 9- 1

Příloha č. 9- 1

Příloha č. 9 -1

Příloha č. 10

Normy přirozených úbytků zásob Při skladování mohou vzniknout na zásobách úbytky jejich množství nebo jakosti i při zachování zákonem požadované péče a opatrnosti. Přípustné příčiny úbytků jsou například : a) při skladování: vysušení, vypaření, vyschnutí, vyprchání, vychlazení, vytavení, tvrdnutí, usazování, prosakování, rozlití, vytečení, rozprášení, rozsypání, rozdíl hmotnosti tekutin při různých teplotách, b) při manipulaci: krájení, řezání, rozbití (u křehkého materiálu - sklo, šamot, cihly apod.), provážení (nepřesnosti měřících a vážících zařízení nebo metod při různých klimatických podmínkách), ulpění na stěnách nádob nebo na předmětech a zařízeních, jimiž se zásoby přemisťují.

Za maximální hodnoty přirozených a nevylučitelných ztrát na zásobách jsou v ČD a.s. považovány následující normy: Druh materiálu

Obal,způsob skladování a výdeje

norma mank v %

Aceton

železné sudy

2,0

Asfalt

železné sudy

0,5

cisterny

3,0

Barvy anilinové

papírové sáčky

1,2

Barviva dehtová

plechovky a konve

1,2

Barvy fermežové

plechovky a konve

1,0

Barvy grafické

plechovky a konve

1,1

Barvy lihové

plechovky a konve

1,1

Barvy olejové

plechovky a konve

1,0

Barvy práškové

sudy

0,8

pytle

1,1

sáčky

1,5

Barvy smaltové

plechovky a konve

1,2

Benzin motorový

nádrže

0,5

(pohonná směs)

železné sudy

1,0

Benzin technický

žel. sudy a nádrže

1,3

Borax

sudy a pytle

1,0

Druh materiálu


norma mank v %

Cement

papírové pytle

0,5

volně ložený ve skladišti se speciálním vykládacím a skládacím zařízením

1,5

volně ložený ve skladišti bez speciálního vykládacího a skládacího zařízení

6,0

Cihly stavební

volně

2,0

Cihly šamotové

volně

1,0

Dehet

žel. sudy a cisterny

1,0

Desky dřevěné a vláknité

v kolnách

0,5

Dextrin

pytle, výdej v drobném

2,0

Dřevo palivové

volně ložené, při výdeji měkké na váhu

5,0

Dříví tankové

vysýchání

2,0

Elektrody

výdej v drobném

3,0

Elektroinstalační materiál krabice, při výdeji v drobném drobný

1,0

Emulze

sudy

0,3

Fermež

železné sudy

1,5

Glycerin

železné sudy

0,8

Gumové těsnění

kusy volné

2,0

Hadry čistící bílé

balíky

1,0

Hadry čistící pestré

balíky

3,5

Hlinka malířská

pytle

0,9

Hřebíky, drátěnky

bedny, balíky při drobném výdeji

0,5

Chemikálie všech druhů

volně vážené

1,0

Izolační hadičky PVC

drobný výdej

1,0

Izolační hmota křemelinová

volně

1,0

Izolační tkanina

balíky

2,0

Izolační výrobky křeme linové

volně

0,5

Kapalina do brzd

plechovky

1,0

Karbid vápníku

bubny

1,0

Karbolineum

sudy

1,0

Kasein

pytle

0,7

Druh materiálu


norma mank v %

Keramika zdravotní

volně ložená

0,2

Klih

pytle

0,2

Klouzek (mastek)

papírové sáčky

1,0

Knoty bavlněné

volně

1,5

Knoty vlněné

volně, výdej v drobném

1,5

Knoty na petrolej

svazky, výdej v drobném

1,5

Konopí a koudel

balíky

0,5

Křída horní

pytle

1,0

Křída plavená

pytle

1,0

Koks

v kolnách a na volném prostranství

1,0

Kabely zapalovací

drobný výdej

1,0

Kulatina – tyčovina

volně

4,5

Kůže tříselná

volně

0,4

Kyseliny

balóny

1,0

Laky

plechovky, sudy, výdej v drobném

1,6

Líh denaturovaný

železné sudy

1,0

Louh draselný šupinový

sudy

0,5

Louh sodný tekutý

železné sudy

0,8

Lůj technický

sudy, bedny

1,0

Materiál válcovaný z ušlechtilých volně i neušlecht.ocelí

0,5

Matice černé lisované

papírové krabice, výdej v drobném

0,5

Maziva tuhá

výdej v drobném

1,0

Mořidlo

balíky, sáčky

1,0

Mýdlo pevné

bedny

0,8

Mýdlo mazlavé

sudy, bedny

2,0

Mýdlo tekuté

sudy

1,5

Nafta

cisterny, nádrže

0,4

sudy

1,0

Nitrolaky

plechovky

2,5

Nitroředidlo

železné sudy

1,5

Nitrotmel

plechovky, konve

2,0

Nýty

bedny, drobný výdej

0,4

Olej k svícení

sudy, cisterny, při výdeji v drobném

0,7

Olej lněný a řepkový

sudy, cisterny

1,0

Druh materiálu


norma mank v %

Oleje minerální , včetně LTO

sudy, cisterny

0,7

Osinkové a vysokotlaké desky

tabule

1,5

Pemza mletá

bedny

0,5

Petrolej

cisterny, nádrže,sudy

0,5

v drobném výdeji

0,75

Písek

volně ložený

4,0

Podložky ocelové

papírové balíky, při drobném výdeji

0,4

Poklopy betonové

volně

1,0

Postranice betonové

volně

1,0

Příze pestrá

balíky

2,0

Rámy betonové

volně

1,0

Ředidla olejová

plechovky

0,8

Sádra

pytle

1,0

Sklo návěstní

kusy

0,7

Sklo duté - komínky

balíky

0,5

Sklo ploché

tabule

1,5

Šamotová moučka

pytle

3,0

Šrouby černé

kusy, při drobném výdeji

0,4

Tašky pálené a osinkové desky

volně

0,5

Terpentýn

železné sudy

1,5

Tiskopisy

v drobném výdeji

0,5

Tkaniny bavlněné role,

svitky

0,3

Tkaniny lněné

svitky

0,3

Tmely olejové

plechovky

0,8

Trouby betonové kanalizační

volně

1,0

Trouby betonové pro drátovody

volně

1,0

Tvárnice betonové

volně

1,0

Uhlí hnědé

na volném úložišti

4,0

v krytých skladech

1,0

při uskladnění na volném úložišti déle než 2 měsíce za každý uplynulý měsíc

3,0

nejvíce

15,0

Druh materiálu


norma mank v %

Uhlí hnědé brikety


2,0

v krytých skladech

1,0


1,0

v krytých skladech

0,5

Uhlí černé

při uskladnění na volném úložišti déle než 6 měsíců za každý uplynulý měsíc

1,0

nejvíce

10,0

Vápno nehašené

volně

0,5

Vápno hašené

jámy

1,4

Voda destilovaná

balóny

1,0

Vodiče automobilové s umělou hmotou

drobný výdej

1,0

Vulkalizační roztok

plechovky, láhve

0,7

Závlačky

papírové krabice, drobný výdej

0,4

Žlaby betonové

volně

1,0

Žárovky Pro potřeby provozu v :

ks

0,3

a) závodní kuchyně b) kantýna Maso a masové výrobky Mléko a mléčné výrobky Zelenina a ovoce Brambory Ostatní potravinářské zboží

a) 0,45 b) 0,50 a) 1,0

b) 1,15

a) 0,30 b) 0,50 a) 0,70 a) 0,05 b) 0,15

Výpočet přirozených úbytků se provádí : a) z celkového vydání mezi inventurami u zásob, kde úbytek vzniká při skladování a manipulaci,

b) z průměrné zásoby paliv skladovaných na volném úložišti. Průměrná zásoba se vypočte jako aritmetický průměr ze zásob vykazovaných k 1. každého měsíce mezi inventurami. U zásob se značně kolísajícím stavem se průměrná zásoba vypočte podle počtu dní a množství na skladě. c) z celkového stavu u pojistných zásob a zásob dlouhodobého předzásobení, u nichž není vykázán výdej, a to až do výše 50% stanovené normy ročně. Přirozené úbytky zásob lze zaúčtovat jako ztrátu v rámci norem (tj. jako spotřebu materiálu), jen když úbytek byl při fyzické inventuře skutečně zjištěn a vykázán v inventurním soupisu. Ztráty, která nepřesahují stanovené normy, se zaúčtují do spotřeby materiálu jen ve skutečně zjištěné výši. Ztráty, která přesáhnou stanovenou výši se zaúčtují tak, že část rovnající se normě se zaúčtuje jako spotřeba materiálu a část převyšující normu se zaúčtuje jako manko na účtě mank a škod. Normy přirozených úbytků zásob se nevztahují na zásoby: a) procházející skladem jen evidenčně, aniž by tam byly uskladňovány, b) přejímané v kusech nebo původním balení, pokud jsou také tak vydávány (s výjimkou křehkého zboží), c) odepsané podle úředního protokolu pro vadnost zboží, odcizení, apod., d) kde ztráty vznikají jiným než přirozeným úbytkem, např. neodborným zacházením, špatným balením, skladováním apod.

z nedbalosti, z nehospodárnosti,

INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ

Recommend Documents